GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: MỤC LỤC BÀI 1: BẮT ĐẦU VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL I LÀM QUEN VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL Khởi động .2 Giới thiệu bảng tính Excel II CÁC THAO TÁ CƠ BẢN Mở bảng tính .4 Lưu bảng tính Đóng bảng tính .4 Mở bảng tính cũ Trang hành, ô hành Nhận dạng trỏ Cách nhập chỉnh sửa liệu ô hành BÀI 2: SOẠN THẢO NỘI DUNG BẢNG TÍNH .6 Nhập liệu kiểu số văn Chỉnh sửa liệu ô Thao tác chọn/hủy chọn ơ, dịng, cột Điền số thứ tự tự động .9 Sao chép, di chuyển, xóa, chèn Thêm/xóa dịng, cột .10 Thao tác với bảng tính 11 BÀI 3: THAO TÁC ĐỊNH DẠNG 13 Thao tác định dạng ô 13 Định dạng ô chứa văn .15 Căn lề, vẽ đường viền ô 17 BÀI 4: CÔNG THỨC VÀ HÀM 19 Tạo công thức .20 Địa tuyệt đối địa tương đối 22 Thao tác với hàm 22 BÀI 5: BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ 26 Tạo kiểu biểu đồ, đồ thị khác 26 Sửa đổi biểu đồ, đồ thị 28 BÀI 6: HOÀN THIỆN TRANG BẢNG TÍNH VÀ IN ẤN 29 Thay đổi lề trang in 29 Thay đổi trang in 30 Chỉnh sửa để in vừa số trang định trước 30 In ấn 30 Good luck to you Trang GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: BÀI 1: BẮT ĐẦU VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL I LÀM QUEN VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL Microsoft Office Excel chương trình thuộc phần mềm Microsoft Office sử dụng hầu hết tất văn phịng tồn giới Excel chương trình bảng tính ứng dụng cho cơng việc quản lý, kế tốn, thống kê Khởi động Cách 1: Nhấn nút Start, Chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft Office Excel 2003 Hình Khởi động chương trình Excel Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Microsoft Office Excel 2003 hình Giới thiệu bảng tính Excel - Sau khởi động chương trình Excel, có sổ bảng tính (Workbook) Trong sổ bảng tính có nhiều trang bảng tính - Một bảng tính gồm có 256 cột đánh số theo chữ A, B, C…Z, AA, AB, AC… 65536 dòng đánh số Hình Cửa sổ chương trình Excel theo số thứ tự 1,2,3…65536 Good luck to you Trang GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: - Theo mặc định, lần tạo bảng tính Excel tạo trang bảng tính trắng đặt tên Sheet1, Sheet2, Sheet3 Sau chèn thêm trang chúng đặt tên Sheet4, Sheet5,… Hình Ba trang bảng tính có tên Sheet1, Sheet2, Sheet3 - Ơ (Cell): Ơ trang tính giao cột dịng Ơ trang bảng tính có địa viết theo trật tự xác định gồm chữ tên cột đứng trước số thứ tự dịng đứng sau Hình Địa ô A1 VD: Địa ô A1 địa ô cuối trang bảng tính IV65536 - Cửa sổ bảng tính: Cửa sổ bảng tính Excel có thành phần sau: Thanh công cụ Thanh tiêu đề Thanh thực đơn lệnh Đường viền dọc Thanh cơng thức Đường viền ngang Trang tính Sheet1, … Nhập liệu vào Thanh trạng thái Thanh cuộn dọc Thanh cuộn ngang Hình Giao diện chương trình Excel + Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên tệp tin + Thanh thực đơn lệnh: Cung cấp nhóm lệnh làm việc với bảng tính + Thanh cơng cụ: Cung cấp nút thao tác nhanh + Thanh công thức (Formula Bar): Gồm ô Name Box hiển thị tọa độ ô soạn thảo nội dung liệu ô Good luck to you Trang GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: + Đường viền ngang: Ghi tên cột từ trái sang phải theo chữ A, B…Y, Z, AA, AB,…IV Mỗi cột có chứa 65536 + Đường viền dọc: Ghi số thứ tự dòng từ đến 65536 Mỗi dòng chứa 256 ô + Thanh trượt ngang, dọc: Cho phép hiển thị ô bị che khuất + Thanh trạng thái: Ở đáy cửa sổ Excel cho biết thông tin bảng tính, trạng thái soạn thảo, kết cộng đơn giản  Ready: Đang sẵn sàng làm việc  Enter: Đang nhập liệu hay công thức  Pointer: Đang ghi công thức tham chiếu đến địa  Edit: Đang điều chỉnh liệu hay công thức + Cửa sổ Bảng tính (Worksheet Window) phần lớn dùng để nhập liệu, tính tốn, vẽ đồ thị… II CÁC THAO TÁC CƠ BẢN Mở bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + N - Chọn menu File -> New Lưu bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + S - Chọn menu File -> Save Đóng bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + W - Chọn menu File -> Close Mở bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + O - Chọn menu File -> Open Trang hành, ô hành - Trên bảng tính hành, thời điểm thao tác với trang bảng tính gọi trang hành Hình 6.Bảng tính Sheet1 trang hành Good luck to you Trang GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: Để chuyển trạng thái hành đến trang khác, cần thao tác đơn giản nhắp chuột vào phần chứa tên trang bảng tính - Trên trang hành, thời điểm thao tác với ô, gọi hành Hình Ơ A1 hành Nhận dạng trỏ Trên trang hành, thấy loại trỏ sau: - Con trỏ ô: Xác định ô ô hành trang Một đường bao đậm xuất hành - Con trỏ soạn thảo: Có hình│màu đen, nhấp nháy, xác định vị trí nhập liệu cho - Con trỏ chuột: Thay đổi hình dạng tùy thuộc vị trí trang bảng tính Con trỏ chuột dạng chữ thập trắng Con trỏ chuột có dạng chữ I phía soạn thảo Cách nhập chỉnh sửa liệu ô hành - Các phím thường dùng + Phím Tab: Di chuyển trỏ sang phải cột + Phím Enter: Di chuyển trỏ xuống dịng kết thúc việc nhập/chỉnh sửa liệu + Các phím mũi tên : Di chuyển trỏ ô đến địa trang - Nhập liệu: + Nhắp chuột vào ô cần nhập sử dụng phím mũi tên để chuyển trạng thái hành ô + Gõ phím để nhập kí tự vào ô, sai sử dụng phím Delete Backspace để xóa kí tự, sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh dịng nhập + Nhấn phím ESC muốn kêt thúc nhập không lấy liệu nhập Nhấn phím Enter để đưa liệu cho kết thúc nhập - Chỉnh sửa liệu: Để chỉnh sửa liệu nhập ô, nhắp đúp chuột vào chỉnh sửa liệu Nhấn phím Enter để kết thúc chỉnh sửa Good luck to you Trang GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: BÀI 2: SOẠN THẢO NỘI DUNG BẢNG TÍNH Nhập liệu kiểu số văn - Dữ liệu bảng tính sau nhập chương trình tự động phân loại đưa kiểu liệu sau: Kiểu số (Number), kiểu văn (Text), kiểu logic, kiểu mã lỗi (Error) + Kiểu số: Khi nhập liệu số vào ô -> số canh sang phải Dữ liệu kiểu số tạo kí tự cho phép là: ( ) , / $ + - Nếu muốn nhập số âm, đánh dấu “-” vào trước số nhập số vào cặp dấu ngoặc đơn ( ) Để nhập số có phần thập phân, sử dụng dấu “,” ngăn cách với phần nguyên + Dữ liệu kiểu ngày tháng Excel xem kiểu số Kiểu nhập ngày tháng hệ điều hành qui định mục Regional Setting đặt cửa sổ Control Panel hệ điều hành Khi nhập kiểu ngày phải ý máy bạn đặt hệ ngày ngày/tháng/năm (mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy) Hình Giá trị kiểu số mặc định lề phải Kiểu ngày: nhập liệu vào ô -> liệu canh sang phải Khi nhập số mà canh sang trái phải xoá bỏ định dạng định dạng lại - Chương trình Excel tự động điều chỉnh độ rộng hàng, cột để hiển thị hết liệu ô ô cố định độ rộng làm cho liệu số khơng thể hết nhìn thấy dạng thơng báo “#########” Lưu ý: Giá trị liệu số sau nhập không thay đổi thay đổi khuôn dạng hiển thị liệu hình Ví dụ: Chúng ta nhập giá trị vào ô D4, D6, D7 20000000 Sau thay đổi khn dạng D6 D7 có dạng thể số khác giá trị liệu không thay đổi, ô D7 20000000 hiển thị rõ ràng cơng thức Hình Thay đổi khuôn dạng số không làm thay dổi giá trị + Kiểu văn bản: Khi nhập liệu vào ô -> liệu canh sang trái Good luck to you Trang GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: Dữ liệu kiểu văn tạo kí tự, kí tự số khoảng trống kí tự khơng phải số Khi kí tự nhập vượt q độ dài bên phải cịn trống Excel tiếp tục hiển thị phần kí tự cịn lại sang bên phải Khi kí tự nhập vào vượt độ dài ô mà ô bên phải có liệu Excel che dấu kí tự vượt q điều khơng làm thay đổi giá trị liệu nhập ô Chỉnh sửa liệu Có cách để chỉnh sửa liệu ô Cách 1: Nhắp đúp chuột vào ô mốn chỉnh sửa để chuyển ô sang trạng thái soạn thảo chỉnh sửa liệu Nhấn phím Enter để kết thúc Cách 2: Chọn muốn chỉnh sửa sau nhấn phím F2 ta thấy trỏ chuột nhấp nháy, chỉnh sửa liệu nhấn phím Enter để kết thúc Cách 3: Di chuyển chuột lên Formula Bar sau nháy chuột vào vị trí cần chỉnh sửa, nhấn phím Enter để kết thúc Thao tác chọn/hủy chọn ơ, dịng, cột 3.1 Chọn Để chọn ô, cần nhắp chuột vào 3.2 Chọn vùng liên tục hình chữ nhật - Nhắp chuột vào ô bên trái - Giữ phím Shift nhắp chuột vào bên phải - Thả phím Shift để kết thúc việc chọn Trong trường hợp địa vùng ô viết theo khuôn dạng (địa ô bên trái:địa ô bên phải), tách dấu hai chấm “:” VD: Chọn vùng ô (A1:D6) Nhắp chuột vào A1 sau nhấn giữ phím Shift nhắp chuột vào D6 ta chọn vùng hình Hình 10 Chọn vùng ô liên tục 3.3 Chọn vùng ô rời rạc - Đầu tiên chọn ô vùng ô liên tục hình chữ nhật - Giữ phím Ctrl chọn một vùng liên tục hình chữ nhật Lưu ý: Chúng ta nhanh chóng thay đổi vùng chọn cách nhắp chuột lần ô chọn để hủy chọn mà không cần phải làm lại từ đầu - Chỉ thả phím Ctrl kết thúc Good luck to you Trang GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: 3.4 Chọn cột, dãy cột liền nhau, dãy cột rời rạc  Chọn cột: Để chọn cột, nhắp chuột vào tên cột có đường viền ngang  Chọn dãy cột liền kề - Nhắp chuột vào tên cột (bên trái bên phải dãy) đường viền ngang - Giữ phím Shift nhắp chuột vào tên cột cuối cùng dãy - Sau lựa chọn xong thả phím Shift  Chọn dãy cột rời rạc - Trước tiên chọn cột dãy cột liền - Giữ phím Ctrl nhắp chuột chọn dãy cột - Sau lựa chọn xong thả phím Ctrl Hình 11 Chọn dãy cột rời rạc A, C, D, E, G 3.5 Chọn dòng, dãy dòng liền kề nhau, dãy dòng rời rạc  Chọn dòng - Để chọn dòng, nhắp chuột vào số thứ tự dịng có đường viền dọc  Chọn dãy dòng liền kề - Nhắp chuột vào số thứ tự dòng (trên dãy) trền đường viền dọc - Giữ phím Shift nhắp chuột vào số thứ tự dịng sau dãy - Thả phím Shift Hình 12 Chọn dãy dịng liền kề 21, 22, 23  Chọn dãy dòng rời rạc - Trước tiên chọn dòng dãy dòng liền - Giữ phím Ctrl nhắp chuột chọn số thứ tự dịng tiếp theo, thả phím Ctrl kết thúc việc chọn dịng 3.6 Chọn tồn bảng tính Cách 1: Chỉ cần nhắp chuột vào giao đường viền ngang đường viền dọc Good luck to you Trang GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + A 3.7 Hủy chọn Để hủy chọn ô, cần nhắp đúp chuột vào ô trang bảng tính Điền số thứ tự tự động - Nhập số vào ô - Nhấn giữ phím Ctrl - Trỏ chuột vào hình vng nhỏ góc dưới, bên phải đó, trỏ chuyển thành hình dấu cộng có mũ Hình 13 Con trỏ chuột chuyển đổi thành dấu chữ thập đen - Nhấn kéo chuột xuống theo chiều dọc, thấy số thứ tự điền tự động vào ô tiếp theo, tăng dần Sao chép, di chuyển, xóa, chèn 5.1 Sao chép ô Thao tác chép ô Excel không bao gồm chép nội dung, định dạng Chúng ta nhìn thấy bảng nhiều mục lựa chọn dán ô chép  All – Sao chép tất (nội dung, định dạng…)  Formulas – Sao chép công thức  Values – Sao chép giá trị  Formats – Sao chép định dạng  Comments – Sao chép thích  All except borders – Sao chép tất trừ đường viền  Column widths – Sao chép độ rộng cột Good luck to you Trang GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV:  Formulas and number formats – Sao chép công thức định dạng số  Values and number formats – Sao chép giá trị định dạng số Hình 14 Lựa chọn dán ô chép - Thao tác chép trang bảng tính + Chọn ô cần chép (ô ô vùng ô) + Nhấn nút Copy bấm tổ hợp phím Ctrl + C để chép + Chuyển trỏ đến vị trí muốn dán + Nhấn nút Paste bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán ô - Thao tác chép khác trang bảng tính + Trên trang bảng tính hành, chọn cần chép + Nhấn vào nút lệnh Copy sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C + Chuyển trạng thái hành đến trang bảng tính khác hay mở tệp bảng tính khác + Đặt vào vị trí mốn dán + Nhấn nút Paste bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán ô 5.2 Di chuyển ô - Chọn ô cần di chuyển - Nhấn nút Cut bấm tổ hợp phím Ctrl + X - Chuyển trỏ đến vị trí muốn dán - Nhấn nút Paste bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán 5.3 Xóa nội dung ô - Chọn ô muốn xóa - Nhắp chọn thực đơn lệnh Edit -> Clear -> Contents nhấn phím Delete Thêm/xóa dịng, cột - Thêm dịng + Chọn vị trí mốn thêm dịng, bơi đen dòng muốn thêm Good luck to you Trang 10 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: Hình 22 Hịa nhập ô Cách 2: Nhấn nút Merge and Center công cụ 3.3 Thay đổi hướng chữ ô Muốn thay đổi hướng chữ thực thao tác sau: - Chọn vùng ô muốn thay đổi hướng chữ - Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells -> chọn thẻ Alignment - Trong phần Orientation, nhắp chuột vào mũi tên màu đỏ, kéo quay đường cung tròn đến độ nghiêng phù hợp Ở ô Degrees hiển thị độ nghiêng văn - Nhấn vào nút OK để hồn thành Hình 23 Thay đổi hướng viết liệu Good luck to you Trang 18 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat 3.4 Thêm đường viền cho ô, vùng ô Cách 1: Sử dụng nút Borders công cụ - Chọn vùng ô muốn vẽ đường viền - Trên công cụ Formatting, nhắp chuột vào tam giác GV: nhỏ làm xuất bảng lựa chọn đường viền Cách 2: Sử dụng hộp thoại Format Cells Cách dùng để tạo đường viền vùng ô theo yêu cầu phức tạp Ta thực sau: - Chọn ô, vùng ô cần kẻ đường viền - Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells -> chọn thẻ Border - Trong thẻ Border, nhắp chọn kiểu dáng đường viền phần Line Style (đường viền mảnh, đậm, đường viền đôi, đứt quãng…), chọn màu đường viền phần Line Color - Trong phần Presets có kiểu tạo đường viền  None: Khơng tạo đường viền  Outline: Kẻ nhanh đường viền  Inside: Kẻ nhanh đường viền vùng ô - Trong thẻ Border, Excel cho phép người dùng tự vẽ đường viền cách nhấn vào nút (ngang, dọc, chéo) nằm xung quanh mẫu ô Đây cơng cụ dùng để xóa bỏ đường viền có trước Hình 24 Tạo đường viền cho bảng Good luck to you Trang 19 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: BÀI 4: CÔNG THỨC VÀ HÀM Tạo công thức 1.1 Tạo công thức số học - Cơng thức tạo để tính tốn trả lại giá trị cho bảng tính Phải nhập kí tự “=” trước nhập nội dung cơng thức Kí tự giúp Excel nhận biết thực cơng thức Ví dụ: Muốn tính tổng giá trị có C5, C6 kết đặt ô D6, nhập công thức “=C5 + C6” vào ô D6 Thanh công thức Formula Bar Hình 25 Tạo đường viền cho bảng - Kết tính tốn hiển thị ơ, cịn nội dung cơng thức (gồm kí tự =) nhìn thấy công thức Formula Bar - Chúng ta chỉnh sửa nội dung cơng thức cuối nhấn phím Enter để cơng thức tính tốn lại trả giá trị cho 1.1.1 Phép tốn cơng thức số học Danh sách phép tốn kí tự khác dùng cơng thức số học kí tự khác dùng công thức số học khác dùng công thức số học đượcc s ố học h ọc đượcc đượcc liệt kê bảng sau:t kê bảng sau:ng sau: Kí tự Diễn giải + (cộng) - (trừ) * (sao) / (gạch chéo) ( ) (cặp dấu ngoặc đơn) ^ (dấu mũ) Phép cộng Phép trừ Phép nhân Phép chia Tốn tử dấu ngoặc ln tính tốn trước Phép mũ (VD: 2^3 tương đương 2*2*2) 1.1.2 Phép so sánh cơng thức LOGIC Cơng thức logic có kết trả TRUE (đúng) FALSE (sai) Danh sách phép so sánh dùng công thức logic liệt kê bảng sau: Toán tử Good luck to you Diễn giải (Ví dụ) Trang 20 ...GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: BÀI 1: BẮT ĐẦU VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL I LÀM QUEN VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL Microsoft Office Excel chương trình thuộc phần mềm... Excel 2003 Hình Khởi động chương trình Excel Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Microsoft Office Excel 2003 hình Giới thiệu bảng tính Excel - Sau khởi động chương trình Excel, có sổ bảng tính (Workbook)... đánh số Hình Cửa sổ chương trình Excel theo số thứ tự 1,2,3…65536 Good luck to you Trang GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: - Theo mặc định, lần tạo bảng tính Excel tạo trang bảng tính