MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HỒNG VIỆT. I. NHỮNG THNÀH TÍCH ĐẠT ĐƯỢC VÀ MỘT SỐ HẠN CHẾ CÒN TỒN TẠI TRONG CÔNGTÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HỒNG VIỆT . 1. Những thành tích. Với sự giúp đỡ của ban giám đốc công ty, của đảng uỷ và lãnh đạo tổng công ty, cùng với sự đóng góp nhiệt tình của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, cùng với sự lựa chọn sáng suốt hướng đi đúng đắn của mình, hơn 20 năm qua công ty đã chỉ đạo đơn vị thực hiện tốt nhiệm vụ của nhà nước giao phó. Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn nhất là từ khi có sự chuyển đổi cơ cấu từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường song công ty đã ổn định và duy trì được sản xuất, tạo đủ việc làm, đảm bảo cuộc sống cho nhân viên thuộc công ty. Mọi chế độ chính sách nhà nước và người lao động được thực nhiện đầy đủ, giá trị sản lượng hàng năm ngày được tăng lên. Lực lượng của công ty cũng được bổ xung thêm cả về mặt cơ cấu số lượng và cơ cấu hành nghề. Cho đến nay công ty đã khẳng định được thế mạnh của mình trong ngành xây dựng nối riêng và trong nền kinh tế thị trường. Hiện nay, công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt đã và dang sử dụng hệ thống TK thống nhất theo quy định 1141/TC/CĐKT của bộ tài chính ban hành , đồng thời áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chung” và sử dụng chế độ báo cáo thống nhất ban hành quy định 1141TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính dùng trong các doanh nghiệp trong công tác kế toán. Công tác kế toán của công ty không ngừng củng cố và hoàn thiện , thức sự trở thành công cụ đắc lực trong hoạt động quản lý và hạch toán kinh tế của công ty.Trình độ nghiệp vụ kế toán của cán bộ kế toán luôn được nâng cao, các kế toán viên đều sử dụng thành thạo máy vi tính công việc hách toán sổ sách đều được đưa lên máy vi tính. Đây là bước phát triển vượt bậc trong công tác hạch toán kế toán của công ty giúp cho kế toán giảm nhẹ được công việc. Để có được kết quả như vậy chúng ta không thể không kể đến sự đóng góp của cán bộ nhân viên phòng tài chính kế toán – một cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo công ty thực hiện các hoạt động sản xuất của mình ngày càng có hiệu qủa hơn. Xét cho cùng thì mục tiêu của các doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế thị trường đều hường vào việc tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội. Để đạt được mục đích này các doanh nghiệp cần sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp, tổ chức, kỹ thuật quản lý song một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp biết đến, thực hiện và có hiệu quả hơn cả là không ngừng 1 Sv: Trần Thị Dung tiết kiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm. Điều này chỉ có thể thực hiện được khi công ty tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu. Đối với công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty nói riêng có một số những ưu điểm: - Công tác hạch toán ban đầu ở công ty đã theo đúng quy định ban hành từ khâu lập chứng từ đến khâu luân chuyển chứng từ cụ thể là phiếu nhập kho vật tư, phiếu xuất kho vật tư. - Việc tổ chức thu mua vật liệu ở công ty do phòng vật tư đảm nhiệm có nhân viên thu mua rất hoạt bát nhanh nhậy trong công việc nắm bắt giá cả thị trường cho nên vật liệu luôn được mua với giá cả hợp lý và chất lượng cao. Điều này đã đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty làm cho tiến độ thi công đạt hiệu quả cao. - Việc tổ chức bảo quản vật liệu trong kho cũng được công ty quan tâm công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng bến bãi tương đối tốt đảm bảo vật tư được trông coi cẩn thận không xảy ra tình trạng hỏng hóc hay mất mát. - Hệ thống sổ kế toán, tài khoản công ty sử dụng theo đúng mẫu biểu của Nhà nước ban hành phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, đảm bảo theo dõi tình hình vật liệu, tính toán phân bổ chính xác kịp thời cho từng đối tượng. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.Đây là hình thức kế toán mới có ưu điểm là hệ thống sổ sách tương đối gọn nhẹ, việc ghi chép đơn giản. Chương trình kế toán trên máy vi tính của công ty cũng được xây dựng theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Về cơ bản, hệ thống sổ kế toán của công ty được lập đầy đủ theo quy định với ưu điểm là sổ sách được lập vaò cuối tháng như vậy trong tháng có phát hiện ra sai sót thì vẫn có thể sửa chữa được dễ dàng. Ngoài ra việc các sổ kế toán đều được cập nhật thường xuyên nên rất thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp. 2.Một số hạn chế. Bên cạnh các thành tích đạt được kế toán vật liệu của công ty còn có một số hạn chế thiếu sót nhất định cần hàon thiện để việc lập báo cáo, lập các bảng biểu được hợp lý chính xác hơn hợp lý hơn. - Việc tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ là rất cần thiết, nhưng do yêu cầu thị trường hiện nay, mỗi công trình được công ty xây dựng là phải đảm bảo chất lượng, tiến độ thi công nhanh, hạ giá thành, từng công trình hoàn thành bàn giao có giá trị lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lúc đó một kế toán và một thủ kho kiêm thủ quỹ là số ít. Có thể trong cùng thời gian một đội, xí nghiệp thi công từ 1 đến 2 công trình, địa bàn nằm ở khác nhau. Do vậy việc bố trí gọn nhẹ này làm cho công tác kế toán vật liệu, ở các đội, xí nghiệp thi công nhiều công trình là thiếu chính xác, chưa 2 Sv: Trần Thị Dung đáp ứng được yêu cẩu của công tác quản lý sản xuất nói chung và hạch toán chi phí vật liệu nói riêng, vấn đề này phòng kế toán công ty và giám đốc cần sớm quan tâm giải quyết sao cho hài hoà đảm bảo đúng quy định về tổ chức công tác kế toán. - Công ty chưa lập ban kiểm tra kiểm nghiệm vật tư, việc không lập ban kiểm tra kiểm nghiệm vật tư có thể gây ra khả năng ngừng sản xuất và gây thiệt hại cho công ty. - Việc sử dụng hệ thống sổ của công ty hiện nay là hình thức sổ Nhật ký chung, tuy hình thức này có những ưu đIểm như đã nêu ở trên song vẫn còn một số đIểm cần xem xét. Chẳng hạn như việc sử dụnh sổ chi tiết TK, sổ cái TK. Việc tính số dư của tài khoản theo cách tính luỹ kế . Số dư = Số dư đầu kỳ(hoặc số dư nghiệp vụ trước) + Cột nợ - Cột có. Như vậy mới chỉ phản ánh được số dư của tài khoản tại thời điểm đã phát sinh nghiệp vụ kinh tế chú không phải là số dư của tài khoản đến ngày ghi sổ. Nếu nhìn vào sổ cái ở một dòng thì cột ngày ghi sổ và cột số dư đều không khớp đúng về thời gian, nó chỉ đúng với chứng từ cuối cùng của ngày ghi sổ. Như vậy nhìn vào dòng chứng từ cuối cùng của ngày ta có thể biết được số tồn cuối ngày đó ở cột “số dư”. II. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HỒNG VIỆT . Qua thời gian thực tập ở công ty, trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp với thực tế, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện và sửa đổi công tác kế toán vật liêụ ở Công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt. - Ý kiến thứ nhất: Việc quản lý vật tư hiện nay ở Công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt là tương đối chặt chẽ và đảm bảo nguyên tắc nhập xuất vật liệu, tuy nhiên qua thực tế ở các đội, ta nhận thấy quản lý còn một vài thiếu sót, gây lãng phí vật tư nhất là các loại vật tư mua được chuyển thắng tới chân công trình như: cát, sỏi, vôi đá… để thuận tiện cho việc xuất dụng sử dụng. Chỗ để vật liệu thường xuyên chuyển đổi, việc giao nhận các loại vật tư này thường không được cân đong đo đếm kỹ lưỡng, nên dẫn đến thất thoát một lượng vật tư tương đối lớn. Vì vậy ở công trường cần chuẩn bị đủ nhà kho để chứa vật liệu, chuẩn bị chỗ để vật tư dễ bảo vệ thuận tiện cho quá trình thi công, xây dựng công trình và việc đong đếm cũng phải tiến hành chặt chẽ hơn làm giảm bớt việc thất thoát một cách vô ý không ai chịu trách nhiệm. Trong công tác thu mua vật liệu, các đội ký hợp đồng mua tại chân công trình, đây cũng là một mặt tốt giảm bớt lượng công việc của cán bộ làm công tác tiếp liệu, tuy nhiên về giá cả có thể không thống nhất, cần phải được tham khảo kỹ, cố gắng khai thác các nguồn cung cấp có giá hợp lý, chất lượng, khối lượng đảm bảo và chọn các nhà 3 Sv: Trần Thị Dung cung cấp có khả năng dồi dào, cung cấp vật tư, vật liệu cho đội, xí nghiệp với thời hạn thanh toán sau. Đảm bảo cho việc thi công xây dựng công trình không bị gián đoạn do thiếu vật tư. Đồng thời với các công tác trên, phòng kế toán công ty tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra giám sát tới từng công trình về việc dự toán thi công, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, kiểm tra sổ sách, kiểm tra các báo cáo kế toán NVL, CCDC tránh trường hợp vật tư nhập kho lại không đủ chứng từ gốc. - Ý Kiến thứ hai: Đối với vật liệu nhập kho, hầu hết các trường hợp đều do công ty tự vận chuyển. Trong những trường hợp này giá trị thực tế của vật liệu, CCDC nhập kho chưa được đánh giá ghi trên phiếu nhập kho chưa được đánh giá chính xác. Trị giá thực tế của vật liệu nhập kho được kế toán ghi sổ theo giá ghi trên phiếu nhập kho do phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, vật tư viết. Số tiền ghi trên phiếu nhập kho đúng bằng số tiền ghi trên hoá đơn và được phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp (ghi nợ TK 152) theo giá hoá đơn không phản ánh được chi phí thu mua vật liệu và giá thực tế vật liệu nhập kho. Điều này không đúng với qui định về xác định giá vốn thực tế NVL nhập kho trên TK 152. - Ý kiến thứ ba: Công tác lập chứng từ ban đầu Do đặc điểm của ngành xây dựng, của sản phẩm xây dựng cơ bản nên công ty tổ chức hai kho ở công ty và các kho được bố trí tại từng công trình, hạng mục công trình. Trong khi đó công ty lại tổ chức thi công nhiều công trình, hạng mục công trình lớn nhỏ khác nhau, tại các địa điểm khác nhau và nhu cầu sử dụng vật tư tại các công trình đó là thường xuyên. Do đó việc theo dõi vật tư xuất dùng hàng ngày theo từng phiếu xuất vật tư ở từng kho công trình lên phòng kế toán công ty là rất khó khăn và phức tạp. Chính vì lẽ đó, phòng kế toán công ty đã không quản lý các phiếu xuất kho ở các công trình, mà dành cho đội công trình đó quản lý. - Ý kiến 4: Về việc kiểm nghiệm vật liệu. Sau mỗi lần nhập kho vật tư thì công ty không lập ban kiểm nghiệm và biên bản kiểm nghiệm. Mặc dù trong quá trình thu mua vật tư lãnh đạo công ty đã đề ra những biện pháp kiểm tra chặt chẽ về mặt chất lượng như: lấy mẫu về thử nghiệm trước, nếu đạt tiêu chuẩn mới tiến hành thu mua đồng thời, ký kết giao ước nghiêm ngặt với người cung cấp.Nhưng có lúc cũng không tránh khỏi sai sót. Có một số hàng sai tiêu chuẩn vì một số lý do nào đó bên cung không biết . Công ty không lập ban kiểm nghiệm sau khi xuất kho mới phát hiện thì sẽ mất thời gian đổi làm ngừng sản xuất và gây thiệt hại cho công ty. Mặt khác, không lập ban kiểm nghiệm thì không có biên bản kiểm nghiệm, không đủ chứng từ ban đầu. Vì vậy, việc lập một ban kiểm nghiệm là rất cần thiết. Sau khi kiểm nghiệm thì sẽ lập ra một biên bản kiểm nghiệm để đảm bảo vật tư xuất dùng đúng phẩm chất, quy cách . 4 Sv: Trần Thị Dung Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày…… Số……. Căn cứ quýêt định số……ngày… /……/…… của ban giám đốc, ban kiểm nghiệm gồm có: ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… Đã tiến hành kiểm nghiệm các loại vật tư cụ thể sau: Stt Tên VT và quy cách PC Mã số Ph.thức KN ĐV tính Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Sl đúng quy cách SL sai quy cách 1 2 … Ý kiến của ban kiển nghiệm: Đại diện kỹ thuật Người nhận Trưởng ban *Một số biện pháp thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. - Đơn vị nên tăng cường công tác tổ chức quản lý sản xuất, chuẩn bị tốt kế hoạch cung ứng vật tư, triển khai các biện pháp thực hiện kế hoạch đến từng tổ , đội sản xuất để cán bộ công nhân viên trong công ty hiểu được chủ trương của công ty mà quyết tâm nỗ lực cùng đơn vị phấn đấu hoàn thành tốt kế hoạch được tổng công ty giao phó. - Tăng cường công tác khoán và quyết toán chi phí cho các đội sản xuất hàng tháng phân tích nguyên nhân việc vượt định mức từng khoản mục chi phí để có biện pháp cụ thể nhằm tiết kiệm chi phí. - Các khách hàng do tồn tại trước đây, dây dưa khó đòi lập hồ sơ đề nghị tổng công ty xử lý hoặc chủ động giao cho từng người cụ thể đi đòi nợ. Hàng tháng đối chiếu thu hồi nợ cũ. 5 Sv: Trần Thị Dung - Tăng cường công tác tiếp thị tìm kiếm công trình xây lắp, mở rộng thi trường nhằm mở rộng quy mô sản xuất của đơn vị tính toán xác định kỹ vấn đề hiệu quả kinh tế cuối cùng . 6 Sv: Trần Thị Dung KẾT LUẬN Vật liệu là đối tượng lao động một trong các yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Trong doanh nghiệp sản xuất chi phí về các loại đối tượng lao động thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy tăng cường công tác quản lý công tác kế toán vật liệu đảm bảo việc sử dụng hiệu quả tiết kiệm vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng. Trong bài luận văn nay em mới chỉ đi vào nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu về cơ sở lý luận của công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu của công ty đã được nêu ở phần nhận xét. Ý kiến đề xuất trong báo cáo qua quá trình ngiên cứu được trình bày trên cơ sở những lý luận cơ bản và được vận dụng vào thực tế của công ty, tất cả các ý kiến đề xuất trên, công ty hoàn toàn có khả năng thực hiện được. Với trình độ quản lý và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của công ty cộng với sự giúp đỡ đắc lực của phương tiện kỹ thuật , công ty có đầy đủ điều kiện để ngày một hoàn thiện bởi công tác kế toán vật liệu cũng như toàn bộ công tác kế toán của đơn vị góp phần quan trọng trong việc thúc đẩy sự lớn mạnh của công ty. Qua đợt thực tập tại công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt, em phần nào hiểu biết hơn về bộ máy kế toán hạch toán vật liệu, quy trình vận động của vật liệu ở một doanh nghiệp xây dựng cơ bản. Song với hiểu biết còn hạn hẹp nên bài viết của em không tránh khỏi những sai xót em mong được sự góp ý của thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt, chú kế toán trưởng, và chị phó phòng kế toán, cùng các anh chị trong phòng tài chính- kế toán đặc biệt là sự hướng dẫn của Cô giáo Phạm Thị Loan đã nhiệt tình chỉ bảo giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Ngày 02 tháng 5 năm 2008 Sinh viên Trần Thị Dung 7 Sv: Trần Thị Dung