Lãnh đạo trẻ và những bài học về thời gian (Phần 1) Vị hoàng đế lẫy lừng của nước Pháp Napoleon đã từng nói: “Có một loại tội phạm ăn cắp mà luật pháp không đưa ra xét xử, và thứ mà chúng ăn cắp được chính là tài sản quý giá nhất: thời gian”. Những người lãnh đạo thành công là những người biết cách ngăn ngừa loại "tội phạm" này. Vậy thế nào là nhà lãnh đạo biết quản lý thời gian? Điều đó nghĩa là bạn biết cách lựa chọn, sống một cách chủ động, có ý thức, đồng thời bạn nhận thức được mình đang làm gì và tại sao lại làm như vậy. Leo Tolstoy, nhà văn người Nga có viết: “Thời gian quan trọng nhất chính là hiện tại. Bởi vì chỉ ở trong hiện tại con người chúng ta mới có được sức mạnh”. Ông cũng nói thêm: “Mạnh mẽ nhất trong những chiến binh của cuộc sống chính là thời gian và tính kiên nhẫn”. Là lãnh đạo trẻ, hẳn bạn không muốn cuộc sống của bạn chỉ luẩn quẩn trong những vòng xoay buồn tẻ hàng ngày, những hoạt động tầm thường kéo dài từ hôm qua, sang ngày hôm nay rồi đến ngày mai. Đó đâu phải là cuộc sống, đó chỉ đơn thuần là sự tồn tại mà thôi. Biết sắp xếp thời gian Hãy bắt đầu mỗi ngày của bạn với một danh sách những điều quan trọng bạn thực hiện. Một số nhà lãnh đạo thường đơn giản hoá công việc này bằng cách sử dụng một tấm thẻ nhỏ, một mặt ghi khoảng từ 3-5 công việc họ ưu tiên giải quyết, mặt còn lại họ sẽ ghi nhớ những cuộc hẹn hoặc những cuộc điện thoại trong ngày. Chiếc máy tính cá nhân gắn bó với bạn hàng ngày cũng sẽ rất Napoleon Bonaparte (1769-1821) lợi ích để bạn lên thời gian biểu và kế hoạch chi tiết những gì bạn cần làm trong ngày, trong tuần. Đừng quá chú trọng đến số lượng công việc bạn lên kế hoạch, bởi vì thà rằng bạn vạch kế hoạch thực hiện ít nhưng lại hoàn thành tất cả những công việc ấy, còn hơn là thời gian biểu dày kín nhưng thực hiện lại chẳng đâu vào đâu. Như vậy, mỗi ngày sẽ đến với bạn rõ ràng hơn, có kế hoạch và mục đích. Bạn hãy biết nhìn nhận lại cách sắp xếp thời gian và cách thực hiện của mình, bởi như vậy bạn mới có được những điều chỉnh kịp thời. Hơn nữa, công việc này sẽ giúp bạn nhận thấy mình đang tiến kịp đến những mục đích nào. Sẽ có lúc, bạn mắc phải sai lầm là dành quá nhiều thời gian để làm những việc nhỏ, trong khi đó lại dành quá ít thời gian và công sức tập trung cho những công việc quan trọng và mang tính quyết định. Bởi vậy bạn phải xác định được đâu là những công việc bằng mọi giá phải hoàn thành? Việc nào là khẩn cấp và làm ngay? Những hoạt động nào có thể nhạy cảm về mặt thời gian và những hoạt động nào sẽ không như thế? Những kế hoạch nào là quan trọng và phải đầu tư tỉ mỉ? Tự bạn phải quyết định đâu là điều quan trọng và đáng để ưu tiên. Malcolm X, một nhà lãnh đạo theo đạo Hồi có nói: “Trong những giá trị tồn tại quanh ta, thì giá trị đích thực cùng với sự tôn trọng thời gian sẽ quyết định thành công hay thất bại”. Hãy sống hết mình với thời gian. Nếu bạn đang hạnh phúc và vui vẻ, hãy tận hưởng những cảm giác ấy mà không cần lo lắng gì thêm. Nếu bạn muốn yên tĩnh, hãy thật sự chìm đắm trong không gian yên tĩnh của bạn. Đặt mình vào từng thời khắc…Bạn chỉ làm được như vậy khi bạn sống có ý thức, có mục đích và kế hoạch để thực hiện những mục đích ấy. Một khi bạn có những lựa chọn để sống cuộc sống của bạn một cách chủ động như vậy, bạn đã biết tận dụng guồng quay thời gian một cách có ích nhất cho mình. Chẳng ai được quyền chọn lựa những gì sẽ xảy đến với mình, nhưng bạn có thể lựa chọn cách phản ứng trước những gì sẽ xảy đến với bạn. Chẳng hạn như, bạn hãy tập lên kế hoạch và thời gian biểu những công việc cần làm trong vòng 3 tuần tới. Bạn sẽ biết cách xem xét và lựa chọn những công việc cần ưu tiên giải quyết, dự trù những tình huống sẽ xảy ra. Một khi có được cách lựa chọn đúng đắn, bạn sẽ thấy tự tin và quyết đoán hơn, cùng với rất nhiều những động cơ lớn để bạn hoàn thiện những mục đích của mình, hoà mình vào thời gian và làm chủ cuộc sống của chính mình. Phần lớn mọi người đều sống mà không cần lên kế hoạch trong ngày của họ. Vì họ nghĩ rằng mình đâu phải là ông chủ của một tập đoàn lớn, hay một nhà chính trị nổi danh và nhiều quyền lực. Thế nhưng, là nhà lãnh đạo trẻ, nếu muốn vươn tới những mục tiêu của bạn, hãy tạo cho mình thói quen tích cực là lên kế hoạch và thời gian biểu mỗi ngày. Như thế thì sẽ chẳng bao giờ có ngày bạn phải ca thán về cuộc sống nhàm chán của mình. Lãnh đạo trẻ và những bài học về thời gian (Phần 2) Khi nhận công tác quản lý và lãnh đạo, bạn sẽ thường xuyên đối mặt với nhiều loại người lãng phí thời gian theo những cách khác nhau. Cựu Tổng thống Mỹ Benjamin Franklin từng nói: “Những thời gian đã bị đánh mất sẽ không bao giờ tìm lại được”. Còn nhà văn người Anh Charles Dickens cảnh báo: “Tính chần chừ và hay trì hoãn chính là kẻ đánh cắp thời gian”. Có những người nhàn rỗi và chẳng chịu làm việc gì. Không phải là họ thất nghiệp, mà là họ cố tình lảng tránh công việc, tỏ ra mưu mẹo để từ chối làm việc. Có thể họ quá tự cao tự đại, cho rằng mình tài giỏi hơn người khác hoặc bản thân họ không xứng đáng phải làm những công việc mà người khác đang làm. Cũng có những người tham công tiếc việc, lúc nào cũng cặm cụi vào công việc nhưng hiệu quả lại chẳng được bao nhiêu. Họ tỏ ra thiếu quyết đoán trong công việc, không xác định được đâu là việc quan trọng cần làm, đâu là những điều vụn vặt. Hơn thế nữa, những người này còn lo lắng và sốt sắng vì nhiều thứ không cần thiết cho công việc của họ. Ngoài ra, những người lãng phí thời gian còn có một số đặc điểm “nổi bật” mà những nhà lãnh đạo trẻ nên phòng tránh: * Không biết lên kế hoạch hoặc kỹ năng lên kế hoạch của họ rất tồi * Không xác định được những nhiệm vụ cần ưu tiên hàng đầu * Suốt ngày lo tham gia dự họp những cuộc họp…không có tác dụng * Giao tiếp kém cỏi * Không có khả năng để đưa ra quyết định * Thiếu động cơ làm việc hoặc niềm đam mê cá nhân * Thiếu sự rèn luyện ở bản thân * Thường xuyên mắc sai sót trong công việc * Hay chần chừ và trì hoãn * Không chịu lắng nghe hoặc lờ đi lời chỉ dẫn của người khác * Không có năng lực để phân công nhiệm vụ Chính những đối tượng đánh mất thời gian ấy đang từng ngày từng giờ làm hại hệ thống làm việc của cả xã hội. Bạn sẽ không bao giờ là kẻ lãng phí thời gian nếu bạn biết cách phát triển, nâng cao năng lực, trình độ bản thân và giúp đỡ người khác. Nhiều khi, giúp đỡ người khác lại là giúp đỡ Cựu Tổng thống Mỹ Benjamin Franklin (1706 - 1790) chính bản thân bạn. Những nhà lãnh đạo biết cách hành động sẽ luôn biết tập trung nỗ lực, dành thời gian cho những điều mà họ ưu tiên. Tuy nhiên, sẽ có lúc sếp trẻ như bạn không biết làm thế nào để cân bằng tất cả những lĩnh vực trong cuộc sống xung quanh bạn. Liệu bạn có đồng ý với quan điểm rằng, được cái này thì phải mất cái kia? Tại sao lại phải như vậy nếu như bạn biết cách cân bằng tất cả? Chẳng hạn như, bạn thức khuya làm việc, đi sớm về muộn để thăng tiến và để kiếm tiền mà tỏ ra lơ là bổn phận và nghĩa vụ với gia đình của bạn. Liệu những giá trị tiền bạc và thăng tiến trong sự nghiệp đáng để bạn so sánh với hạnh phúc gia đình? Nếu nhà lãnh đạo trẻ không biết cách cân bằng và sắp xếp những điều mà họ cần ưu tiên cho cuộc sống, như vậy bạn đã đi chệch hướng và lãng phí thời gian, cuộc sống của bạn. Tham vọng đạt đến mức độ hoàn hảo của con người mãi mãi chỉ là… rí tưởng tượng. Nếu bạn quá mơ ước đạt đến độ hoàn hảo, thời gian dành cho cuộc sống của bạn sẽ chẳng bao giờ là đủ cả, bởi nỗi ám ảnh về sự hoàn hảo sẽ ngốn hết thời gian của bạn. Đã bao giờ bạn nghĩ đến khái niệm 90%? Chẳng hạn như khi bạn còn là học sinh, bạn có thể tự hào và đáng được biểu dương khi bài kiểm tra của bạn đạt điểm 9. Nếu như bạn chỉ chăm chú vào việc đạt điểm số cao hơn nữa, bạn sẽ quá lệ thuộc và tập trung vào những bài kiểm tra mà lơ là đi việc học hành và rèn luyện của bản thân. Bởi vậy, nhiều khi chấp nhận 90% thành công để tạm dừng lại, suy ngẫm nhằm có những giải pháp và sáng kiến ích lợi hơn cho việc học của bạn, điều này sẽ giúp bạn gặt hái những thành công lâu dài hơn. Tương tự, bạn có thể nghĩ đến nguyên tắc 90% thành công trong một số lĩnh vực của cuộc sống quanh bạn. Nó cho phép bạn chiết ra một khoảng thời gian quý giá để tạm nghỉ ngơi, tận hưởng cuộc sống với người thân, gia đình, đồng thời có những suy nghĩ, tính toán thiết thực hơn và một cách lâu dài hơn. Đừng để thời gian cuốn bạn vào những chiếc bẫy tham vọng kiếm tiền vô tận. Tiền bạc sẽ chẳng bao giờ là đủ với lòng tham của con người. Lãnh đạo trẻ và những bài học về thời gian (Phần cuối) Mục sư Martin Luther King, một người Mỹ luôn đấu tranh vì quyền công dân từng nói: “Thời gian luôn luôn đúng khi chúng ta có những hành động đúng". Nếu như bạn thường xuyên lập kế hoạch, lịch trình cho những công việc hàng ngày của bạn, hãy tự hào vì điều đó bởi cứ 100 người trên hành tinh chúng ta mới có được một người làm như bạn. Biết cách tổ chức cuộc sống của chính mình sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Vậy những nhà lãnh đạo trẻ đã bao giờ thử suy nghĩ về cách sử dụng thời gian của mình chưa? Chẳng hạn như, mỗi ngày bạn dành ra bao nhiêu giờ đồng hồ để xem truyền hình? Trung bình thì mỗi người Mỹ trưởng thành đã “chi” đến 4 tiếng mỗi ngày cho thú vui này. Liệu đó có phải là cuộc sống bạn thực sự mong muốn? Nếu bạn có thể sắp xếp thời gian rảnh rỗi để xem truyền hình, và chỉ xem những chương trình mà bạn thích nhất, có ích cho bạn nhất mà không trở thành “con nghiện” cỡ nặng, lúc ấy bạn mới không là người lãng phí thời gian. Hay Internet cũng cắt xén của bạn khá nhiều thời gian, nếu bạn không biết cách tận dụng và sắp xếp thời gian phù hợp cho nó. Ngoài ra, mỗi ngày bạn dành bao nhiêu thời gian để dùng bữa với gia đình mình, chăm sóc con cái, hỏi han người thân, gặp gỡ bạn bè và các mối quan hệ xã hội khác? Làm lãnh đạo không nhất thiết phải…ngủ ít, cho dù bạn có bận rộn trăm công ngàn việc đến mấy, hãy ưu tiên cho sức khoẻ của mình. Thói quen cắt giảm thì giờ dành cho giấc ngủ quả là tai hại. Nhiều “sếp” trẻ sẵn lòng thức đêm đến 3 giờ sáng và chỉ chợp mắt khoảng 4-5 giờ đồng hồ, để rồi suốt buổi sáng hôm sau anh ta trở nên…lẩn thẩn, cáu gắt với mọi người xung quanh, và không đủ sáng suốt để làm được công việc gì thật hiệu quả. Nhiều nhà lãnh đạo ủng hộ việc sử dụng nhật kí ghi lịch trình hoạt động của mình. Nó sẽ giúp họ xem lại, nhìn nhận và chấn chỉnh kế hoạch hàng tuần. Nhiều khi việc những kế hoạch nhỏ như thế sẽ giúp bạn nhận ra những bất ổn trong công việc và sinh hoạt của mình, từ đó bạn có thể thay đổi hoặc từ bỏ thói quen xấu. Ovid, nhà thơ sống trong thời La Mã cổ đại có nói: “Những thói quen rất dễ biến thành bản chất”. Hãy để bạn có được những bản chất đẹp từ những thói quen tích cực. Tiết kiệm thời gian, nhiều khi cũng sẽ đồng nghĩa với việc bạn phải trả tiền cho sự tiết kiệm ấy. Chẳng hạn như ai cũng biết là lãnh đạo nên tập trung vào những việc quan trọng và quy mô, thế việc nhỏ và ít quan trọng hơn sẽ do ai làm? Bạn có thể tuyển dụng ngắn hạn một số người làm giúp bạn những việc nhỏ đấy. Điều đó không có nghĩa là bạn tốn kém, lãng phí tiền bạc mà là một sự đầu tư có hiệu quả. Hãy là một nhà lãnh đạo biết cách tổ chức. Có vậy bạn mới biết tận dụng thời gian, tận dụng những nguồn lực khác để hoàn thành công việc của bạn. Ít nhất thì trước mỗi công việc, bạn biết mình phải làm gì, lên kế hoạch và quản lý thế nào để bạn sẽ không tốn thời gian để làm những điều sai lầm. Nhà thơ người Mỹ Henry Wadsworth Longfellow từng nói: “Thời gian bạn bỏ ra để làm điều đúng nhiều khi lại ít hơn thời gian bạn bỏ ra để giải thích những điều sai". Làm thế nào để phân công và uỷ nhiệm hiệu quả? Nhà lãnh đạo không thể ôm đồm quá nhiều công việc cho mình. Bạn sẽ hoàn thành tốt khi có những người khác cùng hỗ trợ bạn. Phân công nhiệm vụ và uỷ thác, điều đó có nghĩa là bạn chia sẻ và chuyển giao trách nhiệm cho cấp dưới. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào những gì mà bạn thực hiện tốt nhất, đồng thời cho phép bạn thời gian suy nghĩ để phát triển, củng cố hệ thống tổ chức của mình nhiều hơn. Thậm chí, việc phân công và uỷ thác nhiều khi sẽ giúp kết quả công việc tốt hơn là do chính bạn làm. Mục sư Martin Luther King . thời gian biểu mỗi ngày. Như thế thì sẽ chẳng bao giờ có ngày bạn phải ca thán về cuộc sống nhàm chán của mình. Lãnh đạo trẻ và những bài học về thời gian. Lãnh đạo trẻ và những bài học về thời gian (Phần 1) Vị hoàng đế lẫy lừng của nước Pháp Napoleon