Báo cáo thực tập chuyên đề 35 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC 1. Nhận xét chung về tình hình kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Mạnh Đức Công ty TNHH Mạnh Đức là đơn vị hạch toán độc lập. Sau hơn 9 năm hoạt động, với sự nỗ lực của Ban Giám đốc và toàn thể nhân viên, Công ty đã xây dựng được quy trình làm việc hiệu quả, mang tính chuyên nghiệp cao, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng về chất lượng và thời gian. Do vậy, công ty đã tạo dựng được vị thế trên thị trường và là bạn hàng quen thuộc của nhiều công ty, trường học, dạy nghề trên khắp cả nước. Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại như Công ty TNHH Mạnh Đức, hoạt động bán hàng là hoạt động chủ yếu và có vai trò hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty. Chính bởi thế, kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ là một phần hành kế toán trọng yếu đã được Ban Giám đốc quan tâm và chú ý hoàn thiện. Sau một thời gian thực tập tại Công ty, tôi có một số đánh giá về kế toán tại Công ty nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ như sau: 1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán Với quy mô doanh nghiệp nhỏ, quy mô phòng kế toán gồm 5 người và mỗi người kiêm nhiệm nhiều phần hành bao gồm cả kế toán và tài chính là tương đối hợp lý. Việc thường xuyên đối chiếu và báo cáo giữa các nhân viên kế toán, kế toán trưởng và Ban Giám đốc đã giúp cho Kế toán trưởng và Ban Giám đốc thường xuyên nắm được tình hình tài chính của công ty để có những quyết định đúng đắn. Kế toán nội bộ là người hạch toán chủ yếu phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ. Kế toán thuế và nhân viên tài chính tham gia hạch toán thuế và theo dõi các khoản phải thu đảm bảo 1 Báo cáo thực tập chuyên đề 35 phản ánh kịp thời và thực hiện hợp đồng nhanh chóng, thuận tiện. Tuy nhiên, mặc dù đã cố gắng sắp xếp nhưng nguyên tắc bất kiêm nhiệm vẫn chưa được đảm bảo: kế toán thuế đồng thời cũng là thủ quỹ. Điều này có thể là nguyên nhân dẫn đến rủi ro cho công ty. 1.2. Về hình thức kế toán: Công ty lựa chọn hình thức kế toán Nhật ký chung phù hợp với quy mô doanh nghiệp và trình độ của nhân viên kế toán. Mọi nghiệp vụ được hạch toán thông qua phần mềm Fast Accounting 2006 giúp cho công việc kế toán được thực hiện thuận lợi, dễ dàng. 1.3. Về tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng hệ thống TK kế toán ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Do nhu cầu thực tế hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp đã chi tiết các TK thành các TK cấp 2, 3 để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh một cách khoa học, cụ thể, chính xác. Tuy nhiên, việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán vẫn còn tồn tại nhiều bất cập như: - TK 131, 141, 421, 511, 531, 632, 641, 642, 911 có 3 TK cấp 2 phân theo VP Hà Nội, VP TP.HCM và Phòng mỏ. Điều này được giải thích là khi mới thành lập, công ty có thành lập riêng Phòng mỏ để kinh doanh máy móc khai thác mỏ là hàng hoá chủ yếu. Sau nhiều năm hoạt động, công ty mở rộng ngành nghề kinh doanh sang các lĩnh vực khác nên sáp nhập Phòng mỏ vào Phòng kinh doanh nhưng hệ thống tài khoản thì không thay đổi. - TK 11214: Tiền gửi điều chuyển vốn vào TP.HCM và TK 136: Phải thu nội bộ HCM có sự trùng lặp. 2 Báo cáo thực tập chuyên đề 35 - Một số TK 532, 641, 642 việc đánh số chưa thống nhất với Hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC mà doanh nghiệp sử dụng. - Các TK theo dõi bán hàng và xác định kết quả được chi tiết thành các TK cấp 2 để theo dõi cho từng bộ phận kinh doanh là Hà Nội, TP.HCM và Phòng mỏ. Tuy nhiên, TK 642 lại chi tiết theo các đơn vị trong bộ máy quản lý mà lại chưa có bút toán phân bổ chi phí quản lý cho từng đơn vị kinh doanh. Điều này làm cho việc theo dõi kết quả kinh doanh của từng đơn vị chưa được triệt để và chính xác. 1.4. Về chứng từ, sổ sách Hệ thống chứng từ, sổ sách của công ty được tổ chức đúng theo quy định của Pháp luật và được vận dụng theo yêu cầu thực tế. - Hệ thống chứng từ đầy đủ, thiết kế khoa học và tổ chức luân chuyển hợp lí, đúng nguyên tắc. - Hệ thống sổ sách được in từ phần mềm kế toán vì thế có thể theo dõi cập nhật bất cứ thời gian nào. - Tổ chức in và lưu trữ chứng từ, sổ sách khá cẩn thận. Tuy vậy, vẫn cón một số điểm chưa hợp lí như sau: - Hoạt động bán hàng theo hợp đồng là chủ yếu nhưng kết quả bán hàng theo từng hợp đồng mới chỉ phản ánh qua Phương án kinh doanh từ ban đầu mang tính chất dự tính chứ chưa được phản ánh đầy đủ trên bất cứ sổ kế toán nào khi thương vụ kết thúc. Do vậy, việc đánh giá hiệu quả kinh doanh có nhiều khó khăn. 3 Báo cáo thực tập chuyên đề 35 1.5. Về báo cáo kế toán Cuối kỳ kế toán, công ty lập đầy đủ các báo cáo kế toán theo quy định và nộp cho cơ quan thuế chủ quản đúng thời hạn. Ngoài các báo cáo tài chính, công ty tổ chức hệ thống báo cáo sử dụng nội bộ giúp Ban Giám đốc có thể theo dõi, đánh giá công việc một cách dễ dàng, nhanh chóng và có hướng chỉ đạo cụ thể, kịp thời. 1.6. Về kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ Công ty sử dụng phương pháp Giá thực tế đích danh để xác định giá vốn hàng xuất bán là phù hợp với đặc điểm hàng hóa kinh doanh của công ty. Hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song là phù hợp. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ dang ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất, tồn của hàng hóa. Do hàng hóa nhập về chủ yếu xuất phát từ đơn đặt hàng của khách hàng nên chủng loại hết sức đa dạng. Vi thế, Thẻ kho và Sổ chi tiết hàng hóa được chi tiết theo hãng nhập hàng là hợp lí, giúp số lượng Thẻ, sổ không quá nhiều và dễ dàng trong việc cập nhật, theo dõi. Việc theo dõi các khoản phải thu khách hàng được chuyên môn bởi nhân viên tài chính. Việc đối chiếu và đôn đốc khách hàng trả nợ trong thời gian qua được thực hiện tương đối tốt. Nhưng nhìn trên Bảng cân đối kế toán của công ty có thể thấy, số dư công nợ phải thu của công ty luôn rất lớn là do trị giá các hợp đồng công ty ký kết thường từ vài trăm triệu đồng cho đến vài tỷ đồng. Thêm vào đó, nguồn vốn thực hiện hợp đồng của công ty phần nhiều là vốn đi vay của các tổ chức tín dụng. Do vậy, trong trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán thì công ty sẽ gặp khó khăn rất lớn trong việc thanh toán các khoản tín dụng. 4 Báo cáo thực tập chuyên đề 35 2. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Mạnh Đức Với mong muốn góp phần cho sự phát triển của công ty trong tương lai, tôi xin đưa ra một số kiến nghị như sau: 2.1. Về bộ máy kế toán Cần phân tách trách nhiệm của kế toán thuế và thủ quỹ để đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Trong trường hợp không có điều kiện, cần thường xuyên giám sát chặt chẽ công việc và đối chiếu sổ sách theo dõi quỹ tiền mặt để giảm thiểu rủi ro do việc vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm gây ra. 2.2. Về hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản cần được tổ chức lại cho phù hợp với Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC và đặc điểm kinh doanh thực tế của công ty. Cụ thể là: - Chỉ sử dụng TK 136 khi điều chuyển vốn vào Chi nhánh Tp.HCM. - Các Tài khoản theo dõi bán hàng và kết quả kinh doanh nên được chi tiết thành 2 Tk cấp 2 theo dõi hoạt động ở Trụ sở Hà Nội và Chi nhánh TP.HCM. Ví dụ: Tk 911 chi tiết 2 Tk cấp 2: TK 9111 - Kết quả kinh doanh tại Hà Nội và Tk 9112 - Kết quả kinh doanh tại TP.HCM. Như vậy, có thể dễ dàng đánh giá hiệu quả hoạt động của 2 chi nhánh. - Cần xây dựng hệ thống Tài khoản cấp 3 của các Tk theo dõi bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: 511, 632, 515, 641, 642, 635, 911 để theo dõi chi tiết từng hợp đồng thực hiện. Như vậy, cùng với việc theo dõi tiến độ hợp đồng có thể theo dõi được kết quả thực hiện hợp đồng. 5 Báo cáo thực tập chuyên đề 35 2.3. Phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp: Để quản lý chi phí, doanh nghiệp theo dõi Chi phí quản lý doanh nghiệp trên TK 642 và chi tiết theo bộ máy quản lý: Ban Giám đốc, Phòng kế toán, Phòng hành chính và chi phí quản lý khác. Tuy nhiên, các TK theo dõi kết quả tiêu thụ khác như 632, 511, 641, 911 đều chi tiết theo bộ phận kinh doanh để có thể thấy rõ kết quả hoạt động của từng bộ phận. Do vậy, sau khi tập hợp chi phí trên TK 642, doanh nghiệp cần phân bổ chi phí một cách hợp lý để việc xác định kết quả kinh doanh tại từng bộ phận được khoa học và chính xác. Phân bổ chi phí QLDN theo doanh thu: Chi phí QLDN = bộ phận Tổng chi phí QLDN x Doanh thu của bộ phận Tổng doanh thu Như vậy, Công ty có thể tập hợp đầy đủ các khoản doanh thu và chi phí trên sổ chi tiết TK 9111, 9112 để thấy rõ hiệu quả hoạt động của từng đơn vị. 2.4. Thẻ theo dõi hợp đồng Bán hàng theo hợp đồng là phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty. Số lượng hợp đồng của Công ty không quá nhiều (5-10 hợp đồng/tháng) nhưng các hợp đồng đều có giá trị lớn, thời gian thực hiện một hợp đồng thường kéo dài từ 1-3 tháng. Bởi vậy, để theo dõi và đánh giá kết quả tiêu thụ được cụ thể, chính xác, tôi xin kiến nghị Công ty lập Thẻ hợp đồng để theo dõi từng hợp đồng mà Công ty đang thực hiện. Nội dung của Thẻ theo dõi hợp đồng bao gồm: 6 Báo cáo thực tập chuyên đề 35 THẺ THEO DÕI HỢP ĐỒNG Số: Khách hàng: Địa chỉ: ĐT: MST: Thời gian thực hiện: STT Chỉ tiêu Số tiền 1 Doanh thu Trong đó: 2 Giá vốn hàng bán: Trong đó: 3 Chi phí bán hàng: Trong đó: 4 Chi phí QLDN phân bổ theo hợp đồng 5 Lợi nhuận Tình hình thanh toán: Số tiền % giá trị hợp đồng Bảo lãnh hợp đồng Thanh toán lần 1 Thanh toán lần 2 Thanh toán lần … Ký quỹ bảo hành Biểu 24: Thẻ theo dõi hợp đồng 7 . 35 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC 1. Nhận xét chung về tình hình kế toán bán hàng và xác định kết quả. tại Công ty, tôi có một số đánh giá về kế toán tại Công ty nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ như sau: 1.1. Về tổ chức bộ máy kế