THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY OEC 2.1. Giới thiệu Công ty OEC 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN PHƯƠNG ĐÔNG Tên giao dịch: ORIENTAL EXPRESS JOIN STOCK COMPANY Viết tắt là : OEC. Địa chỉ trụ sử chính: Số nhà 24, ngõ 30, phố Tạ Quang Bửu, Phường Bách Khoa, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Website: WWW. ORIENTALEXPRESS. COM. VN OEC được thành lập ngày 27/12/2004.Với số vốn ban đầu (vốn điều lệ) là 850.000.000 VNĐ. Oriental Express là một Công ty được sáng lập và điều hành bởi các doanh nhân người Hải Dương giàu kinh nghiệm trên thương trường quốc tế, Oriental Express đã và đang đi đầu trong hoạt động cung cấp các dịch vụ thủ tục hải quan, giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, đại lý vận tải cho các tổ chức thuộc mọi thành phần kinh tế trong phạm vi cả nước Phương châm của Công ty là lấy sự thỏa mãn và quyền lợi của khách hàng là điều kiện tiên quyết dẫn đến thành công. Công ty không ngừng cải tiến chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng và tôn trọng triệt để các nguyên tắc về tính độc lập, khách quan và bảo mật phù hợp với luật pháp Việt Nam cũng như các điều kiện thương mại quốc tế hiện hành được Việt Nam công nhận. 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Chức năng của Công ty : Công ty có chức năng cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hoá cho thị trường theo giấy phép kinh doanh, đây là nhiệm vụ đầu tiên và quan trọng nhất. Doanh nghiệp phải thực hiện chức năng phân phối theo hai hướng cơ bản:  Thiết lập được một mạng lưới các đại lý của Công ty trên khắp các cảng biển, sân bay …của thế giới. Đây là một công việc khó khăn đòi hỏi một tiềm lực lớn về vốn.  Phân phối công bằng và hợp lý mọi kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh đạt được Nghĩa vụ của Công ty :  Công ty phải có nghĩa vụ kinh doanh các loại hàng hoá dịch vụ theo giấy phép kinh doanh  Tuân thủ pháp luật của nhà nước về kinh doanh dịch vụ logstics  Tuân thủ các quy định của nhà nước về các chế độ kế toán hiện hành và thực thi việc đóng thuế đầy đủ  Đảm bảo thực hiện đúng theo pháp luât về việc sử dụng lao động  Trích 5%- 10% lãi dòng hàng năm để lập quỹ dự trữ bắt buộc theo điều lệ của Công ty. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cơ cấu tổ chức của Công ty được xây dựng theo mô hình cơ cấu chức năng, trong đó các công việc chuyên môn được phân ra thành các phòng ban tương ứng như phòng kinh doanh, phòng dịch vụ khách hàng, phòng kế toán. Mô hình này cho phép nâng cao hiệu quả tác nghiệp trong cùng một bộ phận và làm tăng tính chuyên môn hoá, bên cạnh đó vẫn không làm cản trở tới việc tác nghiệp giữa các phòng ban khác nhau. Do vậy cơ cấu này rất phù hợp với Công ty OEC trong điều kiện quy mô Công ty còn nhỏ. Mô hình cơ cấu tổ chức Hội đồng quảntrị Giám Đốc Phòng Kinh Doanh Phòng Dịch vụ khác hàng Phòng kế toán Hình 2. 1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty OEC Các phòng ban chức năng Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty do đại hội đồng cổ đông bầu ra, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề quan trọng liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có quyền và nghĩa vụ giám sát Giám Đốc điều hành và những người quản lý khác trong Công ty. quyền và nghĩa vụ của HĐQT do pháp luật và điều lệ Công ty, các quy chế nội bộ của Công ty và nghị quyết đại hội đồng cổ đông quy định. Hiện tại hội đồng quản trị của Công ty gồm ba thành viên là : Ông Phạm Hồng Đăng (Giám Đốc), Ông Trần Trung Thành (Trưởng phòng dịch vụ khách hàng), Bà Đinh Thị Huyền Trâm, cổ đông. Giám Đốc : Là người điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Các công việc chính của Giám Đốc gồm : - Hoạch định chiến lược kinh doanh của Công ty - Thay mặt Công ty thực hiện ký kết các hợp đồng kinh doanh với đối tác - Thực hiện việc hoạch định nguồn nhân lực Phòng Kinh Doanh (Sales Department): Thực hiện các công việc sau: - Tìm kiếm khách hàng là các Công ty có nhu cầu về giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu. - Thực hiện các nghiệp vụ giao nhận với khách hàng . - xây dựng các chương trình marketing cho Công ty. Phòng Dịch Vụ Khách Hàng (Operation – service customer department) : Hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc hoàn thiện việc cung cấp các dịch vụ của Công ty một cách tốt nhất. Các dịch vụ mà Công ty thực hiện sẽ được mô tả chi tiết trong phần sau. Phòng Kế toán : Có chức năng thực hiện tất cả các nghiệp vụ kế toán liên quan và thay mặt Công ty thực hiện các nghĩa vụ về thuế đối với nhà nước 2.1.4. Đặc điểm kinh tế- kỹ thuật của Công ty 2.1.4.1. Hệ thống thông tin của Công ty Hệ thống thông tin của Công ty là một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động giao nhận hàng hoá. Các nhân viên của Oriental Express sử dụng rất thành thạo hệ thống thông tin của Công ty được thiết lập để trao đổi thông tin với các đại lý của Công ty được thiết lập tại các cảng biển mà Công ty có quan hệ giao nhận, trao đổi thông tin giữa khách hàng và Công ty, phát hành B/L và các loại chứng từ khác, cập nhật và lưu trữ thông tin về hàng hoá, phân tích và tổng hợp các số liệu để lâp báo cáo thống kê kịp thời và đặc biệt cung cấp cho khách hàng những thông tin về tình trạng hàng hoá của họ ở mọi nơi mọi lúc. Hiên nay Oriental Express đang sử dụng các hệ thông tin sau đây. Hệ thống truyền tin Oriental Express communicatioíin system (OCS) OCS là hệ thống trao đổi thông tin giữa Công ty và đại lý của họ ở khắp nơi trên thế giới giới dưới dạng telex. OCS là hệ thống thông tin hữu hiệu với nhiều chức năng giúp người sử dụng tiết kiệm thời gian và trao đổi thông tin nhanh chóng. OCS được hầu hết các nhân viên Oriental Express sử dụng hàng ngày. Operations and Documentation execution System (ODS): Hệ thống quản lý đơn đặt hàng. ODS là một trong những hệ thống quan trọng nhất của Oriental Express. Ban đầu ODS được thiết kế riêng cho vận chuyển đường biển và cho quy trình làm hàng SCM (Supply Chain Management). ODS được sử dụng để quản lý đơn đặt hàng của khách hàng. Hệ thống này có những đặc điểm chính như: - Với những khách hàng đặc biệt, ODS được cài đặt để nhận biết ngay được số đơn đặt hàng (Purchase Order- PO) vừa được cập nhật là đúng hay sai, giúp nhân viên cập nhật số liệu có thể ngay lập tức liên hệ với khách hàng, để kiểm tra lại và sửa lại cho đúng. - Trong trường hợp, nhiều khách hàng cung cấp trước cho Oriental Express số đơn đặt hàng cùng chi tiết của từng đơn hàng, trong đó nêu rõ thời hạn sớm nhất và hạn trễ nhất nhà cung cấp phải giao hàng cho khách hàng; ODS sẽ cập nhật và lưu trữ số liệu của tất cả các PO được cung cấp trước từ khách hàng. Công việc này có tên gọi là PO Upload. Sau này khi một PO được xuất đi, nhân viên cập nhật dễ dàng truy xuất các số liệu sẵn có, đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng. Cũng nhờ ODS, Công ty có thể biết rõ nhà cung cấp có cung cấp đủ số hàng hay chưa? Giao hàng mấy lần? vào những thời điếm nào? - ODS được cài đặt chương trình đặc biệt là Shipping Window để quản lý thời hạn giao hàng. Nếu sau thời gian chậm nhất phải giao hàng của một PO nào đó mà hệ thống chưa cập nhật số liệu của PO đó, thì hệ thống sẽ tự động gửi một thông báo giao hàng trễ đến cho khách hàng. Việc này giúp giảm một lượng thời gian đáng kể trong việc truyền tin và nhận lệnh từ khách hàng. Khi ODS được mở rộng cho vận tải hàng không thì khoảng thời gian tiết kiệm được là rất có ý nghĩa. Hệ thống ODS có nhiều chương trình nhỏ để phục vụ quá trình làm hàng như: + Nhận yêu cầu xếp hàng (Shipping Order); + Nhận hàng vào kho (Cargo Receiving); + Hàng được xếp lên chuyến bay/tàu (Container Stuffing); + Vận đơn (B/L); + Tính cứoc phí; + Chứng từ được gửi đi (Shipping Advice); Và nhiều chương trình khác đảm bảo theo dõi được lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển từ khi Oriental Express nhận được yêu cầu của người gửi hàng cho đến khi hàng được giao tận tay người nhận. Nhờ những chương trình nêu trên mà các nhân viên của Oriental Express sử dụng ODS để cập nhật mọi thông tin về hàng hoá qua các khâu: + Nhận thông báo xếp hàng (Shipping Order); + Nhận hàng vào kho; + Nhận hàng tại bãi container (CY); + Sơ đồ và số lượng hàng hoá được đóng trong từng container… + Tính toán cước phí; + Phát hành chứng từ: Forwarder’s Cargo Receipt (FCR), House Bill of Lading (HBL). . . + Gửi hướng dẫn chi tiết B/L cho các hãng tàu liên quan. Đặc biệt hệ thống này giúp Oriental Express quản lý chi tiết các đơn đặt hàng của khách hàng, số lượng, mã hàng, ngày giao hàng so với hợp đồng… Hệ thống dữ liệu và đặt hàng trực tuyến Online Booking &Documentation System for Shipper Đây là công cụ chính được Oriental Express sử dụng trong chiến lược phát triển thương mại điện tử của mình. Hệ thống này cho phép các khách hàng của Công ty gửi những yêu cầu uỷ thác xếp hàng/ đặt chỗ (Booking note) qua mạng internet rất nhanh chóng và tiện lợi. Hình thức này sẽ thay thế dần cho việc gửi yêu cầu uỷ thác xếp hàng/đặt chỗ theo phương pháp truyền thống: qua fax hay điện thoại. Hình thức này giúp cho cả hai bên khách hàng và Công ty trong giao dịch hàng ngày. . Khách hàng có thể gửi Booking note qua internet mọi lúc, mọi nơi và cũng nhận được xác nhận của Oriental Express qua internet nhanh chóng. Oriental Express cũng dễ dàng có được các booking note với đầy đủ thông tin và xác nhận các booking note kịp thời. Oriental Express đang tích cực chuẩn bị cho hoạt động thương mại điện tử của mình trong tương lai gần. Thương mại điện tử là xu thế tất yếu của thời đại. Một khi cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin ở nước ta được hoàn thiện hơn, cơ sở pháp lý thương mại điện tử được hình thành và phát triển, thanh toán điện tử và bảo mật điện tử có đủ trình độ, chắc chắn Oriental Express sẽ áp dụng thành công trong lĩnh vực này. Công cụ theo dõi tình trạng hàng hoá của khách hàng Client Visibility Tool Hệ thống Startrach được thiết kế để kiểm tra tình trang hàng hoá của khách hàng. Hệ thống được điều hành bởi Tradevision- một tổ chức chuyên cung cấp các thông tin có mạng kết lối hàng trăm Website của các hàng hàng không và hàng tàu trên thế giới. Khách hàng của Oriental Express có thể tìm kiếm thông tin về tình trạng hàng hóa của mình thông qua hệ thống này. Khách hàng có thể tìm kiếm thông tin trong hệ thống bằng cách nhập một trong các số liệu sau: - Số đơn đặt hàng. - Số vận đơn. - Số container. - Ngày khởi hành. …… Khách hàng cũng có thể có các số liệu thống kê thông qua hệ thống này. Hệ thống thông tin vận tải hàng không toàn cầu. Global airfreight system (AxsFreight) Hệ thống này được Công ty thiết lập sau ODS là hệ thống được cài đặt riêng cho việc giao nhận hàng hóa bằng hàng không. AirFreight được dùng để phát hành vận đơn hàng không: House Airway Bill, Master Airway Bill và cả Direct Airway Bill. AirFreight có một chương trình tự động tích cước phí và tự động lấy mức cước phí của các hợp đồng cước phí đang có hiệu lực được lưu trong hệ thống, chương trình này cũng có thể tự động chuyển các số liệu cước phí sang bộ phận phát hành các không vận đơn và không kết nối với các hệ thống Startrack- hệ thống kiểm tra tình trạng hàng hoá vận chuyển bằng hàng không. AxssFreight khắc phục được các nhược điểm trên, nhưng lại bộc lộ điểm yếu khác: không có chương trình quản lý PO như ODS. Do hai hệ thống ODS và Axsfreight chưa tương thích, dẫn đến các nhân viên Oriental Express phải cùng lúc cập nhật thông tin vào cả hai hệ thống, làm cho công việc giảm hiệu quả. Sắp tới Oriental Express sẽ nâng cấp hai hệ thống này để đạt mức độ phối hợp cao hơn, giúp người sử dụng có thể tận dụng các tiện ích của chương trình PO Upload và Shipping Window của ODS. Hiện nay, nhờ hệ thống AxsFreight người sử dụng có thể: - Nhập các thông tin về hàng hoá. - Phát hành không vận đơn hàng không. - In nhãn hiệu hàng hoá. - Tính toán cước phí và phát hành hoá đơn. Đặc biệt hệ thống này được gắn kết nối với mạng Tradevision- một công cụ tìm kiếm thông tin về hàng hoá hàng không rất hiệu quả. Do vậy khách hàng của Oriental Express nhận được thông tin về hàng hoá được vận chuyển đường hàng không khá nhanh và chính xác. 2.1.4.2. Đặc điểm về vốn Nguồn vốn hình thành gồm : Vốn chủ sở hữu, là vốn do các cổ đông đóng góp và nguồn vốn từ lợi nhuận giữ lại. Trong năm 2005 với số vốn ban đầu là 850 triệu vnđ, số vốn tăng qua các năm do nhu cầu đầu tư và mở rộng kinh doanh, cụ thể năm 2006 số vốn là 1,3 tỷ vnđ, năm 2007 số vốn là 1,5 tỷ vnđ. Số vốn của Công ty OEC nhỏ và nhu cầu vốn tăng qua các năm không cao là do quy mô hoạt động của Công ty còn nhỏ và do đặc điểm của dịch vụ giao nhận thông thường là đầu tư đơn giản, chủ yếu chỉ gồm chi phí văn phòng, hệ thống thông tin, và đội ngũ nhân viên giỏi chuyên môn là đủ. 2.1.4.3. Đặc điểm về lao động Số lượng nhân viên trong Công ty là năm 2005 là15 nhân viên; năm 2006 là 17 nhân viên; năm 2007 là 20 nhân viên. Trình độ: 15/15 cán bộ nhân viên trong Công ty đều có bằng đại học. Tuổi trung bình: độ tuổi trung bình của người lao động là 28. Đây là một mức tuổi đang còn rất trẻ, tràn đầy long nhiệt tình và hoài bão, với đội ngũ nhân viên trẻ tuổi, OEC luôn biết khai thác và tận dụng những thế mạnh của họ trong công việc, đặc biệt là đội ngũ bán hàng và marketing của Công ty rất năng động và nhiệt tình. Kỹ năng của nhân viên: 100% nhân viên của Công ty đều thành thạo các nghiệp vụ giao nhận, thành thạo sử dụng các phần mềm hỗ trợ trong việc thực hiện nghiệp vụ, khả năng tiếng anh thương mại (liên quan đến nghiệp vụ giao nhận) thành thạo cũng là một thế mạnh của OEC trong việc làm ăn với các đối tác nước ngoài. 2.1.5. Các dịch vụ chính do Công ty OEC cung cấp OEC cung ứng các dịch vụ giao nhận hàng hoá trong và ngoài nước, bao gồm các hoạt động sau:  Giao nhận hàng hoá đường biển  Giao nhận hàng hoá hàng không [...]... động hiệu quả hơn, cùng với các chính sách quan hệ tốt với đại lý và thực hiện việc chăm sóc khách hàng chu đáo đã tạo ra được hiệu quả cao trong kinh doanh 2.2.4.2 Những mặt tồn tại trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty Những mặt tồn tại liên quan đến hiệu quả kinh doanh của Công ty có thể được đánh giá trên hai giác độ sau : Những tồn tại trong hiệu quả kinh doanh : Doanh lợi doanh. .. toán Công ty OEC 2.2.1.5 Kết quả kinh doanh của Công ty Bảng 2.5 cung cấp các số liệu về kết quả kinh doanh của Công ty Doanh thu về cung cấp dịch vụ tăng qua các năm Trong năm thứ hai 2006, doanh thu tăng khoảng 40% so với năm đầu, đây là một mức tăng khá cao đối với một doanh nghiệp nhỏ mới thành lập như Công ty OEC Trong năm 2007 mức doanh thu tuy cao hơn năm 2006, tuy nhiên tốc độ tăng doanh thu... hoá tại Công ty giao nhận vận tải Phương Đông OEC 2.2.4.1 Ưu điểm trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty Qua phân tích các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh giao nhận vận tải của Công ty OEC đã tính toán và trình bày ở trên có thể rút ra các đánh giá sau đây Hiệu quả kinh doanh giao nhận tăng cao qua các năm, thể hiện thông qua việc tăng của các chỉ tiêu sau đây: Năng suất lao động... hoá 2.2 Thực trạng hiệu quả kinh doanh của Công ty OEC 2.2.1 Khái quát hoạt động giao nhận vận tải của Công ty 2.2.1.1 Tình hình chung Bảng 2.1 chỉ ra trong ba năm hoạt động, Công ty đã thu được các thành tích nổi bật trong kinh doanh Tổng số hợp đồng giành được là 620 hợp đồng, đạt tổng giá trị là 10,49 tỷ Vnđ Mức tăng trưởng hàng năm đạt 30% Thị trường giao nhận chủ yếu của Công ty là các doanh nghiệp... tăng doanh thu Về tổ chức quản lý : Hiệu quả của quá trình ra quyết định còn thấp Một số quyết kinh doanh chưa tính đến các biến động của môi trường cạnh tranh và thiếu tính khả thi, trong khi đó nhiều quyết định chưa được đưa ra kịp thời để nắm bắt các cơ hội kinh doanh mới Các chính sách nhân sự : Chính sách nhân sự chưa đem lại hiệu quả rõ nét trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty, ... ngành là 19%, ta thấy rất rõ tình hình kinh doanh của Công ty OEC thực sự hiệu quả, trong bối cảnh có sự cạnh tranh ngày càng tăng trong ngành Chỉ tiêu lợi nhuận (P) Bảng 2 6 chỉ ra rằng lợi nhuận của Công ty tăng nhanh qua các năm chứng tỏ hiệu quả kinh doanh không ngừng được cải thiện theo thời gian Năng suất lao động (NSLĐ ) Đối với Công ty kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải, năng suất lao động... khách hàng tốt OEC đã gặt hái được những thành tích đáng kể Bảng 2 7 Các chỉ số đặc trưng của ngành giao nhận vận tải 2005-2007 Chỉ tiêu 2005 2006 2007 34 27,2 2000 2510 3200 100 110 120 M (%) Kđb(Container Kđhk (tấn) Nguồn: Phòng kế toán Công ty OEC 2.2.3 Các biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty OEC đang áp dụng 1) Các biện pháp nhằm tăng doanh thu Để tăng doanh thu Công ty OEC đã đồng... tác nhân sự: Công ty luôn chuẩn hoá đội ngũ nhân viên của mình bằng việc đào tạo trực tiếp trong công việc, nhân viên mới luôn được các nhân viên cũ chỉ bảo tận tình và hướng dẫn chi tiết do vậy tiết kiệm được rất nhiều thời gian đào tạo cho Công ty mà vẫn đạt hiệu quả đào tạo cao 2.2.4 Đánh giá chung về thực trạng hiệu quả và việc nâng cao hiệu quả kinh doanh giao nhận hàng hoá tại Công ty giao nhận... cảng  Dịch vụ quản trị dây truyền cung ứng (Supply Chain Management) Đây là dịch vụ cốt lõi của một nhà cung ứng dịch vụ giao nhận như Công ty Oriental Express Mặc dầu để thực hiện thành công dịch vụ này đòi hỏi Công ty phải hoạt động như một Công ty logistic thực thụ, tuy chưa phải là Công ty logistic theo đúng nghĩa nhưng Oriental Express cũng đã ký kết với các Công ty vận tải và kinh doanh kho bãi... bảng 2 1) Những biện pháp mà Công ty đang áp dụng để tăng hiệu quả kinh doanh thực sự đã phát huy tác dụng trong việc làm tăng doanh thu và giảm chi phí hoặc giảm tốc độ tăng chi phí so với tốc độ tăng doanh thu Các biện pháp đó đã tạo ra tính hiệu quả của bộ máy quản lý cùng với đội ngũ nhân viên năng động và tích cực và gắn bó hơn trong việc thực hiện các các nghiệp vụ kinh doanh Bên cạnh đó hệ thống . THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY OEC 2.1. Giới thiệu Công ty OEC 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN. lược kinh doanh của Công ty - Thay mặt Công ty thực hiện ký kết các hợp đồng kinh doanh với đối tác - Thực hiện việc hoạch định nguồn nhân lực Phòng Kinh Doanh