KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU Đồng thời với hạch toán chi tiết là hạch toán tổng hợp tại Công ty TNHH Charoen Pokphand Việt Nam áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hình thức sổ kế toán NKC được áp dụng cho công tác kế toán nói chung và phương pháp kê khai hàng tồn kho được áp dụng cho việc kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 1. Tài khoản sử dụng: Tài khoản sử dụng hạch toán nhập xuất nguyên vật liệu là : - TK 611 : Mua hàng. - TK 1331 : Thuế VAT đầu vào được khấu trừ. - TK 621 : Chi phí vật liệu trực tiếp. - TK 331 : Phải trả người bán. Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác như : 112, 111, 152 Vì phương pháp kế toán nguyên vật liệu tại công ty theo phương pháp kiểm kê định kỳ nên đầu kỳ máy tự kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối tháng 8 : Nợ TK 611: 43.470.868.020 Có TK 152 : 43.470.868.020 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình nhập xuất nguyên vật liệu được kế toán kiểm tra và theo dõi qua quy trình phần mềm kế toán. 2. Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu Nguyên vật liệu tại công ty Charoen Pokphand Việt Nam chủ yếu là hàng nhập khẩu. Nguồn hàng nhập từ các nước Trung Quốc, Mỹ, Australia , hàng mua trong nước là những nông sản được mua theo vụ mùa( ngô, sắn, tấm ). - Đối với hàng mua trong nước, khi hàng được nhập vào kho, căn cứ theo hợp đồng nguyên vật liệu được nhập kho theo giá vốn thực tế trên phiếu nhận hàng.Theo như phiếu nhận hàng số 063482 ngày 21/09 thông qua quy trình nhập hàng: Nợ TK 611: 44.993.800 Nợ TK 133 : 2.099.690 Có TK 331 : 44.093.490 Sau khi nhận được hợp đồng với các điều khoản đã ký kết giữa hai bên và hoá đơn thanh toán của bên bán của ông Nguyễn Hữu Thuỵ. Kế toán lập phiếu chi tiền trả cho khách hàng bằng tiền chuyển khoản: Nợ TK 331 : 44.093.490 Có TK 112 : 44.093.490 Khi có ủy nhiệm chi của ngân hàng, kế toán nhập dữ liệu vào máy theo định khoản trên phiếu chi tiền. Máy nối mạng và chuyển số liệu vào sổ chi tiết phải trả cho người bán, sổ mua hàng và các sổ khác có liên quan. Kế toán theo dõi công nợ của khách hàng thông qua sổ chi tiết phải trả cho người bán. Sổ chi tiết phải trả cho người bán được lập thành từng quyển, mỗi khách hàng được theo dõi trên tờ sổ riêng biệt. Sổ phản ánh tình hình nhập hàng và số tiền phải trả cho người bán trong tháng. Cách lập như sau: + Cột chứng từ: Căn cứ vào số hiệu của chứng từ nhập hàng trong tháng theo ngày nhập hàng. + Cột diễn giải: Diễn giải số tiền trả cho người bán trong tháng. + Cột TK đối ứng: Chỉ các tài khoản có liên quan đối ứng với TK 331 khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình nhập hàng. +Các cột số phát sinh và số dư thì căn cứ vào giá trị thực tế của hàng nhập tính số tiền phải trả cho khách hàng. Cuối sổ chi tiết phải trả cho người bán, số tiền cột số phát sinh được cộng để từ đó căn cứ theo số dư đầu kỳ tính số tiền còn lại phải trả cho khách hàng. (Sổ chi tiết phải trả cho người bán- TK331) TK331 Có những mặt hàng phải thu mua tại Cần Thơ( Dầu cá, cám gạo) Thủ Dầu (Cám mì, Tấm) ., trọng lượng thanh toán được tính theo đầu cân tại cảng. Công ty Charoen Pokphand Việt Nam có đặt một chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh để giao dịch mua hàng cho C.P Xuân Mai. Khi hàng được bàn giao tại cảng, chi nhánh chuyển cho phòng kế toán các chứng từ sau: + Hợp đồng mua hàng + Hoá đơn GTGT của hàng mua + Hợp đồng vận chuyển + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Biên bản bàn giao nhận vận chuyển hàng + Quyết định vận chuyển hàng hoá nội bộ Sau khi hoàn tất thủ tục nhập hàng tại kho Xuân Mai, kế toán chuyển trả tiền cho khách hàng theo hợp đồng đã ký với khách hàng. Việc vận chuyển do chi nhánh kí hợp đồng với bên vận chuyển. Sau khi đối chiếu hàng về với biên bản giao nhận tại cảng số hàng thiếu hụt nếu quá 0.5% trọng lượng hàng, bên vận chuyển sẽ bị phạt tiền khi thanh lý hợp đồng. - Đối với hàng nhập khẩu, hàng được nhập tại cảng Hải Phòng và được vận chuyển về kho Xuân Mai. Tất cả chi phí nhập hàng đều được tập hợp về phòng kế toán sau khi đã làm đầy đủ thủ tục nhập hàng tại cảng. Vì nguyên vật liệu sản xuất chủ yếu nhập kho là nhập khẩu nên chi phí phát sinh lớn và tương đối nhiều, kế toán phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đảm bảo cho giá thực tế vật liệu nhập kho. Trong tháng 9 Potential Trading Ltd có bán cho công ty một lô hàng bột ngô(Corn Gluten Meal) của Mỹ.Hàng và chứng từ về 13/09 với hình thức chuyển khoản 15 ngày sau khi nhận hàng. Vì sản xuất liên tục và sử dụng phần mềm kế toán theo mạng lưới toàn công ty,nên sau khi qua thủ tục nhập hàng kế toán phải tính toán tạm thời giá trị hàng nhập (bao gồm cả cước phí vận chuyển, phí và bảo hiểm .). Số Hoá đơn: PT/VN/2007-158 Số tiền : 63.576,55$ (Tỉ giá hạch toán: 16.236 VND/$) Lượng hàng nhập: 199.424 kg Căn cứ theo tỉ giá tại thời điểm hạch toán, số tiền trên hoá đơn: 1.032.228.866 Phí nhập hàng và vận chuyển từ cảng Hải Phòng về Xuân Mai: 23.050.000 Thuế nhập khẩu : 103.657.000 Phí bảo hiểm : 3.269.368 Tổng giá trị hàng: 1.162.205.234 Đơn giá hạch toán của bột ngô nhập kho : 1.162.205.234/ 199.424=5.828đ/kg Hàng nhập khẩu và người bán được chia theo mã số để quản lý. Hàng bột ngô với mã số (IM5151) mã của công ty Potential Trading Ltd 015217. Khi hàng được nhập về qua mạng máy tính của công ty, kế toán phải tính toán tạm thời giá trị hàng, sau khi nhập dữ liệu máy tự định khoản: Nợ TK 611: 1.162.205.234 Có TK 331 :1.032.228.866 ( Sổ chi tiết phải trả 015217) Có TK 333: 103.657.000 Có TK 335 : 26.319.368 ( Phí bảo hiểm, phí vận chuyển nguyên vật liệu từ cảng về kho Xuân Mai được hạch toán qua TK335- chi phí phải trả) Ngày 28/09 kế toán lập phiếu trả tiền tại ngân hàng Bangkok (tỉ giá 16.286 VND/$). Căn cứ theo tỉ giá thực tế tại thời điểm thanh toán, kế toán hạch toán: Nợ TK 331(015217): 1.032.228.866 Nợ TK 413 : 3.178.828 Có TK 112 : 1.035.407.693 Cuối tháng, bộ phận thu mua sau khi làm biên bản thanh lý với cảng Hải Phòng và bên công ty vận chuyển sẽ chuyển chứng từ về phòng kế toán. Sau khi tính toán giá trị thực tế nhập hàng, kế toán lập phiếu trả tiền (PV#07090132) cho cảng và bên vận chuyển: Nợ TK 335: 26.494.990 Nợ TK 133: 2.305.000 Có TK 112: 28.799.990 Như vậy, chi phí nhập hàng kế toán hạch toán thấp hơn giá trị thực tế 175.622 VND, lúc này kế toán có bút toán điều chỉnh để tính vào đơn giá thực tế trong kỳ: Nợ TK 611: 175.622 Có TK 335: 175.622 Đơn giá thực tế: (1.162.205.234+175.622)/199.424= 5.829đ/kg 3. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Khi hàng được nhập vào kho nguyên liệu, hàng ngày theo yêu cầu kế hoạch sản xuất thủ kho xuất nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất. Vì quy trình kế toán được lập trình theo mạng, vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ là cơ sở tính đơn giá bình quân cho vật liệu xuất kho. Khi phiếu xuất kho được nhập dữ liệu, trị giá vật liệu xuất kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền. Căn cứ vào Phiếu xuất kho 03945 ngày 21/09 trị giá vật liệu xuất kho: Nợ TK 621 : 1.925.468.000 Có TK 611 : 1.925.468.000 Số tiền này được thể hiện trên sổ cái TK611, sổ chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu và các sổ khác có liên quan. Vì đặc tính của nguyên vật liệu là hàng nông sản nên mục đích chính là xuất dùng cho sản xuất nên công ty không xuất nguyên liệu theo quản lý và các yêu cầu khác. Cuối tháng, Bảng tổng hợp nhập –xuất - tồn nguyên vật liệu được lập để lấy số liệu đối chiếu trên sổ cái và lập báo cáo tồn kho. Để lập được bảng tổng hợp này, kế toán phải căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu trong kỳ phù hợp với từng loại vật liệu. Bảng này tổng hợp theo từng nhóm nguyên liệu cho ta thấy tình hình biến động của từng loại nguyên liệu về mặt số lượng và giá cả. Cách lập bảng tổng hợp xuất nhập tồn nguyên liệu : - Cột mã số nguyên liệu : Ghi chú mã từng loại nguyên liệu. - Cột tên nguyên liệu : Ghi tên của từng loại nguyên liệu. - Cột nhập trong kỳ : Căn cứ vào tổng số ở cột số lượng và cột thành tiền phần nhập của từng thứ nguyên liệu trên sổ chi tiết nhập xuất tồn nguyên liệu để ghi cho từng thứ nguyên liệu tương ứng. - Cột xuất trong kỳ : Căn cứ vào tổng số cột số lượng và cột thành tiền phần xuất của từng thứ nguyên liệu trên sổ chi tiết nhập xuất tồn để ghi cho từng thứ vật liệu tương ứng. - Cột tồn cuối kỳ : Tồn đầu kỳ +Nhập - Xuất Căn cứ theo bảng tổng hợp này, giá trị thực tế vật liệu xuất kho trong tháng 9/2007 được hạch toán: Nợ TK 621: 77.969.057.600 Có TK 611 : 77.969.057.600 Sau khi hoàn tất việc kiểm kho và tổng hợp kế toán nguyên vật liệu, Kế toán kiểm tra vật liệu tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ và xuất dùng trong kỳ từ đó kiểm tra tính hợp lý của đơn giá nguyên vật liệu chuyển sang kỳ sau. Cuối tháng trị giá nguyên vật liệu tồn cuối kỳ trên TK 611 được kết chuyển sang TK152 . Nợ TK 152 : 61.838.604.201 Có TK 611: 61.838.604.201 Trình tự kế toán tại công ty Charoen Pokphand Việt Nam theo hình thức Nhật ký chung. Căn cứ vào các chứng từ gốc hàng ngày máy tự chuyển dữ liệu vào sổ Nhật ký chung, từ số liệu trên sổ Nhật ký chung để vào sổ cái theo các tài khoản phù hợp ( Trích dẫn Sổ Nhật ký Chung và sổ Cái TK611) sổ cái TK 611 . nhập xuất nguyên vật liệu được kế toán kiểm tra và theo dõi qua quy trình phần mềm kế toán. 2. Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu Nguyên vật liệu tại. bảng tổng hợp này, kế toán phải căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu trong kỳ phù hợp với từng loại vật liệu. Bảng này tổng hợp theo từng nhóm nguyên liệu