MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN MAY HỒ GƯƠM I . NHẬN XÉT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN MAY HỒ GƯƠM 1.1./. Những ưu điểm, của công tác kế toán vật liệu ở công ty Cổ phần may Hồ Gươm Đặc trưng cơ bản của nền kinh tế thị trường là quy luật cạnh tranh. Trong cạnh tranh nếu doanh nghiệp nào mạnh sẽ đứng vững được trong thương trường kinh doanh, nghĩa là hoạt động phải có hiệu quả. Nên mục tiêu hoạt động chính của các doanh nghiệp là hướng tới việc tối đa hoá lợi nhuận. Vậy để hoạt động có lợi nhuận buộc các doanh nghiệp phải hạch toán được : làm sao doanh thu mang lại bù đắp được những chi phí bỏ ra và đảm bảo có lãi. Doanh nghiệp phải hướng tới thị trường cần gì chứ không phải quan tâm đến những gì doanh nghiệp có. Thực tế cho thấy các doanh nghiệp rất quan tâm tới việc tìm ra các giải pháp để đạt được mục tiêu tiêu này và cuối cùng hầu như tất cả các doanh nghiệp đều tìm ra một giải pháp cơ bản đó là: trong sản xuất làm sao tiết kiệm được chi phí sản xuất vì đây là cơ sở hợp lý để hạ giá thành sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất nói chung, chi phí nguyên vật liệu là chi phí chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm. Có những doanh nghiệp chi phí nguyên vật liệu chiếm từ 80%-90% trong giá thành sản phẩm, còn các chi phí khác chiếm tỷ trọng không đáng kể. Do đó, việc tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Với ngành may mặc nói riêng, chi phí nhiên vật liệu cũng chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm may. Nên cũng như các doanh nghiệp sản xuất nói chung công ty Cổ phần may Hồ Gươm cũng đã và đang cố gắng hoàn thiện công tác này. Qua thời gian thực tập tại công ty may Cổ phần Hồ Gươm, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn công tác kế toán vật liệu em thấy các phần hành của công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng ở công ty có những ưu điểm sau: Thứ nhất: Về việc áp dụng chế độ thanh toán và ghi chép ban đầu. Hoạt động trong nền kinh tế thị trường công ty đã nhanh chóng chuyển đổi và áp dụng chế độ kế toán mới vào hạch toán. Nó cho phép phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đáp ứng nhu cầu cơ chế quản lýmới, yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Mặt khác, công ty đã thực hiện đúng các qui định về chế độ ghi chép ban đầu trên các chứng từ, các sổ kế toán tổng hợp: các chứng từ nhập, xuất, các NKCH, sổ cái các tài khoản . Việc sử dụng chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế giúp cho quá trình hạch toán xuất- nhập- tồn kho được kịp thời, cung cấp đầy đủ các thông tin kinh tế cho các bên có liên quan. Thứ hai: Về việc tổ chức bộ máy kế toán. Nhìn chung việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty là hợp lý và có hiệu quả. Bao gồm những nhân viên kế toán có trình độ, có kinh nghiệm. Do đó, một người có thể đảm nhận nhiều công việc kế toán khác nhau mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời những thông tin cần thiết cho việc quản lý điều hành và giám sát tình hình hoạt động của công ty. Việc bố trí một kế toán kiêm nhiều công việc đã tiết kiệm được lao động. Thứ ba: Về việc sử dụng công tác kế toán. Với đặc điểm vận động của vật liệu trong công ty là tình hình nhập, xuất vật liệu diễn ra hàng ngày và rất nhiều nên việc lựa chọn phương pháp kê khai thường xuyên có ưu điểm hơn. Nó cho phép nhận biết một cách thường xuyên tình hình nhập- xuất- tồn kho vật liệu trong công ty. Thứ tư: Về khâu sử dụng vật liệu. Vật liệu xuất dùng đúng mục đích và việc quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu mà phòng kỹ thuật xây dựng. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận có nhu cầu về vật liệu, các bộ phận làm phiếu xin lĩnh vật liệu lên phòng kinh doanh. Sau khi xem xét tính hợp lệ của phiếu, bộ phận quản lý xét duyệt. Do vậy, vật liệu được đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất. Mặt khác, thông qua việc xây dựng định mức vật tư cho từng loại sản phẩm công ty đã tiết kiệm được lượng vật tư khá lớn. Khoản này đã đem lại doanh thu đáng kể cho công ty. Thứ năm: Việc thực hiện phương pháp tính thuế giá trị gia tăng. Cùng với sự thay đổi của các sắc thuế, công ty đã nhanh chóng áp dụng việc nộp thuế giá tri gia tăng theo phương pháp khấu trừ (từ quí I/1999). Việc áp dụng phương pháp tính thuế này mang lại nhiều lợi nhuận cho công ty. Vì sản phẩm công ty sản xuất chủ yếu là xuất khẩu nên công ty được khấu trừ toàn bộ thuế giá tri gia tăng đầu vào của lô vật liệu sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm đó. Kế toán vật liệu hạch toán rất chặt chẽ các khoản thuế VAT đầu vào được khấu trừ. Nên thường các tháng số thuế của công ty phải nộp là số âm. Đây là sự linh hoạt của công ty trong việc áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng. 1.2./. Những hạn chế về công tác kế toán vật liệu ở công ty Cổ phần may Hồ Gươm. Trong quá trình hạch toán, bên cạnh những ưu điểm còn tồn tại những hạn chế nhất định. Với những hạn chế này cần phải hoàn thiện để đảm bảo tính chính xác, khoa học và có hiệu quả trong công tác quản lý của công ty. Những nhược điểm được biểu hiện cụ thể là: Thứ nhất: Việc mở bảng cân đối vật tư của hàng gia công. Do hạn chế về số nhân viên kế toán trong công ty, phòng kế toán có 5 người, mỗi người đảm nhận nhiều công việc kế toán khác nhau. Nên có những phần hành kế toán chưa hoàn chỉnh được. Hiện nay, tại công ty kế toán chỉ mở bảng cân đối vật tư của vật liệu mà công ty mua về, không mở bảng cân đối vật tư với hàng gia công. Nên việc quản lý vật liệu hàng gia công chưa đảm bảo yêu cầu đặt ra. Thứ hai: Công tác kế toán chi tiết vật liệu: ở Công ty Cổ phần may Hồ Gươm phương pháp kế toán chi tiết vật liệu được áp dụng là phương pháp ghi thẻ song song. Về cơ bản, công ty đã thực hiện tốt công tác kế toán chi tiết vật liệu. Tuy nhiên, do thẻ kho và sổ chi tiết vật tư được mở theo quý cho nên việc kiểm tra đối chiếu chỉ được kế toán và thủ kho thực hiện vào cuối quý. Ngoài ra, khi thực hiện hạch toán đối với phế liệu thu hồi thì kế toán không làm thủ tục nhập kho. Phế liệu thu hồi chủ yếu là các loại vải vụn, bông vụn . chúng có thể được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc bán ra ngoài. Nhưng thực tế lại không đựơc làm thủ tục nhập kho và theo dõi trên sổ sách kế toán nào mà chỉ tập trung vào một chỗ. Chính vì thế, nó sẽ ảnh hưởng đến quản lý, sử dụng gây mất mát, hư hỏng, làm thiệt hại nguồn thu của công ty. Thứ ba: Đối với việc sử dụng hệ thống tài khỏan Việc mở sổ chi tiết TK 152 chưa hợp lý. Hiện nay, công ty mới chỉ mở chi tiết TK 152 cho từng xí nghiệp, việc phân loại vật liệu còn quá đơn giản, kế toán chưa theo dõi được tmột cách riêng rẽ tình hình hiện có và sự biến động của từng nhóm vật tư Thứ tư: Việc sử sụng mẫu sổ chưa hợp lý Hiện nay, kế toán sử dụng mẫu sổ nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2 để theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng theo chỉ tiêu tổng số của từng tháng. Do vậy, để có được số liệu để lập các nhật ký này kế toán phải sử dụng các bảng biểu khác làm tăng khối lượng sổ sách kế toán Thứ năm: Sổ cái TK 152 được mở theo năm, do vậy, nếu muốn biết số liệu hàng quý kế toán phải tiến hành tính toán trên các sổ sách liên quan. Thứ sáu: Khâu dự trữ và bảo quản vật liệu. Với chức năng sản xuất hàng gia công và tự sản xuất nên vật liệu của công ty không chỉ do khách hàng mang đến mà còn có cả vật liệu của công ty tự mua về để sản xuất. Mặt khác, đối với hàng gia công khách hàng chỉ mang đến phần vật liệu chính, còn nguyên liệu phụ công ty có thể tự bỏ ra cho qúa trình sản xuất. Do vậy, để đảm bảo cho quá trình sản xuất cần dự trữ vật liệu ở mức cần thiết. Nhưng thực tế ở công ty khâu dự trữ vật liệu chưa đảm bảo. Ngoài ra, kho tàng bảo quản vật liệu chưa đầy đủ, có khi vật liệu về phải xếp ở hàng lang đi lại . Với những nhược điểm cơ bản đã nêu trên ở công ty May Hồ Gươm, để công tác kế toán được đảm bảo cho qui trình hạch toán cần phải hoàn thiện những mặt hạn chế này. II. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN MAY HỒ GƯƠM. 2.1./.Tổ chức cải tiến việc mở bảng cân đối vật tư của hàng gia công. Như đã trình bầy ở phần thực tế, công ty chủ yếu sản xuất hàng gia công và bên cạnh đó công ty còn tiến hành mua vật liệu về để tiến hành sản xuất. Nên vật liệu của công ty bao gồm: vật liệu của công ty và vật liệu của khách hàng mang đến. Hai loại vật liệu này có phương pháp hạch toán khác nhau, mà vật liệu do khách hàng mang đến với khối lượng khá lớn. Do không mở bảng cân đối vật liệu của hàng gia công cho nên công tác quản lý vật liệu của hàng gia công còn lỏng lẻo. Kế toán không thể phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác số hiện có và tình hình biến động của vật liệu hàng gia công. Ngoài ra, công ty đã xây dựng định mức vật tư cho một loại sản phẩm hàng gia công và định mức vật tư cho một loại sản phẩm mà phòng kỹ thuật thiết kế loại thường nhỏ hơn định mức công ty đã thoả thuận với người đặt gia công. Cho nên công ty có khoản doanh thu đối với vật liệu gia công ngoài định mức khá lớn. Do không mở bảng cân đối vật tư của hàng gia công nên kế toán không phản ánh được số liệu chính xác của vật liệu thừa ngoài định mức mà nhiều khi con số đó chỉ nằm trong dự toán. Vậy để khắc phục hạn chế này theo em kế toán vật liệu nên mở bảng cân đối vật tư cho hàng gia công. Qua đó phản ánh được tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu của hàng gia công theo chỉ tiêu hiện vật. Kế toán có thể tách riêng bảng cân đối của hàng gia công và bảng cân đối vật tư của công ty, hoặc cũng có thể lập trên cùng một bảng: lập hàng gia công trước, hàng của công ty mua sau và khi lập nên lập hết mã hàng này mới sang mã hàng khác và có hàng công giữa hàng gia công và hàng của công ty. 2.2./. Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết vật liệu Như đã đề cập ở trên, kế toán chi tiết vật liệu ở công ty Cổ phần may Hồ Gươm hiện đang áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. Theo em sử dụng phương pháp này là hoàn toàn phù hợp với điều kiện của công ty hiện nay vì phương pháp này đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu. Tuy nhiên sử dụng phương pháp này có nhựơc điểm là việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng và việc kiểm tra đối chiếu lại được tiến hành vào cuối quý do đó hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Việc cung cấp thông tin của kế toán cho các bộ phận liên quan vào cuối quý khi chưa thực hiện kiểm tra đối chiếu thì chưa thể chính xác được. Để có thể khắc phục được tình trạng này đòi hỏi thủ kho và kế toán phải có sự thống nhất hàng tháng nên tiến hành kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán để có thể phát hiện kịp thời các sai sót, kịp thời sửa chữa, nếu không, khối lượng nghiệp vụ của công ty quá nhiều nếu để tồn vào cuối qúy sẽ dẫn đến nhầm lẫn sai sót khó khắc phục. Đối với việc phế liệu thu hồi không được nhập kho và theo dõi trên bất cứ sổ sách nào, chính vì vậy công ty phải thực hiện nhập kho phế liệu thu hồi, đảm bảo yêu cầu về chất lượng khi sử dụng vào sản xuất, tránh tình trạng hư hỏng, mất mát xảy ra. Khi thực hiện nhập kho phế liệu đảm bảo phải có thủ kho, kế toán vật liệu, bộ phận cung tiêu xác định cụ thể về mặt chất lượng, mẫu mã, quy cách, ước tính giá sau đó bộ phận cung tiêu viết giấy nhập kho. Thực hiện tốt các công tác này cũng sẽ góp phần thực hiện quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ, bảo quản an toàn . góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất cho công ty. 2.3./.Hoàn thiện công tác vận dụng hệ thống tài khoản kế toán * Đối với việc mở sổ chi tiết TK 152 Để có thể theo dõi một cách chi tiết số hiện có và tình hình biến động của từng nhóm nguyên vật liệu, kế toán nên mở sổ chi tiết TK 152 theo từng nhóm nguyên vật liệu, gồm: - TK 1521: Nguyrn vật liệu chính - TK 1522: Nguyên vật liệu phụ - TK 1523 : Nhiên liệu - TK 1524: Phụ tùng thay thế - TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản - TK 1526: Bao bì - TK 1527: Phế liệu Sau đó có thể mở chi tiết tài khoản cấp 3 cho từng xí nghiệp * Tiến hành mở thêm TK 002 - hàng hoá nhận gia công, giữ hộ- để hạch toán vật tư hàng hoá nhận gia công Hiện nay ở công ty khi thực hiện hạch toán nguyên vật liệu nhận gia công do bên gia công gửi sang thì mới chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng mà không theo dõi được tình hình biến động của loại vật liệu này về mặt giá trị. Vì vậy để có thể theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của loại vật tư này cả về mặt giá trị và số lượng, kế toán nên mở thêm tài khoản 002., giúp cho việc phản ánh thông tin kế toán đúng, xác thực với tình hình kinh tế tài chính của công ty, đảm bảo cho việc ra quyết định được chính xác. * Thực hiện mở sổ cái TK 152 theo năm với các cột là các số liệu của tháng nhằm theo dõi số hiện có và tình hình biến động nguyên vật liệu của công ty theo từng tháng theo mẫu sau: SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152 Năm 2004 Số dư đầu kỳ Nợ Có Ghi Có các TK, ghi Nợ TK này Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng . . . . . Cộng PS Nợ Cộng PS Có Số dư cuối kỳ 2.4./. Hoàn thiện việc ghi chép và sử dụng mẫu sổ Nhật ký chứng từ Để thuận tiện cho việc ghi chép, tổng hợp số liệu, giảm bớt công việc cũng như khối lượng sổ sách kế toán, công ty nên sử dụng mẫu sổ Nhật ký chứng từ như sau: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Tháng . năm STT Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK 112 113 . 152 153 . 331 . Cộng Có 111 . . . Cộng 2.5./. Hoàn thiện công tác dự trữ và bảo quản vật tư. Khâu dự trữ vật liệu đóng một vai trò quan trọng cho qui trình sản xuất. Các doanh nghiệp cần phải tính toán để đảm bảo một lượng vật tư cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo. Nếu như doanh nghiệp nào mà xác định được mức dự trữ cần thiết sẽ giải quyết được các vấn đề chính: vốn không bị ứ đọng nhiều, đảm bảo cho qui trình sản xuất không gián đoạn . Qua thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế công tác kế toán vật liệu ở công ty em thấy: Công ty chưa đảm bảo tốt khâu dự trữ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Ví dụ: Có lúc sản phẩm đã sản xuất xong nhưng chưa có túi nylon để đóng gói sản phẩm . vấn đề này sẽ có những hạn chế của thời gian giao hàng đúng thời hạn. Ngoài ra, khâu bảo quản vật tư ở công ty vẫn còn hạn chế, cụ thể: chưa có đầy đủ hệ thống kho tàng để chứa nguyên vật liệu khi nhập kho. Vấn đề này dẫn đến vật tư không được đảm bảo. Có những lúc trời mưa đã làm ướt vải . Vậy để hoàn thiện mặt hạn chế này theo em công ty cần: +Thứ nhất: Về khâu dự trữ nguyên vật liệu. Công ty nên tính toán và xác định số nguyên vật liệu cần thiết để phục vụ quá trình sản xuất tiếp theo. Căn cứ để xác định lượng nguyên vật liệu này là thông qua kế hoạch sản xuất của phòng kinh doanh. Từ đó xây dựng kế hoạch tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu. Đây là khâu quan trọng và thiết yếu mà công ty cần cải tiến. Điều đó không chỉ đảm bảo cho tiến trình sản xuất được liên tục mà còn đảm bảo kịp thời giao hàng đúng hợp đồng ký kết. +Thứ hai: Khâu bảo quản vật liệu. Điều kiện cần thiết là cần có thêm hệ thống kho tàng để bảo quản. Hiện nay công ty đang mở rộng đầu tư xây dựng thêm phòng ban, nhà xưởng,. Và ở một tương lai không xa công ty sẽ đáp ứng được nhu cầu này. 2.6./.Thêm một số ý kiến về công tác kế toán ở công ty Cổ phần may Hồ Gươm •Việc hạch toán thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trong việc lựa chọn bạn hàng cung cấp vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ Với sự thay đổi các sắc thuế từ quý I/1999 Nhà nước thay thuế doanh thu bằng thuế GTGT.Việc thay đổi này xuất phát từ những ưu điểm của thuế GTGT như: tránh tình trạng đánh trùng thuế, không ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy các cơ sở sản xuất kinh doanh phải tổ chức kế toán thuế GTGT theo đúng quy định của chế độ hiện hành.Hiện tại có hai phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp trực tiếp và phương pháp khấu trừ. Nếu doanh nghiệp nào áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Số thuế GTGT phải nộp được tính như sau: Số thuế GTGT phải nộp = Giá trị gia tăng của hàng hoá dịch vụ chịu thuế X Thuế suất thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ đó GTGT của hàng hoá dịch vụ = Doanh số của hàng hoá dịch vụ bán ra - Giávốn của hàng hoá dịch vụ bán ra Còn doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh nghiệp đó phải hạch toán cụ thể, chính xác số thuế GTGT đầu vào và số thuế GTGT đầu ra. Cách hạch toán như sau: Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ [...]... nghiệm nhất định Với đề tài nghiên cứu “Tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần may Hồ Gươm” em đã khẳng định rằng: Kế toán vật liệu có tầm quan trọng trong quản lý kinh tế, kế toán vật liệu giúp cho các doanh nghiệp theo dõi được chặt chẽ các chỉ tiêu số lượng và giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho và thông qua đó đề ra những biện pháp hữu hiệu nhằm quản lý vật liệu chặt chẽ, giúp... = 0: công tác tận thu không đổi ÄTF > O: công tác tận thu là tốt ÄTF . MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN MAY HỒ GƯƠM I . NHẬN XÉT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ. cho qui trình hạch toán cần phải hoàn thiện những mặt hạn chế này. II. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN MAY