THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TẤN THÀNH 2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY * Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Để đảm bảo cho việc quản lý, hoàn thiện sổ sách, lưu trữ, luân chuyển chứng từ một cách thuận tiện. Đồng thời tạo cho cán bộ công nhân viên kế toán có môi trường học hỏi lẫn nhau, nâng cao trình độ nghiệp vụ, năng lực chuyên môn v.v . và căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý, công ty TNHH Tấn Thành đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Theo mô hình này (Sơ đồ 2.1), thì tất cả các công việc kế toán như: phân loại , kiểm tra các chứng từ ban đầu, ghi sổ tổng hợp, ghi sổ chi tiết, tính giá thành cũng như việc lập các báo cáo kế toán đều được thực hiện tập trung ở phòng kế toán-tài vụ. Phòng kế toán-tài vụ của công ty gồm 5cán bộ, trong đó có 3 cán bộ trình độ Đại học và 2 cán bộ trình độ Cao đẳng, cụ thể: - 1 Kế toán trưởng (trình độ Đại học) - 1 Kế toán vật tư (trình độ Cao đẳng) - 1 Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội và kế toán tài sản cố định (trình độ Đại học) - 1 Kế toán bán hàng (trình độ Cao đẳng) - 1 Kế toán thanh toán, kế toán ngân hàng (trình độ Đại học) *Mô hình (sơ đồ 2.1)và chức năng của từng bộ phận trong phòng kế toán cụ thể, như sau: - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng: Là người phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các hoạt động liên quan đến công tác kế toán tài chính, kế toán tổng hợp. Chịu trách nhiệm thực thi các chính sách, các chế độ tài chính, và đồng thời chịu trách nhiệm về các quan hệ tài chính với Nhà nước. Ngoài ra, kế toán trưởng còn là người trực tiếp quản lý các kế toán viên trong phòng kế toán. Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức công tác kế toán Kế toán vật tư Kế toán trưởng Kế toán tiền lương, BHXH và TSCĐ Kế toán thanh toán và Ngân hàng Kế toán bán hàng - Kế toán tiền lương - tài sản cố định (TSCĐ) và Bảo hiểm Xã hội (BHXH): Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công, biên bản kiểm nghiệm sản phẩm hoàn thành nhập kho kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội-tài sản cố định tính ra lương các khoản trích theo lương, phụ cấp, tiền thưởng v.v . cho các bộ phận gián tiếp, trực tiếp sản xuất của toàn Công ty. Theo dõi quản lý tăng giảm TSCĐ và tính khấu hao TSCĐ theo định kỳ, tính các khoản trích theo lương của cán bộ, công nhân trong toàn Công ty như BHXH, BHYT, quỹ Công đoàn, đảng phí và các quỹ khác cho cán bộ công nhân viên, làm báo cáo thống kê theo yêu cầu của Phòng, Công ty và cấp trên. - Kế toán bán hàng: Công việc của kế toán bán hàng gồm có: Theo dõi nhập xuất tồn kho thành phẩm của Công ty. Viết phiếu nhập kho thành phẩm, kiểm tra đối chiếu kho hàng, đối chiếu công nợ với khách hàng. - Kế toán vật tư: Kế toán phải đảm trách các công việc liên quan đến vật tư bao gồm: Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư đầy đủ kịp thời, viết phiếu nhập, phiếu xuất vật tư, hàng tháng đối chiếu nhập - xuất - tồn kho vật tư với thủ kho, định kỳ kiểm kê, tính chênh lệch thừa thiếu do kiểm kê để có biện pháp xử lý kịp thời. - Kế toán thanh toán và Ngân hàng (Kiêm thủ quỹ): Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu, công nợ phải trả và công nợ cá nhân trong nội bộ Công ty phải mở chi tiết theo từng đối tượng khách hành và phải cập nhật thông tin đầy đủ và kịp thời. Viết phiếu thu, phiếu chi và thanh toán nội bộ, giao dịch với các Ngân hàng về các khoản thanh toán bằng tiền qua Ngân hàng và các khoản tiền vay và trả nợ, đối chiếu số dư với Ngân hàng theo định kỳ, theo dõi quỹ tiền mặt, kiểm kê quỹ thường xuyên, làm báo cáo thu chi tiền hàng tháng. 2.2. TỔ CHỨC VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 2.2.1. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty - Chế độ kế toán mà Công ty đang áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính và các Thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài chính. - Công ty áp dụng niên độ kế toán từ ngày 01/01- 31/12 (năm dương lịch). - Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép là Việt Nam đồng. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Do Công ty sản xuất sản phẩm liên tục lên việc nhập - xuất nguyên vật liệu cũng diễn ra thường xuyên. Vì vậy để thuận tiện cho việc theo dõi Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: + Hàng tồn kho được tính theo giá thực tế. + Giá của vật tư xuất kho được tính theo phương pháp tính giá "Nhập trước xuất trước" . - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT): Để quản lý chặt chẽ các khoản nộp thuế cho nhà nước, Công ty đã áp dụng phương pháp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp khấu hao: Tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình được ghi nhận theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ áp dụng tại đơn vị là phương pháp khấu hao đường thẳng và việc áp dụng khấu hao tài sản cố định phù hợp và tuân theo quyết định 206/2003/QĐ –BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 12 tháng 12 năm 2003. - Phương thức hạch toán chi tiết thành phẩm: Phương pháp thẻ song song. - Phương pháp hạch toán tổng hợp: Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty và thuận tiện trong công tác hạch toán kế toán. Công ty TNHH Tấn Thành đã áp dụng tổ chức hệ thống sổ sách theo hình thức "Nhật ký chung". Hình thức này là rất phù hợp với đặc điểm của Công ty, nó cho phép giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán khi mà bộ máy kế toán còn ít. Mặt khác hình thức này phù hợp với việc sử dụng kế toán máy ở Công ty. - Hiện nay Công ty đang sử dụng cả phần mềm kế toán máy của: Trung tâm Tin học Bộ Xây dựng. Nhờ đó khối lượng công việc của Kế toán giảm, kế toán viên chỉ cần vào số liệu cho các chứng từ ban đầu, các khâu còn lại sẽ tự động làm nốt cho đến khi ra được báo cáo cuối cùng. - Các chứng từ mà Công ty sử dụng là những chứng từ theo mẫu của Bộ Tài chính và Tổng Cục thuế quy định dành cho các doanh nghiệp sản xuất. 2.2.2. Vận dụng chế độ kế toán tại công ty 2.2.2.1. Vận dụng chứng từ kế toán Danh mục chứng từ kế toán Công ty đang sử dụng gồm có 2 loại là: Chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn. Cụ thể sử dụng những loại chứng từ kế toán sau: - Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Biên bản kiểm kê vật tư công cụ, sản phẩm, hàng hoá, Bảng kê mua hàng. - Chứng từ lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản, Bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, bản thanh toán tiền làm thêm giờ, giấy đi đường, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bô tiền lương và BHXH. - Chứng từ về tài sản cố định: Biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản định giá lại tài sản, Biên bản kiểm kê TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. - Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền. - Chứng từ bán hàng: Hoá đơn GTGT, bảng kê bán lẻ sản phẩm, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, báo cáo bán hàng gửi đại lý. 2.2.2.2. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán - Hiện nay hệ thống tài khoản mà Công ty đang áp dụng là hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 và các thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài chính. (Phụ lục số 1) Căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh Công ty còn phải mở chi tiết cho các tài khoản sau: TK 131, TK 152, TK 154, TK 211, TK 311, TK 331, TK 333, TK 421, TK 511, TK 621, TK 622, TK 627, TK 632 . 2.2.2.3. Vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán (Sơ đồ 2.2), các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái .) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy Vi tính: SỔ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp & sổ chi tiết - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CH NG T K TOÁNỨ Ừ Ế Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Phần mềm kế toán MÁY VI TÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. * Hệ thống sổ kế toán: Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo hình thức Nhật ký chung (Sơ đồ 2.3) và được thực hiện trên máy vi tính. Hệ thống sổ sách kế toán gồm có: + Sổ kế toán tổng hợp gồm: • Sổ nhật ký • Sổ cái các tài khoản + Sổ chi tiết gồm: • Sổ chi tiết TSCĐ • Sổ chi tiết tiền mặt • Sổ chi tiết tiền gửi • Sổ công cụ, dụng cụ • Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá • Sổ chi tiết chi phí SXKD TK 621, 622, 627, 154, 641, 642. • Sổ chi tiết thanh toán với CNV • Sổ theo dõi chi tiết thanh toán với người mua, người bán • Sổ chi tiết tạm ứng • Sổ chi tiết theo dõi thuế GTGT 2.2.2.4. Vận dụng các báo cáo kế toán • Hệ thống báo cáo Tài chính: [...]... điểm tổ chức một số phần hành kế toán Công ty TNHH là đơn vị sản xuất kinh doanh mà chủ yếu là hoạt động sản xuất nên phần hành kế toán của công ty bao gồm đầy đủ nét đặc trưng của 1đơn vị sản xuất Những phần hành kế toán chủ yếu của Công ty là: Hạch toán nguyên vật liệu, kế toán tài sản cố định, hạch toán hàng tồn kho, hạch toán tiền lương v.v Và cụ thể đặc điểm tổ chức của một số phần hành hạch toán, ... lập báo cáo tài chính Báo cáo tài chính của Công ty được lập theo từng tháng, hàng quý và theo năm để thuận lợi cho việc báo cáo số liệu và chỉ đạo sản xuất kinh doanh *Quy trình lập báo cáo tài chính Do Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán máy nên mối quan hệ giữa các phần hành kế toán trong việc chuyển số liệu để lập báo cáo do máy tự động thực hiện, kế toán viên chỉ cần nhập số liệu cho các chứng... báo cáo tài chính * Hạch toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm: Căn cứ chứng từ hạch toán đã nhập vào máy ở phần hạch toán NVL, CCDC, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, hạch toán TSCĐ máy sẽ tự động tổng hợp chi phí sản xuất trong kỳ và căn cứ vào số lương sản phẩm hoàn thành nhậpp kho để quy về sản phẩm tiêu chuẩn để tính ra giá thành sản phẩm, hạch toán thực hiện các lệnh in sổ... Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Hải Dương (hàng quý và hết năm nộp Báo cáo tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh) Sơ đồ 2.2: Hạch toán theo hình thức "Nhật ký chung" của Công ty Chứng từ kế toán Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 2.2.3 Đặc điểm tổ. .. thống báo cáo Tài chính của Công ty bao gồm: 1 Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN)._phụ lục số2 2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B02-DN)._Phụ lục số 3 3 Bảng lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B03-DN)._Phụ lục sô 4 4 Thuyết minh báo cáo Tài chính (mẫu số B09-DN) 5 Bảng cân đối tài khoản Ngoài 5 loại trên Công ty còn phải lập thêm Tờ khai tự quyết toán thuế TNDN, Tình hình thực hiện nghĩa vụ với... bảng tổng hợp thành phẩm hoàn thành nhập kho, bảng thanh toán tiền lương hạch toán tiền lương, TSCĐ & BHXH nhập vào máy, máy sẽ tự động tính ra số tiền lương phải trả và các khoản trích theo lương tính vào chi phí SXKD và in ra sổ nhật ký chung và sổ hạch toán chi tiết tài khoản 334, 335, 338 và sổ cái các tài khoản 334, 335, 338 Máy sẽ tự động tổng hợp và phản ánh vào báo cáo tài chính * Hạch toán. .. đặc điểm tổ chức của một số phần hành hạch toán, như sau: * Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Căn cứ chứng từ hạch toán như hoá đơn mua hàng, bảng tổng hợp nhập, xuất kho NVL, công cụ dụng cụ, bảng kê phân bổ NVL, công cụ dụng cụ hạch toán vật tư nhập vào máy, máy sẽ tự động cập nhật phản ánh vào sổ nhật ký chung và sổ, thẻ hạch toán chi tiết tài khoản 152, 153 và các sổ chi tiết có liên quan... cùng loại có thể lập bảng tổng hợp chi tiết sau đó mới nhập vào máy) hoặc định kỳ hàng tháng hạch toán chỉ cần chọn sổ nhật ký chung, sổ hạch toán chi tiết hay sổ cái các tài khoản 152, 153, 111, 112, 131, 154, 155 và in ra sổ và máy cũng tự động cập nhật vào báo cáo tài chính * Hạch toán lương và các khoản trích theo lương: Căn cứ chứng từ hạch toán về tiền lương như bảng chấm công, phiếu làm thêm giờ,... thực hiện các lệnh in sổ nhật ký chung và sổ, thẻ hạch toán chi tiết tài khoản 154, 155, 621, 622, 627 và sổ cái các tài khoản 154, 155, 621, 622, 627 và các báo cáo tài chính * Hạch toán tiêu thụ: Căn cứ chứng từ hạch toán về tiêu thụ như hoá đơn GTGT đầu ra, phiếu xuất kho thành phẩm hạch toán bán hàng nhập vào máy và in ra sổ nhật ký chung, sổ hạch toán chi tiết, sổ cái các tài khoản 155, 511, 3331,... cơ quan thuế trực tiếp quản lý Ngoài ra kế toán viên phải lập và theo dõi các báo cáo nội bộ như: 1 Các khoản phải thu của khách hàng 2 Các khoản phải thu khác 3 Bảng đối chiếu giao dịch với Ngân hàng, các khoản vay Ngân hàng 4 Tạm ứng 5 Chi phí phân bổ 6 Theo dõi vật tư, kho hàng 7 Khấu hao TSCĐ 8 Các khoản phải trả khác 9 Các khoản phải trả nhà cung cấp Công ty phải nộp báo cáo Tài chính cho: - Cục . THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TẤN THÀNH 2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY * Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Để đảm bảo. ra, kế toán trưởng còn là người trực tiếp quản lý các kế toán viên trong phòng kế toán. Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức công tác kế toán Kế toán vật tư Kế toán