TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 1.1/ Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH Quốc Minh được thành lập ngày 01 tháng 09 năm 1994, theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 041765 do Phòng đăng ký kinh doanh, Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hà Nội cấp ngày 05 tháng 09 năm 1994. Tên giao dịch là QUOC MINH company, tên viết tắt là QUOC MINH co., LTD. Công ty có tư cách pháp nhân, do Bà Phạm Thị Kim Chung làm giám đốc đại diện, có trụ sở riêng tại 109B1 Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội, có mã số thuế và con dấu riêng, hoạt động và chịu trách nhiệm trước pháp luật nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam. Trải qua 15 năm hoạt động và phát triển, công ty đã dần khẳng định được vị thế của mình trên thương trường, trở thành một doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực kinh doanh thảm và vật liệu trang trí nội thất tại Hà Nội và Miền Bắc Việt Nam, trở thành bạn hàng và đối tác đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn. Quá trình hình thành và phát triển của công ty có thể tóm tắt qua những giai đoạn sau : Giai đoạn từ khi mới thành lập tới năm 2000 Đây là giai đoạn xây dựng, trưởng thành và bước đầu phát triển. Công ty gặp rất nhiều khó khăn về thị trường tiêu thụ cũng như về nguồn nhân lực và kinh nghiệm thực tế. Lúc mới thành lập, vốn điều lệ của công ty là 10 tỷ đồng, hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu, buôn bán các mặt hàng thảm và các vật liệu trải sàn, các loại mành, rèm, giấy dán tường và xuất khẩu các mặt hàng mây tre đan và thủ công mỹ nghệ sang Hoa Kỳ. Những năm đầu thành lập, công ty gặp rất nhiều khó khăn trong việc tiêu thụ sản phẩm vì khi đó nước ta vừa mới chuyển đổi nền kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý, điều tiết vĩ mô của Nhà nước, điều kiện kinh tế, nhu cầu thụ hưởng và mức sống của người dân còn hạn chế. Cho nên việc đầu tư cho trang thiết bị nội thất không được chú trọng. Tuy nhiên bằng những nỗ lực của mình, với cam kết chất lượng hàng đầu bằng các sản phẩm nhập khẩu từ các nước Bỉ, Hàn Quốc, Hoa Kỳ, Trung Quốc, Indonesia, Thái Lan .Quốc Minh đã dần tạo dựng được niềm tin trong lòng khách hàng và bước đầu tạo được chỗ đứng trên thị trường. Công ty đã được mời tham gia các dự án lớn như:  Năm 1996, cung ứng vật liệu, thi công nội thất, trang thiết bị khách sạn Sofitel Metropol, Sumerset .  Năm 1997, thi công nội thất khách sạn Horision, Nhà hát lớn, nhà khách Chính Phủ, Cung văn hoá, Hanoi Tower, Khu văn phòng Melia .  Năm 1998, thi công nội thất toà nhà Sao Bắc, toà nhà 63 Lý Thái Tổ, Vtower.  Năm 1999, thi công nội thất toà nhà Mặt trời Sông Hồng, Opera Hiltol, Bảo hiểm dầu khí, Công ty dịch vụ dầu khí. Giai đoạn từ năm 2000 đến năm 2004 Trong giai đoạn này, công ty nhận định lại tình hình kinh doanh của mình trong giai đoạn trước, kết hợp với việc đánh giá tình hình kinh tế chung của đất nước để tìm ra hướng đi hiệu quả. Nhận thấy việc kinh doanh xuất khẩu hàng mây tre đan và thủ công mỹ nghệ sang Hoa Kỳ ngày càng gặp khó khăn do thị trường cạnh tranh khốc liệt, có quá nhiều đối thủ cạnh tranh mạnh, do đó công ty đã quyết định ngừng lĩnh vực kinh doanh này, tập trung nguồn lực cho lĩnh vực kinh doanh thảm và vật liệu trang trí nội thất. Đồng thời, với những chủ trương chính sách đổi mới về mọi mặt kinh tế, xã hội, chính trị của Đảng và Nhà Nước đã đem lại những bước phát triển lớn về kinh tế xã hội, đời sống nhân dân ngày càng được nâng cao, theo đó, nhu cầu sinh hoạt tiêu dùng của người dân cũng ngày một cao. Chính vì thế mà yêu cầu về tư vấn, thiết kế nội thất ngày được chú trọng như là một điều tất yếu. Nắm bắt được nhu cầu này, Quốc Minh đã đi sâu nghiên cứu và phát triển, đưa ra những tư vấn, thiết kế về nội thất có chất lượng, đáng tin cậy được các khách hàng tin tưởng. Cũng trong giai đoạn này, công ty tiếp tục nhận được những dự án lớn, mang lại doanh thu cao, cụ thể như: năm 2001, thiết kế, thi công nội thất khách sạn Plaza Hạ Long, Văn phòng Chủ tịch nước, tầng 1 - 20 toà nhà Vietcombank; năm 2002, thiết kế thi công nội thất cho các khách sạn lớn như khách sạn Sài Gòn Hạ Long . Bên cạnh đó, công ty bắt đầu thâm nhập sang các lĩnh vực, thị trường khác giàu tiềm năng, mang lại nhiều lợi nhuận như lĩnh vực môi giới thương mại; thực hiện các dịch vụ bốc dỡ, vận chuyển hàng hoá, cho thuê nhà kho, văn phòng. Giai đoạn từ năm 2004 đến nay Quốc Minh luôn chú trọng tìm hướng phát triển mới, mở rộng loại hình kinh doanh và lĩnh vực kinh doanh. Từ năm 2004, công ty mở rộng kinh doanh thêm mặt hàng trang thiết bị công nghiệp và viễn thông (truyền hình, Internet .). Với những bước đi chắc chắn, luôn chú trọng uy tín với khách hàng, công ty được nhiều đơn vị mời đấu thầu nhiều dự án lớn về thực hiện cung cấp, lắp đặt các thiết bị viễn thông, trị giá hàng nghìn USD như cung cấp thiết bị HFC cho mạng truyền hình cáp tại Hà Nội và Ninh Bình năm 2006; năm 2007, thực hiện cung cấp thiết bị cho mạng truyền hình cáp tại Thái Bình . Có được những thành công bước đầu ấy là do công ty đã có những nhận định đúng đắn về nhu cầu thị trường và xu hướng phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, đồng thời công ty luôn quan tâm đào tạo đội ngũ công nhân viên có trình độ và tay nghề cao: trong tổng số 80 nhân viên, có 25 người có trình độ đại học và trên đại học. Các kỹ sư được đào tạo chuyên sâu về lĩnh vực viễn thông truyền hình tại Việt Nam và Cộng hoà Séc. Toàn bộ công nhân viên đều được huấn luyện qua các khoá học an toàn lao động, đảm bảo an toàn trong việc lắp đặt, thi công công trình. Trong khi đó, lĩnh vực kinh doanh vật liệu nội thất tiếp tục đạt được nhiều bước tiến mới. Quốc Minh ngày càng chiếm được sự tin cậy của các đối tác cũng như của người tiêu dùng. Các khách hàng lớn trong giai đoạn này như: Bộ Tài Chính, Bộ Quốc Phòng, Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam, Tổng công ty Bưu chính viễn thông, khách sạn Sunway, khu căn hộ cao cấp Pacific Place . Thị trường tiêu thụ không ngừng được mở rộng, không những chỉ phạm vi Hà Nội mà vươn rộng ra toàn Miền Bắc. Điều này đã cho thấy tiềm năng phát triền mạnh mẽ của công ty trong thời kỳ mở cửa đất nước, hội nhập kinh tế thế giới. Để đáp ứng nhu cầu phát triển, năm 2007, công ty đã tăng vốn điều lệ lên 18 tỷ, đưa Quốc Minh trở thành doanh nghiệp có quy mô vừa, tiềm năng kinh tế mạnh, nâng cao sức cạnh tranh trên thương trường. Có thể thấy sự phát triển của công ty trong giai đoạn này qua bảng số liệu sau: (Đơn vị: VNĐ) Tài sản Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Tổng tài sản 13.480.601.676 13.210.247.228 17.375.077.275 25.300.455.865 Tổng nợ phải trả 4.550.674.759 4.171.455.861 8.058.776.470 6.956.732.568 Vốn lưu động 10.938.392.020 9.729.132.486 11.917.488.814 18.943.548.192 Doanh thu 18.940.723.738 24.099.443.418 39.910.021.902 39.492.997.926 LNTT 1.176.787.166 1.716.844.349 2.594.151.424 2.961.974.844 LNST 847.286.759 1.236.127.931 1.867.789.025 2.132.621.888 Qua bảng số liệu trên, ta thấy công ty luôn đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ, doanh thu của công ty không ngừng tăng trong những năm qua: doanh thu năm 2007 tăng gấp hơn 2 lần so với năm 2004 (từ 18,94 tỷ lên 39,49 tỷ). Và lợi nhuận của công ty năm 2007 cũng tăng gấp 2,5 lần so với năm 2004. Điều này đã cho thấy được sự đúng đắn trong quyết định kinh doanh và đầu tư của ban quản trị. 1.2/ Đặc điểm hoạt động kinh doanh Quốc Minh là công ty hoạt động kinh doanh đa lĩnh vực. Cụ thể: - Đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá; - Chế biến thực phẩm (chủ yếu là hàng thuỷ hải sản); - Dịch vụ trang trí nội ngoại thất; - Môi giới thương mại; - Xúc tiến các hoạt động nhân đạo và cứu trợ xã hội (Doanh nghiệp chỉ kinh doanh sau khi đăng ký hoạt động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền); - Buôn bán chế phẩm sinh học, hoá chất; - Tư vấn kỹ thuật, chuyển giao công nghệ, buôn bán trang thiết bị, máy truyền hình; - Tư vấn kỹ thuật, chuyển giao công nghệ, buôn bán, lắp đặt thiết bị máy móc trong lĩnh vực điện tử viễn thông; - Tư vấn kỹ thuật, chuyển giao công nghệ, buôn bán, lắp đặt thiết bị chống sét; - Buôn bán, lắp đặt hệ thống camera; - Sản xuất, buôn bán hàng thủ công mỹ nghệ, thêu ren, gốm sứ, sắt trang trí; - Tư vấn, thi công, lắp đặt, buôn bán nguyên vật liệu trong lĩnh vực trang trí nội ngoại thất; - Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, nông nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, hạ tầng cơ sở và san lấp mặt bằng; - Xuất nhập khẩu những mặt hàng công ty kinh doanh; - Dịch vụ cho thuê nhà kho, nhà xưởng, văn phòng; - Dịch vụ vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá. (Nguồn từ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty do Phòng Tài chính – Kế toán cung cấp) Nghiên cứu thị trường Mua hàng Nhập kho hàng hoá hoặc giao cho khách hàng Bán hàng Lập kế hoạch mua hàng Công ty Quốc Minh hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại dịch vụ. Với giấy phép kinh doanh trên nhiều ngành nghề đa dạng, tuy nhiên trên thực tế hoạt động chủ yếu của công ty là nhập khẩu và kinh doanh các loại vật liệu nội thất, cụ thể là thảm trải sàn, các loại mành, rèm . Xuất phát từ đặc điểm của lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm kinh doanh, việc tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty được diễn ra như sau: H 1.1: Quy trình hoạt động kinh doanh Nghiên cứu thị trường Phòng nghiên cứu và phát triển sẽ tổ chức nghiên cứu thị trường về nhu cầu của người tiêu dùng về từng loại sản phẩm, về chất lượng cũng như kiểu dáng thông qua việc thu thập các ý kiến của khách hàng, những phản hồi từ phía khách hàng trong quá trình sử dụng các sản phẩm do công ty cung cấp. Đồng thời còn có trách nhiệm xem xét các yếu tố làm ảnh hưởng tới quá trình kinh doanh của công ty như: xu hướng phát triển kinh tế - xã hội trong những năm tới, các chính sách mới của Nhà nước, đặc biệt là các chính sách liên quan hoặc có ảnh hưởng tới xuất nhập khẩu… Lập kế hoạch mua hàng Trên cơ sở kết quả nghiên cứu thị trường, các đơn đặt hàng từ các khách hàng, các hợp đồng kinh tế đã ký kết, Phòng Kinh doanh sẽ lập các kế hoạch mua hàng sao cho phù hợp với nhu cầu thị trường, đảm bảo việc phân bổ nguồn vốn một cách tối ưu nhất. Sau khi được giám đốc công ty xem xét và phê duyệt, Phòng kinh doanh sẽ tìm kiếm và gửi các đơn đặt hàng tới nhà cung cấp. Mua hàng Mua hàng là khâu đầu tiên của quá trình luân chuyển hàng hoá, có ảnh hưởng trực tiếp tới việc tiêu thụ hàng hoá và kết quả kinh doanh của công ty. Nguồn hàng cung cấp phải đảm bảo ổn định về số lượng lẫn chất lượng. Có như vậy mới đảm bảo cho quá trình luân chuyển hàng hoá được diễn ra liên tục. Quá trình mua hàng của công ty được thực hiện qua 2 phương thức: mua trong nước và nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài.  Mua trong nước: Hàng hoá được mua theo phương thức này chỉ chiếm một tỷ trọng rất nhỏ trong tổng số hàng hoá. Khi có nhu cầu, công ty đặt hàng tới các nhà sản xuất trong nước.  Nhập khẩu hàng hoá: Hàng hoá mua theo phương thức này chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số hàng hoá của công ty do đặc thù của lĩnh vực kinh doanh vật liệu trang trí nội thất mà cụ thể là các loại thảm, mành rèm, giấy dán tường . Những sản phẩm này hiện nay trong nước chưa được phát triển, sản xuất rất ít. Do vậy hầu hết phải nhập khẩu từ nước ngoài. Hàng hoá nhập khẩu tại công ty phần lớn là từ các khách hàng quen thuộc, được thiết lập từ các mối quan hệ nhiều năm. Nhập kho hàng hoá hoặc giao cho khách hàng Sau khi mua hàng, hoặc hàng hoá nhập khẩu về tới Việt Nam, Phòng kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm kiểm nghiệm hàng hoá cả về quy cách lẫn chất lượng. Nếu đảm bảo yêu cầu sẽ tiến hành nhập kho hoặc tiến hành vận chuyển, giao cho khách hàng để đảm bảo việc cung cấp sản phẩm có chất lượng cho khách hàng một cách nhanh nhất. Điều này giúp công ty tạo dựng được uy tín đối với khách hàng. Bán hàng Công ty tổ chức việc bán hàng thông qua 2 hình thức: bán buôn và bán lẻ. Tại công ty, chấp nhận nhiều hình thức thanh toán để thu hút khách hàng một cách tối đa. Đối với bán lẻ thường thanh toán ngay bằng tiền mặt, còn đối với bán hàng qua hợp đồng thường thanh toán bằng chuyển khoản hoặc cho khách hàng trả chậm trong khoảng thời gian nhất định. Được sự tín nhiệm của các nhà cung cấp nước ngoài, Quốc Minh trở thành nhà phân phối độc quyền các sản phẩm về thảm, thảm trải sàn, thảm mỹ thuật, thảm cuộn, thảm tấm…, các loại mành rèm, giấy dán tường cho các nhãn hiệu nổi tiếng, xuất xứ từ các nước Mỹ, Thái Lan, Bỉ, Malaysia… Do đó các sản phẩm của công ty đều có chất lượng đảm bảo, vượt trội hơn so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Bên cạnh đó, công ty còn có những chính sách bán hàng và sau bán hàng nhằm thu hút các khách hàng, cụ thể như: có chính sách bảo hành từ 6 – 12 tháng cho các sản phẩm do công ty phân phối, hỗ trợ về kỹ thuật miễn phí cho các công trình, dự án lớn khi hết hạn bảo hành; có các chính sách ưu đãi đối với các khách hàng lớn, thường xuyên; tăng cường việc tiếp thị, quảng bá các sản phẩm, hình ảnh công ty tới người tiêu dùng thông qua website www.quocminhgroup.com, hỗ trợ trực tuyến các khách hàng qua website giúp tiết kiệm thời gian, chi phí của khách hàng cũng như của chính công ty, nhằm đáp ứng một cách nhanh nhất và tốt nhất những nhu cầu của khách hàng. 1.3/ Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Do Quốc Minh là một doanh nghiệp vừa, hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, số lượng nhân viên không nhiều. Cho nên bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng, Giám đốc công ty sẽ quyết định tất cả mọi vấn đề mang tính chất quan trọng. Các phòng ban chức năng được tổ chức một cách khoa học, gọn nhẹ, khá linh hoạt và được chuyên môn hoá nhằm đảm bảo thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ được giao. Việc tổ chức bộ máy quản lý tại công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Giám đốc công ty [...]... thành viên: Là cơ quan quản lý cao nhất công ty, có toàn quyền quyết định các vấn đề quan trọng của công ty (như mở rộng hoạt động, lĩnh vực kinh doanh của công ty; quyết định các chủ trương, chính sách kinh doanh mang tính chiến lược ), thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty, chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát mọi hoạt động của công ty  Giám đốc công ty: Là người đại diện cho công ty, thay mặt Hội... tin tài chính, kế toán, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty Định kỳ tiến hành lập các báo cáo tài chính về tình hình kinh doanh của công ty Từ đó, cung cấp các thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời, tham mưu cho Giám đốc công ty trong quá trình ra các quyết định  Phòng Kinh doanh: Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc công ty về kế hoạch kinh doanh; quản lý, điều hành và đảm bảo mọi hoạt... hoạt động hàng ngày của công ty một cách có hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu bảo toàn và phát triển công ty theo phương hướng và kế hoạch đã được HĐTV thông qua, chịu trách nhiệm trước HĐTV và trước pháp luật về các quyền và nghĩa vụ được giao  Phòng tổ chức, lễ tân: Có nhiệm vụ tổ chức đón tiếp khách hàng, thu thập những ý kiến phản hồi từ phía khách hàng về các sản phẩm do công ty phân phối, cung cấp... nghiệp thương mại, có quy mô nhỏ như Quốc Minh, việc theo dõi tình hình công nợ rất quan trọng, góp phần ổn định tình hình thanh toán của công ty, tạo dựng uy tín đối với khách hàng Kế toán công nợ có nhiệm vụ lưu trữ các hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng, theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu, phải trả đối với từng khách hàng Định kỳ, đối chiếu công nợ với khách hàng nhằm đảm bảo... hành máy móc thiết bị, bảo hành các sản phẩm cho khách hàng, giám định chất lượng sản phẩm cho công ty, thực hiện chuyển giao công nghệ cho các đối tác Phòng kỹ thuật và chuyển giao công nghệ được tổ chức thành 2 phân đội, đảm bảo cho việc chuyên môn hoá công việc:  Đội thi công xây dựng cơ bản;  Đội thi công, xây dựng, lắp đặt các thiết bị truyền hình 1.4/ Đặc điểm tổ chức kế toán 1.4.1/ Đặc điểm... báo cáo và hoá đơn về thuế khi cơ quan thuế hoặc Ngân hàng yêu cầu, giữ liên lạc với cơ quan thuế, thường xuyên báo cáo với kế toán trưởng về các nghiệp vụ thuế phát sinh Nhân viên kế toán thuế còn kiêm nhiệm vai trò thủ quỹ, có nhiệm vụ kiểm kê quỹ tiền mặt hàng ngày của công ty, kiểm tra, đối chiếu tiền mặt với số liệu trên sổ sách, đảm bảo kịp thời phát hiện sai sót  Kế toán công nợ kiêm kế toán... phòng ban mới được thành lập năm 2004 do nhu cầu mở rộng lĩnh vực kinh doanh của công ty sang lĩnh vực kinh doanh các thiết bị viễn thông và truyền hình Tuy được thành lập muộn nhất nhưng phòng đã chứng tỏ vai trò quan trọng của mình, góp phần xây dựng thương hiệu và uy tín cho công ty, góp phần làm tăng doanh thu cho công ty trong những năm gần đây Nhiệm vụ của phòng, đó là: tư vấn kỹ thuật, lắp đặt,... tại công ty về nguyên giá và giá trị hao mòn 1.4.2/ Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán Tại công ty áp dụng ghi sổ theo hình thức Chứng từ - Ghi sổ với sự trợ giúp của phần mềm kế toán máy Fast Accounting 2006 Theo hình thức này, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính Các thông tin này sẽ được máy tính tự động chuyển vào sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có liên quan. .. định kỳ Đồng thời kiêm nhiệm phần hành kế toán tiền lương của công ty, tính ra lương của công nhân viên trong công ty, đảm bảo thanh toán lương kịp thời, khuyến khích, thúc đẩy sản xuất kinh doanh  Kế toán hàng tồn kho kiêm kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn của hàng hoá, vật liệu trong kho, cung cấp các thông tin quan trọng nhằm đảm bảo cho quá trình kinh doanh được diễn... trường, tiếp nhận và phân tích các thông tin về khách hàng và kinh tế mới nhất, tham mưu cho giám đốc công ty về xu hướng phát triển của nền kinh tế, những cơ hội kinh doanh do thị trường mang lại, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo ra lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường  Phòng kỹ thuật và chuyển giao công nghệ: Phòng kỹ thuật và chuyển giao công nghệ là phòng ban mới được thành lập . TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 1.1/ Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH Quốc Minh được thành lập ngày 01 tháng. và nghĩa vụ của công ty, chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát mọi hoạt động của công ty.  Giám đốc công ty: Là người đại diện cho công ty, thay mặt Hội