SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐĂK NÔNG TRUNG TÂM GDTX ĐĂK R’ LẤP TÀI LIỆU NGHỀ PHỔ THÔNG CHƯƠNG TRÌNH 70TIẾT NGHỀ TIN HỌC VĂN PHÒNG ---NĂM 2008--- LỜI NÓI ĐẦU Thực hiện công văn số 936/SGD-GDTrH, ngày 30 tháng 8 năm 2007 của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đăk Nông, Trung tâm GDTX Đăk R’Lấp xây dựng chương trình dạy nghề phổ thông. Chúng tôi được giao nhiệm vụ : - Xây dựng phân phối chương trình 70 tiết cho nghề Tin học văn phòng. - Biên soạn tài liệu chương trình 70 tiết của nghề Tin học văn phòng . Để thực hiện nhiệm vụ trên, trong quá trình làm việc chúng tôi đã căn cứ vào khung chương trình 70 tiết của nghề Tin học văn phòng do Bộ ban hành, tham khảo phân phối chương trình Tin học văn phòng 105 tiết và 180 tiết đã sử dụng trong các năm học trước và sử dụng một số tài liêu phục vụ cho việc biên soạn như: - Sách Hoạt động giáo dục nghề phổ thông nghề Tin học văn phòng NXB Giáo dục năm 2007. - Tài liệu hướng dẫn giảng dạy nghề Tin học văn phòng của Trung tâm Lao động Hướng nghiệp - Bộ GD&ĐT phát hành năm 2008 - Sách nghề Tin học ứng dụng – Nhà xuất bản Giáo dục năm 2005. Đồng thời trong quá trình biên soạn chúng tôi đã có sự trao đổi, tham khảo ý kiến một số đồng nghiệp. Song do khả năng có hạn, nguồn tài liệu chưa có nhiều, thời gian quá ngắn, chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Chúng tôi rất mong được sự góp ý của các cô giáo, thầy giáo và các em học sinh để tài liệu ngày càng được hoàn thiện hơn. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn ! Trung tâm GDTX Đăk R’ Lấp 2 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÀI LIỆU Tài liệu dạy nghề Tin học 70 tiết được biên soạn cho đối tượng là học sinh trung học cơ sở có nguyện vọng học để đủ điều kiện tham dự kì thi cấp chứng chỉ nghề phổ thông. Tài liệu gồm có 2 phần: Phần 1. Hệ điều hành Windows Phần này gồm có 4 bài thực hiện trong 25 tiết, trong đó có 2 tiết ôn tập kiểm tra lí thuyết và 2 tiết kiểm tra thực hành: Bài 1. Nhập môn tin học Bài 2. Những kiến thức cơ sở của Windows Bài 3. Làm việc với thư mục và tệp Bài 4. Một số tính năng khác trong Windows Ôn tập, kiểm tra lí thuyết Kiểm tra thực hành Phần 2. Hệ soạn thảo văn bản Word Phần này được thực hiện trong 45 tiết gồm 6 bài, trong đó có 3 tiết ôn tập kiểm tra lí thuyết và 6 tiết ôn tập kiểm tra thực hành. Bài 5. Các thao tác cơ bản Bài 6. Định dạng văn bản Bài 7. Định dạng văn bản (tiếp) Bài 8. Làm việc với bảng Thực hành tổng hợp - Kiểm tra thực hành Bài 9. Cách xử lí chi tiết Bài 10. Cách xử lí chi tiết (tiếp) Ôn tập và kiểm tra lí thuyết Kiểm tra thực hành Ôn tập tổng hợp 3 PHẦN 1. HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS BÀI 1. NHẬP MÔN MÁY TÍNH MỤC TIÊU • Biết các khái niệm tin học, thông tin, dữ liệu lượng thông tin, các dạng thông tin, mã hoá thông tin cho máy tính; • Biết các dạng biểu diễn thông tin trong máy tính; • Hiểu đơn vị đo thông tin là bit và các đơn vị bội của bit; • Hiểu được các thành phần cơ bản của máy tính; • Nắm được cấu hình và cách khởi động máy tính. I. CÁC KHÁI NIỆM TIN HỌC 1. Khái niệm về tin học. Tin học là một ngành khoa học có mục tiêu là phát triển và sử dụng máy tính điện tử để nghiên cứu cấu trúc, tính chất của thông tin, phương pháp thu thập, lưu trữ, tìm kiếm, biến đổi, truyền thông tin và ứng dụng vào các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội. 2. Khái niệm thông tin và dữ liệu. Trong đời sống xã hội sự hiểu biết về thực thể nào đó càng nhiều thì những suy đoán về thực thể đó càng chính xác. Ví dụ: Những đám mây đen hay những con chuồn chuồn bay thấp báo hiệu sắp có mưa; Hay hương vị chè cho biết chất lượng của chè… Tóm lại: Thông tin là thước đo trình độ hiều biết của con người về các đối tượng cần khảo sát. Dữ liệu: Thông tin được tổ chức lưu giữ và đưa vào xử lý trong máy tính điện tử theo một cấu trúc nhất định thì được gọi là dữ liệu. 3. Vai trò của thông tin. - Thông tin là căn cứ cho mọi quyết định. Thông tin có liên hệ với trật tự và ổn định. - Thông tin đóng vai trò trọng yếu trong sự phát triển của nhân loại. - Thông tin có ảnh hưởng đối với kinh tế, xã hội của mọi quốc gia. 4. Đơn vị đo thông tin Để xử lý thông tin người ta chia thông tin thành các đơn vị nhỏ, đơn vị nhỏ nhất gọi là BIT. 4 Một bit quy ước có hai giá trị 0 hoặc 1 Ngoài ra, đơn vị đo thông tin thường dùng là byte và 1 byte (B) bằng 8 bit. Người ta còn dùng các đơn vị bội của byte như sau: 1 KB (Kilo byte) = 1024B 1MB (Mega Byte) = 1024KB 1GB (Giga byte) = 1024MB 1TB (Têra Byte) = 1024GB 1PB (Pêta byte) = 1024TB 5. Các dạng thông tin Thế giới quanh ta rất đa dạng nên có nhiều dạng thông tin khác nhau và mỗi dạng có một số cách thể hiện khác nhau. Có thể phân loại thông tin thành loại số (số nguyên, số thực,…) và loại phi số (văn bản, hình ảnh, âm thanh,…). Dưới đây là một số dạng thông tin loại phi số thường gặp trong cuộc sống. - Dạng văn bản: Là dạng quen thuộc nhất và thường gặp trên các phương tiện mang thông tin như: Tờ báo, cuốn sách, vở ghi bài, tấm bia,… - Dạng hình ảnh: Bức tranh vẽ, bức ảnh chụp, bản đồ, băng hình,… - Dạng âm thanh: Tiếng nói con người, tiếng sóng biển, tiếng đàn, tiếng chim hót,… là thông tin dạng âm thanh. Băng từ, đĩa từ,… có thể dùng làm vật chứa thông tin dạng âm thanh. Với sự phát triển của khoa học – kĩ thuật, trong tương lai con người sẽ có khả năng thu thập, lưu trữ và xử lí các dạng thông tin mới khác. 5. Biểu diễn thông tin trong máy tính Để máy tính có thể trợ giúp con người trong hoạt động thông tin, thông tin cần được biểu diễn dưới dạng phù hợp. Đối với các máy tính thông dụng như hiện nay, dạng biểu diễn ấy là dãy bit (còn gọi là dãy nhị phân) chỉ bao gồm hai kí hiệu 0 và 1 để biểu diễn các số, các chữ cái, các hình ảnh,…tức là để biểu diễn thông tin nói chung. Hai kí hiệu 0 và 1 có thể cho tương ứng với hai trạng thái có hay không có tín hiệu hoặc đóng hay ngắt mạch điện. Với vai trò như là công cụ trợ giúp con người trong hoạt động thông tin, máy tính cần có những bộ phận đảm bảo việc thực hiện hai quá trình sau: - Biến đổi thông tin đưa vào máy tính thành dãy bit. - Biến đổi thông tin lưu trữ dưới dạng dãy bit thành một trong các dạng quen thuộc với con người: văn bản, âm thanh và hình ảnh. II. CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA MÁY TÍNH 5 Máy tính là thiết bị dùng để tự động hoá quá trình thu nhập, lưu trữ và xử lí thông tin. Có nhiều loại máy tính khác nhau, nhưng chúng đều có các thành phần như sơ đồ sau: 1. Bộ xử lí trung tâm (CPU) CPU là thành phần quan trọng nhất của máy tính, đó là thiết bị chính thực hiện và điều khiển việc thực hiện chương trình. CPU gồm hai bộ phận chính: Bộ điều khiển (CU) và bộ số học/logic (ALU). Ngoài hai bộ phận chính nêu trên CPU còn có thêm một số thành phần khác như thanh ghi và bộ nhớ truy cập nhanh. Thanh ghi là vùng nhớ đặc biệt được CPU sử dụng để lưu trữ tạm thời các lệnh và dữ liệu đang được xử lý. Bộ nhớ truy cập nhanh đóng vai trò trung gian giữa bộ nhớ và các thanh ghi. Tốc độ truy cập đến các bộ nhơ truy cập nhanh là khá nhanh chỉ sau tốc độ truy cập của thanh ghi 2. Bộ nhớ trong Bộ nhớ trong còn có tên gọi là bộ nhớ chính là nơi chương trình được đưa vào để thực hiện và là nơi lưu trữ dữ liệu đang được xử lý. Bộ nhớ trong của máy tính gồm 2 phần: ROM (bộ nhớ chỉ đọc) và RAM (bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên) ROM chứa một số chương trình hệ thống được hãng sản xuất nạp sẵn. Dữ liệu trong ROM không xoá được. Các chương trình trong ROM thực hiện việc kiểm tra các thiết bị và tạo sự giao tiếp ban đầu của máy với các chương trình mà người dùng đưa vào để khởi động. RAM là phần bộ nhớ có thể đọc, ghi dữ liệu trong lúc làm việc. Khi tắt máy dữ liệu trong RAM sẽ bị mất. 3. Bộ nhớ ngoài 6 Bé nhí ngoµi Bộ XLTT B§K BSHSLG Bộ nhớ trong Thiết bị vào Thiết bị ra Bộ nhớ ngoài dùng để lưu trữ lâu dài dữ liệu và hỗ trọ cho bộ nhớ trong. Bộ nhớ ngoài gồm: Đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa CD, thiết bị nhớ Flash… Đĩa cứng thường được gắn sẵn trong ổ đĩa cứng. Đĩa cứng có dung lượng lớn và tốc độ đọc/ghi rất nhanh. Máy tính thường có một ổ đĩa mềm dùng để đọc/ghi đĩa mềm có đường kính 3,5 inch dung lượng 1,44 MB. Ngoài ra còn có các loại đĩa khác có dung lượng lớn hơn kích thước nhỏ gọn và dễ sử dụng. Do tiến bộ về kĩ thuật dung lượng của bộ nhớ ngoài ngày càng lớn và kích thước vật lí ngày càng nhỏ. Việc tổ chức dữ liệu ở bộ nhớ ngoài và việc trao đổi dữ liệu giữa bộ nhớ ngoài và bộ nhớ trong được thực hiện bởi hệ điều hành. 4. Thiết bị vào Dùng để đưa thông tin vào máy tính. Có nhiều loại thiết bị vào như bàn phím, chuột, máy quét, micro, webcam… Bàn phím, các phím được chia thành nhóm: Nhóm phím kí tự, nhóm phím số, nhóm phím chức năng… Chuột là thiết bị rất tiện lợi trong khi làm việc với máy tính. Bằng các thao tác nháy nút chuột, ta có thể thực hiện một lựa chọn nào đó trong bảng chọn (menu) đang hiển thị trên màn hình. Dùng chuột cũng có thể thay thế một số thao tác bàn phím. Máy quét là thiết bị cho phép đưa văn bản hoặc hình ảnh vào máy tính. Webcam là một camera kĩ thuật số. Khi gắn vào máy tính, nó có thể thu để truyền trực tuyến hình ảnh qua mạng đến những máy tính đang kết nối với máy đó. 5. Thiết bị ra Thiết bị ra dùng để đưa dữ liệu ra từ máy tính. Có nhiều loại thiết bị ra như màn hình, máy in, loa… Màn hình: là thiết bị dùng để hiển thị các thông tin của máy tính. Màn hình được chia ra thành lưới gồm các ô vuông rất nhỏ gọi là các chấm (pixel) để hiển thị hình ảnh. Số chấm này càng nhiều thì độ phân giải màn hình càng lớn và khi đó hình ảnh được hiển thị với mầu sắc đẹp hơn, nét sắc hơn và có thể hiển thị nhiều thông tin hơn. Màn hình ngày nay có thể đạt độ phân giải đến 800x600 (chiều rộng 800 pixel và chiều cao 600 pĩel), 1024x768, 1280x1024 hoặc cao hơn. Tuy nhiên, khi tăng độ phân giải thì tốc độ xử lí bị giảm xuống. Làm việc với màn hình ở chế độ 640x480 nhanh hơn ở chế độ 1024x768. 7 Máy in: về cơ bản có hai loại là máy in kim và máy in la-de. Các cổng vào ra: Trước khi sử dụng bất kì một thiết bị vào\ra nào, cần cắm chúng vào PC. Những cổng cắm thường được bố trí ở phía sau lưng máy. Thông thường, các hãng sản xuất PC đều có kí hiệu cho các cổng. Có hai loại cổng chính là cổng nối tiếp và cổng song song. Các thiết bị nối vào máy tính thông qua các cổng đã định. Những thiết bị này có thể là modem, máy in, chuột, máy quét… Mỗi khi cài đặt thiết bị mới, hãy đọc tài liệu hướng dẫn để biết cần cắm vào cổng nào. BÀI 2. NHỮNG KIẾN THỨC CƠ SỞ MỤC TIÊU Kiến thức - Nắm được các thành phần cơ bản của giao diện hệ điều hành Windows. Kỹ năng - Làm chủ các thao tác với chuột; - Làm việc trong môi trường Windows, phân biệt được các đối tượng trong Windows. I. KHÁI NIỆM HỆ ĐIỀU HÀNH VÀ HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS 1. Hệ điều hành (OS: Operating System) là gì? - Là phần mềm cơ bản, gồm tập hợp các chương trình điều khiển hoạt động của máy tính cho phép người dùng sử dụng khai thác dễ dàng và hiệu quả các thiết bị của hệ thống. Một số hệ điều hành : MS-DOS, Windows,Unix,OS/2,Linux… - Hệ điều hành Windows là tập hợp các chương trình điều khiển máy tính thực hiện các chức năng chính như: Ðiều khiển phần cứng của máy tính. Ví dụ, nó nhận thông tin nhập từ bàn phím và gửi thông tin xuất ra màn hình hoặc máy in. Làm nền cho các chương trình ứng dụng khác chạy. Ví dụ như các chương trình xử lý văn bản, hình ảnh, âm thanh… Windows XP Quản lý việc lưu trữ thông tin trên các ổ đĩa. Cung cấp khả năng kết nối và trao đổi thông tin giữa các máy tính. Windows có giao diện đồ họa (GUI – Graphics User Interface). Nó dùng các phần tử đồ hoạ như biểu tượng (Icon), thực đơn (Menu) và hộp thoại (Dialog) chứa các lệnh cần thực hiện. 8 2. Sử dụng chuột (Mouse) Chuột dùng điều khiển con trỏ chuột tương tác với những đối tượng trên màn hình. Chuột thường có 2 nút: Nút trái thường dùng để chọn đối tượng; rê đối tượng . Nút phải thường dùng hiển thị một menu công việc. Nội dung Menu công việc thay đổi tùy thuộc con trỏ chuột đang nằm trên đối tượng nào. Các hành động mà chuột thực hiện Trỏ đối tượng Rà chuột trên mặt phẳng bàn để di chuyển con trỏ chuột trên màn hình trỏ đến đối tượng cần xử lý. Click trái Thường dùng để chọn một đối tượng, bằng cách trỏ đến đối tượng, nhấn nhanh và thả chuột. Rê/Kéo (Drag) Dùng di chuyển đối tượng hoặc quét chọn nhiều đối tượng . bằng cách trỏ đến đối tượng, nhấn và giữ nút trái chuột, di chuyển chuột để dời con trỏ chuột đến vị trí khác, sau đó thả chuột. Click phải Thường dùng hiển thị một menu công việc liên quan đến mục được chọn, bằng cách trỏ đến đối tượng, nhấn nhanh và thả nútt phải chuột Bấm đúp (Double click) Thường dùng để kích hoạt chương trình được hiển thị dưới dạng một biểu tượng trên màn hình, bằng cách trỏ đến đối tượng, nhấn nhanh và thả nút trái chuột 2 lần. II. LÀM QUEN VỚI HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS XP 1. Khởi động máy: Bật công tắc (Power), Windows sẽ tự động chạy. Tùy thuộc vào cách cài đặt, có thể phải gõ mật mã (Password) để vào màn hình làm việc, gọi là DeskTop của Windows. 9 Hình 1.1. Màn hình khởi động máy 2. Các yêu tố trên Desktop: a) Các biểu tượng (Icons) liên kết đến các chương trình thường sử dụng. b) Thanh tác vụ (Taskbar) chứa: Nút Start dùng mở menu Start để khởi động các chương trình. Nút các chương trình đang chạydùng chuyển đổi qua lại giữa cácchương trình. Khay hệ thống: chứa biểu tượngcủa các chương trình đang chạy trong bộ nhớ và hiển thị giờ của hệ thống. 4. Bảng chọn Start và thanh công việc Bảng chọn Start: Chứa mọi nhóm lệnh cần thiết để bắt đầu sử dụng Windows và xuất hiện khi ta nháy chuột vào nút Start. 10 Hình 1.2. Màn hình Windows Hình 1.3. Bảng chọn Start [...]... chuyển tập tin hay thư 4 Sao chép một tập tin hay thư mục: (Copy) mục a) Mở ổ đĩa hay thư mục chứa tệp tin hay thư mục con cần sao chép Click vào tên tập tin hay thư mục muốn sao chép Chọn menu Edit\Copy To Folder … hay chọn Copy this file hoặc Copy this folder Hộp thoại Copy Items xuất hiện Trong hộp thoại này, click chọn ổ đĩa, thư mục muốn chuyển đến, sau dó click nút Copy Hình 1.11 Sao chép tập tin hay... VÀ TẬP TIN 1 Tạo một thư mục a) Mở thư mục muốn tạo thêm thư mục con b)Chọn menu File \ New \ Folder hay chọn Make a new Folder bên khung trái Một thư mục mới hiện thị với tên mặc định là New Folder c) Gõ tên thư mục mới (nếu muốn) và ấn phím Enter Hình 1.8 Tạo thư mục 2 Ðổi tên tập tin hay thư mục: (Rename) a) Mở ổ đĩa hay thư mục chứa tập tin hoặc thư mục con cần đổi tên b) Click vào tên tập tin hay... File\Rename hay chọn Rename this file hoặc Rename this folder bên khung trái d) Gõ tên mới, sau đó ấn phím Enter Hình 1.9 Đổi tên tập tin hay thư mục 3 Di chuyển một tập tin hay thư mục:(Move) a) Mở ổ đĩa, thư mục chứa tập tin hay thư mục con cần di chuyển 15 b) Click vào tên tập tin hay thu mục muốn di chuyển c) Chọn menu Edit\Move To Folder… hay chọn Move this file hoặc Move this folder bên khung trái Hộp... trữ khác Mỗi ổ đĩa trên máy tính đều có một thư mục (Folder) chính được gọi là thư mục gốc chứa các tập tin trên đĩa Nhưng để đễ dàng cho việc quản lý các tập tin, có thể tạo thêm các thư mục con khác, lồng nhau, chứa các tập tin theo từng thể loại Một thư mục có thể rỗng hoặc có thể chứa các tập tin và các thư mục con Khung phải hiển thị nội dung của mục được chọn trên khung trái Click chọn ổ đĩa bên... trên máy tính hay trên mạng Ðối tượng đó có thể là tập tin, thư mục, ổ đĩa, máy in hay máy tính khác trên mạng Shortcut là cách nhanh nhất để khởi động một chương trình được sử dụng thường xuyên hoặc để mở tập tin, thư mục mà không cần phải tìm đến nơi lưu trữ chúng 1 Mở thư mục chứa tập tin chương trình cần tạo Shortcut 2 Click phải chuột vào tập tin 3 Chọn Create Shortcut : nếu tạo Shortcut ngay trong... thoại Copy Items xuất hiện Trong hộp thoại này, click chọn ổ đĩa, thư mục muốn chuyển đến, sau dó click nút Copy Hình 1.11 Sao chép tập tin hay thư mục 5 Xóa tập tin hay thư mục: Khi xóa tập tin hay thư mục trong đĩa cứng, Windows sẽ di chuyển tập tin hay thư mục đó vào Recycle Bin Ðây là thư mục của Windows dùng chứa các file bị xóa Có thể mở thư mục này để phục hồi lại hoặc xóa hẳn khỏi đĩa cứng Nếu xóa... VÀ THƯ MỤC MỤC TIÊU 1 Kiến thức - Hiểu được cách tổ chức thông tin phân cấp trên đĩa; - Nắm được các thao tác với tệp và thư mục 2 Kỹ năng - Thành thạo các thao tác: xem, tạo mới, đổi tên, xoá, sao chép,… tệp và thư mục; - Biết sử dụng nút phải chuột 13 I TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG MÁY TÍNH Các chương trình và dữ liệu được lưu thành các tệp tin (Files) trên các thiết bị như: ổ đĩa cứng; đĩa mềm; đĩa Zip;... Tạo đường tắt (Shortcut) Chú ý: Các tập tin chương trình thường có phần mở rộng là EXE Những chương trình của Windows được lưu trữ trong thư mục Windows, những chương trình khác thường được cài đặt tại thư mục Program Files III TÌM KIẾM TẬP TIN HAY THƯ MỤC (Search) 1 Click nút Search trên thanh công cụ 2 Click mục All files and folders 3 Nếu muốn tìm theo tên tập tin hay thư mục, hãy gõ vào đầy đủ hay... click vào mũi tên hướng xuống trong mục Look in, sau đó chọn ổ đĩa hay thư mục 6 Click nút Search Hình 1.16 Tìm kiếm tập tin hay thư mục Chú ý: Kết quả tìm kiếm sẽ hiện bên khung phải Nếu có nhiều tập tin được tìm thấy, có thể sử dụng những điều kiện bổ sung để lọc ra những tập tin cần thiết IV MỞ MỘT TÀI LIỆU MỚI MỞ GẦN ĐÂY Trong bảng chọn My Documents lưu danh sách tên các tài liệu mới mở gần đây... mở cùng lúc? e) Thông tin trong máy tính được tổ chức dưới dạng nào? Em biết những công cụ nào để thực hiện các thao tác trên tệp và thư mục? f) Hãy nêu cách khởi động một chương trình ứng dụng mà em biết  Điền vào bảng sau ý nghĩa của các nút lệnh tương ứng trên thanh công cụ của Windows Nút lệnh Ý nghĩa Nút lệnh 22 Ý nghĩa  Hãy tao thư mục có dang như sau: Thư mục gốc MINH LAPTRINH SOẠNTHAO DULIEU . như: - Sách Hoạt động giáo dục nghề phổ thông nghề Tin học văn phòng NXB Giáo dục năm 2007. - Tài liệu hướng dẫn giảng dạy nghề Tin học văn phòng của Trung. WINDOWS BÀI 1. NHẬP MÔN MÁY TÍNH MỤC TIÊU • Biết các khái niệm tin học, thông tin, dữ liệu lượng thông tin, các dạng thông tin, mã hoá thông tin cho máy tính;