THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC HCTL CỦA VIỆT NAM CỦA CƠNG TY VINEXAD VÀ VAI TRỊ CỦA HCTL ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI I Giới thiệu Công ty Quảng cáo Hội chợ Thương mại -Vinexad Quá trình hình thành phát triển : - VINEXAD đời ngày 9/4/1975 theo định số 291/BNT - TCCB Bộ Ngoại thương Việt Nam VINEXAD đời dấu hiệu khởi sắc hoạt động xúc tiến XNK, thương mại, thích nghi với tình hình phát triển kinh tế sau đất nước hoàn toàn thống Sau có hợp Bộ Nội thương Bộ Ngoại thương, Bộ vật tư thành Bộ Thương mại du lịch, công ty thành lập lại từ năm 1991 Ngày 30/12/91 theo định số 1436 - TN / TCCB sở hợp công ty VINEXAD công ty ASETCO (Quảng cáo Nội thương) Công ty lâý tên Công ty Quảng cáo Hội chợ Thương mại Việt Nam - Vietnam National Trade Fair and Advertising Company gọi tắt VINEXAD (theo tên cũ) Công ty doanh nghiệp nhà nước hoạt động đạo Bộ Thương mại - Điểm mốc đánh dấu nhảy vọt Cty VINEXAD năm 91 đến Quy mô hoạt động không ngừng mở rộng, máy kinh doanh phát triển nhanh, doanh số tăng nhanh quảng cáo hội chợ VINEXAD đẩy mạnh hình thức quảng cáo điện tử, tổ chức chương trình truyền hình thương mại, quảng cáo lật, quảng cáo pano lớn, quảng cáo báo, đài, - Các hoạt động dịch vụ du lịch, bán hàng quảng cáo, bán lẻ vé máy bay, không ngừng mở rộng - VINEXAD thiết lập quan hệ bạn hàng nước đến hàng vạn đặc biệt số hãng quảng cáo hội chợ lớn toàn giới Bảng : Các khoản nộp ngân sách Chỉ tiêu Thuế doanh thu Thuế lợi tức Thu vốn Các khoản phải nộp khác + BHXH + Nộp cho năm trước Năm 1995 1.482 250 68 300 50 250 (đơn vị tính: triệu đồng ) Năm 1996 2.310 595 68 142 70 72 Năm 1997 2.250 572 78 140 60 80 Bảng : Các tiêu kinh tế khác (Đơn vị tính: triệu đồng) Theo nguồn Hội chợ Triển lãm Quảng cáo Chỉ tiêu Tổng số KDDV Năm 1995 Năm 1996 Năm 1997 72000 92100 85600 1* 2* 3* 4* 5* HCTL Quảng cáo Sản phẩm Kinh doanh DV khác Lợi nhuận 10200 20700 4100 37000 1210 16000 20500 4500 51100 1410 14500 24500 4500 43000 1270 Bảng : Bảng kê số lượng quảng cáo công ty thực hiện: Chỉ tiêu ĐVT - Biển tôn - Biển tên đơn vị - Hộp đèn ống - Đèn màu uốn - Quảng cáo báo - Tàu hoả - Xe buýt m m2 m2 m Báo tầu xe 1995 1996 18.000 2.400 8.000 10.000 50 22.000 2.900 12.700 14.000 67 1997 26.300 3.600 16.500 15.000 11 75 Bảng : Số lượng HCTL Cty tổ chức: (đơn vị : triển lãm) Theo nguồn công ty VINEXAD Tên HCTL Stt Năm 1995 TN NN 11 Năm 1996 TN NN 17 10 Năm 1997 TN NN 25 15 Bảng 5: Thống kê số liệu HCTL EXPO tháng hàng năm VINEXAD tổ chức ( theo phụ lục 2): Chỉ tiêu Năm 1995 Năm 1996 Năm 1997 Khách tham dự nước 180 50 150 Khách tham dự nước 120 140 250 Số nước 19 18 20 DT trưng bày 300 Giang hàng tiêu chuẩn 9m2 190 400 120.000 140.000 100.000 Khách tham quan Bảng : Thống kê phát triển nhân lực (đơn vị tính: người ) Năm 1975 Năm 1995 Năm 1996 Năm 1997 30 220 200 240 Chức năng, nhiệm vụ: - Theo nghị định số 387/HĐBT ngày 9/11/1990 HĐBT, theo Quyết định số 310/TM-TCCB ngày 15/12/1992 Bộ Thương mại Công ty Quảng cáo Hội chợ Thương mại tên giao dịch Quốc tế Vietnam National Trade Fair and Advertising Company - viết tắt VINEXAD doanh nghiệp thành viên thuộc Bộ Thương mại thực việc kinh doanh quảng cáo Hội chợ Triển lãm Thương mại - Công ty hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế tự chủ tài chính, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tiền Việt Nam Ngoại tệ Ngân hàng có dấu riêng để giao dịch - Chức : + Thông qua hoạt đông kinh doanh quảng cáo, Hội chợ Triển lãm Thương mại góp phần xúc tiến mậu dịch, đẩy mạnh sản xuất, xuất nhập củng cố phát triển quan hệ thương mại, hợp tác kinh tế khao học kỹ thuật tổ chức kinh tế Việt Nam nước ngoài, góp phần tăng thu ngoại tệ cho nhà nước + Lập kế hoạch tổ chức thực kế hoạch : kinh doanh quảng cáo, Hội chợ Triển lãm Thương mại, kinh doanh dịch vụ quảng cáo, Hội chợ Triển lãm Thương mại theo yêu cầu khách hàng nước sở hợp đồng kinh tế + Nghiên cứu tổ chức quảng cáo, Hội chợ Triển lãm Thương mại hình thức : qua phương tiện thông tin truyền thông, ấn phẩm theo hợp đồng công ty tổ chức kinh tế nước nhằm phục vụ cho hợp đồng kinh doanh công ty + Hợp tác, liên doanh, liên kết với tổ chức kinh tế khoa học kỹ thuật tổ chức nước quảng cáo Hội chợ Triển lãm Thương mại - Nhiệm vụ : + Xây dựng tổ chức thực kế hoạch sản xuất, kinh doanh công ty để thực mục đích nội dung hoạt động kinh doanh công ty Mở rộng phts triển hợp tác với tổ chức quốc tế quảng cáo, Hội chợ Triển lãm Thương mại góp phần hướng dẫn tạo điều kiện cho việc chuyển giao quy trình công nghệ kỹ thuật tiên tiến vào sản xuất nước, đặc biệt sản xuất hàng xuất + Được nhập mặt hàng vật tư thiết bị phục vụ cho việc lắp rắ quảng cáo Hội chợ Triển lãm phép xuất khâủ mặt hàng để tạo ta ngoại tệ cho việc nhập + Thực việc phát hành định kỳ thông tin quảng cáo, Hội chợ Triển lãm Thương mại, ấn phẩm quảng cáo Pano, hệ thống điện tử qua kênh truyền hình + Thực đầy đủ cam kết, nghĩa vụ mà công ty tham gia,ký kết với tổ chức Quốc tế nước + Tuân thủ pháp luật nhà nước sách, chế độ quản lý tài chính, lao động, xuất nhập giao dịch đối ngoại + Quản lý dụng có hiệu nguốn vốn công ty tự tạo nguồn vốn thực bảo toàn, phát triển vốn sản xuất kinh doanh tự trang trải, bù đắp chi phi, thực sách nộp thuế nhà nước + Quản lý đội ngũ lao động, công nhân viên chức công ty, thực sách đới với người lao động theo qui định pháp luật nhà nước ban hành Cơ cấu tổ chức công ty : - Đứng đầu giám đốc công ty Bộ Thương mại bổ nhiệm miễn nhiệm - Giám đốc công ty điều tiết hoạt động công ty theo chế độ thủ trưởng người đại diện cho quyền lợi nghĩa vụ công ty trước pháp luật quan quản lý nhà nước - Giúp việc giám đốc có số phó giám đốc cơng ty kế tốn trưởng Bộ Thương mại bổ nhiệm miễn nhiệm Mỗi phó giám đốc công ty phụ trách lĩnh vực cơng tác chịu trách nhiệm trưóc giám đốc công ty lĩnh vực công tác giao - Trong số Phó giám đốc có phó giám đốc để thay mặt giám đốc đìeu hành hoạt động công ty Giám đốc vắng - Giám đốc công ty quy định máy cấu tổ chức (các phịng ban, trung tâm xí nghiệp thành viên ) nhiêm vụ quyền hạn mối quan hệ công tác tổ chức trực thuôc công ty * Các đơn vị trực thuộc gồm : ( sơ đồ kèm theo) 1) Chi nhánh VINEXAD TP Hồ Chí Minh : đơn vị đại diện cơng ty khu vực phía Nam Mọi hoạt động chi nhánh thể hoạt động công ty lĩnh vực quảng cáo HC TM, dịch vụ chi nhánh gồm hai Trung tâm trực thuộc : + Trung tâm Hội chợ Thương mại : thường xuyên tổ chức doanh nghiệp nước, vận động mời khách cho Hội chợ Triển lãm Thương mại nước đặc biệt cho Hội chợ Thương mại Quốc tế VIETNAM EXPO hàng năm vào tháng Bộ Thương mại, thúc đẩy hoạt động xúc tiến thương mại làm dịch vụ liên quan đến HCTL visa, vé máy bay, hàng hoá + Trung tâm Quảng cáo Thương mại : trở thành địa đáng tin cậy cho doanh nghiệp nước Trung tâm triển khai lắp đặt thực hình thức quảng cáo phía Nam thành cơng,đạt hiệu chất lượng 2) Tồ soạn tờ thơng tin quảng cáo thương mại : Xuất định kỳ quý số giới thiệu đơn vị doanh nghiệp ngồi nước, trì hình thức quảng cáo ấn phẩm phục vụ hợp đồng xúc tiến thương mại hình ảnh số liệu Tờ tin quảng cáo thương mại ngày vào thị trường quan tâm yêu cầu doanh nghiệp ngồi nước 3) Phịng Đối ngoại: chịu trách nhiệm hoạt đông liên quan đến khách hàng nước, đặc biệt giao dịch quan hệ chặt chẽ Phòng Thương mại , Đại sứ quán, thương vụ, nước Việt Nam Việt Nam nước, khu vực, đưa chiến lược nhóm khách hàng chủ yếu nhằm tuyên truyền hoạt động HCTL, quảng cáo hoạt đông khác công ty, thu hút khách hàng tạo điều kiện để phận khác tận dụng, đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, hoạt động thương mại 4) Phòng Quản lý Kinh tế : thay mặt cho nhà nước quản lý ngành dọc tài chính, kế tốn giúp hạch tốn hoạt động sản xuất kinh doanh, đưa biện pháp để quản lý tiền, của, nâng cao hiệu kinh doanh, đóng góp nghĩa vụ cho nhà nước Phịng phát huy tính chủ động việc quản lý hoạt động đơn vị trực thuộc, chủ đạo hướng dẫn đơn vị hạch toán, thu chi toán theo quy định Bộ Tài chính, Ngân hàng Nhà nước 5)Phịng Hành Quản trị : chuyên hoạt động hành lưu trữ thư từ công văn vào, ra, vệ sinh, họp hành lo họp gặp gỡ lớn, ngồi cịn hoạt động bảo vệ sửa chữa nhà cửa, trang thiết bị phục vụ cho phòng ban Quản lý phân bổ, cho thuê phịng, diện tích đất Quản lý điều hành xe cộ theo đạo Ban Giám đốc hoạt động phận quản lý phân phối hoạt động thông tin, in ấn quản lý, ký hợp đồng điện thoại, fax, internet, photo copy, Chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty Phòng Quản lý Kinh tế khoản chi tiêu phục vụ hoạt động 6) Phòng Tổ chức Cán : giúp Giám đốc lưu giữ hồ sơ tổ chức cán bộ, quản lý lao động, tiền lương, phát bồi dưỡng đào tạo cán bộ, kiến nghị kiến nghị đề bạt cán bộ, quản lý thực lệnh điều động, huy động lao đông theo quy định tuỳ thời gian cấp đạo Quản lý lực lượng dân quân, đội dự bị, tổ chức thực hoạt động thể thao, dân quân, tự vệ.Thống kê lập danh sách làm thủ tục bảo hiểm xã hội Quản lý định, giúp làm định, thủ tục tổ chức cho đoàn vào nhằm phục vụ hoạt động cơng ty 7) Phịng Kế hoạch Tư vấn : thành lập theo yêu cầu hoạt dộng chun mơn Phịng kế hoạch quản lý thực trạng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Giúp Giám đốc thống kê theo dõi diễn biến hoạt động kinh doanh sản xuất đơn vị Nghiên cứu phát định hướng cho phát triển chuyển đổi công ty Thực dự án ban đầu lớn có tính chất định hướng chuyển hướng hoạt động đơn vị nhằm tạo hình thức hoạt động thích hợp theo giai đoạn tạo thị trường khu vực khác nước 8) Phòng vé Vietnam Airline : đại lý bán vé hãng hàng không quốc gia Việt Nam Chuyên bán vé cho tuyến bay nước quốc tế theo hoạt động kinh doanh Hãng hàng khơng quốc gia Việt Nam Ngồi Phịng cịn xúc tiến công việc khác công ty in ấn, quảng cáo, thực biển hộp, lớn, pano, áp phích * Sau Trung tâm, Xí nghiệp trực thuộc, hoạt động theo ngành nghề mà công ty phép 9) Trung tâm Quảng cáo Thương mại : đơn vị then chốt thực hai chức quan trọng công ty Hoạt động quảng cáo ngày phát triển đa dạng hình thức Là hoạt động tích cực xúc tiến thương mại, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại hoạt động khác Trung tâm có hợp tác với Nhật (trước đây) tổ chức quảng cáo lớn khu vực giới thương mại từ hình thức quảng cáo pano, in ấn, đến trung tâm có đầy đủ hình thức quảng cáo từ đơn giản đến phức tạp kỹ thuật lẫn thiết kế Trung tâm cộng tác với Đài truyền hình Việt Nam, Đài tiếng nói Việt Nam thực nhiều chương trình quảng cáo phục vụ khách hàng nước đặc biệt hãng kinh doanh lớn giới đội ngũ cán bước nâng cao trình độ chun mơn, thiết bị máy móc bước trang bị, trung tâm tổ chức 1,2 HCTL hàng năm 10) Trung tâm Hội chợ Thương mại : Là đơn vị chủ chốt công ty thực Hội chợ Triển lãm Thương mại nước, ngồi việc góp sức thực Hôi chợ Thương mại Quốc tế tháng hàng năm Trung tâm tổ chức nhiều HCTL riêng có triển lãm kết hợp với đơn vị khác ngành Gần Trung tâm mở rộng phạm vi hoạt động, tổ chức thực hội chợ địa phương bước đầu đạt hiệu Những triển lãm nước Trung tâm mời khách tổ chức dẫn đoàn tham dự Là đơn vị thu hút nhiều khách tham dự nước vào HCTL Ngoài HCTL hoạt động Trung tâm thực hoạt động hội thảo, phòng trưng bày, làm dịch vụ visa, in ấn làm biển quảng cáo lớn khách có yêu cầu 11) Trung tâm Thương mại & Dịch vụ Quảng cáo Hội chợ : Là Trung tâm chuyên làm dịch vụ phục vụ Hội chợ Triển lãm Thương mại Gần Trung tâm trực tiếp tham gia vào việc tổ chức, thực HCTL nước có thành cơng bước đầu Dịch vụ mà Trung tâm thực cịn nghèo nàn chưa có thiết bị hay có sở vật chất ban đầu làm tảng Trung tâm xúc tiến hình thức hoạt động thương mại tổ chức hội thảo, hội nghị chuyên đề, đạo Bộ, Đại sứ quán Thương vụ mở phịng trưng bày nước ngồi để giới thiệu trưng bày hàng Việt Nam 12) Trung tâm Tạo mẫu, In ấn, Thiết kế, In ấn : Ra đời gần năm hoạt động chuyên thiết kế tạo mẫu in ấn Thực đơn vị có thiết bị thiết kế đồ hoạ vi tính, ngồi có đội ngũ cán trẻ học trường chuyên ngành Xong hạn chế sở vật chất chủ yếu làm dịch vụ, hoạt động sản xuất kinh doanh không khép kín hiệu khơng cao 13) Xí nghiệp đèn quảng cáo điện tử : Được thiết lập nhu cầu thị trường loại hình quảng cáo Hình thức thay đổi màu sắc phong phú ban đêm phát huy hiệu tối đa doanh nghiệp xã hội nói chung Xí nghiệp hoạt động kinh doanh loại thiết bị điện lạnh Hoạt động loại hình quảng cáo khác biển hộp, chữ uốn, pano, áp phích chất liệu đa dạng phức tạp 14) Trung tâm Du lịch Xúc tiến Thương mại : Là đơn vị hoạt động ngành dịch vụ, phục vụ, thường xuyên tổ chức đoàn du lịch nước Là công ty liên ngành Tổng cục Du lịch công nhận Trung tâm cấp giấy chứng nhận đơn vị chuyên nghiệp có đầy đủ lực tổ chức, đón tiếp tàu du lịch đường biển số lượng tăng hàng năm Trung tâm có quan hệ hợp tác với hãng du lịch lớn Hồng Kông, Trung Quốc, Singapore, 15) Xí nghiệp Thiết bị Máy Văn phịng : Xí nghiệp đời việc giới thiệu gia phương hướng cho đơn vị nước tham dự HCTL Việt Nam Bằng vươn lên học hỏi, xí nghiệp chuyển sang kinh doanh loại thiết bị văn phòng chủ yếu máy linh kiện Photo copy loại Ngồi cịn kinh doanh thiết bị tin học, thiết bị văn phòng khác II Hoạt động tổ chức HCTL Việt Nam Công ty VINEXAD Tổ chức hoạt động HC TL Việt Nam : (trước năm 1986, 1987 - 1990, 1991 đến nay) 1986 trở trước, kinh tế tập trung, quan liêu bao cấp tác động trực tiếp đề hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại Công ty , Hội chợ Triển lãm Thương mại hoạt động theo đạo Bộ chủ quản , nhằm mục đích thực nhiệm vụ trị, tuyên truyền vận động t khơng mang tính chất thương mại Việc tổ chức HCTL Bộ đạo cần nói chung khơng quan tâm từ phía doanh nghiệp 1987 - 1990 : sau xoá bỏ chế độ quan liêu bao cấp, kế hoạch tâp trung, theo tình hình chung, doanh nghiệp, cơng ty nhà nước tự tổ chức hoạt động kinh doanh lấy thu bù chi (kinh tế thị trường) hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại bắt đầu có đất phát triển Đầu tiên công ty nước chuyên ngành Hội chợ Triển lãm Thương mại vào Việt Nam phối hợp với Bộ, ngành, cơng ty chun ngành VINEXAD tự hào đơn vị chọn đối tác thực Dần dần đơn vị khác VCCI,VEFAC, TRAFAC, Cần Thơ đối tác nước chọn phối hợp tổ chức Hội chợ Thương mại Quốc tế tháng hàng năm ví dụ điển hình bật hoạt động tổ chức HC TL Việt Nam Thời gian công ty, trung tâm chuyên ngành Hội chợ Triển lãm Thương mại bắt đầu tập dượt, hướng dẫn đào tạo cán Song hiệu chưa cao đối tác nước nắm phần chủ động chia lãi theo phần việc giao Cái quý giá việc học tập, nâng cao nghiệp vụ tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại không tiền, rút ngắn thời gian tạo điều kiện cho đơn vị tổ chức HC TL nước nắm bắt giai đoạn, nghiệp vụ lấy kinh phí ban đầu trang trải thiết bị, sở vật chất ban đầu tạo đà phát triển Từ năm 1987 - 1990, năm có vài HC TL nước Hà nội thành phố Hồ Chí Minh Đứng đầu đối tác nước ngồi vào Việt Nam tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại phải kể đến công lao công ty ADSALE Hồng Kông, ABR Singapore tổ chức xúc tiến thương mại Pháp, Đức Trung Quốc Từ năm 1991 đến nay: Chia làm giai đoạn từ 1991 đến 1995 giai đoạn mà sách mở cửa Việt Nam bắt đầu thực hiện, luật dự thảo đầu tư, sách mở cửa, hội nhập kinh tế khu vực toàn cầu giúp tổ chức chuyên ngành Hội chợ Triển lãm Thương mại phát triển nhanh Đồng thời sách thu hút ý, quan tâm, đầu tư nhiều nước, nhiều tập đoàn, nhiều hãng giới đặc biệt : sở hạ tầng, Bưu Viễn thơng, may mặc, giầy dép, in ấn ngành sản xuất hàng tiêu dùng., Xuất kéo theo tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại bắt đầu đời từ - đơn vị, đến lúc có - đơn vị hàng năm tổ chức hàng trăm Hội chợ Triển lãm Thương mại Đặc điểm bật giai đoạn này, tổ chức HC TL Việt Nam tự đứng tổ chức hoạt động kinh doanh đa dạng phức tạp thành công phương diện Thu hút đông đảo bạn hàng nước ngoài, khách tham dự, tham quan nước Đứng đầu đơn vị tổ chức phải nói đến VINEXAD, sau đến VCCI, VEFAC, TRAFAC Các HC TL lớn Việt Nam phải kể đến Hội chợ Thương mại Quốc tế tháng hàng năm, Hội chợ Hàng Công nghiệp hàng năm, Hội chợ Thương mại Quốc tế Tổng hợp, Triển lãm thiết bị y tế, Triển lãm Xây dựng - Giao thông Vận tải, Triển lãm ôtô Điểm đáng quan tâm giai đoạn doanh nghiệp tổ chức HC TL tích luỹ nhiều tiền nhân lực, thiết bị sở hạ tầng Từ 1995 đến bung nhiều đơn vị tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại (khoảng gần 20 đơn vị) 200 Hội chợ Triển lãm Thương mại hàng năm khắp nơi nước, kèm theo khủng hoảng suy thoái kinh tế khu vực Thái Lan nước nằm gần Việt Nam Một nguyên nhân khách quan hiệu đầu tư đối tác khơng cao, chưa kể đến sách đầu tư, thay đổi chưa tạo điều kiện thuận lợi, Do vây khách nước vào tham dự dần Phần nhiều Hội chợ Triển lãm chuyên ngành, lượng khách dãn Hội chợ Triển lãm Thương mại Nhìn chung sở hạ tầng Hội chợ Triển lãm Thương mại yếu lạc hậu Các hoạt động dịch vụ hạn chế ảnh hưởng đến chất lượng, quy mô nội dung Hội chợ Triển lãm Thương mại Chưa kể đến tầm lãnh đạo vĩ mơ Bộ, ngành, Chính phủ, chưa đủ trình độ để lái điều khiển hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại - loại hình xúc tiến thương mại hiệu nhanh để đưa vào quỹ đạo phải tính đến lợi ích tổng thể xã hội đất nước Bảng thống kê đơn vị tổ chức triển lãm ( xem phần phụ lục) Tổ chức hoạt đông Hội chợ Triển lãm Thương mại VINEXAD - Giai đoạn trước 1986 : tình hình chung đất nước hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại công ty VINEXAD đảm nhiệm không phản ánh tác dụng hệu Hội chợ Triển lãm Thương mại không doanh nghiệp, người dân quan tâm biết đến, phục vụ mục đích trị tun truyền t Bởi không phát huy công cụ maketing, xúc tiến thương mại, không thúc đẩy hoạt động kinh doanh XNK nhằm đem lại lợi ích cho doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh người tiêu dùng Có thể nói Hội chợ Triển lãm Thương mại gia đoạn bị lu mờ - Giai đoạn 87 - 90 : Sau đất nước chuyển sang chế thị trường Vinexad xáo trộn lại việc sát nhập lại hai cơng ty theo trình bày Hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập nói chung tác động mạnh vào hoạt động Hội chợ Triển lãm thương mại, đòi hỏi yêu cầu Vinexad phải tạo hình thức hoạt động mới, thay đổi cách suy nghĩ làm ăn đảm bảo lấy thu bù chi Đặc biệt phải làm cho Hội chợ Triển lãm Thương mại phải công cụ xúc tiến thương mại đắc lực Gặp đối tác quan trọng nghề Adsale Hồng Kơng Vinexad đào tạo trang bị thực hành qua Hội chợ Triển lãm Thương mại Quốc tế tháng năm 1987 Một hội chợ Triển lãm Thương mại đến để lại cho khách tham dự, khách tham quan công chúng nhà tổ chức nước hình ảnh ngành thương mại dịch vụ đầy triển vọng - Giai đoạn 1991 đến : hoạt động tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại Vinexad thực tăng số lượng, phạm vi, qui mô chất lượng Đặc biệt giai đoạn 91 - 95 đỉnh cao cho hoạt động hội chợ triển lãm thương mại Sau thời kỳ Vinexad chuẩn bị lực lượng để tự tổ chức thành công Hội chợ Triển lãm Thương mại quốc tế tháng hàng năm Bộ thương mại chủ trì thu hút số lượng lớn cơng ty nước ngồi tham dự Ngồi tổ chức triển lãm Ơ tơ, Triển lãm xây dựng, Triển lãm bưu viễn thơng cộng tác Adsale năm lần triển lãm đáng quan tâm Hiệu kinh tế chất lượng hoạt động tăng nhanh thể qua số liệu phần chương III mục Chính giai đoạn uy tín tên tuổi Vinexad nhiều doanh nghiệp nước biết đến Nhiều nhà lãnh đạo VINEXAD ghi vào danh mục nhà tiếng giới Và VINEXAD công nhận doanh nghiệp chuyên ngành Hội chợ Triển lãm Thương mại hoạt động có kết khu vực giới Số lượng Hôi chợ triển lãm doVinexad đảm nhiệm thực nước lên đến 50 tổng số 200 nhà nước (theo bảng thống kê phần I chương này).Trong 50 Hội chợ Triển lãm Thương mại có 30 tổ chức nước cịn lại tổ chức đoàn tham dự Hội chợ Triển lãm Thương mại nước từ Châu Âu, á, Phi, Mỹ Vinexad thành viên APECC Những hoạt đơng phân tích rõ sau đây, năm gần (96 tới nay) hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại Vinexad tổ chức thực có tăng số lượng lại giảm quy mô chất lượng, khách tham dự kể Hội chợ Thương mại Quốc tế tháng hàng năm Có nhiều lý khách quan lẫn chủ quan, bùng nổ Hội chợ Triển lãm Thương mại nước, nhiều đơn vị phép đăng cai tổ chức làm cho khách tham dự giãn tản mạn với ảnh hưởng khủng hoảng kinh tế khu vực hạn chế khách tham dự nước Nhưng phải kể đến yếu đến lúc bộc lộ Vinexad thời điểm tổ chức Công ty không ổn định, trình độ chun mơn chưa cao chưa đồng khắp công đoạn thực Công tác tiếp thị tuyên truyền , quảng cáoh hạn, chưa có chiến lược marketing , a/ Các Hội chợ Triển lãm Thương mại tổ chức nước : - Địa điểm tổ chức : khơng có phải thuê , thường thuê Trung Tâm Triển lãm Giảng Võ, Cung Văn hoá Hữu nghị Hà nội, Trung tâm Triẻn lãm Vân hồ , Trung tâm Hội chợ triển lãm nơng nghiệp Hà nội, TP Hồ chí Minh thuê Trung tâm Triển lãm Quốc tế , Trung tâm Triển lãm Phan Đình Phùng , Dinh độc lập bị động giá cả, khả cạnh tranh kém, bị động khâu chuẩn bị , phục vụ bị uy tín nhiều dịch vụ chung - Công tác tổ chức : Cán khơng đào tạo qui thường làm việc thực tế thời gian có kinh nghiệm, q trình triển khai cơng việc q trình khép kín chưa tay chất lượng có lúc chênh lệch Khâu điều hành triển khai Hội chợ Triển lãm Thương mại lủng củng, người đông hiệu chưa cao - Các giai đoạn trình triển khai thực : + Trước Hội chợ Triển lãm Thương mại nghiên cứu thị trường, khách hàng yếu tố tham gia vào Hội chợ Triển lãm Thương mại chưa triệt để sau sắc Chưa tìm yếu tố định thành công, yếu tố ảnh hưởng trực tiếp gián tiếp đến hiệu chưa đưa chiến lược chiến thuật : - Quảng cáo tuyên truyền qui mô rộng khắp - Vận động khách mời khách chưa khoa học - Chuẩn bị công việc mời khách, thụ động - Thiết kế giàn dựng phụ thuộc + Trong Hội chợ Triển lãm Thương mại - Các thông tin hoạt động Ban tổ chức cịn chậm khơng chu đáo - Các hoạt động dịch vụ nhiều tắc trách kể thái độ, giá hình thức vật dụng - Các dẫn, ý thức phục vụ trách nhiệm nhà tổ chức đáng bàn luận nhiều + Sau Hội chợ Triển lãm Thương mại - Cơng tác đánh giá cịn yếu - Các thơng số đánh giá kết thành cơng cịn mơ hồ - Đề biện pháp phương pháp khắc phục yếu - Những mặt mạnh yếu việc tổ chức hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại + Mạnh : Có uy tín tên tuổi thị trường Đội ngũ cán đông đảo nhiều lĩnh vực Là tổ chức chuyên ngành lâu đời Việt nam Có nhiều cộng tác viên quan trọng khắp nơi nước Địa bàn hoạt động rộng, hoạt động nhiêù lĩnh vực khác + Yếu : Khơng có địa điểm tổ chức hội chợ triển lãm Cán không đào tạo chuyên sâu phân bổ chưa chuyên ngành Trách nhiệm thực nhiệm vụ chưa cao Cơ sở vật chất kỹ thuật đầu tư chưa sâu Sự điều phối tổng thể sức mạnh, sở trường phận cơng ty chưa hết để góp sức vào thành cơng cịn Bỏ qua nhiều đối tác quan trọng b) Các Hội chợ Triển lãm Thương mại tổ chức nước Phải kể đến Hội chợ Triển lãm Thương mại lớn Vinexad đối tác nước thực Expo Tajeon'93 (Triều Tiên) Admonton Canada'96, Foire de Pais (Pháp) hàng năm Những Hội chợ Triển lãm Thương mại điểm bắt đầu để gây dựng uy tín cho Vinexad tầm quốc tế Các Hội chợ Triển lãm Thương mại nước Vinexad thực theo cách tổ chức quốc tế, nước có lịch mời tham dự, Vinexad xem xét, chọn lọc xin phép Bộ Thương mại sau mời doanh nghiệp Việt Nam tham dự Hàng năm có hàng chục đồn tham dự Hội chợ Triển lãm Thương mại nước Đây hình thức giúp doanh nghiệp VIệt Nam có điều kiện tiếp cận thị trường nước để thúc đẩy xuất nhập nâng cao chất lượng hàng hố nước Nói chung việc thực có kết Vinexad đơn vị hàng đầu lĩnh vực Mặc dù cịn có nhiều nhược điểm cần khắc phục: - Qui mô gian hàng nước cịn nhỏ Cũng có số nguyên nhân : thủ tục xuất cảnh phức tạp, doanh nghiệp Việt Nam chưa thực mạnh để đủ trang trải kinh phí tham dự, cơng tác tổ chức tiếp thị hạn chế , việc đào tạo cán chuyên nghiệp chưa nhiều khâu tổ chức vấp váp - Nghiên cứu tiếp thị cịn Chưa có đối tác tích cực miền khu vực, có thư mời đốn tìm hiểu sơ qua sau mời tham dự Dẫn đến số Hội chợ Triển lãm Thương mại doanh nghiệp Việt Nam tham dự hoan nghênh, song có Hội chợ Triển lãm Thương mại doanh nghiệp Việt Nam kêu ca nhiều Không hỗ trợ từ quan phủ, Bộ, ngành, địa phương mà thường trông chờ vào đơn vị nước Ban Tổ chức nước miễn giảm giá gian hàng, xin miễn giảm phí dịch vụ, xin vé lại, Tóm lại : Về hoạt động tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại Việt Nam nói chung Vinexd nói riêng cịn nhiều vấn đề cần tranh luận bàn cãi mở đường đúng, sáng lạn cho hoạt động HCTL nói chung Việt Nam tương lai c Phân tích cụ thể q trình hoạt động Hội chợ Triển lãm thương mại công ty Vinexad - Bất kỳ Hội chợ Triển lãm thương mại tổ chức phải tiến hành theo bước quy định hiệu quả, chất lượng toàn hội chợ triển lãm thương mại phụ thuộc vào phần việc cụ thể định Sau để nắm vai trò Hội chợ Triển lãm thương mại để hiểu sâu sắc Hội chợ Triển lãm thương mại cần tìm hiểu trình Ơ phân tích hoạt động HCTL Vinexad tiến hành có liên hệ với hoạt động chung loại hình xúc tiến 1) Quy trình tóm tắt hoạt động hội chợ triển lãm thương mại sau: - Công ty chủ động tổ chức thực hiện: Nghiên cứu thị trường → lập dự án → xin phép tổ chức → chuẩn bị hoạt động tuyên truyền, quảng cáo, danh sách mời → vận động mời khách tham dự, đạo công việc vận động khách → quảng cáo, tuyên truyền → chuẩn bị khu triển lãm: Xây dựng gian hàng, trưng bày hàng hoá, giao diện tích cho khách tham dự → hoạt động hội chợ triển lãm thương mại → kết thúc , tháo dỡ gian hàng → tổng hết + rút kinh nghiệm + báo cáo Sơ đồ cụ thể : Nghiên cứu thị trường Lập dự án Xin phép tổ chức Chuẩn bị hoạt động tuyên truyền, quảng cáo Vận động mời khách tham dự Danh sách mời Chỉ đạo công việc vận động khách Quảng cáo tuyên truyền Xây dựng gian hàng Trưng bày hàng hoá Giao diện tích cho khách tham dự Hoạt động HCTLTM Kết thúc, Tháo dỡ gian hàng Tổng kết Rút kinh nghiệm Báo cáo 2) Phân tích hoạt động cụ thể: - Nghiên cứu thị trường: Vinexad cịn hạn chế khơng có phận chuyên nghiên cứu nhóm thị trường chủ yếu gồm lĩnh vực kinh tế, công nghiệp, thương nghiệp, người tiêu dùng đối tượng tham gia Do việc tổ chức Hội chợ Triển lãm thương mại nước thường bị hạn chế nhiều mặt đồng thời việc tổ chức thường lo kiếm việc làm trước mắt mà tổ chức Điều gần thể rõ khơng có nghiên cứu thị trường mang tính chiến lược đến lúc hội chợ triển lãm thương mại hiệu ngày khó đảm bảo tính chất yêu cầu - Lập dự án thực hiện: - Đây cơng việc địi hỏi phải thực trước xin giấy phép bắt tay vào thực Xong thực tế hoạt động Vinexad không làm làm tham khảo nội dung sau bỏ lửng Phương pháp lập dự án (đối với hội chợ triển lãm thương mại khai thác lần đầu) giúp nhà lãnh đạo gián tiếp, trực tiếp tập trung vào công việc định, quan trọng, tháo gỡ khó khăn bàn biện pháp giải khó khăn, giảm thời gian tiền vào công việc không cần thiết tăng cường hiệu dự án Khi triển khai dự án (mặc dù giấy tờ) xong phần khẳng định đối tượng cơng việc làm cách chắn, củng cố lòng tin cho cán thực - Xin phép tổ chức thực hiện: Có thể xin phép tổng thể từ cuối năm trước theo danh mục Công ty làm gửi Bộ Thương mại duyệt, xin phép riêng lẻ phát sinh Hội chợ Triển lãm thương mại Muốn có giấy phép đơn vị chủ quản phải hiểu dự án có ủng hộ tích cực đơn vị quản lý, chuyên ngành nhà ủng hộ Thực tế, giấy phép xin không khó trừ trùng nội dung với hội chợ triển lãm thương mại duyệt, trùng địa điểm hay thời gian - Chuẩn bị hoạt động tuyên truyền, quảng cáo: Ngay sau có giấy phép, phải chuẩn bị hoạt động tuyên truyền, quảng cáo gồm việc sau: + Họp đơn vị ban tổ chức để chuẩn bị hoạt động ủng hộ, bảo trợ, tuyên truyền vận động + Họp báo thông báo tên hội chợ triển lãm, nội dung, quy mơ, tính chất mục đích, ý nghĩa + In ấn đơn đăng ký, tờ giới thiệu, thư từ liên quan, để mời vận động khách + Tuyên truyền Tivi, đài phát thanh, báo để phục vụ cho giai đoạn định đến kết hội chợ triển lãm thương mại - Vận động mời khách tham dự : Đây giai đoạn định, chiếm nhiều công sức, tiền thời gian trình tổ chức hội chợ triển lãm thương mại Việc triển khai thành công phần đem lại hiệu cao cho hội chợ triển lãm thương mại Những việc phải làm là: + Gửi tờ đơn đăng ký, giấy mời, thư từ đến đối tượng cần mời: Thực tế việc phức tạp khó khăn Vì thực tế có giấy mời gửi đến đơn vị đến 10 chiếc, có đơn vị muốn có mà lại khơng nhận Vì Vinexad khơng có phận tiếp thị riêng công ty mà đơn vị trực thuộc có phận tiếp thị riêng công ty tiêu mời khách cán tiếp thị đơn vị trực thuộc (10 - 12 đơn vị) điều hành việc mời Khơng có phận kiểm tra danh mục khách để tránh chồng chéo Tình trạng làm ảnh hưởng đến chất lượng mời khách uy tín công ty Vinexad + Thông qua ĐSQ, LSQ nước Việt Nam để mời khách + Thông qua ĐSQ, LSQ Việt Nam nước để mời + Thông qua tổ chức hội chợ triển lãm thương mại chuyên nghiệp nước + Thơng qua việc tun truyền báo chí, đài truyền hình, phát Vấn đề cần lưu ý xác định mục tiêu khách mời chủ yếu tìm hiểu tiềm thực nhu cầu đối tác thị trường nội dung Hội chợ Triển lãm thương mại Từ lên nhóm mục tiêu chủ yếu tập trung sức người, sức vào hoạt động vận động Ngày việc vận động khách hàng hoạt động dịch vụ đem lại hiệu cao tổ chức, cá nhân tích cực tham gia để làm Chỉ có điều, tỷ lệ hoa hồng phương pháp hạch toán văn pháp quy làm chưa cụ thể dễ dẫn đến sai phạm chưa công - Các công việc chuẩn bị triển khai khai mạc hội chợ triển lãm thương mại: Lên danh mục khách tham dự, chuẩn bị xây dựng, trưng bày gian hàng, trang trí khu cổng vào, khu khai mạc, chuẩn bị thủ tục cấp thẻ, nhận gian hàng mời quan chức, khách tham quan Thời gian quan trọng tất hoạt động, cơng sức, chi phí sau năm mời khách thể gian hàng trưng bày, mà qua dàn dựng gian hàng, trưng bày tính chất chun mơn, uy tín ngày nâng cao Một đơn vị tổ chức Hội chợ Triển lãm thương mại khách tham dự, khách thăm quan đồng nghiệp khẳng định thời gian (tại có điều kiện để khẳng định chuyên môn) Công tác an ninh, an toàn hoạt động hỗ trợ khác quan trọng không Việc trật tự, an ninh bên ngồi khu trưng bày, xếp, bố trí vị trí khai mạc hoạt động chuẩn bị hướng dẫn khách tham dự, khách thăm quan công phu - Các hoạt động thời gian Hội chợ Triển lãm thương mại: Lễ khai mạc quan trọng mở đầu cho Hội chợ thành cơng hay khơng Nó chứng kiến quan chức, nhà lãnh đạo Chính phủ, tổ chức nước, nhà tổ chức, khách tham dự đông đảo khách thăm quan chuyên nghiệp, quan thơng tin báo chí: Sau thời gian công việc chủ yếu khách tham dự nhà tổ chức, nhà thầu phụ cung cấp dịch vụ Tại hoạt động xúc tiến thương mại thể cụ thể, sinh động đa dạng Ban tổ chức (Người tổ chức) xuất thông qua hoạt động hỗ trợ an toàn, trật tự thu thập ý kiến, giải phát sinh Song song thời gian hội chợ triển lãm thương mại có thi trao giải Nhà tổ chức kết hợp quan chuyên môn, chức trao hay hội thảo, biểu diễn thời trang ban tổ chức hay khách tham dự nhiều đơn vị phối hợp làm - Các công việc sau ngày kết thúc hội chợ triển lãm thương mại: + Giải phóng hàng hố + Tháo dỡ gian hàng + Làm thủ tục tái xuất hàng + Làm thủ tục trả lại diện tích đất thuê trang thiết bị + Làm báo cáo, tổng kết, đánh giá kết hội chợ triển lãm TM + Bàn biện pháp khắc phục khuyết nhược điểm thực tế giải pháp thực III Vai trò HCTL hoạt động xúc tiến thương mại Giới thiệu sản phẩm gắn với sản xuất lưu thơng Mục đích nhà tổ chức, người tiêu dùng, khách tham dự đến Hội chợ Triển lãm Thương mại giới thiệu hoạt động, sản xuất kinh doanh, sản phẩm dịch vụ đơn vị Ở hoạt động XNK hình thức đặc biệt hoạt động kinh doanh xảy phạm vi nước Để tiếp cận thị trường nhanh hiệu tìm khách hàng đưa mục tiêu chủ yếu cho thị trường nhằm thâm nhập trong tương lai Hội chợ Triển lãm Thương mại nơi có đầy đủ yếu tố tốt qiúp doanh nghiệp đề yêu cầu cụ thể Như phần trước phân tích Hội chợ Triển lãm Thương mại tổng hợp, chuyên đề, bổ trợ hay tiêu dùng đối tượng tham dự khách tham quan gặp để thực nhu cầu riêng đề Tại Hội chợ Triển lãm Thương mại nhà XNK trực tiếp xem mẫu, trao đổi điều kiện làm ăn trí ký kết hợp đồng, nhận biết phong tục, thị hiếu Đặc biệt Hội chợ Triển lãm Thương mại chuyên ngành tập hợp doanh nghiệp từ nơi có chuyên ngành hội tốt để gặp gỡ trao đổi ưu việt để xác định mục đích phấn đấu, tăng cường khả cạnh tranh, khách tham quan điều kiện tốt để lựa chọn sản phẩm nhằm tiết kiệm thời gian Tạo môi trường nhà sản xuất thương nhân qóp phần nâng cao qui cách chất lượng sản phẩm: Một sản phẩm hay dịch vụ doanh nghiệp Hội chợ Triển lãm Thương mại phản ánh sau kết thúc Hội chợ Triển lãm Thương mại Vì tập trung doanh nghiệp lĩnh vực khách tham quan sành điệu Nếu sản phẩm hay dịch vụ doanh nghiệp quan tâm ý nhiều bán chạy coi việc thâm nhập thị trường khơng có vấn đề Xong việc khơng quan tâm, ý nhiều không bán chạy giúp cho doanh nghiệp có kết luận đưa biện pháp giải tồn Các doanh nghiệp sản phẩm dịch vụ trưng bày, giới thiệu thấy mặt hàng tương tự quan tâm, ý bán chạy khác với mặt hàng người tiêu dùng thích màu sắc, kiểu dáng giá trí cách mua Sau kết thúc Hội chợ Triển lãm Thương mại doanh nghiệp có biện pháp cải tiến qui cách mẫu mã chất lượng đáp ứng nhu cầu thị trường Đây yếu tố quan trọng định việc thâm nhập thị trường Giúp DN nắm thông tin để nâng cao hiệu kinh doanh : Tại Hội chợ Triển lãm Thương mại Doanh nghiệp có lúc có đầy đủ thơng tin Doanh nghiệp ngành (các đối thủ cạnh tranh thị trường định thâm nhập) qua việc nhìn mắt, nói chuyện, tài liệu Ban tổ chức phát, tài liệu khách tham dự phát Một công việc mà Doanh nghiệp khơng tham dự phải nhiều tiền công sức có Ngồi khách tham dự cung cấp nhiều thông tin trực tiếp thông qua cách hỏi xem yêu cầu người tiêu dùng Điều đặc biệt dễ nhận thấy sản phẩm may mặc, trang sức, đồ dùng, ăn uống Qua thông tin Doanh nghiệp dễ dàng đưa giải pháp nhanh, tiết kiệm hiệu Đặc biệt việc định giá hàng cho người tiêu dùng Gắn thị trường nước nước ngồi Thị trưịng nước nhiều khác xa so với thị trường nước đặc biệt nước khu vực xa nước chủ nhà doanh nghiệp Thí dụ nước Châu Âu, Mĩ lạnh nhiều yêu cầu hàng khác so với nước nóng nhiều Nhưng tham dự Hội chợ Triển lãm Thương mại nước, khu vực xác định qui cách, phẩm chất, thị hiếu Điều quan trọng Hội chợ Triển lãm Thương mại giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mà lại xem xét mặt hàng Doanh nghiệp khác để nghiên cứu, phục vụ người tiêu dùng nước Qua Hội chợ Triển lãm Thương mại Doanh nghiệp thấy sản phẩm, dịch vụ xuất sang thị trường sản phảm dịch vụ nhập từ thị trường Mặt hàng thị trường nước thị trường nước Doanh nghiệp xem xét tổng hợp, khép kín hiệu kinh doanh cao Thí dụ : Doanh nghiệp Xuất sản phẩm, dịch vụ sang thị trường nhập nguyên vật liệu, phụ kiện nước Giúp cho người tiêu dùng hiểu biết giá trị sử dụng sản phẩm, nâng cao doanh số bán hàng : Tại Hội chợ Triển lãm Thương mại đợn vị có điều kiện giới thiệu sản phẩm cách cụ thể đặc biệt giá trị sử dụng thơng qua việc giới thiệu trực tiếp miệng hình, hình ảnh trí trực tiếp sử dụng sản phẩm có giá trị nhỏ ăn uống, đồ chơi, quà tặng Việc bán hàng số Hội chợ Triển lãm Thương mại cho phép góp phần tăng doanh thu Có Hội chợ Triển lãm Thương mại doanh nghiệp thu hàng trăm triệu đồng kỳ Hội chợ  ... II Hoạt động tổ chức HCTL Việt Nam Công ty VINEXAD Tổ chức hoạt động HC TL Việt Nam : (trước năm 1986, 1987 - 1990, 1991 đến nay) 1986 trở trước, kinh tế tập trung, quan liêu bao cấp tác động. .. phân tích hoạt động HCTL Vinexad tiến hành có liên hệ với hoạt động chung loại hình xúc tiến 1) Quy trình tóm tắt hoạt động hội chợ triển lãm thương mại sau: - Công ty chủ động tổ chức thực hiện:... Những triển lãm nước Trung tâm mời khách tổ chức dẫn đoàn tham dự Là đơn vị thu hút nhiều khách tham dự nước vào HCTL Ngoài HCTL hoạt động Trung tâm thực hoạt động hội thảo, phòng trưng bày, làm dịch