MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1- Nhận xét, đánh giá chung về tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Điện lực Hà Nội. Cung ứng vật tư là một trong những công tác quan trọng hàng đầu có ảnh hưởng trực tiếp dến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Hơn nữa trước những yêu cầu ngày càng cao của việc cung cấp điện : về sự an toàn, sự ổn định của hệ thống, giảm tổn thất, đảm bảo chất lượng điện năng thì vai trò của vật tư ngày càng trở nên quan trọng hơn. Đòi hỏi vật tư cung cấp cho lưới điện vận hành phải có chất lượng tốt hơn, công nghệ hiện đại hơn, chủng loại đa dạng hơn, số lượng theo đó cũng nhiều hơn để phục vụ cho nhu cầu ngày càng cao và nhiều của công tác đầu tư xây dựng, cải tạo lưới điện. Do đó, việc tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành. Qua thời gian thực tập tại Công ty Điện lực Hà Nội, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn công tác kế toán với sự hướng dẫn của các cán bộ trong phòng kế toán em thấy công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng ở Công ty ĐL Hà Nội có những ưu điểm nổi bật sau: Thứ nhất Việc áp dụng chế độ hạch toán, ghi chép ban đầu: Kế toán luôn phản ánh một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ vào hệ thống sổ sách kế toán theo đúng chế độ hiện hành. Trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý và chặt chẽ. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi sổ trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ. Đồng thời với việc thực hiện trên máy còn được ghi sổ ở ngoài để đề phòng khi máy có sự cố. Vì thế, công tác kế toán đảm bảo phản ánh trung thực và chính xác tình hình tài chính Công ty Thứ hai: Việc tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán rất phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong điều kiện phạm vi hoạt động phân tán khắp địa bàn thành phố, và quy mô hoạt động rộng. Nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn, sử dụng kế toán máy thành thạo. Nhân viên kế toán của các đơn vị trực thuộc của Công ty đã thực hiện tốt việc theo dõi tình hình cung cấp, sử dụng vật tư, cung cấp đầy đủ chứng từ cho kế toán nguyên vật liệu và kế toán tập hợp chi phí tính giá thành. Mỗi phần hành kế toán lại được phân công, phân nhiệm cho một hoặc một số người chịu trách nhiệm thực hiện. Tuy nhiên giữa các phần hành lại có mối liên hệ mật thiết với nhau, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong Công ty. Thứ ba: Trong điều kiện áp dụng kế toán máy, số lượng chủng loại nguyên vật liệu của Công ty là rất đa dạng, phong phú về chủng loại. Công ty đã tiến hành mã hoá được các đối tượng quản lý (danh điểm vật tư, kho, tài khoản) một cách chi tiết thuận lợi cho công tác kế toán. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là hợp lý cho phép theo dõi một cách thường xuyên tình hình nhập-xuất-tồn. Cũng như việc áp dụng hạch toán chi tiết theo phương pháp ghi thẻ song song cho phép kế toán có thể biết số lượng tồn kho của vật tư theo từng kho tại thời điểm bất kỳ. Giúp cho việc quản lý và dự trữ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Thứ tư: Tình hình quản lý nguyên vật liệu. *) Khâu mua sắm nguyên vật liệu. Để có nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh thì trước hết mua nguyên vật liệu là công việc quan trọng hàng đầu. ở Công ty việc mua sắm vật tư đã thực hiện theo đúng quy chế đấu thầu. Tất cả nguyên vật liệu mua sắm đều phải đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật phù hợp với lưới điện thành phố, sử dụng được nhiều nguyên vật liệu có tính năng kỹ thuật vượt trội về các thông số như : cấp chính xác, mức tiêu thụ năng lượng, khả năng chịu dòng ngắn mạch… góp phần rất lớn vào việc giảm tổn thất điện năng, giảm bớt sự cố lưới điện. Việc mua sắm nguyên vật liệu đã có sự phối hợp thực hiện đồng bộ và chặt chẽ giữa các đơn vị từ khâu lập kế hoạch trên cơ sở yêu cầu thực tế của công tác vận hành, công tác sửa chữa lớn, công tác xây dựng cơ bản đến khâu tổ chức đấu thầu mua sắm, tiếp nhận. *) Khâu bảo quản và dự trữ. Do khối lượng nguyên vật liệu là rất nhiều nên Công ty đã tổ chức thành 3 kho địa lý riêng để thuận tiện cho việc nhập kho, bảo quản và xuất kho. Đó là các kho đặt tại Nhân Chính, Đại Thanh và kho ở Đông Anh . Trong mỗi kho địa lý lại chia ra thành nhiều kho theo từng chủng loại , đối tượng công dụng kinh tế, sắp xếp một cách hợp lý nên thuận tiện cho việc nhập, xuất kho, kiểm tra, kiểm kê khi cần thiết. Đồng thời lại giúp cho việc bảo quản dự trữ vật tư được thuận tiện, đảm bảo tốt chất lượng vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Hơn nữa các thủ kho lại có tinh thần trách nhiệm cao với công việc, không làm thất thoát vật tư. Công việc ghi chép và đối chiếu với kế toán nguyên vật liệu của thủ kho được thực hiện khá tốt, thuận lợi cho công tác hạch toán nguyên vật liệu được chính xác, kịp thời. Ngoài ra để quản lý tốt nguyên vật liệu trong kho, định kỳ hàng năm vào cuối năm, Công ty tiến hành tổ chức kiểm kê, đánh giá vật liệu để kiểm tra tình hình bảo quản nguyên vật liệu. Từ đó có những biện pháp xử lý cần thiết. Thông qua đó, còn đánh giá công tác dự trữ nguyên vật liệu có phù hợp với định mức dự trữ không, tránh tình trạng dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. Hoặc tránh tình trạng dự trữ quá thấp không đủ đáp ứng kịp thời những trường hợp có sự cố xảy ra. *) Khâu sử dụng: Các đơn vị đều phải thực hiện việc lập định mức sử dụng nguyên vật liệu vì vậy mà việc sử dụng đảm bảo sử dụng tiết kiệm không vượt quá định mức. Tạo điều kiện tiết kiệm vật tư, giảm được chi phí nguyên vật liệu từ đó góp phần hạ giá thành. Thứ năm: Hiện nay, tại phòng tài chính kế toán đã được trang bị một số máy móc hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy….phục vụ tốt cho công tác kế toán. Nhờ đó mà các bảng biểu, các sổ sách được thực hiện và in ra kịp thời đảm bảo cập nhật thông tin kế toán cho bộ phận quản lý, góp phần xử lý thông tin nhanh và chính xác hơn, nâng cao hiệu quả công việc. Thứ sáu: Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho. Hiện nay Công ty đánh giá trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn trong điều kiện áp dụng máy vi tính là rất phù hợp. Đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời cho kế toán quản trị, hơn nữa do việc tính giá tự động trên máy nên làm cho việc hạch toán vật tư xuất kho trở nên đơn giản hơn. 3.2- Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Điện lực Hà Nội. Trong quá trình hạch toán, bên cạnh những ưu điểm thì vẫn còn những vấn đề tồn tại nhất định. Cần phải hoàn thiện để đảm bảo tính chính xác, khoa học và có hiệu quả trong công tác quản lý của Công ty. Những tồn tại thể hiện là: Thứ nhất: Việc sử dụng mẫu sổ chưa hợp lý. Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung nên cần thiết phải có sổ "nhật ký chung" vì sổ "nhật ký bảng kê tài khoản" của Công ty không theo dõi được từng nghiệp vụ phát sinh, cũng như ngày tháng phát sinh chúng, và không thể hiện được số chứng từ, số ghi sổ của các phiếu nhập, xuất chính là căn cứ ghi sổ của nó. Theo em Công ty nên sử dụng sổ "nhật ký chung" theo mẫu quy định sau: SỔ NHẬT KÝ CHUNG Biểu:10 Từ ngày… Đến ngày Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phát sinh S ố Ngày Nợ Có Cộng số trang trước chuyển sang …… Cộng chuyển sang trang sau Với các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng 12/2007 ta có thể mở sổ nhật ký chung theo Biểu 10. Thứ hai: Trong nghiệp vụ xuất vật tư đem bán kế toán hạch toán nghiệp vụ này theo định khoản : Nợ TK 911 Có TK 152 Theo em việc hạch toán như vậy là chưa hợp lý. Mà trong bút toán này để phản ánh được bút toán giá vốn nguyên vật liệu xuất bán. Cần hạch toán qua tài khoản 632 : Nợ TK 632 Có TK 152 Sau đó máy sẽ tự động thực hiện bút toán kết chuyển giá vốn theo định khoản Nợ TK 911 Có TK 632 Cụ thể từ phiếu xuất kho số 2/12/2007 ngày 29/12/2007 về việc xuất bán 75 cái TI hạ thế 300/5, đơn giá 812.446/cái cho xí nghiệp sứ thuỷ tinh cách điện. Kế toán nhập chứng từ vào máy theo định khoản: - Bút toán giá vốn: Nợ TK 91148: 60.933.450 Có TK 1528226: 60.933.450 Sẽ chuyển thành: Nợ TK 632: 60.933.450 Có TK 1528226: 60.933.450 Sau đó máy sẽ tự động kết chuyển giá vốn xác định kết quả qua bút toán: Nợ TK 911: 60.933.450 Có TK 632: 60.933.450 Thứ ba: Tính tự động hoá cao trong công tác kế toán máy sẽ góp phần nâng cao hiệu suất công việc kế toán. Đặc thù của ngành điện là nguyên vật liệu có nhiều chủng loại và đã được mã hoá đến từng danh điểm vật tư, mỗi một loại nguyên vật liệu lại áp dụng một mức thuế suất khác nhau, mà mức thuế suất cho mỗi loại nguyên vật liệu là tương đối ổn định. Nhưng khi nhập liệu từ các phiếu nhập vào máy kế toán vẫn phải nhập mức thuế suất. Như vậy là không cần thiết vì khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm nguyên vật liệu. Do vậy, để tăng cường tính tự động hoá và giảm bớt khối lượng công việc của kế toán, theo em có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế GTGT của từng thứ nguyên vật liệu cũng như vật tư khác ở phần danh mục. Khi đó, kế toán không cần phải nhập mức thuế suất mà máy vẫn tự tính ra số thuế đầu vào được khấu trừ và tổng hợp lên các báo cáo thuế. Thứ tư: Trong chương trình kế toán Công ty áp dụng có sự tách biệt giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết nguyên vật liệu, vì vậy kế toán chi tiết là người nhập chứng từ gốc vào máy. Máy sẽ tự động kết suất ra các sổ chi tiết, các bảng kê. Tuy nhiên nó không tự động tổng hợp lên các sổ kế toán tổng hợp (sổ cái, nhật ký bảng kê tài khoản) mà kế toán tổng hợp nguyên vật liệu lại phải lấy tổng hợp số liệu từ kế toán chi tiết lên kế toán tổng hợp. Điều này làm giảm mức độ tự động hoá của chương trình, làm tăng khối lượng công việc kế toán. Vì vậy, theo em trong chương trình kế toán Công ty áp dụng phải lập được sự kết nối trực tiếp giữa phần quản lý vật tư với phần kế toán tổng hợp. Góp phần nâng cao hiệu suất công việc kế toán. Thứ năm: Việc hạch toán trên máy vi tính chỉ được thực hiện khi đã có đầy đủ các chứng từ để lập phiếu nhập kho. Nhưng trong nhiều trường hợp chưa thể lập phiếu nhập kho ngay thì cần phải có các bút toán ngoài để phản ánh như các trường hợp sau: - Trường hợp hàng đã về nhưng cuối kỳ vẫn chưa nhận được hoá đơn thì kế toán tính theo giá tạm tính theo hoá đơn nguyên vật liệu hoặc lấy giá mua vào cùng loại của kỳ trước: Nợ TK 152 Có Tk 331 Giá tạm tính Đến kỳ sau hoá đơn về: + Nếu giá tạm tính nhỏ hơn giá ghi trên hoá đơn thì kế toán ghi bổ sung phần chênh lệch và ghi thuế. Nợ TK 152: Phần chênh lệch Nợ TK 133(1): Thuế GTGT đầu vào Có TK 331 + Nếu giá tạm tính lớn hơn giá ghi trên hoá đơn thì kế toán ghi âm phần chênh lệch và ghi thuế. Nợ TK 152: Ghi âm phần chênh lệch Nợ TK 133(1): Thuế GTGT Có TK 331 + Nếu giá tạm tính bằng giá thực tế thì kế toán chỉ phản ánh thuế Nợ TK 133(1) Có TK 331 - Trường hợp hóa đơn về nhưng hàng vẫn chưa về kế toán hạch toán hàng đang đi trên đường. Nợ TK 151 Nợ TK 133(1) Có TK 331 Đến kỳ sau hàng về ghi : Nợ TK 152 Có TK 151 - Trường hợp kiểm nhận phát hiện thừa: + Nếu chưa xác định rõ nguyên nhân. Nợ TK 152 Có TK 338(1): Giá trị hàng thừa + Khi xác định được nguyên nhân: Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 338(1) Có TK 152 Nếu công ty đồng ý mua tiếp số hàng thừa Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331: Tổng số tiền thanh toán cho số hàng thừa Nếu do ghi thiếu nghiệp vụ thì ghi thêm Nợ TK 152 Nợ TK 133(1) Có TK 331: Giá trị hàng thừa Nếu không xác định nguyên nhân thì ghi tăng thu nhập khác - Trường hợp kiểm nhận phát hiện thiếu + Nếu người bán giao thiếu Nợ TK 138(1) Có TK 331 + Khi người bán trả cho đơn vị: Nợ TK 152 Nợ TK 133(1) Có TK 138(1) Thứ sáu: Tiến hành xuất kho vật tư theo hạn mức. Để đảm bảo sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hiệu quả, chống mất mát, các đơn vị cùng với phòng kế hoạch đã xây dựng được hạn mức sử dụng vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh ở từng công trình…. Do đó, khi các đơn vị có nhu cầu sử dụng vật tư, phòng vật tư căn cứ vào định mức và kế hoạch sử dụng để viết "phiếu xuất vật tư theo hạn mức" (4 liên). Trên phiếu có ghi rõ định mức sử dụng vật tư được duyệt trong tháng cho từng bộ phận (công trình) sử dụng. Các bộ phận này có thể lĩnh vật tư làm nhiều lần, miễn là trong định mức sử dụng. Khi lĩnh lần đầu, bộ phận sử dụng mang phiếu này đến kho giao cho thủ kho một liên. Lần lĩnh tiếp theo, người nhận mang phiếu này đến kho không cần phải qua ký duyệt. Thủ kho căn cứ vào hạn mức được duỵêt trong tháng tiến hành xuất kho, sau đó ghi số lượng thực xuất từng lần trên cơ sở yêu cầu sử dụng và hạn mức được duyệt trong tháng vào phiếu xuất kho đó và cùng người nhận vật tư ký vào cả hai liên, ghi vào thẻ kho, sau đó định kỳ chuyển 1 liên về phòng vật tư, 1 liên về phòng kế toán để ghi sổ, 1 liên bộ phận sử dụng giữ và 1 liên lưu cuống. . MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1- Nhận xét, đánh giá chung về tình hình quản lý. giản hơn. 3.2- Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Điện lực Hà Nội. Trong quá trình hạch toán, bên cạnh