MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ cấu tổ chức máy quản lý 1.1.1Cơ cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp tổng thể phận (đơn vị cá nhân)khác có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn chun mơn hố có trách nhiệm quyền hạn định ,được bố trí theo cấp ,những khâu khác nhằm đảm bảo thực chức quản trị thực mục đích chung xác định doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức quản lý hình thức phân cơng lao động trọng lĩnh vực quản lý ,nó có tác động đến q trính hoạt động hệ thống quản lý Cơ cấu tổ chức mặt phản ánh cấu sản xuất ,mặt khác có tác động tích cực trở lại việc sản xuất Một cấu tổ chức cần phải thiết kế cách khoa học để rõ làm việc gì? chịu trách nhiệm cơng việc nào? Nhằm loại bỏ trở ngại việc thực nhầm lẫn mà không chắn việc phân công công việc gây tạo điều kiện cho mạng lưới định liên lạc phản ánh hỗ trợ cho mục tiêu doanh nghiệp 1.1.2 Những yêu cầu cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Bất kì cơng việc gì, vấn đề dù lớn hay nhỏ, dù phức tạp hay đơn giản phải đặt yêu cầu, tiêu chuẩn định để thực tính hữu ích cơng việc Hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp vấn đề phức tạp, đòi hỏi khắt khe nhiều mặt, để tồn phát triển theo hướng ngày thích ứng với môi trường với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, với nguyên tắc xã hội vận hành kinh tế sản xuất hàng hố Cơng tác hoàn thiện cấu phải đáp ứng yêu cầu sau: +Phải đảm bảo tính chun mơn hố Nhằm tổ chức hoạt động quản trị theo hướng chuyên môn hoá giác độ phận cá nhân quản trị Nguyên tắc nâng cao tính chun mơn hố đến mức cao +Phải đảm bảo tiêu chuẩn hoá Xác định rõ nhiệm vụ phận, cá nhân quy tắc, quy trình, tiêu chuẩn chất lượng với nhiệm vụ Quy định hoạt động kiểm tra, đánh giá công khai theo hướng tiêu chuẩn hoá +Phải đảm bảo phối hợp nhịp nhàng phận nhân Trước hết phải xác định rõ quyền hạn, quyền lực trách nhiệm phận cá nhân từ cấp cao đến cấp thấp hệ thống quản trị Tiếp phải xác định mối liên hệ quản trị thông tin máy phận, cá nhân phải ý thiết kế cân đối nhiệm vụ trách nhiệm, quyền hạn quyền lợi liên kết hoạt động phận, cá nhân quy chế hoạt động, làm hồ hợp tổ chức thức tổ chức phi thức +Phải đảm bảo tính thống quyền lực hoạt động quản lý điều hành Muốn phải ý lựa chọn cấu tổ chức hợp lý, xác định tính thống quyền lực toàn hệ thống, thể quy chế hoạt động đơn vị doanh nghiệp cụ thể 1.1.3 Những nguyên tắc hình thành cấu tổ chức máy quản lý Nguyên tắc tổ chức máy quản lý gắn với phương hướng mục đích hệ thống Nếu có hệ thống mục tiêu, phương hướng có quy mơ lớn cấu tổ chức phải có quy mơ tương ứng.Các ngun tắc quản lý người định ra, vừa phản ánh quy luật khách quan mang dấu ấn chủ quan người.Trong quản lý nói chung có số nguyên tắc: +Nguyên tắc tập chung dân chủ: nguyên tắc tổ chức quản lý, phản ánh mối quan hệ chủ thể đối tượng quản lý yêu cầu mục tiêu quản lý Nó đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ tối ưu tập trung dân chủ, dân chủ phải thực khuân khổ tập trung +Nguyên tắc kết hợp hài hồ loại lợi ích: Suy đến việc quản lý quản lý người nhằm phát huy tính sáng tạo người lao động Kết hợp hài hồ loại lợi ích phải xem xét đề từ đề chiến lược, quy hoạch , kế hoạch kinh tế xã hội, trình hoạt động quản lý đến khâu phân phối tiêu dùng .Suy cho lợi ích sợi dây liên kết người lại với Anghen-nhà tư tưởng vĩ đại nhận định: “ở đâu có thống lợi ích khơng thể có thống mục ích tư tưởng đừng mong thống hành động” Giải tốt mối quan hệ lợi ích quản lý đảm bảo cho hệ thống quản lý vận hành thuận lợi có hiệu quả, ngược lại quan hệ lợi ích bị rối loạn nguyên nhân rối loạn tổ chức, phá vỡ hệ thống quản lý +Nguyên tắc kết hợp quản lý với hành chính, tâm lý giáo dục kinh tế, đề cao phương pháp kinh tế: Đây nguyên tắc thể tác động chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý thông qua quy luật tổ chức hành chính, quy luật tâm lý quy luật kinh tế Đối tượng quản lý người mà nhu cầu họ lại thay đổi theo thời gian khơng gian Do phải tuỳ thuộc đối tượng mà tìm cách quản lý cho phù hợp +Nguyên tắc nắm bao quát ,chú ý toàn diện tập chung xử lý khâu trọng yếu: Đây nguyên tắc quy định phương pháp làm việc người quản lý đòi hỏi phải nắm bắt tình hình cách tồn diện,bao qt khơng bỏ sót chi tiết dù nhỏ nhất.Phát khâu xung yếu,các vấn đề then chốt công việc cấp bách cần thiết phải giải dứt điểm +Nguyên tắc hiệu quả: Là nguyên tắc nói lên mục tiêu quản lý bao gồm hiệu quản kinh tế hiệu xã hội.Bất kì phương pháp quản lý mà khơng đem lại hiệu khơng phải phương pháp hay.Điều địi hỏi chi phí bỏ thấp lợi ích thu lại cao 1.1.4 Những nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức máy quản lý Cơ cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp hình thức tổ chức quản lý doanh nghiệp Nó liên kết mặt cơng tác doanh nghiệp, phối hợp yếu tố tổ chức quản lí doanh nghiệp mặt không gian, thời gian theo hình thức kết cấu định, xoay quanh mục tiêu chiến lược sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nó chịu ảnh hưởng nhân tố: đặc điểm nghành nghề sản xuất, trình độ chun mơn hố, thay đổi nhu cầu thị trường, phân phối địa lý doanh nghiệp, trình độ quản lý doanh nghiệp, nhân tố người… Từ nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp nói chung ta quy thành nhóm nhân tố: +Nhóm nhân tố thuộcđối tượng quản lý -Tình trạng trình độ phát triển cơng nghệ sản xuất doanh nghiệp -Tính chất đặc điểm sản xuất: chủng loại sản phẩm, quy mô doanh nghiệp Những nhân tố biến đổi, ảnh hưởng đến thành phần nội dung chức quản lý thông qua chúng mà ảnh hương trực tiếp đến cấu tổ chức máy quản lý +Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý: -Quan hệ sở hữu tồn doanh nghiệp -Mức độ tập trung hoá tự động hố hoạt động quản lý -Trình độ giới hoá tự động hoá hoạt động quản lý, trình độ kiến thức tay nghề cán quản lý, hiệu suất lao động họ -Quan hệ phụ thuộc số lượng người bị lãnh đạo hoạt động người cấp -Chế độ sách doanh nghiệp đội ngũ cán quản lý -Kế hoạch, chủ trương, đường lối mục đích mà doanh nghiệp đề phấn đấu đạt 1.2 Các kiểu cấu tổ chức máy quản lý 1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến (đường thẳng) Sơ đồ: Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo tuyến … 2… Lãnh đạo tuyến n A B Z (Giáo trình quản trị doanh nghiệp- PGS.TS Lê Văn Tâm-NXBGD-1998.) Người lãnh tổ chức tuyến đơn vị thực chức quản lý chịu trách nhiệm hệ thống công việc cấp mà phụ trách Các mối liên hệ người thừa hành mệnh lệnh nhận mệnh lệnh qua cấp trực tiếp thi hành mệnh lệnh người mà thơi +Ưu điểm: -Tn thủ ngun tắc chế độ thủ trưởng -Tạo thống tập trung cao độ -Chế độ làm việc rõ ràng +Nhược điểm: -Khơng chun mơn hố, địi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức tồn diện -Hạn chế việc sử dụng chun gia có trình độ -Dễ dẫn đến quản lý gia trưởng Tuy nhiên cấu phù hợp với xí nghiệp có quy mơ nhỏ, sản phẩm khơng phức tạp tính chất sản xuất liên tục 1.2.2Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức Việc quản lý theo chức năng, khơng theo tuyến, cấp có nhiều cấp trực tiếp Cơ cấu Freolerie.w.Taylo đề xướng áp dụng chế độ đốc cơng chức Theo cấu quản lý quyền định vấn đề thuộc thủ trưởng đơn vị Tuy nhiên có giúp sức lãnh đạo chức chuyên gia, người có quyền mệnh lệnh vấn đề liên quan đến chuyên môn phân xưởng, phận sản xuất Những người thừa hành nhiệm vụ cấp nhận mệnh lệnh lãnh đạo từ lãnh đạo cao doanh nghiệp đến lãnh đạo chức khác Sơ đồ: Lãnh đạo cao doanh nghiệp Lãnh đạochức A Lãnhđạo tuyến -Ưu điểm: Lãnh đạo chức B Lãnh đạo tuyến Lãnh đạo tuyến n (Giáo trình quản trị doanh nghiệp- PGS.TS Lê Văn Tâm-NXBGD-1998.) +Ưu điểm -Cơ cấu giúp đỡ chuyên gia hàng đầu -Khơng địi hỏi người quản lý có kiến thức -Dễ đào tạo dễ tìm người quản trị +Nhược điểm: -Vi phạm chế độ thủ trưởng -Chế độ trách nhiệm không rõ ràng -Sự phối hợp ban lãnh đạo phịng ban chức gặp nhiều khó khăn -Khó xác định trách nhiệm hay đổ trách nhiệm cho Đây cấu có ý nghĩa mặt lý thuyết cịn thực tế cấu doanh nghiệp sử dụng có q nhiều hạn chế 1.2.3Cơ cấu tổ chức trực tuyến tham mưu Cơ cấu trực tuyến tham mưu gọi cấu phân nhánh, thực chất kiểu cấu kiểu cấu tổ chức theo trực tuyến mở rộng Nó thường áp dụng cho đối tượng quản lý có phức tạp kĩ thuật công nghệ, kinh doanh tác nghiệp Sơ đồ: Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo tuyến A A B Tham mưu C Tham mưu Lãnh đạo tuyến B X Y Tham mưu Z (www.manguon.com\sođodoanhnghiep\) Trong A,B…C,X,Y…Z người thực Vẫn kiểu cấu trực tuyến lãnh đạo phận có thêm tham mưu (hay nhóm chuyên gia) Bộ phận tham mưu không quyền can thiệp, định xuống phía +Ưu điểm: -Đảm bảo chế độ thủ trưởng - Khai thác tiềm quan tham mưu -Tạo điều kiện cho người lãnh đạo có nhiều thời gian hoạch định chiến lược, đảm bảo thống doanh nghiệp +Nhược điểm: -Mối quan hệ nhà lãnh đạo tuyến trở lên căng thẳng gây bất lợi cho tổ chức -Các chuyên gia chuyên môn bị phân tán, có phối hợp chung Kiểu cấu thường áp dụng phổ biến cho doanh nghiệp quân đội, doanh nghiệp có quy mô vừa nhỏ 1.2.4Cơ cấu trực tuyến chức Đây cấu tổ chức máy quản lý áp dụng rộng rãi Do có nhiều ưu điểm khắc phục nhược điểm loại cấu Tuy nhiên việc áp dụng kiểu cấu địi hỏi phải có mơi trường kinh doanh ổn định nhiệm vụ quản lý phân chia thành chức chuyên môn Sơ đồ: Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo chức A Lãnh đạo tuyến Lãnh đạo tuyếnLãnh đạo chức B 2 (www.manguon.com\sođodoanhnghiep\) (1,2,3,4 người thực hiện) Theo cấu quyền định vấn đề thuộc thủ trưởng đơn vị Tuy nhiên có giúp sức lãnh đạo chức chuyên gia Từ dự thảo định cho vấn đề phức tạp để đưa xuống cho người thực giúp người thực nhận mệnh lệnh người lãnh đạo doanh nghiệp Các ý kiến người quản lý chức sở sản xuất có tính chất tham khảo, tư vấn nghiệp vụ +Ưu điểm: -Có ưu điểm cấu trực tuyến cấu chức -Tạo điều kiện cho giám đốc trẻ +Nhược điểm: -Nhiều tranh luận xảy ra, nhà quản lý thường xuyên phải giải gây lãng phí thời gian -Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn -Vẫn có xu hướng can thiệp đơn vị chức -Các định thường chậm trễ 1.2.5Cơ cấu ma trận Đây mơ hình hấp dẫn Cơ cấu có nhiều cách gọi khác tổ chức chia theo ma trận, bàn cờ, tạm thời hay quản lý theo đề án… Sơ đồ: Lãnh đạo DN F1 F2 F3 O1 O2 O3 (Giáo trình Khoa hoc quản lý tập II- PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà _ PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền (NXB Khoa học kĩ thuật 2002) F1,F2,F3: tuyến phận chức O1,O2,O3: Các dự án cơng trình *Cơ cấu ma trận cho phép lúc thực nhiều dự án *Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác *Cơ cấu người lãnh đạo theo tuyến theo chức giúp đỡ người lãnh đạo theo đề án *Trong cấu thành viên phận trực tuyến với phận chức gắn liền với việc thực đề án khu vực định *Sau đề án hoàn thành, thành viên đề án trở vị trí đơn vị cũ +Ưu điểm: - Đây mơ hình tổ chức linh động - tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu - Đáp ứng tình hình sản xuất kinh doanh biến động - Việc hình thành giải thể nhanh chóng +Nhược điểm: -Dễ xảy tranh chấp ảnh hưởng người lãnh đạo phận -Phạm vi sử dụng cịn hạn chế địi hỏi trình độ định 1.2.6Cơ cấu tổ chức theo đơn vị, lĩnh vực, sản phẩm,thị trường Là cấu áp dụng cho đơn vị kinh doanh chiến lược với tiêu trí, chiến lược, lĩnh vực sản phẩm thị trường Cơ cấu theo sát quan điểm thực chiến lược, gắn người vào mục tiêu chiến lược đồng thời thực chun mơn hố theo yếu tố mà tổ chức đặc biệt quan tâm Tuy nhiên loại cấu lại cản trở trình tổng hợp chức Do giảm khả sử dụng chuyên gia hoạt động khác tổ chức 1.2.7Các kiểu cấu tổ chức khác Cơ cấu thức: Cơ cấu thức gắn liền với vai trị, hiệm vụ hướng đích doanh nghiệp tổ chức cách thức nói tổ chức thức hồn tồn chẳng có cứng nhắc hay hạn chế cách diễn đạt ếu người quản lý có ý định quản lý thật tốt, cỏ cấu phải tạo mơi trường việc thực cá nhân tạ, tương lai phải đóng góp có hiệu vào môi trường tập thể Cơ cấu khơng thức: Là tồn tiếp xúc cá nhân tiếp xúc cá nhân tác động theo nhóm cán cơng nhân viên, ngồi phạm vi cấu phê chuẩn doanh nghiệp, cấu khơng thức có vai trị to lớn thực tiễn quản lý Nó khơng định hình hay thay đổi, luôn tồn song song với cấu thức, có tác động định đáng kể tới hoạt động doanh nghiệp 1.3 Mối liên hệ phận cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Qua loại hình cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp nêu ta thấy phận cấu đảm nhận chức riêng Nhưng chúng có mối quan hệ hữu với đảm bảo cho toàn cấu hoạt động linh hoạt hướng đặt Có thể chia mối quan hệ làm loại: +Liên hệ trực thuộc: mối liên hệ phận nhân viên phận, phân có quan hệ huy trực tuyến cấp cấp +Liên hệ chức năng: mối liên hệ phận chức với trình chuẩn bị định cho thủ trưởng phận chức cấp với cán nhân viên chức cấp nhằm hướng dẫn,giúp đỡ chuyên môn nghiệp vụ +Liên hệ tư vấn: liên hệ giũa quan lãnh đạo chung cán lãnh đạo huy trực tuyến với chuyên gia kinh tế, kĩ thuật pháp chế với hội đồng tổ chức theo loại công việc, sở xác định đắn mối quan hệ làm cho phận, nhân cấu tổ chức quản trị nhận rõ vị trí mình, biết trực thuộc ai, phụ thuộc vào nói chung cơng tác phải liên hệ với nội dung nào, liên hệ theo kiểu 1.4 Tổ chức hoàn thiện máy quản lý Là yếu tố đảm bảo thực có hiệu quản sản xt kinh doanh, khơng ngừng nâng cao suất lao động, hình thành cấu lao động tối ưu,đảm bảo yếu tố vật chất cho lao động, sử dụng hợp lí , tiết kiệm sức lao động Lao động nguồn gốc sáng tạo cải vật chất Song để phát huy tác dụng lao động, không ngừng tăng suất lao động, tăng hiệu kinh tế sản xuất kinh doanh phải hoàn thiện máy quản lý nhằm sử dụng sức lao động Cụ thể xếp bố trí lao động phù hợp với nghành nghề, trình độ, sức khoẻ, tâm lí, đảm bảo phát huy cao lực sở trường, hạn chế sở đoản người lao động, phù hợp với môi trường cụ thể thời kì định Nói cách khác loại người khơng đủ lực, trình độ sức khoẻ  ... hưởng đến cấu tổ chức máy quản lý Cơ cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp hình thức tổ chức quản lý doanh nghiệp Nó liên kết mặt cơng tác doanh nghiệp, phối hợp yếu tố tổ chức quản lí doanh nghiệp. .. với cấu thức, có tác động định đáng kể tới hoạt động doanh nghiệp 1.3 Mối liên hệ phận cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Qua loại hình cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp nêu ta thấy phận cấu. .. -Chế độ sách doanh nghiệp đội ngũ cán quản lý -Kế hoạch, chủ trương, đường lối mục đích mà doanh nghiệp đề phấn đấu đạt 1.2 Các kiểu cấu tổ chức máy quản lý 1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực