KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ ĐỀ TÀI I.TÌM HIỂU LĨNH VỰC NGHIỆP VỤ Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã thâm nhập vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống. Các phầm mềm chuyên dụng được sử dụng trong hều hết các cơ quan xí nghiệp, trường học… nhằm giảm bớt công sức của con người. Tin học đã và đang được triển khai, phát triển ngày một hoàn thiện trên thế giới và đặc biệt đối với nước ta cũng là một lĩnh vực được nhiều người quan tâm, chú trọng. Việc ứng dụng tin học vào quản lý nhân sự là một nội dung quan trong đòi hỏi phải có sự phối hợp của nhiều lĩnh vực hoạt động, mà chủ yếu phối hợp với bộ máy quản lý dựa trên nền tảng đã quy định của nhà nước. Đồng thời, việc ứng dụng tin học đã tiết kiêm được rất nhiều thời gian, công sức của con người và dảm nhẹ bộ máy quản lý vốn rất cồng kềnh, kém hiệu quả từ xưa tới nay. Hiện nay việc quản lý nhân sự trong các công ty gặp rất nhiều khó khăn. Đây là vấn đề hết sức phức tạp. Từ thực tế đặc thù riêng của các công ty, lượng nhân viên khá phong phú, cùng với các đối tượng có trình độ chuyên môn khác nhau. Do đó phải tin học hoá quản lý, phải giảm thiểu thời gian công sức cho bộ máy quản lý. Để ứng dụng máy tính vào công tác quản lý nhân sự thì phải nắm chắc cơ chế quản lý, trình độ của các nhân sự trong cơ quan. Để máy tính trợ giúp một cách có hiệu quả và chính xác, không những phụ thuộc vào người lập trình có trình độ mà phải có kiến thức về nghiệp vụ chuyên môn và lòng yêu nghề. II.NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CHƯỢNG TRÌNH Để đưa tin học hoá vào quản lý có hiệu quả, sử dụng tốt các thiết bị thì cần phải có sự hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo đúng quy định của đợn vị cũng như của ngành, đường lối chính sách của đảng, nhà nước. Hiệu quả của phần mềm quản lý phụ thuộc nhiều vào khả năng hiểu biết của người phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Nó làm tiền đề cho việc xây dựng chương trình, vì vậy công việc phải tỉ mỉ, thận trọng chi tiết, chính xác. Qua đó sẽ thấy được lưu chuyển các luồng dữ liệu mà hệ thống thực hiện. Như vậy việc phận tích và thiết kế hệ thống là phần quan trọng đầu tiên cho hiệu quả hoạt động chương trình sau này. Trong quá trình phân tích ta thấy: Sơ đồ luồng dữ liệu cho ta biết được yêu cầu của người sử dụng, mô hình của hệ thống thông tin lưu chuyển từ quá trình ngày qua quá trình khác. Sự liên kế dữ liệu đầu vào qua quá trình xử lý sẽ cho ta những thông tin của dữ liệu đầu ra. 1. Ứng dụng của tin học trong công tác quản lý Hiện nay với sự phát triển hết sức mạnh mẽ của cách mạng khoa học kỹ thuật, trong đó công nghệ thông tin là ngành phát triển một cách vượt bậc và phù hợp với nhiều ngành nghề. Đặc biệt trong công tác quản lý nó không thể tách rời việc tìm hiểu hoạt động của các cơ quan, xí nghiệp và cách thức xử lý thông tin cả các bộ phận trong dơn vị đó. Ngày nay tin học đã và đang khẳng định được mình và ngày càng đứng vững vì nó có những ưu thế sau: + Có khả năng lưu trữ và xử lý thông tin lớn + Thông tin được xử lý chính xác, nhanh chóng theo yêu cầu của người xử dụng, thời gian xử lý nhan, trình bầy đẹp. + Lưu trữ dữ liệu khoa học gọn nhẹ, thuận tiện an toàn và tiết kiệm. + Chi phí nhỏ, ít tốn kém. Điều này chứng tỏ máy tính là một công cụ để quản lý rất có hiệu quả. Để có được điều đó không chỉ có kiến thức nhất định về chuyên môn mà cần phải có kiến thức cơ bản về quản lý và nghiệp vụ, hiểu rõ các chức năng các bộ phân về nghiên cứu. Mức độ hiệu quả của việc ứng dụng máy tính nhanh hay chập còn phụ thuộc vào sự hiểu biết của người phân tích và thiết kế hệ thống. Ứng dụng của máy tính như là một công cụ để thu thập, xử lý, cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhà quản lý trong công việc. 2.Mục đích của để tài Qua nghiên cứu mô hình quản lý Công Ty tin hoc Trường Giang nói chung và hệ thống quản lý nhân sự nói riêng, muốn tin học hoá ta cần xây dựng phần mềm quản lý nhân sự nhàm mục đích sau: + Thực hiện quá trình quản lý cán bộ, nhân viên của Công Ty tin học Trường Giang. + Lưu trữ các thông tin liên quan đến nhân viên đã và đang làm việc tại công ty + Cập nhật sửa đổi các thông tin liên quan đến nhân sự: lý lịnh, hệ số lương, ngày công, ngày nghỉ của nhân viên… + Tạo cập nhật sửa đổi các thông tin về nhân sự của Công Ty. + In danh sách nhân viên của từng phòng, từng bộ phận theo thông số cần thiết, theo sự yêu cầu và kiểm tra của cấp trên. + In bảng chấm công hàng tháng của từng nhân viên theo từng phòng ban, từng bộ phận. + In danh sách đảng viên, đoàn viên… + Kết xuất các biểu mẫu báo các một cách đầy đủ, chi tiết, khoa học theo yêu cầu của người sử dung, theo từng tháng, quý năm hay một yêu cầu cụ thể khác như giới tính, trình độ chuyên môn, ngoại ngữ… 3.Hoạt động thường xuyên của hệ thống. Công tác quản lý nhân sự là một công việc hết sức khó khăn, tốn kém về thời gian, công sức. Mục đích của quản lý nhân sự là làm sao lưu trữ được thông tin về con người của Công Ty sao cho hiệu quả công việc đạt được cao nhất trong cùng một thời gian làm việc và phải thoả mãn các điều kiện cho người lao động. Các nhà quản lý phải biết xăp xếp và xử lý các thông tin về người lao động một cách có khoa học thoả đáng từ khi người lao động nộp hồ sơ đến khi ký hợp đồng xắp xếp vào các phòng ban, các tổ khi người lao động đã làm việc thì phải kiểm tra, đôn đốc có khen thưởng và kỷ luật. Quản lý nhân sự gồm nhiều hệ thống con phân biệt với từng mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể của công tác quản lý. Với mỗi cơ quan hệ thống được chia làm nhiều phòng ban, mỗi phòng ban có một chức năng riêng trong cơ quan và nó bao gồm như sau: a.Chức năng cập nhật. Để hệ thống có nguồn gốc dữ liệu thống nhất phục vụ cho việc quản lý, trước hết ta phải cung cấp cho hệ thống một số thông tin chung để thuận tiện cho quá trình xử lý, các thông tin này được truy xuất thông qua mã của chúng và phải nhập vào hồ sơ như sau: + Cập nhật danh sách nhân viên (theo hồ sơ). + Nhập vào hồ sơ nhân viên mới chuyển đến hay mới tuyển dụng. + Nhập danh sách phòng ban. + Cập nhật thông tin cho từng phòng ban, từng bộ phận, từng nhân viên. + Cập nhật các thông tin về sự thay đổi hệ số lương, bậc lương, ngạch lương của cán bộ nhân viên. + Cập nhật danh sách (bảng chấm công) ngày làm việc, ngày nghỉ ốm của từng nhân viên. b.Chức năng tra cứu Với các dữ liệu đã được cập nhật, để đáp ứng nhu cầu đã đặt ra ta cần phải xử lý các dữ liệu này. Theo yêu cầu quản lý trong Công Ty hệ thống cần có các chức năng tra cứu sau: Tra cứu thông tin theo yêu cầu của người sử dụng như: + Tìm kiếm nhân viên theo tên. + Tìm kiếm nhân viên theo ngày sinh. + Tìm kiếm nhân viên theo dịa chỉ. + Tìm kiếm nhân viên theo ngạch bậc + Tìm kiếm nhân viên theo trình độ chuyên môn + Tìm kiếm nhân viên theo trình độ chính trị. + Tìm kiếm nhân viên theo trình độ tin học. c.Chức năng thống kê. Từ nguồn dữ liệu đã cập nhật như trên hệ thống sẽ đưa ra các bảng báo cáo thống kê tổng quát hay chiết về nhân sự của cơ quan tuỳ theo yêu cầu lựa chọn cụ thể là: + Lập danh sách cán bộ, nhân viên toàn cơ quan. + Lập danh sách cán bộ, nhân viên của từng phòng ban. + Lập danh sách cán bộ, nhân viên là đảng viên. + Lập danh sách cán bộ, nhân viên là đoàn viên. + Lập danh sách cán bộ, nhân viên theo ngạch, bậc lương. + Lập danh sách cán bộ, nhân viên theo trình độ. + Lập danh sách cán bộ, nhân viên theo giới tính 4.Các bước xây dựng hệ thống thông tin. Việc xây dựng hệ thống này được thực hiện qua năm giai đoạn sau: a. Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án. Khi tiến hành tìm kiếm, khảo sát hệ thống cũ ta phải phát hiện ra những nhược điểm còn tồn đọng, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới. Cần tham khảo ý kiến lãnh đạo của công ty để nắm được yêu cầu của họ nhằm định hướng cho hệ thống mới. Phải nên ra được tính khả thi của bài toán và có định hướng cho giai đoạn tiếp theo. b. Phân tích hệ thống Phải tiến hành phân biệt một cách chi tiết hệ thông hiện tại để xây dựng các lược đồ cũ trên cơ sở đó xây dựng lược đồ khái niệm cho hệ thống mới. c. Thiết kế tổng thể Nhằm xác định vai trò, vị trí của máy tính trong hệ thống mới, phân tích rõ việc nào cần phải làm bằng thủ công do con người đảm nhiệm. d. Thiết kế chi tiết Thiết kế các công việc thủ công để giải quyết việc xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính một số công việc sau khi được máy tính xử lý đưa ra. Thiết kế các tệp dữ liệu. Thiết kế các thủ tục thông tin trên máy tính. Thiết kế các dao diện với người sử dụng. Thiết kế các modul chương trình. Thiết kế mẫu thử và chạy thử chương trình. Hướng dẫn sử dụng làm việc với chương trình, cài đặt chương trình khi có sự cố, bảo quản dữ liệu. Đánh giá được các mặt ưu điểm, nhược điểm của hệ thống mới. e. Cài đặp, lập trình Chọn ngôn ngữ lập trình. Cài đặt các tệp, viết các đoạn chương trình chung Soạn thảo chương trình cho từng cấp sử lý. Khai thác và bảo trì. Điều chỉnh theo yêu cầu mới Cải thiện hiệu năng của hệ thống. Kết luận Qua cách tổ chức và quản lý của Công Ty tin học Trường Giang ta cần phải xây dựng một phần mềm “Quản lý nhân sự” sao cho: + Đáp ứng được hầu hết các chức năng cần thiết. + Chương trình đơn giản, dễ sử dụng. + Dao diện đẹp. + Chương trình phải có tính mở cao. Để xây dựng một chương trình thoả mãn các điều kiện trên ta cần thiết kế một hệ thống saocho: + Thông tin đầy đủ + Tránh dư thừa + Không trùng lặp + Sử lý nhanh + Độ chính xác cao. 5. Một số yêu cầu khác của chương trình a. Tính mở Với mỗi hệ thống thông tin, xây dựng có tính mở cao là một công việc hết sức cần thiết. Trong hệ thống quản lý nhân sự này tính mở cần đáp ứng nội dung sau: Báo cáo định kỳ thường xuyên có thể sửa đổi và bổ sung, với kinh phí nhỏ. b. Bảo mật Chương trình cần có tính bảo mật trong một số chức năng như sử dụng chương trình. III. HẠN CHẾ CỦA HỆ THỐNG CŨ Khi chưa có ứng dụng của tin học vào công tác quản lý thì công việc quản lý của Công ty đều được làm hoàn toàn bằng phương pháp thủ công, tức là quản lý bằng sổ sách. + Việc cập nhật lý lịch của nhân viên đôi lúc làm mất rất nhiều thời gian vì hồ sơ bị thất lạc. + Khi giám đốc có yêu cầu báo cáo hay tìm kiếm thông tin liên quan đến một hoặc nhiều nhân viên thì việc tra cứu theo yêu cầu đó sẽ gặp rất nhiều khó khăn, mất nhiều thời gian và công sức. Tóm lại việc quản lý theo phương thức thủ công rất tốn kém về thời gia, nhân lực, hơn nữa độ chính xác lại không cao, tốc độ sử lý chậm do vậy không đáp ứng được kịp thời các yêu cầu của công ty. Vì vậy cần phải có một phần mềm cho hệ thống quản lý nhân sự cho Công ty tin học Trường Giang để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu nói trên. IV. YÊU CẦU ĐỔI MỚI CỦA HỆ THỐNG Để khắc phục những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ thì đơn vị cần phải xây dựng một hệ thống quản lý bằng thông tin tự động. Trong thực trạng hiện nay của Công ty tin học Trường Giang có đủ điều kiện để xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự bằng máy tính. . KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ ĐỀ TÀI I.TÌM HIỂU LĨNH VỰC NGHIỆP VỤ Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin. tiến hành tìm kiếm, khảo sát hệ thống cũ ta phải phát hiện ra những nhược điểm còn tồn đọng, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới. Cần tham khảo ý kiến lãnh