Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM Tất cả mọi công văn, giấy tờ dù đến bằng bất cứ nguồn nào và hình thức nào đều là những thông tin quý giá đối với Doanh nghiệp. Theo quy định chung thì mọi công văn giấy tờ đến công ty hay từ công ty gửi đi nhất thiết phải qua bộ phận văn thư để đăng ký. Điều này chứng tỏ công tác văn thư cũng chính là bước khởi đầu của quá trình xử lý thông tin. Làm tốt công tác văn thư cũng chính là giúp cho mọi công việc trong Công ty tiến hành thuận lợi hơn, hiệu quả hơn. Như thế, Văn thư – Lưu trữ là hai mặt luôn có mối quan hệ mật thiết với nhau trong quá trình xử lý thông tin. Công tác văn thư càng chính xác bao nhiêu thì công tác lưu trữ càng thuận lợi bấy nhiêu. Công tác văn thư lưu trữ giúp cho người quản lý xử lý thông tin một cách chính xác, khoa học và hiệu quả nhất. Điều này càng khẳng định sự cần thiết của công tác Văn thư – Lưu trữ trong hoạt động của Công ty. Để đáp ứng nhu cầu và nhiệm vụ được giao thì việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ là vô cùng cấp bách và cần thiết. Công việc này cần được triển khai trong thời gian sớm nhất nhằm phục vụ có hiệu quả cho công tác quản lý. 3.1 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM. Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam là một công ty lớn, được bạn hàng cũng như các đối tác quốc tế đánh giá cao về chất lượng hàng hóa dịch vụ, cũng như thái độ phục vụ của toàn thể CBCNV trong Công ty. Là một sinh viên thực tập em nhận thấy với quy mô, đặc điểm, lĩnh vực kinh doanh như Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam thì việc nâng cao chất lượng hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ là vấn đề hết sức cần thiết và cần được giúp đỡ của Tổng Công ty Hàng không Việt Nam nói chung, Ban lãnh đạo Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam nói riêng. Trong thời gian thực tập và tìm hiểu về hoạt động của công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty em đã học được từ các cô, các chị tổ văn thư Công ty những kinh nghiệm thực tế quý báu đồng thời, căn cứ vào thực trạng còn tồn đọng trong công tác Văn thư – Lưu trữ, em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty đó là: 3.1.1 Tổ chức sắp xếp nhân sự tại tổ Văn thư – Lưu trữ một cách khoa học. Hiện tại Tổ văn thư Công ty có 04 nhân viên đảm nhiệm công tác Văn thư – Lưu trữ, họ đều là những người đã trải qua nhiều năm công tác nên bản thân 1 Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P 1 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. học đã đúc rút được không ít những kinh nghiệm quý báu. Tuy nhiện, do trước đây một nửa số họ chỉ được tham dự các khóa đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ ngắn hạn nên về mặt trình độ chuyên môn họ còn có phần hạn chế. Mà thực tế cho thấy rằng công tác văn thư thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật hay không là phần lớn phụ thuộc vào chính những năng lực và trình độ của CBCNV văn thư. Theo em, để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam thì trước tiên cần phải bố trí, sắp xếp nhân sự theo hướng bổ sung thêm cán bộ trẻ tuổi có năng lực, trình độ chuyên môn, có khả năng sử dụng thành thạo những thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy photo đặc biệt là có trình độ ngoại ngữ tốt. Sự kết hợp hài hòa giữa người có kinh nghiệm thực tế lâu năm với những người có kiến thức chuyên môn vững vàng chắc chắn sẽ đưa công tác Văn thư – Lưu trữ của Công ty hoạt động có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. 3.1.2 Đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên tổ Văn thư – Lưu trữ. Con người chính là nguồn tài liệu vô giá, là nhân tố quan trọng quyết định sự tồn tại của Doanh nghiệp. Vì tất cả mọi hoạt động đều không thể thiếu đôi bàn tay và trí óc của con người. Trong công tác Văn thư – Lưu trữ cũng vậy, ngoài sự quan tâm giúp đỡ của ban lãnh đạo về mọi mặt như điều kiện làm việc, trang thiết bị hiện đại phục vụ tốt cho công việc còn cần tích cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên văn thư là điều tất yếu. Soạn thảo văn bản là một trong những công việc chính mà văn thư cần phải đảm nhiệm. Khác với một số Doanh nghiệp khác, nhân viên văn thư phải chịu trách nhiệm soạn thảo tất cả các văn bản nhưng do đặc điểm quy mô hoạt động tương đối rộng, số lượng văn bản mà Công ty nhận ngày càng nhiều nên văn bản thuộc phạm vi phòng nào thì phòng đó tự soạn thảo còn nhân viên văn thư chủ yếu là thực hiện việc kiểm tra về thể thức văn bản. Nhưng việc kiểm tra văn bản về thể thức bố cục văn bản trước khi vào sổ là hết sức quan trọng làm giảm những sai sót trong việc soạn thảo từ các phòng ban bởi trên thực tế việc soạn thảo văn bản bởi các nhân viên trong các phòng ban còn mang tính thủ công, chưa được đào tạo về nghiệp vụ văn thư cũng như soạn thảo văn bản nên cần được hướng dẫn và sửa chữa một cách kỹ lưỡng. Vì vậy em nhận thấy việc thường xuyên cử nhân viên văn thư đi học để nâng cao kỹ năng soạn thảo và cập nhật những sửa đổi về cách thức bố trí văn bản là điều hết sức cần thiết. - Ngoài ra để thích ứng và theo kịp với tốc độ phát triển ngày càng cao của nền kinh tế thị trường hiện nay thì nhân viên văn thư cần phải trang bị 2 Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P 2 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. cho mình kiến thức tin học và ngoại ngữ. Bởi việc áp dụng máy móc đặc biệt là máy tính trong công tác soạn thảo văn bản, hay quản lý, vào sổ các văn bản mang lại tiện ích rất lớn, góp phần nâng cao được hiệu quả và chất lượng công việc. Bên cạnh đó, ngày nay ngoại ngữ là một điều kiện thiết yếu với tất cả các cơ quan đặc biệt là đối với Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam đối tượng khách hàng có số đông là khách quốc tế nên việc tiếp nhận các giấy tờ ra vào cũng như các văn bản bằng tiếng anh là rất nhiều mà thực tế hiện nay taị cơ quan cán bộ văn thư còn quá yếu về hai mảng này vì thế em xin đưa ra ý kiến kiến nghị với Ban lãnh đạo Công ty trong việc chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như trình độ tin học, ngoại ngữ của cán bộ văn thư để nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng. Như đã trình bày tại phần thực trạng, hiện tại phòng văn thư của cơ quan đã được cung cấp đầy đủ hệ thống máy tính, máy in, máy photo tuy nhiên việc sử dụng máy tính vào công tác vào sổ văn bản vẫn chưa được áp dụng thực hiện. Mà theo em, việc lập các mẫu sổ theo quy định thông thường có thể tiến hành lập trên máy tính. Đây là một thiết bị có rất nhiều tính năng hữu ích phục vụ có hiệu quả trong công tác Văn thư – Lưu trữ. Với những phông có sẵn thì việc nhập các thông tin của văn bản sẽ rất thuận tiện và nhanh chóng. Bên cạnh kiến thức về tin học thì ngoại ngữ là phương tiện giao tiếp vô cùng quan trọng, giúp Doanh nghiệp tiến tới thành công. 3.1.3 Bố trí, sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc. Chỗ làm việc chính là: “Thế giới riêng” của mỗi nhân viên văn phòng nói chung và nhân viên văn thư nói riêng. Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú cũng như môi trường và điều kiện làm việc một cách thuận tiện hiệu quả, nhanh chóng nhất, đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc được liên hoàn, đảm bảo tính dây truyền, khoa học. Chính vì vậy, việc bố trí, sắp xếp và bài trí nơi làm việc là một trong những nhân tố quyết định tới chất lượng, hiệu quả công việc. Bàn làm việc nên sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp để tạo điều kiện giải quyết công việc một cách nhanh gọn, chính xác. Thực tế tại Công ty Xăng dầu Hàng không như đã trình bày tại phần thực trạng, việc sắp xếp, bố trí vị trí ngồi cũng như việc phân công công việc phù hợp với từng cá nhân là chưa được quan tâm thực hiện. Việc thực hiện công việc chỉ đơn thuần mang tính chất “việc tới tay ai người ấy làm” nên hiệu quả công việc và tốc độ thực hiện công việc trong những giờ cao điểm chưa được phát huy cao nhất khả năng có thể thực hiện. Ban lãnh đạo khối văn phòng nên có ý kiến chỉ đạo tới phòng văn thư, cắt cử, bố trí từng nhân viên 3 Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P 3 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. theo từng nghiệp vụ: tiếp nhận văn bản, photo, chuyển giao văn bản, kiểm tra vào sổ văn bản đi …theo vị trí ngồi tại phòng làm việc cố định như: Nhân viên tiếp nhận văn bản nên bố trí ngồi đầu bàn, ngay cửa ra vào sau đó đến nhân viên kiểm tra và vào sổ văn bản đi, nhân viên photo và lưu văn thư, rồi đến nhân viên chuyển giao văn bản. Nhân viên văn thư cần chú ý: + Chỉ để trên bàn làm việc những giấy tờ liên quan cần thiết. + Những hồ sơ, tài liệu sau khi đã giải quyết xong cần chuyển ngay đi. + Tất cả những tài liệu lưu trữ không nên để trên bàn mà cần sắp xếp vào các tủ, kệ, giá. + Đối với những giấy tờ chưa giải quyết thì cần xếp gọn gàng vào ngăn bàn. Thực hiện những yêu cầu trên sẽ tạo tâm lý thoải mái, kích thích tâm trạng cũng như hứng khởi, tư duy sáng tạo của nhân viên văn thư. Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và tránh khỏi hội chứng căng thẳng thần kinh (streess) có thể bố trí đặt trên bàn uống nước của nhân viên văn thư một lọ hoa để tạo tâm lý thoải mái, yêu đời. Con người không thể làm việc tốt mang lại hiệu quả cao nhất trong tư thế làm việc gượng ép, không thoải mái và cách bố trí công việc thiếu khoa học. Do đó để công việc được thực hiện một cách hiệu quả, nhanh chóng nhân cần tạo tâm lý thoải mái dễ chịu, tránh mệt mỏi và bố trí tổ chức công việc một cách khoa học là hết sức cần thiết. 3.1.4 Lưu trữ, tập trung giấy tờ theo hướng hiện đại hóa. Theo quy định của Cục Lưu trữ Quốc gia thì những giấy tờ, tài liệu chung của cơ quan phải được lưu trữ tập trung tại một địa điểm trong cơ quan để thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng cũng như đối chứng khi cần thiết. Tuy nhiên trong thực tế ít Doanh nghiệp đã thực hiện nghiêm túc theo quy định này mà hầu hết các Doanh nghiệp đều lưu trữ hồ sơ, tài liệu rải rác tại các phòng ban, Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam cũng nằm trong số đó. Thực tế cho thấy lưu trữ theo cách này chưa thực sự hiệu quả, đôi khi còn làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Do đó, các hồ sơ, tài liệu không tập trung ở một chỗ mà vẫn nằm rải rác ở khắp các phòng ban nên không thể có chế độ bảo quản thống nhất phù hợp được vì thế mà các hồ sơ, tài liệu không tránh khỏi bị rách, nát, mối, mọt, ẩm mốc… Ngoài ra các hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các phòng ban thường để rất bừa bãi, không được sắp xếp khoa học theo quy định của lưu trữ nên ít nhiều gây cảm giác chật chội, khó chịu làm hạn chế khả năng sáng tạo của nhân viên, đồng thời gây khó khăn trong việc truy tìm tài liệu khi còn bị thất lạc hay mất tài liệu. 4 Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P 4 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. Do đó, để khắc phục những tồn tại trên Công ty Xăng dầu Hàng không nên bố trí một kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu riêng cho cả văn phòng Công ty Đối với Công ty Xăng dầu Hàng không thì công việc này không phải là vấn đề quá khó khăn bởi trụ sở Công ty là một khu đất có diện tích làm việc tương đối rộng, hiện đang có khu văn phòng gồm 4 tầng và Công ty còn đang có kế hoạc xây dựng mở rộng thêm khu văn phòng ở khu để xe cơ quan. Do đó, nhân tiện thực hiện dự án này Ban lãnh đạo Công ty nên giành riêng một phòng lớn để phục vụ công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Việc quản lý trông coi giao cho tổ văn thư đảm nhiệm, cụ thể cách tổ chức phông lưu trữ hồ sơ như sau: + Dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty mà văn thư có thể chia thành các tủ lưu trữ cho phù hợp. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến bộ phận, phòng ban nào thì để vào tủ của bộ phận đó, nhân viên văn thư là người trực tiếp hướng dẫn họ sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào tủ cho hiệu quả và khoa học. + Để góp phần giải phóng không gian lưu trữ thì bào cuối mối năm văn thư phải thống kê lựa chọn ra những giấy tờ, tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu hủy. Đây là việc làm thường xuyên đối với các kho lưu trữ đòi hỏi phải thực hiện một cách thận trọng và theo quy trình thẩm định, kiểm tra chặt chẽ. Sau khi tiêu hủy phải lập biên bản tiêu hủy theo mẫu đã quy định. Bên cạnh đó, Công ty cần phải trang bị thêm một số các trang thiết bị chuyên dùng cho công tác văn thư như: Tủ, giá, các thiết bị phòng chống cháy nổ, chống ẩm, mốc, hệ thống thông gió, hệ thống bảo vệ, các loại thuốc chống mối mọt và nếu có thể thì có máy tính nhằm phục vụ việc tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng, tiện lợi. Tóm lại, đối với Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam là một công ty có quy mô hoạt động rất lớn, thực hiện việc kinh doanh và trao đổi với rất nhiều cơ quan, ban ngành trong và ngoài nước nên hàng năm không ít các giấy tờ được tập hợp tại đây. Do đó, để đảm bảo cho việc giữ gìn, bảo quản hồ sơ, tài liệu cũng như sự tiện lợi cho việc truy tìm tài liệu thì việc tổ chức phông lưu trữ là điều tất yế cần phải triền khai ngay. 3.1.5 Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hoạt động của tổ Văn thư – Lưu trữ. Tồn tại lớn nhất trong hoạt động của Doanh nghiệp Nhà nước hiện nay là tình trạng trông chờ, ỷ lại, trốn tránh trách nhiệm, làm việc cầm chừng, không đem lại hiệu quả. Đặc biệt với Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam hoạt động văn thư có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động của Công ty nên cần phải thường xuyên kiểm tra và giám sát, tránh tình trạng nhân viên trốn việc, bỏ việc, bỏ giờ ảnh hưởng tới lao động của Doanh nghiệp. 5 Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P 5 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. Hiện nay Công ty đang có những hoạt động của công tác văn phòng đó là theo định kỳ, mỗi nhân viên sẽ phải lập bản kiểm điểm về tình hình thực hiện công việc của mình để nộp lên ban lãnh đạo. Đây là một trong những biện pháp mang ý nghĩa tích cực đối với nhân viên và đối với Công ty, bởi qua đây bằng tinh thần tự giác nhân viên sẽ tự giác đánh giá, nhânh xét về bản thân và thái độ, trách nhiệm công việc của mình, phát huy được tính tự giác trong CBCNV. Ngoài ra với những chính sách khen thưởng nhân viên còn được hưởng những lợi ích chính đáng với những cống hiến của họ nên họ càng có trách nhiệm hơn với công việc được giao. Bên cạnh đó, cũng có những hình thức xử phạt, kiểm điểm với những CBCNV không chấp hành đúng nội quy lao động của Công ty như: Đi làm muộn, về sớm; bỏ việc không lý do; tán gẫu trong giờ làm việc. Với biện pháp trên đã mang lại những thành công bước đầu như: Ý thức chấp hành kỷ luật lao động tốt hơn, nhân viên có tinh thần trách nhiệm hơn với công việc được giao, phát huy hết khả năng sáng tạo, không còn tình trạng đánh đồng những người có năng lực với những người thiếu năng lực. 3.2 ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP. Công tác Văn thư – Lưu trữ là một công tác có vị trí, ý nghĩa đặc biệt trong hoạt động của mọi Doanh nghiệp nói chung và của Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam nói riêng. Thực hiện tốt công tác này không những phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, chỉ đạo mà còn giúp cho việc bảo quản, khai thác tối ưu nguồn thông tin quý giá trước được hình thành trong quá khứ. Do đó, xuất phát từ tình hình thực tiễn trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam thì việc nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác này là hết sức cần thiết. Nhưng để thực hiện tốt các giải pháp trên thì đòi hỏi phải có sự quan tâm giúp đỡ thường xuyên tích cực từ nhiều phía. 3.2.1 Sự nỗ lực, cố gắng của chính cán bộ công nhân viên tổ Văn thư – Lưu trữ. Mọi giải pháp dù hay và có tính khả thi tới đâu nhưng nếu không có sự nỗ lực quyết tâm và ý trí phấn đấu của nhân viên thì đều không thể mang lại hiệu quả như mong muốn được. Sự nỗ lực của nhân viên chính là chìa khóa của sự thành công. Với những khả năng và kiến thức sẵn có cùng với sự nỗ lực, quyết tâm, lòng yêu nghề, tâm huyết với công việc mình đang làm chắc chắn họ sẽ luôn tìm mọi cách, bằng mọi phương pháp, hình thức để học hỏi, trau dồi vốn kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm phục vụ đắc lực cho công việc của mình. Đây là điều kiện tiên quyết để việc thực hiện các giải pháp mang lại hiệu quả. 6 Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P 6 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. Trong việc có ý thức học hỏi, nâng cao kỹ năng tin học để áp dụng cho công tác lưu trữ hiệu quả hơn) 3.2.2 Sự quan tâm chỉ đạo và giúp đỡ của Lãnh đạo Công ty. Sự động viên khích lệ của Ban lãnh đạo Công ty chính là nguồn động lực lớn lao, tiếp thêm sức mạnh cũng như khuyến khích khả năng sáng tạo trong công việc của nhân viên văn thư. Một trong những yếu tố đem lại thành công cho Doanh nghiệp là cách dùng người của nhà quản lý. Việc quan tâm còn thể hiện ở việc Lãnh đạo thường xuyên chú trọng vào việc đào tạo đội ngũ nhân viên và cung cấp đầy đủ máy móc, điều kiện cần thiết để đáp ứng kịp thời. Bên cạnh việc chăm lo đến đời sống vật chất cũng như tinh thần cho CBCNV, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho nhân viên phát huy năng lực của mình, Ban lãnh đạo Công ty còn cần phải chủ động tạo mối quan hệ gần gũi với nhân viên, lắng nghe, tiếp thu mọi ý kiến đóng góp của nhân viên, tạo không khí thân mật giúp nhân viên thoát khỏi tâm lý nặng nề, sợ sệt trước Lãnh đạo. Sự quan tâm giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo Công ty sẽ khiến tự bản thân nhân viên văn thư sẽ thấy mình cần phải làm gì và làm như thế nào để xứng đáng với sự tin cẩn của cấp trên, từ đó chắc chắn họ sẽ làm việc hăng hái hơn, nhiệt tình hơn, và hoàn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao dù có khó khăn đến đâu. 3.2.3 Điều kiện về cơ sở vật chất, thiết bị phụ trợ. Với yêu cầu hiện đại hoá ngày càng cao của thời đại, và để thực hiện tốt những giải pháp đề ra thì ngoài điều kiện về con người còn cần phải đảm bảo điều kiện về vật chất như: - Về văn thư: + Hệ thống máy tính, máy photo, máy in… hiện đại, luôn được bảo trì, bảo dưỡng định kỳ và các thiết bị phụ trợ đảm bảo phục vụ công tác văn thư. - Về lưu trữ: + Hệ thống phòng ốc đảm bảo việc lưu trữ đảm bảo đủ lớn, thoáng mát, khô ráo……. + Máy tính, máy photo, máy in…hiện đại, thường xuyên được thay mới đảm bảo việc tra cứu tài liệu. + Hệ thống các tủ, kệ, giá chắc chắn, đủ lớn phục vụ cất giữ, lưu trữ tài liệu. + Chi phí phục vụ việc bảo quản tài liệu lưu trữ như các biện pháp chống ẩm mốc, dán, chuột, mối… - Ngoài ra còn cần có chi phí đảm bảo nâng cao đời sống tinh thần cho cán bộ văn thư cũng như các phòng ban khác trong cơ quan thông qua các hoạt động tập thể, tham quan, hay thưởng trong những ngày lễ tết để tạo sự gắn bó, không khí làm việc cho nhân viên góp phần giúp nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 7 Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P 7 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. Trên đây là một số những nhận xét, kiến nghị của Em đối với công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng về công tác Văn thư – Lưu trữ trong thời gian em thực tập. Em hy vọng những giải pháp trên sẽ được lãnh đạo Công ty quan tâm xem xét và sớm đưa vào thực tế. Nhất là Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam đang phấn đấu……………. vì thế việc không ngừng nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng đặc biệt là công tác Văn thư – Lưu trữ là một nhiệm vụ cấp bách và vô cùng quan trọng. Đó cũng là tiền đề cho công cuộc hội nhập, mở rộng kinh doanh hợp tác với tất cả các đối tác trên thế toàn giới. KẾT LUẬN 8 Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P 8 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam em nhận thấy công tác Văn thư – Lưu trữ có một vị trí không thể thiếu trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động của ban lãnh đạo. Văn bản, giấy tờ là công cụ đắc lực chính giúp cho việc ra quyết định của ban Giám đốc Công ty, tránh tình trạng hiểu sai, làm sai gây lãng phí công sức cũng như tài sản của Công ty. Để đảm bảo tính trung thực, chính xác và kịp thời của văn bản, giấy tờ thì Ban Lãnh đạo công ty cần quan tâm chỉ đạo sát sao và không ngừng nâng cao chất lượng, áp dụng thành tựu khoa học, kỹ thuật vào công tác Văn thư – Lưu trữ một cách linh hoạt, khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện của Công ty. Đối với cán bộ làm công tác Văn thư – Lưu trữ cần phải tự học hỏi, trau dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cho bản thân để có thể hoàn thành tốt công việc của mình. Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường,được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo Trường Đại Học Dân Lập Hải Phòng, tập thể cán bộ công chức của khối Văn phòng Công ty Xăng Dầu Hàng Không Việt Nam đặc biệt là Th.s Nguyễn Thị Tình, P.Chánh Văn phòng Đối ngoại Nguyễn Hải Triều, cán bộ viên chức phòng Văn thư – Lưu trữ Công ty trong thời gian thực tập và cô giáo Th.s Trần Thị Ngà trong thời gian viết khoá luận đã trang bị cho em những kiến thức là cơ sở, nền tảng cho việc tiếp thu tri thức mới cũng như kỹ năng nghề nghiệp, giúp đỡ em trong quá trình vận dụng kiến thức đã học tại trường vào thực hiện những công việc thực tế của cơ quan nơi thực tập và hoàn thành khoá luận này. Tuy nhiên trong quá trình thực tập cũng như viết khóa luận em còn nhiều thiếu sót . Em mong được nhận xét, dạy dỗ, chỉ bảo thêm kinh nghiệm từ phía thầy cô và Công ty để giúp em hoàn thành tốt hơn trong công việc thực tiễn sau này. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nghiệp vụ công tác Văn thư – Nhà xuất bản Thông tin. 9 Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P 9 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. 2. Giáo trình Lưu trữ - Nhà xuất bản Thông tin. 3. Công tác Văn thư – Nhà xuất bản Giao thông Vận tải. 4. Công tác Văn thư – Lưu trữ - Nhà xuất bản Quốc gia. 5. Lý luận và phương pháp công tác Văn thư. 6. Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng – Vũ Ngọc Tuấn. 7. Tổ chức văn phòng khoa học – ĐH Kinh tế Quốc dân. 8. Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản Nhà nước – Tạ Hữu Anh. 9. Nghiệp vụ thư ký văn phòng – TS Nguyễn Hữu Thời. 10. Bài giảng môn Tổ chức Quản trị Văn phòng – Ths Trần Thị Ngà. 11. Quy trình hướng dẫn công tác văn phòng Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. 12. Cẩm nang nghiệp vụ công tác văn phòng Công ty Xăng dầu Hàng Không Việt Nam. 13. Báo cáo tài chính Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam Năm 2007 và 2008. 10 Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P 10 . Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU. nhất nhằm phục vụ có hiệu quả cho công tác quản lý. 3.1 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM.