1.Định dạng trang giấy đứng, ngang trong cùng 1 tài liệu Chọn đoạn văn bản cần định dạng Vào File/Page Setup Trong khung Oreintation chọn trang giấy đứng hoặc ngang theo ý định dạng Chọn Selected text trong Apply to. Nhấn OK 2.Tạo phím tắt truy cập nhanh. Bạn thường xuyên làm việc với máy vi tính. Muốn mở một chương trình nào đó, bạn khó thoát khỏi con chuột. Để dễ dàng mở Word, hay Excel mà chỉ cần dùng tổ hợp phím tắt do bạn tự gán. Bước 1: Nhấp chuột phải lên Shortcut ( biểu tượng ) chương trình muốn gán phím tắt, chọn Properties Bước 2: Trong hộp thoại Properties, mục Shortcut Key đang có chữ None, bạn nhấn 1 phím ký tự hay số bất kỳ để gán phím tắt cho shortcut đó. Mặc định của tổ hợp phím gán là Ctrl + Alt + (phím mà bạn chọn). Nhấp OK để kết thúc! Ví dụ : để cho dễ nhớ tôi sẽ gán cho chương trình Word, Excel, Access là lượt là Ctrl + Alt + W, Ctrl + Alt + E, Ctrl + Alt + A. Như vậy, mỗi lần tôi muốn làm việc với các chương trình trên tôi chỉ cần nhấn tổ hợp phím đã gán. 3. Lưu tập tin có password Nếu các bạn lưu bài bình thường khi nhấn File/Save thì bất cứ một người nào sử dụng máy của bạn cũng có thể mở xem nội dung tập tin đó. Vậy nếu bạn muốn giữ một cái gì đó thật riêng tư, thì bạn phải làm sao đây? Bạn đừng lo lắng, có một mẹo rất dễ làm giúp bạn giữ kín mọi bí mất. Cách làm như sau: Nhấn Ctl-S (hoặc menu File/Save) Ngay tại dòng File name: bạn đặt tên cho tập tin cần lưu Sau đó bạn đừng vội nhấn Save mà hãy vào Tools/Security Options Màn hình sẽ hiện ra 1 hộp thoại yêu cầu bạn nhập: Password to open : (mật khẩu để mở) Password to modify : (mật khẩu chỉnh sửa) Sau đó nhấn OK Bạn sẽ được yêu cầu nhập lại hai password trên lại một lần nữa trong bảng Confirm password Reenter password to open : bạn nhập lại mật khẩu để mở Reenter password to modify: bạn nhập lại mật khẩu chỉnh sửa Nhấn Ok một lần nữa để hoàn tất. Và cuối cùng là nhấn Save lưu lại Bây giờ thì bạn có thể yên tâm để giữ kín bí mật mà không ai biết. 4. Một số lỗi thường gặp trong MSWORD Khi mở Word để làm việc mà bên phải màn hình cứ hay có bảng Word Help làm chiếm hết cả không gian Word Muốn bỏ đi bạn làm theo cách sau: Vào Tools/Options…/View Bỏ chọn ở mục: Startup Task Pane Để không phiền phức đừng bao giờ chọn mục Text boundaries Hoặc khi bạn sử dụng Text Box hay vẽ MsDrawing, màn hình cứ hiện lên khung có dòng chữ Creat your MsDrawing here Muốn bỏ bạn làm theo cách sau: Vào Tools/Options…/General Bỏ chọn ở mục: Automatically creat drawing canvas when inserting AutoShapes Còn nếu khi đánh văn bản mà có những dòng gạch chân màu đỏ gợn sóng Muốn bỏ đi bạn làm theo cách sau: Vào Tools/Options…/Spelling & graamar Bỏ chọn tất cả các mục có chữ Check… đứng đầu Check spelling as you type Check grammar as you tupe Check grammar with spelling 5. CHỈNH FONT CHỮ VÀ SHEETS MẶC ĐỊNH TRONG EXCEL Trong Excel để chỉnh font chữ mặc định bạn vào Tools/Options…/General : (nếu có một số máy hiện lên bảng báo lỗi bạn cứ nhấn OK để cho qua) Sheets in new workbook : chỉnh mặc định bao nhiêu sheet Standar font: chọn font chữ । Size : kích cỡ Sau đó nhấn OK Bạn chịu khó thoát khỏi Excel, sau đó mở lại thì lệnh vừa rồi mới được thực thi. 6.Chỉnh font chữ mặc định trong Word Trong Word cứ mỗi lần qua trang mới là font chữ của bạn lại bị đổi đi. Bạn rất bực mình vì điều đó, đừng lo bạn chỉ cần chỉnh lại font chữ mặc định trong word là được. Bạn làm như sau: Nhấn Ctl-D hay vào Format/Font Chọn font là Vni-Times Sau đó nhấn Defalt…(mặc định) Máy của bạn sẽ hiện lên một bảng thông báo. Bạn nhấn Yes để đồng ý 7. Đánh số trang cho 2 cột trên cùng 1 mặt giấy trong MS Word Chọn Tools/Options/View Click chọn Field Codes. Nhấn ओके Vào menu View/Header and Footer nhấn nút Insert Page Number । Lúc này công thức {page} hiện lên trong khung Header. Đặt con nháy vào sau chữ page nhấn Insert page Number lần nữa Xóa đi những từ không cần thiết để thay vào đó là công thức {=2*{page}-1} Sau đó di chuyển phím Tab để con trỏ chuột qua bên phải và ghi công thức {=2*{page}} Đóng thanh công cụ Header and Footer. Vào lại menu Tools để bỏ chọn Field Codes. 8. Muốn có dòng tiêu đề ở mỗi trang trong Table giống nhau Chọn dòng làm tiêu đề (đặt con nháy ở dòng này) Nhấn phải chuột chọn Table Properties Trong hộp thoại Table Properties chọn thẻ Row Đánh dấu chọn “Repeats as header row at the top of each page” 9. Tăng tốc Start menu Chạy Regedit từ Start\Run Tìm đến khóa Hkey_Current_User\Control Panel\Desktop Thay đổi value của key Menu ShowDelay thành 0. Lưu ý: giá trị càng lớn thí tộc độ càng chậm Khởi động lại máy và xem kết quả 10. Hãy sử dụng chức năng Disk Defragmenter của Windows. Vào Start --> Programs --> Accessories --> Systems Tools --> Disk Defragmenter. Bạn cài một phần mềm nào đó và lúc khác bạn xóa nó đi, cứ như thế sẽ làm ổ cứng của bạn bị phân mảnh. Hãy chạy chức năng này để sắp xếp lại nhằm giúp cho việc truy xuất dữ liệu nhanh hơn. 11. “ĐÓNG BĂNG” DÒNG TIÊU ĐỀ Trong mỗi bảng tính thường có dòng tiêu đề cố định vị trí cho từng cột (column). Nếu bạn nhập dữ liệu trong nhiều dòng và tràn quá màn hình, công việc nhập dữ liệu sẽ rất khó khăn vì dòng tiêu đề “trôi” mất. Để “đóng băng” dòng tiêu đề, nhấn chuột chọn một ô ngay dưới dòng tiêu đề; chọn Window > Freeze Panes. Giờ bạn có thể thoải mái nhập dữ liệu với thanh tiêu đề luôn hiển thị ở phía trên bảng tính 12.Thủ thuật làm cho Win XP nhanh hơn Nhấp phải chuột vào My Computer chọn tab Advanced Nhấn vào chữ Settings trong mục Starup and Recovery Chọn giá trị là 3 cho cả hai mục Time to display list of operating systems: Time to display recovery options when needed 13. Cố định dòng tiêu đề trong WORD và EXCEL Khi một bảng tính trong Word hay Excel quá dài phải trải qua nhiều trang giấy sẽ gây khó khăn cho người xem khi nhớ các tiêu đề của các cột (hoặc hàng), vì thế bạn muốn mỗi khi qua trang mới thì các tiêu đề đó được tự động lập lại cho tiện việc quan sát thì có thể dùng phương pháp sau. 1.Trong Word: a. Bôi đen dòng tiêu đề bạn muốn lặp lại mỗi khi sang trang mới. b. Vào menu Table > Table Properties. c. Chọn thẻ Row, đánh dấu chọn vào dòng Repeat as Header row at the top of each page d. Nhấp OK để chấp nhận xác lập. Chú ý: Nếu bạn sử dụng ngắt trang kiểu Ctrl+Enter (hay Insert > Break > Next Page) giữa các trang thì phương pháp này không có tác dụng. 2. Trong Excel: a. Trên bảng tính cần định dạng bạn vào menu File > Page Setup. b. Chọn thẻ Sheet: ở dòng Rows to repeat at top bạn nhấp vào nút công cụ chọn vùng điều kiện phía sau, rồi phủ chọn dòng tiêu đề trên bảng tính mà mình muốn lập lại trên các trang c. Nhấp Ok để chấp nhận các xác lập Chú ý: Tương tự như vậy bạn hãy thử tiến hành việc cố định tiêu đề của một cột luôn ở bên trái khi thể hiện trên mỗi trang trong bảng tính Excel. 14. Hiện thị các thanh công cụ thường dùng Vào menu View/Toolbars. Chọn : Standard Formatting Drawing Tables and Borders Để hiện thị thanh thước kẻ Vào menu View/Ruler 15.Một số tổ hợp phím cần nhớ trong Excel CTRL – 1: vào menu Format/Cells CTRL – B: in đậm CTRL – I: in nghiêng CTRL – U: gạch chân CTRL – 7: tắt/mở thanh công cụ Standard CTRL – 9: xoá hàng mà bạn đang đặt con trỏ CTRL – SHIFT – 9: lấy lại hàng vừa xoá CTRL – 0: xoá cột mà bạn đang đặt con trỏ CTRL – SHIFT – 0: lấy lại cột vừa xoá CTRL – SHIFT – 5: định dạng phần trăm (%) CTRL – SHIFT - ~: định dạng trở về số tự nhiên mặc định CTRL – SHIFT - =: chèn thêm hàng, cột hay ô CTRL - –: xoá hàng, cột hay ô CTRL – SHIFT – 8: chọn nhanh bảng mà bạn đang đặt con trỏ CTRL – PHÍM DÀI: chọn hết các cột mà bạn đang chọn SHIFT – PHÍM DÀI: chọn hết các hàng mà bạn đang chọn CTRL – F3: đặt tên cho bảng (Insert/Name/Define) 16. Một số lỗi thường gặp trong Word hướng dẫn chi tiết hơn Các bạn đã đọc bài một số lỗi thường gặp trong Word ở bài trước nhưng chưa hiểu sâu về các lỗi. Ở bài hướng dẫn này sẽ chi tiết hơn. Nhiều bạn đang học chương trình tin học văn phòng, thường gặp phải những vấn đề liên quan đến chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word với những lỗi thường thấy như: lỗi chữ bị cách khoản, chữ bị gạch dưới màu đỏ (spelling), hay chữ i bị thay thế bằng chữ I và nhiều vấn đề khác. Để khắc phục những lỗi này, bạn nên đọc bài hướng dẫn sau để hiểu rõ hơn cách khắc phục cho Microsoft Word sao cho hạn chế tối đa các lỗi này xảy ra. Hầu như tất cả tùy chọn cấu hình của Microsoft Word đều nằm trong hộp thoại Options và Autocorect Options mà bạn có thể truy cập vào hộp thoại này bằng menu lệnh Tool để tùy chỉnh cấu hình. Đầu tiên bạn, hãy vào Tool >> Options để lập lại một số thông số sau: Thẻ View:Trong thẻ này bạn bỏ chọn 2 tùy chọn: Startup Task Pane: nếu chọn thẻ này thì mỗi khi mở Word lên màn hình sẽ hiển thị bảng trợ giúp Word Help làm chiếm chỗ không làm việc của Word. Tốt nhất là bạn nên bỏ đi Smart tag: là nút nhãn hiện lên tự động mỗi khi bạn nhập một text nào giống với những nhãn định nghĩa trong Smart Tag. Ví dụ như khi bạn đánh địa chỉ nhà theo định dạng nước ngoài thì thẻ này sẽ xuất hiện. Text boundaries: Đây là vùng biên bao quanh text. Nó giống như viền của đoạn vậy. Nhưng khi in ra vùng biên này không được in. Tuy nhiên khi bạn làm việc với nhiều bảng, hình thì vùng biên này lại làm bạn rối mắt. Thẻ General:Trong thẻ này bạn cấu hình lại: Bỏ chọn nút Automatically creates canvas when inserting AutoShapes: Đây là cái khung mà cứ xuất hiện mỗi khi bản Insert một Text box. Cái Canvas này có lợi khi bạn làm việc với 1 vài ảnh cùng nhóm. Bạn có thể gom nhiều ảnh cùng nhóm vào khung Canvas. Tuy nhiên, khi bạn làm việc với 1 hình đơn lẻ, nó trở nên thừa thải. Mearurement Units: Cái này là đơn vị đo trong Microsoft Word. Bạn nên chuyển sang Centimeters cho quen. Mặc định Word chọn đơn vị Inches. Cái này bạn sẽ thấy có nhiều lợi ít khi bạn chọn Margin cho trang. Thẻ Edit. Trong thẻ này bạn cũng thay đổi 2 thuộc tính. Insert/Past Pictures: Chổ này qui định cách thức mặc định của hình ảnh xuất hiện trên văn bản của bạn như thế nào. Mặc định hình ảnh sẻ được xem như 1 ký tự (In the line with text), nhưng thông thường chúng ta chọn cách Square để text bao quanh hình nhiều hơn. Bạn thay đổi cách thể hiện nào bạn thường dùng nhất. Bỏ chọn Smart cut and past: Tùy chọn này là nguyên nhân gây ra lỗi cách khoản trong khi soạn thảo. Khi bị lỗi này, chữ sẽ bị cách bở 1 khoản trắng. Bỏ tùy chọn này, bạn sẽ không bao giờ gặp lỗi này. Thẻ Spelling & Grammar: bỏ chọn tất cả các mục có chữ Check đứng đầu để làm mất những đường gạch chân màu đỏ dạng gợn sóng lăn tăn. Thẻ Save: Trong thẻ này bạn lại phải chọn thêm 2 tùy chọn. Chọn Always create backup copy: Đây là một tính năng hấp dẫn của MS Word 2003. Nó cho phép bạn tạo ra nhiều bạn dự phòng mỗi lần bạn đóng cửa sổ làm việc Word. Cái này khác với chức năng save Version trong Word. Chọn Auto Save Recover info every: Bạn chọn tùy chọn này và xác định thời gian cho chương trình tự Save lại thay đổi khi bạn làm việc. Cái này cứu được rất nhiều người khi họ gặp sự cố cúp điện. Xong phần Options, giờ thì bạn trở về Tool vào AutotCorrect Options để tiếp tục.Thẻ AutoCorrect: Bỏ chọn Show AutoCorrect Options button: Cái này cũng giống như nút Smart Tag. Nó làm rối mắt bạn khi làm việc. Nhưng nhớ khi bạn dùng tính năng này thì phải bật nó lên lại. Trong mục Replace text as you type, trong mục replace bạn nhập vào ký tự i để tìm đến dòng i ---> I. Chọn dòng này và xóa nó đi. Cái này dùng để khắc phục lỗi khi nhập ký tự i Word tự động chuyển sang i sang I. Thẻ SmartTag: Trong hộp thoại này bạn hãy bỏ chọn 2 tùy chọn: Label text with smart tag và Show Smart tag Action button để vô hiệu hóa chứ năng này! Đến đây xem như đã ổn. Các bạn sẽ không còn gặp những lỗi thông thường của Microsoft Word 2003 nữa!Thẻ AutoFormat As You Type: Bạn nên bỏ chọn mục Automatic bulleted lists và Automatic numbered lists mỗi khi không muốn các số thứ tự hay ký hiệu tự động. Đôi lúc khi bạn xài Tab thì chế độ Indent lại nhảy đi khi làm cho văn bản không đúng như ý muốn bạn nên bỏ chọn mục Set left-and first-indent with tabs and backspaces 17.Các tổ hợp phím hữu dụng. ALT – F4: thoát chương trình (nếu hiện bảng thông báo lưu hay không thì nhấn phím mũi tên trái hoặc phải để chọn yes hoặc no sau đó nhấn Enter) để kết thúc ALT – TAB: chuyển duyệt qua lại giữa các chương trình đang mở ALT – PHÍM DÀI – R: thu nhỏ cửa sổ về ban đầu ALT – PHÍM DÀI – X: phóng lớn cửa sổ ALT – PHÍM DÀI – N: nén cửa sổ làm việc thành biểu tượng trên thanh Taskbar CTRL – ESC hoặc nhấn phím có hình lá cờ: kích hoạt thanh menu Start CTRL – ESC – U (2 lần): tắt máy nhanh. (Máy bạn phải có chữ Turn Off 18.Tạo chữ chìm trong Word Vào menu Format>>Background>>Printed Watermark. Trong hộp thoại Printed Watermark, chọn Text Watermark Trong phần Text thay chữ ASAP bằng chữ mà bạn muốn, chọn màu cho chữ chìm này Nhấn nút Apply để thấy sự thay đổi. . tên cho bảng (Insert/Name/Define) 16. Một số lỗi thường gặp trong Word hướng dẫn chi tiết hơn Các bạn đã đọc bài một số lỗi thường gặp trong Word ở bài trước. sửa Nhấn Ok một lần nữa để hoàn tất. Và cuối cùng là nhấn Save lưu lại Bây giờ thì bạn có thể yên tâm để giữ kín bí mật mà không ai biết. 4. Một số lỗi thường