THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ NHIỆT VÀ ĐIỆN LẠNH BÁCH KHO HÀ NỘI (POLYCO) II.1- ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠNG TY POLYCO II.1.1- Q trình hình thành phát triển Công ty nhiệt Điện lạnh Bách khoa Hà Nội (POLYTECHNICAL, MECHANICAL, THERMAL, ELECTRICAL AND REFRIGERATION ENGINEERING CO.,LTD) công ty TNHH thành lập năm 1995 theo giấy phép thành lập số 1823/GPUP UBND Thành phố Hà Nội cấp ngày 5/5/ 1995.Công ty hoạt động theo giấy đăng ký kinh doanh số 054705 Uỷ ban kế hoạch Thành phố cấp ngày 14/5/1998 - Tên gọi thức: Cơng ty Cơ nhiệt Điện lạnh Bách khoa Hà Nội - Tên giao dịch: POLYCO - Giám đốc: TS Đinh Văn Thuận - Trụ sở chính: 767- đường Giải Phóng, quận Hai Bà Trưng, TP Hà Nội - Mã số thuế: 0100520122-1 - Tài khoản: 431101000218- sở giao dịch I- Ngân hàng Nông Nghiệp Phát triển Nông thôn - Điện thoại: (04).8641540 - Fax: (04).8643779 Ban đầu thành lập vốn điều lệ công ty 550 triệu, sau năm hoạt động số vốn tỷ đồng tháng sau tỷ, hiên số vốn điều lệ lên tới 15 tỷ đồng Qua năm hoạt động công ty ngày lớn mạnh lĩnh vực khí Từ chỗ cơng ty chi có vài chục cơng nhân đến số lao động 300 tới 400 công nhân tuỳ thời kỳ Năm 2000 công ty đạt giải giải thưởng “ Sáng tạo khoa học công nghệ Việt Nam” ( VIFOTECH 2000) đánh giá công ty hàng đầu Việt Nam lĩnh vực thiết kế, chế tạo, lắp đặt thiết bị nhiệt lạnh, thiết bị thực phẩm nhà máy bia, nhà máy sữa ♦ Các lĩnh vực hoạt động công ty Công ty nhiệt điện lạnh Bách khoa Hà Nội ( Polyco) công ty chuyên thiết kế, chế tạo, cung cấp, lắp đặt, tư vấn kỹ thuật chuyển giao công nghệ thuộc lĩnh vực chuyên ngành sau: - Thiết bị áp lực: thiết kế, chế tạo lắp đặt thiết bị áp lực, bình tách dầu, tách lỏng, bình chứa ga, bình chứa khí nén, tank lên men bia, bồn chứa, thiết bị trao đổi nhiệt - Lò hơi: Thiết kế, chế tạo lắp đặt lò đốt dầu tự động, lị đốt than có công xuất nhỏ vừa lớn - Điện lạnh: Thiết kế, chế tạo cung cấp, lắp đặt hệ thống lạnh có cơng suất đến hàng triệu Kcal/ h cho nhà máy bia, nhà máy sữa, hệ thống cấp đông nhanh nhà máy sản xuất nước đá - Thiết bị chế biến thực phẩm: Thiết kế, chế tạo, cung cấp lắp đặt toàn dây chuyển giao cơng nghệ ( theo phương thức chìa khoá trao tay) cho nhà máy bia, cồn, rượu, sữa, hoa quả, chế biến thực phẩm - Điều hoà khơng khí: Thiết kế, chế tạo, cung cấp lắp đặt hệ thống điều hồ khơng khí thơng gió cho nhà hàng, khách sạn, nhà cao tầng đại, hội trường nhà máy xí nghiệp - Điện, đo lường tự động hoá: Thiết kế, chế tạo, cung cấp lắp đặt hệ thống điện, đo lường tự động hố (thơng qua máy tính hệ PLC) cho hệ thống lị hơi, máy lạnh, điều hồ khơng khí cho nhà máy bia, rượu, hoa quả, chế biến thực phẩm - Các lĩnh vực khác: Thiết kế lắp đặt hệ thống xử lý nước, xử lý nước thải, hệ thống khí nén, hệ thống thu hồi CO2 hệ thống chiết chai ♦ Đặc điểm sản xuất kinh doanh công ty Từ lĩnh vực hoạt động ta nhận thấy đặc điểm sản xuất kinh doanh công ty Polyco Sản phẩm chủ yếu công ty tank lên men , tank chứa xử lý nước Một mặt, công ty cung cấp sản phẩm thị trường, mặt khác trực tiếp lắp đặt cho khách hàng mục tiêu công ty lắp đặt cho khách hàng Việc lắp đặt cho khách hàng thông qua hợp đồng khách hàng công ty Đối với hợp đồng nhỏ cơng ty đạt thơng qua thoả thuận, đơn đặt hàng Nhưng cơng trình lớn cơng ty phải tham gia đấu thầu.Trong năm trở lại trung bình năm công ty ký 60 hợp đồng, hợp đồng thấp 10 triệu cao 1.5 tỷ đồng, thời gian hồn thành cơng trình từ tháng tới 16 tháng ♦ Thị trường cơng ty Tính đến thị trường công ty Polyco mở rộng khắp nước từ Hà Nội tới TP Hồ Chí Minh Ngồi phân xưởng sản xuất Hà Nội – Polyco cịn có chi nhánh đại diện số tỉnh dọc theo chiều dài đất nước để tiện cho việc phục vụ khách hàng, chi nhánh có giám đốc riêng hạch tốn cách độc lập Tại Hà Nội xưởng sản xuất đặt khu công nghiệp Vĩnh Tuy – quận Hai Bà Trưng, trụ sở giao dịch: 767 đường Giải Phóng- quận Hai Bà Trưng-TP Hà Nội Sau số công ty khách hàng Polyco - Công ty bia Quy Nhơn - Công ty đường Quảng Ngãi - Công ty bia nước giải khát Quảng Ninh - Cơng ty bia ong Thái Bình - Cơng ty sữa Việt Nam (VINAMILK) - Công ty công nghiệp thực phẩm Nam Định - Công ty rượu bia Việt Trì - (Bia VIGER) - Cơng ty bia Đơng Hà - Quảng Trị - Cơng ty bia Hải Phịng - Công ty thực phẩm công nghiệp Hà Đông - Công ty cổ phần bia Nghệ An - Công ty bia Hồ Bình - Nhà máy rượu Sake Huế - Nhà máy bia Hà Thành – Công ty POLYCO - Tình hình hoạt động cơng ty POLYCO thể qua số tiêu sau: ( Trích tài liệu Báo cáo KQHĐKD năm 2002 công ty POLYCO) Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Số tiền Tổng doanh thu 45.875.594.723 Doanh thu 45.875.594.723 Giá vốn hàng bán 45.435.424.109 Lợi nhuận gộp Chi phí quản lý doanh nghiệp Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh Thu nhập từ hoạt động tài 440.170.614 21.892.000 418.278.644 31.176.380 Tổng lợi nhuận trước thuế 449.454.994 Thuế thu nhập doanh nghiệp 112.363.749 Lợi nhuận sau thuế 337.091.245 II.1.2- Cơ cấu tổ chức công ty POLYCO Công ty nhiệt Điện lạnh Bách Khoa Hà Nội công ty TNHH, máy công ty tổ chức theo cấu trực tuyến chức Nhiệm vụ quản lý chia theo đơn vị riêng biệt, cho phép chức tận dụng nhiều tài quản lý đơn vị, giảm bớt công việc cho lãnh đạo công ty Cơ cấu tổ chức công ty với quyền cao Giám đốc TS Đinh Văn Thuận Tiếp phòng ban chức năng, phòng ban đảm nhiệm chức riêng Các phòng ban chịu trách nhiệm tổ chức thực tiêu kinh tế kĩ thuật lao động xác định kế hoạch sản xuất, thực nghiêm túc thị mệnh lệnh ban giám đốc có chủ trương, biện pháp để tháo gỡ khó khăn hoạt động sản xuất kinh doanh đem lại hiệu cao kinh doanh cho công ty Sơ đồ2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty Cơ nhiệt Điện lạnh Bách khoa Hà nội (POLYCO) Giám đốc POLYCO Phòng kế tốn Phịng X -Phịng tổ chức hành kỹ Phịng kế hoạch vật tư sản xuất N khâu Phòng thuật Xưởng *Chức phòng ban: - Chức giám đốc : Giám đốc người điều hành cao nhất, chịu trách nhiệm đạo trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh công ty theo chế độ, sách pháp luật Nhà nước đảm bảo mục đích cơng ty - Chức phịng kế tốn: Giúp giám đốc đạo thực cơng tác kế tốn thống kê, kiểm tra kiểm sốt cơng tác tài cơng ty, có trách nhiệm quản lý tài sản vốn, quỹ, bảo quản sử dụng vốn có hiệu quả, tốn hợp đồng kinh tế phát sinh trình sản xuất kinh doanh Đồng thời tiến hành kế toán giá thành sản phẩm, doanh thu công ty, cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất, kiểm tra phân tích hoạt động tài làm bào cáp tốn hàng năm, toán hàng năm với cấp - Chức phịng kỹ thuật: Có chức thiết kế mẫu, kích cỡ sản phẩm cách lắp đặt cơng trình Tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm sản xuất, phân loại sản phẩm theo cấp bậc chất lượng, tiến hành kiểm tra máy móc định kỳ , đánh giá hệ thống thiết bị cơng ty - Chức phịng tổ chức hành chính: Tiến hành cơng tàc quản trị doanh nghiệp, tính tốn xác định vấn đề nội công ty, phục vụ cho việc quản lý bên công ty theo dõi công việc thực nội quy, chế độ công ty, lập kế hoạch tổ chức đào tạo nâng bậc tuyển dụng lao động, giải chế độ nghỉ người lao động, theo dõi bố trí đội ngũ lao động công ty, bảo đảm sử dụng đội ngũ lao động có - Chức phịng kế hoạch vật tư: Cung cấp vật tư, nguyên vật liệu theo yêu cầu sản xuất; tìm giải pháp tiếp cận thị trường, tiêu thụ sản phẩm; quản lý chi nhánh tiêu thụ; theo dõi tình hình sử dụng vật tư II.2- ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN CỦA CƠNG TY II.2.1 Tổ chức máy kế tốn Do đặc điểm cơng ty có nhiều chi nhánh đặt địa bàn khác nên công ty tổ chức máy kế toán theo hệ thống tập trung Các chi nhánh công ty tiến hành hạch tốn độc lập tồn nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị Định kỳ cuối năm, lập báo cào tài gửi phịng kế tốn cơng ty để kiểm tra, tổng hợp số liệu kế tốn, lập báo cáo tài tồn doanh nghiệp Phịng kế tốn cơng ty có chức giúp giám đốc đạo thực công tác kế tốn thống kê, kiểm tra kiểm sốt cơng tác tài cơng ty, có trách nhiệm quản lý tài sản vốn, quỹ, bảo quản sử dụng vốn có hiệu quả, tốn hợp đồng kinh tế phát sinh trình sản xuất kinh doanh Đồng thời tiến hành kế toán giá thành sản phẩm, doanh thu công ty, cung cầo số liệu cho việc điều hành sản xuất, kiểm tra phân tích hoạt động tài làm báo cáo tốn hàng năm với cấp Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tài sản tiền Kế toánnguyên, vật liệu Kế toán tiền lương Phịng kế tốn có người, có trình độ đại học, có trình độ, chun mơn, với nhiệm vụ khác + Vai trò kế toán trưởng: Theo dõi giải vấn đề hàng ngày phát sinh công ty, ký duyệt giấy tờ thuộc phạm vi quyền hạn Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát số liệu sổ sách kế toán từ khâu ghi chép ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê định kỳ, xem xét kiểm tra, tổng hợp báo cáo kế tốn, bảng tổng hợp, bảng kê, báo cáo tài + Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Theo dõi tình hình thu chi, sử dụng quỹ tiên mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi tăng giảm tiền Mở sổ quỹ theo dõi thu chi tiền mặt Hàng ngày đối chiếu số dư tài khoản công ty ngân hàng với sổ ngân hàng Đồng thời theo dõi biến động tăng giảm TSCĐ, tổ chức tính phân bổ khấu hao TSCĐ + Kế tốn tiền lương: Căn vào bảng chấm cơng hàng ngày kế toán lập bảng tổng hợp lương toán cho đội thi cơng, phịng ban chức Đồng thời theo dõi phản ánh tình hình tốn cơng nợ với nhà cung cấp, khách hàng + Kế toán vật liệu, thành phẩm tiêu thụ: Trên sở phiếu nhập kho, xuất kho thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy vi tính, vào sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết toán với người bán, lập bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ Đồng thời theo dõi tình hình tiêu thụ thành phẩm Hàng tháng, tính số thuế phải nộp Nhà nước, số thuế khấu trừ, xác định số thuế nộp cịn phải nộp II.2.2 Tổ chức cơng tác kế tốn Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh, chế độ hành Nhà nước mà công tác kế tốn cơng ty Cơ nhiệt Điện lạnh Bách khoa Hà Nội có đặc điểm sau: + Hệ thống tài khoản công ty áp dụng : Là hệ thống tài khoản kế toán thống Bộ tài ban hành theo định số 1177/TC/CĐKT ngày 23/12/1996 + Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Các báo cáo tài cơng ty lập sau niên độ kế toán gồm:Báo cáo kế kinh doanh; Bảng cân đối kế toán; bảng toán thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế GTGT; tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập + Hệ thống chứng từ kế tốn: lập theo mẫu quy định tài từ phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Do cơng ty có nhiều loại hàng hố khác với loại vật liệu khác nhau, chi phí vật liệu cho sản phẩm khác nhau, nên cần có thơng tin xác, kịp thời Vì cơng ty áp dụng phương pháp hạch toán kiểm kê thường xuyên (KKTX)đối với hàng tồn kho Và phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu tiến hành theo phương pháp thẻ song song + Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ + Xác định giá thực tế xuất kho theo giá đích danh, giá vốn hàng bán giá trị thực tế dựa chi phí bỏ q trình sản xuất tính vào giá thành sản phẩm + Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi sổ Việt Nam đồng(VNĐ) Nếu có nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ quy đổi VNĐ theo tỷ giá ngân hàng công bố thời điểm hạch toán + Hệ thống sổ kế toán: Với trợ giúp máy vi tính, cơng ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung Trình tự ghi sổ: Sơ đồ2.3 Hạch tốn VL cơng ty POLYCO Chứng từ nhập xuất kho VL, hoá đơn mua hàng, hoá đơn vận chuyển Sổ chi tiết VL Nhật ký chung Thẻ kho Sổ TK152 Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn VL Sổ chi tiết toán với người bán Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Hàng ngày, vào hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn vận chuyển kế toán nhập số liệu vào máy vi tính Máy tính tiến hành vào Nhật ký chung Sổ Cái TK 152 Đối với nghiệp vụ mua hàng chưa trả tiền người bán việc phản ánh vào Nhật ký chung đồng thời kế toán tiến hành vào sổ chi tiết phải trả người bán để theo dõi khoản toán với người bán Sau ghi vào Nhật ký, kế toán tiến hành vào sổ chi tiết vật liệu, cuối thángđối chiếu với số liệu thẻ kho Cuối tháng, kế toán tổng hợp sổ Nhật ký lấy số liệu ghi vào sổ TK152 (sau nhờ máy loại trừ số nghiệp vụ ghi trùng lặp) Đơng thời kế tốn vật liệu đối chiếu số sổ TK152 với Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu, làm lập Bảng cân đối số phát sinh, Báo cáo kế tốn II.3- TÌNH HÌNH CHUNG VỀ VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY POLYCO II.3.1.Đặc điểm vật liệu công ty POLYCO Công ty POLYCO co quy mơ sản xuất trung bình, sản phẩm bình chứa tơn, inox với kết cấu phức tạp nhiều kích thước khác địi hỏi nhiều phận lắp ráp Điều cho thấy vật liệu dùng đa dạng, phong phú chủng loại.Thực tế địi hỏi cơng ty cần cấp thiết tổ chức cơng tác quản lý, hạch tốn q trình thu mua, vận chuyển vật liệu, bảo quản, sử dụng vật liệu hợp lý Việc tạo điều kiện tiết kiệm chi phí vật liệu, giảm thiểu hao hụt, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng, tạo ưu cạnh tranh thu hút khách hàng Đồng thời đảm bảo nhịp độ sản xuất đặn theo kế hoạch Với khối lượng nguyên, vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều nhóm, loại khác nhau, loại có vai trị, cơng dụng khác nhau, muốn quản lý tốt vật liệu hạch tốn xác vật liệu phải tiến hành phân loại nguyên, vật liệu cách khoa học hợp lý.ở công ty POLYCO toàn nguyên, vật liệu sử dụng cơng ty chia thành 10 nhóm: - Kim loại: tôn, thép, nhôm, gang - Vật liệu phụ: sơn chông gỉ, dầu mỡ, nhãn mác, phụ tùng thay - Dây đai, động loại - Vật liệu điện: cầu dao, bóng đèn, dây điện - Nhiên liệu:khí argon, oxy - Dụng cụ cắt gọt: doa tay, doa máy, dao, dũa, mũi khoan loại - Quy chế: bulông, đai ốc, vành đệm - Hố chất, dụng cụ hố chất: - Vịng bi loại - Các vật liệu khác: khoá, BHLĐ dụng cụ sản xuất Để phục vụ quản lý hạch tốn chi tiết loại lại chia chi tiết theo nhóm vật liệu khác VD: Trong nhóm kim loại có vật liệu tơn Trong tôn lai chia tôn cuộn, tôn (trịn, dẹt, vng ).Tuy nhiên cơng ty sử dụng TK 152 để hạch toán chung cho tất loại vật liệu II.3.2 Công tác quản lý vật liệu cơng ty POLYCO Vật liệu chiếm vai trị quan trọng trình sản xuất kinh doanh cơng ty Tỷ trọng chi phí vật liệu giá thành sản phẩm chiếm khoảng 65% 75% nên biến động vật liệu có ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm Quản lý có hiệu biện pháp để kiểm sốt chi phí, nâng cao hiệu sử dụng vốn lưu động cho công ty, trì sản xuất cách liên tục Tại cơng ty POLYCO, công tác quản lý tiến hành từ khâu thu mua Kế hoạch thu mua vật liệu phòng kế hoạch vật tư lập dựa sở kế hoạch sản xuất, đồng thời vào định mức tiêu hao sản phẩm, khả sản xuất công ty, khả đáp ứng để xây dựng kế hoạch thu mua vật tư phục vụ kịp thời cho sản xuất Vật tư phục vụ cho q trình sản xuất cơng ty đa dạng nguồn cung cấp đa dạng kinh tế thị trường Vật tư công ty cung cấp từ thị trường nước nhập từ nước ngồi Hiện có nhiều đơn vị nước cung cấp vật liệu cho công ty như: + Cơng ty TM & Bao bì Hà Nội + Công tyTNHH Gia An + Công ty TNHH Phúc An + Công ty Phát triển dịch vụ kỹ thuật + Công ty TM Việt Anh + Công ty cổ phần khí cơng nghiệp + Cửa hàng Trần Thế Liên + Nhà máy chế tạo điện + Công ty khí An Ngãi + Cơng ty TNHH Hồ Phát + Cửa hàng Quỳnh Hoa Đối với thị trường nước ngồi cơng ty thường nhập vật liêu nước : Đức, Nga, Nhật, Úc, Singapo, Thái lan Với nhứng khách hàng thường xuyên có kí hợp đồng mua bán, cơng ty chủ yếu áp dụng phương thức mua hàng trả chậm, mua theo phương thức trả tiền Theo quy định công ty, mua nguyên vật liệu yêu cầu phải có hố đơn đỏ Bộ tài phát hành kèm theo trường hợp mua cá nhân khơng có hố đơn người bán phải có giấy biên nhận ghi rõ loại vật liệu mua về, số lượng, đơn giá, thành tiền Với vật liệu mua nước: tuỳ theo yêu cầu mà vật liệu chuyển thẳng đến cơng trình hay nhập kho cơng ty Với vật liệu nhập từ nước ngoài: hầu hết nhập kho công ty trước đưa vào sản xuất hay chuyển tới cơng trình Sau kiểm nghiệm số lượng, chất lượng, quy cách, mẫu mã, vật liệu nhập kho Căn vào kế hoạch , hợp đồng khách hàng nhu cầu đội thi cơng kế tốn tiến hành chuyển vật liệu Những vật liệu phải chịu thuế nhập Khâu tổ chức kho tàng bảo quản vật liệu khâu quan trọng công tác quản lý vật tư Việc bảo quản không tiến hành khoa học, cẩn thận dẫn đến tình trạng mát, hao hụt, phẩm chất Điều ảnh hưởng tới q trình sản xuất chất lượng sản phẩm Kho công ty thiết kế với xưởng sản xuất, kho trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết máy tính, cân, thước Trên sở nghiên cứu, tính tốn mức tiêu hao loại vật liệu, phịng kỹ thuật có nhiệm vụ xây dựng định mức tiêu hao vật liệu cho sản phẩm dựa sở định mức kinh tế khoán vật liệu cho phận sản xuất quản lý tránh lãng phí Nói đến cơng tác quản lý khơng thể khơng nói đến vai trị thủ kho Bởi thủ kho trách nhiệm quản lý bảo quản nguyên, vật liệu có kho, cịn phải cập nhật sổ sách hàng ngày, theo dõi số có tình hình biến động ( nhập, xuất) loại vật liệu kho mặt số lượng, hàng ngày ghi vào thẻ kho, hết báo cho phòng kế hoạch vật tư Trong điều kiện đó, thủ kho cịn có trách nhiệm phát trường hợp vật liệu tồn đọng lâu ngày kho gây tình trạng ứ đọng vốn công ty Trường hợp thủ kho không đảm bảo số lượng vật liệu kiểm kê mà bị thất lạc, phải chịu bồi thường vật chất tuỳ thuộc mức độ Đối với công nhân: + Khi nhận chi tiết thành phẩm bán thành phẩm để lắp ráp gia công sửa chữa phải kiểm tra sơ số lượng, quy cách (nứt, vỡ, không đạt yêu cầu kỹ thuật ) Sau nhận xong phải có trách nhiệm bảo quản giữ gìn xảy mát hư hỏng khâu khâu chịu trách nhiệm + Sản phẩm làm xong phải đưa vào nơi quy định, cuối ca làm việc không để chi tiết bừa bãi mà phải xếp gọn lại gửi lại kho II.3.3 Đánh giá vật liệu  Giá thực tế vật liệu nhập kho: Vật liệu công ty cung cấp chủ yếu nguồn mua ngoài, giá thực tế vật liệu mua xác định: Giá thực tế Giá mua Chi phí Thuế nhập = + + vật liệu nhập kho hố đơn Thu mua (nếu có) Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển( thuê ngồi), chi phí bốc dỡ, th kho bãi, bảo quản Đối với vật liệu th ngồi gia cơng chế biến: Giá thực tế VL nhập kho Giá xuất kho = + Chi phí gia cơng + Chi phí vân chuyển Đối với phế liệu nhập kho: giá thực tế giá ước tính theo giá thị trường  Giá thực tế vật liệu xuất kho Hiện công ty sử dụng giá đích danh để xác định giá vật liệu xuất kho Trị giá thực tế VL xuất kho = đơn giá thực tế VL nhập kho X Số lượng VL xuất kho Ví dụ 1: Trong tháng 3/2003, có chứng từ nhập, xuất kho vật liệu sau: 1/3: Tồn đầu tháng : sắt U100x6 SL 15 cây; đơn giá: 249542đ/cây 3/3: Nhập sắt công ty TNHH Trung Dũng: sắt U 80 x SL:35 cây; Đơn giá:196190đ/cây U 63x63 SL: cây; Đơn giá: 160000đ/cây U 80x80 SL : cây; Đơn giá: 271429đ/cây 5/3: Xuất vào sản xuất cơng trình Nghệ An U80x6 : 20 U100x6: U80x80: GT thực tế vật liệu xuất kho = 20*196.190 + 7*249.542 +3*271.429 = 6.484.881 II.4- KẾ TOÁN THU MUA VÀ NHẬP KHO VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY POLYCO II.4.1.Thủ tục thu mua nhập kho Công ty sử dụng nhiều loại vật liệu khác tiến hành thu mua từ nhiều nguồn khác thị trường nước Quá trình thu mua nhập kho vật liệu công ty POLYCO sau: Căn vào kế hoạch sản xuất kinh doanh giao, đội thi công lập phiếu yêu cầu nhập vật liệu phục vụ sản xuất Phòng kế hoạch vật tư vào kế hoạch sản xuất định mức dự trữ vật liệu để lập kế hoạch thu mua vật liêu Bộ phận cung ứng (thuộc phòng kế hoạch vật tư) tiến hành nghiên cứu thị trường, tìm kiếm nhà cung cấp, chất lượng , giá cả, tham khảo giá từ đưa định chọn nhà cung cấp tối đa Sau có nhà cung cấp phê chuẩn kế tốn trưởng trưởng phịng kế hoạch, phận cung ứng tiến hành công tác thu mua Theo quy định cơng ty mua hàng cán thu mua phải có hố đơn mua hàng hố đơn mua hàng cơng ty sau: Mẫu số:01/GTKT- 3LL HOÁ ĐƠN GTGT Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày:1 tháng năm 2003 Kí hiệu: MA-2003 Số: 017603 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng Lê Thị Sanh Địa chỉ: Số 141- Trương Định- Hai Bà Trưng- Hà Nội Điện thoại: : (04).6240856 Họ tên người mua hàng: Anh Tiệu Đơn vị : Công ty POLYCO Địa chỉ: 767đường Giải phóng – Hai Bà Trưng- Hà Nội Số tài khoản: 431101000218 Hình thức tốn: Tiền mặt MST: 0100520122-1 ST Tên hàng hóa, Đơn vị tính Số lượng Đơn giá T A Dịch vụ B Tale ly đen C Tấm 1x2 218.250 1.091.250 Tale ly đen Tấm 320.100 960.300 Tale ly đen Tấm 160.050 640.200 Tale ly đen Tấm Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: 10% Tổng tiền toán: 92.150 Tổng số tiền viết chữ: năm đồng Người mua hàng (Đã kí) Thành tiền 368.600 3.060.350 306.035 3.366.385 Ba triệu ba trăm sáu mươi sáu nghìn ba trăm tám Kế tốn trưởng Đã kí) Thủ trưởng đơn vị (Đã kí) Đối với vật liệu có tính phức tạp, địi hỏi đảm bảo nghiêm ngặt thơng số kỹ thuật có giấy báo nhận hàng, phịng kỹ thuật tiến hành kiểm nghiệm vật liệu trước nhập kho số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách lập biên kiêm nghiệm vật tư; Căn vào hoá đơn, phiếu mua hàng, giấy báo nhận hàng biên kiểm nghiệm vật tư ( có), phận cung ứng lập phiếu nhập kho , thành liên sau người phụ trách cung ứng kí tên chuyển xuống kho để làm kiểm nhận vật tư Đơn vị: Công ty POLYCO Bộ phận: xưởng VĩnhTuy Mẫu số 01-VT PHIẾU NHẬP KHO Ngày tháng năm 2003 Số: 128 Nợ: 152 Có:111 Họ tên người giao hàng: Anh Tiệu Theo chứng từ số 017603 ngày tháng năm2003 Nhập kho: Xưởng Vĩnh Tuy – Công ty POLYCO Stt A Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư SP B Tale ly đen Mã số Tale ly đen Tấm 3 320.10 960.300 Tale ly đen Tấm 4 160.05 640.200 Tale ly đen Cộng Tấm 4 92.150 368.600 3.060.350 C ĐV tính D Tấm Số lượng Theo Thực chứng từ nhập 5 Đơn giá Thành tiền =(3)x(2) 218.25 1.091.250 Nhập, ngày tháng năm 2003 Phụ trách cung tiêu (Đã kí) Người giao hàng (Đã kí) Thủ kho (Đã kí) Đơn vị: Cơng ty POLYCO Bộ phận: xưởng VĩnhTuy Mẫu số 01-VT PHIẾU NHẬP KHO Ngày tháng năm 2003 Số: 210 Nợ: 152 Có:331 Họ tên người giao hàng: Anh Tiệu Theo chứng từ số 017613 ngày tháng năm2003 Nhập kho: Xưởng Vĩnh Tuy – Công ty POLYCO Stt A Tên, quy cách, phẩm chất, vật tư SP, hàng hoá B Sắt U80x6 Mã số ĐV tính C D Cây Số lượng Theo Thực chứng từ nhập 10 10 Sắt V5x6 Cây 2 93.120 186.240 Sắt U100x6 Cây 2 254.14 508.280 Sắt V63x6 Cây 3 162.96 488.880 SắtU140x6 Cây 2 430.68 861.360 Cộng Phụ trách cung tiêu (Đã kí) Đơn giá Thành tiền 4=3x2 199.82 1.198.920 3.243.680 Nhập, ngày tháng năm 2003 Người giao hàng (Đã kí) Thủ kho (Đã kí) Căn vào phiếu nhập kho nhận được, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho, ghi sổ thực nhập vào phiếu người giao hàng ký vào liên Nếu kiểm nhận vật tư thủ kho phát thừa hay thiếu, không quy cách thủ kho người giao hàng lập biên báo cho người phụ trách cung ứng biết để xử lý Sau hoàn tất thủ tục nhập kho vật liệu, thủ kho giao liên hoá đơn cho người giao hàng để làm thủ tục toán Liên giữ lại ghi thẻ kho sau chuyển lên phịng kế tốn ghi sổ kế tốn Liên gửi phịng kế hoạch vật tư Chỉ tiêu số lượng chất lượng theo dõi phiếu nhập kho sổ chi tiết để tiện cho việc quản lý hạch toán chi phí II.4.2 Hạch tốn chi tiết nhập kho vật liệu Sau thủ tục nhập kho hoàn thành: Tại kho: Hàng ngày tiếp nhận chứng từ đầy đủ chữ ký phản ánh số thực nhập vật liệu, thủ kho tiến hành phân loại thứ , loại vật liệu ghi số lượng thực tế vào thẻ kho Mỗi chứng từ ghi dịng thẻ kho Tại phịng kế tốn; Định kỳ 10 ngày, thủ kho sau xem xét, phân loại cho chứng từ theo thứ tự, chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ Kế toán tiến hành định khoản phiếu nhập kho để tiện cho công tác hạch toán sau cột thành tiền kế toán ghi theo giá ghi hoá đơn Kế toán tiếp nhận chứng từ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp chứng từ nhập số liệu phiếu nhập kho vào sổ chi tiết vật liệu Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu ghi sổ chi tiết vật liệu với thẻ kho thủ kho Trong trường hợp co sai lệch, kế toán thủ kho kiểm tra điều chỉnh kịp thời để đảm bảo theo dõi ghi chép xác tình hình tăng giảm vật liệu II.4.3.Hạch toán tổng hợp nhập kho vật liệu Như trình bày , vật liệu cơng ty POLYCO đa dạng chủng loại thu mua từ nhiều nguồn khác thị trường Vì thế, phần hành kế tồn tốn với người bán độc lập tương phần hành kế toán vật liệu Kế toán toán kế toán vật liệu tổ chức phối hợp với nhằm phản ánh xác, đầy đủ, kìp thời tình hình tốn với người bán tình hình biến động vật liệu Sau hoàn thành việc đưa số liệu chứng từ nhập kho vào máy kế toán vật liệu chuyển phiếu nhập kho hoá đơn cho kế toán toán để theo dõi khoản chi cho vật liệu khoản phải toán với nhà cung cấp Việc theo dõi khoảnt phải toán, , toán với nhà cung cấp, kế toán theo dõi sổ chi tiết tốn với người bán (TK 331) Cơng ty POLYCO sử dụng hình thức Nhật ký chung Nhật ký chung phản ánh nghiệp vụ phát sinh thường xuyên theo trình tự thời gian Cùng với việc theo dõi ngun, vật liệu TK152 kế tốn cịn phải theo dõi tài khoản liên quan Với vật liệu mua trả tiền kế tốn vào sổ TK 111, trả tiền qua chuyển khoản thi kế toán theo dõi TK 112, vật liệu mua chưa trả tiền người bán kế tốn theo dõi khoản phải trả nhà cung cấp,kế toán vật liệu hạch toán: BT1: Nợ TK 152 3.060.350 Nợ TK 133 306.035 Có TK 111 BT2: 3.366.385 Nợ TK 152 3.243.680 Nợ TK133 324.368 CóTK 331 3.568.048 Tại cơng ty POLYCO có hai hình thức chủ yếu sau: + Thanh toán tiền mặt chuyển khoản + Thanh toán tiền vay Ví dụ 2: Ngày 8/3 cơng ty toán tiền hàng cho nhà cung cấp theo hoá đơn số 047978 ngày 21/2 tổng tiền hàng 177.287.800đ tiền vay ngắn hạn: 100.000.000đ cịn lại tốn chuyển khoản: Nợ TK 331 177.287.800 Có TK 311 100.000.000 Có TK 112 77.287.800 Với nhứng khoản giảm giá hàng mua công ty hưởng mua nhiều, tốn trước hạn cơng ty hạch tốn giảm giá vật liệu nhập kho Nợ TK 111, 112 : Người bán trả TM TGNH Nợ TK 331 : người bán chấp nhận giảm giá Có TK 152 : khoản giảm giá hưởng Ví dụ 3: Ngày 8/3 cơng ty tốn tiền hàng cho nhà cung cấp giảm giá 1%: Nợ TK 112 1.772.878 Có TK 152 1.772.878 Việc hạch toán theo quy định chế độ kế toán, phản ánh giá trị vật liệu, nhiên nêu vật liệu xuất dùng gây cho kế tốn số phức tạp việc hạch toán, ghi sổ lại Đối với vật liệu công ty nhập từ nước ngồi, cơng ty phải chịu thuế nhập Căn vào giấy thông báo thuế, tờ khai nhập cục hải quan gửi đến, kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp chứng từ ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu Có TK 3333 : Thuế suất, nhập (chi tiết thuế nhập khẩu) II.4.4.Hạch toán xuất kho vật liệu II.4.4.1.Thủ tục xuất kho vật liêu Tại cơng ty POLYCO có kho quản lý vật liệu đặt kề bên xưởng sản xuất Khi xưởng sản xuất có nhu cầu vật liệu phục vụ sản xuất, thống kê phân xưởng viết đơn xin lĩnh vật tư, kê khai rõ danh điểm vật liệu cần lĩnh với đầy đủ số lượng, quy cách, yêu cầu chất lượng vật liệu( dựa sở kế hoạch sản xuất phân xưởng), có xác nhận bên tổ chức sản xuất kèm với phiếu xuất kho tổ chức sản xuất lập Phiếu xuất kho lập làm liên phận lĩnh vật tư giữ liên, lại liên chuyển cho thủ kho để ghi thẻ kho Khi lĩnh vật tư người lĩnh phải đem theo phiếu xuất kho xuống kho để thủ kho ghi lại số thực xuất vào phiếu xuất kho thẻ kho Đơn vị: Công ty POLYCO Bộ phận: xưởng VĩnhTuy Mẫu số 02-VT PHIẾU XUẤT KHO Ngày tháng năm 2003 Số: 210 Nợ: 154 Có:152 Họ tên người nhận hàng: Anh Tiệu Lý xuất kho: làm cơng trình Hệ nấu Nghệ An Xuât kho: Xưởng Vĩnh Tuy – Công ty POLYCO Stt Tên, nhãn hiệu, quy MS Đơ Số lượng cách, phẩm chất n Yêu Thực vật tư, sản phẩm vị cầu xuất Que hàn KST 308 2ly Que hàn KST 308 2ly6 Que hàn KST 308 3ly2 Que hàn KST 308 ly Cộng Kg kg kg kg 60 80 240 300 60 80 240 300 Đơn giá Thành tiền 61.595 57.230 55.775 54.805 3.695.700 4.578.400 13.386.00 16.441.50 38.101.600 Tổng sổ tiền viết chữ:Ba tám triệu trăm linh ngàn sáu trăm đồng Xuất, ngày tháng năm 2003 Phụ trách phận Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho sử dụng (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) Sau 10 ngày, thủ kho thu lại toàn phiếu xuất kho phận tính tổng số vật tư xuất, đối chiếu với số ghi thẻ kho, kí vào liên Một liên người phụ trách vật liệu phận sản xuất giữ lại để theo dõi Một liên gửi ban tổ chức sản xuất để lưu Một liên thủ kho giữ ghi thẻ kho chuyển lên phịng kế tốn II.4.4.2 Hạch tốn chi tiết vật liệu Tại kho: thủ kho thực mở thẻ kho Khi nhận chứng từ xuất kho thủ kho ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho có liên quan Cuối ngày, thủ kho phải tính số tồn kho loại vật liệu thẻ kho 10 ngày, thủ kho chuyển toàn chứng từ phịng kế tốn làm chứng từ ghi sổ Để đảm bảo xác số vật liệu tồn kho, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn kho số tồn thẻ kho Vật liệu công ty nhiều nên công ty không tiến hành kiểm tra thường xuyên mà thực kiểm kê vào cí năm Đơn vị: Công ty POLYCO Bộ phận: xưởng VĩnhTuy Mẫu số 06-VT THẺ KHO Ngày lập thẻ:1 tháng năm 2003 Tờ số:19 Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư: sắt Đơn vị tính: Cây Stt Chứng từ Diễn giải SH NT 013826 090416 017606 017613 017613 Người lập biểu ( Đã kí) 8/3 9/3 10/3 11/3 11/3 Tồn đầu tháng3 Nhập vât tư Xuất làm CTQ/Ngãi Nhập vật tư Nhập vật tư Xuất vật tư Cộng P/S tháng3 Tồn tháng Ngày Số lượng N- X Nhập Xuất 50 45 31 168 249 168 213 Xác Tồn nhận 20 70 25 56 224 56 56 Ngày 31 tháng năm 2003 Kế toán trưởng ( Đã kí) Tại phịng kế tốn: Sau nhận chứng từ, phiếu xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp chứng từ tiến hành định khoản, ghi sổ Số liệu chứng từ nhập vào máy tính Kế tốn tiến hành nhập liệu số lượng xuất loại vật liệu máy tính tự động tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp giá thực tế, đồng thời máy tự vào sổ chi tiết vật liệu Kế toán vào cột đơn giá thành tiền để ghi vào đơn giá phiếu xuất kho Sổ đóng thành Cuối tháng, kế toán tập hợp tất chứng từ nhập xuất vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu Máy tự động chuyển số liệu lập bảng in , bảng sở để đối chiếu với sổ TK152  ... độ hành Nhà nước mà công tác kế tốn cơng ty Cơ nhiệt Điện lạnh Bách khoa Hà Nội có đặc điểm sau: + Hệ thống tài kho? ??n công ty áp dụng : Là hệ thống tài kho? ??n kế toán thống Bộ tài ban hành theo... - Công ty công nghiệp thực phẩm Nam Định - Công ty rượu bia Việt Trì - (Bia VIGER) - Cơng ty bia Đơng Hà - Quảng Trị - Cơng ty bia Hải Phịng - Công ty thực phẩm công nghiệp Hà Đông - Công ty. .. trị, cơng dụng khác nhau, muốn quản lý tốt vật liệu hạch tốn xác vật liệu phải tiến hành phân loại nguyên, vật liệu cách khoa học hợp lý.ở công ty POLYCO toàn nguyên, vật liệu sử dụng cơng ty chia