Chương 4: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự sự tại Công ty TNHH MTV Tin học Thương mại & Dịch vụ Sóng Biển MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TIN HỌC TM & DV SÓNG BIỂN Sau khi phân tích thực trạng công tác quản trị nhân sự tại Công ty Sóng Biển, thấy rõ những mặt non kém, hay những nhược điểm mà nếu khắc phục được, sẽ có khả năng giúp công ty phát huy và tận dụng được tối đa nguồn nhân lực. Từ đó, công việc kinh doanh của công ty sẽ tốt hơn lên, như thế hẳn nhiên sẽ tăng thêm lợi nhuận cho công ty, tăng thêm thu nhập cho người lao động và công ty sẽ có nhiều đóng góp hơn cho Nhà nước, cho xã hội. Sau đây là một số giải pháp: 4.1 Hoạch định và tổ chức phân tích công việc tại công ty: Điều trước tiên mà công tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty cần phải quan tâm đó là công tác hoạch định nguồn nhân lực. Vai trò của công tác hoạch định nguồn nhân lực là cực kỳ quan trọng trong hàng loạt các chức năng của quản trị và phát triển nguồn nhân lực. Nó giúp công ty phân tích, dự tính, lên kế hoạch phát triển nguồn nhân lực trong tương lai. Vì thế phòng hành chính – nhân sự cần phải tiến hành công việc này một cách có hệ thống nhằm dự báo được nhu cầu nguồn nhân lực cho công ty trong tương lai. Có làm tốt công tác hoạch định nguồn nhân lực thì công tác quản trị nguồn nhân lực mới thực sự trở thành một khâu quản lý then chốt trong công ty, giúp công ty hoàn thành các mục tiêu, chiến lược kinh doanh thông qua nguồn nhân lực của mình. Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc. Phân tích công việc là một chức năng cơ bản của công tác quản trị nguồn nhân lực và là nguồn gốc của sự phân công lao động hợp lý, làm việc có hiệu quả. Tuy nhiên, hiện nay công ty Sóng Biển chưa có một hệ thống chính thức phân tích công việc. Do vậy, công tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty cần phải có một hệ thống phân tích công việc để tiến hành quản trị nguồn nhân lực một cách có hiệu quả hơn thông qua 6 bước sau đây: • Bước 1: Xác định mục đích phân tích công việc. • Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản sẵn có. Chương 4: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự sự tại Công ty TNHH MTV Tin học Thương mại & Dịch vụ Sóng Biển • Bước 3: Chọn lựa phần việc đặc trưng để phân tích công việc. • Bước 4: Thu thập thông tin phân tích công việc. • Bước 5: Kiểm tra lại mức độ chính xác của thông tin. • Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. 4.2 Bố trí lại nhân viên tại một số phòng ban: Đối với phòng Hành chính – Nhân sự: Do quy mô hoạt động chỉ ở dạng vừa và nhỏ nên công ty không tách bộ phận hành chánh quản trị và tổ chức nhân sự ra thành hai bộ phận riêng biệt mà gộp chung lại. Hiện tại, phòng hành chính đảm nhiệm và chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ nhân sự của toàn Công ty, thực hiện công tác thi đua khen thưởng, lao động tiền lương, bảo hiểm, gia hạn hợp đồng lao động… Do vậy công việc gần như quá tải, đặc biệt là vào các thời điểm giữa năm và cuối năm vì đây là các thời điểm xét thi đua khen thưởng và ký lại hợp đồng lao động mới. Công ty cần xem xét và bố trí thêm nhân viên nghiệp vụ nữa để giảm tải công việc cho các nhân viên khác, đồng thời có thể làm tốt công tác hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc như nêu trên. Đối với phòng Kế toán: Tuy hiện tại chưa cần tuyển thêm người nhưng công ty nên xem xét để làm việc với một ngân hàng có uy tín trong thành phố để áp dụng hình thức trả lương qua thẻ ATM nhằm giảm tải công việc cho bộ phận kế toán hàng tháng. 4.3 Công tác tuyển dụng cần chặt chẽ hơn: Yếu tố con người là nguồn lực quan trọng quyết định hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty, do đó tuyển dụng là quá trình công ty tìm kiếm và lựa chọn đúng người để thỏa mãn nhu cầu lao động và bổ sung cho lực lượng lao động hiện có. Mục tiêu của doanh nghiệp là phải tuyển được nhân viên mới có kiến thức, kỹ năng, năng lực và động cơ phù hợp với các đòi hỏi của công việc và mục tiêu lâu dài của công ty. Để tuyển được nhân viên có chất lượng cao thì Ban giám đốc công ty cần lập một hội đồng tuyển dụng. Đây là những người ra quyết định tuyển dụng và chịu trách nhiệm về quyết định này. Hội đồng chỉ tuyển dụng những người đạt tiêu chuẩn do công ty đề ra và vượt qua được các cuộc phỏng vấn của hội đồng, không tuyển dụng các ứng viên không đạt yêu cầu dù quen biết hay giới thiệu của nhân viên. Chương 4: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự sự tại Công ty TNHH MTV Tin học Thương mại & Dịch vụ Sóng Biển Soạn thảo bổ sung các chính sách, qui chế về tuyển dụng như: tiêu chuẩn, thủ tục tuyển dụng, qui định về thời gian tập sự, giờ làm việc… Công tác tuyển chọn nhân viên mới cần được thực hiện đúng qui trình: Chấm dứt Hợp đồng thử việc Ký kết hợp đồng chính thức Tiếp nhận hồ sơ và Trắc nghiệm Xây dựng kế hoạch tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Nghiên cứu, kiểm tra Hồ sơ Lập Hội đồng tuyển dụng Trả hồ sơ cho ứng viên hoặc hủy Phỏng vấn, đánh giá chuyên môn Thử việc Đạt Không đạt Nhu cầu tuyển dụng Không đạt Chương 4: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự sự tại Công ty TNHH MTV Tin học Thương mại & Dịch vụ Sóng Biển Hình 4.1 Quy trình tuyển chọn nhân viên mới 4.4 Xem xét công tác đào tạo Chương 4: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự sự tại Công ty TNHH MTV Tin học Thương mại & Dịch vụ Sóng Biển Ban giám đốc công ty rất coi trọng công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Tuy nhiên, chi phí cho công tác đào tạo tại công ty không thấp nhưng hiệu quả chỉ đạt mức trung bình. Muốn thực hiện công tác đào tạo đạt hiệu quả cao, công ty cần đưa ra mục tiêu rõ ràng, cụ thể và phải kiểm tra thường xuyên từng giai đoạn đào tạo bằng việc trả lời các câu hỏi sau: • Công ty cần loại hình đào tạo nào? • Ai cần được đào tạo? • Mục tiêu của các khoá đào tạo là gì? • Làm thế nào tiến hành công tác đào tạo? • Kết quả đào tạo có tốt không? • Làm thế nào để cải tiến quá trình đào tạo? Song song đó công ty cần áp dụng hình thức đào tạo định hướng: Đây là hình thức đào tạo nhằm giúp nhân viên mau chóng thích nghi với môi trường làm việc, hiểu rõ hơn về công việc mà mình sắp làm. Khi nhân viên vừa mới được tuyển vào làm, thì công ty sẽ có chương trình giới thiệu nhằm giúp những nhân viên mới tìm hiểu về quá trình hình thành của Công ty, những chính sách, điều lệ, những sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấp, các khách hàng, đối thủ cạnh tranh của công ty. Đồng thời thông qua những chính sách, quy định và thông tin các phòng ban cho các nhân viên mới. Như là: muốn thắc mắc về lương bổng thì liên hệ với phòng Kế toán, hay có những vấn đề không rõ về bán hàng thì liên hệ với phòng Kinh doanh, hoặc xin nghỉ phép thì đến phòng Hành chính… Những điều đó sẽ giúp họ mau chóng hòa nhập với môi trường làm việc, tạo cho họ cảm giác gần gũi và thiện cảm với công ty hơn, tránh cảm giác bở ngỡ khi nhận việc, đồng thời sẽ tiết kiệm thời gian, giảm bớt sai lỗi và tạo ra hiệu quả công việc tốt hơn. Còn một vấn đề mà công ty cần lưu ý đó là công tác đánh giá nhà cung cấp dịch vụ đào tạo. Từ trước đến nay, công ty cũng không có sự tìm hiểu rõ ràng về các nhà cung cấp này, hoặc thu thập những thông tin đánh giá từ các học viên. Việc này dẫn đến sự sai lệch cho công tác đánh giá sau đào tạo, vì nguyên nhân dẫn đến việc đào tạo không hiệu quả đôi khi có thể là do nhà cung cấp dịch vụ đào chứ không phải hoàn toàn do học viên. Do đó, trong khi lập kế hoạch đạo tạo, công ty cần tìm hiểu và lựa chọn các Chương 4: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự sự tại Công ty TNHH MTV Tin học Thương mại & Dịch vụ Sóng Biển nhà cung cấp uy tín. Đồng thời, sau mỗi khoá đào tạo, công ty cần thăm dò và thu thập ý kiến của các học viên về phương pháp và hiệu quả đào tạo của nhà cung cấp đó. Đây cũng chính là một khâu rất quan trọng nhằm giúp công tác đào tạo được hoàn thiện hơn và mang đến kết quả hoạt động kinh doanh tốt hơn. 4.5 Một số biện pháp động viên, khích lệ tinh thần nhân viên: - Công ty cần khen thưởng và tuyên dương nhân viên ngay lập tức sau khi họ hoàn thành công việc xuất sắc chứ không nên đợi đến cuối tháng hoặc cuối năm mới tuyên dương một lần. Cần có quy định rõ ràng về mức khen thưởng, hoa hồng như: Khi đạt doanh thu trên 100 triệu thì đạt mức hoa hồng 5%/ tổng doanh thu, còn dưới 100 triệu thì được 2%/ tổng doanh thu đạt được. Còn đối các công việc khác không trực tiếp tạo ra doanh thu, thì tùy vào công việc và mức độ quan trọng, công ty sẽ đưa ra các mức khen thưởng khác nhau. - Vào các dịp lễ, sinh nhật nhân viên hay sau khi công ty vừa ký được hợp đồng lớn hoặc đạt doanh thu cao thì ngoài thưởng tiền, công ty nên tổ chức các bữa tiệc thân mật để các nhân viên có cơ hội thân thiết nhau hơn đồng thời xả stress trong công việc. Điều này tạo cho nhân viên có hứng thú để làm việc và làm việc có hiệu quả hơn, cũng chứng tỏ được sự quan tâm của lãnh đạo đối với nhân viên. - Hàng năm Công ty nên tổ chức các tour du lịch dã ngoại định kỳ để nhân viên có dịp khám phá cũng như đi nghỉ dưỡng sau công việc. - Trong công việc: Vào hàng quý, các trưởng phòng và Ban giám đốc nên rà soát lại các vị trí của nhân viên trong các phòng ban và kiểm tra hiệu quả công việc của họ như thế nào để sắp xếp đúng người đúng việc, như vậy mới khai thác được hết thế mạnh của nhân viên để đạt được hiệu quả công việc cao nhất. - Tạo môi trường làm việc thoải mái và an toàn cho nhân viên, không nên giám sát giờ giấc nhân viên quá chặt chẽ, để tránh gây cảm giác khó chịu cho nhân viên. Ở bàn làm việc của mỗi người, để nhân viên tự trang trí và thiết kế, có thể để hình ảnh của con, của người thân thiết hoặc một vài vật dụng mà họ yêu thích để tạo cho họ có cảm giác ấm cúng như ở nhà, ở công ty cũng như ở nhà. Chương 4: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự sự tại Công ty TNHH MTV Tin học Thương mại & Dịch vụ Sóng Biển Về mức lương: công ty xem xét để tăng lương đều đặn theo định kỳ, có thể tăng không nhiều nhưng đều đặn được xem như một hình thức khích lệ nhân viên làm việc tốt. Kiến nghị KIẾN NGHỊ Qua thời gian ngắn tìm hiểu hoạt động của công ty, tôi xin được kiến nghị một số ý kiến: - Hiện nay, công ty không có tổ chức công đoàn. Do vậy, những lúc công nhân viên trong công ty có nhu cầu được thắc mắc điều này hay điều kia liên quan đến các vấn đề như xếp loại khen thưởng, tăng lương…nhưng không biết giải bày cùng ai. Nên chăng Ban giám đốc tổ chức thùng thư góp ý trong nội bộ công ty và phải thật dân chủ nếu áp dụng cách làm này. Và rõ ràng công ty chỉ sẽ được lợi vì như thế sẽ hiểu rõ được tâm tư nguyện vọng của người lao động hơn, và sẽ có những chấn chỉnh kịp thời các chính sách, chế độ nếu hợp lý. Có một số nhân viên làm việc tốt đã nghỉ việc ở công ty để sang làm cho công ty khác. Công ty chấp nhận giải quyết cho nghỉ mà không thực sự đầu tư tìm hiểu rõ nguyên nhân tại sao cho dù lý do mà người lao động đưa ra trong đơn xin nghỉ việc là do vướng bận chuyện gia đình, vì lý do riêng không thể tiết lộ… Trên thực tế, hầu hết các nhân viên xin nghỉ chỉ vì xin vào làm ở những công ty khác với mức lương cao hơn. Công ty Sóng Biển đã quá cứng nhắc khi áp dụng mức tăng lương 10%/năm cho người lao động, mà lẽ ra những người làm tốt, mang lại lợi nhuận cho công ty nên được tăng nhiều hơn và tăng tức thì. Có vậy thì mới giữ được người có tài, có tâm huyết làm việc với mình lâu dài. Tài liệu tham khảo TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Quản trị nguồn nhân lực – Trần Kim Dung – NXB Giáo dục – 2006 2. Quản trị nhân sự - Nguyễn Hữu Thân – NXB Thống kê - 2006 3. Các báo cáo tài chính của Công ty TNHH MTV Tin học Thương mại & Dịch vụ Sóng Biển. 4. Các số liệu sản xuất kinh doanh của phòng kế toán, phòng hành chính nhân sự. 5. Điều lệ của Công ty. 6. Các chuyên đề tốt nghiệp của các khóa trước. 7. Một số tài liệu khác. . 4: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự sự tại Công ty TNHH MTV Tin học Thương mại & Dịch vụ Sóng Biển MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN. THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TIN HỌC TM & DV SÓNG BIỂN Sau khi phân tích thực trạng công tác quản trị nhân sự tại Công ty Sóng