Hạch toán dự phòng phải thu theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành 1.Khái niệm và ý nghĩa của việc lập dự phòng phải thu khó đòi 1.1. Khái niệm Trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, các doanh nghiệp cần phải có nhiều chính sách để thu hút khách hàng như khuyến mại, giảm giá, chiết khấu, các dịch vụ chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng hay thực hiện cho thanh toán muộn. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp đang thực hiện mục tiêu tăng doanh thu để tăng thị phần hay các doanh nghiệp mới thành lập hoặc mới xâm nhập thị trường thì chính sách bán chịu hoặc thu tiền sau khi giao hàng càng được ưu tiên thực hiện. Doanh thu bán chịu trong doanh nghiệp phát sinh sẽ làm tăng khoản nợ phải thu, điều đó cũng có nghĩa là doanh nghiệp cho phép khách hàng thanh toán tiền trong trương lai đối với hàng hoá dịch vụ đã được giao. Khi doanh nghiệp thực hiện chính sách bán chịu sẽ làm phát sinh chi phí và lợi ích. Lợi ích chủ yếu là tăng doanh thu, tăng thị phần, tăng uy tín và cuối cùng là tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhưng cũng làm cho doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn, tốc độ thu hồi vốn chậm, hiệu quả sử dụng vốn không cao. Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị mất một khoản chi phí nếu phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi - Số tiền mà một vài khách hàng nợ không thể hoặc không sẵn lòng chi trả. Vấn đề đặt ra là doanh nghiệp có nên hay không thực hiện chính sách bán chịu và thực hiện như thế nào? Quyết định của nhà quản trị được dựa trên cơ sở cân đối giữa lợi ích và chi phí khi thực hiện chính sách bán chịu. Nói cách khác, doanh nghiệp nên thực hiện chính sách bán chịu chỉ khi nào thu nhập tăng thêm từ doanh thu bán chịu tăng nhanh hơn chi phí bán chịu. Kế toán doanh nghiệp thường xác định những khoản chi phí chủ yếu cho việc bán chịu khoản nợ phải thu khó đòi như là một khoản chi phí khi doanh nghiệp lập dự phòng phải thu khó đòi. Văn bản pháp luật quy định và hướng dẫn doanh nghiệp lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi có hiệu lực hiện nay là chuẩn mực số 18 và thông tư 13. Theo đó: Một khoản dự phòng: Là khoản nợ phải trả không chắc chắn về giá trị hoặc thời gian. Dự phòng nợ phải thu khó đòi: Là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách nợ không có khả năng thanh toán. Chuẩn mực số 18 phân biệt rõ khoản dự phòng và nợ tiềm tàng. Nợ tiềm tàng là nghĩa vụ nợ có khả năng phát sinh từ các sự kiện đã xảy ra và sự tồn tại của nghĩa vụ nợ này sẽ chỉ được xác nhận bởi khả năng hay xảy ra hoặc không hay xảy ra của một hoặc nhiều sự kiện không chắc chắn trong tương lai mà doanh nghiệp không kiểm soát được; hoặc nghĩa vụ nợ hiện tại phát sinh từ các sự kiện đã xảy ra nhưng chưa được ghi nhận vì không chắc chắn có sự giảm sút về lợi ích kinh tế do việc phải thanh toán nghĩa vụ nợ; hoặc giá trị của nghĩa vụ nợ đó không được xác định một cách đáng tin cậy. Các khoản dự phòng là các khoản đã được ghi nhận là các khoản nợ phải trả (giả định đưa ra một ước tính đáng tin cậy) vì nó là các nghĩa vụ về nợ phải trả hiện tại và chắc chắn sẽ làm giảm sút các lợi ích kinh tế để thanh toán các nghĩa vụ về khoản nợ phải trả đó. Một khoản dự phòng được ghi tăng chi phí của doanh nghiệp, điều kiện để ghi nhận một khoản dự phòng sẽ được nghiên cứu cụ thể trong mục 2. 1.2. Ý nghĩa Dự phòng nợ phải thu khó đòi được kế toán ghi nhận dựa trên nguyên tắc thận trọng - Việc ghi giảm vốn chủ sở hữu có thể được ghi nhận ngay khi có chứng cớ có thể (chưa chắc chắn). Các khoản nợ phải thu khó đòi có thể không đòi được một phần hoặc toàn bộ, do đó làm cho doanh nghiệp mất đi một phần tài sản, làm tăng chi phí và làm giảm vốn chủ sở hữu. Dự phòng nợ phải thu khó đòi được tính vào chi phí phí hoạt động kinh doanh năm báo cáo của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh; đảm bảo giá trị của các khoản nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tài chính. Ngoài ra, dự phòng nợ phải thu khó đòi cho phép doanh nghiệp biết được giá trị các khoản phải thu thực tế là bao nhiêu, nó ảnh hưởng đến hầu hết các tỷ suất của doanh nghiệp như nhóm các tỷ suất về khả năng thanh toán, số vòng thu hồi nợ, tỷ suất khả năng sinh lời, tỷ suất đầu tư, tỷ suất lợi nhuận…Từ đó, cho doanh nghiệp và các nhà đầu tư nắm được chính xác tình hình hoạt động của doanh nghiệp để có chiến lược kinh doanh phù hợp, đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh và đầu tư. 2. Quy định chung về trích lập dự phòng phải thu khó đòi Dự phòng nợ phải thu khó đòi được lập và hoàn nhập vào thời điểm cuối kỳ kế toán năm. Trường hợp doanh nghiệp được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng năm tài chính khác với năm dương lịch (bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc 31/12 hàng năm) thì thời điểm lập dự phòng là ngày cuối cùng của năm tài chính. Riêng đối với các doanh nghiệp niêm yết phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ thì được trích lập và hoàn nhập dự phòng cả thời điểm lập báo cáo tài chính giữa niên độ. Doanh nghiệp phải lập Hội đồng thẩm định để xác định mức trích lập dự phòng. 2.1. Đối tượng và điều kiện lập dự phòng Đối tượng lập dự phòng là các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau: - Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác. Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu phải xử lý như một khoản tổn thất. Điều kiện này đảm bảo rằng các khoản nợ là thực sự phát sinh, có căn cứ rõ ràng, tránh trường hợp doanh nghiệp lợi dụng việc lập dự phòng để khai tăng chi phí. Ngoài ra, cũng là căn cứ pháp lí để tính mức trích lập dự phòng theo quy định. - Một khoản nợ phải thu không phải lúc nào cũng được lập dự phòng mà phải có đủ các điều kiện để trích lập dự phòng, hoặc: + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác. + Hoặc nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng .) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết. Các bằng chứng cần thiết để chứng minh cho từng trường hợp theo quy định của pháp luật như sau: - Đối với tổ chức kinh tế: + Đối với khách nợ đã giải thể, phá sản: phải có quyết định của Tòa án tuyên bố phá sản doanh nghiệp theo Luật phá sản hoặc quyết định của người có thẩm quyền về giải thể đối với doanh nghiệp nợ, trường hợp tự giải thể thì có thông báo của đơn vị hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập đơn vị, tổ chức. + Đối với khách nợ đã ngừng hoạt động và không có khả năng chi trả: phải có xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký kinh doanh về việc doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động không có khả năng thanh toán. - Đối với cá nhân phải có một trong các tài liệu sau: + Giấy chứng tử (bản sao) hoặc xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ đã chết nhưng không có tài sản thừa kế để trả nợ. + Giấy xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ còn sống hoặc đã mất tích nhưng không có khả năng trả nợ. + Lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đối với người nợ đã bỏ trốn hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án hoặc xác nhận của chính quyền địa phương về việc khách nợ hoặc người thừa kế không có khả năng chi trả. - Quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý xóa nợ không thu hồi được của doanh nghiệp (nếu có). Đối với khoản nợ phải thu quá hạn 3 năm trở lên có đủ điều kiện của một khoản phải thu khó đòi thì được coi như nợ không có khả năng thu hồi, nếu không đủ chứng từ, tài liệu chứng minh theo quy định thì doanh nghiệp phải lập Hội đồng xử lý nợ để xem xét, xử lý. 2.2. Phương pháp lập dự phòng Khi có đủ các bằng chứng chứng minh cho khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi. Thông tư 13 quy định mức trích lập cụ thể như sau: - Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. - Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án . thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. Dựa vào bảng kê chi tiết kế toán xác định mức dự phòng phải trích lập. Nếu: - Số dự phòng phải trích lập bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó, thì doanh nghiệp không phải trích lập; - Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải trích bổ sung vào chi phí quản lý doanh nghiệp. - Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch vào thu nhập khác. Giá trị tổn thất thực tế của khoản nợ không có khả năng thu hồi (là những khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên) doanh nghiệp sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng tài chính (nếu có) để bù đắp, phần chênh lệch thiếu hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. Mức tổn thất thực tế của các khoản nợ không có khả năng thu hồi là khoản chênh lệch giữa nợ phải thu ghi trên sổ kế toán và số tiền đã thu hồi được (do người gây ra thiệt hại đền bù, do phát mại tài sản của đơn vị nợ hoặc người nợ, do được chia tài sản theo quyết định của toà án hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác). Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, doanh nghiệp phải theo dõi riêng trên sổ kế toán và ngoài bảng cân đối kế toán trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ. Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác. Để có căn cứ xoá sổ khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi doanh nghiệp phải lập những hồ sơ sau: + Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp. Trong đó ghi rõ giá trị của từng khoản nợ phải thu, giá trị nợ đã thu hồi được, giá trị thiệt hại thực tế (sau khi đã trừ đi các khoản thu hồi được). + Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa sổ để làm căn cứ hạch toán, biên bản đối chiếu nợ được chủ nợ và khách nợ xác nhận hoặc Bản thanh lý hợp đồng kinh tế hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp, tổ chức hoặc các tài liệu khách quan khác chứng minh được số nợ tồn đọng và các giấy tờ tài liệu liên quan. + Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được, đến thời điểm xử lý nợ doanh nghiệp đang hạch toán nợ phải thu trên sổ kế toán của doanh nghiệp. Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị (đối với doanh nghiệp có Hội đồng quản trị) hoặc Hội đồng thành viên (đối với doanh nghiệp có Hội đồng thành viên); Tổng giám đốc, Giám đốc (đối với doanh nghiệp không có Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên) hoặc chủ doanh nghiệp căn cứ vào Biên bản của Hội đồng xử lý, các bằng chứng liên quan đến các khoản nợ để quyết định xử lý những khoản nợ phải thu không thu hồi được và chịu trách nhiệm về quyết định của mình trước pháp luật, đồng thời thực hiện các biện pháp xử lý trách nhiệm theo chế độ hiện hành. 3. Nội dung kế toán dự phòng phải thu khó đòi 3.1. Nguyên tắc và nhiệm vụ kế toán dự phòng phải thu khó đòi Kế toán phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn. Nếu phải lập dự phòng thì phải dựa vào chế độ hiện hành để tính mức trích lập, mọi khoản dự phòng phải thu khó đòi của đơn vị phải được kế toán chi tiết theo từng đối tượng khách hàng, không được bù trừ khoản dự phòng của khách hàng này với khách hàng khác. Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi phải ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác, rõ ràng các khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thời hạn của từng đối tượng làm căn cứ để trích lập dự phòng nợ phải thu. Khi đã lập dự phòng, hoặc xoá sổ khoản phải thu kế toán vẫn phải theo dõi chi tiết đến từng đối tượng công nợ, vẫn phải có các biện pháp đòi nợ do các khoản nợ không thu hồi được gây thất thoát tài sản của doanh nghiệp. 3.2. Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán sử dụng tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” _ Đây là tài khoản điều chỉnh của tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”. Tài khoản điều chỉnh là tài khoản được sử dụng để tính toán lại chỉ tiêu đã được phản ánh ở các tài khoản cơ bản nhằm cung cấp số liệu xác thực về tình hình tài sản tại thời điểm tính toán. Kết cấu của tài khoản 139 như sau: TK 139 - Phản ánh số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã sử dụng trong kì. - Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi không dùng đến Trích lập dự phòng phải thu khó đòi cho kì kế toán tới Dự phòng phải thu khó đòi hiện còn 3.3. Phương pháp hạch toán - Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được phép trích theo quy định, ghi: Nợ TK 642 – Chi phí quản lí doanh nghiệp Có TK 139 (chi tiết từng khoản) – Dự phòng phải thu khó đòi - Cuối kì kế toán sau tiến hành so sánh số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập cuối kì trước còn lại với số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập cho kì tới. + Nếu số dự phòng kì trước còn lại lớn hơn số dự phòng phải trích lập cho kỳ tới, kế toán phải hoàn nhập số chênh lệch thừa bằng bút toán: Nợ TK 139 (chi tiết từng khoản) - Hoàn nhập dự phòng không dùng đến Có TK 642 - Ghi giảm chi phí quản lí doanh nghiệp + Nếu số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập cho kỳ kế toán tới lớn hơn số dự phòng kỳ trước còn lại, số chênh lệch sẽ được ghi: Nợ TK 642 - Ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139 (chi tiết từng khoản) - Trích bổ sung dự phòng - Trong kì kế toán tiếp theo các đối tượng đã lập dự phòng nợ phải thu khó đòi từ cuối kì trước (từng khoản phải thu khó đòi) trả nợ thì bên cạnh việc phản ánh số tiền đã thu kế toán còn phải hoàn nhập dự phòng của khách hàng đó. - Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được được phép xoá nợ. Căn cứ vào quyết định xoá nợ khoản nợ phải thu khó đòi, ghi: Nợ TK 139 - Số đã lập dự phòng Nợ TK 642 – Tăng chi phí quản lí doanh nghiệp (số còn thiếu) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 138 - Phải thu khác Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lí”. - Đối với khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lí xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được ghi: Nợ TK 111, 112, . - Số thực tế thu được Có TK 711 - Tăng thu nhập khác Đồng thời ghi đơn vào bên Có TK 004 - Khi hết hạn theo dõi khoản nợ phải thu đã xoá sổ: Ghi Có TK 004 - Các khoản nợ phải thu khó đòi có thể được bán cho công ty mua bán nợ. Khi doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản nợ phải thu (đang phản ánh trên bảng cân đối kế toán) cho công ty mua bán nợ và thu được tiền ghi: Nợ TK 111, 112 . - Số tiền thu được từ công ty mua bán nợ Nợ TK 139 - Dự phòng đã lập Nợ các TK có liên quan - Số chênh lệch thiếu Có TK 131, 138 - Số tiền phải thu . Hạch toán dự phòng phải thu theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành 1.Khái niệm và ý nghĩa của việc lập dự phòng phải thu khó đòi 1.1 theo chế độ hiện hành. 3. Nội dung kế toán dự phòng phải thu khó đòi 3.1. Nguyên tắc và nhiệm vụ kế toán dự phòng phải thu khó đòi Kế toán phải thường