KHẢO SÁT PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM I. KHẢO SÁT QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN. Công tác quản lý văn bản tại Trung tâm Công nghệ thông tin được thực hiện bởi bộ phận văn thư thuộc phòng Kế toán tổng hợp. Hệ thống các văn bản tại Trung tâm được chia thành hai loại: Văn bản được gửi từ các đơn vị ngoài đến trung tâm như từ trụ sở chính, từ các chi nhánh hoặc từ các đối tác (văn bản đến) và văn bản được gửi từ các đơn vị nội bộ trong trung tâm như các phòng ban, các cá nhân ra các đơn vị ngoài (văn bản đi). Tất cả các văn bản gửi đến và gửi đi Trung tâm đều phải qua bộ phận văn thư để tiến hành lưu trữ. Ngoài việc phân loại thành văn bản đến và văn bản đi, các văn bản còn được phân loại nhỏ hơn theo loại văn bản và theo mức độ của văn bản (độ khẩn và độ mật). Theo loại văn bản, các văn bản được phân thành các loại sau: 2 Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp Quy chế Báo cáo Hướng dẫn Thông báo Biên bản kiểm tra Biên bản xác nhận Thủ tục phân bổ Tờ trình Công văn Thủ tục kiểm tra Thủ tục kiểm định Luật Dự án Hợp đồng Điều lệ Đơn thư kiếu tố Kiến nghị Phiếu chuyển Giấy báo Sao lục Giấy đi đường Giấy mời Giấy nghỉ phép Giấy phép Giấy giới thiệu Giấy đề nghị Công điện Việc riêng Điện báo Theo độ mật của văn bản, văn bản được phân thành các loại sau: Thường Mật Tuyệt mật Tối mật Theo độ khẩn của văn bản, văn bản được phân thành các loại sau: Thường Khẩn Thượng khẩn 2 Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Ho tc 1. Vn bn n. Vn bn n gm cỏc vn bn c gi ti Trung tõm t tr s chớnh, t cỏc chi nhỏnh ca Ngõn hng Cụng thng Vit Nam v t cỏc i tỏc ca Trung tõm. Trc ht, vn bn n c chuyn ti b phn vn th thuc phũng K toỏn tng hp. Ti õy, vn bn n c phõn loi quy nh. Vn bn sau khi c phõn loi c chuyn ti ban giỏm c xem xột v phờ duyt. Vn bn ó c phờ duyt s c chuyn li cho b phn vn th tin hnh lu tr vn bn, tc l nhp thụng tin ca vn bn vo mỏy tớnh v lu tr mt bn sao ca vn bn trờn giy hoc lu tr trong mỏy tớnh bng phng phỏp scan vn bn. Vi vn bn c lu tr trờn giy s c chia thnh cỏc tp vn bn phõn loi theo vn bn n v vn bn i; v theo tng loi vn bn, sp xp theo th t ngy nhn hoc ngy gi vn bn. Sau khi ó nhp thụng tin ca vn bn, vn bn c gi ti cỏc phũng ban trong Trung tõm hoc chuyn cho ngi nhn cú thm quyn x lý (theo s phờ duyt v phõn cụng ca ban giỏm c). 2. Vn bn i. Vn bn i l nhng vn bn t Trung tõm n cỏc n v ngoi (tr s chớnh, cỏc chi nhỏnh hoc cỏc i tỏc). Vn bn trc khi gi i phi cú s phờ duyt ca Ban giỏm c hoc ngi cú thm quyn. Sau ú, vn bn c chuyn ti b phn vn th tin hnh phõn loi, nhp liu v lu li bn sao ca vn bn i (trờn giy hoc bng phng phỏp 3 Ngô Lan Phơng - Tin học 44A - ĐHKTQD 4 Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp scan lưu trữ trên máy tính). Bộ phận văn thư có trách nhiệm chuyển văn bản tới đúng địa chỉ người nhận của văn bản. Ngoài văn bản đến và văn bản đi, hệ thống văn bản của Trung tâm Công nghệ thông tin còn có văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản dự thảo. Văn bản lưu chuyển nội bộ là các văn bản được gửi đi và gửi đến giữa các cá nhân và phòng ban trong Trung tâm. Văn bản dự thảo là các văn bản đang trong quá trình xây dựng, có thể chuyển phát hành thành văn bản nội bộ hoặc văn bản đi để sửa chữa, xin đóng góp ý kiến. Quy trình xử lý của văn bản nội bộ cũng như văn bản dự thảo cũng tương tự như văn bản đi và văn bản đến. Nhưng trong phạm vi của chuyên đề thực tập tốt nghiệp, tôi xin đi sâu vào hai loại văn bản là văn bản đi và văn bản đến. II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN. 1. Các tác nhân của hệ thống. Các đối tượng người dùng mà hệ thống thông tin quản lý văn bản sẽ phục vụ được chia thành bốn nhóm: Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo và Quản trị viên hệ thống. Đây là bốn đối tượng mà hệ thống hướng tới, thông qua các chức năng của chương trình, các đối tượng có thể thao tác xử lý và theo dõi các công việc một cách thuận lợi, nhanh chóng và chính xác. 1.1. Văn thư. 4 Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD 5 Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp Tất cả các văn bản gửi đến và văn bản gửi đi đều được bộ phận văn thư cập nhật thông tin và lưu trữ lại. Văn thư là tác nhân thực hiện thao tác các nghiệp vụ sau: - Tiếp nhận văn bản đến. - Phân loại các văn bản đến. - Cập nhật các thông tin của văn bản đến vào hệ thống. - Thực hiện chuyển văn bản đến cho các đối tượng liên quan. - Cập nhật thông tin của văn bản chuyển đi. - Tìm kiếm, tra cứu văn bản trong hệ thống. - Tạo lập các báo cáo thống kê. 1.2. Chuyên viên. Chuyên viên là những người tham gia trực tiếp vào quá trình xử lý văn bản. Tác nhân này thực hiện các thao tác nghiệp vụ sau: - Tiếp nhận các công việc do lãnh đạo giao kèm theo các văn bản và tài liệu liên quan, phối hợp với các chuyên viên liên quan. - Tìm kiếm tra cứu tài liệu để giải quyết công việc. - Kết xuất các báo cáo thống kê tổng hợp và báo cáo thống kê tình hình xử lý công việc. 1.3. Lãnh đạo. Lãnh đạo là người phê duyệt các văn bản, phân công cho chuyên viên xử lý. Lãnh đạo là tác nhân tham gia vào quá trình xử lý, thực hiện các thao tác nghiệp vụ: - Nhận các văn bản để giao việc cho các chuyên viên. - Giám sát quá trình thực hiện của chuyên viên 5 Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD 6 Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp - Cho ý kiến liên quan đến xử lý văn bản và ký phê duyệt. - Kết xuất thống kê tình hình xử lý công việc của các chuyên viên. - Xem các văn bản. - Tìm kiếm tra cứu các văn bản tài liệu trong hệ thống. 1.4. Quản trị viên hệ thống. Quản trị viên hệ thống là đối tượng chịu trách nhiệm duy trì hoạt động của hệ thống: - Quản lý các danh mục dùng chung của hệ thống. - Thiết lập các quy tắc và các tham số hệ thống nhằm đảm bảo tính trao đổi liên tục và bảo mật của hệ thống. - Quản lý người dùng hệ thống (phân quyền, tước bỏ quyền đối với các chức năng nghiệp vụ tương ứng với vai trò của từng đối tượng). 2. Sơ đồ chức năng BFD. 6 Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD Hệ thống thông tin quản lý văn bản Tạo lập các thống kê, báo cáo Tìm kiếm, tra cứu văn bản Quản lý quá trình xử lý văn bản đến Quản lý văn bản đi Quản lý văn bản đến 7 Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp 2.1. Chức năng quản lý văn bản đến. Hệ thống cho phép văn thư cập nhật, sửa chữa các thông tin của văn bản đến, phân loại văn bản theo các tiêu chí, tìm kiếm thống kê, xem các văn bản đến liên quan. Cho phép lãnh đạo nhận, phân xử lý các văn bản đến cần giải quyết, giao việc cho các chuyên viên, theo dõi quá trình xử lý công việc, xác nhận các công việc do chuyên viên thực hiện. 2.2. Chức năng quản lý văn bản đi. Hệ thống hỗ trợ văn thư thực hiện nghiệp vụ quản lý các văn bản gửi đi cơ quan ngoài, cho phép cập nhật, sửa đổi thông tin của văn bản, xác nhận phát hành văn bản đi đến đơn vị hoặc đối tượng nhận theo đúng yêu cầu. 2.3. Chức năng quản lý quá trình xử lý công việc. Hệ thống cho phép các chuyên viên xem luồng công việc, thực hiện các công việc, theo dõi trạng thái công việc của các chuyên viên khác nhằm giải quyết kịp thời, có hiệu quả. Đối với lãnh đạo, hệ thống cho phép theo dõi toàn bộ quá trình xử lý công việc của các chuyên viên, xác nhận chuyên viên hoàn thành công việc hoặc giao thêm công việc yêu cầu chuyên viên thực hiện. 2.4. Chức năng tìm kiếm tra cứu văn bản. Cung cấp công cụ cho các đối tượng người dùng khả năng tìm nhanh chóng các văn bản liên quan một cách chi tiết. 7 Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD 8 Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp 2.5. Chức năng tạo lập các thống kê, báo cáo. Cho phép các đối tượng (tuỳ theo quyền hạn) thao tác kết xuất các báo cáo, thống kê theo các tiêu chí tuỳ chọn khi có yêu cầu. 3. Sơ đồ luồng thông tin IFD. 3.1. Sơ đồ luồng thông tin của văn bản đến. Sự kiện khởi sinh Nguồn Bộ phận văn thư Văn bản đến hàng ngày Văn bản đến Nhận và phân loại văn bản Văn bản đã được phân loại Sổ văn bản Vào sổ văn bản Trình lãnh đạo phê duyệt 8 Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD 9 Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp Văn bản đã được phê duyệt Nơi gửi (Đơn vị ngoài) Nơi nhận (Đơn vị nội bộ - phòng ban) 3.2. Sơ đồ luồng thông tin của văn bản đi Sự kiện khởi sinh Nguồn Bộ phận văn thư Văn bản đi hàng ngày Trình lãnh đạo phê duyệt Văn bản đi Sổ văn bản Văn bản đã được phê duyệt Nhận và phân loại văn bản 9 Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD 10 Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp Văn bản đã được phê duyệt và phân loại Vào sổ văn bản Nơi gửi (Đơn vị nội bộ - phòng ban) Nơi nhận (Đơn vị ngoài) 10 Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD [...]... duyt H thng thụng tin qun lý vn bn Lónh o Vn bn i/ n Vn bn i/ n ó phờ duyt n v ni b Vn bn n ó phờ duyt Vn bn i 11 Ngô Lan Phơng - Tin học 44A - ĐHKTQD 12 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 4.2 DFD mc 0 S vn bn Vn bn n S vn bn 1.0 Qun lý vn bn n n v ngoi Vn bn n Vn bn n Vn bn i ó c phờ duyt Lónh o n v ni b Vn bn n ó c phờ duyt Vn bn i Vn bn i ó c phờ duyt 2.0 Qun lý vn bn i 12 Ngô Lan Phơng - Tin học 44A - ĐHKTQD... hiu thỡ bỏo cỏo s th hin chi tit cỏc thụng tin ca vn bn ú Nu tỡm kim theo cỏc tiờu thc khỏc, bỏo cỏo s th hin di dng danh sỏch cỏc vn bn 5 Cỏc form bỏo cỏo/ thng kờ Gm cú Bỏo cỏo chi tit (a thụng tin chi tit ca tng vn bn), Bỏo cỏo x lý vn bn n (a thụng tin v mc hon thnh ca x lý vn bn n), Thng kờ danh sỏch vn bn v Thng kờ danh mc t in 5.1 Form bỏo cỏo x lý vn bn n ... Vn bn Danh mc t in Nhõn viờn n v ni b n v ngoi Chc v khn mt X lý vn bn Vn bn n Vn bn i Tỡm kim Vn bn n Vn bn i Vn bn ó x lý Bỏo cỏo/ Thng kờ Bỏo cỏo chi tit Bỏo cỏo x lý vn bn n Thng kờ vn bn Thng kờ danh mc t in 3 Mt s form cp nht Cú 2 loi form cp nht l cp nht vn bn v cp nht danh mc t in Cp nht vn bn cú: Vn bn i, vn bn n v Vn bn x lý Cp nht danh mc t in cú: Danh mc nhõn viờn, Danh mc n v ngoi, Danh... n Vn bn n ó c phờ duyt 4.3 DFD mc 1 1.0 Qun lý vn bn n 13 Ngô Lan Phơng - Tin học 44A - ĐHKTQD 14 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 2.0 Qun lý vn bn i Lónh o n v ni b (phũng ban) Vn bn i 2.1 Nhn v phõn loi vn bn Vn bn i ó c phờ duyt Vn bn i ó c phờ duyt 2.2 Vo s vn bn n v ngoi 2.3 Chuyn vn bn Vn bn i ó c phờ duyt S vn bn Vn bn i ó c phờ duyt 14 Ngô Lan Phơng - Tin học 44A - ĐHKTQD III THIT K C S D LIU 1... 3.2 Form X lý vn bn n 3.3 Form Danh mc nhõn viờn 4 Form tỡm kim Form tỡm kim gm cú Tỡm kim vn bn i, Tỡm kim vn bn n v Tỡm kim vn bn ó x lý 4.1 Form tỡm kim vn bn n Khi n nỳt In, kt qu tỡm kim s c a ra di dng bỏo cỏo Form tỡm kim vn bn i cng tng t form tỡm kim vn bn n, cú th tỡm theo cỏc tiờu thc: S hiu, Loi VB, mt, khn, Ngy gi, Ni gi, Nhi nhn, Ni dung v Tt c 4.2 Form Tỡm kim vn bn ó x lý Khi n nỳt... vn bn Ngy vn bn ht hiu lc Ni dung ca vn bn Ghi chỳ Phờ duyt ca lónh o XU_LY_VB Tờn trng SoHieu MaNV ThoiHan NoiDung KetQua Kiu Text Text Date Memo Memo rng 7 7 8 Mụ t S hiu vn bn Mó nhõn viờn x lý Thi hn x lý VB Ni dung cụng vic Kt qu t c DM_NHOM_NGUOI_DUNG Tờn trng MaNhom TenNhom Kiu Text Text rng 7 50 Mụ t Mó nhúm ngi dựng Tờn nhúm ngi dựng DM_NGUOI_DUNG Tờn trng Kiu TenNguoiDung Text MatKhau Text... liu Thờm mt bn ghi trng Kim tra d liu nhp? Thụng bỏo nhp sai Nhp d liu Lu d liu KT S Tip tc? S 3 Thut toỏn tỡm kim B Hin mn hỡnh tỡm kim Chn tiờu thc tỡm kim Tỡm thy? Thụng bỏo Hin kt qu tỡm kim KT S Tin hnh tỡm kim In kt qu? S Tip tc? S Kt qu di dng bỏo cỏo 4 Thut toỏn lp bỏo cỏo B Hin mn hỡnh chn bỏo cỏo Chn tiờu thc bỏo cỏo KT Hin bỏo cỏo S Tip tc? Kim tra tiờu thc? Thụng bỏo S V CC MN HèNH... Logical Date Text Text Memo rng 7 7 15 35 1 8 20 100 Mụ t Mó nhõn viờn Mó chc v Mó n v ni b Tờn nhõn viờn Gii tớnh Ngy sinh in thoi a ch Email Ghi chỳ DM_NHAN_VIEN Tờn trng MaNV MaCV MaDVNoibo TenNV GioiTinh NgaySinh DienThoai Email GhiChu DM_VB_DEN Tờn trng SoHieu MaLoai MaDM MaDK MaDVNgoai SoLuong NgayKy NguoiKy NgayNhan NoiNhan Kiu Text Text Text Text Text Numeric Date Text Date Text rng 15 7 7 7 . KHẢO SÁT PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM I. KHẢO SÁT QUY. QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN. Công tác quản lý văn bản tại Trung tâm Công nghệ thông tin được thực hiện bởi bộ phận văn thư