13 LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG Sự kỹ lưỡng đặc điểm chung tất người thành công Thiên tài nghệ thuật đón nhận nỗi đau vô tận Tất thành tựu vĩ đại có đặc điểm chung cẩn trọng tối đa, chịu đựng vô hạn, tập trung đến chi tiết - Elbert Hubbard thiết lập mục tiêu lên kế hoạch hồn thành kỹ dẫn đến thành cơng Chẳng có kỹ khác giúp bạn nhiều việc phát huy tiềm nhằm đạt điều bạn hồn thành Tất thành tích lớn ngày “những cơng việc đa tác vụ” Chúng thường bao gồm loạt hành động thực theo cách cụ thể nhằm đạt kết có ý nghĩa Ngay điều đơn giản chuẩn bị ăn 178 CHINH PHỤC MỤC TIÊU nhà bếp theo công thức nấu ăn công việc đa tác vụ Khả làm chủ kỹ hoạch định hồn thành cơng việc đa tác vụ bạn cho phép bạn đạt nhiều hầu hết người khác, có ý nghĩa định thành cơng bạn Mục đích việc hoạch định giúp bạn chuyển mục đích lớn lao xác định bạn thành “dự án” đa tác vụ, hoạch định với bước cụ thể – khởi đầu, diễn biến kết thúc – với kỳ hạn phụ rõ ràng May mắn bạn học tập làm chủ kỹ thông qua luyện tập Kỹ làm cho bạn trở thành người làm việc có hiệu có khả gây tác động lớn công việc hay tổ chức bạn Bạn luyện tập nhiều bạn trở nên giỏi kỹ PHỐI HỢP CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH KẾ HOẠCH Trong chương trước, bạn nhận diện tập hợp tất yếu tố cần thiết để lập kế hoạch nhằm đạt nhiều mục tiêu Bây thử điểm lại điều bạn có giúp bạn tiến đến hoàn thành mục tiêu đề ra: Bạn có tầm nhìn rõ ràng kết cuối cùng, mục tiêu lý tưởng, dựa LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG 179 giá trị Bạn biết muốn điều bạn lại muốn điều Bạn viết mục tiêu mình, xếp chúng theo thứ tự ưu tiên, lựa chọn mục đích lớn lao cụ thể Bạn hình thành tiêu chí tiêu chuẩn để theo dõi tiến Bạn xác lập kỳ hạn phụ thành mục tiêu cần hồn thành Bạn nhận diện khó khăn, trở ngại chủ yếu mà gặp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên Bạn nhận diện kiến thức kỹ quan trọng mà bạn cần có để đạt mục tiêu Bạn xếp lực theo thứ tự ưu tiên hình thành kế hoạch để học hỏi điều bạn cần cải thiện Bạn nhận diện người, nhóm người, tổ chức mà bạn cần hỗ trợ hợp tác, ngồi cơng việc Bạn định bước cụ thể mà bạn triển khai nhằm giành hỗ trợ giúp đỡ người Trong tồn q trình này, bạn viết ghi đầy đủ, “nguyên liệu thô” 180 CHINH PHỤC MỤC TIÊU cơng cụ để giúp bạn hình thành kế hoạch hành động Bây giờ, bạn sẵn sàng phối hợp yếu tố thành kế hoạch cụ thể QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH LÀ CỐT LÕI Một thời gian trước đây, tạp chí Inc(*) tiến hành nghiên cứu 50 công ty lúc khởi nghiệp Một nửa số có khoảng thời gian vài tháng để hoàn thành kế hoạch kinh doanh trước bắt đầu hoạt động Nửa lại hoạt động mà khơng có kế hoạch kinh doanh chi tiết đơn giản phản ứng lại nảy sinh việc Hai - ba năm sau, nhà nghiên cứu trở lại để xác định mức độ thành công khả lợi nhuận công ty Những điều mà họ khám phá thú vị Những công ty khởi nghiệp với kế hoạch kinh doanh rõ ràng, hoạch định thấu đáo cụ thể, đa phần thành cơng có lợi nhuận cao công ty bắt đầu hoạt động cách tự phát Kết cho thấy công ty hoạt động khơng có chiến lược thường rơi vào hồn cảnh lúng túng trước vấn đề phát sinh dẫn đến phá sản (*) Inc: Tên tạp chí Mỹ, thành lập năm 1979, chun thơng tin cơng ty, tập đồn, cung cấp lời khuyên, công cụ dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp phát triển hoạt động kinh doanh LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG 181 Điều chứng tỏ rằng, trình hoạch định chiến lược cơng ty đóng vai trị thiết yếu thành cơng doanh nghiệp HOẠCH ĐỊNH MANG LẠI NHIỀU LỢI ÍCH Sau công Normandy thắng lợi Thế chiến thứ 2, hỏi trình hoạch định cho công này, tướng Dwight Eisenhower(*) – người huy trực tiếp công, cho biết: “Những trù tính vơ ích, việc hoạch định yếu tố khơng thể bỏ qua” Chính việc tìm hiểu kỹ thảo luận yếu tố then chốt kế hoạch kinh doanh có ý nghĩa quan trọng bước khác vào giai đoạn ban đầu Đó lý Alec Mackenzie, chuyên gia quản trị thời gian, nói rằng: “Hành động mà khơng hoạch định ngun nhân thất bại” Một phương ngôn quân cổ xưa cho rằng: “Chẳng có kế hoạch tồn sau lần giao tranh với kẻ thù” Tình hình thay đổi nhanh đến mức kế hoạch bạn trở nên lỗi thời nhiều khía cạnh vài ngày hay chí vài Nhưng q trình hoạch định (*) Dwight Eisenhower (1890-1969): Tướng cao cấp Hoa Kỳ Chiến tranh Thế giới thứ 2, sau trở thành vị tổng thống thứ 34 Hoa Kỳ 182 CHINH PHỤC MỤC TIÊU khơng ngừng lại có ý nghĩa quan trọng Scott McNealy cơng ty Sun Microsystems nói rằng: “Khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, bạn phải vứt bỏ tất giả định sau tuần” CƠNG THỨC THÀNH CƠNG Trong tiếng Anh, cơng thức để thành công công việc sống gồm chữ P: “Proper Prior Planning Prevents Poor Performance”, nghĩa “Hoạt động hoạch định trước cách thích hợp ngăn ngừa kết hoạt động kém” Có lợi ích từ việc “Hoạch định trước cách thích hợp”: Thứ nhất, q trình hoạch định buộc bạn phải tư nhận diện tất yếu tố then chốt cần xử lý để đến thành công sau Thứ hai, suy nghĩ kỹ lưỡng điều bạn phải thực để hoàn thành mục tiêu giúp bạn lên kế hoạch cho hoạt động cách cẩn thận trước bắt đầu Thứ ba, kế hoạch rõ ràng, thảo luận đánh giá toàn diện, giúp bạn nhận diện sai sót khó khăn dẫn đến thất bại sau cho cơng ty Nó cho phép bạn đặt câu hỏi: “Nếu… thì…?” Ví dụ, bạn thực chuỗi hành động cụ thể, đâu điều tồi tệ xảy ra? LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG 183 Thứ tư, cho phép bạn nhận diện điểm yếu kế hoạch có biện pháp tăng cường dự phịng để củng cố điểm yếu Bạn nhận diện “sai lầm chết người” dẫn đến thất bại cho doanh nghiệp Thứ năm, hoạt động hoạch định cho phép bạn nhận diện điểm mạnh hội tiềm mà bạn tận dụng để gia tăng xác suất thành cơng Thứ sáu, cho phép bạn tập trung thời gian, tiền bạc hướng tất nguồn lực vào hai mục tiêu mà bạn cần đạt để tiến tới thành công Nếu thiếu trọng tâm tập trung rõ ràng, nguồn lực bạn bị trải phạm vi rộng khó đạt kết to lớn Thứ bảy, giúp bạn tiết kiệm vơ khối thời gian, sức lực chi phí LIỆT KÊ VÀ SẮP XẾP THEO THỨ TỰ ƯU TIÊN Theo hình thức đơn giản nhất, kế hoạch danh sách tất hoạt động mà bạn phải thực hiện, từ đầu đến cuối, để đạt mục tiêu hay đích đến cụ thể Để bắt đầu q trình hoạch định, lấy tờ giấy liệt kê tất việc mà bạn nghĩ phải làm để đạt mục tiêu 184 CHINH PHỤC MỤC TIÊU Mỗi bạn có ý tưởng hoạt động mới, thêm vào danh sách Hãy thường xuyên xem lại chúng, điều chỉnh mục công việc bước thực bạn có thêm thơng tin Danh sách trở thành kế hoạch hành động để xây dựng “ngôi nhà mơ ước” bạn – mục tiêu hay kết hoàn hảo Bây giờ, xếp danh sách theo thứ tự ưu tiên trình tự thực cách xác định nhiệm vụ hay hoạt động quan trọng nhất, số Rồi đến công việc quan trọng Việc quan trọng bình thường nhiệm vụ khơng thể hoàn thành trước nhiệm vụ khác hoàn tất Đôi khi, việc tiến hành nhiệm vụ riêng lẻ khơng theo kế hoạch gây tắc nghẽn cho tồn q trình NHẬN DIỆN YẾU TỐ GIỚI HẠN Trong q trình hoạch định, thành cơng kế hoạch phần lớn định hoàn thành mục tiêu hay kết cụ thể kế hoạch Đó việc hồn thành cơng tác xây dựng văn phịng mới, cửa hàng hay nhà máy Đó ngày giao hàng sản phẩm hay dịch vụ thành phẩm đầu tiên, hay hoàn thành nấc doanh thu cụ thể Đó việc tuyển dụng vị trí quan trọng cần thiết cho cơng việc Q trình hoạch định giúp bạn nhận LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG 185 diện yếu tố sống kế hoạch, tập trung nhiều thời gian ý vào nhiệm vụ hoạt động quan trọng cần hồn thành để đạt thành cơng sau LƯỜNG TRƯỚC THẤT BẠI Chẳng có kế hoạch hoàn hảo từ lần hoạch định Ngược lại, hầu hết kế hoạch nhằm đạt điều mẻ gặp nhiều thất bại từ đầu Bạn đối mặt với khó khăn, trở ngại, thất bại tạm thời Điều cần lường trước điều bình thường tự nhiên Khả tiếp nhận thông tin để phản hồi điều chỉnh kế hoạch hành động vấn đề then chốt định thành công Hãy đặt câu hỏi: “Như hiệu quả?” “Như không hiệu quả?” Bạn nên quan tâm đến việc làm thích hợp thay suy xét trách nhiệm người thực hay không Bất kế hoạch khơng hiệu quả, thư giãn, hít thật sâu tập trung nghiên cứu lại kế hoạch TẬP TRUNG VÀO GIẢI PHÁP Khi đối mặt với vấn đề, tâm hướng đến giải pháp Thực tế, khó khăn phần khơng thể tránh khỏi q trình chinh phục mục tiêu, 186 CHINH PHỤC MỤC TIÊU tâm xử lý chúng cách hiệu biện pháp cần thiết Nếu bạn đạt mục tiêu kỳ hạn, đặt câu hỏi: Chúng ta gặp vấn đề gì? Cịn vấn đề khác chăng? Đâu giải pháp? Cịn giải pháp khơng? Chúng ta làm gì? Bước gì? HOẠCH ĐỊNH TRÊN GIẤY Hãy cụ thể hóa giấy điều bạn nghĩ Bạn nên liên tục liệt kê mục phụ bước q trình Khơng ngừng cập nhật điều chỉnh kế hoạch mình, làm cho ngày trở nên hồn hảo Ln nhớ hoạch định kỹ năng, bạn hồn tồn học tập rèn luyện Khả tư duy, lập kế hoạch, tổ chức triển khai hành động hướng đến mục tiêu cuối giúp bạn vươn lên nhóm 10% hàng đầu lĩnh vực bạn Nhưng điều cần có thời gian Một phương pháp mà bạn áp dụng dễ dàng lấy tờ giấy hoạch định dự án để hoàn thành mục tiêu gồm nhiều nhiệm vụ khác Bằng cách này, bạn tạo hình ảnh hữu hình mục tiêu bước bạn cần thực để đạt mục tiêu Điều hữu ích việc giúp bạn nhận diện LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG 187 điểm mạnh thiếu sót q trình hoạch định MƠ HÌNH HOẠCH ĐỊNH Trong hoạch định, bạn viết ngày, tuần tháng mà bạn nghĩ dự án cần hoàn thành đầu trang giấy Nếu dự án hay mục tiêu kéo dài 12 tháng, bạn viết 12 tháng, tính từ tháng bắt đầu tiến hành Đây khung thời gian dự án Dọc theo cột bên tay trái, liệt kê tất công việc cần phải hồn thành theo trình tự hợp lý, để bạn đạt mục tiêu tối hậu Bạn cần phải làm việc đầu tiên? Thứ hai? Cứ tiếp tục Ở góc bên tay phải, viết thật rõ ràng kết cuối mà bạn mong muốn Bạn mơ tả rõ ràng mục tiêu mong muốn, bạn dễ dàng đạt Giờ đây, bạn nhìn vào hàng ngang để lượng thời gian cần thiết, từ lúc bắt đầu đến kết thúc, để hồn thành cơng việc cụ thể Một số cơng việc tiến hành song song, số việc khác thực sau việc hồn tất Một số việc có mức độ ưu tiên cao, cịn số khác có mức ưu tiên thấp Với trang giấy hoạch định kiểu dự án này, bạn nhìn 188 CHINH PHỤC MỤC TIÊU thấy tồn mục tiêu thể cách chi tiết rõ ràng TẬP HỢP LỰC LƯỢNG Những người phụ trách tiến hành phần kế hoạch cần phải tham gia vào trình hoạch định Sai lầm phổ biến giả định cơng việc hồn thành cách nhanh chóng dễ dàng Mọi người thường ngạc nhiên nhận đơi lúc việc đơn giản dễ dàng thực lại cần phải nhiều thời gian để hồn thành, vượt q xa so với dự tính ban đầu Sự ràng buộc thời gian công việc cốt lõi kế hoạch riêng lẻ buộc bạn phải điều chỉnh lại hoàn toàn kế hoạch chung Một nhà quản lý định gởi thông báo đến tất khách hàng hướng phát triển cho công ty Anh gọi cho nhà thiết kế yêu cầu anh thực thông báo tuần Thế nhưng, anh lấy làm sửng sốt biết thông báo soạn thảo, thiết kế sản xuất chuyên nghiệp từ sáu đến tám tuần để in ấn gởi đi, tốn 2.000 đô-la cho tất chi phí Dự án hủy bỏ Khi bạn bắt đầu trình hoạch định, quan LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG 189 tâm lớn mà bạn nên tập trung vào việc nhận diện xác bước tiến hành thời gian xác cần thiết để hồn tất bước kế hoạch Sẽ có thời gian lý tưởng thời gian thực tế trình lập kế hoạch vươn đến mục tiêu Bạn phải cân nhắc bước tiến hành trình hoạch định, đừng đặt nhiều niềm tin hay hy vọng tác động bên ngồi khơng ảnh hưởng hay chi phối đến tiến trình cơng việc bạn NHẬN DIỆN SỰ TẮC NGHẼN TIỀM TÀNG Trong trình hoạch định, thường vấn đề lớn phải giải trước giải vấn đề khác Một mục tiêu lớn thường phải hồn thành trước đạt mục tiêu khác, hay yếu tố cốt lõi phải xử lý để phần việc khác kế hoạch thành cơng Ví dụ, nhiều cơng ty bắt đầu hoạt động với kế hoạch cụ thể sẵn sàng, ngoại trừ quy trình bán hàng chuyên nghiệp để mang lại doanh thu Họ tiến hành trình hoạch định chiến lược, thuê (mua) văn phịng, trang bị bàn ghế máy móc, thiết bị để làm sản phẩm hay dịch vụ, thuê đội ngũ quản lý kinh doanh, thiết lập hệ thống kế tốn bắt đầu quảng cáo Nhưng quy trình bán hàng tối 190 CHINH PHỤC MỤC TIÊU ưu chưa áp dụng, thời gian dài từ vài tuần đến vài tháng khơng có doanh thu từ bán hàng, công ty buộc phải ngừng lại XÁC ĐỊNH NHỮNG KẾT QUẢ THEN CHỐT Đâu kết then chốt mà bạn phải hoàn thành bước kế hoạch để đạt mục tiêu cuối mình? Làm bạn lập kế hoạch, xác định mức độ ưu tiên cho chúng đảm bảo chúng hoàn thành hạn? Kế hoạch dự phịng việc khơng diễn mong muốn? Bạn làm có thời gian lâu có kinh phí nhiều để đạt mục tiêu then chốt đường tiến đến mục tiêu cuối cùng? Kế hoạch rút lui bạn gì? Có lẽ bạn nghe đến câu thành ngữ: “Một đời vĩ đại, giống tàu khổng lồ, điều khiển hy vọng, hay sợi dây thừng nhất” HOẠCH ĐỊNH LÀ CHÌA KHĨA THÀNH CƠNG Tin tức tốt q trình hoạch định cải thiện giúp q trình hồn thành mục tiêu bớt chông gai Bạn thường xuyên hoạch định cách cẩn thận trước bắt đầu, bạn ngày LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG 191 giỏi việc hoạch định tổng thể Bạn hoạch định tốt, bạn thu hút nhiều ý tưởng hội đến với bạn để lập kế hoạch đạt điều lớn lao Hãy hoạch định rõ ràng điều bạn muốn, viết cụ thể giấy, lập kế hoạch sau thực thi kế hoạch chìa khóa mang đến hiệu Đây kỹ học tập làm chủ Chẳng chốc, bạn cải thiện sống hay cơng việc mình, tăng gấp đơi doanh số hay lợi nhuận, đạt mục tiêu phát huy tiềm thực bạn 192 CHINH PHỤC MỤC TIÊU LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG Hãy lập danh sách thứ bạn cần hoàn thành để đạt mục tiêu Đừng bỏ sót điều Sắp xếp danh sách mà bạn vừa lập theo mức độ ưu tiên; đâu nhiệm vụ hay hoạt động quan trọng nhất? Quan trọng thứ hai? Cứ tiếp tục Sắp xếp danh sách bạn theo trình tự bước thực hiện: điều cần phải làm trước? Xác định lượng thời gian kinh phí cần thiết để đạt mục tiêu hay hoàn thành nhiệm vụ bạn Bạn có đủ thời gian nguồn lực cần thiết chưa? Xem xét điều chỉnh kế hoạch thường xuyên, đặc biệt bạn cập nhật thông tin công việc diễn không kỳ vọng Hãy sẵn sàng thay đổi cần thiết  ... NHỮNG KẾT QUẢ THEN CHỐT Đâu kết then chốt mà bạn phải hoàn thành bước kế hoạch để đạt mục tiêu cuối mình? Làm bạn lập kế hoạch, xác định mức độ ưu tiên cho chúng đảm bảo chúng hoàn thành hạn? Kế hoạch. .. giúp bạn hình thành kế hoạch hành động Bây giờ, bạn sẵn sàng phối hợp yếu tố thành kế hoạch cụ thể QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH LÀ CỐT LÕI Một thời gian trước đây, tạp chí Inc(*) tiến hành nghiên cứu... thể Bạn hoạch định tốt, bạn thu hút nhiều ý tưởng hội đến với bạn để lập kế hoạch đạt điều lớn lao Hãy hoạch định rõ ràng điều bạn muốn, viết cụ thể giấy, lập kế hoạch sau thực thi kế hoạch chìa