THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP CAO BẰNG 1.1 Tổng quan về công ty và tình hình hoạt động của công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, được thành lập từ tháng 11/1960 với tên gọi Công ty tư liệu sản xuất nông nghiệp thuộc Bộ nội thương Năm 1964 Công ty được phân cấp về tỉnh và tách khỏi Bộ nội thương nhưng vẫn hạch toán toàn ngành Năm 1971 thành lập công ty vật tư nông nghiệp tỉnh Cao Bằng trực thuộc UBND tỉnh, hạch toán độc lập Năm 1991, thực hiện quy chế thành lập- giải thể DNNN theo nghị định số 388 HĐBT (20/11/1991) của Hội đồng bộ trưởng, công ty giải thể. Năm 1993 Công ty được UBND tỉnh cho phép thành lập lại dưới hình thức doanh nghiệp Nhà Nước Tháng 1/2001 Công ty chuyển đổi sang hình thức công ty cổ phần với tên gọi chính thức từ đó đến nay là “Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng “ • Trụ sở chính đặt tại : Km2 quốc lộ 3 đường Cao Bằng - Hà Nội thuộc phường Sông Hiến - thị xã Cao Bằng – tỉnh Cao Bằng • Giấy chứng nhận ĐKKD số: 1103000002 • Mã số thuế: 4800142385 • Vốn điều lệ : 2.881.000.000 VNĐ • Số cổ đông hiện tại : 52 cổ đông 1.1.2 Tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn hiện nay 1.1.2.1 Chức năng – nhiệm vụ, đặc điểm ngành nghề kinh doanh Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng là đơn vị thương mại nhưng có nhiệm vụ cung ứng, phục vụ hoạt động sản xuất nông nghiệp là chính, hoạt động kinh doanh là phụ Chuyên cung ứng, kinh doanh các loại vật tư, phân bón hóa học phục vụ sản xuất nông nghiệp theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh. Cụ thể các mặt hàng cung ứng – kinh doanh gồm 1. Đạm Ure A 2. Lân Vi sinh 3. Lân Supe 4. Ka li 5. NPK 6. Hữu cơ tổng hợp 7. Phân bón hóa học khác  Đặc điểm ngành nghề, sản phẩm kinh doanh Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng là một doanh nghiệp thương mại, đặc điểm cung ứng - kinh doanh phân bón theo thời vụ nên hoạt động kinh doanh mang tính thời vụ cao, đòi hỏi phải có nguồn vốn lưu động lớn. Hoạt động mang tính chất cung ứng, phục vụ theo yêu cầu và nhiệm vụ Nhà nước giao cho là chính, mang tính chất kinh doanh là phụ Phương thức cung ứng mặt hàng kinh doanh theo chính sách trợ cước của Trung ương, thủ tục mua bán theo giá trợ cước rất phức tạp Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng là đơn vị thương mại, kinh doanh chủ yếu dưới hình thức mua vào – bán ra, nguồn hàng chủ yếu của công ty là mua từ các đơn vị cấp I, nguồn cung ứng đảm bảo như : - Công ty cổ phần xuất-nhập khẩu Hà Anh - Công ty supe phốt phát và hóa chất Lâm Thao - Công ty phân bón sông Gianh - Công ty TNHH 1 thành viên Quế Lâm - Công ty HS & PTCN Mới Ngoài ra có một vài đơn vị cung cấp nhỏ lẻ khác Thị trường đầu ra chủ yếu là phục vụ hoạt động sản xuất nông nghiệp trong tỉnh, đáp ứng nhu cầu sản xuất của các hộ nông dân, tổ đội sản xuất nông nghiệp, hội phụ nữ… 1.1.2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng trong thời gian qua, phương hướng, nhiệm vụ trong giai đoạn tới 1.1.2.2.1 Điều kiện, đặc điểm hoạt động của công ty  Thuận lợi - Từ nhiều năm qua, công ty luôn được sự chi đạo và tạo điều kiện giúp đỡ từ UBND Tỉnh và các cơ quan, ban ngành các cấp trong Tỉnh, nhất là sự chỉ đạo sát sao của Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn Tỉnh Cao Bằng - Đội ngũ CB-CNV đều trẻ và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ khá vững, đáp ứng được yêu cầu của công ty - Công ty có hệ thống cơ sở vật chất, các cửa hàng, đại lý bán lẻ rộng khắp trên toàn tỉnh, tại tất cả các huyện, cụm xã, luôn đáp ứng tốt cho công tác cung ứng, phục vụ và kinh doanh - Là công ty có hoạt động cung ứng, kinh doanh lâu năm, tiền thân là doanh nghiệp nhà nước, có thị trường đầu vào và đầu ra ổn định. Đồng thời công ty luôn chủ động xác định lượng dự trữ đầu vào ngay từ đầu vụ (lượng hàng dự trữ đầu năm được 1.400 tấn phân bón)  Khó khăn - Kinh doanh phân bón mang tính mùa vụ cao, đòi hỏi phải có nguồn vốn lưu động lớn song nguồn vốn kinh doanh của công ty còn hạn hẹp - Trong những năm gần đây, do tình hình thời tiết thất thường, giá cả các loại vật tư phân bón biến động nhiều nên ảnh hưởng lớn tới công tác cung ứng, phục vụ và kinh doanh của công ty - Địa hình đồi núi, giao thông vận tải gặp nhiều khó khăn, phần lớn là vùng sâu, vùng xa và đang nâng cấp nhưng phương tiện vận tải lại cũ hỏng nhiều, ảnh hưởng đến công tác vận chuyển hàng của đơn vị trong thời kì mùa vụ - Kinh phí trợ cấp vận chuyển còn thiếu rất nhiều so với nhu cầu của nông dân, mới chỉ đạt khoảng 40% so với lượng hàng đơn vị cung ứng. Mặt khác, phương thức cung ứng mặt hàng phân bón theo chính sách trợ cước lại có nhiều thay đổi, rất phức tạp, gây nhiều phiền hà cho dân và các cấp chính quyền từ huyện đến xã, xóm - Việc thanh toán kinh phí trợ cước vận chuyển còn chậm so với tiến độ vận chuyển, vì thế gây khó khăn về vốn cho công ty 1.1.2.2.2 Khái quát kết quả kinh doanh của công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng trong những năm vừa qua Mặc dù gặp những khó khăn trên, song với những thuận lợi vốn có, cùng với đội ngũ CB-CNV có kinh nghiệm và trình độ, chủ động khắc phục mọi khó khăn, thách thức. Thêm vào đó, nhờ có sự chỉ đạo sát sao của các ban ngành, đặc biệt là Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh, công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng đã hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ được giao, cụ thể như sau: Tình hình thực hiện kế hoạch 5 năm 2002 – 2006 và kết quả thực hiện kế hoạch năm 2007 TT Năm Thực hiện KH sản lượng (tấn) Thực hiện KH nộp NS (trđ) KH Thực hiện % KH Thực hiện % 1 2002 9.000 11.530 128,1 60,85 81,58 134,0 2 2003 9.500 15.643 164,7 153,0 171,60 112,2 3 2004 9.840 15.657 159,1 164,0 223,00 135,9 4 2005 9.840 15.286 155,3 121,5 254,70 209,6 5 2006 8.450 16.100 190,5 250,0 370,40 150,7 6 2007 6.100 16.500 270,5 381,5 503,68 132,02 Doanh số (VNĐ) Lợi nhuận (VNĐ) Là một doanh nghiệp thuộc ngành nông nghiệp tỉnh Cao Bằng, công ty luôn hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước giao, phục vụ tốt cho sản xuất nông nghiệp tỉnh nhà. Đơn vị không ngừng phát triển đi lên, các CBCNV, các cổ đông yên tâm công tác và hiệu quả đồng vốn góp vào công ty luôn được đảm bảo, năm 2007 mức chi trả cổ tức ước đạt 11,0% 1.1.2.2.3 Nhiệm vụ cung ứng kinh doanh năm 2008  Nhu cầu và kế hoạch cung ứng năm 2008: Dự đoán nhu cầu tiêu thụ trong năm 2008 sẽ còn tăng cao hơn năm trước, ước khoảng 17.000 tấn các loại ( Ure A khoảng 8.000 tấn). Trong đó lượng hàng tồn đầu năm 2008 là 2.500 tấn (Ure A :458 tấn) Vụ Đông –Xuân tới tới sẽ phải cung ứng ngay từ tháng 1, công ty cần phải có nhiều nỗ lực phấn đấu và đề ra giải pháp thực hiện  Phương hướng, giải pháp - Về hàng hóa: công ty phải chủ động nhập hàng dự trữ, đảm bảo cung ứng đầy đủ cho các nhu cầu của sản xuất ngay từ đầu mùa vụ - Về giá cả: trong khi chờ hướng dẫn của Sở Tài chính, công ty áp dụng đồng thời 2 loại giá: giá trợ cước và giá đảm bảo kinh doanh T ng (%)ă 5,00% 8,57% N m 2007ă 56.700.000.000 925.000.000 N m 2006ă 54.000.000.000 852.000.000 - Tiếp tục cung ứng chậm trả cho nông dân thông qua kênh phân phối hội nông dân và các kênh khác - Chủ động trong khâu thuê vận chuyển hàng hóa, nhất là từ TW, đầu tư nhanh các phương tiện vận tải nội bộ tỉnh - Các phòng lập KH năm, quý theo chức năng nhiệm vụ… 1.1.2.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý công ty Với đội ngũ 52 CBCNV nhiệt tình, nhiều kinh nghiệm và đã gắn bó lâu năm, tâm huyết với nghề, tổ chức bộ máy của công ty khá phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của công ty; tương đối gọn nhẹ, quan hệ chỉ đạo rõ ràng, quan hệ nghiệp vụ chặt chẽ, khăng khít. Sơ đồ các phòng ban được bố trí cũng khá hợp lí với cơ cấu tổ chức theo mô hình một công ty cổ phần như sau: Ban kiểm soát HĐQT Ban giám đốc Đại Hội đồng cổ đông Phòng tổ chức- hành chính Phòng kế hoạch- thị trường Phòng kế toán- tài vụ Các kho, cửa hàng, Đại lý  Chức năng – nhiệm vụ cụ thể từng bộ phận • Đại hội đồng cổ đông : gồm toàn bộ 52 cổ đông có quyền biểu quyết của công ty. Là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của công ty • Hội đồng quản trị: Do ĐHĐCĐ bầu ra, là đại diện của ĐHĐCĐ, có trách nhiệm thay mặt cổ đông kiểm tra, giám sát và chỉ đạo toàn bộ hoạt động của công ty • Ban kiểm soát : Do ĐHĐCĐ bầu ra, thành viên ban kiểm soát gồm 3 cổ đông. Đây là bộ phận độc lập với HĐQT, có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát quá trình thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ của HĐQT • Ban giám đốc : Do HĐQT bổ nhiệm, gồm 1 Giám đốc và 1 phó giám đốc. Là đại diện theo pháp luật của công ty, phụ trách quản lý, giám đốc các hoạt động kinh doanh của công ty. Chịu trách nhiệm trước HĐQT và pháp luật về mọi mặt hoạt động kinh doanh của công ty • Phòng tổ chức hành chính : Chịu trách nhiệm quản lí hồ sơ nhân sự, giải quyết các chế độ chính sách cho cán bộ- CNV. Xây dựng phương án đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, nhân lực cho đội ngũ CB_CNV công ty. Giúp việc và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc mọi công việc liên quan đến công tác hành chính, nhân sự trong công ty • Phòng kế toán – tài vụ : Tổ chức công tác hạch toán kế toán, thống kê theo đúng chế độ, chính sách quy định. Xây dựng biểu phí bán hàng hợp lý trên cơ sở chế độ, chính sách tài chính Nhà nước ban hành, trình sở Tài chính tỉnh Cao Bằng phê duyệt. Có chức năng tham mưu giúp Ban Giám đốc về mọi mặt liên quan đến công tác tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác về mọi mặt tình hình tài sản- nguồn vốn và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty • Phòng kế hoạch – thị trường : Xây dựng kế hoạch cung ứng hàng hóa, kế hoạch nhập - xuất – tồn kho dự trữ hàng hóa theo đúng thời vụ, đúng yêu cầu. Điều hành hoạt động kinh doanh, cung ứng hàng hóa theo đúng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn. Tổ chức điều hành độ xe vận tải đưa hàng phục vụ đến từng địa bàn cơ sở. Nắm bắt yêu cầu thị trường, truyển tải chính sách của công ty về cơ sở, để ra phương án mở rộng cung ứng, tiêu thụ hàng hóa • Các cửa hàng, đại lý: là nơi trực tiếp tiêu thụ hàng hóa theo giá bán quy định của công ty, tiến hành bán lẻ, thu tiền, cuối tháng lập báo cáo bán hàng và nộp tiền về phòng kế toán – tài vụ của công ty Công ty có hệ thống mạng lưới phân phối, bán hàng rộng khắp toàn tỉnh, gồm 34 cửa hàng và trên 40 đại lý tại trung tâm các huyện, cụm xã trong tỉnh, đáp ứng đầy đủ, kịp thời yêu cầu cung ứng hàng hóa của người tiêu dùng và của Nhà nước Ngoài ra, để phục vụ hoạt động cung ứng- kinh doanh hang hóa, công ty còn có 1 đội xe vận tải gồm nhiều loại, chuyên chở hàng hóa, vận chuyển từ đầu vào đến đầu ra, ngoài ra có thể cung cấp thêm dịch vụ vận tải, tăng doanh thu của công ty Kế toán trưởng Thủ quỹ KT vật tư, TSCĐKế toán hàng hóaKế toán tiền,công nợ , thanh toánKế toán chi phí, thuế Nhân viên kinh tế các cửa hàng bán lẻ Nhân viên kinh tế các các đại lý 1.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 1.1.3.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán Để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty, đáp ứng yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin tài chính của doanh nghiệp, công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng đã áp dụng hình thức kế toán tập trung. Theo mô hình này mọi công việc liên quan đến tài chính, kế toán đều được thực hiện tập trung tại phòng kế toán- tài vụ của công ty, đảm bảo sự kiểm tra, giám sát và chỉ đạo kịp thời, tập trung, nhất quán trong hoạt động kinh doanh, là điều kiện thuận lợi để tiến hành hiện đại hóa công tác kế toán. Tại các cửa hàng, đại lý của công ty ở khắp địa bàn tỉnh có nhân viên hạch toán ban đầu, ghi nhận và hạch toán ban đầu nghiệp vụ kinh tế khi phát sinh, định kỳ nộp báo cáo bán hàng và các chứng từ liên quan lên phòng kế toán tài vụ của công ty Cụ thể bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Chức năng, nhiệm vụ cụ thể từng bộ phận: • Kế toán trưởng : Điều hành, chỉ đạo chung công tác kế toán toàn công ty. Lập BCKTTC, BCKTQT, cung cấp thông tin kế toán kịp thời theo yêu cầu ban Giám đốc. Chịu trách nhiệm trước BGĐ về toàn bộ hoạt động hạch toán kế toán của công ty. Tham gia xây dựng đơn giá hàng hóa, vật tư và các chi phí định mức thuộc thẩm quyền của công ty • Thủ quỹ : Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn tiền mặt tại quỹ hàng ngày. Tiến hành các thủ tục nhập xuất tiền mặt theo yêu cầu nhà quản trị và phù hợp với quy định chung • KT vật tư, TSCĐ : Theo dõi, quản lý và tiến hành trích khấu hao TSCĐ theo đúng quy định, thực hiện hạch toán, kế toán TSCĐ và các nghiệp vụ liên quan.Quản lý, theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư các lọai, kế toán các khoản mục liên quan đến vật tư • KT hàng hóa : Theo dõi, quản lý tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng hóa về mặt giá trị, theo dõi quản lý các khoản chi phí mua hàng phát sinh. Tính toán, xác định trị giá hàng xuất kho để bán, phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán trong kì…theo đúng chế độ chính sách nhà nước quy định. Quản lý và cung cấp thông tin kịp thời về hàng hóa trong kì theo yêu cầu của nhà quản lý • KT công nợ, thanh toán: Theo dõi các khoản công nợ và tình hình thanh toán trên tài khoản chi tiết , tài khoản tổng hợp. Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ thu- chi Tiền mặt, TGNH, kiểm soát và phân loại nợ để có phương án quản lý, tránh thất thoát vốn. Theo dõi chi tiết tình hình bán hàng và các báo cáo bán hàng, tình hình thu nộp tiền hàng do các của hàng, đại lý nộp lên • KT chi phí, thuế : Quản lý, theo dõi mọi khoản chi phí chung của toàn doanh nghiệp và hiệu quả sử dụng các khoản chi. Lên bảng kê hàng hóa-dịch vụ mua vào, bán ra, tờ khai thuế GTGT phải nộp, quản lý và hạch toán các khoản thuế, phí, lệ phí có nghĩa vụ phải nộp vào NSNN • Nhân viên kinh tế tại các cửa hàng bán lẻ và đại lý : được phân cấp tại các cửa hàng, đại lý tại 11 huyện thị trên cả địa bàn tỉnh, có chức năng nhiệm vụ bán hàng thu tiền và hạch toán ban đầu theo đúng quy định, yêu cầu của công ty. Định kì lập và nộp báo cáo bán hàng cùng tiền hàng về phòng kế toán của công ty Với cơ cấu và hình thức tổ chức như trên, phòng kế toán tài chính của công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng đã góp phần không nhỏ vào việc hoàn thành kế hoạch cung ứng- KD hàng năm của công ty. Có thể nói, phòng kế toán tài chính là người trợ lý đắc lực cho ban lãnh đạo công ty trong việc ra các quyết định điều hành quá trình kinh doanh một cách đúng đắn và hiệu quả 1.1.3.2 Chính sách, chế độ kế toán áp dụng :  Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01/N, kết thúc ngày 31/12/N (theo dương lịch)  Kỳ kế toán : Năm  Đơn vị tiền tệ kế toán sử dụng: Việt Nam Đồng  Chế độ kế toán áp dụng: theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 của bộ tài chính  Hình thức kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ  Phương pháp kế toán hàng tồn kho: ♦ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho : ghi nhận theo giá gốc ♦ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kì : theo phương pháp nhập trước- xuất trước ♦ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên  Phương pháp khấu hao TSCĐ đang áp dụng : phương pháp khấu hao đường thẳng theo quyết định 206/2005/QĐ-BTC của bộ Tài chính  Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Tuân theo đúng chuẩn mức kế toán số 14 “Doanh thu và thu nhập khác” 1.1.3.3 Hình thức kế toán áp dụng Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm các loaị sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ các loại sổ với nhau, trình tự ghi sổ nhằm hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán để lập được các báo cáo định kỳ Do đặc điểm công ty quy mô còn ở mức độ vừa phải, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh không quá nhiều và phức tạp nên công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng vẫn áp dụng phương pháp kế toán thủ công với hình thức kế toán áp dụng là Chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này, trình tự xử lý, luân chuyển chứng từ được thực hiện theo sơ đồ sau : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ: [...]...BÁO CÁO TÁI CHÁNH CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết . THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP CAO BẰNG 1.1 Tổng quan về công ty và. công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng là doanh nghiệp