nội dung bảo đảm vật t cho sản xuất chi nhánh phía bắc tổng công ty xây dựng hà nội I-nội dung bảo đảm vật t cho sản xuất chi nhánh phía Bắc 1- Tổ chức mua sắm vật t: trình tổ chức mua sắm quản lý vật t công ty khái quát sơ đồ sau: Phân tích đánh giá trình quản lý Xác định nhu cầu Xây dựng kế hoạch yêu cầu vật t Xác định phơng thức đảm bảo vật t Lập tổ chức thực kế hoạch mua sắm vật t Quản lý dự trữ bảo quản Cấp phát vật t nội Quyết toán vật t Tổ chức quản lý vật t nội Lựa chọn ngời cung ứng Thơng lợng đặt hàng Theo dõi đặt hàng tiếp nhận vật t 1.1-xác định nhu cầu: 1.1.1- phơng pháp xác định nhu cầu: nhu cầu vật t cho sản xuất sản phẩm doanh nghiệp đợc xác định theo phơng pháp sau: a- phơng pháp trực tiếp: theo phơng pháp việc xác định nhu cầu dựa vào mức tiêu dùng vật t khối lợng sản phẩm sản xuất kỳ Phơng pháp có cách tính: -phơng pháp tính theo mức sản phẩm: Công thức tính: n ∑Q Nsx = sf msf i Trong ®ã: Nsx : nhu cầu vật t để sản xuất sản phẩm kỳ Qsf : số lợng công trình xây dựng kú kÕ ho¹ch Msf : Møc sư dơng vËt t cho đơn vị sản phẩm n: chủng loại sản phẩm - phơng pháp tính theo mức chi tiết sản phÈm: C«ng thøc tÝnh: n ∑Q ct Nct = mct i Trong đó: Nct : Nhu cầu vật t dùng để sản xuất chi tiết sản phẩm kỳ Qct : số lợng chi tiết sản phẩm sản xuất kú kÕ ho¹ch mct ; møc sư dơng vật t cho đơn vị chi tiết sản phẩm n : chủng loại chi tiết - phơng pháp tính theo mức sản phẩm tơng tự Công thức tính: Nsx = Qsf x mtt x K Trong ®ã: Nsx : nhu cầu vật t dùng để sản xuất sản phẩm kỳ Qsf : số lợng sản phẩm kỳ kế hoạch mtt : mức tiêu dùng vật t sản phẩm tơng tự K : hệ số điều chỉnh hai loại sản phẩm - phơng pháp tính theo mức sản phẩm đại diện: Công thức tính: Nsx = Qsf x md Trong đó: Nsx : Nhu cầu vật t dùng để sản xuất sản phẩm kỳ Qsf : số lợng sản phẩm sản xuất kỳ kÕ ho¹ch mđd : møc sư dơng vËt t cđa sản phẩm đại diện b phơng pháp tính dựa sở số liệu thành phần chế tạo sản phẩm: Nhiều loại sản phẩm nh sản phẩm bê tông đợc sản xuất từ nhiều loại nguyên, vật liệu khác Nhu cầu đợc xác định theo bớc: Bc : xác định nhu cầu vật t để thực kế hoạch tiêu thụ sản phẩm n ∑Q H i Nt = i i Tr ong ®ã: Qi : khối lợng sản phẩm sản xuất theo kế hoạch kỳ Hi : trọng lợng tịnh sản phẩm thứ i n : chủng loại sản phẩm Bớc : xác định nhu cầu vật t cần thiết cho sản xuất sản phẩm có tính đến tổn thất trình sử dụng Công thức tính: Nvt = Nt K Trong đó: Nvt : nhu cầu vật t để sản xuất sản phẩm kỳ kế hoạch K : hệ số thu thành phẩm Bớc 3: xác định nhu cầu loại vật t hàng hoá Công thøc tÝnh: Ni = Nvt x hi Trong ®ã; Ni : nhu cÇu vËt t thø i hi : tû lệ % loại vật t thứ i b- phơng pháp tính nhu cầu dựa sở thời hạn sử dụng: Nhu cầu vật t hàng hoá công ty, vật liệu trực tiếp để sản xuất có hao phí vật liệu phụ Một phần vật t tạo điều kiện cho trình sản xuất sử dụng cho t liệu lao động, hao phí loại không đợc điều tiết mức tiêu dùng cho đơn vị sản phẩm sản xuất mà thời hạn sư dơng Thc sè vËt t nµy gåm cã phơ tùng , thiết bị, dụng cụ, tài sản loại dụng cụ bảo hộ lao động Nhu cầu đợc tính theo công thức: Nsx = Pvt T Trong đó: Pvt : nhu cầu hàng hoá cần có cho sử dụng T : thời hạn sử dụng d- phơng pháp tính theo hệ số biến động: Tính nhu cầu vật t theo phơng pháp cần dựa vào thực tế sản xuất sử dụng vật t năm báo cáo, phơng án sản xuất kỳ kế hoạch, phân tích yếu tố tiết kiệm vật t, từ xác định hƯ sè sư dơng vËt t kú kÕ ho¹ch so với kỳ báo cáo, cụ thể theo công thức: Nsx = Nbc x Tsx x Htk Trong ®ã: Nbc : số lợng vật t sử dụng năm báo cáo Tsx : Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch Htk : Hệ số tiết kiệm vật t năm kế hoạch so với năm báo cáo ã Lợng vật t cần dùng cho thi công: Lợng vật t cần dùng cho thi công phụ thuộc vào khối lợng công tác thi công định mức tiêu hao vật t cho đơn vị khối lợng tính vật: Lợng vật t cần dùng cho thi công = khối lợng công tác thi công tính vật theo thiết kế kỹ thuật x định mức tiêu hao vật t cho đơn vị công việc Trong thực tế, lợng vật t có lợng hao hụt định trình vận chuyển, trình bảo quản trình sử dụng gây nên lợng vËt t hao hơt thêng tÝnh b»ng tû lƯ phÇn trăm so với lợng vật t cần dùng Lợng vật t cần cung cấp bao gồm lợng vật t cần dùng lợng vật t hao hụt: Lợng vật t cần cung cấp = lợng vật t cần dùng + lợng vật t hao hụt tự nhiên Ngoài tiêu đây, để bảo đảm cho trình thi công không bị gián đoạn thiếu vật t gây nên, phải xác định đợc lợng vật t dự trữ thờng xuyên lợng vật t dự trữ bảo hiểm Tuy nhiên lợng vật t dự trữ tạo tợng làm tăng lợng vốn lu động khâu dự trữ, làm giảm hiệu sử dụng vốn 1.1.2- lập nhu cầu: Dựa yêu cầu sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu ( NVL) đơn vị Từ lập nhu cầu vật t theo biểu mẫu sau: - Nhu cầu NVL - Kế hoạch NVL - Kế hoạch kiểm định NVL năm Trớc lập nhu cầu, nhà máy rà soát thông tin liên quan phòng xuất nhập khẩu, phòng khách hàng cung cấp Nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu chủ yếu công ty bao gồm: Xi măng, sắt, thép, cát, đá, que hàn phụ gia khác Vật t mua phải đảm bảo chất lợng tốt trớc đa vào sử dụng, công tác bảo quản vật t kho quan trọng để có kế hoạch sử dụng vật liệu phù hợp, phục vụ tốt cho công tác sản xuất - Đơn vị có nhu cầu NVL lập nhu cầu phải chịu trách nhiệm độ xác số lợng, chủng loại - Lập nhu cầu theo mức: khẩn cấp, thờng xuyên, dự trữ - Nhu cầu NVL khẩn cấp: nhu cầu NVL phát sinh khẩn cấp xảy cố NVL tồn kho, cán phụ trách đơn vị lập nhu cầu NVL khẩn cấp kèm theo biên cố thiết bị Trờng hợp đặc biệt phải có giải trình kèm theo - Nhu cầu NVL thờng xuyên: vào số NVL có, kế hoạch, mức độ hao mọn h hỏng kỳ trớc lợng NVL tồn kho hàng quý đơn vị lập nhu cầu NVL theo biểu mẫu chậm ngày 15 tháng cuối quý gửi nhu cầu quý sau phòng xuất nhập khách hàng - Nhu cầu NVL dự trữ: vào NVL tồn kho, mức độ cần thiết phải dự trữ đơn vị lập nhu cầu dự trữ theo biểu mẫu đà quy định Nhu cầu NVL phải ghi model hàng, mà số theo catalogue theo chào hàng ( có) mà số công ty Nhu cầu NVL đợc đơn vị chức kiểm tra, trình tổng giám đốc ngời đợc uỷ quyền, sau chuyển cho đơn vị có chức mua hàng thực hiện, đồng thời đơn vị lập nhu cầu gửi cho phòng khách hàng duyệt để theo dõi má hoá hàng 1.2- Nghiên cứu thị trờng vật t: 1.2.1 thu thập thông tin: ể đảm bảo cho kế hoạch mua sắm vật t công ty Khâu thu thập thông rin vật t thị trờng quan trọng để điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp ví dụ: nguồn cung xi măng thị trờng nay: Theo hiệp hội xi măng Việt Nam, tháng đầu năm 2008, nhu cầu xi măng nớc có tăng nhng nguồn tăng đáp ứng đợc nhu cầu, nhiên giá nhập clinker tăng ( tăng 32% so với quý 1/2007 ), Cùng với tác động chi phí sản xuất đầu vào ( than, xăng dầu, tiền lơng) cớc vận chuyển tăng nên giá xi măng đà tăng từ 7- 10% so với cuối năm 2007 Riêng tháng 3/2008, giá xi măng thị trờng tiếp tục tăng 15.000 20.000 đ/kg Giá bán lẻ xi măng đen PC40 thị trờng miền Bắc phổ biến mức 885 920 nghìn đồng/ Miền Nam 1.080 1.110 ngàn đồng/ Theo ớc tính lợng xi măng sản xuất nớc ( tháng 3/2008 ) ạt 2.294.699 (sản lợng quý I /2008 7.914.699 tấn); lợng nhập clinker quý I/2008 đạt 200.000 tấn; lợng xi măng tiêu thụ tháng 3/2008 đạt 1.900.000 (ớc tính quý I/ 2008 đạt 6.930.000 tấn) Đến ngày 31/3/2008, xi măng tồn kho khoảng 500.000 clinker khoảng 1.050.000 Hiện nay, nguồn cung xi măng nớc đáp ứng đủ nhu cầu tiêu dùng Bên cạnh đó, doanh nghiệp xi măng cam kết không tăng giá bán giá than không tăng 1.2.2- xử lý thông tin định: - Từ thông tin thu thập đợc, phòng kế hoạch có trách nhiệm, nhiệm vụ xử lý thông tin lập kế hoạch mua sắm vật t công ty - Ra định về: Số lợng, chủng loại hàng hoá vật t phục vụ sản xuất Chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu cho công ty Mua sắm vật t Bảo quản chuẩn bị vật t kho CÊp ph¸t vËt t  KiĨm tra vËt t  Thanh toán 1.3- Lập kế hoạch mua sắm vật t doanh nghiệp 1.3.1- đặc điểm kế hoạch mua sắm vật t: - kế hoạch mua sắm vật t phận quan trọng kế hoạch sản xt- kü tht - tµi chÝnh cđa doanh nghiƯp vµ có quan hệ mật thiết với kế hoạch khác, nh kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất, kế hoạch xây dựng bản, kế hoạch tài - đặc điểm kế hoạch mua sắm vật t thể hai điểm chính: - kế hoạch mua sắm vật t doanh nghiệp tính toán nhu cầu nguồn hàng phức tạp tính chất phức tạp thể chỗ kÕ ho¹ch cã rÊt nhiỊu lo¹i vËt t víi quy cách chủng loại khác nhau, với khối lợng mua sắm khác có thứ hàng trăm có thứ vài ki lô gam với thời gian mua khác nhau, đơn vị tính khác - Hai kế hoạch mua sắm vật t có tính cụ thể nghiệp vụ cao đặc điểm xuất phát từ tÝnh chÊt cđa s¶n xt bao giê cịng mang tÝnh cụ thể nên đòi hỏi kế hoạch mua sắm vật t phải chi tiết cụ thể, phải đặt mua vật t thích hợp phục vụ tốt cho sản xuất tính cụ thể nghiệp vụ cao kế hoạch mua sắm vật t doanh nghiệp thể chỗ số lợng mua sắm đợc phân chia cho phân xởng định, t.hời kỳ định 1.3.2-nội dung kế hoạch mua sắm vật t: Kế hoạch mua sắm vật t thực chất tập hợp tài liệu tính toán kế hoạch gồm biểu tổng hợp nhu cầu vật t hệ thống biểu cân đối vật t Nội dung kế hoạch là: Thứ nhất, phản ánh toàn nhu cầu vật t doanh nghiệp sau kỳ kế hoạch nh nhu cầu vật t cho sản xuất cho xây dựng bản, cho sửa chữa, cho dự trữ Thứ hai, phản ánh nguồn vật t để thoả mÃn nhu cầu nói bao gồm nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viªn tiỊm lùc néi bé doanh nghiƯp ( tù chÕ tạo) nguồn mua thị ttờng 1.3.3- trình tự lập kế hoạch mua sắm vật t: Xác định nhu cầu vật t Tìm lựa chọn nhà cung ứng Báo giá Ký hợp đồng duyệt giá Các bớc mua vµ nhËn hµng KiĨm tra hµng NhËp kho Theo dâi, đánh giá nhà cung ứng Trả lại nhà cung ứng Sơ đồ 2: Quy trình mua sắm vật t B1: Xác định nhu cầu vật t phòng điều hành sản xuất thực Xác định nhu cầu vạt t giai đoạn trình mua vật t Bớc nhằm xác định danh mục vật t có nhu cầu kỳ với số lợng loại vật t có nhu cầu, xác định loại vật t loại vật t B2: Tìm lựa chọn nhà cung ứng phòng điều hành sản xuất đảm nhiệm Tìm nhà cung ứng: Tìm từ nhiều nguồn thông tin nh qua bạn hàng, qua mục quảng cáo Những nhà cung ứng công ty là: Lựa chọn nhà cung ứng: Thông qua tiêu chuẩn nh chất lợng, giá cả, khả kỹ thuật, tiếng, vị trí địa lý, dựa sở thoả mÃn nhu cầu công ty để lựa chọn nhà cung ứng đáp ứng tốt nhu cầu công ty B3: Báo giá Sau lựa chọn đợc nhà cung ứng phòng điều hành sản xuất nhận báo cáo nhà cung ứng B4: Ký hợp đồng duyệt giá Giám đốc duyệt báo giá ký kết hợp đồng mua bán vật t Trởng phòng điều hành sản xuất thông báo văn đà đợc giám đốc công ty ký kết cho nhà cung ứng để thực B5: Các bớc mua nhận hàng Căn vào báo giá hợp đồng ký kết mua bán vật t, phòng điều hành sản xuất chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc nhận hàng kho theo tiến độ, chất lợng, số lợng, quy cách B6 B7: Kiểm tra hàng nhập kho Phòng điều hành sản xuất kết hợp với phòng kỹ thuật kiểm tra vËt t råi tiÕn hµnh nhËp kho 2- chän nhµ cung øng: 2.1- Ngn cung øng cđa doanh nghiƯp: C«ng ty cần phải quan hệ với nhà cung ứng ( nguồn cung ứng ) khác hàng hoá vật t, dịch vụ vận chuyển tài ó yếu tố đầu vào công ty Trong số yếu tố đầu vào, vấn đề nguồn hàng công ty vấn đề quan trọng Việc nghiên cứu tìm hiểu với loại hàng hóa thích hợp với nhu cầu khách hàng, chất lợng hàng hoá khối lợng hàng hoá có khả đáp ứng thời gian nh giá hàng hoá, chi phí vận chuyển hàng hoá từ nơi mua đến công ty vấn đề cần phải cân nhắc để đảm bảo hiệu kinh doanh Công ty cần phải hiểu rõ đặc điểm nguồn cung ứng hàng hoá : - Nếu số lợng nhà cung ứng ít, nguồn hàng không nhiều, mặt hàng thay khác, nhà cung ứng gây sức ép cách tăng giá, giảm chất lợng sản phẩm giảm chất lợng dịch vụ kèm - Nêú số lợng nhà cung ứng nhiều, nguồn hàng phong phú, có mặt hàng thay khác, công ty lựa chọn nhà cung ứng với giá phải chăng, chất lợng tốt dịch vụ thuận lợi Vấn đề quan trọng hàng đầu phải đảm bảo ổn định nguồn hàng, hàng hoá có chất lợng bảo đảm, số lợng lần giao hàng phù hợp, giá phải chăng.để đảm bảo đòi hỏi: - công ty phải đa dạng hoá nguồn cung ứng - công ty phải tăng cờng mối quan hệ kinh tế tạo điều kiện lẫn việc tạo nguồn hàng nh đầu t, liên doanh, liên kết: giúp đỡ vốn, kỹ thuật, điều kiện sản xuất, bao bì, bảo quản đặt hàng theo hợp đồng kinh tế ký trớc để có nguồn cung ứng vững chắc, ổn định đáp ứng tốt cho nhu cầu thị trờng - Công ty tìm cách hội nhập dọc cách mua lại sở cung cấp hàng cho họ mua giấy phép độc quyền - để hợp lý hoá giảm chi phí đầu vào, công ty quan hệ với nguồn cung ứng khác nh tài chính, sức lao động, dịch vụ vận chuyển, xếp dỡ, dịch vụ quảng cáo giống nh đơn vị nguồn hàng để giảm thiểu chi phí kinh doanh ổn định yếu tố đầu vào, tạo ®iỊu kiƯn ®Ĩ doanh nghiƯp tiÕn hµnh kinh doanh thn lợi 2.2- Các loại nguồn cung ứng doanh nghiệp: 2.2.1- Nguồn nớc: Công ty có nguồn cung ứng sản phẩm nớc doanh nghiệp cung øng nguyªn vËt liƯu níc quen thc cđa công ty Đó loại nguyên vật liệu nớc đáp ứng đợc Công ty cần có danh sách số lợng, chủng loại sản phẩm cần cung ứng 2.2.2- Nguồn nhập khẩu: Do yêu cầu nớc không đáp ứng đủ không có, công ty cần nhập số loại NVL Công ty trực tiếp đứng nhập hàng hoá mà không mua lại doanh nghiệp khác Để thực hoạt động nhập hàng hoá, công ty thờng tiến hành theo trình tự sau: a- xác định nhu cầu cụ thể hàng hóa cần nhập khẩu: Công ty phải xác định nhu cầu cụ thể mặt hàng, quy cách chủng loại, số lợng, giá Sau đó, doanh nghiệp tổng hợp nhu cầu, cân lợng hàng hoá tồn kho, để định hàng hoá cần nhập theo công thức: Yêu cầu hàng hoá nhập = nhu cầu hàng hoá công ty + nhu cầu dự trữ hàng hoá công ty Yêu cầu mặt hàng cần nhập để ký hợp đồng nhập với nớc b- Nghiên cứu thị trờng nớc chọn đối tác kinh doanh: Xét mặt hàng công ty có nhiều thị trờng nớc khác sản xuất, nớc lại có nhiều hÃng, hÃng lại sản xuất kinh doanh nhiều loại sản phẩm, mà kết kinh doanh lại phụ thuộc vào đối tác cụ thể Vì công ty cần phải nắm đợc không khái quát thị trờng mà cần thông hiểu địa vị pháp lý, sức mạnh tài chính, quan điểm, triết lý kinh doanh sản phẩm hàng đầu hÃng để đặt hàng c- Tiến hành giao dịch, đàm phán ký kết hợp động nhập hàng hóa.- trình tự giao dịch mua bán thị trờng quốc tế: - Ngoài thông tin hai bên đối tác, hợp đồng mua bán thờng gồm nội dung sau: + tên hàng + điều kiện phẩm chất + Điều kiện số lợng + điều kiện bao bì + Điều kiện giá + Thời gian, địa điểm giao hàng, điều kiện giao hàng + Điều kiện toán + Điều kiện khiếu nại, xử phát hợp đồng Và điều kiện khác mà hai bên thoả thuận với Hợp đồng đợc ký kết quan trọng để tiến hành bớc d- Thực hợp đồng nhập bao gồm: - Xin giÊy phÐp nhËp khÈu - Më L/C theo yêu cầu bên bán - Thuê phơng tiện vân chuyển - Mua bảo hiểm hàng hoá - Làm thủ tục hải quan - Giao nhận hàng hoá với tàu - Kiểm tra số lợng, chất lợng hàng nhập - Giao hàng cho đơn vị nhận hàng nớc - Làm thủ tục toán - Khiếu nại với ngời bán, ngời vận chuyển, ngời bảo hiểm ( nều có) 2.3- Một số nhà cung ứng công t y: Mét sè c«ng ty cung øng vËt t cho chi nhánh nh: Công ty TNHH TM DV VLXD Nam Ngọc Minh Công ty TNHH TM DV XD Hải Châu Công ty cổ phần Siêu Cờng Công ty TNHH TM DV Nghiệp Quyền Công ty LINH THàNH Hoạt động bảo quản chuẩn bị vật t kho: Dựa vào nhu cầu thực tế xí nghiệp xây dựng, đa kế hoạch bảo quản vật t: Nguyên vật liệu chủ yếu công ty bao gồm: Xi măng, sắt, thép, cát, đá, que hàn phụ gia khác Vật t mua phải đảm bảo chất lợng tốt trớc đa vào sử dụng, công tác bảo quản vật t kho quan trọng để có kế hoạch sử dụng vật liệu phù hợp, phục vụ tốt cho công tác sản xuất Nội dung công tác bảo quản vật t nh sau: 3.1 Xi măng Kỹ thuật bảo quản xi măng - Bao bì bảo quản Loại bao PP (1 lớp nylon): Khả chống ẩm khá, thích hợp cho việc sử dụng ngay, không nên tồn trữ lâu Loại bao PK (2 lớp nylon) Khả chống ẩm tốt, vận chuyển đờng dài, tồn trữ lâu Loại bao KPK (3 lớp giấy - nylon - giấy) Khả chống ẩm tốt, vận chuyển đờng dài, trung chuyển nhiều lần, tồn trữ lâu - Bảo quản xi măng vận chuyển Sàn xe, sàlan phải khôi trớc nhận xi măng Phơng tiện phải có đồ che để tránh bị ớt nớc đảm bảo môi trờng cộng đồng - Bảo quản xi măng kho Tồn trữ xi măng nơi khô ráo, Kho phải có máy che Giữ cách mặt đất ba - lết kê kích cao đảm bảo thông thoáng Giữ khoảng cách hàng vi măng với tờng 20cm Không nên chất cao 10 bao xi măng hàng Sử dụng xi măng cũ trớc, trữ bao xi măng - Hiện tợng vón cục xảy với tất loại xi măng hấp thụ ẩm từ không khí xung quanh hay bị ớt Với loại xi măng mác cao hay xi măng có độ mịn cao tợng vón cục xảy nhanh Nếu xi măng vón cục có kích thíc nhá vµ mỊm, ta cã thĨ dïng nã sau đập nghiền sàng lại Xi măng sau nhận về, lấy mẫu kiểm tra nhân viên thi ng hiệm thực hiện, kết đợc lu giữ ®Ĩ t heo dâi, sư dơng vµ nhËn biÕt qua nhÃn mác xanh, vàng theo quy trình truy tìm nhËn biÕt nguån gèc s¶n phÈm Kho b¶o qu¶n ph¶i bảo đảm có hai cửa để tiện cho việc sản xuất, thời gian bảo quản kho không 60 ngày, hàng tháng nhân viên kho lấy mẫu kiểm tra lần tính chất lý để tiện theo dõi sử dụng 3.2 Sắt, thép Sắt, thép đợc bảo quản theo chủng loại để tiện sử dụng nhận biết qua nhÃn mác Đối với sắt thép để lâu bị han rỉ, phải đánh rỉ lại trớc sử dụng cán kỹ thuật kết hợp với cán kho xác định lại để cấp phép sử dụng 3.3 Cát, đá Cát, đá nhập đợc bảo quản kho có vách ngăn tuỳ theo chủng loại sử dụng, xếp thành lô riêng biệt Cát, đá mua phải đợc chứa kho thoát nớc tốt, tranfhs ngập bùn làm bẩn Phải có ránh phân cách ngăn nớc bẩn tràn vào 3.4.Que hàn Que hàn đợc xếp kho nhà theo lô tuỳ thuộc chủng loại, que hàn phải đợc xếp giá cao cách mặt đất 60cm để đảm bảo đợc khô 4-Cấp phát vật t Cấp phát vật t: xí nghiệp xây dựng lập kế hoạch nhu cầu vật t, thông qua phận kế toán công ty cung cấp vật t cho sản xuất - Hoạt động cấp phát vật t công ty phải đảm bảo cấp phát đủ số lợng, chủng loại vật t cho ngành, dự án, công trình - thời gian cấp phát vật t: + theo th¸ng + theo kú + theo dù ¸n… - cấp phát vật t phải dựa nhu cầu kế hoạch mua sắm vật t từ trớc để đảm bảo không bị thừa thiếu vật t, đảm bảo thi công tiến độ kế hoạch công trình 5- Kiểm tra vật t sản xuất: Kiểm tra vật t: để đảm bảo chất lợng cho công trình chất lợng vật t đóng vai trò lớn với công nghệ thi công công tác kiểm tra vật t công ty chi nhánh phía bắc trải qua bớc nghiêm ngặt, vật t phải đảm bảo tiêu chuẩn ngành xây dựng việt nam Phòng kü tht kiĨm tra: - Nhu cÇu kü tht, chđng loại, dịch vụ kỹ thuật, kiểm định hiệu chuẩn NVL, mà hoá NVL - Nhu cầu số lợng NVL đà đa vào sử dụng dựa sở báo cáo hàng quý đơn vị, chất lợng NVL, yêu cầu kỹ thuật - Kiểm tra chất lợng NVL đơn vị định nhập theo tiêu chuẩn kỹ thuật đà quy định Ví dụ kiểm tra chất lợng gạch lát nền; Theo giới chuyên môn, chất lợng gạch lát phụ thuộc vào nhiều yếu tố, thiết bị , nguyên liệu Còn công đoạn sản xuất tơng đối giống khâu sơ chế nguyên liệu pha trộn tạo hình sấy nung Chẳng hạn, khâu men màu sử dụng ô-xít màu ( loại bền màu ) với tỉ lệ cao, gạch có chất lợng tốt ngợc lại Còn nguyên liệu (đất sét ) quan trọng, loại đất sử dụng đợc mà phải có thành phần, tỉ lệ lý hoá phù hợp tạo đợc côt liệu tốt cho sản phẩm Trong công đoạn phối liệu phải sàng lọc, chọn lựa phơng pháp phù hợp , nhiệt độ nung phải kỹ thuật Khi chọn gạch lát nễn, nên chọn sản phẩm đóng bao bì, nhÃn hiệu, xuất xứ có thơng hiệu uy tín Viên gạch có màu sắc, hoa văn phải đồng nhất, rõ ràng, không bị nhoè, không bì tì vết, độ dày đồng không bị cong vênh, gợn sãng Ngoµi ra, cã thĨ sư dơng vËt cøng, nhän để thử độ cứng viên gạch Nếu mặt gạch bị trầy, xớc độ cứng không bảo đảm sử dụng nguyên liệu không tốt nhiệt độ nung cha tới - Các yêu cầu khác theo đạo tổng giám đốc ngời đợc uỷ quyền Phòng kế hoạch kiểm tra: - Hàng tồn kho kho phòng quản lý kể hàng đà nhng cha làm thủ tục nhập kho Số lợng tồn kho đợc cung ứng kịp thời cho đơn vị liên quan để xác nhận nhu cầu - Xác nhận hàng tồn kho theo nhu cầu xác nhận tồn kho báo cáo tình hình sử dụng NVL hàng quý hàng năm đơn vị - Nhu cầu NVL cho xây dựng - Hàng hoá gia công ( trờng hợp cần thiết có phòng kế hoạch kiểm tra) - Theo dõi số lợng NVL đà nhập theo đơn vị theo biểu mẫu gửi biểu mẫu cho phòng kế toán làm sở tính chi phí cho đơn vị sử dụng Phòng thơng mại: - Xác nhận số lợng NVL cần mua sở nhu cầu đơn vị - Cung cấp cho đơn vị có nhu cầu hàng hoá đơn vị liên quan thông tin đơn hàng đà đợc ký hợp đồng, thời điểm dự kiến hàng công ty, đơn hàng đà giao dịch, ký hợp đồng Phòng tài chính: Kiểm tra nhập hoá đơn thu nhập hàng Thanh toán Phòng xuất nhập khẩu: - Xác định số lợng vật t, vật liệu sở nhu cầu phòng kế hoạch thị trờng tình hình trờng - Cung cÊp cho xÝ nghiƯp cã nhu cÇu NVL xí nghiệp liên quan thông tin đơn hàng đà đợc ký hợp đồng, thời điểm dự kiến hàng công ty, đơn hàng đà giao dịch, ký hợp đồng - Theo dõi số lợng NVL đà nhập theo đơn vị nhu cầu theo biểu mẫu đà quy định gửi biểu mẫu cho phòng kế toán tài làm sở tính chi phí cho đơn vị sở dụng Phòng kÕ to¸n LËp sỉ s¸ch theo dâi tû lƯ vËt t phụ tùng sau ký hợp đồng cho đơn vị đặt hàng tháng 12 hàng năm cấp cho phòng kỹ thuật đầu t giá trị NVL nhập đơn vị Yêu cầu thời gian xem xét: - Tuỳ theo nội dung xem xét, nhu cầu NVL phải đợc gửi trớc cho đơn vị có chức kiểm tra 24h so với thời điểm cần thông tin - Đơn vị kiểm tra có thông tin trả lời thời gian nhanh nhất, nhng không chậm 24h, đáp ứng nhu cầu phục vụ sản xuất Trình tự phê duyệt nhu cầu: - Các đơn vị có nhu cầu gửi cho phòng chức theo quy định để xác định nhu cầu, kiểm tra tồn kho trình tổng giám đốc ngời đợc uỷ quyền phê duyệt Chú ý: NVL thuộc dự án đầu t xây dựng, phòng kế toán thực theo quy chế hành nhà nớc chuyển kết trúng thầu cho đơn vị mua hàng thực 5- Thanh toán: Trớc phòng kế toán thực toán thực thủ tục nhập kho: 5.1- Nhập kho: Ngay hàng công ty, đơn vị mua hàng thông báo cho đơn vị liên quan Đối với hàng hoá có phơng thức toán trả trớc, không yêu cầu có quan giám định kiểm tra Trong vòng ngày từ ngày hàng kho, tổn thất Phòng kế hoạch thị trờng làm thủ tục nhập kho theo kê chi tiết hoá đơn nhà cung ứng Sau nhập kho, phát có tổn thất, đơn vị mua hàng liên hệ với khách hàng giải theo quy định Đối với hàng hoá có phơng thức trả sau không toán: Trong vòng 14 ngày kể từ ngày hàng kho, kiểm tra đạt yêu cầu quy định hợp đồng, phòng kế hoạch thi trờng lập phiếu nhập kho Nếu không đạt yêu cầu, đơn vị mua hàng liên hệ với khách hàng giải theo quy định Trong trờng hợp phải xác định chất lợng qua chạy thử, thời gian chạy thử lÃnh đạo công ty xác định Nhờ quy trình quản lý NVL nhập kho có hệ thống vào dự án xây dựng tổng công ty giao cho chi nhánh nên dự kiến số lợng NVL nhập kho năm để đáp ứng nhu cầu cho sản xuất kịp thời hỵp lý Dù kiÕn NVL chđ u nhËp kho stt nvl đơn vị tính năm 2009 20.450 20.500 17.000 7.500 25 xi măng sắt thép cát, đá que hàn máy trộn bê tông tấn chiếc ô tô chuyên dụng 20 22 24 Máy móc thiết bị Sản phẩm 2008 15.800 15.500 13.000 5.000 20 máy dầm 10 (nguồn phòng kế hoạch vật t) 2010 25.600 26.000 22.000 9.000 27 Chỉ tiêu vật t xây dựng nhà máy xi măng Nghi Sơn stt 10 tiêu Sắt Thép Cát Gạch Xi măng Đá bột Sỏi Gạch ốp lát Máy cắt bê tông Máy khoan cọc nhồi đơn vị tÝnh tÊn tÊn tÊn tÊn tÊn tÊn tÊn chiÕc chiÕc chiÕc sè lỵng 20.000 25.500 19.000 22.500 15.000 10.000 12.000 (nguồn phòng kế hoạch vật t) 5.2- Thanh toán: II đánh giá hoạt động bảo đảm cung ứng vật t cho sản xuất chi nhánh phía Bắc Tổng công ty xây dựng Hà Nội: u điểm: Tổng công ty xây dựng Hà Nội vừa có công ty xây dựng thi công công trình, vừa có công ty sản xuất cung ứng NVL Công ty đà áp dụng phơng pháp quản lý đại hoạt động cung ứng vật t, hoạt động tổ chức thi công công trình hầu nh đợc liên tục thông suốt đảm bảo đợc tiến độ chất lợng công trình đà trúng thầu Chi nhánh phía Bắc nói riêng tổng công ty xây dựng Hà Nội nói chung đà không ngừng phát triển kinh tế thị trờng Luôn trọng kiểm tra, giám sát đạo thi công ; phát huy chủ động động sáng tạo cấp, quan chức công ty đội ngũ cán kỹ thuật đơn vị công trờng tiến hành chặt chẽ khâu , công tác tổ chức quản lý điều hành, kiểm tra giám sát vật liệu trình tổ chức thi công Các thiết bị máy móc kỹ thuật công ty đợc đầu t đại ( nh đà nêu phần lực thiết bị kỹ thuật) Luôn quán triệt đạo cấp, ban lÃnh đạo, phơng thức làm việc hiệu hợp tác với đối tác kinh doanh với nỗ lực không ngừng tập thể công nhân viên toàn công ty Chính chi nhánh phía Bắc công ty đà đạt đợc tích xuất sắc( đà nêu phần trên) 2 Hạn chế: Trong hoạt động cung ứng vật t cho sản xuất tiêu thụ sản phẩm công ty gặp nhiều khó khăn hạn chế: 2.1 Vật t cha đáp ứng đủ kịp thời cho đơn vị thi công xây dựng : - Nguyên nhân giá vật t thị trờng thờng xuyên xảy biến động Mặt khác đấu thầu nhận thi công công trình đơn vị thờng đa mức giá dự thầu thời điểm tại, công trình bắt đầu vào thi công giá vật t tăng làm cho trình định thu mua vật t công ty thời điểm diễn khó khăn hơn.Do nhận đợc báo cáo nhu cầu vật t công trình, công ty bắt đầu liên hệ nơi cung ứng vật t làm cho vật t thờng không đáp ứng đủ tiến độ cho đơn vị thi công xây dựng - Giải pháp: + Do giá vật t thị trờng không ổn định có xu hớng tăng cao nên tham gia dự thầu công ty nên bắt đầu tìm tham khảo giá đơn vị cugn ứng vật t ký hợp đồng với đơn vị trúng thầu + Công ty nên thực ký hợp đồng với đợn vị cung ứng vật t tạo thành chuỗi nhà cung ứng.Đê đảm bảo việc cung ứng vật t đầy đủ kịp thời 2.2 Quy trình thẩm định để tham gia dự thầu nhiều hạn chế - Nguyên nhân: Để thực hồ sơ dự thầu cán chức ngời thực hầu nh tất côgn đoạn họ phải thu thập thông tin chủ đầu t, tiến hành phân tích đánh giá chủ đầu t, tính khả thi, khả toán, kiểm tra tài sản đảm bảo tiền vay giá trị tính hợp pháp tài sản, sử lý tài sản điều kiện cần thiết Sau đà thẩm định khách hàng vay vốn vến đề liên quan cán chức lập tờ trình thẩm định, có ý kiến đề xuất việc có tham gia dự thầu hay không.Với quy trình dự thầu nh trách nhiệm cán chức nang qua lớn họ khó tránh khỏi sai sót - Giải pháp: Công tác thẩm định đánh giá khách hàng công ty tất cán phòng ban chức tham gia 2.3 Quy trình thẩm định dự thầu đánh giá chủ đầu t chủ yếu dựa mối quan hệ từ trớc Bộ Xây dựng giới thiệu nên khó đạt đợc xác xem xét đánh giác tiêu để tham gia dự thầu - Nguyên nhân: Do thông tin không xác.Nếu côgn tác thu thập thông tin không tốt dẫn đến việc đánh giá không hiệu dự án nh khả chủ đầu t - Giải pháp: Công ty thu thập thông tin chủ đầu t từ nguồn klhác nh:Phỏng vấn trực tiếp, xem xét báo cáo tài chính, nguồn thông tin từ dịch vụ, quan cung ứng thông tin, phơng tiện thông tin đại chúng Tuy nhiên thu thập thông tin từ phía chủ đầu t mức độ xác thấp không đáng tin cậy.Vì công ty cần mở rộng phạm vi thu thập từ nguồn thông tin khác Công ty cần ý đến nguồn thông tin sau: + Thông tin điều tra trực tiếp chủ đầu t: cần nắm bắt đợc nhịp độ sản xuất chung chủ đầu t, mối quan hệ nh nào, trách nhiệm thái độ với công việc, từ cán chức đoán đợc thông tin khai thác đợc hay sai thông qua thái độ phản ứng chủ đầu t + Thông tin thu thập từ bên : Công ty thu thập thông tin từ tổ chức, đối thủ cạnh tranh, bạn hàng chủ đầu t , doanh nghiệp hoạt động ngành nghề Qua xác định đợc uy tín vị nhà đầu t thị trờng Công ty thu thập đợc thông tin qua công ty kiểm toán, chi cục thuế Công ty nên thành lập phận chuyên khai thác thông tin tập trung nâng cấp trang thiết bị cho lĩnh vực đặc biệt công ty nên thành lập phận lu trữ thông tin tạo điều kiện cho Việc khai thác thông tin có hiệu CHƯƠNG IV: MụC TIÊU, PHƯƠNG HƯờNG Và CáC GIảI PHáP HOàN THIệN CÔNG TáC ĐảM BảO VậT TƯ TạI CHI NHáNH PHíA BắC- TổNG CÔNG TY X ÂY DựNG Hà NộI: Việt Nam gia nhập ASEAN, APEC, WTO Đặc biệt ngày 18/3/2008, Việt Nam trở thành thành viên thức OECD góp phần thúc đẩy nâng cao hiệu kinh tế thị trờng, mở rộng thơng mại tự do, góp phần phát triển sách kinh tế, tiền tệ , môi trờng, viện trợ phát triển Nh việc phát triển tạo nhiều hội nhiều thách thức cho doanh nghiệp nớc nói chung tổng công ty xây dựng Hà Nội nói riêng Những hội cho doanh nghiệp nớc vị Việt Nam đợc nâng nên trờng quốc tế: - Các doanh nghiệp xuất nhập nguyên vật liệu dễ dàng hơn, không bị phân biệt đối xử Xuất tăng mạnh khoảng 21% ( năm 2007 ) - Đầu t nớc vào Việt Nam tăng mạnh Năm 2007, tăng đột biến lên đến 20 tỷ USD Tạo nguồn vốn lớn cho doanh nghiệp nớc ta Tuy nhiên có thách thức lớn doanh nghiệp Tổng công ty xây dựng Hà Nội không tránh khỏi thách thức nỊn kinh tÕ héi nhËp nh: - KÕt cÊu h¹ tầng không theo kịp tốc độ tăng trởng kinh tế - Nguồn nhân lực hệ thống hành không theo kịp - Hoạt động ngoại giao kinh tế doanh nghiệp Việt Nam nhiều hạn chế Khi ngoại giao phải ý điểm khác ngoại giao với Mỹ LOBBY ( vận động hành lang ) , LOBBY khó tác động - Phải hiểu biết giới để theo kịp thời hội nhập Sự hiểu biết cấu chuyển dịch, cấu tiêu dùng, mẫu mÃ, giá cả, luật lệ Nếu không khó khăn làm việc với doanh nghiệp nớc - Tính cạnh tranh doanh nghiệp Việt Nam yếu Vì tổng công ty xây dựng Hà Nội phải có phơng hớng chiến lợc để nâng cao tính cạnh tranh doanh nghiệp thị trờng Để tổng công ty đứng vững giữ vững uy tín thị trờng Một chiến lợc để đảm bảo cho hoạt động công ty vững đảm bảo cung ứng dự trữ nguyên vật liệu cho dự án công trình sản xuất I- mục tiêu phơng hớng: 1- mục tiêu: - Tổng công ty xây dựng Hà Nội phấn đấu không ngừng để hoàn thành dự án công trình nhà nớc giao với chất lợng cao thời gian đảm bảo - Ngoài dự án nhà nớc, tổng công ty tham gia đấu thầu gói thầu bên để không ngừng nâng cao chất lợng kinh nghiệm thiết kế, thi công công trình - Với mục tiêu mở rộng thị trờng lĩnh vực hoạt động ngành xây dựng, tổng công ty mở thêm chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh nớc bạn Lào Sẽ nâng tổng số dự án thực 2-3 năm tới gấp lần tổng số dự án đà thực năm 2007- 2008 - Đảm bảo cung ứng đủ vật t cho dự án nguồn dự trữ đợc trì - Nhập thêm số máy móc thiết bị, nâng cao trình độ quản lý xây lắp; áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến nhằm đáp ứng xu phát triển chung thời kỳ công nghiệp hóa đại hoá đất nớc 2- Phơng hớng: + Đảm bảo cung ứng vật t cho dự án dự trữ : - Trong năm 2010 2015, tổng công ty xây dựng Hà Nội dự kiến xây dựng nhà máy sản xuất số loại nguyên vật liệu phục vụ cho trình xây dựng nh gạch men, xi măng - Công ty có kế hoạch mua lại nhà máy sản xuất nguyên vật liệu đăng ký nhÃn hiệu độc quyền Nh tạo chủ động cho doanh nghiệp tiến tới đa sản phẩm sản xuất thị trờng + Mở rộng liên doanh, liên kết với công ty nớc Không Tăng khả vốn, mà học hỏi đợc khoa học công nghệ để không ngừng nâng cao chất lợng tiến độ thực công trình + Víi u thÕ vỊ vèn, kinh nghiƯm, uy tÝn trªn thơng trờng; số đối tác tổng công ty dự định tham gia số dự án lớn khu vực, không ngừng nâng cao lực hoạt động II- Giải pháp hoàn thiện đảm bảo vật t chi nhánh phía Bắc- Tổng công ty xây dựng Hà Nội: Để đảm bảo cung ứng vật t cho trình sản xuất thi công công ty phải thực biện pháp lĩnh vực sau: 1- phát huy lực tài chính: Công ty phải có lực tài mạnh để đảm bảo toán trình mua sắm vật t, thiết bị: Để tăng lực tài công ty có nhiều giải pháp nh sau: +Nguồn vốn tự có +Tham gia vào kênh huy động vốn nh: - Các ngân hàng - Phát hành cổ phiếu công ty + Mở rộng liên doanh liên kết với công ty níc ngoµi nh: - GAMOM CONSTRUCTION COMPANY - SINGAPORE - TREASURE RESOURSCES CO – HONGKONG - C«ng ty TOBIC OVERSEA PTE.LTD – SINGAPORE - C«ng ty QUALITY COURIERS INTENATIONAL S.E.A – CUBA - C«ng ty ECON PILING – SINGAPORE - Tập đoàn PIDEMCO SINGAPORE 2- Nâng cao lực kỹ thuật: Phát triển kỹ thuật tổng công ty nói chung chi nhánh phía Bắc nói riêng - đầu t nhập máy móc đại nh: xe mooc MAZ, xe chở Ximăng MAZ, lu bánh sắt KAWASAKI, lu rung MR6 D8 - không ngừng học hỏi khoa học công nghệ 3- Đảm bảo công tác dự trữ vật t: - Cần có danh sách nguyên vật liệu cần dự trữ Danh sách phòng kế hoạch vật t chịu trách nhiệm - Đa số lợng chủng loại vật t theo phân loại sẵn có - Dự trữ vật t theo thời kỳ 4- Đảm bảo thực tốt khâu trình mua sắm vật t.( Nh đà nêu phần trên.) 5- Đảm bảo nguồn cung ứng nguyên vật liệu cho công ty: + Nguồn nội bộ: Công ty tạo nguồn nguyên vật liệu cho công ty cách: - Mở nhà máy sản xuất nguyên vật liệu - Mua lại nhà máy sản xuất nguyên vật liệu đăng ký giấy phép sản phẩm độc quyền - Tơng lai mở rộng thêm nhà máy sản xuất để mở rộng lĩnh vực kinh doanh công ty bán sản phẩm nguyên vật liệu thị trờng + Nguồn bên ngoài: - Nhà cung ứng thờng xuyên cho công ty - Có thể mở rộng đối tác chọn nhà cung ứng Khi đảm bảo đợc nguồn cung ứng đà đảm bảo đợc vật t cho sản xuất thi công xây dựng - Nhập thêm nguyên vật liệu nớc phục vụ cho sản xuất Kết luận Trên đây, E đà trình bày công tác bảo đảm vật t cho sản xuất chi nhánh phía Bắc Tổng công ty xây dựng Hà Nội Trong tình hình thị trờng Việt Nam, có nhiều biến động giá xăng dầu nguyên vật liệu công tác bảo đảm vật t cho sản xuất xây dựng cần thiÕt ViƯt Nam nhËp WTO sÏ mang l¹i nhiỊu hội song không thách thức cho doanh nghiệp nớc Tổng công ty xây dựng Hà Nội nói riêng công ty xây dựng nói chung gặp thách thức cạnh tranh giá nguyên vật liệu tăng Vì đòi hỏi doanh nghiệp nâng cao tính cạnh tranh doanh nghiệp thi trờng Nhà nớc cần quan tâm, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp nớc sách, luật pháp, thủ tục hành Khi doanh nghiệp vững mạnh thúc đẩy kinh tÕ ViƯt Nam ph¸t triĨn! Qua thêi gian thùc tập chi nhánh phía Bắc - Tổng công ty xây dựng Hà Nội, với hớng dẫn nhiệt tình thầy giáo PGS TS Nguyễn Thừa Lộc với giúp đỡ ban giám đốc, phòng chức công ty đà giúp đỡ chuyên đề tốt nghiệp hiểu biết thêm tình hình kinh doanh thực tế công ty Chuyên đề thực tập tránh khỏi thiếu sót thời gian thực tập hạn chế Một số hạn chế công ty qua thời gian thực tập để đa biện pháp nhằm hoàn thiện công tác cung cấp vật t cho sản xuất công ty Hy vọng với đề tài Hoàn thiện bảo đảm vật t cho sản xuất công ty chi nhánh phía Bắc Tổng công ty xây dựng Hà Nội góp phần vào việc ngày củng cố phát triển kinh doanh công ty  ... hoạch vật t) 5.2- Thanh toán: II đánh giá hoạt động bảo đảm cung ứng vật t cho sản xuất chi nhánh phía Bắc Tổng công ty xây dựng Hà Nội: u điểm: Tổng công ty xây dựng Hà Nội vừa có công ty xây dựng. .. cho sản xuất thi công xây dựng - Nhập thêm nguyên vật liệu nớc phục vụ cho sản xuất Kết luận Trên đây, E đà trình bày công tác bảo đảm vật t cho sản xuất chi nhánh phía Bắc Tổng công ty xây dựng. .. công ty Hy vọng với đề tài Hoàn thiện bảo đảm vật t cho sản xuất công ty chi nhánh phía Bắc Tổng công ty xây dựng Hà Nội góp phần vào việc ngày củng cố phát triĨn kinh doanh cđa c«ng ty