CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ I . CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Khái niệm Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông tin. 2. Yêu cầu Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản, giấy tờ. Do đó trong quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây: 2.1. Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần hoàn thiện tốt công việc của cơ quan. 2.2. Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự thảo văn bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đòi hỏi phải được thực hiện theo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng. 2.3. Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nàh nước. Vì vậy trong quá trình tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật. Tức là chỉ những người có liên quan mới được biết về nội dung văn bản. 2.4. Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có năng suất chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với khoa học kỹ thuật của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ,lạc hậu coi thường việc áp dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư. 3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 3.1. Vị trí: Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. 3.2. Ý nghĩa  Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước và các DN. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.  Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm việc trái pháp luật.  Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là băng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan là sát thực, có hiệu quả.  Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi hơn để triển khai các mặt nghiệp vụ của mình. 4. Nội dung công tác văn thư 4.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến  Văn bản đến là những văn bản giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo…do các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến.  Một số nguyên tắc chung khi tiếp nhận văn bản đến - Tất cả văn bản đến cơ quan bằng bất cứ hình thức nào đều phải đăng ký và vào sổ quản lý thống nhất ở văn thư. - Văn bản đến cơ quan đều phải được xử lý nhanh chóng, chính xác, bí mật - Văn bản đến phải trình thủ trưởng cơ quan qua Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi chuyển đến cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. 4.1.1. Tiếp nhận văn bản đến Khi tiếp nhận văn bản yêu cầu văn thư phải tiến hành công việc theo trình tự thủ tục sau:  Kiểm tra và phân loại sơ bộ - Kiểm tra: Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư là người trực tiếp nhận văn bản phải kiểm tra xem có đúng văn bản tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số lượng văn bản có đủ không, kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hoặc có dấu hiệu bị bóc rách không. Nếu có thì phải báo ngay cho người phụ trách công tác văn thư của cơ quan biết và đồng thời phải lập biên bản trước người đưa văn bản. Trường hợp nếu văn bản gửi nhầm địa chỉ thì kịp thời trả lại nhân viên bưu điện hoặc người đưa thư. - Phân loại sơ bộ: Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan mình bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai loại:  Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan (ghi tên cơ quan, đơn vị, tổ chức trong cơ quan) gửi cho thủ trưởng cơ quan hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan.  Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư riêng, sách báo, tạp chí, bản tin…  Bóc bì văn bản đến: Bóc bì VB đến được tiến hành theo các quy định sau: - Những văn bản có đóng dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” khi nhận cần được mở trước để đảm bảo về mặt thời gian. Trường hợp đã quá thời gian yêu cầu trong văn bản thì văn thư cần ghi rõ thời gian nhận đựơc văn bản đó trên bì thư và vào sổ văn bản đến. - Khi rút văn bản ra khỏi phong bì yêu cầu động tác nhẹ nhàng, khéo léo tránh làm rách văn bản hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện…soát lại phong bì xem có bỏ xót văn bản hay không? - Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì văn bản với các thành phần tương ứng của văn bản lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi. Nếu có điểm nào không hợp thì phải hỏi lại nơi gửi. Trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản. 4.1.2. Đăng ký văn bản đến Mục đích: Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý văn bản được chặt chẽ và tạo điều kiện tra tìm văn bản nhanh chóng, dễ dàng. Yêu cầu: Khi đăng ký văn bản phải ghi đầy đủ các thông tin cần thiết về văn bản vào các phương tiện đăng ký  Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến - Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến: để xác nhận văn bản đó đã qua văn thư, số đến ghi vào văn bản phải khớp với số thứ tự trong sổ đăng ký văn bản đến, ngày đến là ngày cơ quan nhận được văn bản và đăng ký vào sổ. - Vị trí đóng dấu: dấu văn bản đến nên đóng rõ ràng, thống nhất vào khoảng giấy trắng phía góc trái, phần lề bên văn bản dưới phần số ký hiệu (với những văn bản không có tên loại) hoặc đóng dấu vào khoảng trống giữa tên cơ quan phát hành văn bản và tiêu đề văn bản. - Mẫu dấu đến: Dấu đến có kích thước 3cm × 5cm gồm các thành phần sau: - Tên cơ quan nhận văn bản, số đến, ngày đến, chuyển cho bộ phận, cá nhân nào giải quyết, lưu hồ sơ số. TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẾN Số đến:……………. Ngày đến:…………. Chuyển:…………… Lưu hồ sơ:………… Bảng số 1: Mẫu dấu đến  Vào sổ đăng ký “văn bản đến”: Đây là một khâu quan trọng trong việc tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. Nhờ đó mà lãnh đạo cơ quan nắm được số và chất lượng văn bản đến trong ngày, nội dung văn bản đề cập đến vấn đề gì? Ai là người chịu trách nhiệm giải quyết và giải quyết chưa? Khi vào sổ tránh trùng số hoặc bỏ sót số gây khó khăn cho việc thông kê và tra cứu tài liệu. - Đăng ký văn bản đến có thể dùng sổ văn bản đến, thẻ đăng ký và máy tính. - Để thuận lợi cho việc vào sổ, chuyển giao và ký nhận dựa theo ý kiến ghi trên lề văn bản của người phụ trách thì văn thư nên chia văn bản theo từng đơn vị này đến đơn vị khác. - Văn bản đến ngày nào thì cần vào sổ và chuyển giao ngay ngày hôm đó. Tùy theo số lượng văn bản của cơ quan nhiều hay ít mà lập các sổ. - Dưới đây là mẫu bìa sổ đăng lý văn bản đến. TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN ĐƠN VỊ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm:……. Từ số………….đến số…………… Từ ngày……… đến ngày……… Bảng số 2: Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến Nội dung đăng ký sổ “văn bản đến”: gồm 10 cột STT Số đến Tên CQ ban hành Số và ký hiệu Ngày tháng Trích yếu Số lượng Nơi nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 … … … … … … … … … … Bảng số 3: Nội dung đăng ký sổ văn bản đến Văn bản “Mật” đến gồm 11 cột như mẫu văn bản đến thường, thêm cột mức độ “mật” sau cột “trích yếu”. Bìa cũng giống như bìa sổ văn bản đến thường. Ngoài ra nếu văn bản là đơn, thư thì có mẫu riêng gồm 8 cột: Số đến Nơi gửi Số và ký hiệu Ngày/tháng Trích yếu Mức độ mật Nơi nhận Ký nhận 1 2 3 4 5 6 7 8 … … … … … … … … Bảng số 4 : Nội dung sổ đăng ký văn bản là đơn thư 4.1.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến  Trình xin ý kiến phân phối - Sau khi bóc bì, đóng dấu “đến” lên văn bản, đăng ký vào sổ thì nhân viên văn thư phải trình những văn bản nhận được cho người phụ trách công tác này cụ thể là thủ trưởng cơ quan nếu là cơ quan nhỏ có ít văn bản hoặc là cho chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính nếu là cơ quan lớn có nhiều văn bản và được thủ trưởng cơ quan ủy nhiệm - Khi người phụ trách xem xong thì ghi ý kiến phân phối và giải quyết vào lề văn bản rồi trả lại văn thư để chuyển sổ và gửi cho người thực hiện  Chuyển giao “văn bản đến” - Tất cả văn bản đến cơ quan sau khi đã có ý kiến phân phối của người phụ trách phải được chuyển ngay đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không chuyển chậm văn bản. - Theo quyết định số 91/QĐ - BT ngày 14/6/1998 của chủ nhiệm văn phòng Hội đồng Bộ trưởng .Nếu là văn bản có dấu chỉ mức độ “Khẩn” phải chuyển ngay đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không chuyển chậm văn bản. - Các văn bản khác cũng phải chuyển ngay trong ngày cho người có trách nhiệm giải quyết. - Yêu cầu khi chuyển giao văn bản  Giao văn bản tận tay cho người có trách nhiệm giải quyết, không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận hộ.  Cần chú ý không để cho người không có liên quan xem, biết được nội dung của văn bản.  Khi chuyển giao văn bản phải đăng ký vào sổ, người nhận văn bản kể cả thủ trưởng cơ quan cũng phải ký vào sổ chuyển giao văn bản đó. Bảng số 5: Mẫu bìa sổ chuyển giao văn bản đi Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 …… ……… ………. ………… ………… Bảng số 6: Nội dung sổ chuyển giao văn bản đến  Đối với văn bản “Mật”: Mẫu chuyển giao văn bản “Mật” giống như sổ TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN ĐƠN VỊ SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Năm:……. Từ ngày………đến ngày………… chuyển giao văn bản thường, chỉ thêm cột “mức độ mật” sau cột (3). Thông thường các cơ quan sử dụng sổ đăng ký văn bản mật thêm cột ký nhận ngay sau cột đơn vị hoặc người nhận văn bản, vì số lượng văn bản mật không nhiều. 4.1.4. Tổ chức giải quyết văn bản đến  Đối với văn bản thường: Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cán bộ, đơn vị nào, thì do cán bộ đơn vị đó trực tiếp giải quyết. - Các cán bộ thừa hành sau khi nhận được văn bản, phải được nghiên cứu nắm vững các vấn đề cần giải quyết, xử lý kịp thời. Những công việc có liên quan đến cán bộ khác, bộ phận khác phải khẩn trương phối hợp để cùng giải quyết. Không được tự ý chuyển văn bản cho bộ phận khác, cơ quan khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo. - Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh. - Đối với những văn bản khác gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, khi có ý kiến của lãnh đạo ghi trên lề văn bản, không được đóng dấu lên văn bản đó mà phải soạn thảo văn bản trả lời dựa vào ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. - Chỉ lãnh đạo mới được ghi ý kiến lên lề văn bản, những ý kiến đề xuất của cán bộ thừa hành phải ghi rõ lên tờ giấy trắng khác, kèm theo văn bản đó, các đơn vị trong cơ quan không được tự ghi dấu gạch chân các dòng hoặc ghi thêm ý kiến vào văn bản đến. - Những văn bản đề cập đến các vấn đề quan trọng như chủ trương, chương trình kế hoạch, kế hoạch công tác, những văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác của cấp trên đối với cơ quan…phải do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan giải quyết.  Đối với văn bản mật: Mức độ mật và phạm vi phổ biến đã được trình bày trong phần thể thức văn bản. Bất kỳ người nào được biết bí mật, được giữ văn bản, tài liệu mật phải thực hiện các quy định sau: - Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách nhiệm - Không được mang văn bản, tài liệu mật về nhà riêng hoặc mang theo đi công tác (Nếu văn bản đó không liên quan đến chuyến công tác). Khi cần thiết phải mang văn bản, tài liệu về nhà, hoặc đi công tác phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan. Khi cần mang văn bản, tài liệu mật đi công tác không được giao cho người khác giữ hộ. - Không sao chụp, ghi chép những điều bí mật của văn bản. Không được trao đổi những điều bí mật trong điều kiện không đảm bảo an toàn.  Tổ chức kiểm tra giải quyết văn bản Mục đích: Nhằm nâng cao hiệu quả và tiến độ giải quyết công việc của cơ quan. - Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với qui định chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước. - Phụ trách công tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối, tiến độ chuyển giao và việc giải quyết văn bản. - Nhân viên văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra tiến độ giao nhận văn bản, độ chính xác và thủ tục giao nhận văn bản. Toàn bộ việc kiểm tra trên có thể lập sổ kiểm tra hoặc kiểm tra bằng máy tính. 4.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi: Tất cả văn bản giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục gửi đi ở văn thư cơ quan. 4.2.1. Đăng ký văn bản đi Là quá trình ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi như: số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản… vào những phương tiện đăng ký: sổ đăng ký, thẻ, máy tính…nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra tìm văn bản được nhanh chóng. Trước khi đăng ký văn bản, nhân viên văn thư phải kiểm tra thể thức văn bản, đây là vấn đề hết sức quan trọng không thể thiếu hoặc sai xót được. Tất cả những văn bản viết sai thể thức đều không được chấp nhận.  Ghi số lên văn bản: Số của văn bản là số đăng ký thứ tự của văn bản trong năm kể từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Tất cả các văn bản đi của cơ quan do thủ trưởng cơ quan ký ban hành đều đăng ký tập trung ở bộ phận văn thư để lấy số chung theo hệ thống số của cơ quan, không lấy số riêng theo từng đơn vị, tổ chức thảo ra văn bản.  Ghi ngày, tháng lên văn bản: Ngày, tháng trong văn bản là ngày tháng văn bản được đăng ký vào phương tiện đăng ký, yêu cầu ghi rõ ràng, chính xác (đối với ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải ghi thêm số 0 ở đằng trước)  Đóng dấu vào văn bản đi - Dấu là khâu quan trọng không thể thiếu đối với văn bản trước khi gửi đi. Thiếu con dấu có nghĩa là văn bản đó không có giá trị hiệu lực về mặt pháp lý - Cán bộ văn thư không được đóng dấu “Mật”, “Khẩn” vào văn bản đó khi văn bản đó chưa có ý kiến của người ký nhận văn bản.  Vào sổ văn bản đi - Sau khi đóng dấu xong thì vào sổ văn bản đi. Yêu cầu khi vào sổ phải ghi đầy đủ, chính xác số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản và các yếu tố cần thiết. - Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi” Bảng số 7: Mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đi - Nội dung sổ đăng ký văn bản đi Số và ký hiệu Ngày tháng Trích yếu Nơi nhận Đơn vị, người giữ bản lưu Ghi chú 1 2 3 4 5 6 … ……. ……… ………… ……… ………… Bảng số 8: Nội dung sổ đăng ký văn bản đi Đối với sổ “Văn bản mật”cũng giống sổ đăng ký văn bản thường chỉ thêm “mức độ mật” sau cột 3.  Chuyển giao văn bản đi - Văn bản đi phải được đăng ký và gửi đi ngay trong ngày khi đã có chữ ký TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN ĐƠN VỊ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm:… Từ số….…….đến số……… Từ ngày…… đến ngày…… [...]... “khẩn”, thư ng khẩn”, “hỏa tốc” do người ký văn bản quyết định Tóm lại: công tác văn thư giúp cho việc giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệu có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài II CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1 Khái niệm về công tác lưu trữ: Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin Tất cả những văn bản... công tác văn thư càng làm tốt và chính xác bao nhiêu thì công tác lưu trữ càng phát huy tác dụng bấy nhiêu, tạo điều kiện cho việc xử lý thông tin một cách khoa học, chính xác và có hiệu quả.” Ngược lại lưu trữ là sự tích lũy kinh nghiệm bổ sung tư liệu phục vụ cho công tác văn thư Do vậy cần phải quan tâm tới chất lượng công tác văn thư và kết hợp luôn với công tác lưu trữ gọi chung là bộ phận văn thư. .. một cách hợp lý, khoa học vào công việc của mình thì các phương tiện đó cũng trở thành vô ích Ngoài trình độ chuyên môn, nghiệp vụ thì sự quyết tâm, lòng nhiệt tình tâm huyết với nghề của cán bộ công nhân viên cũng là nguồn hỗ trợ lớn đối với công tác văn thư 2 Mối quan hệ giữa công tác văn thư – lưu trữ Công tác văn thư – lưu trữ là hai công tác có mối quan hệ khăng khít trong quá trình xử lý thông tin... hai công tác này thì việc xử lý thông tin sẽ không thực hiện được Vì vậy trong điều lệ công tác văn bản giấy tờ ban hành kèm theo nghị định 142/CP ngày 29/9/1963 của hội đồng chính phủ đã qui định: Văn bản giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Nhà nước Làm văn bản giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu là hai công tác không thể thiếu được đối với quản lý Nhà nước Do vậy mà công. .. thì văn bản phải đựơc thu thập đầy đủ, nhất là những văn bản chủ yếu, những văn bản liên quan với nhau Nội dung của những văn bản trong hồ sơ phải khớp với tên hồ sơ Nếu là hồ sơ về một vấn đề, một sự việc thì không để lẫn với những văn bản về những vấn đề, những sự việc khác, nếu là một tập văn bản dung tên gọi thì không để văn bản khác lẫn vào - Những văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý. .. những văn bản giấy tờ (gồm nhiều tên loại, nhiều tác giả) có nội dung về một vấn đề  Sắp xếp theo đặc trưng của tác giả: tác giả là cơ quan hay cá nhân làm ra văn bản Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ sơ những văn bản, giây tờ của cùng một tác giả  Sắp xếp theo đặc trưng cơ quan giao dịch: Tất cả văn bản, giây tờ giao dịch giữa hai hay nhiều cơ quan đưa vào một tập hồ sơ  Sắp xếp theo đặc... giúp rất nhiều cho công tác thu thập và xử lý thông tin nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng Con người sẽ làm việc năng suất, hiệu quả hơn khi được trang bị đầy đủ các phương tiện làm việc hiện đại như máy vi tính, điện thoại,máy photo… 1.3 Trình độ cán bộ văn thư lưu trữ Trình độ của cán bộ công nhân viên luôn là yếu tố quyết định trực tiếp tới năng suất, chất lượng công việc.Cho dù phương... tính, sao chụp… Bước 4: Ký và ban hành văn bản  Sau khi văn bản được đánh máy xong phải chuyển ngay cho đơn vị hoặc người thảo văn bản xem lại và chịu trách nhiệm về văn bản đó Tiếp theo chuyển cho Chánh văn phòng xem xét lại thủ tục, thể thức và trình ký  Văn bản sau khi được ký chính thức thì chuyển sang bộ phận văn thư để làm các thủ tục ban hành 4.5 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu Tất cả các doanh... liệu lưu trữ  Đối với toàn xã hội công tác lưu trữ có tầm quan trọng đặc biệt được Đảng và Nhà nước rất quan tâm Ngày 15/4/2001, chủ tịch nước CHXHCNVN đã ký lệnh công bố pháp lệnh lưu trữ quốc gia đã được ủy ban quốc hội thông qua ngày 4/4/2001 Đây là văn bản pháp luật cao nhất về công tác lưu trữ 5.4 Phục vụ tra cứu sao lục  Đây là một hoạt động quan trọng trong công tác lưu trữ, đòi hỏi đáp ứng kịp... việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết văn bản đó  Tác dụng - Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, gửi đầy đủ và có hệ thống các văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả - Quản lý toàn bộ công việc trong cơ quan và quản lý chặt chẽ tài liệu - Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi . CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ I . CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Khái niệm Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn. hiệu quả công tác văn thư. 3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 3.1. Vị trí: Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung.