LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 1.1. Khái niệm, mục đích và tầm quan trọng của công tác ĐGTHCV 1.1.1. Khái niệm Đánh giá thực hiện công việc (viết tắt là ĐGTHCV) là một hoạt động nằm trong chuỗi các hoạt động nhằm thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực trong bất cứ một tổ chức nào. Đánh giá thực hiện công việc là cả một quá trình dài và mang tính chất liên tục. " ĐGTHCV thường được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó đối với người lao động." (Giáo trình QTNL - Ths.Nguyễn Vân Điềm & PGS.TS.Nguyễn Ngọc Quân, Chương VIII trang 142.) Trong bất cứ một tổ chức nào dù lớn hay nhỏ ĐGTHCV luôn luôn tồn tại cho dù đôi khi mọi người không nhận ra nó một cách chính thức. ĐGTHCV đơn giản nhất là những lời nhận xét góp ý của trưởng nhóm về việc THCV của các cá nhân trong nhóm. Còn với một hệ thống ĐGTHCV chính thức thì việc đánh giá sẽ được thực hiện định kỳ, bằng những phương pháp khoa học mà người quản lý đã lựa chọn từ trước để tiến hành so sánh tình hình THCV của từng người lao động với tiêu chuẩn ban đầu, từ đó có những kết luận về mức độ làm việc của từng người lao động. 1.1.2. Mục đích của công tác ĐGTHCV Mục đích then chốt nhất và quan trọng nhất của công tác ĐGTHCV chính là hoàn thiện, nâng cao hiệu quả làm việc của người lao động và phát triển người lao động vì vậy đây cũng là một bước trong chiến lược chung nhằm nâng cao khả năng và hiệu quả hoạt động của tổ chức. * Đối với doanh nghiệp nói chung và người quản lý nói riêng: ĐGTHCV của nhân viên cung cấp các thông tin cơ bản, dựa vào đó người quản lý hiểu biết sâu sắc về nhân viên của mình từ đó đưa ra được những quyết định nhân sự với hiệu quả cao nhất. Nói cách khác ĐGTHCV chính là một công cụ quản lý đắc lực của nhà quản lý. * Đối với người lao động: ĐGTHCV cung cấp các thông tin phản hồi cho nhân viên biết về mức độ THCV của họ so với các tiêu chuẩn mà công việc đề ra và cả so sánh với các đồng nghiệp khác. Giúp nhân viên điều chỉnh sửa chữa kịp thời các sai lầm trong quá trình làm việc và phát triển sự hiểu biết về doanh nghiệp * Đối với bộ phận chuyên trách về nguồn nhân lực: ĐGTHCV là tấm gương phản chiếu lại kết quả của các công tác quản trị nhân lực khác mà doanh nghiệp đang thực hiện như tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo và phát triển, bố trí sắp xếp cán bộ công nhân viên. 1.1.3. Tầm quan trọng của công tác ĐGTHCV 1.1.3.1. Tầm quan trọng đối với công tác quản lý của doanh nghiệp Thành công của một nhà quản lý giỏi chính là tạo được niềm tin cho nhân viên của mình về tổ chức và làm cho nhân viên tự nguyện cống hiến hết mình cho sự thành công của tổ chức. Muốn tạo niềm tin nơi nhân viên thì trước tiên nhà quản lý phải hiểu rõ từng nhân viên trên khía cạnh công việc, biết được đâu là ưu điểm đâu là hạn chế của nhân viên mà từ đó giao cho họ những công việc phù hợp với trình độ và khả năng, biết đâu là thế mạnh để khuyến khích họ phát triển, với những hạn chế thì người quản lý sẽ hướng dẫn và có những định hướng kịp thời để giúp họ tháo gỡ những khó khăn trong công việc, . Những sự quan tâm như thế dần dần sẽ chính là nền tảng vững chắc cho niềm tin giữa nhân viên và nhà quản lý và quan trọng hơn là niềm tin vào tổ chức của mình. Và những nhà quản lý biết rằng, ĐGTHCV chính là cầu nối giữa những yêu cầu từ phía nhà quản lý và khả năng đáp ứng của nhân viên. Những thông tin mà một hệ thống ĐGTHCV mang lại sẽ là công cụ đắc lực cho nhà quản lý để họ có những hiểu biết sâu sắc về nhân viên của mình từ đó dễ dàng hơn trong các quyết định nhân sự và xây dựng kế hoạch phát triển lâu dài. 1.1.3.2. Tầm quan trọng đối với các công tác quản trị nhân lực khác * Với công tác phân tích công việc: Quá trình ĐGTHCV sẽ giúp tổ chức phát hiện các bất hợp lý về nhiệm vụ và các tiêu chuẩn THCV vì vậy các cán bộ chuyên môn về nhân lực có thể nhận thấy nguyên nhân của sự bất hợp lý này là do những yếu tố nào và từ đó có những điều chỉnh hợp lý để hoàn thiện bản mô tả công việc. * Với công tác kế hoạch hoá - bố trí sắp xếp nhân lực: Người tướng tài sẽ là người biết dụng binh. Sức mạnh nội lực của tổ chức chỉ có thể phát huy được hết khi mà người lao động được làm những công việc đúng chuyên môn và khả năng của mình. Hệ thống ĐGTHCV sẽ cung cấp cho nhà quản lý những thông tin hữu ích để đưa ra những quyết định đề bạt, giáng chức hay thuyên chuyển. * Với công tác đào tạo và phát triển: Trong công tác này, kết quả ĐGTHCV sẽ chỉ cho người quản lý đâu là người cần được phát triển đâu là người cần được đào tạo lại kỹ năng. * Với công tác tuyển mộ, tuyển chọn: Sau khi đối chiếu kết quả THCV của những nhân viên mới được tuyển chọn, người quản lý sẽ nhận ra những điểm cần thiết và còn thiếu sót trong khâu này. Người quản lý sẽ biết rõ hơn, với vị trí nào thì cần những người có năng lực chuyên môn hay kinh nghiệm ra sao, từ đó hoàn thiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn. * Với công tác tiền thù: Nhiều tổ chức thực hiện chế độ thù lao bao gồm cả thưởng, và một yếu tố không thể thiếu được đó là thưởng theo kết quả THCV. Với tác dụng đó của tiền thưởng, người quản lý cũng dễ dàng quản lý và động viên người lao động của mình hơn. * Với công tác tạo động lực và các chế độ cho nhân viên: Đánh giá có công bằng thì người lao động mới an tâm làm việc, hơn nữa họ biết rằng công ty đã ghi nhận những đóng góp của họ vì thế mà họ tâm huyết với công việc mình đang làm và tổ chức mà mình đang phục vụ. 1.2. Hệ thống ĐGTHCV Hình ảnh 1.1: Hệ thống ĐGTHCV ĐGTHCV Thực tế THCV Thông tin phản hồi Đo lường sự THCV Tiêu chuẩn THCV Quyết định nhân sự Hồ sơ nhân viên (Giáo trình QTNL-Ths.Nguyễn Vân Điềm & PGS.TS.Nguyễn Ngọc Quân, Chương VIII trang 144) 1.2.1. Các tiêu chuẩn thực hiện công việc "Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí để thực hiện các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc cả về mặt số lượng và chất lượng." (Giáo trình QTNL - Ths.Nguyễn Vân Điềm & PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân, Chương III trang 53) Đây chính là điểm mốc chuẩn cho việc đo lường thực tế thực hiện công việc. Kết quả đánh giá sẽ không chính xác nếu tiêu chuẩn THCV không rõ ràng và khoa học. Do đó các tiêu chuẩn THCV cần được xác định cụ thể, rõ ràng, hợp lý và đầy đủ. 1.2.2. Đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu thức. Yếu tố này là trung tâm của quá trình đánh giá. Kết quả của đo lường phản ánh mức độ thực hiện công việc của người lao động theo các đặc trưng hoặc các khía cạnh công việc đã được xác định trong tiêu chuẩn. Như vậy để tiến hành đo lường được người quản lý cần xác định: * Điều gì cần được đo lường trong công việc của người lao động: Kết quả thực hiện công việc hay hành vi thực hiện công việc . * Đo lường bằng phương pháp nào: So sánh hay cho điểm theo các thang bậc được thiết kế riêng cho từng loại công việc . 1.2.3. Thông tin phản hồi với người lao động và bộ phận quản lý nguồn nhân lực. Điều này được thể hiện dưới hình thức một cuộc trao đổi trực tiếp giữa người đánh giá và đối tượng đánh giá. Qua đây, người đánh giá sẽ khái quát lại toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên trong kỳ đánh giá, đánh giá và nêu ra cho họ hướng phát triển trong tương lai. Cuộc trao đổi này có ý nghĩa vô cùng quan trọng, nó là cầu nối giữa người lao động và tổ chức. Nó cung cấp cho người lao động biết về các quyết định quản lý như quyết định về thù lao, đào tạo hay vị trí làm việc . sẽ bị ảnh hưởng như thế nào bới kết quả ĐGTHCV của họ từ đó họ sẽ có những biện pháp thiết thực để hoản thiện bản thân mình hơn trong công việc. 1.3. Các lỗi cần tránh mắc phải Bản chất của ĐGTHCV là sự đánh giá chủ quan của người quản lý đối với nhân viên của mình, điều này đã dẫn đến tình trạng làm sai lệch các ý kiến đánh giá về tình hình làm việc của người lao động. Do đó, cần lưu ý một số các lỗi thường hay mắc phải sau đây: * Lỗi thiên vị: Người đánh giá sẽ dề dàng mắc lỗi này khi họ ưa thích hay yêu mến một người lao động nào đó hơn những người khác. Để tránh lỗi này người đánh giá cần biết rằng đối tượng của ĐGTHCV không phải là đánh giá con người của người lao động. * Lỗi xu hướng trung bình: Đây là cách đánh giá tất cả các nhân viên đều trung bình, không ai tốt hẳn mà cũng không ai kém hẳn, mọi người đều như nhau. Sở dĩ có lỗi này là do người đánh giá sợ mất lòng người khác, hay cũng có thể họ cũng không hiểu rõ các tiêu chuẩn để đánh giá, cách thức đánh giá. * Lỗi thái cực: Có hai cực cần tránh trong quá trình đánh giá nhân viên của mình đó là quá dễ dãi hay quá nghiêm khắc, cả hai điều này đều không đem lại một kết quả đánh giá chuẩn xác và có tính hữu dụng cao và có thể còn gây ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên nữa. * Lỗi định kiến do tập quán văn hóa: Văn hóa ảnh hưởng khá nhiều đến cách nhìn nhận và đánh giá con người. Do vậy, người đánh giá mà không sáng suốt sẽ mang cả những ảnh hưởng của văn hóa và tập quán ấy vào trong công việc đánh giá của mình. * Lỗi thành kiến: Trong tư duy của mình, hầu như những người đánh giá đều có một số định kiến hoặc tư duy máy móc nào đó, chẳng hạn như họ luôn cho rằng "Những nhân viên đã từng tốt nghiệp các trường đại học danh tiếng thì hiệu quả làm việc sẽ cao hơn những người chỉ đào tạo trung cấp hoặc sơ cấp" . Tất nhiên đây chỉ là những thành kiến và cho dù nó có đúng với một số trường hợp nào đó nhưng nó vẫn hoàn toàn không có cơ sở khoa học nên những thành kiến kiểu này không phù hợp trong công tác ĐGTHCV. * Lỗi do ảnh hưởng của sự kiện gần nhất: Ý kiến của người đánh giá sẽ bị ảnh hưởng bởi những hành vi mới xảy ra của người lao động. Để tránh mắc lỗi này người đánh giá cần hiểu ĐGTHCV là cả một quá trình chứ không chỉ xem xét tại những thời điểm nhất định. 1.4. Các phương pháp ĐGTHCV 1.4.1. Phương pháp thang đo đánh giá đồ họa Đây là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất để đánh giá sự thực hiện công việc của người lao động. Cách thực hiện: Trên phiếu đánh giá sẽ hiển thị các tiêu thức cần đánh giá và các mức độ đánh giá khác nhau. Ví dụ như sau: Bảng 1.1: Mẫu phiếu đánh giá bằng phương pháp thang đo đánh giá đồ họa Chỉ tiêu Trọng số Thang đo Tổng số 1 2 3 4 5 1. Khối lượng công việc hoàn thành 10 x 40 2. Thái độ 4 x 20 3. Hành vi 2 x 10 4. Kiến thức 4 x 16 … Các tiêu thức sẽ được đánh giá theo thang đo nhất định, có thể là thang đo liên tục hoặc dời dạc và để tăng thêm độ chính xác còn có cả trọng số để thể hiện rõ mức độ quan trọng khác nhau giữa các tiêu thức. Như vậy, khi tiến hành đánh giá, người đánh giá sẽ căn cứ vào tình hình làm việc và các yếu tố liên quan của người lao động mà cho điểm. Ưu điểm: Phương pháp này có ưu điểm nổi bật nhất đó là dễ hiểu, được xây dựng đơn giản và sử dụng thuận tiện. Phương pháp này cho kết quả cụ thể bằng điểm số, do đó thuận tiện cho các quyết định nhân sự có liên quan. Hơn nữa, với một mẫu phiếu đánh giá thiết kế với những tiêu thức chung thì có thể sử dụng cho khá nhiều công việc. Khuyết điểm: Chính đặc điểm đánh giá bằng ý kiến chủ quan của người đánh giá sẽ gây ra khá nhiều lỗi như thiên vị, thành kiến, định kiến, xu hướng trung bình hay thái quá. 1.4.2. Phương pháp danh mục kiểm tra Phương pháp này dùng "một danh mục các câu mô tả về hành vi và thái độ có thể xảy ra trong thực hiện công việc của người lao động". (Giáo trình QTNL - Ths.Nguyễn Vân Điềm & PGS.TS.Nguyễn Ngọc Quân, Chương VIII trang 151) Cách thực hiện: Người đánh giá sẽ nhận được mẫu phiếu như sau: Bảng 1.2: Mẫu phiếu đánh giá bằng phương pháp danh mục kiểm tra Tên nhân viên:  Thường xuyên hoàn thành công việc được giao đúng thời hạn  Chất lượng công việc đảm bảo yêu cầu  Đoàn kết và nhiệt tình giúp đỡ đồng nghiệp trong công việc  Giao tiếp thân thiện  Luôn cố gắng học hỏi trau dồi kinh nghiệm và kiến thức  Luôn hoàn thành các báo cáo  . Sau đó người đánh giá sẽ đánh dấu vào những câu mô tả mà họ cho rằng đúng nhất với người lao động. Ưu điểm: Dễ thực hiện và tránh được các lỗi như xu hướng trung bình hay thái cực quá dễ dãi. Kết quả đánh giá cũng được thể hiện bằng điểm số nên việc sử dụng cũng khá thuận tiện. Khuyết điểm: Vấn đề khi sử dụng phương pháp này thể hiện trong quá trình thiết kế, các câu mô tả nếu quá chung chung thì sẽ không thể hiện được đặc thù từng công việc riêng biệt, hơn nữa trọng số để đánh giá cũng là cả một điều quan trọng. 1.4.3. Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng Cách thực hiện: Người đánh giá sẽ ghi lại những hành vi trong THCV của người lao động theo hai hướng tốt nhất và tồi nhất. Tổng hợp những ghi nhận ấy sẽ đánh giá được tình hình THCV của người lao động. Những yếu tố thuộc về công việc và những thái độ cần đánh giá sẽ được thiết kế sẵn như sau : Bảng 1.3: Mẫu phiếu ghi chép Tên nhân viên: Đơn vị : TT Nội dung ghi chép Tích cực Tiêu cực 1 Hoàn thành công việc được giao 03/01: Hoàn thành tốt đề án về bảo vệ môi trường x 15/01: Làm hỏng hợp đồng ký với công ty Y x 2 Thái độ với đồng nghiệp 13/01: Cãi nhau với đồng nghiệp về phân ca x 3 … [...]... pháp đánh giá phù hợp với từng công việc ấy 1.5.2 Lựa chọn người đánh giá: Người đánh giá có tính chính xác cao nhất luôn là người quản lý trực tiếp, cũng có thể kết hợp những đối tượng liên quan hay cả người đánh giá tự đánh giá tình hình THCV của mình song trong mọi trường hợp kết quả ĐGTHCV của quản lý trực tiếp vẫn mang tính quyết định nhất 1.5.3 Lựa chọn chu kỳ đánh giá: Nghĩa là xác định chu kỳ đánh. .. giảm dần) trong việc THCV, nên phần nào gây khó khăn cho khâu phản hồi thông tin 1.4.7 Phương pháp quản lý bằng mục tiêu Cách thực hiện: Đặc trưng nổi bật nhất của phương pháp này so với 6 phương pháp vừa trình bày trên đây đó là tập trung đánh giá kết quả chứ không quan tâm lắm tới quá trình thực hiện, hay hành vi trong công việc Muốn thực hiện đánh giá theo phương pháp này, người quản lý và nhân viên... mạnh việc bản thân mình và tổ chức luôn muốn tạo mọi điều kiện để người lao động hoàn thành công việc tốt nhất 1.6 Vai trò của bộ phận chuyên trách về nguồn nhân lực trong công tác ĐGTHCV Để hoàn thành tốt vai trò tham mưu và giúp đỡ Giám đốc trong công tác quản lý nhân sự, bộ phận chuyên trách về nguồn nhân lực phải thực hiện: vai trò tư vấn; vai trò phục vụ và vai trò kiểm tra Và trong công tác ĐGTHCV,... thiết kế phiếu đánh giá là khá lớn, vì những phiếu này chỉ dùng được cho một vài vị trí công việc tương tự nhau mà thôi, không dùng chung được cho tất cả mọi người 1.4.5 Phương pháp văn bản tường thuật Cách thực hiện: Người đánh giá sẽ viết một bản đánh giá nhân viên một cách toàn diện nhất về việc: Thực hiện công việc, ưu điểm cần phát huy, những hạn chế cần sửa chữa, hướng phát triển và đào tạo trong... Nguyễn Văn A Nội dung đánh giá Chức danh: Bếp trưởng Thực tế thực hiện Điểm số 3 Điểm: Luôn đảm bảo số món ăn đa dạng và đủ chất 1 Chất lượng bữa ăn 2 Điểm: Món ăn đủ chất nhưng chưa thực sự ngon miệng 3 1 Điểm: Thực đơn luôn bị trùng nhau 3 Điểm: Hao mòn giá trị công cụ, dụng cụ =< 2% 2 Giữ gìn công cụ, dụng cụ 2 Điểm: Hao mòn giá trị công cụ, dụng cụ =< 4% 1 Điểm: Hao mòn giá trị công cụ, dụng cụ >... lựa chọn đánh giá tầm quan trọng của đánh giá, phương pháp, cách thức thực hiện và mọi vấn đề liên quan đến hệ thống ĐGTHCV Có thể tổ chức các lớp học, cuộc họp phổ biến hay đơn giản là gửi văn bản hướng dẫn 1.5.5 Phỏng vấn đánh giá: Phỏng vấn đánh giá sẽ là khâu cuối cùng nhưng mang một tính chất rất quan trọng Muốn thực hiện tốt cuộc trao đổi này đòi hỏi người đánh giá phải thu thập tất cả các thông... 1.5 Những công việc cần làm để xây dựng và thực hiện một chương trình đánh giá 1.5.1 Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá: Trước khi lựa chọn cần khẳng định mục tiêu của công tác ĐGTHCV trong tổ chức mình là gì và chiến lược phát triển của tổ chức ra sao từ đó cán bộ chuyên môn sẽ xác định được phương hướng cụ thể cho hệ thống ĐGTHCV Tiếp đó là căn cứ vào đặc trưng của từng loại công việc trong... động 1.4.4 Phương pháp đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi "Đây là phương pháp kết hợp giữa phương pháp thang đo đánh giá đồ họa và phương pháp ghi chép sự kiện quan trọng." (Giáo trình QTNL - Ths.Nguyễn Vân Điềm & PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, Chương VIII tr151) Cách thực hiện: Các thang đánh giá trong phương pháp này được thiết kế rất cụ thể và tỷ mỷ Bảng 1.4: Mẫu phiếu đánh giá bằng phương pháp thang... thập thông tin, lập các bảng biểu, phiếu đánh giá, báo cáo nhân sự, thống kê hệ thống Vai trò kiểm tra: Phòng nguồn nhân lực được yêu cầu kiểm tra thực tế đánh giá, kết quả đánh giá và những vấn đề liên quan tại những bộ phận khác trong tổ chức Nhằm phát hiện những sai lệch, sai xót trong quá trình tổ chức thực hiện ĐGTHCV ở mọi bộ phận và kịp thời điều chỉnh hợp lý ... thể hiện như sau: Vai trò tư vấn: các chuyên gia về nhân sự sẽ có vai trò tư vấn nội bộ Họ sẽ tư vấn cho những cán bộ quản lý cách thức đánh giá và cho điểm, hướng dẫn để có được hiệu quả cao trong buổi phỏng vấn đánh giá Vai trò phục vụ: trong vai trò này, các nhân viên nguồn nhân lực sẽ thực hiện những hoạt động nhằm phục vụ tốt nhất để quá trình ĐGTHCV có thể diễn ra suôn sẻ nhất Ví dụ như việc . LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 1.1. Khái niệm, mục đích và tầm quan trọng của công tác ĐGTHCV 1.1.1. Khái niệm Đánh giá thực hiện công. thực hiện công việc "Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí để thực hiện các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc