CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1, KHÁI NIỆM, NHIỆM VỤ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1 Khái niệm : Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị 1.2 Nhiệm vụ - Thu thập , phản ánh , xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh tại đơn vị - Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách của Nhà nước - Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới - Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo qui định . Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu . Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn quỹ ở đơn vị 1.3 Yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp phải đáp ứng được những yêu cầu sau - Phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác, toàn diện mọi khoản vốn quỹ,kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị - Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp tính toán - Số liệu trong báo các tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị 1.4 Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp - Kế toán vốn bằng tiền - Kế toán vật tư tài sản - Kế toán thanh toán - Kế toán nguồn kinh phí, vốn quỹ - Kế toán các khoản thu ngân sách - Kế toán các khoản chi ngân sách - Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị 2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 2.1 Tổ chức công tác ghi chép ban đầu Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu chi ngân sách của mọi đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ do Nhà nước ban hành trong chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp và nội dung hoạt động kinh tế tài chính nào cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó để qui định cụ thể việc sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp, qui định người chịu trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào các chứng từ cụ thể và xác định trình tự luân chuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa học hợp lý, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị . Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là do kế toán trưởng đơn vị quy định Trong quá trình vận dụng các chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp các đơn vị không đuợc sửa đổi biểu mẫu đã qui định . Mọi hành vi vi phạm chế độ chứng từ tuỳ theo tính chất mức độ vi phạm, được xử lý theo đúng quy định của pháp lệnh kế toán thông kê. Pháp lệnh về xử phạt vi phạm hành chính và các văn bản pháp qui khác của Nhà nước 2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Ban hành theo quyết định 999TC/ QĐ / CĐKT ngày 02/ 11/ 1996 và sửa đổi bổ sung theo thông tư số 184/ 1998/ TT- BTC ngày 28/ 12 1998 . Thông tư số 185/ 1998 TT- BTC ngày 28/ 12 / 1998 . Thông tư số109/2001/ TT- BTC ngày 31/ 12 /2001 và thông tư số 121/ 2002/ TT- BTC ngày31/ 12/2002 của Bộ tài chính Tài khoản kế toán là phương tiện dùng để tập hợp hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế . Tài khoản kế toán được sử dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp dùng để phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình vận động của kinh phí và sử dụng kinh phí ở các đơn vị hành chính sự nghiệp . Nhà nước Việt Nam qui định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước bao gồm các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và các tài bảng cân đối tài khoản . Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có qui định những tài khoản kế toán dùng chung cho mọi đơn vị thuộc loại hình hành chính sự nghiệp và những tài khoản kế toán dùng riêng cho đơn vị thuộc một số loại hình qui định rõ các tài khoản cấp II của một số tài khoản có tính chất phổ biến trong các loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp . Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản thống nhất qui định trong chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp đồng thời phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó, các đơn vị qui định những tài khoản kế toán cấp I, cấp II, cấp III và có thể qui định thêm một số tài khoản cấp II, cấp III có tính chất riêng của loại hình hành chính sự nghiệp của đơn vị mình . Việc xác định đầy đủ, đúng đắn, hợp lý số lượng tài khoản cấp I, cấp II, cấp III để sử dụng đảm bảo phản ánh đầy đủ đúng đắn các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, đáp ứng nhu cầu thông tin và kiểm tra, phục vụ công tác quản lý của Nhà nước và của đơn vị đối với các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị Theo chế đó kế toán hành chính sự nghiệp các hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp 1. Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái a) Đặc điểm : - Kết hợp trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ghi vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái - Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết b) Trình tự và phương pháp ghi sổ (1) (3) (4) (1) (5) (1) (2) (6) (7) Sổ quĩ Sổ, thẻ kế toán chi tiếtChứng từ gốc Báo cáo t i chínhà Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký- sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ gốc (7) : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng (1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào nhật ký sổ cái, bảng tổng hợp chứng từ gốc và sổ quỹ (2) Từ bảng tổng hợp chứng từ gốc ta ghi vào nhật ký sổ cái (3) Những chứng từ gốc phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính cần quản lý chi tiết, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan (4) Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh (5) Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa tài khoản tiền mặt trong nhật ký sổ cái với số liệu ở sổ quỹ của thủ quỹ (6) Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với số liệu ở tài khoản tương ứng trong nhật ký sổ cái (7) Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu trên nhật ký sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết lập báo cáo tài chính c) Ưu điểm - Mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép vào sổ đơn giản dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu , kiểm tra d) Nhược điểm - Khó phân công lao động kế toán tổng hợp đối với đơn vị có quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản có nhiều hoạt động kinh tế, tài chính theo mẫu sổ kế toán tổng hợp sẽ cồng kềnh không thuận lợi cho việc ghi sổ e) Điều kiện áp dụng - Đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán tổng hợp a) Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ a) Đặc điểm - Các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ra chứng từ gốc đều được phân loại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi vào các sổ kế toán tổng hợp liên quan - Tách rời trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian và trình tự ghi sổ theo hệ thống trên hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt sổ cái các tài khoản và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Tách rời ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết vào hai loại sổ kế toán riêng biệt b) Trình tự của hình thức ghi sổ (1) (1) (2) (3) (5) (4) (8) (6) (7) (9) (9) Chứng từ gốc (Bảng tổng hợp CTG Sổ, thẻ hạch toán chi tiết Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký CTGS Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối t i khoà ản Báo cáo tài chín : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng (1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp pháp để tiến hành phân loại tổng hợp để ghi vào sổ quỹ và sổ hạch toán chi tiết (2) Từ chứng từ gốc ta lập chứng từ ghi sổ (3) Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo thời gian (4) Từ chứng từ ghi sổ ta ghi vào sổ cái các tài khoản để hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (5) Cuối tháng căn cứ vào sổ hạch toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết (6) Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết (7) Căn cứ vào sổ cái các tài khoản lập bảng cân đối tài khoản (8) Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa bảng cân đối tài khoản và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (9) Căn cứ vào bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lấy số liệu c) Ưu điểm - Mẫu sổ có kết cấu mẫu đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm thuận lợi cho công tác phân công lao động kế toán thuận lợi cho việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại d) Nhược điểm - Việc ghi chép trùng lặp khối lượng ghi chép nhiều, công việc đối chiếu kiểm tra thường dồn vào cuối kỳ làm ảnh hưởng đến thời hạn lập và gửi báo cáo kế toán e) Điều kiện áp dụng - Hình thức này phù hợp với mọi loại hình đơn vị với quy mô khác nhau đặc biệt là những đơn vị có nhiều cán bộ làm kế toán b) Hình thức nhật ký chung a) Đặc điểm -Tách rời trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian và trình tự ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào hai sổ kế toán riềng biệt : Sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản - Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng biệt b) Trình tự của hình thức nhật ký chung : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng (1) (1) (2) (3) (4) (5) Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối t i khoà ản (6) (7) (1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để định khoản kế toán sau đó ghi vào nhật ký chung theo thứ tự thời gian, tuỳ theo yêu cầu quản lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết (2) Kế toán lấy số liệu từ nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản kế toán liên quan (3) Cuối tháng khoá sổ các thẻ kế toán chi tiết để lấy số liệu tổng cộng ghi vào bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh mở theo từng tài khoản kế toán (4) Đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh vào sổ cái của tài khoản tương ứng (5) Cuối kỳ kế toán lấy số liệu cần thiết trên các sổ cái để lập bảng cân đối tài khoản (6) Cuối kỳ từ bảng cân đối tài khoản ghi vào báo cáo tài chính (7) Kế toán lấy số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết lập báo cáo tài chính c) Ưu điểm - Hình thức kế toán này là rõ ràng, dễ hiểu, mẫu sổ đơn giản, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán cơ giới hoá công tác kế toán d) Nhược điểm - Việc ghi chép trùng lắp e) Điều kiện áp dụng - Hình thức này áp dụng cho các đơn vị có qui mô vừa, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều lắm 2.3 Lập và gửi báo cáo tài chính STT Ký hiệu biểu Tên biểu báo cáo Thời hạn lập báo cáo Nơi nhận Tài chính Kho bạc Cấp trên thống kê Báo cáo t i chính à 1 B01- H Bảng cân đối tài khoản Quý , năm Χ Χ Χ Χ 2 B02 – H Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán KP Quý, năm Χ Χ Χ 3 B03 - H Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ Năm Χ Χ Χ 4 B04 – H Báo cáo kết quả hoạt động sự nghiệp có thu Năm Χ Χ Χ 5 B05 -H Thuyết minh báo cáo tài chính Năm Χ Χ Χ 6 F02- 1H Chi tiết kinh phí hoạt động đề nghị quyết toán Quý, năm Χ Χ 7 F02 –2H Chi tiết thực chi dự án đề nghị quyết toán Quý, năm Χ Χ 8 Bảng đối chiếu HMKP Quý, năm Χ Χ Χ 9 B/ C tiếp nhận và sử dụng viện trợ không hoàn lại Năm Χ Χ Χ 10 B/ C tình hình cho vay, thu nợ, thu lãi Năm Χ Χ Χ 11 B/ C tình hình sd KP quyết toán năm trước chuyến sang Năm Χ Χ Χ 12 B/C tình hình thực hiện chỉ tiêu dự toán Năm Χ Χ Χ 2.4 Tổ chức kiểm tra kế toán - Kiểm tra kế toán là một biện pháp đảm bảo cho các nguyên tắc qui định về kế toán được chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán chính xác, trung thực khách quan - Các đơn vị hành chính sự nghiệp không những chịu sự kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính mà đơn vị phải tự tổ chức, kiểm tra công tác kế toán của mình [...]... dự toán cấp I là kế toán cấp I, đơn vị dự toán cấp II là kế toán cấp II, đơn vị dự toán cấp III là kế toán cấp III Đối với các đơn vị dự toán chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ của kế toán cấp I và kế toán cấp III Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức gồm một phòng kế toán với các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu công việc, các phần hành kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán. .. đơn vị và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận trực thuộc thực hiện hạch toán ban đầu thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ phận đó và gửi những chứng từ kế toán đó về phòng kế toán trung tâm của đơn vị - Bộ máy kế toán của các đơn vị dự toán này được thể hiện qua sơ đồ sau Trưởng phòng kế toán Kế toán Kế toán Kế toán t/ KT các K/ chi... chi Nhân tráchkinh tế ởở Phụ viên kế toán các bộ phậncấp dưới đơn vị trực thuộc PhânKt tổng KT NKP vốn quĩ chia hợp ra các phần hành kế toán 4, NỘI DUNG PHẦN HÀNH KẾ TOÁN 4.1 Kế toán vốn bằng tiền 4.1.1 Khái niệm : Vốn bằng tiền ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm các loại : Tiền mặt( kể cả tiền Việt Nam và các loại ngoại tệ khác), vàng, bạc, kim khí quí, đá quí các loại chứng chỉ có giá, tiền... lựa chọn - Ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bộ máy hoạt động tổ chức theo ngành phù hợp với từng cấp chính quyền, từng cấp ngân sách Trong từng ngành,từng đơn vị hành chính sự nghiệp được chia thành ba cấp : Đơn vị dự toán cấp I, đơn vị dự toán cấp II, đơn vị dự toán cấp III Nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp là do ngân sách Nhà nước cấp và được phân phối và quyết toán theo từng... việc kiểm tra kế toán phải được thực hiện thường xuyên, liên tục Đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính ít nhất mỗi năm một lần phải thực hiện kiểm tra kế toán khi xét duyệt quyết toán năm cho các đơn vị - Nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế toán, số kế toán và báo cáo tài chính, kiểm tra việc nhận và sử dụng các nguồn kinh phí, kiểm tra việc thực hiẹn các khoản... việc chấp hành các chế độ, thể lệ tài chính kế toán và thu nộp ngân sách - Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán phải chấp hành lệnh kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán được thuận lợi 2.5 Tổ chức kiểm kê tài sản - Kiểm kê tài sản là một phương pháp xác định tại chỗ số thực có về tài sản,... bộ máy kế toán ( loại hình tập trung, phân tán hay nửa tập trung, nửa phân tán ) xác định các phần hành kế toán và phân công lao động kế toán Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy hiệu quả công việc làm tiêu chuẩn sao cho thu thập thông tin vừa chính xác vừa, kịp thời, vừa tiết kiệm chi phí - Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị có thể thực hiện theo những loại hình tổ chức công tác kế toán khác... Tương tự như TSCĐ vô hình 4.2.1.6 Sổ kế toán liên quan - Sổ kế toán chi tiết : Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản đánh giá TSCĐ - Sổ kế toán tổng hợp : Nhật ký – sổ cái Nhật ký chung Chứng từ ghi sổ o Kế toán hao mòn TSCĐ Theo qui định hiện hành , TSCĐ trong các đơn vị hành chính sự nghiệp mỗi năm được tính hao mòn một lần vào lúc cuối năm Về nguyên tắc, TSCĐ tăng, giảm tháng trước... toán theo từng ngành Dự toán thu, chi và mọi khoản thu, chi phát sinh tại đơn vị dự toán cấp dưới phải tuân thủ theo các định mức, tiêu chuẩn của chế độ tài chính hiện hành và phải được kiểm tra, xét duyệt của đơn vị dự toán cấp trên và cơ quan tài chính Để phù hợp với chế độ phân cấp quản lý ngân sách, phân cấp quản lý tài chính tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp cũng được tổ chức... định - Cuối niên độ kế toán trước khi khoá sổ kế toán các đơn vị phải thực hiện kiểm kê tài sản vật tư, hàng hoá, tiền quỹ đối chiếu và xác nhận công nợ hiện có để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với thực tế Ngoài ra các đơn vị cần phải tiến hành kiểm kê bất thường khi cần thiết ( trong trường hợp bàn giao, giải thể đơn vị ) 3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN - Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều . CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1, KHÁI NIỆM, NHIỆM VỤ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1 Khái niệm : Kế toán hành chính sự nghiệp. tài chính trong đơn vị Theo chế đó kế toán hành chính sự nghiệp các hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp 1. Hình thức kế toán