PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TIỀN GỬI 2.1 Tổ chức và thông tin trong tổ chức 2.1.1 Khái niệm tổ chức và khái niệm thông tin quản lý Tổ chức là một tập hợp các cá thể có chung mục đích, cùng làm việc với nhau để đạt được mục đích đó bằng sự hợp tác và phân công lao động. Thông tin có thể được hiểu là dữ liệu đã được qua xử lý. Tuy nhiên, một định nghĩa đầy đủ hơn cho rằng thông tin là sản phẩm đầu ra nhưng cũng là nguyên liệu của hệ thống quản lý.  Các khái niệm liên quan đến thông tin: chủ thể phản ánh (đối tượng truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh (đối tượng nhận tin). Vỏ vật chất chuyên chở thông tin là vật mang tin. Các vật mang tin thông dụng là ngôn ngữ, chữ số, các ký hiệu…Khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi là nội dung của thông tin đó. Hình 2.1: Sơ đồ truyền tin Chñ thÓ ph¶n ¸nh Th«ng tin Chñ thÓ nhËn ph¶n ¸nh VËt mang tin 2.1.2 Vai trũ ca thụng tin trong t chc Ch th qun lý thu nhn thụng tin t mụi trng v t chớnh i tng qun lý ca mỡnh m xõy dng mc tiờu, lp k hoch, b trớ cỏn b, ch huy, kim tra v kim soỏt s hot ng ca t chc. Vỡ nhng nhim v trờn ca nh qun lý, thụng tin l rt cn thit cho cỏc quỏ trỡnh ra quyt nh, nú l nhõn t quan trng nh hng ti s ỳng n, hp lý cho quyt nh ca ngi qun lý. Lao ng qun lý ca nh qun lý c chia ra lm hai phn, lao ng ra quyt nh v lao ng thụng tin. Lao ng ra quyt nh chim khong 10% thi gian lao ng ca nh qun lý, ớt mang tớnh quy trỡnh v cú nhiu yu t ch quan. Lao ng thụng tin l ton b phn lao ng dnh cho vic thu thp, x lý, lu tr, phõn phỏt thụng tin, mang tớnh khoa hc, cú quy trỡnh v khỏch quan. Vic phõn chia lao ng ny khng nh tm quan trng ca thụng tin. S lao ng s dng v lm vic vi thụng tin ngy cng tng. Thụng tin tỏc ng n h thng nh sau: Hỡnh 2.2: S lung thụng tin gia cỏc cp Hệ thống thông tin quản lý Đối tượng quản lý Thông tin tác nghiệp Thông tin từ môi trường Thông tin ra môi trường Thông tin quyết định Lao động của nhà quản lý quyết định đến sự sống còn, sự phát triển của một công ty. Mà thông tin chiếm một vai trò quan trọng trong quyết định của nhà quản lý. Vì vây, thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời là một yếu tố không thể thiếu được với mỗi doanh nghiệp. 2.2 Hệ thống thông tin quản lý 2.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… Tập hợp này được tổ chức nhằm mục đích thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin. Quá trình trên được mô tả trong hình 2.3 Hình 2.3: Quy trình hoạt động của hệ thống thông tin Như vậy, hệ thống thông tin nào cũng gồm có bốn bộ phận: bộ phận nhận dữ liệu (inputs), bộ phận xử lý, kho dữ liệu (storage) và bộ phận đưa dữ liệu ra (outputs). Nguån §Ých Thu thËp Ph©n ph¸t Xö lý vµ l­u tr÷ Kho d÷ liÖu 2.2.2 Mụ hỡnh biu din h thng thụng tin Cựng mt h thng thụng tin cú th cú nhng cỏch mụ t khỏc nhau tựy theo quan im, cỏch nhỡn, vi trũ ca tng ngi i vi h thng ú. Vớ d, mt ngi ch n thun s dng h thng, h s ch thy c sn phm u ra l gỡ t mt u vo c th. Nhng mt ngi trc tip tham gia vo h thng cú th hiu cn k hn h thng, nhng kh nng, nhng gii hn ca h thng. V mt lp trỡnh viờn thỡ li nhỡn h thng ú bng con mt khỏc, con mt ca ngi phỏt trin phn mm, v h thng lỳc ny tr thnh tp hp nhng hm, nhng th tc, Cựng vi vớ d trờn l s phõn chia ba mụ hỡnh biu din h thng thụng tin khỏc nhau. Vic phõn chia cỏc mụ hỡnh ny l rt quan trng vỡ nú to ra mt trong nhng nn tng ca phng phỏp phõn tớch thit k. ú l mụ hỡnh logic, mụ hỡnh vt lý ngoi v mụ hỡnh vt lý trong. S di õy mụ t mi tng quan gia ba mụ hỡnh ny. Hỡnh 2.4: Ba mụ hỡnh ca h thng thụng tin Mô hình logic (góc nhìn quản lý) Mô hình vật lý trong (góc nhìn kỹ thuật) Mô hình vật lý ngoài (góc nhìn sử dụng) Cái gì? Đề làm gì? Cái gì? ở đâu? khi nào? Như thế nào Mô hình ổn định nhất Mô hình thường xuyên thay đổi nhát  Mô hình logic: Mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho chứa dữ liệu và kết quả lấy ra cho những xử lý và những thông tin mà hệ thông sản sinh ra. Mô hình này chỉ quan tâm đế việc trả lời câu hỏi “cái gì?”, “để làm gì?” mà không quan tâm đến cách thức xử lý dữ liệu như thế nào.  Mô hình vật lý ngoài: Chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu, vật mang kết quả, những phương tiện để thao tác với hệ thống, các thủ tục thủ công cũng như yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, các phương tiện đầu cuối. Mô hình này cũng chú ý đến thời gian của hệ thống.  Mô hinh vật lý trong: Quan tâm đến khía cạnh bên trong của hệ thống, nó trả lời câu hỏi “làm như thế nào?”, đó là cái nhìn của một nhân viên kỹ thuật. Nó quan tâm đến những thông tin liên quan tới công cụ dùng thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ, tốc độ xử lý của các thiết bị,…Nguyên nhân và phương pháp phát triển một hệ thống thông tin. 2.2.3 Nguyên nhân cần phát triển một hệ thống thông tin Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển hệ thống thông tin trong bất cứ trường hợp nào là nhằm đem lại cho người sử dụng nó một công cụ hỗ trợ hiệu quả trong công việc ra quyết định hàng ngày. Tuy nhiên, còn một số yêu cầu khác buộc doanh nghiệp phải ra quyết định xây dựng một hệ thống thông tin. Dưới đây là một số nguyên nhân khách quan đó.  Những vấn đề về quản lý. Những vấn đề về quản lý là những vấn đề phát sinh trong một hoàn cảnh, khi sự phát triển của doanh nghiệp bị quyết định bởi tính hiện đại của hệ thống thông tin, hay cụ thể hơn, khi hệ thống thông tin là tất yếu để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. Lúc này, các hoạt động của doanh nghiệp cạnh tranh có tác động lớn tới công ty.  Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Nhà quản lý nhận ra sự cần thiết phải phát triển một hệ thống thông tin.  Sự thay đổi của công nghệ. Sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ cũng là một trong những nguyên nhân chính. Công ty, doanh nghiệp nào ứng dụng những công nghệ mới, hiện đại nhất sẽ là những công ty, doanh nghiệp được hỗ trợ quản lý đắc lực hơn, và vì thế, có lợi thế hơn trong cạnh tranh. Mặt khác, công nghệ lạc hậu không thể được duy trì vì đến một lúc nào đó, nếu nó đi ngược lại thời đại, điều này có thể cản trở đến sự phát triển của doanh nghiệp.  Thay đổi sách lược chính trị. 2.2.4 Phương pháp phát triển hệ thống Mục đích của một dự án phát triển hệ thống thông tin là xây dựng được một sản phẩm đúng như yêu cầu của người sử dụng mong muốn, đem lại hiệu quả cao trong công việc. Vì vậy, có rất nhiều phương pháp để phát triển một hệ thống. Một phương pháp phát triển hệ thống thông tin có thể được coi là một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý. Các phương pháp hiện đại dựa vào ba nguyên tắc sau đâu để phát triển hệ thống thông tin:  Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Mô hình như đã nó ở trên đó là ba mô hình logic, vật lý ngoài và vật lý trong. Ba mô hình trên hỗ trợ đắc lực cho việc phân tích, thiết kế, nó luôn được sử dụng trong mọi trường hợp.  Nguyên tắc 2: Đi từ chung đến riêng. Là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Để có thể phát triển một hệ thống, phải xem xét tổng quan mục đích của nó rồi chia ra từng module nhỏ hơn. Cứ như vậy đến khi tiếp cận tới hệ thống một cách chi tiết.  Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Việc phân tích chủ yếu bắt đầu từ những quan sát người sử dụng, những yêu cầu của chính những người tham gia vào hệ thống, vì thế, giai đoạn này chủ yếu cung cấp về các mô tả vật lý ngoài. Phương pháp phát triển một hệ thống được trình bày dưới đây là phương pháp thác nước, gồm 7 giai đoạn. 2.2.5 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin 2.2.5.1 Đánh giá yêu cầu Đây là giai đoạn nhằm mục đích cung cấp cho những người lãnh đạo tổ chức những dữ liệu thực tế để có thể ra quyết định về tính khả thi, hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Bao gồm các công đoạn sau:  Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu  Làm rõ yêu cầu  Đánh giá khả năng thực thi  Chuẩn bị và trình bày báo cáo 2.2.5.2 Phân tích thiết kế Được tiến hành sau giai đoạn trên. Mục đích chính là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định nguyên nhân thực sự của những vấn đề đó, những đòi hỏi và ràng buộc của hệ thống, những mục tiêu mà hệ thống phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích thiết kế sẽ quyết định dự án có được tiếp tục không. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:  Lập kế hoạch phân tích thiết kế  Nghiên cứu môi trường hệ thống  Nghiên cứu hệ thống thực tại  Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp  Đánh giá lại tính khả thi  Thay đổi đề xuất của dự án  Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết 2.2.5.3 Thiết kế logic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã thiết lập từ giai đoạn trước. Mô hình của hệ thống mới gồm thông tin mà hệ thống đó sản sinh (outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý, các dữ liệu vào. Các công đoạn trong giai đoạn này bao gồm:  Thiết kế cơ sở dữ liệu  Thiết kế xử lý  Thiết kế các luồng dữ liệu vào  Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic  Hợp thức hóa mô hình logic 2.2.5.4 Đề xuất các phương án của giải pháp Đây là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Các công đoạn trong quá trình này là:  Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức  Xây dựng các phương án của giải pháp  Đánh giá các phương án của giải pháp  Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp 2.2.5.5 Thiết kế vật lý ngoài Được tiến hành ngay sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn. Kết quả của giai đoạn này là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới và tài liệu dành cho người sử dụng . Những công đoạn chính của quá trình này là  Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài  Thiết kế chi tiết các giao diện  Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa  Thiết kế các thủ tục thủ công  Chuẩn bị trình bày báo cáo 2.2.5.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả là phần tin học hóa của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Ngoài ra còn phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính:  Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật  Thiết kế vật lý trong  Lập trình  Thử nghiệm hệ thống  Chuẩn bị tài liệu 2.2.5.7 Cài đặt và khai thác Chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này như sau:  Lập kế hoạch cài đặt  Chuyển đổi  Khai thác và bảo trì  Đánh giá 2.3 Phân tích hệ thống thông tin 2.3.1 Phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích Để có một sự thấu hiểu về hệ thống cần phân tích, cán bộ phân tích phải tiến hành thu thập thông tin. Sau đây là các phương pháp phục vụ cho công việc này, bao gồm: phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, và quan sát. 2.3.1.1 Phỏng vấn Việc gặp gỡ những người lãnh đạo, những người quản lý cấp dưới và những người trực tiếp tham gia vào quá trình sử dụng hệ thống thông tin sau này là rất quan trọng. Phân tích viên sử dụng phương pháp này để có thể nắm bắt những yêu cầu của một hệ thống mới đề ra. Để việc phỏng vấn đạt được hiệu quả cao, các quy trình sau đây nên được tuân thủ.  Chuẩn bị phỏng vấn o Lập danh sách những người sẽ được phỏng vấn và lịch phỏng vấn [...]... ln xut ca thc th A 2.5 Thit k vt lý ngoi 2.5.1 Thit k vt lý u ra Thit k vt lý u ra cú hai nhim v: la chn vt mang tin v b trớ thụng tin trờn vt mang La chn vt mang tin truyn ti thụng tin cn phi cú vt mang tin, õy l yu t phi c la chn u tiờn vỡ nú quyt nh dng thc ca u ra Cú 4 loi vt mang tin chớnh: giy, mn hỡnh, ting núi, vt mang tin t tớnh hoc quang tớnh B trớ thụng tin u ra trờn vt mang Sau khi xỏc... IFD Thủ công Giao tác người máy Tin học hóa hoàn toàn kHO LƯU TRữ Dữ LIệU Thủ công DòNG THÔNG TIN Tin học hóa điều khiển Hỡnh 2.6: Cỏc ký phỏp c bn ca ngụn ng IFD S lung thụng tin c dựng mụ t h thng thụng tin theo cỏch thc ng Tc l mụ t s di chuyn ca d liu, vic x lý, lu tr trong th gii vt lý bng cỏc s Dũng thụng tin ra vo vi kho d liu khụng cn phi cú mi tờn ch hng Cú th dựng thờm mt s ký t khỏc nh... logic ca h thng thụng tin qun lý 2.4.1 Thit k c s d liu logic i t cỏc thụng tin ra Cỏc bc tin hnh thit k c s d liu logic t cỏc thụng tin u ra: Bc 1: Xỏc nh cỏc u ra o Lit kờ ton b u ra o Ni dung, khi lng, tn xut v ni nhn chỳng Bc 2: Xỏc nh cỏc tp cn thit cung cp d liu cho vic to ra tng u ra o Lit kờ cỏc phn t thụng tin trờn u ra Trờn mi thụng tin u vo bao gm cỏc phn t thụng tin gi l thuc tớnh Phõn... ct: S hiu ti liu, mụ t v ti liu v cỏc nhim v x lý chỳng o Lp bng tng hp nhim v x lý gm 5 ct: s hiu nhim v x lý, mụ t v nhim v x lý, v trớ cụng tỏc thc hin, tn sut v khi lng x lý, ti liu s dng, ti liu ra o Tng hp cỏc thụng tin thu thp c, kt hp vi cỏc thụng tin khỏc thy c vn 2.3.1.2 Nghiờn cu ti liu Phng phỏp ny cho phộp cỏn b xỏc nh yờu cu cú thờm thụng tin v t chc nh lch s hỡnh thnh, phỏt trin, tỡnh... tớnh uyn chuyn, lõu bn; tin li khi s dng 2.3.3 Cụng c mụ hỡnh húa 2.3.3.1 S lung d liu (DFD) DFD Tên người, bộ phận phát, nhận tin Tên dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tên tệp dữ liệu Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu Hỡnh 2.5: Cỏc ký phỏp c bn ca ngụn ng DFD S lung d liu dựng mụ t h thng thụng tin nhng trờn gúc tru tng Trờn s gm cỏc lung d liu, x lý, lu tr, ngun, ớch nhng... kin l mt vic thc khi n nú lm khi sinh s vic thc hin ca mt hoc nhiu x lý Cụng vic l mt dóy cỏc x lý cú chung mt s kin khi sinh Tin trỡnh l mt dóy cỏc cụng vic m cỏc x lý bờn trong nú nm cựng mt lnh vc nghip v Nu tin trỡnh quỏ ln thỡ nờn chia ct thnh cỏc lnh vc nh hn Nhim v l mt x lý c xỏc nh thờm cỏc yu t v t chc: ai, õu, khi no, Pha x lý l tp hp cỏc nhim v cú tớnh n cỏc yu t t chc v s thc hin ca chỳng,... dng cú th dựng cỏc phớm lựi, tin, xem thụng tin Nu cú th thỡ nờn s dng cỏch tip cn Danh sỏch Chi tit 2.5.2 Thit k vt lý u vo La chn phng tin nhp Nhp t mt ti liu ngun qua mt thit b cui, d liu vo l u ra ca quỏ trỡnh x lý trc ú Quy tc thit k mn hỡnh nhp liu Khuụn dng mn hỡnh nờn ging vi ti liu gc; Nờn nhúm cỏc trng trờn mn hỡnh theo mt trt t cú ý ngha; Khụng nhp cỏc thụng tin m h thng cú th ly t kt qu... chu trỏch nhim x lý S ny ch mụ t n thun h thng thụng tin lm gỡ v lm gỡ Cỏc mc ca DFD S ng cnh th hin khỏi quỏt ni dung chớnh ca h thng thụng tin S ny khụng i vo chi tit m mụ t sao cho ch cn mt ln nhỡn l nhn ra ni dung chớnh ca h thng Phõn ró s : Chi tit húa, c th húa tng chc nng trong s ng cnh Cú cỏc mc 0, mc 1, 2.3.3.2 S lung thụng tin (IFD) Xử Lý IFD Thủ công Giao tác người máy Tin học hóa hoàn... chn cỏch thc b trớ sao cho nú th hin tt nht ni dung ca thụng tin Cú hai vt mang tin c dựng ch yu l giy v mn hỡnh o Thit k trang in Gm cú cỏc thụng tin c nh, khụng thay i nh tờn ti liu, tờn cụng ty, Nu thụng tin cn c phõn nhúm thỡ phi th hin tt c nhng yu t tờn ti liu, tờn trang, tờn nhúm, thõn ti liu, cui nhúm, cui trang, cui ti liu Thụng tin cú th c trỡnh by theo ct, theo ct trong tng nhúm, theo dũng...o Cn mt s thụng tin v ngi c phng vn o Lp cng ni dung chi tit cho phng vn o Xỏc nh cỏch thc phng vn (phi cu trỳc hay cú cu trỳc) o Gi trc nhng vn yờu cu o t lch lm vic o Phng tin ghi chộp l cỏc ký phỏp trờn giy kh ln Tin hnh phng vn o Nhúm phng vn gm 2 ngi (cỏn b phng vn chớnh v ngi dn dt phng vn, lc ghi) o Thỏi lch . PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TIỀN GỬI 2.1 Tổ chức và thông tin trong tổ chức 2.1.1 Khái niệm tổ chức và khái niệm thông tin quản. triển một hệ thống thông tin. 2.2.3 Nguyên nhân cần phát triển một hệ thống thông tin Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển hệ thống thông tin trong bất