Hệ thống thông tin kế toán: Một số vấn đề chung về hệ thống

Hệ thống thông tin kế toán: Một số vấn đề chung về hệ thống

Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể:

- Phân biệt được một số thuật ngữ như hệ thống, hệ thống thông tin, và hệ thốngthông tin kế toán, biết được công nghệ thông tin ảnh hưởng thế nào đến hệ thống thôngtin kế toán

- Hiểu được việc lập báo cáo tài chính sẽ thay đổi như thế nào trong thời đại côngnghệ thông tin.

- Nhận thức được việc ứng dụng công nghệ thông tin cho phép các kế toán viên quảntrị việc đào tạo và thiết kế được hệ thống quản trị chi phí mới và cách đo lường mức độhoàn thành như thế nào.

- Biết được tại sao các kiểm toán viên cung cấp dịch vụ bảo đảm

- Nhận thức được những điểm mới trong một hệ thống thông tin kế toán và làm quenvới những cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực mới này.

1.1.Hệ thống thông tin kế toán là gì?

1.1.1 Lý thuyết về hệ thống

Hệ thống là một khái niệm thường được sử dụng trong đời sống và chúng ta có thể xem “hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để hoàn thành một loạt các mục tiêu”

Ví dụ: - Hệ thống khuyếch đại âm thanh: Loa, bộ khuyếch đại, micro… nhận đầu vào là âm thanh nhỏ và mục tiêu của hệ thống là làm khuyếch đại âm đó ở đầu ra.

- Hệ thống giao thông: Đường, cầu, cảng, xe, tầu… mục tiêu của hệ thống là vận chuyển con người hàng hóa… từ nơi này đến nơi khác

Một hệ thống bất kỳ có ba đặc điểm sau:

- Có các thành phần bộ phận (hoặc những điểm hữu hình).

1 | P a g e

- Tiến trình xử lý (hay phương pháp) để phối hợp các thành phần theo cách đã quy định.

- Mục tiêu hoặc đối tượng của hệ thống.

Lý thuyết hệ thống có đưa ra những khái niệm liên quan như sau: + Hệ thống con và hệ thống cha

Từ định nghĩa trên cho ta thấy hệ thống sẽ tồn tại ở nhiều cấp bậc khác nhau Các thành phần của nó cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm khác nhau Các thành phần của nó cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm của một hệ thống phải có Các hệ thống cấp thấp hơn trong một hệ thống là những hệ thống con, nó cũng có tiền trình phối hợp các thành phần bộ phận để đạt được mục tiêu của nó Khái niệm hệ thống con, hệ thống cha phụ thuộc vào cách nhìn nhận của mỗi cá nhân khi tiếp cận hệ thống đó.

- Ví dụ: - Hệ thống giao thông có các hệ thống con là hệ thống giao thông đường bộ, hệ thống giao thông đường thủy…

+Đương biên và nơi giao tiếp

*Đường biên: nhằm phân cách hệ thống này với hệ thống khác Trong hệ thống con, đường biên giúp nhận dạng các thành phần của hệ thống Xác định đường biên của hệ thống phụ thuộc vào đặc điểm và vị trí của hệ thống trong tổ chức.

*Nơi giao tiếp: là nơi gặp nhau giữa các đường biên của hệ thống con Nơi giao tiếp nối kết các hệ thống con hoặc các thành phần bộ phận.

+Phân loại hệ thống: hệ thống có nhiều dạng khác nhau nhưng có thể được phân loại thành bốn dạng cơ bản sau:

* Hệ thống đóng: là hệ thống cô lập với môi trường Nó không có nơi giao tiếp với bên ngoài, không tác động khỏi đường biên và các tiến trình xử lý sẽ không bị môi trường tác động Khái niệm hệ thống đóng chỉ mang tính chất lý luận bởi thực tế các hệ thống đều tác động qua lại với môi trường theo nhiều cách khác nhau.

*Hệ thống đóng có quan hệ: là hệ thống có sự tác với môi trường, có nơi giao tiếp với bên ngoài và có sự kiểm soát ảnh hưởng của môi trường lên tiến trình Quan hệ ở đây được thể hiện qua các nhập liệu và kết xuất.

* Hệ thống mở: là hệ thống không kiểm soát sự tác động qua lại của nó với môi trường Ngoài việc thể hiện quan hệ qua quá trình nhập liệu và kết xuất, hệ thống

thường bị nhiều loạn hoặc không kiểm soát được, ảnh hưởng đến quá trình xử lý của nó Hệ thống được thiết kế tốt sẽ hạn chế các tác động của sự nhiễu loạn.

- Hệ thống kiểm soát phản hồi: là hệ thống các nhập liệu có thể là các kết xuất của nó Trên cơ sở bốn kiểu hệ thống cơ bản, người ta có thể liên hệ nhiều hệ thống với nhau Ví dụ hệ thống đóng có quan hệ có thể có các thành phần là hệ thống đóng có quan hệ, hệ thống mở và hệ thống kiểm soát phản hồi.

1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý

a Thông tin – dữ liêu:

+ Dữ liệu: Những sự kiện, con số, hình ảnh… chưa được xử lý để phù hợp với người sử dụng

+ Thông tin: Dữ liệu được sắp xếp phù hợp với người sử dụng.

3 | P a g e

Ví dụ: điểm của một lớp là dữ liệu muốn thành thông tin thì cần phải sắp xếp phân loại giỏi, khá trung bình…

Hệ thông thông tin quản lý có máy tính tham gia, một máy tính cụ thể xử lý thông tin Khi hoạt động, có thành phần của máy tính trao đổi thông tin với nhau Như vậy, máy tính cũng là một hệ thống thông tin Các hệ thống thông tin quản lý trong các tổ chức kinh tế xã hộ như hệ thống thông tin quản lý nhân sự, hệ thống kế toán, hệ thống quản lý lịch công tác là các ví dụ điển hình về hệ thống thông tin.

Hệ thống thông tin quản lý: phần lớn hệ thống xử lý giao dịch thường được xây dựng nhằm phục vụ cho một hoặc vài chức năng nào đó, hoặc chỉ đơn giản là giúp con người giải thoát khoải một công việc tính toán, thống kê nặng nhọc Khi xuất hiện nhu cầu cung cấp các thông tin tốt hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến những phương thức xử lý thông tin một cách tổng thể – thông tin thông tin quản lý.

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin các hoạt động diễn ra trong hệ thống.

Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, hệ thống thông tin quản lý có các chức năng chính: + Thu thập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống nhữgn thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học.

+ Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới.

+ Phân phối và cung cấp thông tin.

Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống.

* m.

5 | P a g e

Các giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin quản lý:

Hệ thống thông tin quản lý cũng như bất kỳ hệ thống nào khác, nó có một cuộc sống cùng với các chu kỳ sống có những đặc trưng riêng Nó được sinh ra, phát triển và cuối cùng thì bị thay thế hay bị loại bỏ bởi hệ thống khác tiên tiến hơn, hiện đại hơn Ta có thể chia cuộc sống, hay còn gọi là vòng đời của hệ thống thông tin quản lý ra các giai đoạn như sau:

- Giai đoạn chuẩn bị: Giai đoạn này tình từ khi trong tổ chức xuất hiện nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin mới nhằm cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho việc điều hành các hoạt động sản xuất trong tổ chức.

- Giai đoạn hình thành và phát triển: Trong giai đoạn này, các dự định xây dựng hệ thống thông tin được triển khai thực hiện trong thực tế Các chuyên gia phân tích hệ thống, nhà quản lý và các lập trình viên cùng nghiên cứu, khảo sát, phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin được thử nghiệm, cài đặt và chuẩn bị đưa vào sử dụng.

- Giai đoạn khai thác và sử dụng: Thông thường đây là giai đoạn dài nhất trong vòng đời của hệ thống thông tin quản lý Trong giai đoạn này hệ thống được vận hành phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin trong tổ chức Trong quá trình sử dụng,

hệ thống được bảo trì hoặc sửa chữa để phù hợp với sự thay đổi về thông tin hoặc nhu cầu thông tin.

- Giai đoạn thay thế: Trong quá trình sử dụng và khai thác hệ thống, luôn gặp phải sự thay đổi về thông tin (thay đổi về dung lượng, cấu trúc) và những sửa chữa trong hệ thống làm cho nó trở nên cồng kềnh, hoạt động kém hiệu quả Vì vậy, hệ thống thông tin cũ cần phải được thay thế bởi hệ thống thông tin mới hoặc nâng cấp.

1.1.3 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán

Có ý kiến cho rằng hệ thống thông tin kế toán là phần giao của hai mảng: kế toán và hệ thống thông tin Như vậy, nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán được xem là vi tính hoá hệ thống kế toán trong doanh nghiệp Nhưng đó là các hiểu chưa chính xác về hệ thống thông tin kế toán.

-Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán như sau: Hệ thống thông tin kế toán là việc thu thập các dữ liệu và xử lý các thông tin cần thiết cho người sử dụng.

Để hiểu rõ thuật ngữ này cần xem xét khái niệm này trên khái niệm về hệ thống, thông tin và kế toán.

+> Kế toán: Kế toán bao gồm các lĩnh vực về kế toán tài chính, kế toán quản trị, kế toán chi phí và kế toán thuế Hệ thống thông tin kế toán được thiết lập để cung cấp thông tin cho các lĩnh vực này Có thể thấy rằng hệ thống thông tin kế toán tạo lập các dữ liệu về bảng lương cho các nhân viên trong công ty, kế toán các khoản phải thu, kế toán các khoản phải trả, hàng tồn kho, dự toán tổng thể, ghi nhận các thanh toán trên sổ cái, thiết lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, lập kế hoạch chiến lược…

Thách thức lớn nhất của kế toán là làm sao đưa được các thông tin tốt nhất cho những người cần thông tin (bên trong doanh nghiệp và bên ngoài doanh nghiệp) Ví dụ để

quyết định mua một thiết bị văn phòng người ta quyết định cần các thông tin về người bán, các chi phí có liên quan, các điều kiện mua bán và thanh toán, làm sao để xử lý các thông tin đó, hệ thống thông tin kế toán sẽ giải quyết các việc đó Kế toán còn giúp giải quyết các thông tin không liên quann đến kế toán như là lập dự toán về các khoản thu chi tiền mặt của công ty, tổng hợp và phân tích các thông tin về doanh thu, chi phí và dự đoán doanh số các thị trường, phân tích các chi phí về lương và các lợi ích mang lại của người lao động, tổng hợp về vấn đề hàng tồn kho, phân tích biến động chi phí sản xuất.

Bên cạnh đó thông tin kế toán còn cung cấp những thông tin rất hữu dụng cho những người làm công việc không có sự liên quan đến kế toán như tài chính, nghiên cứu thị trường, nhân sự Có thể tóm tắt như sau:

*Tài chính – Dự toán về tiền và các khoản thu chi thực tế làm cơ sở phân tích.

* Nghiên cứu thị trường – Thống kê bán hàng, tổng hợp phân tích, thông tin về chi phí và dự toán về doanh thu.

* Quản lý nhân sự – Phân tích bảng lương (phân tích lợi ích mang lại của từng cá nhân) các dự án trong tương lai và dự toán chi phí nhân sự.

* Sản xuất – Tổng hợp thông tin về hàng tồn kho, và phân tích chi phí sản xuất.

+> Thông tin (còn gọi là dữ liệu): mặc dù hai khái niệm này thường khác nhau nhưng lại hay được sử dụng nhầm lẫn Khái niệm dữ liệu dùng để chỉ các ghi nhận thô về các dữ kiện sự kiện chưa được xử lý, ví dụ các điểm thi của một lớp học Để hữu dụng các dữ liệu cần được quá trình xử lý để trở thành thông tin, ví dụ các điểm thi được phân loại, cộng trung bình và nhóm lại thành các nhóm để đánh giá trình độ học của lớp.

Làm thế nào để xử lý các dữ liệu thành thông tin có ích? Không có một câu trả lời chung, tuỷ trường hợp, tuỳ các nhận thức mà cách xử lý khác nhau Ví dụ để đánh giá lớp học cách thông thường là kiểm tra, tuy nhiên các thông tin nhận được liệu có chính xác tuyệt đối? Một ví dụ khác, đánh giá giá trị cổ phiếu mà một công ty đang sử hữu có thể lấy giá trung bình của các ngày giao dịch gần đây, giá trị mà công ty đã thanh toán để có cổ phiếu này, hay giá giao dịch ngày gần nhất để đánh giá? Dữ liệu thô rất quan trọng vì nó là cơ sở cho dấu vết kiểm toán, các dữ liệu sẽ được hệ thống thông tin ghi lại, chẳng hạn, hệ thống thông tin sẽ gắn kết với máy chấm công của công ty ghi lại toàn bộ thời gian của nhân viên và tiến hành tính lương và các khoản trích theo lương.

Kiểm toán nội bộ có thể so sánh kết quả ghi nhận bảng chấm công và bảng lương để chắc rằng các việc trả lương đã được tính toán đúng.

Mặc dù thông tin là quan trọng nhưng các thông tin cần phải được xử lý vì người sử dụng cần các thông tin tài chính đã được tổng hợp, hay tổng kết thống kê, hay các thông tin mang tính dự đoán là cơ sở cho việc ra quyết định.

Công việc xử lý dữ liệu thường được trải qua các bước sau: (1) – thập liệu các thông tin thô vào (2) – tiến hành xử lý các thông tin và (3) – cho các thông tin có ý nghĩa.

Các hệ thống thông tin kế toán hiện đại cơ bản dựa vào các bước trên nhưng được hỗ trợ bởi các máy tính Ví dụ, các cửa hàng bán lẻ bán hàng trên mạng sử dụng các trang web để khách hàng đặt hàng, thông tin khách hàng đặt hàng sẽ được lưu trữ, xử lý để thực hiện việc giao hàng, thông tin được lưu chuyển in ra hoá đơn và tổng hợp lên báo cáo tài chính của cửa hàng.

Một điều cần lưu ý là cho dù máy tính là công cụ giúp tăng tính hiệu quả xử lý dữ liệu nhưng chúng cũng tạo ra một số rắc rối: Như máy không thể hiệu chỉnh được những thông tinh sai do nhập lệnh sai (ví dụ: nhập nhầm só ngày công 28 thành -28), nhập liệu máy tính điện tử sẽ gây khó khăn trong việc tìm lại dấu vết kiểm toán.

+> Hệ thống: trong lĩnh vực kế toán, thuật ngữ hệ thống thường liên tưởng đến hệ thống máy tính, công nghệ thông tin ngày nay đã thay đổi trong mọi công việc Hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật chất như người, máy móc, thông tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý, các quy tắc, quy trình xử lý, gọi là các phần tử của hệ thống Trong hệ thống, các phần tử tương tác với nhau và cùng hoạt động để hướng tới mục

+>Hệ thống thụng tin: là hệ thống mà mục tiờu tồn tại của nú là cung cấp thụng tin phục vụ hoạt động của con người trong một tổ chức nào đú Ta cú thể hiểu hệ thống thụng tin là hệ thống mà mối liờn hệ giữa cỏc thành phần cũng như giữa nú với cỏc hệ thống khỏc là sự trao đổi thụng tin.

Một hệ thống thụng tin kế toỏn được hiểu là tập hợp cỏc nguồn lực như con người, thiết bị mỏy múc được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chớnh và cỏc dữ liệu khỏc thành thụng tin (Hỡnh 1.2).

Hình 1.2 Mô hình hệ thống thông tin kếtoán tự động hoá.

Nói đến hệ thống thông tin kế toán hiện đại là nói đến hệ thống thông tin có sử dụng công nghệ thông tin, dưới quyền chủ động tuyệt đối của con người để thực hiện các chức năng ghi nhận, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin kinh tế tài chính trong một tổ chức kinh doanh sản xuất hay hành chính sự nghiệp Nó cho phép ghi chép, theo dõi mọi biến động về tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động của tổ chức.

Hệ thống thông tin kế toán cũng thể hiện vai trò chủ đạo của nó trong quá trình kiểm soát bên trong tổ chức doanh nghiệp Kiểm soạt nội bộ tốt là chìa khoá để quản trị có hiệu quả một tổ chức Nhiều thông tin cần cho các nhà quản trị để kiểm soát tài chính và hoạt động của tổ chức doanh nghiệp đều do hệ thống thông tin kế toán cung cấp.

Mô hình xử lý hệ thống thông tin kế toán trong các tổ chức doanh nghiệp với tính chất, quy mô và loại hình khác nhau đều tương tự nhau ở các góc độ sau:

- Phương pháp xử lý thông tin: thủ công hoặc tự động đối với sự trợ giúp của máy

- Phương pháp kế toán: là cách thức và thủ tục cụ thể để thực hiện từng nội dung,

công việc kế toán.

+ Chứng từ kế toán: (phương pháp chứng mình nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin (băng, đĩa, thẻ thanh toán…) phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Lập chứng từ là công việc đầu tiên của kế toán.

+ Kiểm kê tài sản (phương pháp xác định số thực có của tài sản tại một thời điểm).

11 | P a g e

Kiểm kê tài sản là việc cân đong đo đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản nguồn hình thanh tài sản đối với số liệu trên sổ kế toán.

Kiểm kê tài sản nhằm phát hiện các chênh lệch giữa số thực tế và ghi trên sổ kế toán + Tính giá thành các đối tượng kế toán

Tiền tệ là thước đo định giá tài sản xác định hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

+ Tài khoản: thực chất là phương pháp lưu trữ thông tin, mỗi tài khoản là một đơn vị lưu trữ thông tin về chỉ tiêu báo cáo.

+ Ghi sổ kép: phương pháp phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản (ít nhất 2 tài khoản).

+ Báo cáo tài chính là phương pháp khái quát tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

b Phân loại hệ thống thông tin kế toán: + Theo sự lưu trữ số liệu:

* Hệ thống thông tin kế toán thủ công: Nguồn lực chủ yếu là con người và các công cụ tính toán con người thực hiện các công việc kế toán

Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép thủ công lưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng (phổ biến từ 1980 trở về trước).

Qui trình:

* Hệ thống thông tin kế toán máy tính: Nguồn lực chủ yếu là máy tính các công việc ghi chép, tổng hợp lập báo cáo đều đợc máy tính thực hiện và lu trữ dới dạng các tập tin.

Ví dụ: Hệ thống chấm công, hệ thống giao dịch ATM, tính cớc và in hóa đơn điện thoại…

* Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: nguồn lực chủ yếu là con ngời và máy tính Máy tính thực hiện các công việc dới sự điều khiển, kiểm soát của con ngời Nếu thiếu 1 trong 2 nguồn lực này thì hệ thống sẽ không hoạt động đợc Ngoài vai trò chủ đạo là điều kiển, kiểm soát con ngời còn có nhiệm vụ nhập liệu mà hệ thống máy tính không thể thực hiện đợc và thực hiện các công việc bảo mật, bảo trì hệ thống.

1.1.4.Hệ thống thông tin kế toán và vai trò của nó trongdoanh nghiệp

1 Hệ thống thông tin kế toán và vai trò của nó trong doanh nghiệp

Công nghệ thông tin là khái niệm dùng để chỉ các thiết bị phần cứng và phần mềm đợc sử dụng trong hệ thống thông tin đợc vi tính hoá, là một nhân tố quan trọng làm thay đổi hoạt động xã hội ngày nay Công nghệ thông tin làm thay đổi hoạt động thơng mại trong thời đại mới Trong thời đại hiện nay công nghệ thông tin đã tác động đáng kể đến công việc của kế toán và ngời làm kế toán đợc xem nh là những nhân viên xử lý dữ liệu, đòi hỏi các thông tin đợc xử lý phải có độ chính xác cao, tổng hợp và trình bày phù hợp với từng ngời sử dụng thông tin.

Kế toán nh là một hệ thống thông tin sẽ xác định, thu thập, xử lý và truyền thông tin kinh tế về một tổ chức tới một phạm vi rộng rãi ngời sử dụng cho mục tiêu quản trị hoặc đầu t;

Thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho các nhà quản lý ra quyết định:lập kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, đa ra quyết

định ở tất cả các mức quản lý, từ những vấn đề có cấu trúc nh “Bao

giờ thì cần mua thêm hàng và mua bao nhiêu để bổ sung vào kho

13 | P a g e

nhằm đảm bảo mức tồn kho tối thiểu” hay những vấn đề không cócấu trúc nh “Có nên đa một công nghệ mới vào sản xuất hay không?”

Thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho các nhà đầu t ra quyết định: Trên cơ sở các báo cáo tài chính, trong đó xác định rõ hiệu quả kinh doanh của một thời kỳ kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp, tình hình sử dụng vốn, các nhà đầu t tiếp hay không đầu t vào doanh nghiệp.

Thông tin kế toán cung cấp cơ sở để Nhà nớc hoạch định chính sách, soạn thảo văn bản pháp luật phù hợp nh chính sách về đầu t, chính sách thuế…

Trong mỗi tổ chức doanh nghiệp đều có những lĩnh vực hoạt động khác nhau với những chức năng khác nhau Chúng có mối liên quan ràng buộc chặt chẽ với nhau, cung cấp thông tin về các hoạt động của chúng cho nhau, nhằm đảm bảo cho toàn bộ tổ chức doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả.

Nhiều tổ chức doanh nghiệp đã xây dựng các phân hệ thông tin quản lý cho từng lĩnh vực chức năng nghiệp vụ, nhằm cung cấp những thông tin trợ giúp cho quá trình ra quyết định trong những

Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này không độc lập với nhau về mặt vật lý mà thờng chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ qua lại với hệ thống thông tin kế toán Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán và những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế toán có nhiệm vụ biến đổi chúng thành thông tin ở dạng các báo cáo quản trị và báo cáo tài

Ngợc lại, hệ thống thông tin kế toán cũng cung cấp rất nhiều thông tin đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng nói trên Nó cung cấp:

- Báo cáo bán hàng cho hệ thống thông tin thị trờng;

- Báo cáo vật t – tồn kho và thông tin về chi phí cho hệ thống thông

Các thông tin còn lại khác cần cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng trên sẽ đợc thu thập thêm từ môi trờng bên ngoài của doanh nghiệp, ví dụ thông tin về sở thích của khách hàng, thông tin về sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh, thông tin về kĩ thuật sản xuất mới hoặc thông tin về thị trờng lao động.

Nh vậy, hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tin chuyên chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp Chúng giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của chúng làm cho tổ chức doanh nghiệp đạt đợc các mục tiêu đề ra (Hình 1.2).

2.Vai trò liên kết của hệ thống thông tin kế toán trong tổ chứcdoanh nghiệp

15 | P a g e

Hình 1.3 Vai trò liên kết của hệ thống thông tin kế toántrong tổ chức doanh nghiệp

Nh đã đề cập, có hai nhóm ngời sử dụng thông tin kế toán: nhóm bên trong và nhóm bên ngoài doanh nghiệp Nhóm bên ngoài, bao gồm các nhà đầu t, các chủ nợ, các cổ đông, các doanh nghiệp cạnh tranh, các nghiệp đoàn lao động và công chúng nói chung.

Nhóm ngời sử dụng bên ngoài doanh nghiệp phụ thuộc vào một lợng lớn các báo cáo do hệ thống thông tin kế toán của tổ chức doanh nghiệp cung cấp Đa số các báo cáo này là báo cáo bắt buộc, mọi doanh nghiệp đều phải lập và gửi theo định kỳ không phân biệt trạng thái sở hữu và qui mô doanh nghiệp Đó là những căn cứ quan trọng cho việc đề ra các quyết định về quản lý, điều hành hoạt

chủ sở hữu, các nhà đầu t, các chủ nợ hiện tại và tơng lai của doanh nghiệp Nhóm bên trong bao gồm các nhà quản lý, mà nhu cầu thông tin của họ phụ thuộc vào cấp quản lý, mà nhu cầu thông tin của họ phụ thuộc vào cấp quản lý hay chức năng nghiệp vụ của họ trong doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế toán sẽ tóm tắt và lọc thông tin sao cho các nhà quản lý ở các cấp khác nhau nhận đợc đúng thông tin họ cần để hoàn thành công việc của mình, vào đúng lúc, theo đúng dạng.

Quản lý ở cấp chiến lợc với những hoạch định chiếc lợc lâu dài cần đợc hệ thống thông tin kế toán cung cấp những báo cáo kế toán với những mục tóm tắt và tổng hợp nh tổng doanh thu quý theo sản phẩm hoặc theo bộ phận, trong khi quản lý ở cấp sách lợc lại cần những thông tin chi tiết hơn nh doanh thu quý theo sản phẩm hoặc theo bộ phận, trong khi quản lý ở cấp sách lợc lại cần những thông tin chi tiết hơn nh doanh thu hằng ngày hoặc hàng tuần theo sản phẩm, vì phạm vi quản lý của cấp này hẹp hơn và quản lý cấp tác nghiệp chỉ có nhu cầu thông tin liên quan đến nghiệp vụ riêng, đặc thù của họ mà thôi, ví dụ tổng doanh thu của một bộ phận xác định.

Bằng cách xử lý dữ liệu, hệ thống thông tin kế toán đã tác động đến quyết định của tổ chức doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin kế toán đáp ứng nhu cầu của đơn vị về chi phí thiết lập, lu trữ thông tin có thể sử dụng nhiều mục đích, giao diện thân thiện dễ sử dụng, xử lý chính xác và nhanh chóng thông tin, cung cấp những thông tin hữu dụng cho việc ra quyết định cũng nh những vấn đề khác có liên quan.

Ví dụ bên cạnh việc ghi nhận các khoản phải thu và tổng hợp trên bản báo cáo tài chính, hệ thống thông tin kế toán còn giúp phân tích tuổi nợ của từng khách hàng đa ra cảnh báo các khoản nợ quá hạn Hệ thống thông tin kế toán không chỉ giúp phản ánh các nghiệp vụ tài chình và thể hiện báo cáo tài chính một đơn vị nó còn giúp

17 | P a g e

theo dõi các hoạt động kinh tế đang diễn ra và những thông tin đặc biệt hơn.

Ngày nay, hệ thống thông tin kế toán theo dõi các thông tin phi tài chính cũng đợc coi trọng nh các thông tin tài chính Do đó, chúng ta cần định nghĩa một hệ thống thông tin kế toán của một doanh nghiệp là việc thu thập xem xét các nghiệp vụ kinh tế của một doanh nghiệp, xử lý chúng và truyền các thông tin này dới mọi hình thức khác nhau cho nhiều đối tợng với một cách thích hợp nhất.

1.2.Kế toán trong thời đại công nghệ thông tin

1.2.1 Đôi nét về lịch sử phát triển của Internet và WWW

Xu thế toàn cầu húa đang diễn ra trờn thế giới đó và đang tỏc động to lớn vào sự phỏt triển của ngành truyền thụng núi chung và bỏo chớ núi riờng Sự phỏt triển của Internet là một trong cỏc yếu tố quan trọng làm cho việc chuyển tải thụng tin tới cỏc khu vực trờn thế giới một cỏch dễ dàng và tiện lợi Chỳng ta hóy nhỡn lại lịch sử hỡnh thành và phỏt triển của nú để thấy được xu hướng phỏt triển của Internet ngày nay là một sự tất yếu.

Thời kỳ phụi thai của Internet bắt nguồn từ việc năm 1969 Bộ Quốc phũng Mĩ xõy dựng dự ỏn ARPANET (Advanced Research Projects Agency- ARPA) Đõy là Cơ quan Dự ỏn nghiờn cứu Tiờn tiến, tiền thõn của cơ quan sau này được thành lập với nhiệm vụ phỏt triển hệ thống phũng thủ tờn lửa quốc gia đặt trờn vũ trụ, chỳ ý [1] Cơ quan này nghiờn cứu lĩnh vục mạng, với ý đồ là chia sẻ thụng tin giữa cỏc trung tõm nghiờn cứu được chớnh phủ bảo trợ Theo đú cỏc mỏy tớnh được liờn kết với nhau và sẽ cú khả năng tự định đường truyền tin ngay sau khi 1 phần mạng đó được phỏ hủy [2].

Trong 10 năm sau đú (từ năm 1972 đến năm 1982), cỏc nhà khoa học cựng một số cỏc trường đại học tại Mĩ, Anh, Na- uy…đó nhiều lần cải tiến, thay đổi, nõng cấp cỏc đời mạng từ mạng ARPANET liờn kết 40 mỏy thụng qua cỏc bộ xử lớ giao tiếp giữa cỏc trạm cuối (Terminal Interface Processor-TIP), thiết lập giao thức bắt tay (agreed-upon), phỏt minh ra E-mail để gửi thụng điệp trờn mạng Từ đú đến nay, E-mail là một trong những dịch vụ được dựng nhiều nhất…

Tiếp theo năm 1974, BBN đã xây dựng giao thức ứng dụng Telnet cho phép sử dụng máy tính từ xa[3] Năm 1976, phòng thí nghiệm của hãng AT&T phát minh ra dịch vụ truyền tệp cho mạng FTP (file transfer protocol – giao thức chuyển giao tệp tin) Năm 1978, Tom Truscott và Steve Bellovin thiết lập mạng USENET dành cho những người sử dụng UNIX.

 Mạng USENET là 1 trong những mạng phát triển sớm nhất và thu hút nhiều người nhất Năm 1979 ARPA thành lập ban kiểm soát cấu hình internet.

Năm 1981 ra đời mạng CSNET(Computer Science NETwork) cung cấp các dịch vụ mạng cho các nhà khoa học ở trường đại học mà không cần truy cập vào mạng ARPANET.

Năm 1982 các giao thức TCP và IP được DAC và ARPA dùng đối với mạng

ARPANET.Sau đó TCP/IP được chọn là giao thức chuẩn Năm 1983, được đánh dấu là một mốc quan trọng bởi ARPANET được tách ra thành ARPANET và MILNET.

 MILNET tích hợp với mạng dữ liệu quốc phòng

 ARPANET trở thành 1 mạng dân sự với quy mô nhỏ hơn.

Lúc này, hội đồng các hoạt động internet ra đời, sau được đổi tên thành Hội đồng kiến trúc internet [4].

 Như vậy, ở thời kỳ phôi thai này, ARPANET, mạng toàn khu vực đầu tiên và tiền thân của Internet được thiết lập tại “bốn điểm nút” là Viện nghiên cứu Stanford, UCLA, Đại học California ở Santa Barbara và Đại học Utah [5].

Internet còn phải trải qua 3 giai đoạn phát triển nữa mới có được vị trí như ngày hôm nay.

Mạng Internet ban đầu chỉ khởi sắc trong giới học thuật với việc tạo ra BITNET (because It is Time Networt – Bởi vì đã đến thời của Mạng) Sau này, năm 1984 khi giới nghiên cứu đưa ra “hệ thống tên miền” cho phép người sử dụng tìm kiếm các máy vi tính khác theo tên chứ không phải theo số thì số máy chủ trên Internet đã tăng lên con số chóng mặt (từ 1987 có 10.000 máy chủ, hai năm sau có tới 100.000 máy chủ)[6] Hệ thống các tên miền DNS (Domain Name System)được chia thành sáu loại chính

19 | P a g e

 - edu (education) cho lĩnh vực giáo dục

 - gov (government) thuộc chính phủ

 - mil (miltary) cho lĩnh vực quân sự

 - com (commercial) cho lĩnh vực thương mại

 - org (organization) cho các tổ chức

 - net (network resources) cho các mạng

Giai đoạn bùng nổ thứ nhất vào năm 1986 mạng NSFnet chính thức được thiết lập Khi công nghệ mạng đã phát triển, nhiều mạng mới đã hình thành và đều được kết nối với ARPANET, CSNET và NSFNET, tất cả các mạng này nối với nhau và trở thành Internet Cuối cùng thì ARPANET và CSNET suy thoái, chỉ còn NSFNET là 1 mạng khá tốt trở thành mạng chính liên kết các mạng khác trên Internet Lúc này đối tượng sử dụng internet chủ yếu là những nhà nghiên cứu và dịch vụ phổ biến nhất là E-mail và FTP Internet đã là 1 phương tiện đại chúng.

 Cuộc bùng nổ thứ hai với sự phát triển của wwwww, bắt đầu từ việc tìm ra cách để lưu giữ và tìm kiếm các cơ sở dữ liệu Các cơ sở dữ liệu này phải được kết nối với các tài liệu của thư viện.

Đến năm 1991, Tim Berners Lee ở trung tâm nghiên cứu nguyên tử châu Âu(CERN) phát minh ra World Wide Web(WWW) dựa theo ý tưởng về siêu văn bản được Ted Nelson đưa ra từ năm 1985.Có thể nói đây là 1 cuộc cách mạng trên internet vì người ta có thể truy cập, trao đổi thông tin 1 cách dể dàng, nhanh chóng.

Trước sự phát triển “chóng mặt” của mạng Internet, ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản HTML (HyperText Mark- up Language) cùng với giao thức truyền siêu văn bản HTTP (HyperText Transfer Protocol), báo chí lúc bấy giờ không thể đứng ngoài cuộc Kết quả là những từ báo mạng điện tử ra đời theo xu thế phát triển của mọi thời đại.

Tháng 10/1993, Khoa báo chí Đại học Florida (Mỹ) tung ra cái mà họ tự tin là tờ báo Internet đầu tiên Cũng có tài liệu cho rằng năm 1992, tờ báo Chicago của Mỹ mới là tờ báo điện tử đầu tiên trên thế giới.

Năm 1994, phiên bản online của tạp chí Hotwired chạy những banner quảng cáo đầu tiên và hàng loạt báo khác tại Mỹ ồ ạt mở website “Cơn sốt vàng” của thời thông tin trực tuyến bắt đầu.

Một khảo sát lần đầu tiên về độc giả Internet của hãng dịch vụ thống kê truy cập Nielsen/NetRatings công bố mới đây cho thấy 1/5 số người lướt web thích đọc báo mạng hơn các phiên bản phi trực tuyến Có lẽ đó cũng chính là một động lực khiến các tờ báo giấy – vừa là để cạnh tranh vừa là không thể cưỡng lại xu thế điện tử hóa – cũng đã phải lập tức triển khai phiên bản điện tử, trong đó phần lớn phát hành lại các bài báo từ bản giấy và có cập nhật thêm thông tin riêng. 

 Cùng với sự phát triển chóng mặt của các công nghệ kết nối, giúp đẩy nhanh tốc độ truy tải, số lượng các tờ báo điện tử cũng nở rộ khắp nơi trên thế giới, truyền tải thông tin dưới mọi hình thức mà các loại báo truyền thống cung cấp Có thể coi báo điện tử hiện nay là sự hội tụ của cả báo giấy (text), báo tiếng (audio) và báo hình (video) Người lướt web không chỉ được cập nhật tin tức dưới dạng chữ viết mà còn có thể nghe rất nhiều kênh phát thanh và xem truyền hình ngay trên các website báo chí.[7]

Công ty Netsscape tung ra các phần mềm ứng dụng để khai thác thông tin trên Internet vào tháng 5 năm 1995.Công ty Amazon.com ra đời vào tháng 5 năm 1997 và IBM tung ra chiến dịch quảng cáo cho các mô hình điện tử năm 1997…

 Nếu như cuối năm 1996, trên toàn thế giới chỉ có khoảng trên 1.400 đầu báo điện tử thì đến năm 2004 con số này đã tăng lên gấp khoảng 10 lần-trên 14.000 đầu báo Số đầu báo điện tử tăng tỷ lệ thuận với tốc độ phát triển và phổ cập internet cũng như số lượng độc giả Theo một số liệu thống kê không chính thức, độc giả báo điện tử ở các nước như Mỹ, Anh, Đức, Nhật… hiện đã chiếm tới 1/4 tổng dân số của những nước này [8]  Đến cuối thời kỳ này, Internet bắt đầu cung cấp dịch vụ Web Mail bởi công ty Hotmail vào tháng 7 năm 1996 Sau đó nó được Microsoft mua lại với giá 400 triệu dô la Cũng trong năm đó triễn lãm Internet 1996 World Exposition là triển lãm thế giới đầu tiên trên mạng Internet.

Internet bùng nổ với mạng không dây Năm 1985,Cơ quan quản lí viễn thông của Mĩ quyết định mở cửa một số băng tần của giải phóng không dây, cho phép người sử dụng chúng mà không cần giấy phép của Chính phủ Đây là bước mở đầu cho các mạng không dây ra đời và phát triển rất nhanh Ban đầu các nhà cung cấp các thiết bị không dây dùng cho mạng LAN như Proxim và Symbol ở Mĩ đều phát triển các sản phẩm độc quyền, không tương thích với các sản phẩm của các công ty khác Điều này dẫn đến sự cần thiết phải xác lập 1 chuẩn không dây chung.

21 | P a g e

 Năm 1997, một tiểu ban đã tiến hành thương lượng hợp nhất các chuẩn và đã ban hành chuẩn chính thức IEE 802.11 Sau đó là chuẩn 802.11b và chuẩn 802.11a lần lượt được phê duyệt vào các năm 1999 và năm 2000.

  Với dự án Philadelphia Wifi, các nhà đầu tư hi vọng sẽ hút khách truy

cập internet không dây (Nguồn vtc.vn)

 Tháng 8 năm 1999 sáu công ty gồm Intersil, 3Com, Nokia, Aironet, Symbol và Lucent liên kết tạo thành liên minh tương thích Ethernet không dây VECA Thuật ngữ Wi-Fi ra đời, là tên gọi thống nhất để chỉ công nghệ kết nối cục bộ không dây đã đươc chuẩn hóa.[9]

Tại Việt Nam dịch vụ Internet bắt đầu được cung cấp chính thức từ năm 1997 Đây là dấu mốc quan trọng đối với việc toàn cầu hóa thông tin của Việt Nam ra thế giới Tuy nhiên phải nói rằng, việc tham gia vào lĩnh vực này tuy muộn nhưng đã tạo ra một “cuộc cách mạng” về công nghệ thông tin tạo đà cho sự “thay da đổi thịt” của nền truyền thông đại chúng “đi hơi chậm” so với thế giới.

Ngày nay Internet đã “thâm nhập” vào cuộc sống với nhiều tiện ích thiết thực mà nổi bật ở 3 hoạt động như:

- Hoạt động thư điện tử ( E- mail) là sự tiến bộ nhất trong lĩnh vực truyền thông Mỗi người sử dụng Inernet đều có một địa chỉ điện tử gọi là “site”, đều có thể

giao bức điện của mình cho một cơ quan chuyển phát đảm nhận, cơ quan này giống như một cơ quan bẻ ghi (định hướng) mà người sử dụng thuê bao phải trả tiền thuê bao hàng tháng Cơ quan chuyển phát này từ định hướng này đến định hướng khác, tìm ra địa chỉ người nhận E-mail và ghi vào bộ nhớ của người sử dụng máy tính đó Nói tóm lại, Web là hộp thư không lồ và một fax, rẻ tiền hơn rất nhiều so với dịch vụ bưu điện rất nhiều  Hàng loạt các trung tâm hội thảo, một diễn đàn mà trong đó mỗi người sử dụng Internet đều có thể tham dự và phát biểu ý kiến Theo những số liệu của một tập đoàn Mỹ quản lý Internet, vụ Clintơn đã gợi lên trên Web tại Hoa Kỳ hàng trăm ngàn cuộc tranh luận và hàng triệu cuộc gọi Trong chưa đầy 10 năm tới, Web sẽ đem lại cho công chúng một công cụ thông tin trực tiếp với nguy cơ trở thành “tiệm cafe để đến tán phét” bằng nhiều thứ tiếng, là nơi những kẻ ba hoa, lắm lời đến thả mình trong những giấc mơ thảo luận không dứt về những chuyện không đâu.

- Trong tương lai Web trở thành một thư viện khổng lồ của thế giới, và trên những giá sách của thư viện này mỗi người sử dụng Internet đều có thể đặt lên đấy những tư liệu muốn giới thiệu cho mọi người biết hoặc để thương mại hóa, cũng như tham khảo mọi cuốn sách đã được ghi nhớ vào bộ nhớ.

Muốn tiếp cận ba chức năng này người ta thấy xuất hiện ngày càng nhiều cửa vào và các động cơ tìm kiếm sẽ nối kết người sử dụng Internet với các mớ bòng bong của hàng triệu “ Site” Điều này vẫn không tránh được tình trạng các đường truyền bị quá tải và thời gian chờ đợi càng dài hơn[10].

Ngày nay, Internet đang có cuộc cách mạng chủ yếu trong xã hội truyền thông cả về mặt quảng cáo lẫn thông tin Cuộc cạnh tranh đó chắc chắn sẽ diễn ra phức tạp, song, quan trọng hơn cả là dù diễn biến như thế nào thì công chúng là người được “hưởng thụ” thành quả công nghệ hiện đại này đầu tiên.

1.2.2 Kế toán tài chính

Kế toán trong doanh nghiệp như là một hệ thống thông tin.

23 | P a g e

Kế toán là quá chính xác định, đo lường và truyền đạt các thông tin kinh tế của một tổ chức nhằm phục vụ cho mục đích ra quyết định.

Kế toán là nghệ thuật quan sát, ghi chép, phân loại tổng hợp các hoạt động của doanh nghiệp và trình bày kết quả của chúng nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định và ra các quyết định đánh giá hiệu quả của một tổ chức.

Mục tiêu của kế toán:

 Cung cấp thông tin

 Phục vụ cho việc ra các quyết định

 So sánh, dự đoán và đánh giá hiệu quả quản lý và sử dụng các nguồn lực của một tổ chức

Nhóm người sử dụng thông tin kế toán:

- Bên ngoài tổ chức: Với các nhu cầu về thông tin khác nhau, cách hiểu khách nhau về các báo cáo tài chính

- Bên trong tổ chức: Các nhà quản lý, ban giám đốc

Thông tin mà người sử dụng quan tâm:

Với những nhu cầu khác nhau như vậy, người bên ngoài tổ chức được lựa chọn 1 trong 2 dạng thông tin mà kế toán cung cấp.

- Các báo cáo tài chính tổng hợp gồm: + Bảng cân đối kế toán

+ Báo cáo lãi lỗ (báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Các báo cáo tài chính về một mục cụ thể : Báo cáo chi phí, các báo cáo đánh giá về hoạt động

Người ngoài tổ chức yêu cầu thông tin chính xác về các nguồn lực do công ty kiểm soát Các thông tin này chỉ liên quan đến các sự kiện trong quá khứ và liên quan tới thực thể kinh doanh.

Hệ thống báo cáo cung cấp cho người ngoài doanh nghiệp phải là một hệ thống báo cáo phù hợp một cách toàn diện với bản chất của các báo cáo tài chính và tuân thủ theo :

 Các yêu cầu của luật pháp

Các yêu cầu của thị trường chứng khoán

 Các chuẩn mực, nguyên tắc kế toán được thừa nhận

 Các quy định của chính phủ

Người cho vay quan tâm đến:

- Khả năng thanh toán của doanh nghiệp, khả năng thanh khoản của tài sản (khả năng chuyển đổi thành tiền)

- Sự ổn định về tài chính của doanh nghiệp trong dài hạn

- Có nên mở rộng quan hệ tín dụng không? Có nên tiếp tục cho vay hoặc cho doanh nghiệp mua trả chậm hàng hoá, dịch vụ hay không?

Nhà đầu tư (Các cổ đông) quan tâm đến:

- Khả năng tạo ra doanh thu và mức độ an toàn của đồng vốn đầu tư - Khả năng trả lãi vay và chia lợi nhuận

- Tiếp tục duy trì hay từ bỏ quyền sở hữu?

Cơ quan thuế:

- Xác định mức thuế thu nhập mà doanh nghiệp phải nộp

- Kiểm tra xem doanh nghiệp có tuân thủ theo những nguyên tác và luật lệ chính phủ quy định không?

Bên trong tổ chức:

Nhà quản lý và các cán bộ trong công ty có trách nhiệm đưa ra những quyết định ở các cấp khác nhau.

Mục đích của công việc quản lý công ty là phối hợp các nguồn lực được cung cấp từ bên ngoài Vai trò của quản lý ở khía cạnh phối hợp các nguồn lực được mô tả trong sơ

25 | P a g e

Trong 1 tổ chức, hệ thống thông tin kế toán được chia làm 2 bộ phận chủ yếu:

 Kế toán tài chính

Là kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin liên quan đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp cho người quản lý và những đối tượng ngoài doanh nghiệp, giúp họ ra các quyết định phù hợp với mục tiêu mà họ quan tâm.

 Kế toán quản trị

Là kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho những người trong nội bộ doanh nghiệp sử dụng, giúp cho việc đưa ra các quyết định để vận hàng công việc kinh doanh và vạch kế hoạch cho tương lai phù hợp với chiến lược và sách lược kinh

Phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận

thông tin

doanh nghiệp, đối thủ cạnh tranh, các tổ chức tín dụng, các nhà cung cấp, người lao động, người đầu tư

ty, Giám đốc, quản lý, giám sát viên…

Các báo cáo kế

toán chủ yếu Báo cáo kết quả kinh doanhBảng cân đối kế toán

Các báo cáo về cung cấp, dự trữ vật tư, hàng hoá, các báo cáo về quá trình sản xuất (Tiến độ, chi phí, kết quả) Các báo cáo bán hàng, giá

thông tin thể Chính xác, khách quan, tổng độ chính xácKịp thời, thích hợp, ít chú ý đến

 Nguồn: “Kế toán doanh nghiệp trong kinh tế thị trường”

 Kế toán tài chính cung cấp thông tin cho người ra quyết định bên ngoài doanh nghiệp.

1.2.3 Kế toán quản trị

 Kế toán quản trị cung cấp thông tin cho quản lý trong quá trình điều hành hoạt động của doanh nghiệp.

Trình bày ở phần 1.2.2

1.2.4 Kiểm toán

Vai trò truyền thông của kiểm toán là đánh giá sự chính xác và đầy đủ của hệ thống báo cáo tài chính của đơn vị Tuy nhiên, hiện nay các công ty kiểm toán cho rằng vai trò của họ là đảm bảo hợp lý rằng các thông tin trên báo cáo trình bày hợp lý với bên thứ ba, như là báo cáo trình bày có hợp lý không, có phù hợp với chuẩn mực không và phù hợp với luật pháp không Công việc của kiểm toán sẽ được hỗ trợ nhiều từ hệ thống thông tin kế toán của đơn vị Có thể tóm tắt như sau:

* Đánh giá rủi ro: Giúp kiểm toán xem xét được các rủi ro một cách đầy đủ và hợp lý * Đánh giá hoạt động kinh doanh: Cung cấp các bằng chứng đảm bảo rằng hoạt động của đơn vị được đánh giá đúng, và giúp xem xét được các mục tiêu của đơn vị đạt được như thế nào.

* Thương m

27 | P a g e

Kiểm toán độc lập

Kiểm toán độc lập là loại kiểm toán được tiến hành bởi các kiểm toán viên thuộc các công ty, các văn phũng kiểm toỏn chuyờn nghiệp Kiểm toỏn độc lập là hoạt động dịch vụ tư vấn được pháp luật thừa nhận và quản lý chặt chẽ Quan hệ giữa các chủ thể kiểm toán (kiểm toán viên/tổ chức kiểm toán và đơn vị kinh tế được kiểm toán) là quan hệ mua bán dịch vụ, đơn vị kinh tế được kiểm toán trả phí dịch vụ cho các kiểm toán viên theo thoả thuận trong hợp đồng kiểm toán Các kiểm toán viên độc lập là những người hội đủ các tiêu chuẩn theo chuẩn mực kiểm toán và các qui định pháp lý về hành nghề kiểm toỏn.

Kiểm toỏn độc lập chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán báo cáo tài chính, thực hiện các dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán Ngoài ra, tuỳ từng thời kỳ kinh tế và yêu cầu cụ thể của khách hàng, kiểm toán viên độc lập cũn thực hiện cỏc dịch vụ khỏc như kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ và đặc biệt là kiểm toán các quyết toán giá trị công trỡnh xõy dựng cơ bản hoàn thành, xác định giá trị vốn góp.

Hoạt động kiểm toán độc lập là hoạt động kiểm toán rất phổ biến ở các nước có nền kinh tế phát triển, vỡ thế hoạt động kiểm toán nói chung thường được coi là hoạt động kiểm toán độc lập Trong hoạt động kiểm toán độc lập thỡ kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh là chủ yếu, theo đó đề cập về kiểm toán độc lập tức là kiểm toán độc lập báo cáo tài chính.

Kiểm toán Nhà nước

Nếu kiểm toán độc lập là hoạt động dịch vụ và thu phí thỡ kiểm toỏn nhà nước lại là công việc kiểm toán do cơ quan kiểm toán nhà nước tiến hành theo luật định và không thu phí kiểm toán.

Nội dung của Kiểm toán chủ yếu là kiểm toán tuân thủ, xem xét việc chấp hành các chính sách luật lệ và các chế độ của Nhà nước và đánh giá sự hữu hiệu, hiệu quả hoạt động tại các đơn vị sử dụng vốn và kinh phí của nhà nước Cơ quan kiểm toán nhà nước là một tổ chức trong bộ máy quản lý của Nhà nước Kiểm toán viên Nhà nước là các viên chức Nhà nước.

Kiểm toán nhà nước nhận xét, đánh giá và xác nhận việc chấp hành các chính sách, chế độ tài chính, kế toán ở đơn vị Bên cạnh đó kiểm toán Nhà nước cũn cú quyền gúp ý và yờu cầu cỏc đơn vị được kiểm toán sửa chữa sai phạm và kiến nghị với cơ quan có

thẩm quyền xử lý các vi phạm, đề xuất với Thủ tướng Chính phủ sửa đổi, cải tiến cơ chế quản lý tài chớnh kế toỏn cần thiết.

Kiểm toỏn nội bộ

Là loại kiểm toán do các kiểm toán viên nội bộ của đơn vị tiến hành theo yêu cầu của Giám đốc doanh nghiệp hoặc thủ trưởng đơn vị Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 610 thỡ kiểm toỏn nội bộ “Là bộ phận kiểm soỏt trong đơn vị, thực hiện kiểm tra vỡ lợi ớch của đơn vị này Trong số các công việc thực hiện, chủ yếu gồm kiểm tra, đánh giá và kiểm soát tính thích đáng và hiệu quả của các hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ” Chức năng của kiểm toán nội bộ bao gồm kiểm tra, xác nhân và đánh giá Nội dung kiểm toán có thể một số hoặc các nội dung như kiểm toán báo cáo tài chính; kiểm toán báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp và các đơn vị thành viên; kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động Trên thực tế phạm vi của kiểm toán nội bộ thay đổi và tuỳ thuộc vào qui mô, cơ cấu của đơn vị cũng như yêu cầu của các nhà quản lý doanh nghiệp.

Phõn biệt ba loại kiểm toỏn này theo chủ thể kiểm toỏn.

Ngoài ra, cũn cú một cỏch phõn loại kiểm toỏn khỏc là phõn loại theo chức năng, theo

cách phân loại này thỡ sẽ cú 3 loại kiểm toỏn là kiểm toỏn bỏo cỏo tài chỡnh, kiểm toỏn

hoạt động và kiểm toán tuân thủ

Theo chức năng:

*Kiểm toán hoạt động :là loại kiểm toán xem xét và đánh giá tính hiệu lực,tính hiệu quả trong hoạt động của 1 đvi:

+đánh giá tính khả thi của 1dự án.

+đánh giá tính hiệu quả của 1 bộ phận chức năng.

-Đối tượng phạm vi rộng và đa dạng,đôi khi vượt qua phạm vi của kế toán TC thông thường.

-Kiểm toán hoạt động do KTV nội bộ thực hiện.

-Sản phẩm của KT hoạt động là báo cáo về kết quả kiểm toán và những ư kiến đề xuất cải tiến hoạt động ở VN chưa thực sự phâtas triển -thường lồng ghép trong các hoạt động chức năng khác.

*Kiểm toán tuân thủ

29 | P a g e

Kiểm toán tuân thủ là kiểm toán nhằm kiểm tra việc chấp hành các chế độ chính sách của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đề ra cua đơn vị kiểm toán.

-Mỗi đối tượng kiểm toán có những qui tắc và chuẩn mực chấp hành -Hoạt dộng kiểm toán tuân thủ do kiểm tóan NN thực hiện.

-Đối với kiểm toán tuân thủ hoạt động của nó rất đa dạng:có thể là doanh nghiệp,hiệp hội,chu tŕnh dự án.

-Do chức năng và tính chất của KTV tuân thủ tính độc lập và có tính thẩm quyền của KTV thể hiện rất rơ.

*Kiểm toán báo cáo tài chính:

Thực chất là loại h́nh kiểm toán nhắm xác nhận tính trung thực và hợp lí của các thông tin trên báo cáo TC.

So sánh đối chiếu các thông tin độc lập trên BCTC của đơn vị các chuẩn mực đă được thiết lập.

-KT báo cáo tài chính do KT độc lập thực hiện (KT độc lập:kiểm toán BCTC

1.2.5 Thuế

1.3.Cơ hội nghề nghiệp với hệ thống thông tin kế toán

1.3.1 Tư vấn quản lý hoạt động cho đơn vị.1.3.2 Kiểm soát hệ thống thông tin và bảo mật

Chương 2 THIẾT LẬP THÔNG TIN CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾTOÁN

(Số tiết: 15)

2.1 Thiết lập thông tin và sơ đồ hệ thống thông tin

2.1.1 Tài liệu tra cứu

Nhân viên kế toán không cần biết máy tính xử lý thế nào trong mỗi phân hệ kế toán, tuy nhiên điều quan trọng là họ phải hiểu được tài liệu hướng dẫn bao gồm tất cả các lưu đồ, bảng mô tả, thông tin được viết lại để mô tả thông tin đầu vào, quá trình xử lý dữ liệu đầu ra của hệ thống thông tin kế toán Tài liệu hướng dẫn cũng mô tả dòng dữ liệu được xử lý lôgic như thế nào và các bước công việc mà nhân viên phải thao tác để tiến hành công việc Có các lý do được mô tả là tài liệu tra cứu rất quan trọng.

2.1.2 Dự tính hệ thống công việc được tiến hành như thế nào?

Nếu quan sát hệ thống thông tin kế toán xử lý như thế nào thì thật là rất khó học để sử dụng Và hệ thống này được vi tính hoá không thể quan sát được Mặt khác, khi nghiên cứu các thông tin đầu vào, quá trình xử lý, thông tin đầu ra của hệ thống nếu vẽ bằng hình ảnh thì dễ tiếp thu hơn Qua các hình ảnh sẽ giúp nhân viên hiểu hệ thống làm việc như thế nào, nhân viên kế toán dễ dàng trong việc thiết kế thông tin và nhà quản lý có thể tự tin tìm được các thông tin theo yêu cầu.

Qua những lưu đồ người sử dụng sẽ biết được hệ thống làm việc như thế nào và có những sự chuẩn bị về các thông tin cần thiết khi tiến hành sử dụng hệ thống.

2.1.3 Thiết kế hệ thống mới

Tài liệu hướng dẫn giúp những người thiết kế hệ thống phát triển hệ thống mới dựa trên tương đồng của hệ thống cũ Với tài liệu hướng dẫn đôi khi trở thành phương pháp thiết kế hệ thống, giúp giảm thiểu những thất bại của chương trình và tiết kiệm được thời gian vì giảm phép thử cho chương trình mới.

Hầu hết các chương trình mới được viết ra đều là hình thành từ nền tảng các chương trình cũ Do tính chất phát triển liên tục của hệ thống để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp cũng như hệ thống kế toán được cập nhật thường xuyên do chính phủ ban hành, các hệ thống cần được liên tục cải tiến và nâng cấp.

2.1.4 Phát triển tính kiểm soát hệ thống và kiểm soát chi phí bảo trì

Có một số chương trình đã được viết theo dạng phần mềm đóng gói và khi chương trình được bán ra cho một công ty có những nhu cầu riêng thì phần tài liệu hướng dẫn có tác dụng để điều chỉnh các phần ứng dụng cho phù hợp Các tài liệu này có tác dụng rất lớn đến việc giảm các chi phí thiết kế và điều chỉnh, hay phát triển hệ thống Một tài liệu hướng dẫn tốt sẽ giúp nhân viên phát triển hệ thống, giúp phát triển hệ thống theo tiêu chuẩn hoá các ký tự, có các giải pháp để phát triể,n hay nâng cấp hệ thống Khi chương trình bị lỗi ta cần căn cứ vào tài liệu hướng dẫn để khác phục hệ thống.

2.1.5 Hệ thống thông tin giúp kiểm toán

Tài liệu hướng dẫn giúp tìm kiếm được các dấu vết kiểm toán Khi xây dựng hệ thống thông tin kế toán, cần tập trung vào xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Trong một số trường hợp tài liệu hướng dẫn giúp kiểm tra điểm mạnh, điểm yếu của việc kiểm soát hệ thống, từ đó kiểm toán viên có thể xác định được phạm vi kiểm toán và mức độ phức

31 | P a g e

tạp của cuộc kiểm toán Cũng dựa vào đây kiểm toán viên có thể theo dấu vết tìm lại các thông tin đã được trình bày trên báo cáo.

2.1.6 Trình tự xử lý nghiệp vụ kinh doanh

Khi tìm hiểu về hệ thống thông tin nào đó chung ta cần biết được trình tự xử lý hay còn gọi là các bước xử lý dữ liệu trong hệ thống Điều này giúp chúng ta hình dung được dòng dữ liệu sẽ được luân chuyển xử lý ra sao thông qua các lưu đồ trong tài liệu hướng dẫn Trình tự xử lý nghiệp vụ này cũng phụ thuộc vào từng đơn vị với những cách thức hạch toán khác nhau.

2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu

Giống như lưu đồ hệ thống dòng dữ liệu dùng để thể hiện các dữ liệu được xử lý như thế nào trong hệ thống Chúng được sử dụng để phát triển hệ thống, ví dụ như cần phân tích những tồn tại của hệ thống, lên kế hoạch khắc phục hệ thống hay nâng cấp hệ thống Bởi vì khi tài liệu hoá cách thức dữ liêu lưu chuyển là điều quan trọng để hiểu một hệ thống thông tin.

2.2.1 Một vài khái niệm cơ bản

*Dòng dữ liệu: là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình, một

chức năng, một kho dữ liệu hoặc một đối tượng nào đó Các thành phần của dòng dữ liệu bao gồm đường biểu diễn dòng, mũi tên chỉ hướng dịch chuyển thông tin và tên của dòng Cần chú ý là các dòng dữ liệu khác nhau phải mang tên khác nhau, và các thông tin trải qua thay đổi thì phải có tên mới cho phù hợp.

Mỗi một sơ đồ dòng dữ liệu thường gồm các thành phần chức năng hoặc tiến trình, dòng dữ liệu, kho dữ liệu và các đối tượng.

* Chức năng: trong sơ đồ dòng dữ liệu, chức năng hay tiến trình là một quá trình

biến đổi thông tin Từ thông tin đầu vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới, tổ chức thành thông tin đầu ra, phục vụ cho hoạt động của hệ thống như lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hay đối tượng khác.

Các chức năng hoặc tiến trình trong sơ đồ dòng dữ liệu thường được ký hiệu bởi các hình tròn hoặc hình có dạng tròn Tên của chức năng hoặc tiến trình được đặt trong hình

Tên chức năng

này Trong phần này, chúng ta coi các thuật ngữ chức năng và tiến trình có ý nghĩa như nhau.

Việc đặt tên chức năng cho hệ thống phải thống nhất Tên chức năng phải được dùng ở dạng động từ + bổ ngữ.

Chú ý: Khi xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu nếu có tiến trình hoặc chức năng nào không tạo ra thông tin mới thì nó chưa phải là sơ đồ chức năng nghiệp vụ Trong trường hợp như vậy nên xem xét đến khả năng tiến trình hoặc chức năng đang được xem xét đã bị tách ra khỏi một chức năng hoặc tiến trình khác một cách không hợp lý.

*Kho dữ liệu:

Trong sơ đồ dòng dữ liệu kho dữ liệu thể hiện các cấp thông tin cần lưu trữ dưới dạng vật lý, kho dữ liệu này có thể là tập tài liệu, cặp hồ sơ, tệp thông tin trên đĩa Trong sơ đồ dòng dữ liệu dưới tên kho lưu trữ chúng ta chỉ quan tâm đến các thông tin chứa đựng trong đó.

Trong sơ đồ dòng dữ liệu có thể đặt một kho dữ liệu ở nhiều chỗ, nhằm giúp việc thể hiện các dòng dữ liệu trở nên dễ dàng hơn Khi cần thâm nhập kho dữ liệu chỉ ra sự kiện này.

Việc thâm nhập kho dữ liệu có thể phân làm 2 loại tùy theo mục đích hoặc là thâm nhập để cập nhật (lưu trữ dữ liệu) hoặc là thâm nhập để khai sử dụng dữ liệu.

Khi khai thác sử dụng dữ liệu người ta dùng mũi tên hướng ra phía ngoài khi lưu trữ cập nhật ta dùng mũi tên hướng vào phía trong Cũng có một số trường hợp việc thâm nhập chữa 2 mục đích thì có thể dùng mũi tên 2 chiều Tuy nhiên nếu ta tách được dòng dữ liệu ra thì tốt hơn.

*Tác nhân ngoài:

Là một người, một nhóm người hoặc một tổ chức bên ngoài hệ thống, nhưng có mối liên hệ với hệ thống Sự có mặt của các tác nhân ngoài trong sơ đồ dữ liệu giúp cho việc xác định biên giới của hệ thống và mối quan hệ của hệ thống với bên ngoài được rõ hơn Tuy nhiên thế giới bên ngoài không có nghĩa là hoàn toàn bên ngoài hệ thống được xem xét

* Tác nhân bên trong: Tác nhân bên trong là một chức năng hoặc một tiến trinh bên

trong hệ thống được miêu tả ở trang khác của sơ đồ Tên của tác nhân bên trong phải ở

dạng động từ cộng bổ ngữ 33 | P a g e

2.2.2 Các biểu tượng được sử dụng trong sơ đồ dòng dữ liệu

Đường biêu diễn dòng lưu chuyển của dữ liệu là những mũi tên chỉ hướng lưu chuyển dữ liệu Do đó, các mũi tên chỉ dẫn dữ liệu này dùng để chỉ dữ liệu đi từ bộ phận nào đến bộ phận nào Vì vậy một biểu tượng tiếp nhận hay xử lý dữ liệu có thể có một hay nhiều mũi tên chỉ hướng dữ liệu hướng đến hay di chuyển từ đó Và để rõ ràng hơn, mỗi đường dẫn dữ liệu sẽ được ghi chú rõ tên dữ liệu được chuyển là gì Biểu tượng hình tròn trong sơ đồ dữ liệu chỉ rõ thực thể hệ thống hay quá trình xử lý chuyển đổi dữ liệu Một số sách hướng dẫn lại sử dụng biểu tượng hình vuông với các góc làm tròn lại Biểu tượng hình vuông hay chữ nhật dùng để biểu diễn thông tin gốc từ bên ngoài vào hay đích đến của dữ liệu Biểu tượng hai đường song song hay hình chữ nhật có 2 hình song song dùng để mô tả việc lưu trữ dữ liệu

2.2.3 Các bước vẽ sơ đồ dòng dữ liệu:

* Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả

* Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến thực thể

Nhân viên bán hàng Lập phiếu thu, ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào giấy đòi nợ.

* Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động ở bảng mô tả

+ Các hoạt động chuyển hóa và nhận dữ liệu giữa các thực thể không phải là hoạt động xử lý dữ liệu.

+ Các hoạt động chức năng: nhập, xuất bán hàng, mua hàng… không phải là hoạt động xử lý dữ liệu.

VẼ DFD KHÁI QUÁT: (GỒM BƯỚC 4 VÀ 5)

* Bước 4: Nhận diện các thực thể bên ngoài hệ thống là các thực thể không thực hiện

các hoạt động xử lý dữ liệu bên trong hệ thống.

* Bước 5:

+ Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài trên

+ Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành.

+ Vẽ các đường nối giữa các ô

+ Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu VẼ DFD VẼ DFD VẬT LÝ: (GỒM BƯỚC 6 VÀ 7)

* Bước 6: Nhận diện các thực thể bên trong hệ thống – là các thực thể tham gia thực

hiện các hoạt động xử lý dữ liệu bên trong hệ thống.

* Bước 7:

+ Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài hệ thống + Vẽ các vòng tròn biểu diễn các thực thể bên trong hệ thống.

+ Đọc lại bảng thực thể và các hoạt động để vẽ các dòng dữ liệu nối lại các vòng tròn và hình chữ nhật.

+ Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các danh từ chỉ tên các hệ thống mang dữ liệu VẼ DFD VẼ DFD LOGIC (LUẬN LÝ): (GỒM BƯỚC 8 - 12)

* Bước 8: Liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu trong bảng theo từng thực thể và trình

tự diễn ra các hoạt động đó.

* Bước 9:

+ Cách 1: Nhóm các hoạt động xảy ra vào cùng nơi và 1 thời điểm

+ Cách 2: Nhóm các hoạt động xảy ra vào cùng 1 thời điểm nhưng khác nơi xảy ra + Cách 3: Nhóm các hoạt động theo mối quan hệ hợp lý nhau.

* Bước 10: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt động theo 1 động từ

nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm.

35 | P a g e

* Bước 11: Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn với nhau theo mối quan

hệ hợp lý

* Bước 12: Bổ sung nơi lưu trữ nếu thấy hợp lý

PHÂN CẤP DFD

* Bước 13: Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt động trong mỗi nhóm ở bước 9 Mỗi nhóm

nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn xử lý cấp con cho hình tròng lớn Thực hiện bước 10, 11, 12.

* Một số lưu ý khi vẽ sơ đồ dòng dữ liệu:

Sơ đồ dòng dữ liệu đơn giản hơn lưu đồ và sử dụng ít biểu tượng hơn

1 Tránh quá chi tiết ở cấp độ mô tả ban đầu (VD: ở cấp độ 1 và 0) Nếu cần thiết phải mô tả hoạt động diễn ra cùng một thời điểm thì phải tách ra mô tả chúng một các có logic và có liên kết với nhau

2 Một sơ đồ chỉ gồm từ 5 đến 7 biểu tượng hình tròn xử lý Hướng dẫn này giúp sơ đồ trở nên đơn giản, tránh sa đà vào quá nhiều chi tiết ở cấp độ ban đầu.

3 Đặt những tên khác nhau ở những công việc xử lý dữ liệu khác nhau Điều này tránh nhầm lẫn về các dòng dữ liệu cần xử lý.

4 Cần chú ý xem xét các trường hợp là nếu thực thể không phải là yếu tố bên ngoài thì phải luốn có hai dòng dữ liệu vào và ra, nêu không sơ đồ sẽ tạo ra lỗi về mô tả

5 Các tập tin mang tính tạm thời cũng cần được mô tả trong sơ đồ

6 Phải phân loại kỹ đâu là thành phần hay thực thể bên ngoài (đó là thành phần cuối cùng của hệ thống).

7 Phân loại, sắp xếp tất cả các nhân viên, phòng ban có liên quan trong quá trình xử lý lập đi lập lại trong lưu đồ Tránh mô tả công việc cá biệt hay công việc sai.

Nếu trong hệ thống có nhiều công việc xử lý giống nhau thì chỉ nên mô tả một công việc làm đại diện Điều này cũng áp dụng cho trường hợp nhiều nhân viên ở các bộ phận khác nhau cùng xử lý một công việc giống nhau (VD: ở các phân xưởng khác nhau).

2.2.4 Các loại sơ đồ dòng dữ liệu

*Sơ đồ mô tả ban đầu: (cấp 0)

Trong sơ đồ hệ thống, sơ đồ dòng dữ liệu được dần mô tả chi tiết Ban đầu người thiết kế phác thảo sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát hay còn gọi là sơ đồ mô tả ban đầu:

Là một sơ đồ cấp cao nhất mô tả khái quát những hoạt động của hệ thống dưới dạng một ký hiệu hỡnh trũn đơn lẻ và cho thấy các luồn dữ liệu đi ra và đi vào hệ thống và

Ví dụ với quá trình xử lý tiền lương của một doanh nghiệp, ta có thể theo các bước như hướng đẫn từ bước 1 – 5:

Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng đoạn văn mô tả:

Hệ thống thông tin về tiền lương của một doanh nghiệp sẽ được tạo ra và cung cấp thông tin cho các thực thể: Người lao động, bộ phận chấm công, nhân sự, nhà quản lý, cơ quan thuế

Bước 2: Lập bảng mô tả thực thể và các hoạt động của thực thể đó:

Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu

Bước 4: Xác định thực thể bên trong và bên ngoài hệ thống: (người lao động, cơ quan thuế, nhà quản lý, nhân sự, chấm công).

Bước 5: Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu: (chú ý chiều đi của các dòng dữ liệu: Đi vào đối với hoạt động lưu trữ, cập nhật, đi ra đối với hoạt động tiếp nhận thông tin).

37 | P a g e

*Sơ đồ dòng dữ liệu vật lý:

 Biểu diễn bằng hỡnh vẽ bao gồm cỏc thực thể bờn trong, bờn ngoài hệ thống (tất cả cỏc thực thể liờn quan) và dũng dữ liệu giữa cỏc thực thể đú.

 Thực thể bờn trong: là cỏc thực thể làm nhiệm vụ chuyển húa dữ liệu

 DFD vật lý cho chỳng ta biết được dữ liệu truyền đi dưới hỡnh thức gỡ, từ ai, cho ai, lưu trữ ở đõu.

 DFD vật lý khụng thể hiện dữ liệu được xử lý chi tiết qua cỏc quỏ trỡnh gỡ Tiếp theo ví dụ trên: (bớc 6 – 8)

Đầu tiên ta xác định các bộ phận xử lý dữ liệu trong hệ thống là

*Sơ đồ dòng dữ liệu logic (luận lý):

 Biểu diễn bằng hỡnh vẽ bao gồm cỏc hoạt động xử lý, dũng dữ liệu đi vào, đi ra các hoạt động xử lý đó.

 DFD luận lý cho chúng ta biết được dữ liệu được xử lý qua cỏc quỏ trỡnh như thế nào mà không quan tâm đến do ai làm, dưới hisnh thức gỡ và ở đâu.

 DFD luận lý chú trọng đến các chức năng mà hệ thống thực hiện

Bài tập:

Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả tiền của công ty Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán phải thu Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi sổ quỹ và lưu theo số thứ tự Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân viên bán hàng chuyển đến Lưu lại theo hồ sơ khách hàng.