HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI 98 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương hướng hoàn thiện Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty TNHH Thương mại 98 được tìm hiểu, tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung và công tác kế toán bán hàng ở Công ty, em nhận thấy công tác quản lý cũng như công tác kế toán đã tương đối hợp lý song bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề chưa được phù hợp. Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán ở Công ty, em có một số nhận xét về tổ chức công tác kế toán bán hàng như sau: 3.1.1. Ưu điểm Thứ nhất: Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của Công ty nhìn chung là phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh ở công ty. Công ty TNHH Thương mại 98 là một công ty thương mại có quy mô lớn có mạng lưới chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc trải dài từ bắc vào nam. Vì vậy việc áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung – phân tán là hợp lý, đảm bảo được hiệu quả hoạt động của phòng kế toán. Các nhân viên kế toán được phân công công việc khoa học, luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ đơn giản dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình nhập - xuất hàng hoá diễn ra thường xuyên, liên tục ở công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng. Hệ thống tài khoản thống nhất giúp kế toán ghi chép, phản ánh chính sác nghiệm vụ kinh tế phát sinh. Thứ hai: Hệ thống chứng từ kế toán dùng để phản ánh các nghiệm vụ kinh tế liên quan đến bán hàng được sử dụng đầy đủ đúng chế độ chứng từ kế toán nhà nước. trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý tạo điều kiện hạch toán đúng, đủ, kịp thời quá trình bán hàng. Thứ ba: Công ty chủ yếu dùng vốn vay ngắn hạn của ngân hàng để mua hàng hoá. Sở dĩ như vậy, công ty có thể vay ngân hàng với khối lượng lớn là do Công ty làm ăn có hiệu quả tạo được uy tín với ngân hàng. Thứ tư: Các chứng từ liên quan đến hàng xuất khẩu uỷ thác theo đúng chế độ kế toán, số ngày chứng từ, các bên tham gia mua bán, số lượng, phẩm chất hàng xuất khẩu đúng giá… Thứ năm: Công tác kế toán xác định kết quả bán hàng ở Công ty dễ thực thi, cách tính đơn giản và tổng kết tính toán một cách chính xác, giúp cho ban lãnh đạo Công ty thấy được xu hướng kinh doanh trong thời gian tới, để đầu tư vào thị trường nào, mặt hàng nào, có cần thay đổi phương thức bán hàng không 3.1.2. Nhược điểm Hệ thống tài khoản kế toán chi tiết còn thiếu chưa đáp ứng được đầy đủ yêu cầu của kế toán quản trị đối với việc xác định kết quả kinh doanh của từng lĩnh vực, từng hoạt động, từng loại hàng hoá. Các tài khoản ngoài bảng chưa được dùng để ghi chép theo đúng quy định của chế độ kế toán Công ty chưa phân bổ chi phí bán hàng cho cả lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho trong kỳ nên dẫn đến kết quả bán hàng không chính xác 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện  Hệ thống danh điểm hàng tồn kho Tuy thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá nhưng Công ty chưa xây dựng được hệ thống danh điểm hàng tồn kho thống nhất toàn Công ty. Hàng hoá của Công ty đa dạng, phong phú về chủng loại, quy cách nguồn gốc…mà thủ kho mới chỉ phân chia được các loại hàng hoá thành từng nhóm (VD như nhóm hang phớt moayơ, nhóm dây le, tem mặt nạ). Khi đối chiếu từng loại hàng trong một nhóm, thủ kho và kế toán phải đối chiếu từng tên hàng, chủng loại quy cách, nguồn gốc, rất mất thời gian và công sức. Vậy, nếu xây dựng được danh điểm hàng tồn kho thống nhất toàn Công ty sẽ giảm được khối lượng công việc cho thủ kho, kế toán, công việc quản lý hàng tồn kho sẽ đạt hiệu quả cao hơn  Lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Trong trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, Công ty không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Từ những chứng từ gốc, sổ chi tiết, báo cáo chi tiết, cuối tháng kế toán lập phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp ghi sổ cái tài khoản. Mặc dù Công ty không xảy ra hiện tượng bỏ sót hay thất lạc chứng từ ghi sổ thì không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, nhưng theo em nên lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để có thể quản lý chặt chẽ hơn các phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc làm cơ sở đối chiếu, kiểm tra số liệu với bảng cân đối số phát sinh 3.2.Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại 98 3.2.1. Về công tác quản lý bán hàng Công tác quản lý bán hàng của Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc cải tiến , đổi mới nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại ở một số khâu cần sửa đổi hoàn thiện hơn. Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác kế toán bán hàng cần có những giải pháp hoàn thiện sau: Công ty cần xây dựng hệ thống danh điểm hàng hoá thống nhất toàn Công ty Để đảm bảo quản lý hàng hoá được chặt chẽ thống nhất phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng và dễ phát hiện khi có sai sót giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện cho việc áp dụng tin học vào công tác kế toán. Công ty cần phải sử dụng một mẫu danh điểm hàng hoá gắn liền với chủng loại, quy cách, kích cỡ của hàng hoá. Khi nhìn vào danh điểm của một loại hàng hoá nào đó có thể nêu được tên cũng như đặc điểm của loại hàng hoá đó 3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán - Về tài khoản sử dụng: Vận dụng đúng tài khoản kế toán vào quá trình hạch toán +. TK 511: Doanh thu bán hàng Tài khoản này dung để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kinh doanh, doanh thu phản ánh trên TK 511 đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ là doanh thu chưa có thuế, còn đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu này đã có thuế TK 511 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau: TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ Khi hạch toán trên TK 511 cần chú ý: -> Doanh thu phản ánh trên TK511 là doanh thu đã thực hiện ( khi doanh nghiệp đã giao hàng và người mua đã thanh toán hoặc ký nhận nợ) -> Trường hợp đơn vị bán hàng theo phương pháp trả góp thì doanh thu phản ánh trên TK 511 là doanh thu tính theo giá bán thu tiền một lần -> Trường hợp đơn vị bán hàng nhận đại lý thì doanh thu phản ánh trên tài khoản 511 là phần hoa hồng đơn vị được hưởng Các trường hợp sau không được phản ánh vào doanh thu: -> Các khoản thu về nhượng bán hoặc thanh lý TSCĐ -> Các khoản thu về bán cổ phiếu, trái phiếu , thu được phân chia về liên doanh -> Người mua ứng trước tiền cho đơn vị +. Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán Tài khoản này dung để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ +. Tài khoản 131: phải thu của người mua Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình công nợ phải thu ở người mua về trị giá hàng hoá đã cung cấp Khi sử dụng TK 131 cần chú ý: -> TK 131 cuối kỳ có thể có số dư bên có phản ánh số tiền đã thu lớn hơn số phải thu hoặc số tiền nhận đặt trước của người mua nhưng chưa giao hàng. Khi lên bảng cân đối kế toán số dư nợ phản ánh bên tài sản, số dư có phản ánh bên nguồn vốn của bảng cân đối kế toán. -> TK 131 chỉ sử dụng trong trường hợp bán hàng chưa thu tiền và theo dõi chi tiết theo từng người mua +. TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Tài khoản này phản ánh số thuế giá trị gia tăng đầu ra, số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào ngân sách nhà nước TK 3331 được mở cho các TK cấp 2 sau: TK 33311: Thuế GTGT đầu ra TK 33312: Thuế GTGT của hàng nhập khẩu Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như TK 111, TK112, TK641… - Phương pháp tính giá vốn hàng bán: Căn cứ vào yêu cầu của công tác quản lý và cách đánh giá hang hoá phản ánh trong tài khoản và sổ kế toán mà vận dụng cách tính trị giá mua của hang hoá xuất kho • Phương pháp tính trị giá mua của hàng hoá xuất kho trong trường hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết hàng hoá theo trị giá mua thực tế của hàng hoá: Theo cách tính giá này, có thể tính trị giá mua của hàng hoá xuất kho theo các phương pháp sau: +. Giá thực tế bình quân gia quyền +. Giá thực tế nhập trước xuất trước +. Giá thực tế nhập sau xuất trước +. Giá thực tế từng loại hàng hoá theo từng lần nhập ( còn gọi là giá thực tế đích danh)  Phương pháp tính trị giá thực tế bình quân gia quyền: Theo phương pháp này trước tiên phải tính giá mua bình quân của hàng hoá luân chuyển trong kỳ ( số hàng hoá tồn đầu kỳ cộng số hàng hoá nhập trong kỳ hoặc số hàng hoá xuất trong kỳ cộng số hàng hoá tồn cuối kỳ) đối với từng thứ hàng hoá theo công thức Giá mua bình quân Trị giá mua của hàng Trị giá mua của hàng đơn vị hàng hoá hoá còn đầu kỳ + hoá nhập trong kỳ luân chuyển = trong kỳ Số lượng hàng hoá Số lượng hàng hoá còn đầu kỳ + nhập trong kỳ Sau đó tính trị giá mua của số hàng hoá xuất kho trong kỳ cho từng thứ hàng hoá Trị giá mua của hàng hoá xuất = ∑ ( Số lượng hàng hoá x Giá mua bình kho trong kỳ xuất kho trong kỳ quân đơn vị ) Cuối kỳ tính trị giá mua của toàn bộ hàng hoá xuất kho trong kỳ bằng cách tổng hợp trị giá nua của từng thứ hàng xuất kho  Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả thiết lô hàng (chuyển hàng) nào nhập trước thì tính giá mua vào của nó cho hàng hoá xuất trước, nhập sau thì tính sau. Công thức tính như sau: Trị giá mua Giá mua thực tế đơn vị Số lượng hàng hoá xuất của hàng hoá = hàng hoá nhập kho theo x kho trong kỳ thuộc số xuất kho trong kỳ từng lần nhập kho trước lượng từng lần nhập kho Theo phương pháp này kế toán phải ghi sổ kế toán chi tiết mở cho từng thứ hàng hoá cả về số lượng, đơn giá và số tiền từng lần nhập, xuất hàng hoá  Phương pháp nhập sau, xuất trước: Theo cách này giả thiết những lô hàng nào nhập kho sau được tính giá mua vào của nó cho lô hàng nào xuất trước, nhập trước thì tính sau Công thức tính như sau: Trị giá mua của Giá mua thực tế đơn vị Số lượng hàng hoá xuất hàng hoá xuất = hàng hoá nhập kho theo x kho trong kỳ thuộc số kho trong kỳ từng lần nhập kho sau lượng từng lần nhập kho Theo phương pháp này kế toán phải ghi sổ kế toán chi tiết mở cho từng thứ tự hàng cả về số lượng, đơn giá và số tiền của từng lần nhập, xuất hàng hoá.  Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh: Khi ta nhận biết giá thực tế của từng thứ hoặc loại hàng hoá theo từng lần nhập kho thì có thể định giá cho nó theo giá thực tế đích danh • Phương pháp tính trị giá mua của hàng xuất kho trong trường hợp kế toán tổng hợp hàng hoá theo giá mua thực tế và kế toán chi tiế hàng hoá theo giá hạch toán Theo phương pháp này, để tính được trị giá mua thực tế của hàng hoá bán ra trong kỳ, kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết phản ánh sự biến động của hàng hoá nhập, xuất trong kỳ theo hạch toán và theo giá mua thực tế. Cuối tháng tính theo trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho trong kỳ theo công thức: Trị giá mua thực tế Trị giá mua thực tế của hàng của hàng hoá tồn + hoá nhập kho trong kỳ Hệ số chênh giữa đầu kỳ giá thực tế với = giá hạch toán Trị giá hạch toán của Trị giá hạch toán của hàng hoá tồn đầu kỳ + hàng hoá nhập kho trong kỳ Sau khi tính được hệ số chênh lệch giữa giá thực tế với giá hạch toán, tính trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho bằng công thức: Trị giá thực tế của Trị giá hạch toán của Hệ số chênh lệch giữa giá hàng hoá xuất kho = hàng hoá xuất kho x thực tế với giá hạch toán Phương pháp này giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ kế toán chi tiết và tính toán trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho. 3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Công ty áp dụng hình thức ghi sổ. Đặc điểm cơ bản của hình thức kế toán này là tách rời việc ghi sổ theo thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống trên hai sổ kế toán tổng hợp riêng rẽ là: “ sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản”. Tuy nhiên Công ty lập phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc vào cuối tháng, theo từng tài khoản, từ đó ghi vào sổ cái mà không lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Căn cứ để ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc là các báo cáo chi tiết, các sổ chi tiết chứ không phải là chứng từ gốc. Phiếu này được lập vào cuối tháng nên đôi khi có tình trạng dồn công việc sẽ nhiều vào cuối tháng. Công ty nên lập phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc với định kỳ ngắn hơn, lập chứng từ ghi sổ loại sổ tổng hợp theo thời gian để quản lý chặt chẽ các phiếu ghi sổ, tránh thất lạc, bỏ sót không ghi sổ đồng thời sử dụng số liệu của sổ để đối chiếu với số liệu ở bảng cân đối số phát sinh và làm hoàn thiện hệ thống sổ kế toán. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ có mẫu sau: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm… Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền S N S N 01 31/01 372.872.500 Cộng 372.872.500 Cộng tháng luỹ kế từ đầu tháng Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3.2.4.Về sổ kế toán chi tiết Do đặc điểm các mặt hàng kinh doanh của Công ty rất phức tạp và đa dạng nên kế toán chi tiết tiêu thụ hang hoá cần có hệ thống sổ chi tiết theo dõi tình hình doanh thu theo từng lô hàng Sổ chi tiết bán hàng mẫu như sau: SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Lô hàng Đơn vị: VNĐ Chứng từ Diễn giải Ngày xuất hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày thanh toán Ghi chú S N 242 20/1 Xuất kho phớt moayơ 20/01 1,00 8,000 8,000 20/01 Cộng Cơ sở ghi vào sổ chi tiết bán h các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và các hoá đơn thanh toán Ngoài ra sổ chi tiết doanh thu bán hang cần mở theo mẫu sau: SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG Tháng… Mặt hàng… Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền S N 20/01 1871 20/1 Doanh thu bán XM HonDa JF29 SH125 1,00 90.900.000 90.900.000 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3.2.5. Về sổ kế toán tổng hợp Hiện nay Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán nên việc ghi chép đơn giản và thuận tiện hơn nhiều Hình thức ghi sổ kế toán tổng hợp tương đối phù hợp, hiện tại phương pháp ghi sổ không nên thay đổi Sổ kế toán tổng hợp: là sổ các phần kế toán tổng hợp đó là sổ nhật ký, sổ Cái, sổ kế toán tổng hợp 3.2.6. Về báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng Báo cáo tài chính năm: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo hoạt động kết quả kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Bản thuyết minh báo cáo tài chính KẾT LUẬN Trong môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, để có thể tồn tại và phát triển các doanh nghiệp phải nỗ lực hơn nữa bằng chính năng lực của mình. Muốn đạt được điều này thì công tác kế toán nói chung và kế toán bán hang nói riêng càng phải được củng cố và hoàn thiện hơn nữa để công tác này thực sự trở thành công cụ quản lý tài chính, kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được điều đó Công ty TNHH Thương mại 98 đã rất chủ động quan tâm tới khâu quản lý kinh doanh, trong đó phòng kế toán đã góp phần không nhỏ vào thành công chung của Công ty. Trong thời gian tới, với quy mô kinh doanh càng mở rộng, em hy vọng rằng công tác tổ chức kế toán của Công ty sẽ hoàn thiện hơn nữa để đáp ứng nhu cầu quản lý ngày càng cao của nền kinh tế thị trường. Để có được kết quả này em xin chân thành cảm ơn cô giáo Thạc sỹ: Bùi Thị Minh Hải đã tận tình giúp đỡ hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này, và em cũng muốn cảm ơn các Bác, các cô, các chú phòng TC - KT của Công ty TNHH Thương mại 98 rất nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập và thu thập tài liệu. [...]... của các thầy cô giáo, để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn Hà Nội, ngày 09 tháng 05 năm 2010 Sinh viên Nguyễn Thị Minh DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 Giáo trình tài chính doanh nghiệp thương mại Chủ biên: TS Đinh văn Sơn Trường Đại học Thương mại NXB Đại học Quốc Gia 2 Kế toán thương mại dịch vụ NXB Tài chính 3 Hướng dẫn kế toán thực hiện chuẩn mực kế toán . HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI 98 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương hướng hoàn thiện. giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại 98 3.2.1. Về công tác quản lý bán hàng Công tác quản lý bán hàng của Công ty đã có nhiều