ĐIỀU TRA THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN QUA ĐÁNH GIÁ CỦA CÁC CÔNG TY GIAO NHẬN VÀ ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 3.1. Các hoạt động của quá trình GNHH XNK bằng đường biển. 3.1.1. Các hoạt động về GNHH XNK. Hoạt động của các công ty kinh doanh dịch vụ GNHH XNK có những đặc điểm riêng so với các công ty kinh doanh loại hình dịch vụ khác. Tác nghiệp công việc này như: nhân viên sale, nhân viên chứng từ, bộ phận giao nhận là những người trực tiếp tham gia nghiệp vụ này. Do tính chất của công việc nên họ thường xuyên gặp gỡ, giao tiếp với khách hàng (qua cả điện thoại và trực tiếp). Các nhân viên này chính là người tạo ra đơn hàng, doanh thu và uy tín cho công ty. Ngoài việc thực hiện các khâu nghiệp vụ GNHH XNK, họ còn phải hỗ trợ với phòng Marketing thiết lập các chương trình chăm sóc khách hàng hay tiếp thị và phải luôn luôn thay mặt công ty quan tâm đến khách hàng. Họ phải nắm vững chuyên môn GNHH XNK và các lĩnh vực khác liên quan như ngoại thương, thanh toán quốc tế, Trang 1 vận tải bảo hiểm… Đặc biệt đối với nhân viên sale phải giỏi ngoại ngữ và am tường luật lệ quốc tế, hiểu biết phong tục tập quán, quy định pháp luật ở những thị trường mà công ty đang hoạt động và có nghệ thuật thuyết phục khách hàng cao. Mỗi bộ phận trong công ty đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau nhưng phải luôn hỗ trợ thường xuyên với nhau để hiệu quả giao nhận từng đơn hàng đạt kết quả tốt. - Nhiệm vụ hàng đầu của bộ phận sale là phải tìm kiếm được ngày càng nhiều khách thuê dịch vụ của công ty. Để làm được điều này, họ cần phải thường xuyên liên hệ với khách hàng, cung cấp các thông tin về dịch vụ, bảng giá, những lợi ích của khách hàng khi họ sử dụng dịch vụ của công ty, từ đó thuyết phục họ sử dụng dịch vụ của công ty. Bên cạnh đó, các sale còn phải chú trọng đến cả việc chăm sóc khách hàng, sẵn sàng giải quyết các thắc mắc của khách hàng có liên quan đến dịch vụ giao nhận giao nhận và vận tải, áp dụng các biện pháp khuyến mãi, giảm giá mà công ty đưa ra… Đây chính là điều kiện tiên quyết để giữ khách hàng đã sử dụng dịch vụ của công ty trở thành khách hàng trung thành. - Nếu bộ phận sale giữ vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty thì bộ phận chứng từ lại giữ một nhiệm vụ quan trọng trong việc tổ chức giao nhận hàng hóa. Nhân viên chứng từ hàng xuất sẽ liên hệ với phòng sale và bộ phận giao nhận hiện trường để lập ra một bộ chứng từ chính xác phục vụ cho việc nhận hàng ở cảng đến, đồng thời cung cấp cho phòng kế toán biết giá cả dịch vụ để Trang 2 phòng kế toán có kế hoạch thu phí từ khách hàng. Nhân viên chứng từ hàng nhập phải liên hệ thường xuyên với các hãng tàu để biết được thông tin về hàng hóa, sau đó thiết lập các chứng từ cần thiết cho việc đưa hàng về kho và phân phối hàng (nếu là hàng lẻ) cho khách hàng. - Đóng một vai trò cũng không kém phần quan trọng là bộ phận giao nhận, tức bộ phận hiện trường. Nhân viên giao nhận có nhiệm vụ chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng trước khi ra cảng, chịu trách nhiệm lưu hàng vào kho nếu hàng đóng tại kho và đóng hàng trực tiếp vào container nếu đóng hàng tại bãi, kiểm tra tình hình thực tế hàng hóa về khối lượng và số lượng, kịp thời thông báo những sai lệch để bộ phận chứng từ lập được một bộ chứng từ phù hợp cho việc giao nhận. Hoạt động GNHH XNK vốn mang tính chất thời vụ. Do đó, để hoạt động kinh doanh của công ty trong mùa hàng xuống vẫn ổn định thì công ty thường tổ chức các chương trình hỗ trợ khách hàng như: trích thêm phần hoa hồng cho khách hàng có lượng hàng hóa giao nhận lớn, hoặc cho các khách hàng thường xuyên sử dụng dịch vụ của công ty, quan tâm tới khách hàng vào các dịp đặc biệt,… ngoài ra các công ty giao nhận cũng phải luôn tìm biện pháp đê nâng cao chất lượng dịch vụ nhưng với giá không đổi. Trang 3 3.1.2. Quá trình hệ thống trong quản lý công ty. Các loại hình doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ GNHH XNK đều có quá trình hệ thống trong quản lý công ty theo các bước cơ bản sau: - Tuyển dụng nhân sự làm công việc GNHH XNK. Số lượng và yêu cầu của vị trí tuyển dụng sẽ xuất phát từ nhu cầu thực tế ở thời điểm hiện tại của doanh nghiệp. Nhưng về cơ bản hầu hết các ứng viên đều phải có sự hiểu biết về ngành GNHH XNK, trình độ tiếng anh giao tiếp từ mức khá trở lên, đặc biệt là phải có tính cẩn thận và mẫn cán trong công việc. - Đào tạo và tái đào tạo cho các nhân viên làm các công việc liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ GNHH XNK. Do yêu cầu đặc thù của ngành GNHH XNK nên các công ty giao nhận phải có kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp, làm việc với các chuẩn mực và thông lệ quốc tế, kiến thức kỹ năng và các thông tin liên quan phải được cập nhật liên tục. Mặt khác, do nguồn đào tạo nhân lực chính quy ngành giao nhận vận tải còn hạn chế nên các công ty sau khi tuyển dụng nhân viên đều có kế hoạch trang bị kiến thức nghề nghiệp bằng các khóa tự mở trong nội bộ công ty cho các nhân viên mới. - Chỉ đạo, giám sát và hướng dẫn trực tiếp các nhân viên trong quá trình thực hiện nghiệp vụ GNHH XNK. - Theo dõi và kiểm soát các vấn đề nảy sinh trong lúc thực hiện quy trình GNHH XNK. - Triển khai các hoạt động hỗ trợ và phòng ngừa (như tờ khai hải quan hoặc chứng từ bị sai, rớt hàng, hàng hóa giao nhận bị hư, thiệt hại) trong quá trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận. - Đánh giá chất lượng của hệ thống quản lý nội bộ và điều chỉnh những tồn tại trong doanh nghiệp. Trang 4 3.1.3. Áp dụng các phương pháp đánh giá hiệu quả hoạt động GNHH XNK bằng đường biển trong các công ty giao nhận tại TP. HCM. Trên cơ sở phân tích nghiệp vụ GNHH XNK bằng đường biển, luận văn đã tiến hành điều tra thực tế những ý kiến phản hồi của các nhân viên giao nhận ở các loại hình doanh nghiệp khác nhau hoạt động trong lĩnh vực GNHH XNK. Qua xử lý số liệu điều tra có thể cho biết danh mục ưu tiên trong quá trình thực hiện nghiệp vụ này. Các bước kỹ thuật đánh giá được áp dụng trong quá trình thực hiện theo 4 bước cơ bản: Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh (Plan – Do – Check - Act). Bảng 3.1. Kỹ thuật áp dụng vào quản lý nghiệp vụ GNHH XNK bằng đường biển. Tiến trình Mục đích Nội dung triển khai Trang 5 Lập kế hoạch - Lập kế hoạch cho các quá trình. - Chuẩn đoán các vấn đề cần điều tra. - Đưa ra các dự án đề nghị. Quá trình tiến hành điều tra thực tế của luận văn: - Viết phiếu điều tra ( Có tham khảo ý kiến của các đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực GNHH XNK ). - Lấy ý kiến phản hồi của những người thực hiện công việc giao nhận. - Xử lý số liệu điều tra theo phương pháp chất lượng, trung bình trọng số. - Phân tích kết quả điều tra, đối chiếu với các nguồn thông tin khác. - Xếp danh mục ưu tiên để phân tích. - Đề xuất phương án với các công ty giao nhận. Thực hiện Thực hiện dự án phân tích. Các bước triển khai như sau: 1) Xác định ranh giới cho quá trình nhóm thực hiện GNHH XNK bằng đường biển. 2) Xác định điểm mạnh, yếu của quá trình thực hiện và ghi nhận bằng văn bản. 3) Lựa chọn các quá trình đánh giá cho các nhóm thực hiện hoạt động GNHH XNK bằng Trang 6 đường biển. 4) Đưa ra các thỏa thuận đối với việc đánh giá. Kiểm tra Đối chiếu các việc đã làm được với các việc trong kế hoạch. 5) Phân tích các thông tin và so sánh các hoạt động của nhóm thực hiện GNHH XNK bằng đường biển. 6) Lập kế hoạch hành động và sửa đổi các hoạt động của nhóm thực hiện công việc GNHH XNK. Điều chỉnh - Tiến hành sửa chữa, cải tiến. - Làm PCDA lần 2. 7) Theo dõi quá trình thực hiện nghiệp vụ GNHH XNK. 8) Điều chỉnh, định cỡ lại nội dung điều tra. Áp dụng việc đánh giá quá trình GNHH XNK bằng đường biển trong luận văn theo các bước như sau: - Xác định về nhu cầu sử dụng dịch vụ GNHH XNK bằng đường biển được đặt ra với các hoạt động của nghiệp vụ giao nhận thực tế. - Những kinh nghiệm, các kiến thức và các thông tin về sử dụng dịch vụ GNHH XNK bằng đường biển trong việc quản lý quy trình GNHH XNK ít đề cập đến hơn. Trang 7 - Việc lựa chọn hình thức giao nhận phù hợp với tình hình thực tế của khách hàng. - Bảng điều tra được thiết kế theo sự nhận thức và nhu cầu của từng công ty và với những mô hình quản lý khác nhau đòi hỏi sự thỏa mãn của khách hàng về dịch vụ GNHH XNK bằng đường biển. - Vấn đề quan trọng là mỗi loại hình công ty khác nhau thì có lượng đội ngũ nhân sự khác nhau. Do đó, sẽ khác nhau về phương thức cải thiện và đào tạo đội ngũ nhân sự. - Luận văn chỉ tập trung vào các yếu tố nội tại trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ GNHH XNK tại TP. HCM cùng những người trực tiếp thực hiện thực hiện nghiệp vụ giao nhận này, và cố gắng phát họa một cách khách quan những ảnh hưởng đến công tác giao nhận này. - Để đảm bảo độ tin cậy khách quan cao nhất thì số liệu điều tra được các chuyên viên thống kê và tiến hành xử lý. - Các công việc cần tiến hành trung thực sẽ xác định vị trí ưu tiên theo các cấp độ khác nhau. 3.2. Điều tra về thực trạng công tác GNHH XNK bằng đường biển trong các công ty giao nhận tại TP. HCM. Trang 8 3.2.1. Cách viết phiếu điều tra. Để các ý kiến phản hồi của đối tượng công tác trong lĩnh vực giao nhận được thăm dò ý kiến mang tính khách quan và độ tin cậy có thể bảo đảm được, phiếu điều tra của luận văn được thiết kế ở dạng khuyết danh nhưng có đề cập đến các khía cạnh: chức danh người được thăm dò ý kiến, thời gian công tác trong lĩnh vực giao nhận, loại hình doanh nghiệp đang công tác, đội ngũ nhân sự và thời gian hoạt động của doanh nghiệp.  Bước 1: Lựa chọn đối tượng tập trung chủ yếu vào các công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận.  Bước 2: Phân theo thời gian hoạt động của doanh nghiệp, loại hình doanh nghiệp, đội ngũ nhân sự, chức danh của người thực hiện phiếu thăm dò và thời gian công tác của họ trong lĩnh vực giao nhận. Chức danh, thời gian làm việc và loại hình doanh nghiệp cũng cho biết cách thức làm việc của những công ty giao nhận có sự khác nhau, đặc biệt là chức danh và thời gian công tác trong lĩnh vực giao nhận nói lên được sự hiểu biết của họ về lĩnh vực chuyên môn GNHH XNK. Đối với những người trực tiếp thực hiện công tác này Trang 9 có thể nói kinh nghiệm và sự mẫn cán trong công việc là một yếu tố quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả làm việc của công ty. Thời gian công tác trong lĩnh vực giao nhận cũng như thời gian hoạt động của doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng trong sự hiểu biết của họ về GNHH XNK bằng đường biển. Trong phiếu thăm dò ý kiến của luận văn được phân thành 5 cấp độ: chức danh, loại hình doanh nghiệp, đội ngũ nhân sự doanh nghiệp, thời gian hoạt động của doanh nghiệp và thời gian công tác trong lĩnh vực giao nhận. Bảng 3.2. Phân loại theo thời gian hoạt động của doanh nghiệp. Thời gian hoạt động Đặc điểm 1 – 3 năm 4 – 6 năm 7 – 20 năm Trên 20 năm Đặc điểm chung - Mới tham gia vào thị trường GNHH XNK. - Rất quan tâm tới sự đánh giá của khách - Kiểm soát chặt chẽ các hoạt động để nâng cao uy tín với khách hàng. .- Xây dựng được nhiều mối quan hệ trong các dịch vụ cung cấp. - Mở thêm - Có tên tuổi trên thị trường. - Nguồn vốn mạnh, đầu tư thêm các dịch vụ kinh Trang 10 [...]... nâng cao hiệu quả hoạt động GNHH XNK trong các công ty giao nhận tại TP HCM Trang 14 Bảng 3.5 Nội dung quá trình cải tiến hoạt động GNHH XNK trong các công ty giao nhận tại TP HCM STT 1 Nội dung điều tra Vấn đề liên quan Quá trình cần cải tiến Câu hỏi liên quan Mức độ sử dụng Sự lựa chọn Đánh giá hiệu quả trung 1, 2, 4, 10 dịch vụ GNHH của khách thực về dịch vụ GNHH XNK bằng đường hàng XNK bằng đường biển. .. các vấn đề cần phải biển 2 thực hiện nghiệp vụ 1, 2, 5, 7, 8 hoàn thiện GNHH XNK 3 Rủi ro đối với hàng Nguyên nhân Những vấn đề ảnh hóa giao nhận rủi ro 3, 4 hưởng trực tiếp tới hàng hóa giao nhận 4 Phương pháp tìm kiếm hóa giao nhận khách hàng Sắp xếp công việc Năng lực làm Điều phối hợp lý lượng giữa các nhân viên việc của nhân công việc của từng viên 6 Nguồn hàng giao nhận 5 Cơ cấu hàng hóa nhân... trình thực hiện nghiệp vụ GNHH XNK, rủi ro đối với hàng hóa giao nhận, cơ cấu hàng hóa giao nhận, mức độ quan tâm đến đánh giá của khách hàng, mức độ sử dụng các loại hình dịch vụ giao nhận Nhóm 2: Gồm 4 câu hỏi còn lại (5, 6, 7, 9) được thiết kế để tìm ra các yếu tố thuộc về nhân lực ảnh hưởng tới hiệu quả của hoạt động giao nhận GNHH XNK bằng đường biển Bốn chỉ tiêu lớn được lựa chọn là: Sắp xếp công... vụ GNHH XNH bằng đường biển) cần được quan tâm nhiều nhất (trung bình trọng số là cao nhất: 21,5%), trong đó sự cẩn thận, chính xác và sự trung thực Trang 24 với khách hàng là cần thiết nhất trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động GNHH XNK của các công ty giao nhận tại TP HCM Đứng thứ 2 là chỉ tiêu 1 (mức độ sử dụng dịch vụ GNHH XNK bằng đường biển) có trung bình trọng số là 21,3% Để nâng cao mức độ... tố chính tác động đến hiệu quả hoạt động GNHH XNK bằng đường biển - Uy tín và chính sách của công ty, cơ cấu hàng chủ định và chỉ định - Tác động của thị trường hiện nay - Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ Các quá trình điều tra trong phiếu thăm dò của luận văn xuất phát từ thực tế của nhu cầu thị trường dịch vụ GNHH XNK bằng đường biển tại TP HCM Nội dung các quá trình liên quan đến nhu cầu cần phải nâng. .. 3 4 Giao nhận hàng nguyên container chiếm chủ yếu Giao nhận hàng rời chiếm chủ yếu Tổng điểm 51 67 49 12 0 694 25.2% 42 169 83 314 40 195 8 32 6 6 684 2756 24.8% Chỉ tiêu 4 Cơ cấu hàng chỉ định chiếm chủ yếu Giao nhận hàng nguyên container chiếm chủ yếu Giao nhận hàng rời chiếm chủ yếu Cơ cấu hàng chủ định chiếm chủ yếu Mq% 26.5% 25.2% 24.8% 23.5% Hình 3.4 Biểu đồ đánh giá cơ cấu hàng hóa giao nhận. .. độ sử dụng dịch vụ GNHH XNK bằng đường biển, thì việc thực hiện công việc hiệu quả và giá cả cạnh tranh là điều các doanh nghiệp cần phải chú trọng trước tiên Đồng thời để dịch vụ GNHH XNK bằng đường biển đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì các loại hình doanh nghiệp giao nhận tại TP HCM cũng cần quan tâm đến việc tìm kiếm nguồn hàng chủ định, tối thiểu hóa lượng hàng hóa bị hư / thiệt hại trong... bãi Dịch vụ khai thuê hải quan Giao nhận Mq% 25.5% 23.8% 23.8% 14.8% Trang 29 5 vận tải nội địa Dịch vụ phân loại, đóng gói bao bì hàng hóa 12.2% Hình 3.3 Biểu đồ đánh giá mức độ sử dụng các loại hình dịch vụ giao nhận dựa vào chỉ tiêu 10 Bảng 3.13 Kết quả điều tra về cơ cấu hàng hóa giao nhận XNK bằng đường biển STT 1 2 Chỉ tiêu 4 Cơ cấu hàng chủ định chiếm chủ yếu Cơ cấu hàng chỉ định chiếm chủ yếu... hưởng tới hiệu quả của hoạt động giao nhận GNHH XNK bằng đường biển, nó bao gồm các chỉ tiêu nhỏ 5 x 3 + 4 =19 (chỉ tiêu nhỏ) + Tổng cộng 2 nhóm có: 27 + 19 = 46 chỉ tiêu nhỏ Câu 1: Điều tra về mức độ sử dụng dịch vụ GNHH XNK bằng đường biển Câu 2: Điều tra về các nguyên tắc cần thiết trong quá trình thực hiện nghiệp vụ GNHH XNK Câu 3: Điều tra về những rủi ro xảy ra đối với hàng hóa giao nhận Câu 4:... có sự tham gia đóng góp ý kiến của các nhà quản lý công tác trong các công ty giao nhận trong và ngoài nước Bản câu hỏi được thiết kế như sau: Nhóm 1: Gồm những câu hỏi 1, 2, 3, 4, 8, 10 dùng để đánh giá dịch vụ giao nhận hàng hàng hóa XNK bằng đường biển của các doanh nghiệp cung cấp dựa trên 6 chỉ tiêu lớn là: Mức độ sử dụng dịch vụ GNHH XNK bằng đường biển, các nguyên tắc cần thiết trong quá trình . TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN QUA ĐÁNH GIÁ CỦA CÁC CÔNG TY GIAO NHẬN VÀ ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG. NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 3.1. Các hoạt động của quá trình GNHH XNK bằng đường biển. 3.1.1. Các hoạt động về