thực trạng kế toán bán hàng tại công ty điện tử công nghiệp 1. Đặc điểm chung của Công Ty Điện tử Công nghiệp. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công Ty Điền tử Công nghiệp. Tên Công ty : Công ty Điện tử Công nghiệp (cdc). Tên giao dịch quốc tế : Industrial Electronic Company. Trụ sở chính : 444 - Đờng Bạch Đằng - Hoàn Kiếm - Hà Nội. Công ty Điện tử tiền thân là Công ty dịch vụ điện tử VESCOI là một doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Tổng công ty Điện tử và tin học Việt Nam, đ- ợc thành lập ngày 24/10/1984 theo quyết định số 169 của Tổng cục trởng Tổng cục Điện tử và kỹ thuật tin học. Đến ngày 26/6/1996 theo quyết định số 1719/QĐ-TCCB của bộ trởng bộ Công nghiệp đợc đổi tên là Công ty Điện tử Công nghiệp. Sau hơn 20 năm thành lập, cùng với sự phát triển chung của cả nớc cũng nh của ngành, Công ty đã lớn mạnh không ngừng về doanh số, cơ sở vất chất kỹ thuật, tài sản và nhân sự nhờ việc tăng cờng về quản lý và thay đổi máy móc, thiết bị hiện đại, sản phẩm của Công ty đợc khách hàng tín nhiệm. Từ chỗ bắt đầu thành lập Công ty không có địa điểm sản xuất kinh doanh, phải đi thuê địa điểm tại phố Huế, thì nay Công ty đã có địa điểm sản xuất kinh doanh của riêng mình tại 444 - Bạch Đằng - Hoàn Kiếm - Hà Nội khang trang, rộng rãi với đầy đủ trang thiết bị. Nhân sự toàn Công ty đã phát triển từ 7 ngời lên tới 140 ngời, trong đó có 4 tiến sỹ, 6 thạc sỹ, 105 kỹ s, 25 nhân viên hành chính. Doanh thu và nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nớc ngày càng tăng. Năm 1997 Công ty đã có 7 trung tâm, chi nhánh đạt rải rác trên địa bàn Hà Nội. Trong các trung tâm, chi nhánh thì có 3 bộ phận sản xuất đợc lắp đặt hệ thống dây truyền sản xuất hiện đại công nghệ cao. Đến năm 1999 Công ty có thêm 3 thành viên thuộc bộ phận bán hàng. Năm 2001, Công ty có thêm một bộ phận sản xuất chính và một bộ phận kinh doanh. Và cũng tại năm này Công ty đợc nhận quyết định tăng lơng, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng cao. Sau nhiều năm đổi mới cùng với sự đổi mới của đất nớc, Công ty ngày càng nhận đợc nhiều các đơn đặt hàng, các hợp đồng kinh tế, cung cấp sản phẩm trên toàn quốc chiếm lĩnh đợc thị trờng trong cả nớc, đáp ứng lòng mong mỏi của khách hàng. Hiện nay Công ty có bốn bộ phận sản xuất với hệ thống công nghệ lắp ráp hiện đại và tám bộ phận kinh doanh, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp ngày càng tăng. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Điện tử Công nghiệp. Công ty Điện tử Công nghiệp là một doanh nghiệp Nhà nớc, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có t cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng Thơng mại cổ phần xuất nhập khẩu Việt Nam tại Hà Nội và đợc sử dụng con dấu riêng theo thể thức Nhà nớc quy định. Theo giấy phép kinh doanh số 338014, cấp ngày 4 tháng 10 năm 1997 ngành nghề đợc phép hoạt động kinh doanh của Công ty bao gồm: - Thiết kế sửa chữa, bảo hành, bảo trì các thiết bị điện và điện tử, kinh doanh các sản phẩm diện, điện tử và tin học. - Xây lắp đờng dây và trạm điện. - Kinh doanh thơng mại sản phẩm tự động hoá và chất trợ nghiền xi măng. - Sản xuất kinh doanh thiết bị truyền hình số, truyền hình vệ tinh - Sản xuất kinh doanh các thiết bị đo lờng và điều khiển công nghiệp. - Cung cấp các thiết bị điện tử. Do đó mà nhiệm vụ chính của Công ty là: - Nghiên cứu, chế tạo, sản xuất lắp ráp, bảo dỡng, sửa chữa các máy móc thết bị điện tử trong ngành công nghiệp, nông nghiệp, giao thông vận tải, bu chính viễn thông, phát thanh truyền hình, an ninh quốc phòng. - T vấn, đầu t, khảo sát thiết kế, lập dự án đầu t, ký kết và lắp đặt chuyển giao công nghệ cho các dự án đầu t của các bộ ngành trên toàn quốc. - Cung cấp các giải pháp kỹ thuật mang tính hệ thống cho các cơ sở công nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất khai thác: sắt thép, xi măng, than, giấy, phân bón . - Kinh doanh xuất nhập khẩu các thiết bị vật t, máy móc trong lĩnh vực công, nông nghiệp, phát thanh truyền hình nh thiết bị thu phát truyền hình, các thiết bị trờng học, y tế, hệ thống truyền hình cáp trên nhiều kênh, hệ thống báo động . - Đợc phép huy động nguồn vốn và liên doanh với mọi thành phần kinh tế trong nớc và nớc ngoài để phát triển sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc. - Làm đại lý, tổ chức hệ thống mua bạn giới thiệu sản phẩm mới thuộc ngành công nghiệp và các ngành khác do nhiều hãng nớc ngoài cung cấp. - Thực hiện các hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật. 1.3. Công tác tổ chức quản lý của Công ty Điện tử Công nghiệp. 1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Điện tử Công nghiệp. Bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức theo kiểu giám đốc lãnh đạo trực tuyến, nghĩa là giám đốc là ngời trực tiếp chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Điện Tử Công nghiệp (trang bên) * Giải thích sơ đồ: - Đứng đầu Công ty là giám đốc, giám đốc là ngời đại diện cho quyền lực và nghĩa vụ của toàn thể Công ty trớc cơ quan cấp trên và pháp luật. Giám đốc chịu trách nhiệm chung về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, trực tiếp phụ trách khâu tổ chức lao động, giao nhiệm vụ và quyền hạn cho các phòng ban chức năng, quyết định mọi phơng hớng điều kiện và hoạt động của Công ty. Dới giám đốc là phó giám đốc và các phòng ban chức năng: - Công ty Điện tử Công nghiệp chỉ có một giám đốc, phó giám đốc là ng- ời giúp việc cho giám đốc trong việc điều hành quản lý Công ty. Phó giám đốc là ngời trực tiếp điều hành hoạt động của các phòng ban thuộc phạm vi của mình theo quy chế của Tổng Công ty. - Phòng hành chính quản trị: Có nhiệm vụ bao quát về mọi hành vi thủ tục có liên quan đến hành chính nh: quản lý công văn đi, công văn đến . - Phòng tổ chức nhân sự đào tạo: có nhiệm vụ tổ chức, quản lý sắp xếp đội ngũ cán bộ công nhân viên, theo dõi công tác thi đua khen thởng, giải quyết các vấn đề về nhân sự, nhân lực và các vấn đề về các chế độ chính sách. - Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, phòng kế toán là tham mu đắc lực cho lãnh đạo Công ty thông qua quản lý tình hình mua sắm, nhập vật t, thiết bị, tập hợp chi phí, và tính giá thành sản phẩm, tình hình tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh. Ngoài ra, phòng còn tham gia cho giám đốc trong mọi vấn đề điều hành Công ty, nâng cao hiệu quả kinh tế. Lãnh đạo phòng kế toán là kế toán trởng, phòng kế toán đợc đặt dới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc Công ty. - Phòng kế hoạch kinh doanh: có nhiệm vụ giúp giám đốc trong việc tổ chức mua bán hàng hoá đồng thời theo dõi sự biến động của hàng hoá về cả chỉ tiêu chất lợng và số lợng. - Phòng khoa học: Thực hiện giám sát kiểm tra kỹ thuật chế tạo lắp đặt các thiết bị đảm bảo chất lợng. Nghiên cứu các biện pháp nâng cao chất lợng các hạng mục công trình, nghiên cứu chế tạo các thiết bị mới. - Các phòng chức năng thực hiện các chức năng chính của mình đồng thời là bộ phận tham mu cho giám đốc để điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ giữa các phòng là mối quan hệ bình đẳng. - Các cửa hàng và trung tâm là đơn vị trực thuộc Công ty. Trong công tác sản xuất kinh doanh đều chịu sự chỉ đạo quản lý của Công ty mà trực tiếp là giám đốc và các phòng chức năng. Các cơ sở sản xuất, kinh doanh này đều tổ chức bộ máy quản lý riêng, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, định kỳ sẽ báo sổ chi tiết, tổng hợp về Công ty để kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính và bảng cân đối kế toán để hoàn thành nhiệm vụ Công ty giao. Nh vậy theo kiểu tổ chức quản lý này thì ban giám đốc sẽ đợc sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng, các chuyên gia, các hội đồng t vấn trong việc suy nghĩ, bàn bạc tìm ra các giải pháp tối u cho những vấn đề phức tạp. Và giám đốc còn toàn quyền quyết định trong điều kiện, mệnh lệnh đợc tập trung, tránh tình trạng phân tán quyền hành. Tuy nhiên theo kiểu tổ chức này thì ngời lãnh đạo phải thờng xuyên giải quyết quan hệ với các bộ phận chức năng nên phải tổ chức họp điều hành nhiều và tốn thời gian. Đồng thời các thông tin từ ban lãnh đạo xuống các phòng ban phải mất nhiều thời gian, có khi thiếu chính xác. 1.3.2. Cơ cấu sản xuất kinh doanh của Công ty Điện tử Công nghiệp. Toàn bộ cơ cấu sản xuất kinh doanh của Công ty đợc chia thành hai bộ phận chính: + Bộ phận 1: Bộ phận sản xuất của Công ty + Bộ phận 2: Bộ phận kinh doanh của Công ty (đây là bộ phận chủ đạo của Công ty ). - Bộ phận 1 bao gồm: + Trung tâm tự động hoá + Trung tâm xây lắp điện + Trung tâm quản lý và phát triển dự án + Trung tâm đo lờng và điều khiển ở bộ phận này chỉ sản xuất khi có đơn đặt hàng vì sản phẩm ra có giá trị lớn, mang tính đơn chiếc, Công ty không thể sản xuất đồng loạt đợc. Khi có đơn đặt hàng thì các bộ phận này sẽ đi đấu thàu, và khi trúng thầu bắt đầu đi khảo sát, thiết kế, chế tạo, lắp đặt . Cuối cùng là hoàn thành sản phẩm nghiệm thu và bàn giao công trình. - Bộ phần 2 bao gồm: + Trung tâm điện tử và KHCN + Trung tâm thiết bị điện. + Cửa hàng viễn thông + Trung tâm điện lạnh + Trung tâm tin học + Trung tâm t vấn và thiết kế điện + Trung tâm công nghệ cao + Trung tâm hỗ trợ kỹ thuật Bộ phận này tham gia và quá trình kinh doanh, cung cấp các dịch vụ, các sản phẩm điện tử và điện lạnh viễn thông, vật liệu điện. 1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán 1.4.1. Đặc điểm bộ máy kế toán. Căn cứ vào đặc điểm, quy trình sản xuất của các ngành điện, điện tử và công tác thực tế của quá trình sản xuất kinh doanh tại Công ty Điện tử Công nghiệp mà bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo hình thức phân tán. Theo hình thức kế toán này thì các chi nhánh, trung tâm của công ty đều tổ chức bộ máy kế toán riêng, kế toán của các cửa hàng, trung tâm có nhiệm vụ báo cáo sổ tổng hợp lên văn phòng công ty, để kế toán ỏ công ty tổ hợp số liệu, lập báo cáo tài chính. Trong phòng kế toán của công ty hiện nay đã sử dụng phần mềm kế toán do chính công ty viết (Phần mềm SOFT trong nền FOXPRO). Việc sử dụng kế toán máy đã đem lại nhiều thuận lợi và tiện ích cho việc quản lý chứng từ và phục vụ cho nhu cầu quản lý của công ty, tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo kịp thời của Giám đốc Công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, do mới ứng dụng kế toán máy và do trình độ nhân viên kỹ thuật của Công ty còn nhiều hạn chế, nên phần mềm kế toán của công ty cha đợc hoàn thiện, có phần kế toán phải vào sổ bằng tay. Ví dụ nh: + Sổ chi tiết bán hàng: do yêu cầu quản lý thì kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng đối tợng, nhng phần mềm kế toán của công ty chỉ mới đợc chi tiết theo từng khoản, do đó với sổ chi tiết bán hàng, kế toán phải vào bằng tay. + Sổ quỹ tiền mặt: do thủ quỹ viết + Các chứng từ thì kế toán đều phải viết bằng tay. .v.v. Bộ máy kế toán của công ty đợc bố trí nh sau: * Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán Phòng kế toán của công ty bao gồm 6 ngời, trong đó: - Kế toán trởng kiêm trởng phòng kế toán: chịu trách nhiệm chỉ đạo chung toàn bộ hoạt động của bộ máy kế toán công ty. Kế toán trởng là ngời tham mu cho Giám đốc về mọi mặt trong quản lý hoạt động tài chính kế toán. Chỉ đạo và điều hành trực tiếp các nhân viên, các đơn vị trực thuộc thực hiện đúng chế độ kế toán quy định, đôn đốc các đơn vị trực thuộc, nhân viên kế toán hoàn thành tốt các chỉ tiêu, nhiệm vụ của kế hoạch đợc giao trong năm tài chính. - Kế toán tổng hợp (phó phòng kế toán): có niệm vụ kiểm tra, đối chiếu làm các báo cáo tổng hợp theo định kỳ, phản ánh giá thành thực hiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo tài chính gửi lên cấp trên, cục thuế, ngân hàng, bộ tài chính. - Kế toán thanh toán: hàng ngày theo dõi các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, thanh toán công nợ. -Kế toán hàng hoá: theo dõi tình hình xuất nhập tồn hàng hoá trong ngày, kiểm tra đối chiếu số liệu và đảm bảo độ chính xác cao trong từng đơn đặt hàng. - Kế toán thuế: là ngời chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thanh toán, thực hiện nghĩa vụ đối với ngân hàng nhà nớc. Căn cứ vào các chứng từ, bảng kê mua bán hàng hoá, dịch vụ của toàn công ty tính ra khoản thuế phải nộp hay các khoản đợc khấu trừ, lập kế hoạch nộp ngân sách và bảng tổng hợp thuế. - Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý lợng tiền thực có trong quỹ và trực tiếp thu , chi quỹ tiền mặt của Công ty. - Kế toán các trung tâm, chi nhánh: phải mở sổ kế toán thực hiện toàn bộ khối lợng công tác kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu đến giai đoạn lập báo cáo kế toán, tổng hợp số liệu đa lên phòng kế toán của công ty. Kế toán công ty chỉ quan tâm đến lợi nhuận, doanh thu của các trung tâm và chi nhánh nên chỉ vào những con số tổng hợp mà không cần quan tâm đến chi tiết từng tài khoản. 1.4.2. Một số đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại Công ty Điện tử Công nghiệp. - Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1N đến 31/12/N - Hình thức kế toán: Nhật ký chung, - Phơng pháp hạch toán bán hàng tồn kho: theo phơng pháp thờng xuyên, tính trị giá thực tế của hàng xuất kho theo giá thực tế, nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, áp dụng khấu hao TSCĐ theo phơng pháp tuyến tính. Trình tự nhập dữ liệu vào máy vi tính: Tr×nh tù ghi sæ theo h×nh thøc kÕ to¸n: NhËt ký chung 2. Thùc tÕ vÒ kÕ to¸n b¸n hµng t¹i C«ng ty §iÖn tö C«ng nghiÖp. [...]... cuối cùng của công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh Do vậy, kế toán DTBH phải quan tâm đến công tác tổ chức tiêu thụ hàng hoá, thành phần nhằm đạt đợc mục tiêu đó 2.2 Thực tế kế toán bán hàng ở Công ty Điện tử Công nghiệp * TK kế toán sử dụng: Trong kế toán bán hàng, Công ty Điện tử Công nghiệp sử dụng các loại tài khoản sau: + TK511 : doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + TK156 : hàng hoá +... khách hàng mua 1 liên lu tại cửa hàng 1 liên gửi về phòng kế toán của công ty kèm theo giấy nộp tiền và báo cáo của cửa hàng Nếu khách hàng không yêu cầu lập hoá đơn GTGT thì chứng từ kế toán bán hàng ở văn phòng công ty dùng để hạch toán là phiếu xuất kho hàng hoá và giấy nộp tiền b) Bán hàng ở các trung tâm, chi nhánh của Công ty Các trung tâm, chi nhánh của Công ty cũng thực hiện việc bán buôn, bán. .. phù hợp với ngành nghề, mặt hàng kinh doanh, vừa thuận tiện, đáp ứng đợc nhu cầu của khách hàng và yêu cầu quản lý của công ty Việc bán hàng có thể thực hiện đợc ở văn phòng của công ty, cũng có thể thực hiện tại các trung tâm, chi nhánh của Công ty Hiện nay, Công ty áp dụng hai phơng thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ a) Bán hàng ở văn phòng Công ty Văn phòng công ty cũng đợc coi là một bộ... TK156 : hàng hoá + TK632 : giá vốn hàng bán Và một số TK khác nh : TK131, TK111, TK112, TK3331, * Với hình thức sổ kế toán là Nhật ký chung, ở phòng kế toán của công ty sử dụng các loại sổ sau để hạch toán doanh thu bán hàng: - Sổ nhật ký chung - Sổ cái TK156, 632, - Sổ chi tiết bán hàng 2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng Công ty Điện tử Công nghiệp là dạng doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGT... kỳ sẽ nộp báo cáo bán hàng gửi lên phòng kế toán của công ty để hạch toán (thờng 5 ngày 1 lần các nhân viên này sẽ gửi báo cáo bán hàng về công ty) Trong trờng hợp kế toán sử dụng các chứng từ sau: + Khi xuất hàng cho các cửa hàng thì kế toán ở văn phòng Công ty sẽ lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03) + Khi bán hàng cho khách hàng thì các nhân viên kinh tế ở các cửa hàng sẽ lập hoá đơn... Việc bán hàng chủ yếu do phòng kế toán kinh doanh của công ty thực hiện, ngoài ra ở văn phòng công ty cũng bố trí một số các cửa hàng ở trên địa bàn Hà Nội để thực hiện việc bán hàng - Đối với hình thức bán buôn: Cơ sở cho việc nghiệp vụ bán hàng hoá ở công ty là các hợp đồng đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng Trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ: tên đơn vị đồng, thời gian, địa điểm giao hàng, ... Đối với nghiệp vụ bán lẻ Thời điểm ghi nhận doanh thu là lúc Công ty nhận đợc thông báo của cửa hàng là đã bán đợc hàng: Ví dụ: Ngày 19/6/2004, nhận đợc thông báo của cửa hàng điện lạnh và thiết bị điện tử đã bán đợc 2 chiếc máy giặt xuất ngày 08/6/2004 Căn cứ vào bảng kê bán lẻ hàng hoá của cửa hàng điện lạnh và thiết bị điện tử (Mẫu số 04), kế toán sẽ phản ánh doanh thu bán hàng của từng mặt hàng Chẳng... học (máy vi tính, ) Việc bán lẻ hàng hoá của công ty do các cửa hàng của công ty thực hiện Hiện nay, văn phòng của công ty đã bố trí các cửa hàng sau trên địa bàn Hà Nội: + Cửa hàng điện tử : 109K1 Giảng Võ + Cửa hàng tin học : 15 Đặng Văn Ngữ + Cửa hàng điện lạnh và thiết bị điện tử: 23 Quang Trung Dới các cửa hàng sẽ bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu tiền của khách hàng, lập hoá đơn GTGT...2.1 Một số đặc điểm chung về quá trình bán hàng tại Công ty 2.1.1 Đặc điểm về sản phẩm của Công ty Công ty Điện tử Công nghiệp là một doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Tổng Công ty tin học Việt Nam, có hoạt động sản xuất kinh doanh chính là sản xuất kinh doanh các sản phẩm thuộc về lĩnh vực hàng điện, điện tử viễn thông Đây là những mặt hàng có đặc tính kỹ thuật cao đòi hỏi phải có trình... đồng, công ty mới tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo đúng yêu cầu của khách hàng Chính vì vậy, trong quá trình bán hàng ở công ty, không có trờng hợp nào hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, do đó công ty không đợc sử dụng các TK 531, TK 532, cũng nh không hạch toán các TK này 2.2.4 Kế toán thuế GTGT đầu ra Do các trung tâm, chi nhánh của Công ty đều đặt rải rác trên địa bàn Hà Nội, nên Công ty sẽ . thực trạng kế toán bán hàng tại công ty điện tử công nghiệp 1. Đặc điểm chung của Công Ty Điện tử Công nghiệp. 1.1. Quá trình hình. của các ngành điện, điện tử và công tác thực tế của quá trình sản xuất kinh doanh tại Công ty Điện tử Công nghiệp mà bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức