Chương : Hệ thống thông tin kế toán công ty Maersk Việt Nam 2.1 Giới thiệu tổng quát công ty Maersk Công ty TNHH Maersk Việt Nam công ty tập đoàn AP Moller Maersk công ty có 100% vốn đầu tư nước lónh vực vận tải tàu biển Việt Nam với lịch sử hình thành sau: 1991 : văn phòng đại diện Maersk Line thành lập 1993: công ty APM Saigon Shipping thiết lập (hình thức EAC - Saigon Shipping) 1995: Mercantile thiết lập ( trở thành Maersk Logistic năm 2000) 1999: Maersk Line mua hoạt động Sea Land Việt Nam Mercantile hợp với Sealand Logistics 2001: Maersk Logistics mua DSL Maersk Sealand Maersk Logistics dời văn phòng 2004: Maersk Line, Maersk Logistics APM Saigon Shipping dời chung trụ sở 2005: Thành lập Công ty TNHH Maersk Việt Nam, trở thành công ty vận tải đường biển 100% vốn nước 2006: Maersk Line mua P&O Nedlloyd Hieän Maersk Vieät Nam hoạt động loại hình :đại lý cho Maersk Line với hoạt động vận tải đường biển, hoạt động Logistics Với loại hình hoạt động trên, cấu tổ chức Maersk Việt Nam chia thành nhánh độc lập 34 Cùng với hai loại hình hoạt động riêng biệt việc trực thuộc tập đoàn chia làm nhánh riêng biệt nên tất báo cáo chia làm hai loại hình hoạt động hệ thống thông tin kế toán phân biệt rõ cho hai loại hình hoạt động Tuy nhiên bản, việc áp dụng chung phần mềm ứng dụng phần mềm cho tất loại hình hoạt động Việc báo cáo loại hình hoạt động chia báo cáo theo loại hình tập đoàn Tuy nhiên, Maersk Việt Nam công ty 100% vốn Maersk A/S nên lợi nhuận tạo Maersk Việt Nam chuyển Maersk A/S Thông qua loại hoạt động này, biết hoạt động đại lý thu tiền hoa hồng từ Line hoạt động Logistics hoạt động tạo doanh thu chi phí Việt Nam Hoa hồng ấn định 1,5% toàn chi phí trước chi phí tài chính, 1,5% mức lợi nhuận tối thiểu để giảm thuế thu nhập doanh nghiệp Việt Nam Với loại hình hoạt động nên hệ thống kế toán công ty đa quốc gia, công ty Maersk Việt Nam sử dụng phần mềm SAP, phần mềm với sở liệu đồ sộ chuyên nghiệp thời điểm Tuy nhiên, để thích ứng với tính chất kinh doanh Maersk nên SAP 35 chuyển đổi có thêm tên gọi khác FACT (Financial Accounting Container Transportation) Tổng quan FACT Đề tài giới hạn hệ thống thông tin kế toán Maersk Việt Nam, SAP hệ thống sử dụng cho toàn công ty nên nghiên cứu phần tài phần liên quan đến hệ thống thông tin kế toán 2.2 Hệ thống thông tin kế toán công ty Maersk Việt Nam 2.2.1 Hệ thống thông tin kế toán tài Hệ thống thông tin kế toán tài Maersk Việt Nam bao gồm kế toán phải trả nhà cung cấp, phải thu khách hàng, kế toán tổng hợp kế toán tài sản cố định để cuối báo cáo tài thông thường phục vụ cho bên sử dụng Toàn hệ thống thông tin kế toán tài chịu quản lý kế toán trưởng 36 a Chu trình phải trả nhà cung cấp Khái niệm Phải trả khách hàng, ghi chép quản lý liệu kế toán cho tất nhà cung cấp Các bút toán tạo công nợÏ khoản phải trả đăng ký tài khoản nhà cung cấp Các bút toán tạo với tài khoản chi tiết (tài khoản nhà cung cấp), tài khoản nhà cung cấp thiết lập hệ thống liệu tài khoản nhà cung cấp Tất nhà cung cấp cập nhật vào hệ thống tạo tài khoản nhà cung cấp tương ứng Với thứ bậc nghiệp vụ, bút toán tạo đối chiếu với sổ Thông thường tất tài khoản chi tiết theo nhà cung cấp luôn tài khoản tổng hợp sổ Trả tự động Lập lệnh trả thủ công Quản lý phát hành cheque nội địa Chỉnh sửa thủ công lệnh trả tiền Clear tài khoản nhà cung cấp thủ công Phân tích báo cáo kế toán phải trả Sự khác biệt trả tự động lập lệnh trả thủ công với áp dụng phần mềm SAP, tất khoản chuyển khoản qua ngân hàng tập trung cho GSC trung tâm dịch vụ trả tiền, trung tâm đặt n Độ làm việc theo thời gian biểu chặt chẽ, tất khoản toán tạo đơn đặt hàng tuân thủ qui trình đặt hàng đầy đủ nhận phiếu giao 37 hàng hóa đơn bán hàng , tất chứng từ làm sở cho việc hạch toán vào sổ sách kế toán, theo phương pháp 3-match (PO-GR-IR), dựa vào GSC tự động chuyển khoản cho khách hàng, qui trình gọi tự động trả theo ngày hạn toán (due date) Tuy nhiên số loại chi phí tạo đơn đặt hàng chờ GSC toán nhân viên kế toán lập lệnh trả tiền Việt Nam hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi phí tài khoản trả trước để làm lệnh toán gọi “lập lệnh trả thủ công” Nếu không trả qua chuyển khoản ngân hàng công ty tạo séc trả cho nhà cung cấp, trường hợp trả thủ công Hiện Maersk Cambodia áp dụng phương pháp khoản trả thủ công Sau trả tiền cho nhà cung cấp, hạch toán vào tài khoản nhà cung cấp để xóa công nợ, với nhà cung cấp không công n cần phải trả Đây cách để kiểm tra công ty phải trả cho nhà cung cấp nợÏ Dựa vào tài khoản chi tiết nhà cung cấp, phận kế toán phải trả phân tích công n thời hạn n , từ phân tích đựơc tình hình chiếm dụng nợÏ nhà cung cấp, có khả phát sai sót trình kế toán phải trả Vai trò GSC : kế toán phải trả trách nhiệm GSC lớn, đa phần thao tác thực theo qui trình GSC thực với thời gian biểu xác, ví dụ sau hóa đơn scan, GSC trả tự động vào ngày thứ tuần cho nhà cung cấp Việc tập trung toán thông qua GSC với lý muốn quản lý nguồn tiền tập trung điểm, để thiết lập việc toán qua GSC, tập đoàn cần phải liên kết với ngân hàng cho toàn công ty tập đoàn GSC thực thao tác thông qua ngân hàng Đó điểm lợi trung 38 tâm muốn biết luồng tiền từ công ty thông qua tập trung toán để nắm Phát hành séc : sau xác định thông tin nhà cung cấp chứng từ phù hợp, séc đựơc phát hành trả cho nhà cung cấp thông qua IHB làm trung gian sau cấn trừ vào ngân hàng công ty trực tiếp trừ vào tài khoản ngân hàng công ty Thanh toán sau nhận hóa đơn: có trường hợp, trả tự động, trả trước cho nhà cung cấp toán từ kế toán phải trả tất nghiệp vụ thông qua IHB làm trung gian công ty có thiết lập IHB sau trừ vào ngân hàng công ty Kế toán phải trả Quá trình toán công ty tùy thuộc vào loại đơn đặt hàng theo tính chất chi phí mà chia làm nhiều loại: - Chi phí công tác : hệ thống TEM áp dụng - Chi phí quản lý : hệ thống SSP áp dụng - Chi phí hoạt động: hệ thống SAP áp dụng Tuy nhiên hệ thống phần mềm hỗ trợ cuối liệu chuyển vào SAP để thực trình toán, khác công đoạn tạo đơn đặt hàng cho loại chi phí 39 Thanh toán chi phí công tác (TEM – travel expense management) Khái niệm TEM TEM ứng dụng hệ thống SAP toàn cầu áp dụng cho doanh nghiệp dùng để toán chi phí công tác, thay tất thủ tục qui trình toán trước áp dụng cho loại chi phí Tất phi phí liên quan đến trình công tác tạo theo dõi thông qua người giao trách nhiệm phòng ban Người có trách nhiệm tạo yêu cầu toán sau thu thập đầy đủ chứng từ liên quan đến chuyến công tác, nhiên trưởng phòng phận người có trách nhiệm quản lý chi phí phận Thông thường tất chuyến công tác nhân viên ứng tiền công ty, nhận tiền ứng trước (nghóa trưởng phòng duyệt việc ứng tiền) hệ thống TEM phát sinh chi phí ứng trước với số tiền nợ nhân viên đó, sau toán chi phí công tác chi phí ứng trước đóng tất chi phí giải Nếu sử dụng thẻ tín dụng công tác TEM chưa hình thành chi phí ứng trước cả, chuyến công tác kết thúc, chi phí hạch toán thông qua TEM Chu trình quản lý chi phí công tác (TEM) Tạo yêu cầu công tác Duyệt yêu cầu công tác Công tác Hạch toán toán chi phí công tác Tạo báo cáo chi phí công tác Kế toán duyệt Quản trị duyệt 40 Mục tiêu lợi ích TEM Kết hợp chặt chẽ sách quản lý chi phí công tác, trình tự động hạch toán cho chi phí công tác Nhân viên hoàn lại chi phí công tác tiêu chi phí cho hoạt động giải trí Đây công cụ đảm bảo tất trưởng phòng duyệt trước chuyến công tác thực hiện, yêu cầu loại hình kinh doanh TEM trình tự động làm giảm việc kiểm tra hoàn thành việc hoàn chỉnh báo cáo chi phí công tác Hệ thống dễ dàng cho việc tìm lại thông tin, bên cạnh công cụ theo dõi chi phí công tác hiệu nhận khả xảy cách khách quan kịp thời Các loại chi phí sử dụng TEM • Chi phí công tác: chi phí vé máy bay, khách sạn, thuê xe, loại chi phí trình công tác … • Chi phí giải trí: tiếp khách, loại chi phí công tác khác Khi có nhu cầu công tác, thường nhân viên yêu cầu từ trưởng phòng trực tiếp vùng quản lý để công tác để họp, thảo luận, học tập Để ứng tiền, nhân viên phải tạo yêu cầu công tác, người công tác tự làm thông qua nhân viên hỗ trợ công tác phí phận, thường thế, người công tác cần phải điền vào mẫu yêu cầu công tác để từ để “nhân viên hỗ trợ công tác” tạo yêu cầu hệ thống, bước tạo, thay đổi, xóa yêu cầu công tác, tất thông qua SAP Yêu cầu công tác tự động chuyển tới trưởng phòng nhân viên người có thẩm quyền duyệt loại chi phí này, trưởng phòng ban Sau yêu cầu công tác duyệt, nhân viên ứng tiền cho chuyến công tác 41 Sau công tác tiếp khách, tất hóa đơn, phiếu chi liên quan đến chuyến công tác cần phải liệt kê biểu mẫu chi phí công tác với việc tính chi phí công ty cần phải hoàn lại cho nhân viên công tác nhân viên công tác phải hoàn lại khoản tiền tạm ứng thừa Nếu công tác tuần không nộp bảng kê chi phí hệ thống nhắc nhở yêu cầu toán Khi chi phí tạo TEM để toán tất chi phí hợp lệ đưa vào chi phí công tác, với chi phí không hợp lệ nhân viên phải tự toán sau hoàn tất phần toán chi phí công tác Kế toán toán có nhiệm vụ kiểm tra chi phí hợp lệ không hợp lệ Hạch toán Nếu nhân viên ứng tiền o Quá trình ứng tiền: nhận yêu cầu ứng tiền N tài khoản nhân viên CÓ tài khoản tiền o Khi bảng kê chi phí lập duyệt Trường hợp tiền tạm ứng vừa đủ chi phí N tài khoản chi phí CÓ tài khoản nhân viên Trường hợp tiền tạm ứng chi phí N tài khoản chi phí CÓ tài khoản nhân viên CÓ tiền (khoản chi phí chênh lệch) Trường hợp tiền tạm ứng nhiều chi phí 42 N tài khoản chi phí N tiền (khoản tiền dư nộp lại) CÓ tài khoản nhân viên Nếu nhân viên sử dụng thẻ tín dụng o Sau chi phí duyệt N chi phí CÓ tài khoản ngân hàng Thanh toán chi phí hành qua hệ thống quản lý mua hàng SSP (Self Service Procurement) Khái niệm SSP SSP hệ thống SAP R/3 toàn cầu áp dụng cho việc mua hàng hóa dịch vụ mà loại hàng hóa dịch vụ không thuộc chi phí trực tiếp tạo doanh thu Thực tế, SSP module hỗ trợ cho SAP R/3, tạo đơn đặt hàng phiếu nhận hàng SSP, hệ thống tự động kết nối với SAP R/3 để tạo thành chi phí Mục tiêu hệ thống: Hệ thống hỗ trợ cho việc mua hàng hóa dịch vụ cần thiết phục vụ cho công việc, tiết kiệm thời gian mua hàng, cho phép phận mua hàng tập trung vào nguồn lực nhận diện yêu cầu, cải tiến báo cáo chi phí hàng hóa dịch vụ mức độ trung tâm chi phí, từ xác nhận rõ chi phí phòng ban báo cáo mua hàng tổng hợp (nhà cung cấp, loại hàng hóa),quá trình cụ thể cho phép người sử dụng chuyển từ phiếu mua hàng đến việc xem xét hóa đơn, nhân viên xem chi tiết phiếu nhận hàng, phiếu thu việc thực 43 Để có số liệu chạy vào BW hợp lý để chuẩn bị cho báo cáo, SAP phải hạch toán xác Thông tin từ GCSS MODS giúp cho việc tạo PO SO MM, MM thuộc phận Hoạt động, qui trình tiếp nối qua hệ thống thông tin kế toán tài với kế toán phải thu, phải trả cho việc tổng hợp kế toán tổng hợp Chi phí doanh thu tạo PO SO kiểm soát thông qua trung tâm chi phí CC trung tâm lợi nhuận PC Kế toán quản trị có nhiệm vụ kiểm soát, phân tích chi phí CCA lợi nhuận PCA tập trung vào PA Số liệu từ CC PC đựơc chuyển vào BW cho ban quản trị kiểm tra họ có yêu cầu a Trung tâm chi phí trung tâm lợi nhuận Nhiệm vụ kế toán quản trị phải kiểm soát chi phí lợi nhuận, nên thiết lập SAP, việc cần thiết phải tạo CC PC cho toàn phận, chi phí lợi nhuận phận hạch toán vào CC PC phận Mỗi PC có nhiều CC CC PC Các phận phục vụ không trực tiếp tạo lợi nhuận ví dụ tài chính, nhân sự, ban quản trị, IT hành chánh, phận có trung tâm chi phí, CC phận gọi CC chức năng, nên CC cuối kỳ phân bổ cho CC trực tiếp tạo doanh thu Tùy vào mức độ kiểm soát nhà quản lý mà CC tạo nhiều hay để phục vụ cho nhu cầu kiểm soát, trưởng phận có nhiệm vụ kiểm tra chi phí phận Đó lý để kế toán quản trị gửi báo cáo chi phí cho phận vào tháng với liệu tổng hợp từ BW Với phận hoạt động, chi phí doanh thu lô hàng dịch vụ xác định trung tâm lợi nhuận loại hình hoạt động đó, chi phí lợi nhuận phận tạo doanh thu thiết lập với CC PC trực tiếp, nghóa nhận phân bổ chi phí từ phận chức cộng với chi phí hoạt động phận, từ suy lợi nhuận phận hoạt động 60 Tỉ lệ phân bổ xác định dựa thời gian trung bình nhân viên phục vụ cho phận trực tiếp, tỉ lệ phân bổ Giám đốc tài duyệt ảnh hưởng đến tính hợp lý lợi nhuận tạo phận b BW (Business Warehouse): kho liệu Tất liệu SAP đổ vào BW ngày lần, BW nơi chứa liệu từ SAP hỗ trợ báo cáo cho việc quản lý Tùy vào phận, BW phục vụ cho mục tiêu khác Tất báo cáo BW kết nối với phần hành cụ thể quy trình qui trình mua, qui trình bán, trung tâm lợi nhuận, trung tâm chi phí khác… BW hỗ trợ nhiều báo cáo tự chọn cho qui trình, với nhiều trường chọn lựa mong muốn, điều có lợi cho việc phân tích số liệu Về cấu trúc, BW excel cao cấp với nhiều điều kiện chọn lọc Ví dụ báo cáo lãi lỗ chọn theo hoạt động kinh doanh Tùy vào mục tiêu mà người sử dụng chọn lựa lưu lại dạng excel c BPS (Business Planning Simulation) : hoạch định số liệu kế hoạch Với SAP số liệu thực tế theo CC PC, để có báo cáo hoàn chỉnh so sánh được, số liệu kế hoạch đáp ứng điều nhập BPS Các số liệu kế hoạch dự toán ngân sách năm số liệu ước tính q cập nhật vào BPS, số liệu BPS chuyển qua BW Tại BW, SAP chuyển qua số thực tế BPS chuyển qua với số liệu ước tính Cấu trúc BPS: BPS chương trình phụ giống SAP chuyên dụng để nhập số liệu kế hoạch 61 Các dự toán doanh thu chi phí hoạt động nhập số liệu theo trung tâm chi phí trung tâm lợi nhuận, lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh kiểm tra với trư ng b ph n kinh doanh c a t ng ho t phí c nh ng kinh doanh Chi ơc nh p vào BPS D a vào t l phân b SAP, chi phí t i trung tâm chi phí ch c c phân b SAP, t ó báo cáo tài k ho ch d BCS (Business Consolidation System): hệ thống hợp Việc tổng hợp số liệu thực tế số liệu kế hoạch đựơc chuyển sang hệ thống khác gọi BCS BCS bước chuyển tiếp để số liệu đổ qua HFM tự động mà không cần nhập thủ công Lý sử dụng BCS chương trình phụ hỗ trợ cho việc sửa đổi kết nối với tài khoản hệ thống HFM, thế, trước chuyển số liệu lên HFM, người sử dụng cần phải kéo báo cáo tổng hợp cần thiết BCS e HFM (Hyperion Financial Management): quản trị tài cấp cao Sau qua chương trình phụ hỗ trợ cho hệ thống kế toán quản trị, sản phẩm cuối hệ thống kế toán quản trị báo cáo HFM Khái niệm HFM hệ thống chủ yếu dùng cho báo cáo quản trị tập đoàn AP Moller Nó công cụ giúp cho hợp báo cáo tập đoàn, riêng cấp độ công ty cần phải cập nhật số liệu kéo báo cáo theo yêu cầu nhà quản lý 62 Mục đích Mỗi quốc gia sử dụng phần mềm kế toán khác nhau, SAP chưa sử dụng cho toàn quốc gia giới Tại quốc gia, tài khoản đựơc cập nhật góc độ chi tiết thiết lập dựa tiêu chí chuẩn mực quốc gia Vì lẽ đó, tập đoàn cần số liệu mức độ tổng quát theo cách thiết lập thông tin mà công ty mẹ cần quản lý, HFM sử dụng cho mục đích này, tất quốc gia cập nhật tài khoản, dễ dàng cho việc kiểm soát công ty mẹ hợp báo cáo tài tập đoàn Đặc điểm HFM - Thông tin tài tổng hợp với điểm chủ yếu mức độ toàn cầu chạy web - So sánh đối chiếu số liệu công nợ nội công ty tập đoàn hợp liệu cho hoạt động kinh doanh - Cung cấp thông tin phân tích liệu cấp độ khác - Báo cáo quản trị linh hoạt so sánh số liệu thực tế số liệu kế hoạch - Cho phép tạo nhiều báo cáo theo yêu cầu quản lý nội cụng cho bên - Đặc điểm chủ yếu HFM hợp báo cáo tài Qui trình báo cáo HFM SAP bao gồm hệ thống tài khoản chi tiết đến loại chi phí giúp cho kế toán dễ dàng chọn tài khoản hợp lý Tuy nhiên, mức độ kiểm soát báo cáo tập đoàn, vấn đề quan tâm khía cạnh nhà quản trị theo loại chi phí, tài khoản HFM tương ứng với nhiều tài khoản SAP Và qui tắc nhóm 63 tài khoản SAP thành tài khoản HFM hướng dẫn từ tập đoàn công ty quốc gia tuân theo nguyên tắc Tập đoàn chia thành nhiều nhánh với hình thức kinh doanh, nhánh tương ứng với số HFM, nhánh có nhiều công ty, công ty mã hóa với số, hoạt động kinh doanh công ty tương ứng với mã số HFM Mỗi công ty nằm nhánh nhỏ, cấu trúc có ích cho việc hợp báo cáo cấp bậc khác Tại Việt Nam, Maersk nằm hai nhánh 5, hoạt động đại lý hoạt động Logistic Ở mức độ quốc gia, nước báo cáo số liệu HFM loại báo cáo tài đảm bảo cho sai biệt báo cáo lưu chuyển tiền tệ Và công nợÏ nước báo cáo lên HFM gốc độ so sánh được, kiểm soát thông qua mã số tưng quốc gia HFM tài khoản công nợÏ phải thu phải trả với nước tập đoàn Ở gốc độ tập đoàn, HFM công cụ cho việc hợp báo cáo tài tập đoàn xem xét mức độ tổng thể Tùy vào vốn chủ sở hữu tập đoàn công ty mà có cách hợp khác 2.3 Một số nhận xét đánh giá hệ thống thông tin kế toán Maersk Việt Nam 2.3.1 Nhận xét phần mềm Phần mềm sử dụng FACT, HFM Ưu điểm: Xử lý tập trung: tất số liệu chi nhánh tập trung trụ sở thành phố Hồ Chí Minh để tổng hợp báo cáo, nhiên việc tập trung số liệu nhờ phần mềm kết nối online nên dù đâu thấy 64 toàn số liệu kết sổ sách kế toán tùy vào mức độ phân quyền người sử dụng Vào cuối tháng, phận báo cáo tổng hợp số liệu để báo cáo kế toán bút toán thực đâu Giảm công việc thủ công: ưu điểm phổ biến việc sử dụng phần mềm đa phần phần mềm thiết kế Với SAP, mức độ tự động hóa nâng cao cụ thể tất đơn đặt hàng, phiếu nhận hàng, lệnh bán hàng, việc ký duyệt sử dụng phần mềm, điều giúp cho giảm tối đa công việc thủ công cho kế toán viên Xem kiểm tra báo cáo nhanh: hệ thống liệu khổng lồ, với kiểu báo cáo thiết kế trực yêu cầu có nhiều field để lựa chọn, nên người sử dụng dễ dàng kéo báo cáo theo ý muốn Một phần báo cáo dùng phần mềm FACT, liệu FACT đổ vào BW, đây, nói tùy phận mục tiêu người sử dụng mà có dạng báo cáo phù hợp cho mục đích khác Tra cứu liệu khứ dễ dàng: phần mềm với thiết kế chi tiết với nhiều mức độ khác nhiều tiêu chí lựa chọn mặt thời gian, thời điểm khoảng thời gian cho phép người sử dụng tìm lại liệu khứ với ngày tháng cụ thể Quy trình chuẩn hóa, dễ dàng việc chuyển giao hướng dẫn sử dụng: trước sử dụng, người thực hành qua chương trình chạy thử gọi pre production, chương trình giống chương trình thực nhiên mô người sử dụng thử, sau vào production chương trình thực kế toán viên làm việc với số liệu báo cáo Cơ sở liệu khổng lồ, tra cứu dễ dàng, lưu trữ liệu rõ ràng hỗ trợ tốt cho công tác kiểm tra kiểm soát, qui trình bảo mật liệu chuẩn hóa 65 kiểm soát chặt chẽ Xử lý liệu tập trung trung tâm, dễ dàng kiểm tra báo cáo hợp công ty mẹ công ty Khuyết điểm: bên cạnh ưu điểm phần mềm có số khuyết điểm chi phí lớn,hơi phức tạp nhiều báo cáo nhiều chọn lựa nên chưa hướng dẫn rõ ràng cụ thể khó cho người vào sử dụng phần mềm,tất bút toán mã hóa code khác nên phải dùng thời gian phải nhớ mã làm việc với phần mềm, giao diện phức tạp nhiều phần mềm hỗ trợ làm cho nhân viên khó thích ứng kịp thời Vì xử lý tập trung nên bỏ qua lợi cạnh tranh địa phương, phần mềm sử dụng toàn cầu thiết kế giống cho tất quốc gia, có nhiều chi tiết bất cập không phù hợp với sách kế toán chuẩn mực kế toán quốc gia phần thuế, phần rắc rối quốc gia có sách thuế khác cách tính thuế khác Khó khăn việc triển khai sử dụng hệ thống lớn, nhiều chức năng, nhìn chung vấn đề khó khăn lớn, nhiên cần nhiều thời gian cho việc triển khai phần mềm quốc gia, cần đào tạo nhân viên, cử chuyên gia đào tạo cho quốc gia, quốc gia cử người học nước sử dụng phần mềm, sau đưa vào sử dụng có trung tâm trợ giúp quốc gia cách gửi mail hay yêu cầu để thực theo yêu cầu nước Bởi vì, biết FACT kế hoạch dài hạn tập đoàn nên dù có khó khăn người cố gắng Yêu cầu cao việc phối hợp công việc phận khác qui trình 66 2.3.2 Nhận xét hệ thống thông tin kế toán Kế toán phải trả Thanh toán chậm: nguyên nhân việc toán chậm tất giao dịch toán qua ngân hàng toán thông qua trung tâm dịch vụ toàn cầu GSC (Global Service Center), sau lệnh đặt hàng, phiếu nhận hàng hóa đơn đầy đủ GSC thực công tác chuyển tiền, nên hiểu rõ nghiệp vụ hiểu sai chất nghiệp vụ gây đình trệ cho việc toán Các lệnh chuyển tiền GSC thực vào thời điểm ngày GSC phận dịch vụ làm thay nước nên họ xem máy, việc Thanh toán trùng: với số lệnh chuyển tiền đặc biệt trả trước cho người bán, đặt cọc trả tiền mặt GSC toán lần cho nhà cung cấp, với trường hợp kế toán phải trả phải gọi điện thoại yêu cầu nhà cung cấp trả tiền lại cho công ty Mặc dù có cách để ngăn chặn việc trả trùng dùng dấu hiệu để khóa lệnh chuyển tiền trước lệnh toán phần, nhiên trường hợp có xảy Do sử dụng GSC nên tất hóa đơn phải scan đính kèm vào đơn đặt hàng, điểm lợi cho trình lưu trữ thông tin mạng, nhiên tạo nhàm chán cho kế toán phải trả nhiệm vụ kế toán phải trả scan hóa đơn theo dõi việc toán GSC Bên cạnh đó, hóa đơn đa phần tiếng Việt, GSC phận toán n Độ nên gây sai sót trình toán Tất nhà cung cấp, chi tiết người bán cập nhật hệ thống sau GSC dựa vào để toán cho nhà cung cấp Đây ưu điểm phần mềm cho phép so sánh chi tiết để người không cần hiểu tiếng địa toán cho nhà cung cấp nước khác, nhiên, cần sai sót nhỏ GSC từ chối toán 67 có điểm không phù hợp, kế toán phải trả thông qua hiểu ngôn ngữ hóa đơn GSC không thông qua gây nên việc thời gian cho trình toán, vậy, trường hợp thường xuyên Đó nhận định chung kế toán phải trả Maersk Việt Nam, thật vậy, sâu vào chi tiết, nhiều vấn đề tồn hệ thống kế toán phải trả, kế toán phải trả liên quan đến tất phòng ban khác phận hoạt động họ phận người tạo đơn đặt hàng ghi sổ phiếu nhận hàng Trong trình tạo đơn đặt hàng đơn đặt hàng phải đảm bảo tạo trước nhận hóa đơn, qui trình hoàn hảo hệ thống người sử dụng người quản lý hệ thống hay cách đơn giản qui trình mua hàng thế, nhiên, Maersk Việt Nam việc nhận hóa đơn sau tạo đơn đặt hàng việc thường xuyên, tình hình thực tế, điều dẫn điều cho thấy việc đánh giá điểm mua hàng phòng ban làm cho việc ghi nhận chi phí việc toán thời điểm Tạo trùng đơn đặt hàng, với hoạt động Logistic, đơn đặt hàng tạo hàng loạt theo đơn hàng nên cần không kiểm soát tốt việc tạo trùng xảy ra, hậu việc sau ghi nhận phiếu nhận hàng cho tất đơn hàng chi phí bị trùng, phát kiểm tra phiếu nhận hàng mà hóa đơn, tình xảy làm cho chi phí không mặt thời điểm, phản ánh không tình hình chi phí hoạt động Để khắc phục việc việc theo dõi báo cáo phiếu nhận hàng chưa có hóa đơn việc thực thường xuyên cho trung tâm chi phí Đơn đặt hàng chưa có phiếu nhận hàng, trường hợp đơn đặt hàng chưa duyệt, đơn đặt hàng chưa duyệt phiếu nhận hàng không tạo được, 68 gây chậm trễ cho trình ghi nhận chi phí, chi phí không kịp thời Tất đơn đặt hàng tạo cần phải duyệt thời điểm Để dễ dàng cho việc toán điều cần thiết hóa đơn có số đơn đặt hàng, việc giúp ích cho GSC trình toán tự động, dễ dàng cho kế toán việc toán, nhiên việc chưa làm với tất khách hàng Chưa sử dụng hết chức hệ thống OCR, hệ thống tiên tiến giúp cho GSC hiểu nội dung hóa đơn, cần mẫu hóa đơn scan đến GSC tự động nhận diện, việc thực giảm bớt công việc kế toán phải trả vấn đề tự nhập liệu thủ công thông tin hóa đơn hóa đơn nhà cung cấp lần giao dịch Với trường hợp trả chậm, phận mua hàng cần làm việc với nhà cung cấp để có thời hạn toán tốt thời hạn toán cập nhật theo loại nhà cung cấp, điều giúp cho việc toán đảm bảo hạn Bên cạnh đó, hạn toán lâu lợi dụng nợ nhà cung cấp cho việc khác, giúp cho việc quản lý dòng tiền có lợi Dựa vào thời hạn toán cập nhật chi tiết nhà cung cấp nên việc toán hạn điều đương nhiên, nhiên bị trễ hạn trường hợp hóa đơn bị thất lạc, toán hạn tạo uy tín với khách hàng giúp cho việc gia hạn toán thuận lợi Đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng từ biết hóa đơn khách hàng giao chưa nhận phận khác không tạo đơn đặt hàng phiếu nhận hàng thiếu thông tin nhà cung cấp nên không toán được, không giao cho phận kế toán kịp thời để toán 69 Kế toán cần phải theo dõi cập nhật thông tin nhà cung cấp thường xuyên để đảm bảo mức độ lưu trữ thông tin tốt tránh xảy trường hợp hạn nợ thông tin không đầy đủ Kế toán toán cần phải kiểm tra chọn mã thuế thuế SAP thuế tự tính tùy vào loại thuế mức thuế, người tạo đơn đặt hàng người chọn mức thuế kế toán cần kiểm tra lại để báo cáo thuế giá trị gia tăng đầu vào xác Vì việc chọn thuế SAP phận tạo đơn đặt hàng báo cáo thuế phận kế toán làm cách thủ công từ hóa đơn toán tháng có chênh lệch báo cáo thuế hệ thống báo cáo thuế khai báo tờ khai thuế, có trường hợp chênh lệch thời điểm người tạo đơn đặt hàng thời gian toán Đây hạn chế hệ thống thuế thuộc quản lý theo sách quốc gia nên nước có vấn đề thuế Đó số hạn chế kế toán phải trả, nhiên, tất vấn đề rủi ro xảy chương trình đánh giá tháng thiết lập từ công ty mẹ đưa xuống cho nước để quản lý rủi ro tốt Kế toán phải thu: Đa số tiền cước phí tàu tiền USD theo luật ban hành ngân hàng nhà nước tất công ty nước không chuyển tiền USD Do đó, tất khoản thu tiền Việt, sau lại chuyển tiền cho công ty mẹ USD nên gây chênh lệch tỉ giá lớn với loại giao dịch Vì hóa đơn nước hóa đơn đặc thù đặc biệt Việt Nam nên việc in hóa đơn trực tiếp từ hệ thống khó khăn trình thiết kế mẫu hóa đơn vừa phải phù hợp với luật Việt Nam vừa phải phù hợp với phần mềm, thiết kế trường hợp cho hóa đơn in Tuy nhiên, với loại 70 giao dịch thu hộ tiền cho Line, hóa đơn chưa in từ hệ thống mà phải thông qua chương trình hỗ trợ khác nội địa thiết kế, nên tất hóa đơn in phải cập nhật lại hệ thống SAP, tạo thêm công việc thủ công cho kế toán phải thu Khi hóa đơn tạo, doanh thu ghi nhận đồng thời khoản phải thu khách hàng ghi nhận, khách hàng có thời hạn toán riêng, để tránh toán chậm khách hàng, tất khách hàng trả tiền sau phải có thỏa thuận toán giám đốc tài ký với khách hàng để đảm bảo khoản nợ toán Hệ thống liệu khách hàng thường xuyên cập nhật liệu để đảm bảo hóa đơn in không bị lỗi, tránh tối thiểu trường hợp điều chỉnh hóa đơn mức thấp Để tránh trường hợp nợ hạn, kế toán phải thu cần phải theo dõi công nợ ngày, gửi thư điện tử nhắc nhở khách hàng xác nhận việc gửi hóa đơn cho khách hàng hạn tránh trường hợp thất lạc hóa đơn Bên cạnh đó, kế toán phải thu kết hợp với phòng kinh doanh quan tâm đến khách hàng để biết tình hình khách hàng giao dịch nhằm cập nhật hạn mức tín dụng cho phù hợp Việc đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng vấn đề quan tâm hàng đầu nhằm tránh bỏ sót khoản phải thu Thật vậy, thao tác hệ thống việc ghi sổ tài khoản công nợ khách hàng khách hàng trả nợ việc GSC, ngày kế toán phải thu theo dõi luồng tiền vào ngân hàng để từ gửi liệu theo mẫu GSC để họ cập nhật vào tài khoản khách hàng, kế toán phải thu có nhiệm vụ xóa khoản N tương ứng tiền vào khoản tiền Đó công việc thủ công, kế toán phải thu phải thực sổ phụ ngân hàng mã số khách hàng 71 Việc phát hành hóa đơn phận kinh doanh việc theo dõi công nợÏ xóa công nợÏ phận kế toán, cần phối hợp phận kế toán phận kinh doanh Người phát hành hóa đơn người chọn mã thuế, kế toán phải thu người khai thuế, cần có đối chiếu thuế hệ thống tương ứng với billing việc khai thuế Rủi ro kế toán phải thu không thu nợÏ , lẽ việc theo dõi công nợ khách hàng việc cần thiết phải chặt chẽ Kế toán tài sản cố định Một hạn chế hệ thống kế toán tài sản cố định tài sản cố định phải vốn hóa tiền đồng, báo cáo theo USD nên phải có cập nhật tỷ giá vào thời điểm vốn hóa tài sản cố định để biết giá trị tài sản theo USD theo dõi khấu hao theo USD tháng Các tài khoản khác lựa chọn USD VND Kế toán tổng hợp báo cáo Vì báo cáo theo USD nên cuối tháng tất tài khoản phải thu phải trả đánh giá lại tỉ giá cuối kỳ thường xuyên chạy sai việc đánh giá tỉ giá thực GSC, sai thường sai lỗi hệ thống, kế toán cần phải kiểm tra lại yêu cầu chạy lại cho lãi lỗ phần đánh giá lại tỉ giá cuối kỳ báo cáo kết kinh doanh Tuy nhiên, trình kiểm tra không tốn nhiều thời gian trình giải thích yêu cầu chạy lại trình tốn thời gian vào cuối kỳ Thật vậy, chương trình hỗ trợ BPS giúp cho việc báo cáo kế hoạch chưa chạy hoàn chỉnh hệ thống mắc nhiều lỗi nên chưa giúp nhiều cho công tác kế toán, với BPS hạn chế tài sản cố định sử dụng tiền đồng rõ nét chép khấu hao tài sản cố định từ thực tế vào kế hoạch không 72 thể chép tiền USD kéo báo cáo tiền USD lấy tỉ giá qui đổi tháng nên lệch so với thực tế điều hiển nhiên, để sửa lỗi kế toán phải nhập thủ công để chỉnh chi phí khấu hao Vì BPS chưa hoàn chỉnh nên BCS không sử dụng để chuyển liệu trực tiếp lên HFM mà không cần phải nhập thủ công Tuy nhiên, HFM chương trình chạy tốt, tất lỗi kế toán, lỗi sửa HFM thông qua chương trình gọi xác nhận số liệu, ví dụ bảng cân đối kế toán không cân promote số liệu, tài sản cố định khấu hao vượt nguyên giá, báo cáo khoản phải thu khác hay khoản phải trả khác phải diễn giải chi tiết, …, tất khả xảy cần diễn giải chi tiết HFM đòi hỏi người sử dụng phải cho đầy đủ thông tin sửa toàn lỗi trước promote số liệu 73 Kết luận chương Thông qua việc mô tả số nhận xét đánh giá hệ thống thông tin kế toán Maersk Việt Nam, thấy toàn hệ thống thông tin kế toán Maersk xuyên suốt qui trình máy kế toán với việc ứng dụng phần mềm FACT Hệ thống thông tin kế toán Maersk hệ thống tương đối hoàn chỉnh so với mô hình doanh nghiệp với tất phần hành kế toán tin học hóa phần mềm FACT Bên cạnh FACT, hệ thống thông tin kế toán Maersk ứng dụng số hệ thống hỗ trợ hệ thống thông tin kế toán quản trị FACT ứng dụng chủ yếu cho hệ thống thông tin kế toán tài Với thực trạng hệ thống thông tin kế toán công ty TNHH Maersk Việt Nam, với nhận xét đánh giá, luận văn đưa giải pháp hoàn thiện cho hệ thống thông tin kế toán Maersk Việt Nam chương 74 ... đến hệ thống thông tin kế toán 2.2 Hệ thống thông tin kế toán công ty Maersk Việt Nam 2.2.1 Hệ thống thông tin kế toán tài Hệ thống thông tin kế toán tài Maersk Việt Nam bao gồm kế toán phải trả... cân đối kế toán 2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán quản trị Hệ thống kế toán quản trị Maersk Việt Nam qui trình dựa thông tin kế toán tài hạch toán xử lý thông tin SAP, tất thông tin kế toán phải... FACT, hệ thống thông tin kế toán Maersk ứng dụng số hệ thống hỗ trợ hệ thống thông tin kế toán quản trị FACT ứng dụng chủ yếu cho hệ thống thông tin kế toán tài Với thực trạng hệ thống thông tin kế