PHƯƠNG PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY ĐÔNG Á I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT, TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY ĐÔNG Á 1. Những ưu điểm trong công tác hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm tại công ty Đông Á. Công ty hạch toán và quản lý chi phí vật tư Hàng tuần, các đội phải lập kế hoạch mua vật tư. Sau khi duyệt xong, công ty cung cấp vật tư và tiền vốn cho các đội, các đội phải tự tổ chức quá trình thi công vừa đảm bảo giám sát chặt chẽ chi phí vật tư vừa đảm bảo sự linh hoạt trong hoạt động của các đội. Việc công ty chỉ giao cho các đội mua sắm các loại vật tư có giá trị mà công ty trực tiếp ký hợp đồng mua bán những vật tư có giá trị lớn, chính và quan trọng giúp công ty nắm vững được thị trường giá cả, tiện cho việc lập kế hoạch lần sau. Đồng thời, công ty còn có thể trực tiếp đề ra các biện pháp giảm chi phí vật tư qua việc chọn nguồn hàng rẻ, có điều kiện thiết lập các quan hệ với nhà cung cấp. Vật tư mua do đội phụ trách phải qua duyệt tạm ứng đảm bảo quá trình sử dụng vật tư phù hợp với dự toán. Đồng thời, đối với vật tư công ty ký, các đội phải cử người đi lĩnh về nên giảm chi phí quản lý tại công ty (công ty không cần lập kho tại công ty). Công tác hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí vật liệu trực tiếp tại công ty rất có hiệu quả và đúng chế độ. Tại các công trình, khi nghiệp vụ phát sinh các đội phải kịp thời hoàn chứng từ lại cho công ty để hạch toán. Công ty lập các bảng kê chi tiết vật tư chính và phụ giúp cho việc theo dõi vật tư vào cuối kỳ dễ dàng. Các đội cũng phải lập bảng theo dõi chi tiết vật tư tạo điều kiện cho kế toán kiểm tra, đối chiếu vào cuối kỳ. Hơn nữa, việc lập bảng tổng hợp chi phí vật tư cho tất cả các công trình giúp cho công ty dễ so sánh giữa các công trình. - Quản lý chi phí nhân công Công tác hạch toán chi phí nhân công trực tiếp tại công ty có rất nhiều ưu điểm như hình thức khoán được sử dụng trong công ty để giao việc cho công nhân tạo động lực thúc đẩy người lao động có ý thức trách nhiệm hơn với công việc cả chất lượng và thời gian, đảm bảo tiến độ thi công của công ty. Vì nếu không khoán gọn mà trả lương theo thời gian thi công như trước dễ dẫn đến trường hợp công nhân làm cố tình kéo dài thời gian để hưởng lương. Mẫu hợp đồng làm khoán được lập rõ ràng, cụ thể. Quá trình lao động của công nhân được theo dõi thường xuyên qua bảng chấm công. Bảng thanh toán lương ghi rõ số công, số tiền của từng công nhân (do các đội trưởng lập theo từng đội) giúp cho kế toán tổng hợp lập bảng tổng hợp lương và tính giá thành rõ ràng. - Quản lý chi phí máy thi công Công tác hạch toán các chi phí liên quan đến máy thi công thành một khoản riêng, rõ ràng, cụ thể thông qua việc lập bảng tổng hợp chi phí máy thi công. Việc sử dụng nhật trình máy và lệnh điều động giúp công ty xác định rõ ràng khoảng thời gian hoạt động tại một công trình của một máy thi công qua ngày tháng ghi trên lệnh điều động. Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi phí thuê máy (chi tiết theo loại máy, số ca, số tiền một ca), chi phí nhiên liệu cho chạy máy (chi tiết theo loại vật tư, loại máy, số lượng và đơn giá), chi phí nhân công cho chạy máy. Qua đó, người quản lý hiểu rõ cấu thành chi phí sử dụng máy thi công và kế toán tổng hợp thuận lợi trong việc tính giá thành, phân tích hiệu quả sử dụng máy và tỷ trọng của từng loại chi phí trong chi phí máy và tỷ trọng chi phí máy trong giá thành. * Chi phí chung khác Tương tự chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung được tổng hợp thành bảng riêng trong đó chi tiết từng loại chi phí tạo điều kiện cho công tác quản lý, tổng hợp có hiệu quả. Đối với công cụ dụng cụ, do hoạt động xây dựng cơ bản có đặc trưng là thời gian thi công kéo dài nên các loại công cụ, dụng cụ thường khá cố định tại một công trình. Do đó công ty không phải phân bổ chi phí này cho các công trình và đây cũng là điểm thuận lợi tại công ty Đông Á. Bên cạnh những ưu điểm đó, công tác hạch toán chi phí tại công ty cũng có những nhược điểm 2. Những nhược điểm trong công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm tại công ty. * Về công tác quản lý và hạch toán chi phí Trên thực tế, công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty xây dựng cơ bản gặp rất nhiều khó khăn do hoạt động xây dựng cơ bản có những đặc điểm riêng so với các doanh nghiệp sản xuất khác. Do vậy công tác hạch toán nói chung và công tác tính giá thành, tập hợp chi phí nói riêng tại công ty Đông Á không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Đối với chi phí vật tư: Công ty tuy lập bảng theo dõi chi tiết vật tư tại các đội nhưng vẫn chưa theo dõi thật cụ thể việc nhập, xuất vật tư tại công trường (công ty không lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho tại công trường…. Đồng thời, bảng theo dõi chi tiết vật tư lập chung cho mọi loại vật tư nên tính tổng hợp chưa cao. Đối với chi phí nhân công công ty lập các hợp đồng làm khoán còn theo mẫu cũ, chưa đổi mới. Công ty giao khoán cho từng đội, đội trưởng tiến hành chia lương nhưng công ty lại không theo dõi cụ thể quá trình chia lương nên dễ dẫn đến tình trạng người lao động hưởng không đúng công sức và đội trưởng để hưởng lợi. Khi công ty lập bảng tổng hợp lương cho từng công trình, chưa ghi rõ mỗi công nhân làm bao nhiêu đối với một hợp đồng làm khoán tạp vụ cũng không chi tiết cụ thể công việc của từng người. - Đối với các chi tiết điện nước công ty mới chỉ tập hợp lại theo tổng số mà chưa chi tiết ra theo từng loại. Đối với chi phí bằng tiền khác cũng tương tự. Như vậy, nhìn vào bảng tổng hợp chi phí chung và sổ chi tiết CPQL chỉ biết tổng hợp chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác chứ không biết rõ ràng gồm những loại chi phí gì. II. NHỮNG PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY ĐÔNG Á. Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chi phí nói chung và công tác hạch toán chi phí tính giá thành sản phẩm tại công ty, công ty cần tiếp tục phát huy những ưu điểm và tìm ra các phương hướng giải quyết, khắc phục những nhược điểm nhằm làm cho công tác kế toán của công ty thực sự trở thành một công cụ quản lý nhạy bén. Qua nghiên cứu tìm hiểu tại công ty, dựa trên những kiến thức thu được qua ghế nhà trường cùng với sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Bùi Thu Thủy và các cô chú trong công ty, em xin mạnh dạn đề ra các giải pháp sau: 1. Đối với chi phí vật tư Vật tư chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành nên việc quản lý chặt chẽ chi phí vật tư là rất cần thiết. Tại mỗi công trình, công ty có bố trí thủ kho, nhân viên kinh tế, vì vậy, công ty nên có một nhân viên kế toán để tổ chức hạch toán chặt chẽ hơn nữa quá trình nhập vật tư về công trường và quá trình xuất vật tư thực cho thi công. Tuy dự toán lập hàng tuần nhưng dự toán không thể hoàn thành chính xác, do đó để kiểm soát chặt chẽ hơn nữa, quá trình quản lý trong đơn vị, sử dụng tiết kiệm hơn nữa vật tư thì khi vật tư về nhập kho công trường, các đội nên lập phiếu nhập kho công trường. Việc lập phiếu nhập kho công trường cần có sự giám sát, xác nhận của đội trưởng, thủ kho, nhân viên kế toán, nhân viên phụ trách thu mua. Ví dụ như lúc mua dây thép buộc một ly về công trình Đồn Biên Phòng Đức Long, phiếu nhập kho được lập như sau: Bảng PHIẾU NHẬP KHO CÔNG TRƯỜNG Số:……………. Công trình: Đồn Biên Phòng Đức Long Ngày 7/12/2005 Tên người nhập: Nguyễn Quốc Việt ST T Tên quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Xin nhập Thực nhập 1 Dây thép buộc 1 ly Kg 400 400 6.200 2.480.000 Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: một liên thủ kho giữ để lập thẻ kho, một liên chuyển lên cho kế toán đội giữ cùng hóa đơn để chuyển lên phòng kế toán công ty và lập bảng chi tiết vật tư vào cuối kỳ. Khi xuất vật tư cho thi công, thủ kho ghi vào thẻ kho, lấy xác nhận của kế toán và người xin lĩnh vật tư sau khi kiểm tra đủ số lượng, chất lượng, thủ kho xuất vật tư cho người có nhu cầu. Trong quá trình thi công, đội trưởng có trách nhiệm quản lý vật tư đảm bảo cho quá trình nhập và xuất vật tư chính xác và hiệu quả. Cuối tháng, phiếu nhập kho công trường thẻ kho và các hóa đơn mua hàng sẽ được gửi lên phòng kế toán công ty để ghi sổ và đối chiếu số liệu. Bảng này sẽ được sử dụng để lập luôn bảng tổng hợp vật tư sử dụng cho công trình. Các đội thấy việc lập phiếu cần phải lập bảng theo dõi vật tư. Như vậy, ta có thể thấy việc lập phiếu nhập kho công trình khiến cho quá trình tổ chức luân chuyển chứng từ ban đầu với yếu tố vật liệu trong công ty rõ ràng và chặt chẽ hơn, có nghĩa là hiệu quả quản lý chi phí cao hơn. Do vật tư nhập vào kho, nếu công ty lập phiếu nhập kho và thẻ kho, công ty nên lập sổ danh điểm bằng cách lập cho mỗi loại vật tư một danh mục và đánh mã số cho vật tư. Mỗi vật tư được đánh một mã duy nhất. Ví dụ: VT - 001 - Xi măng VT - 0011 - Xi măng của nhà máy Hoàng Thạch VT - 0012: Xi măng của nhà máy Clfcn VT - 0013: Xi măng của công ty vật tư kỹ thuật xi măng Bảng Đơn vị: Công ty Đông Á Điện thoại: 0983.192.868 SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ T T Danh điểm Tên vật tư Đơn vị Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 1 VT-0011 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 825.000 12.375.000 2. Đối với chi phí nhân công (công nhân sản xuất tạp vụ, công nhân lái máy…) công tác hạch toán cần thêm một số công việc sau: - Như trên ta đã thấy, việc công ty để cho các đội trưởng tự chia lương cho công nhân dễ dẫn đến tình trạng, người lao động không nhận được mức tiền công xứng đáng với công sức họ bỏ ra. Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động, công ty nên trực tiếp theo dõi quá trình hoạt động của công nhân qua bảng chấm công và theo dõi với hợp đồng này, công nhân nào tham gia thi công và tham gia thời gian là bao lâu. Đồng thời công ty nên trực tiếp theo dõi quá trình chia lương cho công nhân của các đội. Cuối tháng, kế toán tiền lương và nhân viên kế toán đội lập bảng tổng hợp lương theo từng hợp đồng làm khoán. Sau khi kế toán trên công ty kiểm tra khớp số liệu giữa các bảng chấm công, hợp đồng làm khoán và bảng tổng hợp lương theo hợp đồng do công ty lập và do đội lập, kế toán công ty mới lập bảng tổng hợp lương theo từng công trình. Bảng BẢNG TỔNG HỢP LƯƠNG THEO HỢP ĐỒNG Hợp đồng số 234 ST T Tên công nhân Số công Loại công Đơn giá Thành tiền 1 Nguyễn Hoàng Dũng 6 Tổ trưởng 35.000 210.000 2 Đinh Văn Hoàng 4,5 Công thợ 30.000 135.000 3 Phạm Duy Thông 4,5 Công thợ 30.000 135.000 …. …. … …. …. … Tổng x x x 2.250.000 Bảng này sẽ là căn cứ để kế toán tiền lương lập bảng tổng hợp lương theo tổ và bảng tổng hợp lương theo công trình. Khoản mục chi phí nhân công không chỉ có vai trò là một bộ phận cấu thành trong giá thành sản phẩm của công ty mà còn liên quan đến nhiều vấn đề xã hội phức tạp. Do vậy, ngoài việc chú ý giảm chi phí nhân công công ty cần áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao năng suất lao động của công nhân bằng cách sử dụng hợp lý lực lượng lao động nâng cao trình độ tay nghề của người lao động và đảm bảo đời sống cũng như an toàn trong quá trình làm việc cho người lao động. 3. Đối tượng chi phí sản xuất chung * Công cụ, dụng cụ: Hiện nay, công ty không tổ chức ghi chép quá trình tập hợp chi phí công cụ, dụng cụ rõ ràng trước khi lên bảng phân bổ chi phí công cụ, dụng cụ. Do đó, việc kiểm tra tính chính xác của việc tổng hợp loại chi phí này là rất khó khăn và tốn nhiều thời gian. Theo ý kiến của em, công ty nên quy định lập bảng tổng hợp chi phí công cụ, dụng cụ. Ví dụ, đối với công trình Đồn Biên Phòng Đức Long căn cứ vào sổ chi tiết chi phí sản xuất cơ bản và kết quả kiểm kê, trước khi tổng hợp chi phí công cụ dụng cụ vào sổ kế toán, kế toán tổng hợp lập bảng tổng hợp chi phí công cụ, dụng cụ. Mẫu của bảng này như sau: Bảng: BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ CÔNG CỤ DỤNG CỤ Công trình: Đồn Biên Phòng Đức Long Tháng 12/2005 STT Tên công cụ, dụng cụ Số tiền 1 Cột chống 6.716.690 2 Cột pha 8.040.020 3 Quần áo bảo hộ 810.000 … … … Tổng 12.504.608 Có thể thấy rõ là với bảng này, người quản lý và bản thân đội ngũ kế toán trong công ty có thể kiểm tra số liệu chi phí công cụ dụng cụ dễ dàng. * Các chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác Trước khi ghi nghiệp vụ chi phí theo dõi tổng cộng (đối với chi phí dịch vụ mua ngoài) hay trước khi kết chuyển vào giá thành (đối với chi phí bằng tiền khác), kế toán nên lập bảng tổng hợp chi phí rồi sau đó mới hạch toán vào các sổ kế toán có liên quan. Bảng: BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ DỊCH VỤ MUA NGOÀI Công trình: Đồn Biên Phòng Đức Long Tháng 12/2005 STT Tên công cụ, dụng cụ Số tiền 1 Điện 24.098.250 2 Nước 8.211.750 Tổng 32.310.000 Do hiện nay chi phí dịch vụ mua ngoài được ghi theo sổ tổng cộng, để chi tiết hơn kế toán nên ghi theo từng loại nghiệp vụ chi phí. Ví dụ: 1. Nợ TK 627 - Điện - Đồn Biên Phòng Đức Long Có Tk 331 2. Nợ TK 627 - Nước - Đồn Biên Phòng Đức Long Có TK 331 Như vậy, cách hạch toán chi tiết như trên sẽ làm tăng tính cụ thể của thông tin kế toán. Nếu xem sổ chi tiết TK 627, người quan tâm có thể biết được chi phí điện là bao nhiêu, nước là bao nhiêu. 4. Đối với việc lập bảng tổng hợp chi phí cuối kỳ kế toán Tại công ty, việc tính giá thành sản phẩm dở dang và hoàn thành được thực hiện vào mỗi quý. Vì vậy công ty lập bảng tổng hợp chi phí cho tất cả các công trình vào cuối quý. Tuy nhiên, để tiện cho việc lập bảng tổng hợp chi phí chung hàng quý, công ty nên lập bảng tổng hợp chi phí cho toàn bộ hoạt động của công ty hàng tháng như sau: Bảng BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ THÁNG 12/ 2005 TT Tên công trình NVLTT NCTT MTC SXC Tổng 1 2 3 4 5 6 7 1 Đồn B.Phòng ĐL 735.177.000 370.104.750 84.400.400 203.557.610 1.418.760 2 NH liên doanh 227.985.000 111.031.420 26.093.900 69.709.771 434.991 3 BĐ Lập Thạch … …. … …. … …. … Tổng 1.899.828.500 555.175.120 211.001.000 544.123.985 3.210.605 Bảng này có ưu điểm là giúp người quản lý có thể nắm được một cách tổng hợp tương quan từng loại chi phí giữa các công trình trong một tháng. KẾT LUẬN Tóm lại, trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh vô cùng gay gắt, quyết liệt, yêu cầu đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp là làm thế nào với một khối lượng nguyên vật liệu và tiền vốn nhất định có thể tạo ra sản phẩm có chất lượng cao nhất, hiệu quả nhất. Để có thể đựơc lợi nhuận phục vụ cho tái sản xuất mở rộng, mỗi doanh nghiệp phải hạ được giá thành sản phẩm thấp hơn giá thành bình quân trên thị trường. Hạ được giá thành nhưng chất lượng phải đảm bảo, mẫu mã phải đẹp và độ thẩm mỹ cao. Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản cũng không nằm ngoài quy luật đó. Không những thế yêu cầu đối với chất lượng và độ thẩm mỹ của sản phẩm xây dựng còn khắt khe hơn. Để có được những thông tin cần thiết cho các quyết định đầu tư, chủ doanh nghiệp phải căn cứ vào công tác hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm. Một thực trạng đặt ra là công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cần được không ngừng hoàn thiện để đáp ứng theo yêu cầu của quá trình đổi mới đất nước hiện nay. Xuất phát từ điều đó, em đã chọn đề tài: "Kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại công ty Đông Á" với hy vọng đóng góp được chút ít gì dù rất nhỏ bé vào công cuộc đổi mới của công ty. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Bùi Thu Thuỷ cùng cô chú, anh chị tại phòng kế toán công ty đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. . PHƯƠNG PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY ĐÔNG Á I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT,. từng loại chi phí trong chi phí máy và tỷ trọng chi phí máy trong giá thành. * Chi phí chung khác Tương tự chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung