Đang tải... (xem toàn văn)
ôn tập môn hệ thống thông tin kế toán
ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP MÔN HT TTKT HỌC PHẦN • Đối tượng sinh viên: sinh viên hệ quy • Nội dung chính: hệ thống hóa kiến thức quan trọng học phần HT TTKT phần (Tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện tin học hóa cơng tác kế tốn) • Ghi chú: tài liệu có tính chất tham khảo PHẦN 1: LÝ THUYẾT Để hiểu làm tập, sinh viên cần nắm vững phần lý thuyết từ vận dụng vào tình cụ thể SV cần học phần sau: • SV cần nắm vững tất nội dung môn học (trong sách slide giảng viên cung cấp) • Tìm hiểu quy định theo Luật hành Kế toán, phần mềm kế toán, chứng từ điện tử, … • Tìm hiểu thực trạng ứng dụng Phần mềm kế tốn cơng tác kế tốn Việt Nam, … GHI CHÚ: Đề thi HT TTKT HP3 khóa K33 Chính quy, KHƠNG có phần trắc nhiệm, thi tự luận PHẦN 2: TỰ LUẬN Phần dạng tập tình Đề Cho doanh nghiệp giả định yêu cầu thực nội dung để tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện tin học hóa cơng tác kề tốn Hướng giải BƯỚC 1: Phân tích kỹ đặc điểm doanh nghiệp đưa ra, cụ thể: • Xác định loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, mặt hàng kinh doanh, … • Xác địn h cấu tổ chức doanh nghiệp; phân chia trách nhiệm phận • Tìm hiểu cấu tổ chức máy kế toán, phân chia trách nhiệm máy kế tốn (nếu doanh nghiệp có sẵn máy kế tốn cần tái tổ chức cơng tác kế toán để đưa Phần mềm kế toán vào sử dụng) • Đối với chu trình doanh thu: cần xác định sách cơng ty bán hàng như: - Khách hàng chia thành nhóm (Xác định nhóm khách hàng thơng qua xem xét sách bán hàng, thơng thường nhóm khách hàng khác có sách bán hàng khác như: bán bn, bán qua đại lý, …) - Khu vực hay phạm vi bán hàng (thị trường bán hàng doanh nghiệp chia thành khu vực nào? Trong khu vực có chia thành vùng nhỏ hơn? …) - Chính sách bán hàng sách hạn mức tín dụng Khách hàng hay nhóm khách hàng (bán chịu hay bán thu tiền ngay? Thời hạn nợ bao lâu? Giới hạn tín dụng nào? Có sách chiết khấu tốn không? Lãi phạt nợ hạn?, …) - Phương thức giao nhận hàng khách hàng (nhận kho công ty hay vận chuyển đến cho khách hàng? Nếu công ty vận chuyển đến địa điểm khách hàng u cầu chi phí vận chuyển bên chịu? Doanh nghiệp có th đơn vị ngồi vận chuyển khơng? ) - Có sách cho khách hàng dùng thử hàng? (thời hạn dùng thử? ), khách hàng đổi hay trả hàng không? (thủ tục để đổi, trả hàng?) - Có sách giảm giá hàng mua hay chiết khấu thương mại hay không? (thủ tục nào?) - Thời điểm lập Hóa đơn, giao khách hàng ghi sổ kế toán - Phương thức toán khách hàng (tiền mặt – khách hàng đến công ty trả tiền hay công ty đến địa điểm khách hàng nhận tiền; chuyển khoản; séc; …) thủ tục phương thức tốn - Chính sách bảo hành sản phẩm hay sửa chữa sản phẩm sau bán (thời hạn bảo hành?, quy định bảo hành?, thủ tục tiến hành bảo hành? Chi phí bảo hành? Đối với phụ kiện khách hàng mua thêm hay sữa chữa hạch tốn nào?…) - Các quy định khác bán hàng - Ngồi loại hình kinh doanh dịch vụ (nhà hàng, khách sản, tổ chức tour du lịch, …) hay mang tính chất đặc thù riêng như: doanh nghiệp xây lắp, doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực nông nghiệp, … SV cần tìm hiểu thêm đặc điểm đặc thù ngành nghề (nên tìm hiểu sách kế tốn ngành này) • Đối với chu trình chi phí: cần xác định sách công ty mua hàng như: - Nhà cung cấp chia thành nhóm (theo sách mua hàng – trả tiền hay mua chịu?; theo khu vực địa lý – nước, nước?, …) - Chính sách mua hàng sách hạn mức tín dụng Nhà cung cấp hay nhóm nhà cung cấp doanh nghiệp (mua chịu hay mua trả tiền ngay? Thời hạn nợ bao lâu? Giới hạn tín dụng nào? Có sách chiết khấu tốn khơng? Lãi phạt nợ hạn?, …) - Phương thức giao nhận hàng đối nhà cung cấp (nhận kho công ty hay công ty đến nhận hàng kho NCC? Chi phí vận chuyển bên chịu? …) - Doanh nghiệp có đổi hay trả hàng khơng? (thủ tục để đổi, trả hàng?) - Có sách giảm giá hàng mua hay chiết khấu thương mại hay không? (thủ tục nào?) - Thời điểm nhận hàng, nhận Hóa đơn, ghi sổ kế tốn - Phương thức toán nhà cung cấp (tiền mặt – NCC đến công ty thu tiền hay công ty đến địa điểm NCC thu tiền; chuyển khoản; séc; L/C…) thủ tục phương thức tốn - Chính sách bảo hành sản phẩm hay sửa chữa sản phẩm sau mua (thời hạn bảo hành?, quy định bảo hành?, thủ tục tiến hành bảo hành? Chi phí bảo hành? Đối với phụ kiện mua thêm hay sữa chữa bên chịu, hạch tốn nào?…) - Các quy định khác mua hàng - Ngoài ra, sản phẩm mua dịch vụ hay sản phẩm mang tính riêng biệt phần mềm kế tốn, cơng nghệ sản xuất, … SV cần tìm hiểu điểm riêng biệt loại sản phẩm Thơng thường tình đưa hai chu trình (doanh thu chi phí) đưa thêm chu trình khác SV c ần nắm bắt quy trình chu trình khác chu trình sản xuất, chu trình nhân sự, chu trình tài chính, … BƯỚC 2: Xác định yêu cầu đề tìm hướng giải a/ Nếu đề yêu cầu: Xác định u cầu thơng tin kế tốn cần cung cấp để đáp ứng nhu cầu ghi nhận cung cấp thông tin doanh nghiệp yêu cầu Hướng giải quyết: • Đọc lại đề xem có nội dung đề cập đến “yêu cầu quản lý” doanh nghiệp hay ban giám đốc (bộ phận khác) làm phần SV cần bám sát vào yêu cầu • Nếu đề không đề cập đến nội dung “yêu cầu quản lý”, SV phải tự suy luận vào đặc điểm phân tích Bước để đưa thơng tin kế tốn mà SV cho cần thiết loại hình doanh nghiệp đó, hay điều kiện cụ thể doanh nghiệp Mẫu biểu làm cần trình bày theo mẫu sau (nếu đề đưa sẵn mẫu hay u cầu nội dung cần trình bày làm theo yêu cầu đề) STT (1) Người sử dụng thông tin (2) Mục tiêu (3) Nội dung thông tin (4) Phạm vi sử dụng Bộ phận Bên cung Bên DN cấp (5) DN (6) (7) (2) Người sử dụng thông tin: thành viên Ban giám đốc đối tượng sử dụng thông tin hay Ban giám đốc đối tượng sử dụng thông tin; vào cấu tổ chức xác định phận khác doanh nghiệp sử dụng thơng tin kế tốn; xem xét phận kế tốn có cần cung cấp thơng tin kế tốn cho nó; đối tượng sử dụng thơng tin bên ngồi doanh nghiêp quan thuế, nhà đầu tư, chủ nợ, …(thường đề cập tới, đề khơng u cầu, SV khơng cần trình bày phần này) (4) Nội dung thông tin & (3) mục tiêu: sau xác định đối tượng sử dụng thông tin cần xác định nội dung thông tin cần cung cấp (phần khơng dùng từ “báo cáo” ví dụ Báo cáo nợ phải thu khách hàng theo tuổi nợ khơng đúng; trình bày thơng tin cung cấp như: nợ phải thu khách hàng theo tuổi nợ báo cáo trình bày nhiều nội dung thông tin khác nhau) Tương ứng với thông tin cung cấp hay nhiều mục tiêu sử dụng thông tin (tức sử dụng thông tin để làm gì? Ra định nào?) (5) Bộ phận cung cấp: Ln ln phận kế tốn (nếu biết xác phần hành kế tốn cung cấp trình bày cụ thể - trình bày xác tên phần hành kế tốn cung cấp thơng tin đề đề cập đến phần hành kế tốn đó) GHI CHÚ: thơng tin trình bày từ tổng hợp đến chi tiết cho đối tượng sử dụng thông tin b/ Nếu đề yêu cầu: Xây dựng danh mục đối tượng kế toán đối tượng quản lý chi tiết cho chu trình … (doanh thu/ chi phí/ khác), mã hóa đối tượng quản lý chi tiết • Căn vào phân tích bước chu trình cần xây dựng đối tượng kế toán, đối tượng quản lý chi tiết để xác định • Có thể dựa vào đối tượng kế toán theo Luật kế toán quy định để áp dụng vào doanh nghiệp (nên nhớ: đối tượng kế tốn khơng phải tài khoản kế tốn) • Tương ứng với đối tượng kế tốn có một, nhiều hay khơng cần có đối tượng quản lý chi tiết (căn vào phân tích bước yêu cầu quản lý doanh nghiệp) • Xem lại nguyên tắc xây dựng mã cho đối tượng quản lý chi tiết Mẫu biểu làm cần trình bày theo mẫu sau (nếu đề đưa sẵn mẫu hay yêu cầu nội dung cần trình bày làm theo yêu cầu đề) Bảng 1: danh mục đối tượng kế tốn STT Nhóm đối tượng (1) Tên đối tượng (2) Đối tượng quản lý chi tiết (3) Tiền Tiền mặt Đơn vị tiền tệ, chi nhánh, … Tiền gửi ngân hàng Đơn vị tiền tệ, tài khoản ngân hàng, … Nhóm đối tượng (1) tên đối tượng (2): tương ứng nhóm đối tượng nêu cột (1) hay nhiều đối tượng kế tốn cụ thể trình bày bảng SV cần đưa nhóm đối tượng hay đối tượng kế toán cụ thể liên quan đến chu trình mà đ ề yêu cầu Tuy nhiện, đề yêu cầu xây dựng cho tồn hệ thống kế tốn phải trình bày tất nhóm đối tượng kế tốn tên đối tượng toàn doanh nghiệp Đối tượng quản lý chi tiết (3): tương ứng đối tượng quản lý chi tiết cột (2) một, nhiều hay khơng có đối tượng quản lý chi tiết SV cần bám sát vào đặc điểm doanh nghiệp đặc biệt yêu cầu quản lý doanh nghiệp để xác định cho Bảng 2: Danh mục đối tượng quản lý chi tiết STT Tên đối tượng (1) Đơn vị tiền tệ Chi nhánh Tài khoản hàng Nội dung mô tả (2) ngân Nội dung quản lý (3) Phương pháp mã hóa (4) Tên đối tượng (1): cột tổng hợp từ cột số bảng với nguyên tắc: đối tượng quản lý chi tiết xuất từ lần trở lên ghi lần, lại đối tượng quản lý chi tiết xuất lần cần liệt kê tất vào cột bảng Nội dung mô tả (2): đặc điểm đê mô tả đối tượng quản lý chi tiết nhằm phân biệt đối tượng quản lý chi tiết với đối tượng quản lý chi tiết khác Nội dung mô tà ổn định không thay đổi trình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Nội dung quản lý (3): đối tượng quản lý chi tiết gắn liền với đối tượng kế tốn mà theo dõi chi tiết (cần xác định đối tượng quản lý chi tiết theo dõi chi tiết cho đối tượng kế tốn nào) để từ đưa nội dung quản lý Phương pháp mã hóa (4): tất đối tượng quản lý chi tiết cần mã hóa ngoại trừ: Hóa đơn, Hợp đồng, … tức đối tượng phát sinh thường xuyên biến động nhiều SV cần xem lại nguyên tắc trình tự mã hóa phần lý thuyết để xây dựng cho phù hợp với doanh nghiệp Trước xây dựng mã cần xác định số ký cần mã… c/ Nếu đề yêu cầu: Xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn để đáp ứng u cầu thơng tin, yêu cầu quản lý doanh nghiệp cho chu trình … (doanh thu, chi phí, khác) Hướng giải quyết: • Căn vào đối tượg kế toán đối tượng quản lý xây d ựng để tiến hành xác định tài khoản cần sử dụng?, tài khoản cần mở cấp chi tiết? mở chi tiết mở theo yêu cầu quản lý nào? cuối yêu cầu quản lý lại cần đưa vào làm đối tượng theo dõi chi tiết cho tài khoản đó? • Ghi nhớ ngun tắc: tài khoản cấp cao có tài khoản cấp tài khoản KHƠNG theo dõi chi tiết Mẫu biểu làm cần trình bày theo mẫu sau (nếu đề đưa sẵn mẫu hay yêu cầu nội dung cần trình bày làm theo yêu cầu đề) Số hiệu tài khoản (1) Tên tài khoản (2) Theo dõi chi tiết (3) Ghi (4) 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam Chi nhánh 1112 112 Số hiệu tài khoản (1) tên tài khoản (2): SV cần trình bày số hiệu tài khoản đến cấp chi tiết theo quy định chế độ kế toán, đồng thời tài khoản mở cấp cần trình bày số hiệu tài khoản mã hóa vào cột số tên taiù khoản vào cột Theo dõi chi tiết (3): dựa vào bảng Danh mục đối tượng kế toán, xác định đối tượng cần theo dõi chi tiết cho tài khoản kế toán (SV cần ghi nhớ, đề đề cập đến đặc điểm PMKT cho phép tài khoản kế toàn theo dõi chi tiết cho x (1, 2, 3, …) đối tượng chi tiết c ần xác định đối tượng chi tiết nhận diện gián tiếp thông qua mã đối tượng hay phương pháp khác để trình bày cột giới hạn mà phần mềm cho phép.) Ghi (4): tài khoản tạo hay tài khoản khác biệt nhiều ghi nhận tài khoản khác, SV nên trình bày điểm cần ý cột d/ Nếu đề yêu cầu: Xây dựng hệ thống chứng từ doanh nghiệp cho chu trình … (doanh thu, chi phí, khác) Thiết kế mẫu biểu chứng từ Hướng giải quyết: • Bám sát vào phân tích bước chu trình cần xây dựng hệ thống chứng từ để lần theo hoạt động đưa chứng từ cần sử dụng cho hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin kiểm sốt • Cần phân biệt chứng từ mệnh lệnh chứng từ chấp hành chứng từ kiêm chức nhiều chứng từ khác Mẫu biểu làm cần trình bày theo mẫu sau (nếu đề đưa sẵn mẫu hay u cầu nội dung cần trình bày làm theo yêu cầu đề) STT Tên chứng từ (1) Nơi lập (2) Nơi duyệt (3) Mục đích sử dụng (3) Tên chứng từ (1): tương ứng với hoạt động chu trình, xácđ ịnh chứng từ cần lập đưa tên chứng từ Trình bày tên chứng từ theo trình tự xuất chu trình Nơi lập (2): thường phận chức liên quan đến hoạt động chứng từ nơi lập SV cần ghi nhớ nguyên tắc kiểm soát phân công nơi lập chứng từ Nơi duyệt (3): trình bày nơi ệt loại chứng từ sau: chứng từ mệnh lệnh (như Lệnh bán hàng, lệnh xuất kho, lệnh mua hàng, …), Hóa đơn bán hàng, Hợp đồng thương mại chứng từ chấp hành kiêm chức chứng từ mệnh lệnh Nơi lập (2) Nơi duyệt (3): SV cần bám sát cấu tổ chức doanh nghiệp để đưa BP lập chứng từ phải BP có tồn cấu tổ chức doanh nghiệp, trường hợp đề không nêu cấu tổ chức SV tự đưa BP lập BP duyệt cho hợp lý Mục đích sử dụng (4): Căn vào hoạt động chu trình mà chứng từ xuất chứng từ có kiêm nhiều chức chứng từ khác không để đưa mục đích sử dụng chứng từ cho phù hợp Về nội dung đề yêu cầu: thiết kế mẫu biểu chứng từ Hướng giải • SV cần tham khảo mẫu biểu chứng từ chế độ kế tốn • Vẽ mẫu biểu cho tất chứng từ có Bảng danh mục chứng từ • Thường đề yêu cầu vẽ vài chứng từ cụ thể • Ngun tắc thiết kế mẫu chứng từ: Cần trình bày nội dung gồm: Tên chứng từ, Số chứng từ, Mục đích, Nội dung, Nơi nhận, Nơi lập, Lưu trữ trình bày, Thời điểm lập, Mẫu chứng từ Nếu đề yêu cầu: vẽ lưu đồ chứng từ để mô tả chu trình … (doanh thu/chi phí/ khác) Hướng giải • SV cần bám sát vào hoạt động chu trình chứng từ xây dựng • Xem lại nguyên tắc vẽ lưu đồ chứng từ học phần • Xác định thực thể bên hệ thống (tương ứng có thực thể bên có nhiêu cột lưu đồ) e/ Nếu đề yêu cầu: Xác định nội dung cần thu thập để ghi nhận nghiệp vụ … (bán hàng/ mua hàng/ thu tiền/ chi tiền/ …) Hướng giải • Xác định chứng từ làm sở nhập liệu chứng từ tham chiếu • Liệt kê nội dung cần thu thập (tức cần ghi hệ thống kế toán) cho nghiệp vụ như: tên chứng từ, số chứng từ, ngày chứng từ, mã khách hàng, TK nợ, TK có, … Nếu đề yêu cầu thêm: Xác định thủ tục kiểm sốt q trình nhập liệu cần thiết cho nội dung thu thập SV cần trình bày theo bảng sau Cơ sở nhập liệu:… Chứng từ tham chiếu:… Kiểm soát trình nhập liệu (2) STT Tên liệu nhập (1) KT KT hợp lý KT dấu 10 Tính có thực … Số chứng từ Tên liệu nhập (1): giống phần Kiểm sốt q trình nhập liệu (2): SV cần xem lại kiến thức học phần phần kiểm sốt ứng dụng để hiểu trình bày thủ tục cần thiết nhằm kiểm soát trình nhập liệu hạn chế sai sót f/ Nếu đề yêu cầu: Thiết kế mẫu biểu báo cáo để đáp ứng yêu cầu quản lý doanh nghiệp Hướng giải • SV cần phân tích kỹ u cầu quản lý doanh nghiệp để xác định báo cáo cần thiết • Xem lại nguyên tắc thiết kế mẫu báo cáo Học phần • Khi thiết kế mẫu báo cáo cần có nội dung sau đây: tên báo cáo, nội dung báo cáo, người lập báo cáo, người nhận báo cáo, thời điểm lập báo cáo, hình thức báo cáo mẫu biểu báo cáo Ghi chú: thông thường đề không yêu cầu thiết kế nhiều mẫu báo cáo hay thiết kế mẫu báo cáo cho chu trình, tồn doanh nghiệp mà yêu cầu thiết kế mẫu báo cáo để đáp ứng hay vài yêu cầu quản lý cụ thể mà thơi Do đó, thơng thường SV cần thiết kế từ đến mẫu biểu báo cáo mà g/ Nếu đề yêu cầu: Xây dựng cấu máy kế toán doanh nghiệp điều kiện ứng dụng phần mềm kế tốn Hướng giải • SV cần đọc lại đề để xác định khối lượng cơng việc kế tốn độ phức tập chu trình 11 • Xem lại phương pháp tổ chức cấu phòng kế tốn Nhưng thơng thường tình tin học hóa cơng tác kế tốn SV nên tiếp cận theo cách (tương ứng hoạt động chu trình phần hành kế tốn) có kết hợp với cách (hoạt động thừa hay có hoạt động khơng xác định thuộc chu trình tách thành phần hành kế tốn theo đối tượng kế tốn.) Ví dụ chu trình chi phí có phần hành kế tốn: kế tốn mua hàng kế toán trả tiền (cách 2); mua TSCĐ có nhiều điểm khác biệt nên có them phần hành kế tốn TSCĐ (cách 1) • Xem lại nội dung cần trình bày Bảng mô tả công việc phần hành kế tốn Nếu đề u cầu: phân chia cơng việc cho nhân viên phịng kế tốn Hướng giải • Đọc lại đề xem đề có đề cập đến số lượng nhân viên kế tốn có máy hay không? (thường đề giới hạn sớ lượng nhân viên kế tốn) • Xem lại nguyên tắc phân chia công việc cho nhân viên kế tốn • Lập bảng phân chia cơng việc sau STT Tên nhân viên (1) Công việc (2) Ghi (3) Tên nhân viên (1): Thường đặt theo NV1, NV 2, … (bị giới hạn số lượng nhân viên đề bài) Công việc (2): cột phần hành kế tốn mà SV xác đ ịnh trên, nên cân nhắc để phân chia công việc cho khối lượng cân nhân viên với Ghi (3): nên ghi cơng việc nhân viên có từ nhân viên trở lên làm phần hành kế toán 12 h/ Nếu đề yêu cầu: Lập bảng mô tả phân quyền truy cập hệ thống cho nhân viên phận kế toán Hướng giải • Xem lại nguyên tắc phân quyền truy cập hệ thống • Phân quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa chức khai báo ban đầu nhập liệu, Quyền Xem, In BC chức báo cáo • Xem lại bảng phân chia công việc cho nhân viên câu g • Lập bảng sau để mơ tả Tên nhân viên Tên đăng nhập Chức khai báo ban đầu Thông tin chung Danh mục Chức nhập liệu Nhập số dư Nhập số phát sinh Chức báo cáo BC tài Sổ kế tốn BC quản trị Ngồi ra, đề đưa câu hỏi mang dạng lý thuyết như: - Hãy nêu công việc cần thực tiến hành tin học hóa cơng tác kế tốn (thường từ kế tốn thủ cơng hay kế tốn bán thủ cơng – làm kế tốn excel chuyển sang làm kế toán Phần mềm kế toán) - Hãy nêu tiêu chuẩn đánh giá phần mềm kế toán; phương pháp, quy trình đánh giá phần mềm kế tốn - … Những dạng SV cần nắm vững lý thuyết giáo trình c ần xem đặc điểm doanh nghiệp tổ chức cơng tác kế tốn để điều chỉnh cho phù hợp 13 Ghi chú: • Trong giáo trình ngồi bảng biểu nêu trên, SV cần tham khảo mẫu bảng biểu khác có giáo trình cách thức lập loại bảng (VD Bảng 2.1a trang 30; Bảng Danh mục chứng từ trang 44; …) • Khi thi, SV nên mang theo bảng Hệ thống tài khoản kế toán Trên toàn vấn đề nhằm hỗ trợ SV nắm bắt lại kiến thức tồn mơn học để vận dung thi tốt Nhưng điều đặc biệt muốn nhắn nhủ với SV là, sau tốt nghiệp trường SV cần tổ chức cơng tác kế tốn cho DN bạn đủ tự tin để nói tơi làm cơng việc tốt hay chí hi ểu ưu nhược điểm hệ thống kế toán doanh nghiệp SV làm Mọi thắc mắc SV liên hệ với cô qua email: phamtralamais@ueh.edu.vn CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG! 14 ... dụng thông tin (2) Mục tiêu (3) Nội dung thông tin (4) Phạm vi sử dụng Bộ phận Bên cung Bên DN cấp (5) DN (6) (7) (2) Người sử dụng thông tin: thành viên Ban giám đốc đối tượng sử dụng thông tin. .. tượng sử dụng thông tin; vào cấu tổ chức xác định phận khác doanh nghiệp sử dụng thông tin kế tốn; xem xét phận kế tốn có cần cung cấp thơng tin kế tốn cho nó; đối tượng sử dụng thơng tin bên ngồi... cầu, SV khơng cần trình bày phần này) (4) Nội dung thông tin & (3) mục tiêu: sau xác định đối tượng sử dụng thông tin cần xác định nội dung thông tin cần cung cấp (phần khơng dùng từ “báo cáo” ví