Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Lê Đình Thái TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ THỰC TRẠNG CHÍNH SÁCH HỖ TRỢ ĐẠI LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM SÀI GỊN I 2.1 Tổng quan Cơng ty Cổ phần thực phẩm Sài Gòn I 2.1.1 Giới thiệu Cơng ty Cổ phần thực Phẩm Sài Gịn I Tên Cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI SÀI GỊN I Tính đến nay, Cơng ty trịn 20 năm tuổi, đời ngày 18/09/1992, sau 20 năm hoạt động Công ty khẳng định uy tín vị thị trường mua bán rượu thực phẩm thành phố Hồ Chí Minh nói riêng nước nói chung Công ty chuyên kinh doanh sản phẩm rượu thực phẩm chức hãng tập đoàn lớn nước Remy Cointrau, Marie Brizard… phân phối, với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp có trình độ, Cơng ty cam kết đem đến cho khách hàng sản phẩm “ chất lượng với giá cạnh tranh dịch vụ tốt nhất” Các sản phẩm cơng ty kinh doanh: gồm dịng rượu ưa chuộng rượu vodka, rượu cognac, rượu vang, rượu Whisky, rượu brandy, loại rượu mùi dùng để pha chế, syrup loại bột thực phẩm bột collagen, bột trái tươi Acai, acerola thương hiệu hàng đầu giới rượu thực phẩm như: St Remy vsop, St Remy XO, Blakvodka, Tequila, Galliano, Jimbeam, Cointreau, Marie Brizard, Esteem collagen, Esteem Acai, Esteem acerola… Và sản phẩm chia thành nghành hàng chính: rượu thực phẩm Hiện cơng ty quản lý hợp tác với khoảng gần 400 Đại lý - Cửa hàng 16 tỉnh Miền Trung - Tây Nguyên Địa chỉ: Công ty CP THỰC PHẨM SXTM SÀI GÒN I: số 131 Calmette Phường Nguyễn Thái Bình Quận – Tp Hồ Chí Minh ĐT: 08.38250357 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Công ty Cổ phần thực phẩm sx-tm Sài Gòn I 2.1.2.1 Chức Cơng ty SVTH: Phạm Hữu Lâm 09HQT2 Khóa luận tốt nghiệp - GVHD: ThS Lê Đình Thái Tổ chức mạng lưới bán hàng tiêu thụ sản phẩm rượu ngoại công ty nhập phân phối - Là đơn vị trung gian nhà phân phối đại lý Nghiên cứu thị trường, vạch chiến lược kinh doanh cho thời kỳ tham mưu cho lãnh đạo công ty, hoạt động theo chế thị trường 2.1.2.2 Nhiệm vụ Công ty - Tổ chức bán hàng từ khâu tiếp thị đến sách hậu khn khổ chi phí lợi nhuận khốn Các sách quảng cáo, khuyến với quy mơ lớn mang tính chiến lược, lập kế hoạch trình giám đốc cơng ty xét duyệt - Quản lý công nợ thu hồi công nợ - Tổ chức quản lý kho hàng công ty giao theo chế độ tài nhà nước qui định công ty - Tổ chức tuyển dụng sử dụng lao động hợp lý phục vụ cho hoạt động kinh doanh công ty Thực đầy đủ chế độ nhà nước qui định công ty người lao động - Quản lý phát triển nguồn vốn tài sản công ty 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần thực phẩm Sài Gòn I 2.1.3.1 Sơ đồ máy tổ chức Hội đồng Quản trị Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức máy cơng ty Giám đốc Ban kiểm sốt Phịng HC-KT-TH ành nhân Phịng kinh doanh Kế toán Kho hàng Tổ thị trường Tổbán hàng SVTH: Phạm Hữu Lâm 09HQT2 Kế toán Thị trường Bán hàng Kho hàng Tổ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Lê Đình Thái : Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức 2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phịng ban Cơng ty a Hội đồng quản trị Là quan quản trị cao công ty Hội đồng quản trị đại hội cổ đông bầu ra, nhân danh công ty để giải vấn đề liên quan đến việc quản lý hoạt động công ty chi nhánh b Ban kiểm soát Cơ quan thay mặt cho cổ đơng cơng ty tham gia kiểm sốt, giám sát hoạt động kinh doanh, quản trị điều hành công ty chi nhánh c Phòng Giám đốc - Là người đại diện pháp lý công ty, chịu trách nhiệm cao trước Hội đồng quản trị pháp luật hoạt động công ty - Chịu trách nhiệm quản lý điều hành hoạt động công ty người định tất chủ trương, sách, tổ chức chế độ tài cơng ty thị trường , đơn đốc trưởng phịng kinh doanh việc thực kinh doanh phù hợp với luật pháp quy định liên quan nhà nước Thẩm tra phê duyệt báo cáo quan trọng cấp gửi lên như: Chính sách kinh doanh, kết thực kế hoạch, quy hoạch, phát triển cơng ty - Có nhiệm vụ xây dựng thực chiến lược công ty, lập kế hoạch kinh doanh, triển khai thực chiến lược, sách chịu trách nhiệm chung trước Hội đồng quản trị - Đề định nhiệm vụ, biện pháp thực cần thiết cho thời kỳ phù hợp với tình hình thực tế để thực kế hoạch chung mơ hình cơng ty SVTH: Phạm Hữu Lâm 09HQT2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Lê Đình Thái - Hàng năm phải tổng kết hiệu thực chiến lược kế hoạch đề ra, rút kinh nghiệm làm sở hiệu chỉnh công tác thực cho năm sau - Cuối năm hoạt động phải tổ chức báo cáo kết kinh doanh cho Hội đồng quản trị đưa đề xuất, kế hoạch kinh doanh cho năm d Phòng hành - kế tốn - tổng hợp - Quản lý chung tồn hoạt động tài kế tốn tổng hợp công ty - Đề xuất ý kiến việc xây dựng chiến lược phát triển sách tiền lương, bảo hiểm, phúc lợi xã hội - Làm báo cáo tổng hợp gửi quan chức năng, Hội đồng quản trị Ban kiểm sốt cơng ty theo định kỳ - Báo cáo tư vấn cho Giám đốc vấn đề liên quan đến cơng tác tài - kế tốn, công tác nhân sự, quản lý chung mặt tài tồn cơng ty Đảm bảo khai thác, sử dụng nguồn vốn công ty cách hiệu - Giám sát hoạt động tài tồn cơng ty, phản ánh đầy đủ hoạt động kinh tế phát sinh trình kinh doanh phịng ban, đơn vị trực thuộc cơng ty - Lập kế hoạch nhu cầu nguồn vốn phục vụ kinh doanh định kỳ, theo dõi chặt chẽ hoạt động kế tốn tài tồn cơng ty, chủ động đảm bảo nguồn vốn phục vụ kinh doanh - Tiến hành phân tích tiêu tài theo quy định để báo cáo tham mưu cho Giám đốc việc quản lý sử dụng hiệu nguồn vốn tài cơng ty - Phối hợp với Phịng kinh doanh xây dựng hồn chỉnh pháp lý, nghĩa vụ quy chế tiêu thụ, chương trình khuyến mại Của cơng ty ban hành theo thời điểm e Phòng kinh doanh - Chịu trách nhiệm toàn hoạt động kinh doanh công ty trước Giám đốc - Đảm bảo tính pháp lý hệ thống phân phối Đại lý, Cửa hàng với công ty (hợp đồng kinh tế, giấy phép kinh doanh ) - Trực tiếp quản lý điều hành nhân viên thị trường khu vực tỉnh SVTH: Phạm Hữu Lâm 09HQT2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Lê Đình Thái - Triển khai cơng tác định kỳ chăm sóc hệ thống Đại lý, Cửa hàng nhằm kiểm tra bổ sung mẫu mã, tăng cường quan hệ với Đại lý, chọn lọc ưu đãi Đại lý có khả năng, uy tín - Phối hợp với phận công ty để trực tiếp giải hợp lý, nhanh gọn, quy trình vấn đề phát sinh sau bán như: sai sót tiêu kỹ thuật sản phẩm, chủng loại, số lượng, màu sắc theo trình tự - Nghiên cứu, đưa giải pháp thiết thực công tác thị trường nhằm nâng cao tính hấp dẫn, thích ứng sản phẩm so với đối thủ, phát kịp thời nhược điểm chế, sách, dịch vụ chăm sóc khách hàng với mục đích đẩy mạch tiêu thụ sản phẩm uy tín thương hiệu - Giám sát, cập nhật toàn nhu cầu, thị hiếu khách hàng, kết hoạt động kinh doanh theo tháng, quý, năm hệ thống Đại lý, cửa hàng sản lượng, chủng loại mẫu mã, khả tốn để có giải pháp thích hợp với đối tượng - Tham mưu cho Giám đốc công tác bán hàng, hoạt động phân phối hàng hoá, xúc tiến bán hàng, đề xuất ý kiến việc xây dựng chiến lược Marketing, sách tiêu thụ sản phẩm đẩy mạnh thương hiệu - Chịu trách nhiệm việc xây dựng tổ chức triển khai kế hoạch nghiên cứu, khảo sát phát triển thị trường, tìm kiếm nguồn hàng đầu sản phẩm - Phối hợp với phòng tài kế tốn tổng hợp xây dựng kế hoạch cơng tác tuần, tháng cho tồn cơng ty 2.1.4 Thị trường tiêu thụ sản phẩm công ty cổ phần thực phẩm Sài Gịn I miền trung Cơng ty cổ phần thực phẩm Sài Gịn I có nhiều đại lý phân phối tồn quốc, miền Trung Cơng ty đơn vị phân phối sản phẩm rượu thực phẩm chức 12 tỉnh khu vực miền Trung (từ Nghệ An đến Ninh Thuận) tỉnh Tây Nguyên (Gia Lai, Kontum, Đăc Lăk, Lâm Đồng) Đây thị trường tương đối rộng lớn với điều kiện tự nhiên phức tạp Hiện tại, công ty mở thêm chi nhánh Vinh Nha Trang để tiện cho công việc kinh doanh công tác hỗ trợ vận chuyển, dự trữ hàng hóa cơng ty Với số lượng đối thủ cạnh tranh ngày gia tăng, nguy thu hẹp thị phần ngày lớn, công ty Sài Gịn I tìm cách thâm nhập sâu vào thị trường thông qua việc nâng cao chất lượng cung cấp sản phẩm, sách SVTH: Phạm Hữu Lâm 09HQT2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Lê Đình Thái giá tăng cường sách hỗ trợ cho khách hàng, đặc biệt khách hàng Đại lý SVTH: Phạm Hữu Lâm 09HQT2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Lê Đình Thái 2.2 Yếu tố nguồn lực tình hình hoạt động kinh doanh Công ty từ năm 2008 đến năm 2010 2.2.1 Nguồn nhân lực Công ty Đây yếu tố tiên cho vững mạnh công ty Với đặc thù mặt hàng kinh doanh rượu thực phẩm, cơng ty thực phẩm Sài Gịn I xây dựng cho lực lượng cơng nhân viên vững trình độ - nghiệp vụ ln có biện pháp trau dồi giao tiếp với khách hàng Tại công ty, khả đáp ứng yêu cầu chất lượng công việc nhân viên thực đánh giá thường xuyên (6 tháng lần) Qua lần đánh giá trưởng đơn vị trao đổi với nhân viên khuyết điểm, xác định nhu cầu đào tạo, mục tiêu cá nhân mục tiêu tập thể mà nhân viên cần đạt ghi lại hồ sơ đánh giá làm sở cho công việc xét lương, thưởng cho nhân viên Nhu cầu nguồn nhân lực xác định thông qua kế hoạch sản xuất kinh doanh kết phân tích công việc Mỗi nhân viên công ty đào tạo để nhận thức vai trò họ công ty mối quan hệ tầm quan trọng công việc họ thực hay góp phần đạt mục tiêu chiến lược công ty Theo số liệu thực tế tháng năm 2011, tổng số cán công nhân viên Thạch bàn 40 người, tăng người so với năm 2010 tăng người so với năm 2009 vượt 14 người so với năm 2008 Số lượng nhân viên tăng thêm phần lớn phân bổ cho phịng kinh doanh phịng kế tốn đặc biệt tăng lao động nam giới Điều xuất phát từ nhu cầu mở rộng thị trường lượng cầu tăng từ phía khách hàng Xét mặt tổng thể, số lượng lao động công ty ổn định, có dịch chuyển hay biến động Cụ thể cho bảng số liệu sau: Bảng 2.1: Bảng kết cấu lao động Công ty từ năm 2008 2010 SVTH: Phạm Hữu Lâm 09HQT2 Khóa luận tốt nghiệp Chỉ tiêu Tổng số nhân viên Theo trình độ học vấn - Đại học - Cao đẳng - Trung cấp - THPT Theo tính chất công việc - Lao động trực tiếp - Lao động gián tiếp Năm 2008 Số Tỷ lượng trọng người (%) 24 100 GVHD: ThS Lê Đình Thái Năm 2009 Số Tỷ lượng trọng người (%) 31 100 Năm 2010 Số Tỷ lượng trọng người (%) 36 100 16 4 66.66 16.67 16.67 16 6 51.62 19.35 9.68 19.35 17 47.22 25.00 11.11 16.67 18 75.00 25.00 24 77.42 22.58 28 77.78 22.22 16.67 16.13 13.89 8.33 6.45 8.33 4.17 25.00 3.22 25.80 11 2.78 30.56 8.33 6.45 5.56 16.67 20.83 19.35 16.13 25.00 13.89 + Quản lý 4.17 3.22 2.78 + Nhân viên 16.66 12.91 11.11 25.00 29.03 25.00 + Quản lý trực tiếp + Quản lý gián tiếp Theo phòng ban, đơn vị - Phòng Giám đốc - Phòng kinh doanh + Quản lý + Nhân viên - Phòng TCKT - TH - Kho ( Nguồn: phòng HC-KT- TH) SVTH: Phạm Hữu Lâm 09HQT2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Lê Đình Thái 2.2.2 Tình hình tiêu thụ sản phẩm Với bề dày kinh nghiệm, kể từ hình thành vào hoạt động, Cơng ty thực phẩm Sài Gòn I gặt hái khơng thắng lợi, bước khẳng định vị trí địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng tồn quốc nói chung Đề cao phương châm tơn trọng đảm bảo lợi ích khách hàng, công ty nổ lực học hỏi cung cách phục vụ nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu ngày cao người tiêu dùng Vì vậy, doanh số tiêu thụ công ty tăng qua năm thương hiệu nhập phân phối rượu, thực phẩm cơng ty thực phẩm Sài Gịn I nhiều người biết đến tin dùng Bảng 2.2 Bảng doanh thu bán hàng giai đoạn năm 2008 – 2010 (Đvt: 1000 đồng) Năm 2008 Chỉ tiêu Giá trị Công ty giỏ quà – 6,952,178 Tỷ trọng (%) Năm 2009 Tỷ Giá trọng trị (%) 39.01 7,269,539 Bar Cửa hàng – Đại lý Khách hàng Tiêu dùng nhỏ lẻ Tổng 8,371,590 2,496,392 17,820,16 46.98 9,086,901 14.01 100 1,817,380 18,173,82 40 Năm 2010 Giá trị 8,750,880 Tỷ trọng (%) 39.74 50 12,227,370 55.53 10 1,041,910 4.73 100 22,020,16 100 (Nguồn: Phòng HC - K T - TH) SVTH: Phạm Hữu Lâm 09HQT2 Khóa luận tốt nghiệp 10 GVHD: ThS Lê Đình Thái Biểu đồ 2.1: Doanh thu bán hàng giai đoạn năm 2008 – 2010 Nhận xét: Doanh thu công ty tăng qua năm, nhiên mức độ tăng không nhau, đồng thời có chuyển đổi mạnh mẽ đối tượng khách hàng cơng ty Nghĩa là, năm 2008, lượng khách hàng công ty giỏ quà – bar cịn chiếm tỷ trọng lớn mức 6,952,178 (nghìn đồng), chiếm 39.01% Trong đó, khách hàng cửa hàng – đại lý chiếm 8,371,590 (nghìn đồng), tương đương với 46.98% Còn lại khách hàng tiêu dùng nhỏ lẻ Điều thể tính chưa hiệu việc lựa chọn khách hàng, khách hàng mục tiêu lớn nhất, quan trọng công ty phải cửa hàng Đại lý – đối tượng khách hàng trung thành, có tiềm phát triển đem lại lợi nhuận cao, ổn định cho cơng ty Chính mà tổng doanh thu năm 2008 đạt 17,820,160 (nghìn đồng) Đến năm 2009, tình hình có chiều hướng khả quan phân chia khách hàng, nhiên lợi nhuận tăng lên khơng nhiều, đạt mức 18,173,820 (nghìn đồng) Bước sang năm 2010, với sách, chiến lược mới, cơng ty tạo đột phá lớn kinh doanh, nâng mức lợi nhuận lên 22,020,160 (nghìn đồng), đặc biệt đó, giá trị khách hàng Đại lý – cửa hàng gia tăng vượt bậc đạt mức 12,227,370 (nghìn đồng) chiếm 55.53% tổng doanh thu Điều tạo tảng đòn bẩy để hoạt động kinh doanh công ty ngày hiệu SVTH: Phạm Hữu Lâm 09HQT2 Khóa luận tốt nghiệp 14 GVHD: ThS Lê Đình Thái rượu thực phẩm Qua bảng thống kê ta nhận thấy rằng, số lượng Đại lý có phạm vi vùng khơng đồng đều, hiệu số tỉnh , thành phố lớn như: Nghệ An, Đà Nẵng, Quảng Nam, Phú Yên, Nha Trang, Đaklak, Lâm Đồng Ngoài cán tỉnh khác số lượng Đại lý rải rác, chiếm thị phần nhỏ Có điều dễ nhận thấy rằng, thị trường công ty tỉnh giáp Tây Nguyên Tây nguyên mỏng, năm 2008, tỉnh Komtum, Gia Lai, Bình Định, thị trường dần mở rộng, qua năm gần công ty lại trọng đến khu vực Bắc Trung Bộ Trung Trung Bộ để khai thác Với sách hỗ trợ Đại lý đa dạng rộng khắp như: Hỗ trợ quảng cáo, khuyến mại, vận chuyển, dự trữ, với thị trường không đạt tiêu hiệu quả, chi phí vận chuyển, quảng cáo bị lãng phí q mức Do cơng ty cần đẩy mạnh mảng thị trường, cho đội ngũ nhân viên thâm nhập sâu vào tỉnh cịn khai thác, đồng thời phải gia tăng thêm hoạt động quảng bá, sách marketing thực thiết thực vấn đề hỗ trợ khách hàng, dịch vụ khách hàng, đặc biệt khách hàng Đại lý nhằm nâng cao hiệu kinh doanh thương hiệu rượu nhập công ty thực phầm Sài Gòn I nâng cao lực cạnh tranh so với đối thủ khác thị trường SVTH: Phạm Hữu Lâm 09HQT2 Khóa luận tốt nghiệp 15 GVHD: ThS Lê Đình Thái Bảng 2.6: Bảng thống kê số lượng Đại lý Công ty phân theo khu vực địa lý (Đvt: Đại lý) STT 10 11 12 13 14 15 16 Tỉnh/ Thành phố Nghệ An Hà Tĩnh Quảng Bình Quảng Trị Huế Đà Nẵng Quảng Nam Quảng Ngãi Bình Định Phú n Khánh Hịa (Nha Trang) Ninh Thuận Lâm Đồng Đăklăk Gia Lai Komtum Tổng cộng Năm 2008 13 11 14 42 12 11 51 13 15 25 247 Năm 2009 Năm 2010 24 31 9 10 15 13 13 50 70 12 17 9 7 15 15 66 82 10 12 15 18 27 27 6 278 326 (Nguồn: phòng Kinh doanh) 2.3.2 Q trình thực thi sách hỗ trợ Đại lý Hiện cơng ty Sài Gịn I áp dụng hầu hết sách hỗ trợ thơng dụng như: Hỗ trợ xử lý đơn hàng, hỗ trợ sách giá, hỗ trợ xúc tiến (quảng cáo, khuyến mại, trưng bày hội chợ triển lãm), hỗ trợ vận chuyển hỗ trợ dự trữ Với nguồn lực có, cơng ty cố gắng mang đến lợi ích nhiều cho khách hàng, đặc biệt khách hàng Đại lý, cửa hàng Các hình thức hỗ trợ dựa khu vực thị trường, dựa vào số lượng đơn hàng, số lượng hàng hóa lần mua Đại lý Ngồi cịn xem xét thông qua hợp đồng tiêu thụ sản phẩm công ty với Đại lý, cụ thể trích tài liệu đính kèm Luận văn: Hợp đồng Đại lý tiêu thụ sản phẩm hàng hóa cơng ty CP thực phẩm sx-tm Sài Gịn I 2.3.2.1 Hỗ trợ xử lý đơn hàng Công ty cổ phần thực phẩm Sài Gịn I có chức nhập khẩu, kinh doanh, phân phối sản phẩm thị trường Với lượng khách hàng lớn, đặc biệt khách hàng Đại lý, quy trình xử lý đơn hàng quan trọng, điều nhằm tạo thuận SVTH: Phạm Hữu Lâm 09HQT2 Khóa luận tốt nghiệp 16 GVHD: ThS Lê Đình Thái lợi cảm giác thoải mái, tin tưởng mua bán Đại lý cơng ty Quy trình xử lý đơn hàng công ty sau: Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình xử lý đơn đặt hàng công ty (1) Bộ Đại lý đặt hàng phận tiếp nhận đơn hànghoặc nhân viên thị trường (2) (7) Xuất hàng (3) Trưởng phòng kinh doanh hay người uỷ quyền Tham khảo:- Báo cáo tồn kho- Công nợ KH (6) (4) Chấp nhận đơn hàng (1) (5) Từ chốiđơn hàng Đại lý đặt hàng: Công ty tiếp nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, fax, đơn đặt hàng hay trực tiếp Hiện hình thức tiếp nhận đơn đặt hàng qua điện thoại fax hình thức chủ yếu áp dụng cơng ty Vì hình thức đặt hàng trực tiếp tốn khách hàng phải đến trực tiếp công ty, qua bưu điện thường chậm trễ, dễ hội kinh doanh Vậy có nhu cầu Đại lý gọi điện fax đến cơng ty Phịng kinh doanh nơi trực tiếp tiếp nhận ghi lại đầy đủ thông tin, yêu cầu khách hàng Thơng tin chuyển đến trưởng phịng hay người uỷ quyền Ngồi khách hàng đặt hàng trực tiếp thông qua nhân viên kinh doanh đảm nhiệm khu vực đó, điều tiết kiệm thời gian chi phí cho khách hàng tạo cảm giác an tâm, quan tâm khách hàng (2) Tiếp nhận đơn đặt hàng: Trong bước cần phải xác định nội dung thông tin xác để đáp ứng u cầu cơng ty soạn biểu mẫu tiếp nhận đơn đặt hàng Nội dung mẫu tiếp nhận đơn đặt hàng: Mẫu KH01/KH02 SVTH: Phạm Hữu Lâm 09HQT2 - Cam kết Khóa luận tốt nghiệp 17 GVHD: ThS Lê Đình Thái ĐƠN ĐẶT HÀNG KH01/KH02 Ngày / /20 Tên khách hàng: Địa : Điện thoại : Fax: Ngày yêu cầu giao hàng: STT Tên, quy cách sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Ghi Các điều khoản thoả thuận trước ký hợp đồng: NGƯỜI DUYỆT NGƯỜI NHẬN YÊU CẦU ĐẶT HÀNG Với mẫu đặt hàng này, người tiếp nhận thu thập yêu cầu cần đặt hàng ghi đầy đủ thông tin yêu cầu cách xác nhanh chóng So với hình thức khác, ghi biểu mẫu KH01/KH02 có ưu điểm dễ làm, dễ hiểu, đơn giản chứa đựng đầy đủ thông tin cho đơn hàng Và mẫu có ghi ngày tên người tiếp nhận nhằm nâng cao trách nhiệm người tiếp nhận thông tin (3) Sau nhận đơn hàng lấy thơng tin từ nhân viên, trưởng phịng kinh doanh hay người uỷ quyền tiến hành xét duyệt đơn hàng Nội dung công việc gồm tham khảo hàng tồn kho, khách hàng có số dư nợ lớn mức cho phép không xem xét thoả thuận bán hàng trước Việc xem xét thực cách nhanh chóng Bởi có nhiều đơn đặt hàng cần xử lý ngày, đơn đặt hàng mang tính cấp thiết, thời điểm, (4) Nếu khơng đảm bảo u cầu, trưởng phịng đưa lời từ chối đơn hàng Nếu điều xảy cơng ty phải thơng báo cho khách hàng nguyên nhân cách thức khắc phục Nhằm giữ mối quan hệ cho đơn hàng SVTH: Phạm Hữu Lâm 09HQT2 Khóa luận tốt nghiệp (5) 18 GVHD: ThS Lê Đình Thái Nếu yêu cầu thoả mãn đơn hàng chấp nhận tiến hành làm hợp đồng Đối với Đại lý hợp đồng thường soạn sẵn, có điều khoản phát sinh điều chỉnh hợp đồng cho phù hợp Trưởng phịng kế tốn viết hố đơn theo giá công ty (6) (7) Đây bước thực hợp đồng Hiện giao hàng chủ yếu thực kho Đại lý Trước giao hàng cần phải thông báo cho thủ kho chuẩn bị hàng Hàng vận chuyển có đầy đủ điều kiện cần thiết như: chữ ký trưởng phòng kinh doanh, thủ kho đại diện vận chuyển Nhìn chung, cơng tác xử lý đơn hàng công ty thực theo quy trình định, bên cạnh có đơn đặt hàng linh hoạt dành cho khách hàng thân quen mua hàng công ty cách thường xuyên Đơn hàng nhanh chóng xem xét giải tạo hội kinh doanh cho Đại lý cho thân cơng ty Trên thực tế trước công ty gặp phải số cố như: Việc xử lý chậm trễ đơn đặt hàng khiến khách hàng phàn nàn, khó chịu; Khách hàng hủy bỏ đơn đặt hàng gây thiệt hại cho cơng ty; Mâu thuẫn xung đột hai bên khơng hiểu thấu đáo 2.3.2.2 Chính sách hỗ trợ giá * Căn để công ty định giá sản phẩm doanh thu bán hàng chi phí bán hàng (Nguyên tắc lấy thu bù chi), dựa nhu cầu khách hàng tình hình thị trường Giá biến động theo xu hướng chung chịu tác động mơi trường ngành, Từ cơng ty dựa khả nguồn lực để đề sách, chiến lược hỗ trợ Đại lý nhằm vừa đảm bảo lợi nhuận vừa đạt mục tiêu mà công ty đề thời kỳ * Hỗ trợ giá xem công tác hỗ trợ quan trọng Đại lý mong muốn có trợ giúp định từ công ty tài chính, giá nhằm giúp họ mở rộng khả kinh doanh, đồng thời tạo tảng tin cậy lẫn sở lợi ích nghĩa vụ hai bên Đối với công ty thực phẩm Sài Gòn I, áp dụng hỗ trợ ban đầu, hỗ trợ chiết khấu (chiết khấu toán chiết khấu thương mại), cụ thể sau: SVTH: Phạm Hữu Lâm 09HQT2 Khóa luận tốt nghiệp 19 GVHD: ThS Lê Đình Thái - Hỗ trợ ban đầu: Khi bắt đầu hợp tác với Đại lý phân phối, công ty chấp nhận cung cấp 100% biển hiệu, kệ giá trưng bày sản phẩm, catalogue, logo công ty cho Đại lý nhằm giới thiệu khuếch trương điểm bán ban đầu - Hỗ trợ chiết khấu: Công ty áp dụng theo qui chế tiêu thụ sản phẩm kinh doanh nói chung, đề dựa luật định nhà nước văn tổng công ty đạo Qui chế công ty cấp cho Đại lý nhằm thể minh bạch kinh doanh, tạo điều kiện cho Đại lý phấn đấu nâng cao hiệu bán hàng đồng thời văn để nhân viên kinh doanh dễ tiếp xúc làm việc với khách hàng Bảng chiết khấu toán theo quy chế tiêu thụ cụ thể sau: Bảng 2.7: Bảng chiết khấu toán Mức Doanh số phát sinh nộp tiền Mức Mức Mức Mức Mức tháng - ký hiệu X (triệu đồng) X < 40 40