ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG TẠI ĐƠN VỊ THỰC TẬP 1. Quá trình hình thành và phát triển của đơn vị thực tập Kinh tế ngày càng phát triển kéo theo nhu cầu xã hội cũng cao lên nhất là nhu cầu về may mặc. Chính vì vậy hoạt động may ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong xã hội. Hiện nay các công ty may ra đời ngày càng nhiều để đáp ứng nhu cầu của con người. Công ty may xuất khẩu Phương Mai ra đời cũng nhằm mục đích đó. Công ty may xuất khẩu Phương Mai thuộc Tổng Công ty xây dựng Nông nghiệp và phát triển nông thôn. Công ty có tên giao dịch là: Công ty may xuất khẩu Phương Mai. Địa điểm: Khu D phường Phương Mai, quận Đống Đa, Hà Nội. Công ty được thành lập theo QĐ 02NN- TCCB/QĐ ngày 02/01/1990 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về việc thành lập xí nghiệp may xuất khẩu. Công ty là một đơn vị có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập, có TK tiền Việt và TK ngoại tệ gửi tại ngân hàng. TK tiền Việt: 431101000010 tại Ngân hàng Nông nghiệp Hà Nội TK ngoại tệ: 43210137000010 tại Ngân hàng Nông nghiệp Hà Nội Công ty được thành lập với nhiệm vụ chủ yếu sản xuất quần áo bảo hộ lao động và quần áo Jacket xuất khẩu. Công ty trưởng thành và phát triển trong điều kiện khó khăn, nhưng dưới sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp của Tổng công ty, các công nhân viên đã dần khắc phục khó khăn đi vào ổn định, làm ăn ngày càng đạt hiệu quả cao. Cơ sở vật chất ban đầu của công ty rất sơ sài và thiếu thốn. Công ty gồm có 1 dãy nhà kho khung Tiệp, 1 dãy nhà cấp 4 hỏng nát và một số thiết bị máy móc như contenek, máy khâu, mãy chữ… Trong quá trình hoạt động công ty được đầu tư cải tạo lại nhà kho thành 1 xưởng sản xuất gồm 2 tầng: Tầng 1 chữa nhiên liệu thành phẩm. Tầng 2 làm phân xưởng sản xuất và Công ty xây dựng thêm 1 dãy nhà tầng mới. Ngoài ra máy móc thiết bị cũng được mua sắm thêm (100% là máy may công nghiệp), máy thùa khuy, máy vắt sổ, máy cắt, máy là… Với vốn cố định vào khoảng: 1.500.000.000 đ và 200.000 USD Vốn lưu động khoảng: 300.000.000đ Để phù hợp với trình độ phát triển của nền kinh tế thị trường Công ty phải tăng cường đa dạng hoá sản phẩm, mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm, kỹ thuật và mỹ thuật hợp thời trang. Tháng 3/1993 theo nghị định số 388/HĐBT/QĐ ngày 24/3/1993 Nhà nước sắp xếp lại sản xuất đổi tên xí nghiệp thành Công ty may xuất khẩu Phương Mai. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh để đáp ứng nhu cầu thị trường Công ty đã không ngừng đầu tư mua sắm thiết bị, máy móc hiện đại. Công ty đã ký kết hợp đồng với nhiều khách hàng trên thế giới như: Hàn Quốc, Hồng Kông, Singapo, Nhật Bản… BẢNG KẾT QUẢ 3 NĂM GẦN ĐÂY CỦA CÔNG TY TT Chỉ tiêu Năm 1999 2000 2001 1 Doanh thu 8.516.789.436 9.050.879.230 10.150.371.45 0 2 Tổng chi phí 8.036.247.430 8.700.118.780 9.730.010.750 3 Kết quả 480.542.006 350.760.450 420.360.700 4 Tổng số cán bộ CNV 423 410 420 5 Vốn 3.131.347.737 3.241.347.737 3.364.019.787 + Vốn lưu động 1.987.604.266 2.037.604.266 2.103.494.766 + Vốn cố định 1.143.743.471 1.203.743.471 1.260.524.021 Công ty có đặc điểm là gia công hàng may xuất khẩu nên NVL chủ yếu là vải, chỉ, cúc… do các chủ hàng đặt gia công cung cấp. NVL chính là vải, bông lót, mex… còn NVL phụ là chỉ, cúc. Còn NVL dự trữ của Công ty rất ít nên công ty thường xuyên gặp khó khăn trong việc sản xuất. Đó là tình trạng thiếu vốn lưu động vì khi ký hợp đồng với khách hàng hình thức thanh toán thường là sau 2 tháng công ty mới nhận được tiền công. Do đó công ty không có sẵn vốn lưu động theo yêu cầu để đáp ứng cho sản xuất. Công ty phải vay ngắn hạn ngân hàng để đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Là công ty may nên đội ngũ công nhân thường là trẻ và nữ đang độ tuổi sinh đẻ nên ngày công lao động không đảm bảo, có nhiều lần phải làm thêm giờ mới đáp ứng tiến độ sản xuất, giao hàng đúng thời hạn (đặc biệt những ngày đóng gói vào thùng contener). Đối với những khó khăn đó, về lâu dài công ty đã và đang có biện pháp cụ thể áp dụng. Công ty không ngừng nâng cao năng lực sản xuất, khẳng định sự tồn tại và phát triển đi lên trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt. 2. Đặc điểm tổ chức và sản xuất Để tổ chức và sản xuất tốt công ty chia ra làm 4 phân xưởng. Các phân xưởng có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo thành một dây chuyền công nghệ khép kín và sản xuất hàng loạt hoặc đơn chiếc tuỳ theo yêu cầu của các đơn đặt hàng. Phân xưởng cắt có nhiệm vụ trải vải, sắc mẫu, cắt bán thành phẩm. Phân xưởng 1,2 chuyên may các loại quần áo (bảo hộ) Phân xưởng thêu chuyên về thêu các loại Sơ đồ tổ chức sản xuất Phân xưởng cắt Phân xưởng may 1 Phân xưởng may 2 Phân xưởng thêu Công ty Sơ đồ quy trình công nghệ Trải vải Rắc mẫu Cắt phá Cắt gọt Vắt sổ Kế toán bán th nh phà ẩm May sườn May tay May cổ … Thùa khuy Là Gấp Đóng túi KCS Đóng gói Kho th nh phà ẩm Vải các loại Từ các loại vải, trải vải để sắc mẫu sau đó là cắt phá, cắt gọt vải theo mẫu và đánh sổ. Bước đầu tiên là may sườn, may tay, may cổ và may cho hoàn thành sản phẩm, sau đó thùa khuy. Khi đã may và thùa khuy xong tiếp theo là phải là, gấp, đóng túi, cho vào kho để trả cho khách hàng. 3. Đặc điểm tổ chức quản lý của đơn vị Công ty may xuất khẩu Phương Mai đã tổ chức bộ máy quản lý của mình phù hợp với điều kiện tình hình của công ty. - Đứng đầu là giám đốc vừa là người đại diện cho nhà nước vừa là người đại diện cho CNV toàn công ty về hoạt động kết quả sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch triển khai mẫu may. - Các phòng ban khác: + Phòng kế toán: tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực tài chính, tổ chức điều hành kế toán theo quy định của nhà nước. Ghi chép và phản ánh trung thực về sự biến động hàng hoá trong sản xuất kinh doanh và trong mỗi kỳ hạch toán. + Phòng kỹ thuật: triển khai và thực hiện các đơn đặt hàng, may sẵn sản phẩm. Tham gia với phân xưởng thiết kế bố trí sắp xếp dây chuyền sản xuất phù hợp với từng mã hàng. + Phòng kế hoạch: tham mưu cho giám đốc xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về sản xuất. Cung cấp vật tư phục vụ cho sản xuất, kiểm tra, đôn đốc và thực hiện kế hoạch, phụ trách kho. + Phòng tổng hợp: Giúp việc cho giám đốc trong công tác tổ chức, lao động tiền lương, tổ chức bộ máy quản lý sản xuất, triển khai với nihệm vụ của công ty tới các bộ phận khác. Lo việc hành chính, quản lý phương tiện vật tư, y tế. + Tổ thiết bị: Lắp đặt sửa chữa, bảo dưỡng MMTB, bảo đảm cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường, quản lý sửa chữa điện nước cho việc phục vụ sản xuất. + Tổ bảo vệ: Bảo vệ tài sản cho công ty. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Giám đốc Phòng kế toán Phòng kế hoạch Phòng kỹ thuật Phòng tổng hợp Tổ thiết bị Tổ bảo vệ 4. Công tác tổ chức kế toán của đơn vị thực tập 4.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán Bộ máy kế toán là tập hợp những cán bộ kế toán cùng với những trang thiết bị kỹ thuật tính toán để thực hiện công tác kế toán của doanh nghiệp. Việc tổ chức bộ máy kế toán phức tạp hoặc gọn nhẹ tuỳ thuộc vào quy mô, khối lượng nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp. Công ty may xuất khẩu Phương Mai tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. 4.2. Cơ cấu tổ chức công tác kế toán - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng: Tốt nghiệp đại học, là người có nhiệm vụ hết sức quan trọng. Chịu trách nhiệm trước giám đốc và cơ quan tài chính cấp trên về các vấn đề liên quan đến tài chính của công ty. Tổ chức hoạt động tài chính huy động và sử dụng vốn sao cho có hiệu quả. Chỉ đạo chuyên môn các nhân viên trong phòng. Tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán, giúp việc cho giám đốc về công tác chuyên môn. - Phó phòng kế toán: Phụ trách về phần xuất nhập khẩu các hợp đồng kinh tế, theo dõi việc thanh toán các hợp đồng, tổng hợp số liệu và báo cáo tài chính. - Kế toán viên: + Một kế toán viên theo dõi về ngân hàng thu, chi có nhiệm vụ theo dõi các khoản vốn vay, TGNH, các khoản thu chi của công ty phát sinh hàng ngày bằng tiền mặt và tiền séc. + Một kế toán theo dõi TSCĐ và XDCB: có nhiệm vụ ghi chép và phản ánh tình hình biến động của các TSCĐ của công ty. + Một thủ quỹ kiêm thủ kho có nhiệm vụ thu chi và bảo quản TM trong công ty. Giao nhận và xuất vật tư cho các tổ sản xuất, vào thẻ kho theo dõi số lượng N - X - T. + Một kế toán theo dõi về phần nhập - xuất thanh toán tiền lương và BHXH. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN. Kế toán trưởng - kiêm trưởng phòng Phó phòng kế toán Kế toán nhập xuất thanh toán lương &BH Kế toán thu chi Kế toán TSCĐ v XDCBà Thủ quỹ kiêm thủ kho 4.3. Hình thức kế toán a. Hệ thống thanh khoản kế toán áp dụng - TK 152 " Nguyên liệu, vật liệu" TK dùng để ghi chép số liệu, tình hình tăng, giảm NVL theo giá thực tế. TK 152 có các TK cấp hai sau: + TK 1521: NVL chính + TK 1522: NVL phụ + TK 1523: Nhiên liệu + KTK 1524: Phụ tùng thay thế + TK 1525: Thiết bị XDCB + TK 1528: Vật liệu khác. - TK 151 " Hàng mua đang đi đường" phản ánh giá trị các loại vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận thanh toán với người bán, người nhận thầu nhưng hàng chưa về nhập kho. - Tk 331 "Phải trả cho người bán" phản ánh QH thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu và các khoảng vật tư, hàng hoá, dịch vụ theo hợp đồng đã ký. - TK 133" Thuế GTGT được khấu trừ" phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn khấu trừ. b. Hình thức kế toán và sổ sách kế toán. Công ty tổ chức hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức này phù hợp với mọi quy mô loại hình doanh nghiệp - sản xuất, mẫu sổ đơn giản, dễ đối chiếu. Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm kê lập bảng kê chứng từ gốc, sau đó lập chứng từ ghi sổ và chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra làm căn cứ cho việc ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cuối cùng sổ cái. Đối với những TK cần mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết thì cănghiên cứu ứ vào chứng từ ghi sổ, chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ gốc để ghi vào bảng tổng hợp chi tiết có liên quan. - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết . + Sổ chi tiết vật tư + Sổ chi tiết thành phẩm + Sổ chi tiết TSCĐ + Sổ chi tiết theo dõi TGNH + Sổ chi tiết công nợ cho từng đơn vị + Sổ theo dõi quỹ TM, Sổ Cái, BCĐ - SPS, BCĐ kế toán Cuối tháng cộng Sổ cái tính ra số dư phát sinh trong tháng của từng TK, lấy kết quả để lập bảng cân đối SPS. Cộng tổng số tiền phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và đối chiếu với bảng CĐSPS. Sau khi đã đối chiếu kiểm tra đảm bảo khớp nhau thì căn cứ vào bảng CĐSPS, bảng tổng hợp chi tiết để lập bảng tổng kết tài sản và báo cáo kế toán. TRÌNH TỰ GHI SỔ, KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ gốc Bảng kê định khoản Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng CĐ - SPS Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra . ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG TẠI ĐƠN VỊ THỰC TẬP 1. Quá trình hình thành và phát triển của đơn vị thực tập Kinh tế ngày càng phát. khách hàng. 3. Đặc điểm tổ chức quản lý của đơn vị Công ty may xuất khẩu Phương Mai đã tổ chức bộ máy quản lý của mình phù hợp với điều kiện tình hình của công