MỘT SỐ Ý KIẾN NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY VẬN TẢI DẦU KHÍ VIỆT NAM I. ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU - Trong cơ chế thị trường đầy tính cạnh tranh như hiện nay. Các doanh nghiệp Nhà nước cũng như tư nhân đều phải tìm tòi cho mình một hướng đi đúng để tồn tại và phát triển. Nhất là đối với ngành vận tải nói chung và Công ty Vận tải Dầu khí nói riêng, công ty có đặc thù riêng ngành giao thông vận tải chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành. - Chính vì vậy tổ chức công tác hoạch toán kế toán vật liệu là không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý kế toán, tài chính của doanh nghiệp. 1. Về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu. Việc tổ chức công tác hạch toán, kế toán của công ty tương đối tốt. Bộ máy kế toán được tổ chức chuyên môn sâu, mỗi kế toán có trách nhiệm một phần hành cụ thể nên phát huy được tính chủ động, sự thành thạo trong công việc chuyên môn cao, và không ngừng tham gia các học hỏi, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho phù hợp với sự phát triển của ngành kế toán. Cũng như với tình hình làm ăn có hiệu quả của công ty như hiện nay không thể phủ nhận vai trò của công tác kế toán cũng như kế toán nguyên vật liệu trong việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ đắc lực cho việc tổ chức sản xuất kinh doanh. 2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu: Cần phải tổ chức thực hiện một cách khoa học, hợp lý, để công tác kế toán nguyên vật liệu thực sự là công cụ quản lý kinh tế sắc bén, cung cấp đầy đủ thông tin về tình hình hiện có và sự biến động của tài sản, vật tư, tiền vốn cũng như năng lực sản xuất đáp ứng các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp nhằm bảo đảm cho quá trình hoạt động sản xuất được tiến hành liên tục. Tổ chức tốt hạch toán, kế toán nguyên vật liệu, giám sát chặt chẽ việc sử dụng vật liệu, tránh lãng phí, mất mát gây thiệt hại cho doanh nghiệp sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tạo điều kiện cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được chính xác kịp thời. Muốn vậy kế toán vật liệu cân thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau: Phải tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển, bảo quản tình hình nhập, xuất tồn kho vật liệu tính giá thành thực tế của vật liệu đã thu mua và nhập kho. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn thanh toán, thời hạn thu mua. - Áp dụng các phương pháp hạch toán vật liệu hướng dẫn kiểm tra các bộ phận các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ kịp thời chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu, mở các sổ, các thẻ kế toán . thực hiện hạch toán vật liệu theo đúng chế độ kế toán Nhà nước đã ban hành. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu, tính toán chính xác số lượng, giá trị vật liệu thực tế đã đưa vào sử dụng và tiêu hao trong quá trình sản xuất phân bổ chính xác giá trị vật liệu đã tiêu hao vào đúng đối tượng đã sử dụng. Tham gia vào việc kiểm tra đánh giá loại vật liệu, lập báo cáo về vật liệu tiến hành phân tích kế toán, tình hình thu mua, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu. Như vậy, tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu sẽ góp phần thức đẩy cung ứng kịp thời, đồng bộ vật liệu cần thiết cho sản xuất, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Do đặc điểm của sản xuất, tính chất của sản phẩm mà công ty sản xuất ra là những sản phẩm không hình thái vật chất đối với sản xuất vận tải. Để cấu thành nên giá trị của sản phẩm, thì phải nói đến các chi phí, trong đó có chi phí về nguyên vật liệu trong vận tải, trong sửa chữa tài sản cố định chiếm tỷ trọng không nhỏ đối với giá thành của Công ty Vận tải Dầu khí. Do vậy công ty đã xác định kế toán vật liệu có vai trò vị trí rất quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh. II. NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY VẬN TẢI DẦU KHÍ VIỆT NAM. 1. Ưu điểm. - Là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong cơ chế thị trường Công ty vừa phải thực hiện nhiệm vụ để đạt được mục tiêu lợi nhuận vừa đảm bảo ổn định đời sống cán bộ công nhân viên. - Nhờ có sự năng động của bộ máy quản lý công ty. Công ty đã đi vào hoạt động có hiệu quả, bộ máy quản lý công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, trong đó có mối quan hệ chặt chẽ với nhau đã đáp ứng được yêu cầu quản lý công tác. - Ngoài ra bộ máy kế toán của công ty cũng được tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán hoàn toàn phù hợp với đặc điểm sản xuất điều kiện và địa bàn hoạt động phân tán của công ty. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được hoạt động một cách chính xác và thống nhất từ trên xuống dưới, đồng thời công tác kế toán tài chính trong công ty cũng không ngừng được đổi mới cho phù hợp với chế độ quản lý tài chính của Nhà nước dưới đây là một số ưu điểm của công tác kế toán hiện nay của công ty. - Do nhận thức rõ tầm quan trọng của thị trường kế toán đặc biệt là thông tin về chi phí nguyên vật liệu dịch vụ vận tải trong qúa trình hoạt động công ty đã cho trang bị phòng kế toán máy tính để sử dụng một phần mềm máy tính chuyên dụng. Điều này đã góp phần làm giảm nhẹ khối lượng ghi chép tính toán cho người kế toán nguyên vật liệu, cũng như kế toán viên nâng cao hiệu quả sản xuất làm việc của kế toán viên cung cấp thông tin kịp thời cho cán bộ quản lý, nhờ việc sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng. - Việc phân công trách nhiệm của từng phần hành kế toán cụ thể cho mỗi người kế toán đảm bảo nguyên tắc bảo mật thông tin nội bộ và tránh những sai sót có thể xẩy ra. - Phần mềm kế toán này được thiết kế trên cơ sở hình thức chứng từ ghi rõ. Các nghiệp vụ kế toán phát sinh như lập kế hoạch mua sắm, dự trữ vật liệu, thu mua tổ chức hệ thống kho để bảo quản công ty đều theo dõi rất chặt chẽ trên máy tính một cách thuận lợi, nhanh chóng, định kỳ hay bất kỳ lúc nào, máy tính cũng có thể đưa ra các thông tin về tình hình chi phí nguyên vật liệu cũng như tình hình tài chính thông qua các bảng biểu. - Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Có hệ thống sổ sách chứng từ kế toán vè chi phí nguyên vật liệu đúng với chế độ chứng từ Nhà nước ban hành, hệ thống này phù hợp với công ty cũng như phù hợp với công việc làm kế toán trên máy, thuận tiện cho chuyên môn hoá công việc kế toán góp phần tạo mối quan hệ mật thiết với nhau, giữa các bộ phận kế toán trong doanh nghiệp. 2. Nhược điểm: - Bên cạnh những ưu điểm thì công tác kế toán, tập hợp chi phí nguyên vật liệu tại Công ty Vận tải Dầu khí hiện đang còn một số điểm chưa phù hợp. - Nguyên vật liệu của công ty gồm có nhiều chủng loại, hình thức khác nhau do đó đòi hỏi phải theo dõi chi tiết cho mỗi loại. Nhưng trên thực tế công ty đã không mở các khoản chi tiết cho theo nguyên vật liệu mà chỉ mở chi tiết theo từng đối tượng sử dụng, do đó gây khó khăn cho việc quản lý chi tiết nguyên vật liệu và đánh giá tình hình của mỗi loại nguyên vật liệu. III. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY VẬN TẢI DẦU KHÍ VIỆT NAM Qua quá trình thực tập tại công ty trên cơ sở lý luận, kiến thức đã được trang bị cũng như yêu cầu hoạch toán chi phí nguyên vật liệu. Em xin đưa ra một số ý kiến nhỏ của mình với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác nhập xuất nguyên vật liệu ở công ty góp phần nâng cao hơn hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty nên áp dụng phương pháp tính giá bình quân theo phương pháp này đơn giản, dễ tính hơn đỡ tốn nhiều công sức mà vẫn đảm bảo chính xác trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu, mặt khác sẽ phù hợp với điều kiện với phương pháp kế toán hiện tại của công ty. Khi xuất dùng vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế của vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau, căn cứ vào số lượng và giá trị thực tế tồn kho đầu kỳ, nhập kho trong kỳ để tính Đơn giá bình quân gia quyền của vật liệu = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn + Số lượng vật liệu kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Và tính: Giá trị thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho X Đơn giá bình quân của vật liệu Phương pháp giá trị thực tế bình quân gia quyền phải tính riêng cho loại vật liệu ở công ty. - Những vật liệu phụ sử dụng ít, không thường xuyên, công ty giao cho đối tượng sử dụng mua về sử dụng cho sản xuất. Phòng kế toán phải yêu cầu có hoá đơn hoặc biên lai của người bán, khi nghiệm thu quyết toán công trình đồng thời làm thủ tục nhập, xuất kho vật liệu và ghi vào sổ liên quan. - Trường hợp mua vật liệu về nhập kho, mà chưa có hoá đơn, kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ " hàng chưa có hoá đơn " Sau khi làm thủ tục kiểm nghiệm, vật tư đảm bảo đúng chủng loại, số lượng chất lượng theo hợp đồng. - Ngay trong tháng mà hoá đơn về kế toán ghi sổ theo định khoản ghi theo giá. Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 hoá đơn. - Nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi sổ theo giá tạm tính. Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 theo giá tạm tính - Sang tháng sau, nếu hoá đơn về, kế toán căn cứ vào giá trị ghi trên hoá đơn để điều chỉnh một trong ba cách. + Cách 1: Xóa giá tạm tính bằng bút toán đỏ rỗi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. + Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ ( nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế ) Nợ TK 152 Số chênh lệch giảm Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 ghi bút toán đỏ. Ghi bút toán thường ( nếu giá thực tế lớn hơn giá tạm tính ) Nợ TK 152 Số tiền chênh lệch tăng Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 + Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán đúng như thường, Trường hợp kế toán nguyên vật liệu phát hiện thừa thiếu trong kiểm kê theo số liệu trên sổ sách kế toán 2002. Trên sổ kế toán có hạch toán thiếu vật tư 2001 kế toán hạch toán chờ xử lý: Nợ TK 138 Có TK 152 Nếu có quyết định xử lý nếu trừ vào lương: Nợ TK 334 Có TK 1381 Cá nhân bồi thường bằng tiền mặt Nợ TK 111 Có TK 1381 - Kế toán nhập khi nguyên vật liệu mua vào có phát sinh thừa thiếu sai hợp đồng Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn khi phát hiện thừa Công ty làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi như sau: + Nếu nhập toàn bộ Nợ Tk 152 Nợ TK 1331 Có TK 331, 3381 Khi có quyết định xử lý kế toán ghi: Nợ TK 3381 giá trị hàng thừa đã xử lý Có TK 1331 Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ) trả lại số thừa Có TK 331 Đồng ý tiếp số thừa Có TK 721, 411 Số thừa không rõ nguyên nhân + Nếu nhập kho theo số hoá đơn thì số thừa coi như giữ hộ người bán và kế toán ghi: Nợ TK 002 Khi xử lý ( trả lại hoặc đồng ý mua ), ghi có tư liệu 002 Ngoài ra, số vật liệu thừa, nếu đồng ý mua, khi nhập kho ghi tương tự như trên. - Trong trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận sẽ thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ như sau: + Khi nhập: Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Nợ TK 1381 Có TK 331 + Khi xử lý Nợ TK 152: Người bán giao tiếp số thiếu Nợ TK 1331: Thuế GTGT Nợ TK 331: Giảm số tiền phải trả người bán Nợ TK 1388, 334 Các nhân phải bồi thường Nợ TK 821, 411: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 1381: Xử lý số thiếu Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai qui cách, không đảm bảo như hợp đồng. Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán, khi xuất kho giao trả hoặc số được giảm giá ghi. Nợ TK 331, 111, 112 CóTK 152 KẾT LUẬN Quá trình sản xuất kinh doanh nguyên vật liệu đóng góp vai trò quyết định quan trọng trong bất kỳ một quá trình sản xuất kinh doanh nào. Việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh là sự cần thiết khách quan. Do đó để phát huy một cách có hiệu lực công cụ kế toán và đặc biệt là kế toán vật tư phải phản ánh một cách đầy đủ chính xác, tình hình biến động của nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng, và chủng loai, từ đó tiết kiệm chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm ( giá thành vận tải ) Nhận thức được tầm quan trọng đó em đã mạnh dạn đi sâu vào tìm hiểu phần hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Vận tải Dầu khí Việt Nam dưới sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo Nguyễn Viết Tiến và của phòng tài vụ công ty cùng chi nhánh Công ty tại Quảng Ninh đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Vì điều kiện thời gian có hạn chuyên đề tốt nghiệp sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, em kính mong nhận được sự góp ý của thầy cô để chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành sâu sắc đến thầy giáo Nguyễn Viết Tiến các anh chị cô chú phòng tài vụ Công ty cũng như tập thể cán bộ nhân viên chi nhánh Công ty tại Quảng Ninh đã chỉ bảo hướng dẫn em hoàn thiện chuyên đề này./. [...]...DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 Giáo trình kế toán doanh nghiệp của Đại học Tài chính và Đại học kinh tế quốc dân - sản xuất 2 Giáo trình hạch toán chi phí trong vận tải thuỷ của trường Đại học Hàng hải - sản xuất 3 Bài giảng kế toán dịch vụ 4 Các tài liệu về kế toán nguyên vật liệu của Công ty . MỘT SỐ Ý KIẾN NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY VẬN TẢI DẦU KHÍ VIỆT NAM I. ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ KẾ TOÁN NGUYÊN. nguyên vật liệu và đánh giá tình hình của mỗi loại nguyên vật liệu. III. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY VẬN TẢI DẦU