MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH 3.1 Nội dung, yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 3.1.1 Nội dung hoàn thiện. * Hoàn thiện về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Trên cơ sở hệ thống các tài khoản kế toán áp dụng trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng, kế toán phải xác định các tài khoản cần dùng, nhận biết các nội dung phản ánh trên tài khoản đầy đủ, chính xác. Tuỳ thuộc vào tình hình thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh, từng phương thức bán hàng, từng mặt hàng mỗi doanh nghiệp kinh doanh, kế toán nghiên cứu, vận dụng và chi tiết các tài khoản cho phù hợp, tiện theo dõi sao cho việc hạch toán luôn sát với thực tế, đáp ứng được yêu cầu quản lý. Hiện nay do có sự thay đổi về hệ thống chuẩn mực kế toán nên hệ thống tài khoản cũng có sự thay đổi về số hiệu tài khoản và nội dung ghi chép. Do vậy, kế toán cần phải thường xuyên theo dõi cập nhật thông tin và phản ánh chính xác theo quyết định để có cách xử lý kịp thời. * Hoàn thiện tổ chức sổ sách kế toán Căn xứ vào quy mô, điều kiện hoạt động của doanh nghiệp và các hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán, từng doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một hình thức tổ chức sổ sách kế toán cho phù hợp. Nhìn chung hoàn thiện sổ kế toán bao gồm hoàn thiện sổ kế toán tổng hợp và hoàn thiện sổ kế toán chi tiết. Hoàn thiện sổ chi tiết giúp cho việc hạch toán tổng hợp và chi tiết kết quả bán hàng, trên cơ sở đó đánh giá hoạt động tiêu thụ theo từng đối tác kinh doanh, từng đối tượng kinh doanh, từng địa điểm kinh doanh. Từ các chứng từ ban đầu, số liệu sẽ được vào các sổ chi tiết, đồng thời lên các sổ tổng hợp nhằm phân tích đánh giá thông tin hữu ích cho nhà quản lý trong quá trình hoạch định, lãnh đạo và ra quyết định. Để hệ thống sổ kế toán thực sự có ý nghĩa, cung cấp được những thông tin cần thiết và kịp thời cho công tác quản lý doanh nghiệp thì cùng một hình thức kế toán cũng cầm có sự lưa chọn các loại sổ để ghi chép sao cho có hiệu quả và phù hợp nhất. Trên thực tế, các doanh nghiệp thương mại tuỳ vào điều kiện kinh doanh, mặt hàng kinh doanh của đơn vị mình để có hệ thống sổ kế toán theo dõi cho phù hợp nhằm quản lý tốt. 3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện. Bán hàng là khâu cuối cùng trong toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm đáp ứng những sản phẩm, hàng hoá hữu ích cho nhu cầu xã hội. Để thực hiện hoạt động bán hàng có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu xã hội, đạt được doanh lợi ngày càng cao, các đơn vị kinh doanh phải xây dựng cho mình kế họach kinh doanh, trong đó có kế hoạch bán hàng một cách khoa học hợp lý trên cơ sở tính toán nhu cầu xã hội, tính toán đầy đủ, chính xác các khoản chi phí và kết quả trong hoạt động kinh doanh. Do đó doanh nghiệp cần: - Tuân thủ những nguyên tắc và quy định có tính pháp lệnh về công tác kế toán thống nhất áp dụng trong việc hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả tại các doanh nghiệp thương mại . - Kế thừa những thành công của công tác hạch toán kế toán đã và đang thực hiện tại các doanh nghiệp thương mại. - Việc hoàn thiện phải phù hợp với quy mô, đặc điểm của từng doanh nghiệp. - Phù hợp với chế độ kế toán và cơ chế quản lý tài chính của Nhà nước áp dụng tại các doanh nghiệp. - Phù hợp với năng lực và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, đảm bảo hiệu quả và hiệu suất hoạt động của bộ máy kế toán. - Việc hoàn thiện phải phù hợp với quy mô của doanh nghiệp. 3.1.3 Nguyên tắc hoàn thiện. Hoàn thiện hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại phải được dựa trên những nguyên tắc nhất định. Những nguyên tắc này đều không nằm ngoài thực tiễn tổ chức quản lý công tác kế toán kết hợp với sự nghiên cứu của cơ quan chức năng, chuyên gia kế toán. Theo đó: - Hạch toán kế toán phải tuân thủ với những quy định của Nhà nước đã ban hành về công tác tổ chức kế toán thống nhất, phù hợp với tình hình và điều kiện kinh doanh của từng đơn vị. Sự phù hợp trong việc hoàn thiện hạch toán kế toán còn thể hiện trong việc tính toán chi phí để xác định lãi (lỗ), phải đảm bảo ghi nhận doanh thu cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng đã thanh toán nhằm phản ánh doanh thu đúng thực tế, tránh hạch toán trùng lặp hoặc bỏ sót giữa các nghiệp vụ phát sinh. - Việc hạch toán doanh thu bán hàng phải tuân theo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Muốn tổ chức kế toán chi tiết doanh thu bán hàng phục vụ cho kế toán quản trị có hiệu quả thì tổ chức kế toán chi tiết doanh thu phải phù hợp với kế hoạch doanh thu mà doanh nghiệp đã xây dựng để đảm bảo tính so sánh, phân tích, đánh giá giữa tình hình thực hiện với kế hoạch đặt ra. - Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại phải đảm bảo tiết kiệm, có hiệu quả. Tổ chức hạch toán sao cho gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí bỏ ra mà vẫn đảm bảo thu thập thông tin đầy đủ kịp thời. Đồng thời trong công tác hạch toán kế toán muốn hiệu quả phải thống nhất trong cách hạch toán để có thể đánh giá, so sánh số liệu kế toán trên các báo cáo tài chính của kỳ kế toán khác nhau. 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh. 3.2.1 Nhận xét chung về công tác quản lý và công tác kế toán tại Công ty TNHH Văn Min. Đến thực tập tại Công ty TNHH Văn Minh trong một thời gian ngắn, dựa trên những nhận thức, hiểu biết của bản thân về lý luận, nay lại có những hiểu biết về thực tế, Em nhận thấy công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh có những ưu, nhược điểm nhất định như sau: * Ưu điểm. Thứ nhất: Công ty đã tìm được những giải pháp tổ chức hoạt động kinh doanh, đưa công ty ngày càng đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Đó là công ty có bộ máy quản lý gọn nhẹ, làm việc hiệu quả, linh hoạt, nhạy bén trong công tác quản lý. Hệ thống các phòng ban chức năng của công ty cố vấn một cách có hiệu quả cho giám đốc về tình hình kinh doanh của Công ty. Với việc gắn trách nhiệm đến từng nhân viên công ty đã tạo được ý thức trách nhiệm trong bán hàng của từng thành viên. Và trong sự phát triển của Công ty không thể không nói đến sự đóng góp quan trọng của công tác kế toán, đặc biệt là công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Đặc biệt là việc Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán. Đây là một việc làm hết sức cần thiết trong nền kinh tế thị trường như hiện nay. Thứ hai: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức hợp lý, với đội ngũ kế toán có năng lực, có trình độ chuyên môn (100% tốt nghiệp đại học), có kinh nghiệm, nhiệt tình trong công việc lại được bố trí hợp lý với trình độ chuyên môn, khả năng của mỗi người, tạo điều kiện nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi người, đồng thời có tinh thần tương trợ nhau, mỗi cá nhân được phát huy hết khả năng năng lực của mình. Bên cạnh đó Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Softwave để tạo điều kiện đáp ứng được yêu cầu thực tế đặt ra. Đây là một việc làm hết sức cần thiết trong nền kinh tế thị trường như hiện nay. Thứ ba: Về hệ thống chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ ban đầu của công ty được tổ chức hợp pháp, hợp lệ, tuân thủ một cách chặt chẽ các nguyên tắc về chế độ chứng từ kế toán, ngoài ra công ty còn sử dụng một số chứng từ đặc thù, các khoản chi phí phát sinh tại công ty đều có giấy tờ hợp lệ. Nhờ đó công ty đã kiểm soát tốt các chi phí phát sinh nhằm phục vụ việc kinh doanh. Sau khi sử dụng các chứng từ kế toán đã được bảo quản và lưu giữ một cách rất cẩn thận và khoa học. * Nhược điểm. Do công ty có chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và các kho ở cách xa trụ sở công ty nên việc thu thập, lập và gửi chứng từ về phòng kế toán của công ty đôi khi chưa đáp ứng được yêu cầu của thực tế đặt ra. 3.2.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh. Qua thời gian tìm hiểu công tác kế toán ở Công ty TNHH Văn Minh, đặc biệt là phần kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, cùng với kiến thức đã tiếp thu được khi ngồi trên ghế nhà trường, Em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến như sau: Ý kiến 1: Về chứng từ sử dụng. Do quy mô của Công ty TNHH Văn Minh bao gồm 4 kho, mỗi kho ở một địa điểm khác nhau và cách xa nhau nhưng hoạt động kinh doanh chính lại ở kho Phùng Hưng. Vì vậy mà lượng hàng dư từ trong các kho có thể không đều nhau, có những trường hợp phải chuyển từ kho này đến kho kia để tiện cho việc tiêu thụ. Trong những quá trình luân chuyển đó, kế toán không lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, có tác dụng theo dõi vật tư, hàng hoá di chuyển từ kho đến kho kia trong nội bộ đơn vị, là căn cứ thủ kho ghi và thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết và làm chứng từ vận chuyển trên đường. Để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, kế toán tại Công ty TNHH Văn Minh nên dùng thêm chứng từ này. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do kế toán lập thành 2 liên. Khi xuất kho ghi: ngày, tháng, năm, xuất, ký và ghi rõ họ tên vào các liên rồi giao cho người vận chuyển mang theo khi vận chuyển trên đường. Tại kho nhập hàng, sau khi kiểm đủ số hàng, thủ kho ghi: ngày, tháng, năm nhập, ký tên cùng người vận chuyển. Thủ kho Nhập giữ liên 2, thủ kho Xuất giữ liên 1 để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán hoàn thiện và ghi sổ kế toán. Mẫu sổ như (Biểu số 2.32) Ý kiến 2: Đối với bút toán ghi nhận doanh thu. Kế toán ghi toàn bộ vào tài khoản đối ứng là TK 131 - “Phải thu của khách hàng”. Do đó khi vào sổ các thẻ hạch toán chi tiết cho TK 131 đều không phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ phát sinh. Trong trường hợp này, kế toán có thể nên định khoản như sau: Nợ TK 111: Số tiền khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Nợ TK 112: Số tiền khách hàng thanh toán qua ngân hàng. Nợ TK 131 (Chi tiết từng khách hàng): Số tiền khách hàng nhận nợ. Có TK 511 (511.1): Doanh thu bán hàng chưa thuế. Có TK 333 (333.11): Thuế GTGT phải nộp. Tức là chỉ khi nào khách hàng thanh toán trả chậm mới ghi vào TK 131. Khi vào sổ kế toán, căn cứ trên Hóa đơn GTGT kế toán nhập dữ liệu vào máy tính theo các TK đối ứng có liên quan. Lúc này máy tính sẽ phân tích và chuyển dự liệu và các sổ có liên quan của các TK. Chẳng hạn, trên sổ Cái TK 131 -“Phải thu của khách hàng” chỉ có doanh thu và thuế GTGT phải nộp của những hóa đơn nào khách hàng chưa thanh toán, còn lại những hóa đơn của khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng…sẽ chuyển sang sổ Cái TK 111 -“Tiền mặt”, sổ Cái TK112 - “Tiền gửi Ngân hàng”…Mẫu các sổ này giống như mẫu sổ Cái các TK 131, TK 511, . Trên cơ sở đó, TK 131 không cần chi tiết theo mã KVL 01, KVL 02 (Khách vãng lai) mà hạch toán luôn trên TK 111 hoặc TK 112 … Lúc này sổ Cái TK 131 - “Phải thu của khách hàng” sẽ có sự thay đổi. Chẳng hạn, xét đối với Hoá đơn GTGT số GB310299 Lương Bằng trả bằng tiền mặt, kế toán định khoản như sau: Nợ TK111: 7.875.000 đ Có TK511.1: 7.500.000 đ Có TK333.1: 375.000 đ Lúc này trên bảng ghi công nợ của máy tính không có dòng phản ánh nghiệp vụ này, Sổ cái TK131 cũng vậy. Trên sổ này chỉ có nghiệp vụ hàng nhận nợ ngày 10/03. Theo cách ghi này còn có ưu điểm là việc ghi công nợ sẽ được thực hiện trên máy tính 1 cách dễ dàng. Bởi vì khi vào TK 131, kế toán thường có các mã số, ký hiệu cho từng khách hàng nào, đã trả hay chưa, còn nợ bao nhiêu, kế toán chỉ việc lọc theo bút toán theo mã số trên máy tính. Lúc này bảng ghi công nợ mới phản ánh chính xác thực tế tình hình công nợ và thanh toán công nợ của khách hàng. Ý kiến 3: Đối với bảng ghi công nợ của khách hàng. Trên thực tế, kế toán tại Công ty TNHH Văn Minh sử dụng 2 mẫu “Bảng ghi công nợ” như đã nêu, để tận dụng tối đa tính tiện ích của máy tính kế toán chỉ nên sử dụng mẫu do máy tính phân tích và lập theo từng tài khoản mã khách hàng. Hơn nữa theo kiến nghị thứ 2 thì việc định khoản như vậy trên TK 131 - N 011 Mặt hàng hoá chất Loại NaOH Mặt hàng vần N Mặt hàng vần N Loại NaOH Mặt hàng hoá chất chi tiết từng đối tượng sẽ phản ánh đúng các nghiệp vụ phát sinh khi khách hàng nhận nợ. Và để dễ theo dõi kiểm tra, kế toán nên đổi tên thành “Sổ chi tiết theo dõi công nợ khách hàng” cũng vẫn chi tiết cho từng đối tượng thay cho “Bảng ghi công nợ”. Ý kiến 4: Việc mã hoá danh mục hàng hoá. Công ty thì có rất nhiều mặt hàng, mà mỗi mặt hàng lại có nhiều loại. Chẳng hạn: loại xút NaOH thì lại có hàng tinh khiết và hàng công nghiệp hay dụng cụ thì có dụng cụ của Trung Quốc và dụng cụ của Singapo, của Đức… Khi đó công ty chỉ mã hoá tới loại mặt hàng đó thôi, thực tế còn có thể mã hoá theo cả chi tiết mặt hàng đó. Ví dụ: Với loại xút NaOH, trước đây chỉ mã hoá được là 1N01 trong đó: Nhưng khi ta tìm đến thì cũng chưa thể biết ngay được đâu là hàng tinh khiết, đâu là hàng công nghiệp, thực tế công ty có thể mã hoá theo cả chất lượng mặt hàng bằng cách như sau: ta chỉ cần thêm vào mã là 1N01-1 trong đó: Khi đó ta có danh mục mã hoá mặt hàng mới là: 1 N -101 Loại NaOH tinh khiết( hay công nghiệp) L -1AC Mặt hàng Acid Loại Acid lactic Loại Acid vần L Mặt hàng hoá chất (Biểu số 2.33) Cấp Mã Mặt hàng 1 1 Mặt hàng hoá chất 2 1N Mặt hàng hoá chất vần N 3 1N01 Mặt hàng hoá chất NaOH 4 1N01-1 Mặt hàng hoá chất NaOH tinh khiết Ngoài ra công ty cũng nên mã hoá theo cả kho nữa. Chẳng hạn, kho Phùng hưng thì mã hoá là 1, mặt hàng hoá chất mã hoá là H, tức là thay 1H bằng 1 cho dễ tìm hơn. Hay với loại Acid Lactic chẳng hạn. Trước đây mã hoá như sau: 1A31 : Acid lactic. Nhưng do có nhiều mặt hàng Acid như vậy và có nhiều mặt hàng có chữ cái A ở đầu như Acid foocmic, Acid axetic, Axeton, Anilin… lên khi vào tìm mặt hàng lại phải vào 1A sau đó tìm đến số 31 mới thấy.Vì vậy thực tế công ty có thể mã hoá như sau: 1ACL-1 trong đó: Khi đó ta có danh mục mã hoá mặt hàng mới là: (Biểu số 2.34) Cấp Mã Mặt hàng 1 1 Mặt hàng hoá chất 2 1AC Mặt hàng hoá chất Acid 3 1ACL Mặt hàng hoá chất Acid vần L 4 1N01-1 Mặt hàng hoá chất Acid lactic Ý kiến 5: Ngoài ra công ty cũng lên sử dụng TK159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho và TK413-Chênh lệch tỷ giá hối đoái để thể hiện một cách chính xác và đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp. 1 Trên đây là một số những kiến nghị của cá nhân nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh. Là một Công ty TNHH hoạt động khác với các DNNN, mọi chỉ tiêu kế hoạch, phương hướng hoạt động kinh doanh đều dưới sự kiểm soát trực tiếp của Giám đốc, bộ máy kế toán và công tác tổ chức hoạt động kế toán mang tính chất nội bộ rất linh hoạt, phù hợp với tình hình quản lý. Do vậy, dù có những ưu điểm nổi bật như: tạo sự năng động, sáng tạo, hiệu quả nhưng cũng không tránh khỏi những hạn chế. Những kiến nghị đưa ra sẽ góp phần khắc phục những hạn chế này, đưa Công tác kế toán tại Công ty TNHH Văn Minh hoàn chỉnh hơn. KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường, với sự cạnh tranh khốc liệt thì sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp trên thương trường thể hiện khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp đó. Muốn thành công và khẳng định vị thế của mình các doanh nghiệp đêu phải bắt đầu từ việc nắm vững nội lực, tiềm năng cũng như tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị mình. Và chỉ có các thông tin phân tích từ bộ phận kế toán cung cấp mới đáp ứng được yêu cầu này của nhà quản trị. Vì vậy, hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại nói riêng có vai trò rất quan trọng. Đặc biệt trong điều kiện nền kinh tế còn nhiều biến động, các cơ chế chính sách quản lý của nhà nước còn chưa ổn định, hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng không chỉ cung cấp thông tin, cung cấp thước đo hiệu quả kinh doanh mà còn là công cụ hữu hiệu kiểm kê, kiểm soát mọi nguồn lực cho các doanh nghiệp thương mại . Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Văn Minh, Em nhận thấy Công ty hết sức coi trọng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, công tác này được thực hiện một cách khoa học, chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của Nhà nước. Tuy nhiên thời gian qua công tác này vẫn còn những hạn chế nhất định nhưng Em tin rằng, với kinh nghiệm vững vàng và trình độ chuyên môn cao của đội ngũ kế toán thì công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty ngày càng hoàn thiện và hiệu quả hơn. Trong quá trình thực tập tốt nghiệp và hoàn thành chuyên đề tại Công ty TNHH Văn Minh, Em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, nhân viên công ty nói chung và các cán bộ phòng kế toán nói riêng. Đặc biệt dưới sự hướng dẫn trực tiếp của thầy giáo Trương Anh Dũng, cùng với sự nỗ lực tìm hiểu và học hỏi của bản thân, Em đã cố gắng thể hiện một cách chính xác và trung thực các vấn đề lý luận cũng như thực tế của công ty trong bài chuyền đề tốt nghiệp này. Tuy nhiên, do thời gian thực tập ngắn cũng như khả năng tiếp cận thực tế, kinh nghiệm và trình độ còn hạn chế nên bài chuyên đề này khó tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp, chỉ bảo của các thầy, các cô và các cán bộ phòng kế toán Công ty TNHH Văn Minh cùng toàn thể các bạn để bài viết này được hoàn thiện hơn giúp Em có thể rút ra những kinh nghiệm bổ ích phục vụ cho quá trình công tác thực tế sau này. Cuối cùng Em không biết nói gì hơn, Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trương Anh Dũng, các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán cùng toàn thể [...]...cán bộ nhân viên trong phòng kế toán Công Ty TNHH Văn Minh đã giúp đỡ Em hoàn thành chuyên đề này Hà nội, ngày 28 tháng 01 năm 2007 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thuý . MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH 3.1 Nội dung, yêu cầu hoàn thiện công tác. 3.2.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh. Qua thời gian tìm hiểu công tác kế toán