THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI HÀ I. ĐẶC ĐIỀM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI HÀ Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung tức là công tác kế toán, thống kê, tài chính được hợp nhất trong một bộ máy chung được gọi là phòng tài vụ. Ở các xí nghiệp thành viên không tổ chức bộ máy kế toán riêng. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, bộ máy kế toán của Công ty được sắp xếp gọn nhẹ phù hợp với tình hình chung của Công ty. Phòng tài vụ (kế toán) gồm: Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản, kế toán tiền mặt, kế toán trung gian ngân hàng, kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ, kế toán chi phí và giá thành kiêm tiền lương, kế toán tiêu thụ, thủ quỹ. + Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp mọi công việc của toàn bộ phòng kế toán tại Công ty. + Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ thực hiện các phần hành kế toán còn lại mà chưa phân công cho các phần hành kế toán về tiêu thụ, chi phí và giá thành… thực hiện các nhiệm vụ nội sinh, lập các bút toán, khoá sổ kế toán cuối kỳ. Để thực hiện cho việc khoá sổ kế toán, lập báo cáo kế toán kế toán tổng hợp phải kiểm tra số liệu kế toán của các bộ phận khác chuyển sang sau đó lập Bảng cân đối tài khoản (nếu cần), lập Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty, lập các Báo cáo kế toán nội bộ khác ngoài những báo cáo nội bộ mà các bộ phận kế toán khác đã lập. + Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: có nhiệm vụ chủ yếu là ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định theo dõi tài sản cố định ở các bộ phận của Công ty. Tính khấu hao tài sản cố định, phân bổ khấu hao cho từng tháng, quý, năm sau đó lập báo cáo kế toán nội bộ về tình hình tăng giảm tài sản cố định. + Kế toán tiền mặt: Là người chịu trách nhiệm hạch toán chi tiết về tiền mặt lên " Sổ chi tiết tiền mặt" các nghiệp vụ có liên quan, kiểm tra tính hợp lệ hợp lý của các chứng từ gốc, từ đó lập các phiếu thu, phiếu chi cho các nghiệp vụ tiền mặt. + Kế toán tiền gửi ngân hàng: Là người chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, thực hiện các quá trình thanh toán giữa Công ty và các đối tượng khác thông qua hệ thống ngân hàng, định kỳ lập biểu thuế, về các khoản mà Công ty phải thanh toán với Nhà nước, giám sát việc thu chi thông qua hệ thống ngân hàng. + Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: là người chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất nguyên vật liệu công cụ dụng cụ. Đồng thời theo dõi quá trình thanh toán giữa Công ty với nhà cung cấp, tính ra trị giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho cho các mục đích khác nhau và giá trị tồn kho của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ… + Kế toán tập hợp chi phí và giá thành: Là người có nhiệm vụ tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm, trên cơ sở đó tính đúng và tính đủ giá thành cho từng loại sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Giám sát tình hình thực hiện các định mức và lập báo cáo chi phí sản xuất theo đúng chế độ. +Kế toán tiêu thụ: là người chịu trách nhiệm hạch toán quá trình bán hàng, lên doanh thu, theo dõi giá vốn và định kỳ lập Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty, theo dõi và đôn đốc tình hình thanh toán của khách hàng cho Công ty. + Thủ quỹ : là người nhập và xuất tiền mặt, kiểm tra độ thật giả của tiền và ghi sổ quỹ tiền mặt, gửi tiền vào ngân hàng kịp thời theo quy định. + Bộ máy kế toán ở các xí nghiệp thành viên: Các xí nghiệp thành viên không tổ chức bộ máy kế toán đầy đủ như ở Công ty. Tổ chức kế toán tại xí nghiệp thành viên gồm 2 - 3 người: dưới sự điều hành của giám đốc xí nghiệp và sự chỉ đạo chuyên môn của kế toán trưởng Công ty như thu thập chứng từ, thực hiện ghi chép ban đầu… và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu kinh tế theo định kỳ và đột xuất của Công ty. Như vậy , ta có thể thấy rằng bộ máy kế toán đuợc tổ chức rất phù hợp với mô hình trực tuyến chức năng của bộ máy quản lý. K toán tr ngế ưở Th quủ ỹ KT ti n m tề ặ KT TGNH KT VL và CCDC KT XDCB v TSCà Đ KT cp giá th nh và à l ngươ KT TP tiêu thụ KT t ng h pổ ợ KT các xí nghi p th nh viênệ à Sơ đồ 7: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty bánh kẹo Hải Hà II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI HÀ 1. Những thông tin chung về tổ chức công tác kế toán - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): theo phương pháp khấu hao đều. - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT): Phương pháp khấu trừ. - Phương pháp xác định giá trị nguyên vật liệu xuất: giá trị nguyên vật liệu xuất được xác định theo phương pháp FiFo. - Phương pháp tính giá sản phẩm dở dang: Công ty không có sản phẩm dở dang do chu kỳ sản xuất nhỏ. 2. Tổ chức và vận dụng chứng từ kế toán Trong quá trình hoạt động, Công ty đã sử dụng một số những chứng từ tiêu biểu cho những nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ lao động tiền lương: Bảng đơn giá lương khoán cho một sản phẩm Bảng chấm công Sổ theo dõi lao động Phiếu báo cáo lao động hàng ngày Bảng kê khối lượng sản phẩm hoàn thành Bảng thanh toán tiền lương khoán (từng xí nghiệp) Hợp đồng thuê khoán lao động Phiếu làm thêm giờ Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội … Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho theo định mức Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá Thẻ kho Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá… Chứng từ bán hàng: Hoá đơn bán hàng Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Hoá đơn cước vận chuyển (trong trường hợp công ty vận chuyển tới khách hàng) Hoá đơn giám định hàng xuất nhập khẩu Bảng thanh toán hàng đại lý Thẻ quầy hàng Thẻ kho hàng hoá … Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Biên lai thu tiền Bảng kiểm kê quỹ… Chứng từ tài sản cố định: Quyết định (tăng giảm tài sản cố định) Hợp đồng mua bán Phiếu nhập kho Hoá đơn giá trị gia tăng Quyết định về việc thanh lý thiết bị Thông báo (về việc bán đấu giá tài sản cố định) Biên bản bán đấu giá Danh mục thiết bị bán Biên bản giao nhận TSCĐ Thẻ TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ…. 3. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng Công ty áp dụng chế độ tài khoản theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Tuy nhiên do áp dụng kế toán máy, gắn với đặc điểm công nghệ sản xuất sản phẩm và đặc điểm kinh doanh nên sự vận dụng hệ thống tài khoản đối với các tài khoản chi tiết có một số điểm chú ý sau: TK 112 được chi tiết theo các ngân hàng TK 112121 - Ngân hàng công thương Thanh Xuân TK11211 - Ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội TK 112126 - Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín TK 112127 - Ngân hàng Tech Combank TK 112128 - Kho bạc Hai Bà Trưng TK 131, 141, 331 được chi tiết theo mã. Một số tài khoản: TK 136, 138, 336, 511, 621, 622, 627, 157… được chi tiết theo từng xí nghiệp thành viên ví dụ như: 1361 - Việt Trì - Phải thu của Xí nghiệp Việt Trì 1361- Nam Định- Phải thu của Nhà máy Nam Định 1368 - Việt Trì - Phải thu khác của Xí nghiệp Việt Trì 1368- Nam Định- Phải thu khác của Nhà máy Nam Định 621 - Bánh - Chi phí NVL trực tiếp sản xuất bánh 621 - Kẹo cứng - Chi phí NVL trực tiếp sản xuất kẹo cứng 621 - Kẹo mềm - Chi phí NVL trực tiếp sản xuất kẹo mềm Đối với tài khoản 311 chi tiết thành một số tiểu khoản như: TK3111 : Vay ngắn hạn Ngân hàng TK311K: Huy động vốn từ cán bộ công nhân viên Do Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên không sử dụng các tài khoản 611, 631 Ngoài ra có một số tài khoản sau hầu như Công ty không sử dụng đó là: * Tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán TK 113 - Tiền đang chuyển TK 121 - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn TK 144 - Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường TK 212 - Tài sản cố định thuê tài chính TK 221 - Đầu tư chứng khoán dài hạn TK 344 - Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn * Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán: Bao gồm tất cả các tài khoản ngoài bảng Công ty đều không sử dụng đến. 4. Sổ kế toán Do Công ty là một đơn vị sản xuất kinh doanh, khối lượng công tác kế toán nhiều, phức tạp. Bên cạnh đó, Công ty có đội ngũ kế toán đông đảo có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cho phép chuyên môn hoá trong phân công lao động kế toán cho nên Công ty áp dụng hình thức kế toán " Nhật ký chứng từ" với niên độ kế toán từ 1/1 đến 31/12 để thực hiện công tác kế toán tại Công ty. Sơ đồ 8: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật kí chứng từ Ghi chú: Ghi cu i thángố i chi u ki m traĐố ế ể hú Ghi h ng ng yà à Ch ng t g c v b ng phân bứ ừ ố à ả ổ Nh t ký ch ng t ậ ứ ừ S cáiổ Báo cáo t i chínhà Th v s k toán chi ti t ẻ à ổ ế ế B ng t ng h p chi ti tả ổ ợ ế B ng kê ả Như vậy với hình thức " Nhật ký chứng từ" việc hạch toán ở Công ty thực hiện dựa trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi chép theo hệ thống. Nhờ đó tạo điều kiện thúc đẩy các phần hành kế toán tiến hành kịp thời đảm bảo số liệu chính xác, đáp ứng yêu cầu quản lý. Hiện nay, Công ty đang sử dụng phầm mềm kế toán được thiết kế dành riêng cho Công ty. Nhờ vậy đã giúp kế toán giảm bớt thủ công và tiết kiệm thời gian đồng thời việc nhập số liệu, kiểm tra nhanh hơn và độ chính xác cao hơn. Các sổ sách sử dụng: * Các nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ số 1: Ghi Có TK 111. Nhật ký chứng từ số 2: Ghi có TK 112. Nhật ký chứng từ số 4: Ghi có TK 311, 315, 341… Nhật ký chứng từ số 5: Ghi có TK 331. Nhật ký chứng từ số 7: Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp. Phần II: Chi phí sản xuất kinh doanh tính theo yếu tố Phần III: Số liệu chi tiết phần "luân chuyển nội bộ không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh" Nhật ký chứng từ số 8: Ghi có các TK 155, 156, 157, 159, 131,511,… Nhật ký chứng từ số 9: Ghi có các TK 211, TK 213. Nhật ký chứng từ số 10: Ghi có các TK 133, 136, 141, 333, 336, 338, 411, 421, 431. * Các bảng kê Bảng kê số 1: Ghi Nợ TK 111. Bảng kê số 2: Ghi Nợ TK 112. Bảng kê số 4: Tập hợp chi phí sản xuất dùng cho TK154, 621, 622, 627. Bảng kê số 5: Tập hợp chi phí đầu tư XDCB, Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp . Bảng kê số 6: Tập hợp chi phí trả trước, chi phí phải trả. Bảng kê số 9: Tính giá thực tế thành phẩm, hàng hoá. Bảng kê số 10: Hàng gửi bán. Các bảng kê đều có mẫu biểu theo quy định của Bộ Tài chính, riêng với bảng kê số 9 có mẫu biểu sau: Bảng số 6: Bảng kê số 9 của tài khoản 155 Bảng kê số 9 Tài khoản 155 Từ ngày … đến ngày … Kho: Kho thành phẩm Tổng cộng Mã Tên SP ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Nhập lại trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền Ngày tháng năm Người lập biểu Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 5: Bảng kê số 9 của tài khoản 156 Bảng kê số 9 Tài khoản 156 Từ ngày … đến ngày … Kho: Kho thành phẩm Tổng cộng Mã Tên SP ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Nhập lại trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền Ngày tháng năm Người lập biểu Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Các sổ cái tài khoản liên quan như: Sổ cái TK 111, 112… Ngoài ra công ty còn sử dụng sổ kế toán chi tiết xuất vật tư, sổ chi tiết nhập vật tư (đối với sổ chi tiết nhập vật tư có thể được lập theo ngày, theo đối tượng khách hàng, theo vật tư hoặc theo vụ việc), sổ chi tiết công nợ (TK31, 331). Sổ chi tiết TK 311 và một số bảng như bảng tổng hợp phát sinh tài khoản, bảng cân đối phát sinh công nợ… 5. Báo cáo tài chính Hiện nay Công ty đang sử dụng các báo cáo kế toán theo chế độ Nhà nước quy định bao gồm 3 loại báo cáo đó là: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Thuyết minh báo cáo tài chính Ngoài ra công ty còn sử dụng một số báo cáo phục vụ cho mục đích quản trị đó là Báo cáo chi tiết xuất tái chế, Báo cáo doanh thu bán hàng, Báo cáo chi tiết chi phí quản lý, Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn. Các báo cáo tài chính đều được lập vào cuối quý. BỘ CÔNG NGHIỆP Công ty Bánh kẹo Hải Hà Mẫu số B01 - DN BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Năm 2002 Đơn vị tính: Tỷ đồng Tài sản Mã số Số đầu năm Số cuối kỳ 1 2 3 4 A. TÀI SẢN LƯU ĐỘNG VÀ ĐẦU TƯ NGẮN HẠN 100 44.451 43.023 I. Tiền 110 16.413 16.254 1. Tiền mặt tại quỹ 111 0.810 0.754 2. Tiền gửi ngân hàng 112 15.603 15.500 3. Tiền đang chuyển 113 0.000 0.000 II. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 120 0.000 0.000 1. Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 121 0.000 0.000 2. Đầu tư ngắn hạn khác 128 0.000 0.000 3. Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn 129 0.000 0.000 III. Các khoản phải thu 130 16.604 16.075 1. Phải thu của khách hàng 131 3.453 3.000 [...]... lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) III ĐẶC ĐIỂM QUY TRÌNH KẾ TOÁN CỦA CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI HÀ 1 Kế toán tiền mặt 1.1 Luân chuyển chứng từ Khi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến tiền mặt, kế toán căn cứ vào một số chứng từ sau đây để tiến hành hạch toán: - Phiếu thu - Phiếu chi - Các chứng từ gốc khác Hàng ngày... đơn, kế toán tiền mặt sẽ tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt Tại Công ty bánh kẹo Hải Hà, thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý nhập xuất tiền mặt Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ thực tế so sánh đối chiếu với sổ quỹ thực tế, sổ sách đối chiếu giữa sổ quỹ của thủ quỹ với sổ quỹ của kế toán tiền mặt Trong trường hợp Công ty muốn huy động vốn bằng cách vay tiền của các cán bộ công nhân viên thì kế. .. tiết Thẻ kho được mở chi tiết cho từng vật tư Cuối tháng, kế toán sẽ đối chiếu với thủ kho về mặt số lượng, với kế toán tổng hợp về mặt giá trị và tiến hành lập bảng Tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư 3.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, dụng cụ Sơ đồ 14: Sơ đồ hạch toán NVL, CCDC tại Công ty bánh kẹo Hải Hà 111, 112, 141, 331 152,153 Thanh toán tiền mua bằng tiền 621 Xuất để chế tạo sản phẩm 154 627,641,642,241... khoản 214 được phân tích thành: - 2141- Hao mòn tài sản cố định hữu hình - 2143- Hao mòn tài sản cố định vô hình Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như tài khoản 241, 331, 341, 111, 112… 4.4 Phương pháp hạch toán Sơ đồ 16: Sơ đồ hạch toán tài sản cố định tại Công ty bánh kẹo Hải Hà 111,112 331 211, 213 214 Thanh toán bằng Phải trả người Giá trị hao... khí quý, đá quý" 2.3 Phương pháp hạch toán Sơ đồ 11: Sơ đồ hạch toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty bánh kẹo Hải Hà 111 112 Chuyển tiền mặt vào ngân hàng 111 Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ 131,136,138 152,211 Thu hồi các khoản nợ Chi mua sắm vật tư, TSCĐ 311,341 311,341 Vay ngắn hạn, dài hạn Thanh toán nợ ngắn hạn, dài hạn 511,512 331,333 Doanh thu bán hàng 333 Thanh toán với người bán, với ngân sách... dùng Giá đơn vị bình quân 3.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, dụng cụ Công ty áp dụng phương pháp " Thẻ song song" để hạch toán chi tiết vật tư: Sơ đồ 13: Phương pháp thẻ song song Phiếu nhập Phiếu xuất Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp N-X-T Kế toán tổng hợp Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật tư, thủ quỹ tiến hành lập thẻ kho đồng thời kế toán lập Sổ kế toán chi tiết Thẻ kho được mở... viên thì kế toán tiền mặt sẽ mở sổ và ghi sổ chi tiết TK311 (311K) 1.2 Tài khoản sử dụng Khi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến tiền mặt, kế toán tiền mặt sử dụng tài khoản 111 và một số tài khoản liên quan như TK 141, TK 311 (311.K): Huy động vốn, TK 131, TK 136, TK 138, TK 311, TK 341 … 1.3 Phương pháp hạch toán Sơ đồ 9: Sơ đồ hạch toán tiền mặt tại Công ty bánh kẹo Hải Hà 112 111... trình ghi sổ Căn cứ vào các chứng từ tiền mặt kế toán tiến hành ghi sổ quỹ hàng ngày Cuối tháng tiến hành lập bảng kê và sổ cái Sơ đồ 10: Quy trình ghi sổ hạch toán tiền mặt Phiếu thu, chi và các chứng từ gốc khác Bảng kê số 1 Nhật kí chứng từ số 1 Sổ quỹ Sổ Cái TK 111 Bảng tổng hợp chi tiết tiền mặt Báo cáo kế toán 2 Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán ngân hàng chịu trách nhiệm quản lý một số tài khoản... xã hội … Việc tính toán lương sẽ do phòng kỹ thuật và phòng lao động tiền lương làm Sau đó sẽ gửi các chứng từ lên cho phòng kế toán Phòng kế toán chỉ theo dõi hạch toán tiền lương 5.2 Tính lương và các khoản phải trả người lao động Công ty bánh kẹo Hải Hà đã xây dựng các định mức khoán về lương và cho từng công đoạn sản phẩm, tuỳ theo mức độ phức tạp của từng loại Về chi phí nhân công trực tiếp bao... cho phòng kế toán Trên phòng kế toán chỉ theo dõi hạch toán tiền lương Đối với các khoản trích theo lương được tiến hành như sau: BHXH trích 15% tổng tiền lương cơ bản của công nhân sản xuất vào chi phí sản xuất trong kỳ BHYT được trích 2% tổng tiền lương cơ bản của công nhân sản xuất vào chi phí sản xuất KPCĐ trích 2% theo tổng tiền lương thực tế của công nhân sản xuất Khoản này hàng tháng phải nộp . THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI HÀ I. ĐẶC ĐIỀM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI HÀ Bộ máy kế toán của công. 7: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty bánh kẹo Hải Hà II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI HÀ 1. Những thông tin chung về tổ chức