Chương Giao tiếp văn ‘Khơng sung sướng người khác hiểu mình’ – Ralph Waldo Emerson Thật đáng ngạc nhiên cư dân hang động sinh sống trái đất hàng triệu năm trước tìm giải pháp đơn giản đối mặt với thách thức việc giao tiếp hình thức chữ viết văn hố Họ sử dụng chữ tượng hình, tức hình chạm khắc vẽ để mơ tả khái niệm hay kiện đơn giản Không có chữ nào, khơng ký tự chữ cái, khơng có khả có điều tinh tế bị ý nghĩa gây nhầm lẫn Dần dần, theo năm tháng, hình trở thành ký hiệu, ký hiệu trở thành “chữ cái” để biểu thị âm Những người Ai Cập sử dụng chữ viết tượng hình – kết hợp chữ tượng hình, chữ viết ghi ý tín hiệu ngữ âm sau trở thành người sử dụng hình vẽ để biểu thị âm bên cạnh ý kiến vật thể Tất nhiên, công cụ viết thay đổi qua thời gian, viên đá sắc cạnh than đá nhường chỗ cho bút mực, cuối máy đánh chữ máy tính Ngày nay, bất chấp tất người ta nói xã hội khơng có giấy, nguồn giao tiếp thức chữ viết giấy (Nếu không ngành bưu điện Mỹ lại chuyển tới 200 tỷ thư năm?) Và việc kinh doanh trở nên toàn cầu hơn, thách thức việc giao tiếp văn văn hoá kiện hàng ngày Viết viết sai Cốt lõi việc giao tiếp văn văn hoá cách rõ ràng phải sử dụng ngôn ngữ đơn giản, từ quen thuộc câu tường thuật ngắn gọn, rõ ràng Văn rắc rối suy nghĩ diễn đạt phức tạp dễ hiểu Mục đích giao tiếp văn kinh doanh để thể suy nghĩ quan điểm kinh doanh bạn cách rõ ràng không tạo hiểu nhầm hay khoa trương không cần thiết Hãy viết cách Bạn muốn khơi dậy lòng tin người ta vào khả cá nhân bạn, vào công ty sản phẩm hay dịch vụ bạn Khác với đàm phán trực tiếp, bạn khơng thể có mặt để nói rõ điểm mơ hồ cho người đọc hiểu Khi người ta đọc thư bạn, bạn khơng có kiểm soát tốc độ đọc phát âm người đọc Người ta bỏ qua dấu chấm câu, bạn khơng thể có mà nói “Này, ý tơi khơng phải vậy.” Mặc dù điều lúc đúng, nhiều người đánh đồng khả viết với khả suy nghĩ Một văn viết lộn xộn, không rõ ràng khơng xác khiến người đọc có ấn tượng người viết người 136 suy nghĩ lộn xộn khơng xác Trong giao tiếp kinh doanh, bạn khơng thể cho phép bị hiểu nhầm hay bị diễn giải sai ý Sự nguy hiểm việc tăng lên nhanh việc giao tiếp diễn văn hoá Hãy hiểu độc giả bạn Cũng giao tiếp lời, điều cốt yếu chuẩn bị tài liệu dạng văn phải biết thành phần độc giả bạn Hãy nhớ rằng, văn hoá bối cảnh thấp trọng tới chi tiết, xác, số liệu thống kê luận điểm rõ ràng cân nhắc cẩn thận Bạn cung cấp nhiều chi tiết cho độc giả thuộc văn hoá bối cảnh thấp tốt Trái lại, văn hoá bối cảnh cao có khuynh hướng tìm thư kinh doanh thứ lộ tính cách cá nhân người viết Những chi tiết chất lượng giấy viết, khổ màu giấy, lựa chọn phông chữ in, màu mực thiết kế tiêu đề thư công ty điểm quan trọng tương đương hình thức giao tiếp “phi ngơn từ” Trong văn hố bối cảnh cao, phương tiện thơng điệp Đối với văn hoá này, trình bày văn trơng quan trọng nội dung Khi phải giao dịch văn hoá, đặc biệt với cá nhân mà ngơn ngữ khác với ngơn ngữ bạn, bạn cung cấp nhiều cơng cụ hình ảnh dạng đồ hoạ biểu đồ, khả có hiểu nhầm thấp Một cách trình bày chuyên nghiệp, thông minh trang nhã, dù trình bày thư kinh doanh đơn giản, quan trọng việc tạo ấn tượng ban đầu thuận lợi cho bạn Hãy ý đến hướng Có lẽ rõ ràng, khơng phải tất văn hoá đọc viết theo cách Giống tiếng Anh, tiếng ả rập tiếng Do thái viết theo chiều ngang, lại từ phải qua trái Tiếng Nhật viết ngang hay dọc Khi viết theo chiều dọc, cột đọc từ phải qua trái, tức theo hướng ngược lại với tiếng Anh Khi viết theo chiều ngang, dòng trang sách thường tiến từ trái qua phải, giống tiếng Anh Thật đáng ngạc nhiên chẳng người nhận hay ghi nhớ khác biệt cách viết đọc Một nhà quản lý tồn cầu nhớ lại ơng giới thiệu với đồng nghiệp Nhật Bản sách giới thiệu đầy màu sắc công ty ông, nói chi tiết lịch sử cơng ty sản phẩm “Trang bìa thực ấn tượng Tất tự hào Rất nhiều mồ nước mắt đổ cho mẫu thiết kế trang bìa Tơi giới thiệu sách với đồng nghiệp Nhật Bản Tơi nhớ anh cầm vài phút, sau lật sách lại Thực tế bắt đầu giở sách từ cuối ngược lên đầu Bìa cuối lại đơn giản 137 trang giấy trắng trống trơn Chúng không hình dung điều trước Chúng tơi đánh ấn tượng trang bìa đầu tuyệt vời rốt đưa cho đối tác người Nhật sách giới thiệu mà họ dường có trang bìa đầu trắng tinh Thật học đắt giá.” Công ty ông làm sách với hai trang bìa trước sau in màu cho khách hàng châu Những lựa chọn tiếng Anh quốc tế Tiếng Anh có lẽ ngơn ngữ quốc tế thương mại, thứ tiếng Anh nào? Tiếng Anh người Mỹ chăng? Tiếng Anh người Anh chăng? Tiếng Anh người úc? Hay tiếng Anh người ấn Độ? Những tài liệu viết người nói tiếng Anh xứ thường viết kiểu tiếng Anh gốc họ, thường dài dòng rườm rà Do thoải mái với ngơn ngữ mình, họ có xu hướng viết nhiều thường phớt lờ việc độc giả phía bên kia, người nói thứ tiếng Anh hồn tồn khác thứ tiếng khác hẳn, hiểu Thật kỳ lạ người nói tiếng Anh xứ lại thường viết tài liệu thứ tiếng Anh xác rõ ràng Lý là: họ sử dụng kiểu tiếng Anh đơn giản hoá, hay tiếng Anh quốc tế Một nhà xuất Nam Phi nhớ lại lần ông nhận lời đề nghị khác (tất tiếng Anh) từ đối tác tiềm năng: đối tác Hàn Quốc, đối tác Pháp đối tác Mỹ Ông kể lại: “Thật kỳ lạ, hai đề nghị người Hàn Quốc người Pháp dễ hiểu nhiều Họ trình bày thẳng thắn thẳng vào vấn đề Đề nghị người Mỹ đầy tính từ câu phức tạp, thật giống đọc thứ tiếng khác Thật kỳ cục đề nghị người nói thứ tiếng Anh gốc lại khó hiểu nhất.” Vậy tiếng Anh quốc tế gì? Đó thứ tiếng Anh mà tránh sử dụng từ viết tắt, câu trích dẫn, câu sáo rỗng lối chơi chữ Nó trang trọng tiếng Anh nói sử dụng câu đơn giản để chuyển tải ý kiến Biệt ngữ có ích Giống giao tiếp lời, nói chung ta nên tránh sử dụng biệt ngữ tiếng lóng, trừ bạn chắn 100% người mà bạn giao tiếp sử dụng hiểu vốn từ chun mơn Đơi biệt ngữ lại giúp việc giao tiếp xác Nhưng điều có cách hiểu thống thuật ngữ (Hãy nghĩ đến hai nhà lập trình máy tính trao đổi thư tay với Rõ ràng biệt ngữ thuật ngữ kỹ thuật cao phù hợp Tuy nhiên, điều lại khơng trường hợp nhà quản lý đề xuất liên doanh lĩnh vực hàng tiêu dùng với nhà doanh nghiệp đến từ thị trường nổi.) 138 Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý hầu hết văn hoá mắc lỗi lạm dụng biệt ngữ Các nhà quản lý thường hay nghĩ phong cách văn xuôi trịnh trọng bóng bẩy pha trộn với chút lõm bõm thuật ngữ thông dụng, biệt ngữ thuật ngữ chuyên môn tạo văn tốt, cho thấy kiến thức sâu rộng người viết vấn đề Không hiểu sao, họ tin sử dụng cụm từ “được gửi kèm theo - enclosed herewith” nghe chun nghiệp có tính kinh doanh Thật khơng phải Nó làm vấn đề trở nên khó hiểu che mục đích số - chuyển tải rõ ràng ý kiến Quy tắc ngón tay cái: sử dụng biệt ngữ độc giả bạn dễ dàng hiểu ý nghĩa nó, lúc biệt ngữ có tác dụng Nếu cịn nghi ngờ tránh dùng biệt ngữ Những đIều cần biết soạn thảo văn kinh doanh - Giữ cho văn bạn có trọng tâm trúng vấn đề Đừng viết dông dài - Mục tiêu số chuyển tải ý kiến, kể câu chuyện hay gây ấn tượng cho đồng nghiệp trận mưa từ ngữ Để giao tiếp có hiệu bạn cần phải có phương pháp suy nghĩ xác rõ ràng - Hãy ngắn gọn Hãy hỏi nhà văn chuyên nghiệp họ nói với bạn kỹ sáng tạo mà họ có biết phải bỏ - Hãy sử dụng thể chủ động Nó giúp lược bỏ chỗ rườm rà - Hãy viết trước chỉnh sửa sau Hoàn thành viết nháp trước dừng lại để sửa lỗi hiệu đính Việc trì hỗn để tìm từ cho nháp khiến bạn nhiều ý tưởng hay Hãy viết ý tưởng giấy trước, sau biên tập chau chuốt thêm - Việc sử dụng nhiều tính từ trạng từ khơng đồng nghĩa với tính sáng tạo Những người viết thư kinh doanh thường hay sử dụng tính từ trạng từ khơng cần thiết, khiến cho văn trở nên lộn xộn che lấp ý tưởng mà họ muốn truyền đạt Có tính sáng tạo khơng có nghĩa rườm rà - Nên tránh sử dụng câu nói sáo rỗng Một văn kinh doanh tồi thường đầy câu sáo rỗng - Hãy tìm đồng nghiệp, người đưa ý kiến phê bình cho bạn Đã lần bạn nghe nói: “Khơng tồi, cần phải chỉnh sửa thêm”? Điều có nghĩa với người viết? Hãy yêu cầu họ đưa ví dụ cụ thể, ý kiến phê bình cụ thể, tránh câu nhận xét chung chung Nếu yêu cầu biên tập đọc soát lại văn 139 đó, đừng nhận xét mơ hồ Hãy nói cho họ biết xác điều mà bạn nghĩ cịn chưa ổn văn - Một giọng điệu trang trọng tốt giọng điệu thân mật Giao tiếp kinh doanh nói chung cần phải trang trọng Một sai lầm phổ biến người viết sử dụng tên đầu đồng nghiệp lời đầu thư sau lại ký thư tên đầy đủ cô ta Nếu bạn đủ thân quen với để sử dụng tên đầu họ, bạn sử dụng tên đầu bạn để ký cuối thư Tất nhiên, văn hoá coi trọng cách thức trang trọng giao dịch kinh doanh, sai lầm nghiêm trọng Trừ phi bạn chắn 100% mối quan hệ mình, sử dụng tên đầy đủ lời đầu thư ký cuối thư Những câu hỏi đặt cho bạn Một bạn viết xong biên tập thư hay văn mình, tự hỏi thân câu hỏi sau Chúng đảm bảo văn bạn đạt mục đích mà bạn đề - Văn có đem lại ấn tượng mong muốn hay khơng? Nó có thân mật q hay khơng? Nó có rườm rà q khơng? - Mình có đưa vào ý kiến từ ngữ khơng quan trọng mà nhãng ý người đọc tới điểm khơng? - Lá thư phong bì cơng ty có đem lại ấn tượng thích hợp hay không? Một người đến từ văn hố khác nghĩ gì? - Mình viết địa xác chưa? Mình viết tên người chuẩn xác sử dụng chức danh phù hợp cần thiết hay chưa? Trong người phương Tây trở nên coi trọng việc tạo tài liệu hồn hảo, số văn hố không bị ám ảnh lỗi in ấn Hãy lấy người Trung Quốc làm ví dụ Họ vốn tiếng cố tình để lại lỗi in ấn tạp chí sách để độc giả phát lỗi có cảm giác giỏi giang Quá trình biên dịch Bạn dồn tâm huyết cho văn bản, chau chuốt từ để đảm bảo tính khúc chiết rõ ràng văn Bạn tin tưởng bạn thể điểm quan trọng Nói cách khác, tất cịn lại cần làm cho dịch tài liệu gửi nước ngồi Điều cảm nhận vừa lạc quan vừa sai lầm Gửi tài liệu cho công ty dịch thuật chuyên nghiệp khởi đầu q trình có tính định, chưa phải điểm kết thúc Quá trình 140 thường nghĩ đến cách muộn màng sau Những sai sót nghiêm trọng phát sinh giai đoạn dịch thuật Hãy nhớ bạn muốn đối tác kinh doanh đọc hiểu xác bạn viết, khơng phải mà người phiên dịch nghĩ bạn muốn nói Điều quan trọng khơng thể phó mặc may rủi, thật ngạc nhiên nhiều công ty dịch thuật coi nhiệm vụ điều phiền toái, cố gắng làm vội làm vàng gửi trả tài liệu có lỗi dịch thuật biến đổi quan trọng ý nghĩa cho khách hàng Hãy để công việc làm tốt Dịch thuật không đơn giản chuyển từ ngữ ngôn ngữ sang ngôn ngữ khác Những người dịch thuật chuyên nghiệp cần phải nhạy cảm trước kỳ vọng độc giả mà bạn nhắm tới văn hoá họ Sau số điều cần biết cho công việc dịch thuật : - Hãy hỏi đồng nghiệp công ty dịch thuật chuyên nghiệp Chất lượng kỹ công ty dịch thuật lẫn cá nhân phiên dịch khác - Hãy yêu cầu cung cấp thư giới thiệu khách hàng trước kiểm tra kỹ giới thiệu - Hãy yêu cầu xem mẫu dự án dịch hoàn thành, đảm bảo dự án hoàn thành hạn - Hãy hỏi xem liệu cá nhân hay công ty dịch thuật dịch thử văn để bạn kiểm tra hay không Nếu bạn không chắn chất lượng dịch, nhờ công ty hay cá nhân khác dịch ngược lại văn - Một số cơng ty cá nhân chun mơn hố dịch thuật lĩnh vực kỹ thuật ngành nghề định Nếu bạn làm việc lĩnh vực kỹ thuật cao, tìm đến chuyên gia - Một bạn định chọn nhà dịch thuật chuyên nghiệp, điều quan trọng phải phối hợp chặt chẽ với cá nhân trực tiếp dịch tài liệu Họ cần thông tin độc giả, giọng điệu mục đích tài liệu cần dịch - Hãy cho người dịch biết mục đích xác tài liệu Nó có phải tài liệu có tính chất giới thiệu hay không? Hay đề nghị cuối cùng, địi hỏi có hành động tức thì? Mục đích giọng điệu mà bạn muốn thể tạo khác biệt việc lựa chọn từ ngữ cho dịch 141 - Hãy giải thích rõ ràng thuật ngữ kỹ thuật sử dụng Hãy đảm bảo người dịch hiểu khái niệm Nếu cần cung cấp cho người dịch từ điển thuật ngữ sử dụng - Nếu dự án dài, kiểm tra công việc theo tiến độ Đừng đợi đến kết thúc kiểm tra chất lượng, lúc muộn - Hãy dành cho dự án thời gian rộng rãi Một dịch vội vàng dẫn đến sai sót - Hãy cân nhắc việc nhờ dịch dịch ngược trở lại ngơn ngữ ban đầu, điều tốn thêm thời gian Nếu cơng ty bạn khơng có kiểm tra dịch, xem xét việc nhờ tới công ty hay cá nhân dịch thuật khác Việc dịch ngược lại đảm bảo giọng điệu mục đích thể cách xác - Khi làm việc với tài liệu marketing hay sách giới thiệu, việc dịch ngược lại cần đưa vào thời gian dự án Bỏ thêm chút chi phí cho việc dịch ngược lại tiết kiệm tiền cho bạn tài liệu phải in lại có lỗi dịch thuật - Nếu tài liệu bạn thuê dịch sách giới thiệu báo cáo có trình bày, trình bày lại tài liệu sau dịch Những tài liệu dịch thường không để vừa vào mẫu trình bày văn có sẵn Kích cỡ có vai trị khơng? Khi giao dịch văn hố, kích cỡ có vai trị định, khổ giấy Bất có thể, tài liệu marketing, sách giới thiệu bán hàng, catalô tài liệu in ấn khác nên làm khổ giấy thường sử dụng đất nước Lý là: cặp tài liệu đai kẹp sử dụng nước khác khơng chứa vừa tài liệu in giấy khổ khác, dễ bị người ta vứt giữ lại để tham khảo Ngồi ra, cơng ty thực muốn có dáng vẻ tồn cầu, cần phải đáp ứng tiêu chuẩn toàn cầu Sử dụng tài liệu không phù hợp cho việc sử dụng thị trường mục tiêu bị coi dấu hiệu kiêu ngạo, hay tồi tệ hơn, ngu dốt Một nhà đại diện người Anh tổ chức nghiên cứu kinh doanh có trụ sở Mỹ cho biết: “Tôi biết khổ giấy thực có ý nghĩa khách hàng Nó nói lên tính đáng tin cậy tài liệu nghiên cứu mà chúng tơi cung cấp Nếu làm khổ giấy A4 (ISO), coi có tính tồn cầu nhằm tới thị trường nước Mỹ Khi khách hàng châu Âu nhìn thấy báo cáo in giấy khổ Mỹ, họ coi dành cho người Mỹ có lẽ khơng sử dụng Ngoài ra, họ chẳng thể lưu chúng 142 lại, họ khơng thể đặt chúng vào cặp Đơn giản việc làm tài liệu cho châu Âu giấy khổ tiêu chuẩn Mỹ không dễ dàng cho người sử dụng Dịch qua Internet Mặc dù ngơn ngữ có lẽ rào cản lớn cuối việc giao tiếp trực tiếp kinh tế tồn cầu hố, chun gia máy tính xây dựng mà nhiều người nghĩ khơng thể, phần mềm dịch sang tiếng nước Mặc dù ý tưởng tốt đẹp, kết cịn lâu hồn hảo Nhiều chun gia tin dịch máy có lẽ khơng xác 85% Hiện tại, website sẵn có có cịn đạt tỷ lệ thấp Mặc dù vậy, doanh nhân quan tâm tới dịch lập tức, nơi mà hiểu quan trọng, cịn cú pháp xác phong cách không quan trọng lắm, dịch máy sẵn có mạng có lẽ thích hợp Điều lý tưởng cho việc nghiên cứu trước chuyến đem lại cho người ta nội dung thực chất thứ thư điện tử tài liệu đơn giản Phần mềm dịch tài liệu sang thứ ngơn ngữ có chất lượng tầm tầm Ngữ pháp trật tự từ khơng chuẩn ẩn ý văn phong bị Những chương trình chạy Windows làm việc với trình duyệt Web khác có chuyển ngữ trang Web từ tiếng Anh sang hầu hết ngôn ngữ châu Âu khác ngược lại Rõ ràng là, đừng mong đợi dịch máy có chất lượng dịch nhà dịch thuật chuyên nghiệp Các phần mềm trang web nói rõ dịch máy không nên sử dụng cho thứ tài liệu pháp luật hợp đồng Lý thật dễ hiểu FAX quốc tế Máy fax có lẽ phương tiện thông tin sử dụng thường xuyên kinh doanh quốc tế, chí cịn điện thoại Trong thư điện tử chậm chạp đuổi theo fax, khơng hiệu việc sử dụng fax để chuyển tài liệu, giảm chi phí khắc phục lệch múi Do ngày nhiều nước bắt đầu công nhận fax chữ ký qua fax văn có hiêụ lực pháp luật, fax trở thành người bạn tốt doanh nhân toàn cầu Sau số điều cần biết để sử dụng hợp lý máy fax: - Hãy hạn chế số trang bạn muốn gửi fax Thường văn dài 20 trang mức - Coi fax thư kinh doanh 143 - Muốn biết trình bày tiêu đề thư cơng ty trơng đến phía nước ngồi, thử fax số mẫu tài liệu tới cho bạn trước Nếu trơng xấu, sửa lại định dạng - Ln kèm theo thư giải thích nói rõ tổng số trang, ngày tháng (được viết để tránh gây nhầm lẫn), người nhận fax, người gửi fax, số điện thoại số fax bạn phòng trường hợp có vấn đề phát sinh q trình chuyển fax Thậm chí đưa địa email bạn để đề phòng trường hợp họ muốn thay đổi phương tiện liên lạc - Hãy nhớ nhiều công ty tắt máy fax họ vào ban đêm, ý thời gian ngày nơi nhận fax - Đừng giả định fax bạn tới nơi Rất bên bị hết giấy, tờ fax bị mắc lại phịng thư tín bị thất lạc Nếu việc khẩn, sau fax xong gọi điện thoại để xác nhận fax tới nơi - Gửi “những gốc” (giấy thường) qua đường bưu điện tài liệu quan trọng - nhiều thị trường nổi, việc gửi fax tốn Đừng giả định bạn nhận trả lời fax - Nếu bạn chuyển hợp đồng qua fax, kiểm tra luật pháp địa phương thị trường mục tiêu để xem liệu hợp đồng gửi qua fax có giá trị ràng buộc pháp lý hay không Thư điện tử quốc tế Với tồn cầu hố Internet, chừng mực định, thư điện tử trở thành hình thức thư kinh doanh thập niên 90 kỷ 20 Liên lạc qua thư điện tử không nên bị phân biệt với liên lạc viết giấy fax giấy có tiêu đề cơng ty (Trên thực tế nhiều công ty thiết kế tiêu đề thư điện tử chuẩn để đem lại cho thư hình thức cảm giác trang trọng hơn.) Có số lợi rõ rệt dùng thư điện tử quốc tế Khơng có hố đơn điện thoại quốc tế đường dài, khơng phí chuyển phát nhanh, không cần phải đợi thư từ giấy từ địa điểm đến địa điểm khác trái đất không cần phải đợi đến tận nửa đêm để gọi điện cho đồng nghiệp nửa bên trái đất Ngoài ra, làm việc múi tương thích, người nhận đặt câu hỏi Cũng giống hình thức khác liên lạc văn hay lời nói, quan trọng phải nhớ điểm nhạy cảm văn hoá gửi thư điện tử quốc tế 144 Nhưng bên cạnh có bất lợi rõ rệt Khác với nói chuyện điện thoại, thư điện tử khơng cho phép nhìn đặc điểm tính cách cá nhân người gửi Thường người hành động theo cảm giác vội vã trả lời thư điện tử mà không suy nghĩ soạn thảo thư cẩn thận Thư điện tử có xu hướng trở thành gần giống diễn văn đàm thoại, cẩu thả thường không trang trọng mơ hồ Sử dụng thư điện tử làm công cụ kinh doanh quốc tế địi hỏi phải có tự kiểm soát Cuối cùng, người nhận thư điện tử dễ hiểu nhầm sang giọng điệu tờ ghi Điều dẫn tới thư hồi đáp đầy giận hiểu nhầm hai bên Những quy ước quốc tế sử dụng thư điện tử cách: - Hãy tỏ trang trọng Vì số lý do, việc viết thư điện tử dễ rơi vào lối trò chuyện suồng sã thân mật Tất nhiên, thân mật lại phù hợp số tình huống, chẳng hạn trao đổi thư từ với đồng nghiệp làm việc gia Tuy nhiên, sử dụng thư điện tử quốc tế, coi hình thức thư tín kinh doanh trang trọng Hãy sử dụng tên đầy đủ chức danh dòng địa Trong thư điện tử quốc tế, phải ý đến tính hình thức quen thuộc thiết lập - Ln điền vào mục chủ đề Những thư điện tử mà khơng có chủ đề thường bị loại bỏ bị liệt vào dạng thư tạp nham Hãy chắn chủ đề thật ngắn hấp dẫn thẳng vào vấn đề Đừng cố gắng tỏ điệu đàng Nếu vùng viết chủ đề bị mờ nhạt, thư khơng đọc kịp thời, tệ chẳng đọc đến - Hãy viết ngắn gọn, đừng ngắn tới mức làm nghĩa bị hiểu nhầm Nhiều thư điện tử viết theo lối tốc ký chẳng có ý nghĩa người không thạo việc, dài lê thê điểm lại bị che lấp - Hãy cho máy kiểm tra tả đọc lại đoạn thư vài lần để đảm bảo tính rõ ràng Một thư điện tử cẩu thả đem lại ấn tượng xấu người gửi công ty họ - Hãy thiết kế chữ ký điện tử Sử dụng đầy đủ tên họ, chức danh bạn địa thư điện tử bạn phòng trường hợp thư, cách đó, lại bị tách khỏi phần tiêu đề Ngồi ra, người thơng minh bạn cung cấp mã số điện thoại quốc tế địa liên lạc xác gửi thư điện tử nước - Ngày Khi gửi thư điện tử quốc tế bao gồm ngày giờ, đoan bạn viết ngày đầy đủ để tránh hiểu sai Khi viết giờ, bạn nói rõ múi mà bạn sử dụng 145 - Khi gửi thư điện tử cho người nhận thuộc văn hoá khác, nên lưu ý thứ hạng vị trí người nhận Thậm chí ngơn ngữ thư điện tử bắt đầu trở nên trịnh trọng, việc dành cho quan chức cao cấp văn hố Nhật Bản Trung Quốc kính trọng mà họ mong muốn quan trọng Điều vũ trụ điện tử - Hài hước Cũng thư tín thân mật, hài hước khơng hồn tồn văn hoá khác Những văn hố khác có cảm nhận khác coi hài hước hay mực - Đơn vị tiền tệ Khi sử dụng số liệu tiền tệ, nói rõ loại tiền tệ bạn sử dụng, cố gắng sử dụng hai loại tiền: loại tiền người gửi loại tiền người nhận - Phải biết người nhận thư điện tử bạn Đừng đơn giản nhấn nút "reply all" (trả lời tất cả) bạn biết đích xác nhận thư trả lời - Hãy nhớ, chẳng có riêng tư sử dụng thư điện tử Các thư dễ dàng bị tiếp cận người khác người quản trị cơng ty có khả tiếp cận thư chúng nằm hộp thư cá nhân - Cẩn thận với thứ gửi kèm Sử dụng file đính kèm việc mạo hiểm có q nhiều chương trình phần mềm sử dụng Trừ bạn hệ thống người gửi người nhận hồn tồn tương thích, đừng sử dụng file đính kèm Thường file đính kèm khơng mở khơng tương thích phần mềm sử dụng Thay vậy, đưa toàn nội dung thư vào phần thân thư điện tử - Đừng làm người nhận thư khó hiểu cách gửi thư qua phương tiện khác nhau, fax hay bưu điện, trừ bạn nói rõ bạn làm - Hãy kiên nhẫn trước chuyển lại thư gửi thư nối tiếp Đơi thư bạn đến vào ngồi làm việc người nhận, họ cơng tác hay nghỉ Một số chương trình thư điện tử có chức trả lời tự động để thông báo cho người gửi bạn vắng mặt văn phòng tới ngày Nếu có bạn sử dụng chương trình Nó giúp người gửi đỡ sốt ruột - Hãy tự chủ Suy nghĩ trước trả lời dành thời gian soạn thảo thư chín chắn Nếu giận đợi ngày trước hồi âm Nhớ số tập đoàn lớn không chấp nhận thư điện tử vào hệ thống họ trừ địa hồi đáp bạn chấp nhận trước người ý văn hoá: 146 "gác cổng" họ Là biện pháp phòng ngừa vi rút máy tính, biện pháp an ninh áp dụng file đính kèm Các địa bưu quốc tế Tìm kiếm dịch địa bưu quốc tế có lẽ khía cạnh đầy thách thức trở ngại giao dịch thư quốc tế Mỗi quốc gia, văn hố có kiểu viết địa bưu riêng Khơng có quy tắc chung cho địa thư nước châu á, châu Phi hay châu Âu Cách chắn hỏi Cần ghi nhớ điều: tất chữ số địa có ý nghĩa với Hãy nhớ, viết tên người quan trọng số nước, luật pháp bắt buộc phải in địa tiếng nước sở để đảm bảo chắn thư chuyển tới nơi 147 ... cho thứ tài liệu pháp luật hợp đồng Lý thật dễ hiểu FAX quốc tế Máy fax có lẽ phương tiện thông tin sử dụng thường xuyên kinh doanh quốc tế, chí cịn điện thoại Trong thư điện tử chậm chạp đuổi... việc gia Tuy nhiên, sử dụng thư điện tử quốc tế, coi hình thức thư tín kinh doanh trang trọng Hãy sử dụng tên đầy đủ chức danh dòng địa Trong thư điện tử quốc tế, phải ý đến tính hình thức quen thuộc... giới thiệu báo cáo có trình bày, trình bày lại tài liệu sau dịch Những tài liệu dịch thường không để vừa vào mẫu trình bày văn có sẵn Kích cỡ có vai trị khơng? Khi giao dịch văn hố, kích cỡ có vai