PHÂN TÍCH VÀ THẾT KẾ HỆ THỐNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG MÁY TÍNH VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG A. CƠ SỞ LÝ THUYẾT I.KHÁI NỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU 1.Khái niệm: Cơ sở dữ liệu là một hệ thống thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin, dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống theo một cấu trúc nào đó được gọi tắt là cơ sở dữ liệu (CSDL). 2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Là một hệ thống phần mềm quản lý cơ cở dữ liệu và tập các thao tác xử lý dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu rất quan trọng, nó như là một bộ diễn dịch với ngôn ngữ bậc cao nhằm giúp người sử dụng có thể dùng được hệ thống mà ít nhiều không cần quan tâm đến thuật toán chi tiết hoặc biẻu diễn ở trong máy. 3. Chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu: 3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm - Khai báo. - Định nghĩa - Nạp dữ liệu. 3.2. Cập nhật dữ liệu - Bổ xung vào cơ sở dữ liệu. - Loại bỏ dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. - Sửa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. 3.3 Khai báo dữ liệu trong cơ sở dữ liệu: - Tìm kiếm thông tin cơ sở dữ liệu. - Kiết xuất thông tin theo yêu cầu. II. KHÁI NIỆM HỆ THỐNG THÔNG TIN. Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý quản lý tốt cơ sở dữ liệu của mình và trợ giúp ra quyết định hoạt động kinh doanh. Một hệ thống quản lý được phân thành nhiều cấp từ trên xuống dưới và được chuyển từ dưới len trên. 1. Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là phân hệ con của hẹ thống kinh doanh. Chức năng chính của hệ thống thông tin là xử lý thông tin của hệ thông. Sự phân chia này có tính phương pháp luận chứ không phải là sự phân chia mang tính vật lý. Vì vậy quá trình xử lý thông tin tương tự như hộp đen gồm bộ xử lý, thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin phản hồi của hệ thống. Thông tin trong hệ thống kinh doanh gồm hai loại: Thông tin tự nhiên: Là loại thông tin giữ nguyên dạng khi nó phát trinh tiếng nói, công văn, hìnhn ảnh… Việc xử lý thông tin này thuộc về công tác văn phòng với kỹ thuật mang các đặc điểm khác nhau. Thông tin có cấu trúc: Là thông tin được cấu trúc hoá với khuôn dạng nhất định thường biếu diễn dưới dạng sổ sách, bảng biếu quy định. 1.1. Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: - Đối nội: Hệ thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh doanh. Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định các thông tin gồm hai loại nhằm: Phản ánh nội bộ cơ quan, tổ chức trong hệ thống và tình trạng hoạt động kinh doanh. - Đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trường ngoài, đưa thông tin ra ngoài. Ví dụ như thông tin về giá cả, thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hoá… 1.2. Vai trò của hệ thống thông tin: Hệ thông thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thông con tác nghiệp. 2. Quá trình phân tích thiết kế và cài đặt: Quá trình phan tích và thiết kế hẹ thống bao gồm các công việc cần hoàn thành theo trình tự nhất địng có thể bao gồm các bước sau: 2 2 - Xác định vấn đề và yêu cầu. - Xác định mục tiêu, ưu tiên. - Thiết kế logic (trả lời các câu hỏi làm gì ? hoặc là gì ? ) What ? - Thiết kế vật lý (đưa những biện pháp, phương tiưện thực hiện nhằm trả lời câu hỏi: Làm như thế nào ? ) How ? - Cài đặt (lập trình). - Khai thác và bảo trì. Tuy nhiên việc phân phối giai đoạn này tuỳ thhuộc từng phương pháp và chỉ có tính tương đối. * Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án. * Giai đoạn 2: - Phân tích hệ thống Phân tích sâu hơn các chức năng, các dữ liệu của hoạt động cũ để đưa ra mô tả hoạt động mới (Giai đoạn thiết kế logic). * Giai đoạn 3: - Thiết kế tổng thể: Xác lập vai trò của môi trường một cách tổng thể trong hệ thống. * Giai đoạn 4: - Thiết kế chi tiết, bao gồm các thiết kế và thủ tục. - Thủ công. - Kiểm soát phục hồi. - Thiết kế cơ sở dữ liệu. - Các module, chương trình. * Giai đoạn 5: - Cài đặt, lập trình. * Giai đoạn 6: - Khai thác và bảo trì. 3 3 III. PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG. Quá trình phân tích các luồng dữ liệu sẽ giúp ta dễ dàng xác định được các yêu cầu của công việc quản lý. Đó là sơ đò mô tả, dịch các thông tin trong việc quản lý. Biểu đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về một hệ thống thông tin vân chuyển từ một quá trình hay một chức năng nào đó trong hệ thống sang một quá trình hay chức năng khác. 1. Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) Biều đồ phân cấp chức năng là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua chức năng. Nó cho phép phân rã dần các chức năng từ các chức năng mức cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chức năng. Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng, dễ hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống. Thành phần của biểu đồ bao gồm: - Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn. - Kết nối: Kêté nối giữa các chức năng có tính chất phân cấp được ký hiệu bằng đoạn thẳng. Ví dụ: Chức năng A phân rã thành các chức năng B,C,D. Đặc điểm của (BPC): + Các chức năng được nhìn một cách khái quát nhất, trực quan, dễ hiểu, thể hiện tính cấu trúc của phân rã chức năng. + Dễ thành lập vì tính đơn giản: Vì nó trình bày hệ thống phải làm gì hơn là hệ thống làm như thế nào? + Mang tính chất tĩnh vì bỏ quan mối liên quan thông tin giữa các chức năng. Các chức năng không bị lặp lại và không dư thừa. + Rất gần gũi với sơ đồ tổ chức nhưng ta không đồng nhất nó với sơ đồ tổ chức, phần lớn các tổ chức của doanh nghiệp nói chung thường gắn liền với chức năng. 2. Biều đồ luồng dữ liệu (Sơ đồ luồng dữ liệu BLD) Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra cách thông tin chuyển từ một quá trình hay một chức năng này sang một quá trình hay chức năng khác trong hệ thống. Tiến trinh (hoặc chức năng) 4 Tên B DC A 4 Được biểu diễn bằng một hình tròn hay ôvan trên sơ đồ trong đó có ghi nhãn tên các chức năng, làm thay đổ thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ sung hoặc tạo ra thông tin mới. Tiến trình được biểu diwnx bằng hình elíp, tên của tiến trình là động từ: Luồng dữ liệu: Là việc vận chuyển thông tin vào hay ra khỏi một tiến trình. Luồng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên, chiều của mũi tên chỉ hướng đi của dữ liệu, mỗi luồng dữ liệu đều có tên (Là danh từ) gắn với kho dữ liệu Kho dữ liệu Biều diễn cho thông tin cần lưu giữ trong một khoảng thời gian để một hoặc nhiều quá trình hoặc các tác nhân thâm nhập vào. Nó được biều diễn bằng cặp đường song song chứa tên kho dữ liệu. Chỉ kho dữ liệu được thông tin dữ liệu đi vào hặc đi ra từ kho dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên một chiều, chỉ kho được thâm nhập vào thông tin của nó được dùng để xây dựng dòng dữ liệu khác, đồng thời bản thân kho cũng cần phải được sửa đổi thì dòng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên hai chiều. Tác nhân ngoài: Là một người, một tổ chức bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu nhưng có một hình thức tiếp xúc với hện thống. Sự có mặt của các tác nhân ngoài chỉ rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Nó là nới cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi nhân sản phẩm của hệ thống. Ký hiệu của tác nhân ngoài là hình chữ nhật, bên trong hình chữ nhật có chứa tên (danh từ) của tác nhân ngoài: Tác nhân trong 5 5 Là một tiến trình hoặc chuắc năng bên trong hệ thống. Nó được ký hiệu là một hình chữ nhật thiếu một cạnh, bên trong chứa động từ để mô tả tác nhân trong. 3. Mô hình thực thể liên kết. 3.1. Khái niệm: Mô hình thực thể liên kết là công cụ thành lập lược đồ dữ liệu hay gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD) nhằm xác định khung khái niệm và các thực thể, thuộc tính và mối liên hệ giàng buộc giữa chúng. Mục đích xác định các yếu tố: - Dữ liệu nào cần xử lý. - Liên quan nội tại (cấu trúc) 3.2. Thực thể và kiểu thực thể. Thực thể: là một đối tượng đợc quan tâm đến trong một tổ chức, một hệ thống nó có thể là đối tượng cụ thể hay trừu tượng. Kiểu thực thể là tập hợp hoặc một lớp các thực thể có cùng đặc trưng, cùng bản chất. thể hiện thực thể là một thực thể cụ thể, nó là một phần tử trong tập hợp hay lớp kiểu thực thể. Biểu diễn thực thể bằng hình hộp chữ nhật trong đó có ghi nhãn hiệu kiều thực thể. Ví dụ: Ta có các kiểu thực thể tương ứng các nhãn khách hàng, ngành học, sách học. Khách hàng Ngành học Sách học Trong một bảng dữ liệu ta hình dung cả bảng là là kiểu thực thể, một dòng ứng với các bản ghi là thể hiện thực thể, các cột ứng với các thuộc tính của thực thể. 3.3. Liên kết và kiều liên kết: Liên kết là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một sự giàng buộc về quản lý. 6 6 Kiểu liên kết là lập các liên kết cùng bản chất giữa các kiều thực thể có tồn tại nhiều mối liên kết, mối liên kết xác định một tên duy nhất. Biều diễn các liên kết bằng một đoạn thảng nối giữa hai kiểu thực thể. Các dạng, kiều kiên kết: * Liên kết một - một (1 - 1): Giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể trong A có một thực thể trong B và ngược lại. Liên kết này còn gọi là liên kết tầm thường và ít xảy ra trong thực tế thông thường mang đặc trưng bảo mật, chẳng hạn một chiến dịch quảng cáo (phát động trong một dự án) Phát động Dự án 1 1 * Liên kết một - nhiều ( 1 - n ): Giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại ứng với một thực thể trong B chỉ có một thực thể trong A. Nó biểu diễn nối bằng đoạn thảng giữa hai kiểu thực thể và thêm trạc 3 ( hay còn gọi là chan gà ) về phía nhiều. Ví dụ: Một lớp có nhiều sinh viện (sinh viên thuộc vào lớp). Lớp học Sinh viên 1 n * Liên kết nhiều - nhiều (n - n): Giữa hai kiểu thực thể A,B là ứng dụng với một thực thể trong A có nhiều thực thể trong B. Biều diễn liên kết này bằng chân gà hai phía. A B n n Để biều diễn người ta dùng phương pháp thực thể hoá bằng cách bổ xung thực thể trung gian để biến đổi liên kết nhiều - nhiều thành hai liên kết một - nhiều. A A/B B 7 7 n n 3.4. Các dạng chuẩn: Chuẩn hoá: Quan hệ chuẩn hoá là quan hệ trong đó mỗi miền của một thuộc tính chỉ chứa giá trị nguyên tố, tức là không phân nhỏ được nữa. - Dạng chuẩn 1(1NF): Một quan hệ R gọi là chuẩn 1 NF nếu như cá miền thuộc tính là miền đơn trị. - Dạng chuẩn 2 (2NF): Một dạng chuẩn là chuẩn 2 nếu như nó là chuẩn 1 và phụ thuộc hàm giữa khoá và các thuộc tính khác là phụ thuộc hàm sơ đẳng. - Dạng chuẩn 3 (3NF): Một dạng chuẩn là chuản 3 nếu như nólà chuẩn 2 và phụ thuộc hàm giữa khoá và các thuộc tính khác là phụ thuộc hàm trực tiếp. B. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU: I. MÔ H ÌNH PHÂN CẤP CHỨC NĂNG V Ề MẶT SỬ LÝ: Quản lý bán hàng máy tính & thiết bị văn phòng Theo dõi Hàng tồn Theo dõi Nhập hàng Theo dõi Hàng bán Theo dõi Bảo hành Theo dõi Doanh thu Cập nhật nhập hàng Hợp đồng Hoá đơn nhập Tìm kiếm Theo Nhà cung cấp Theo mặt hàng Hoá đơn bán Theo dõi khách hàng Theo mặt hàng Theo khách hàng Theo mặt hàng Theo Nhà cung cấp Giấy bảo hành Tìm kiếm 8 8 Tìm kiếm Theo mặt hàng Theo khách hàng Theo dõi chi phí Theo dõi thanh toán Theo dõi công nợ Theo dõi nguồn vốn 1. Biều đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: Chú thích: Kho dữ liệu Kho dữ liệu Chức năng 9 Chức năng 9 Tác nhân Luồng dữ liệu Nhà cung cấp Quản lý bán hàng máy tính, thiết bị văn phòng Khách hàng Yêu cầu cung cấp hàng Mua hàng Cung cấp hàng Cung cấp hàng 10 Tác nhân ngoài 10 [...]... hàng Nhà cung cấp Phiếu bảo hành Mặt hàng Loại hàng Khách hàng Hoá đơn bán hàng Mã HĐ nhập hàng Mã Nhà cung cấp Ngày nhập Dòng HĐ nhập hàng Mã HĐ nhập hàng Mã mặt hàng Số lượng Đơn giá Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Điện thoại Mã loại hàng Tên loại hàng Mã mặt hàng Tên mặt hàng Mã loại hàng Đơn vị tính Hãng sản xuất Dòng HĐ bán hàng Mã HĐ bán hàng Mã mặt hàng Số lượng Đơn giá Mã hoá đơn bán. .. khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại của khách hàng Và được thiết kế như sau: 23 23 3 Bảng Hoá đơn bán hàng ( HoaDonBan): Chứa các thông tin về hoá đơn bán hàng cho khách hàng như: Mã hoá đơn, Mã khách hàng và Ngày bán: 4 Bảng Dòng hoá đơn bán hàng: Lưu trữ các thông tin về hoá đơn bán hàng như Mã hoá đơn, mã mặt hàng, số lượng và đơn giá bán 24 24 5 Bảng hoá đơn nhập hàng (HoaDonNhap): Lưu... THỰC THỂ LI ÊN KẾT CỦA HỆ THỐNG 1 Xác định các thực thể: - Thực thể mang thông tin: Hoá đơn nhập hàng Hoá đơn bán hàng Hoá đơn thanh toán Giấy bảo hành Khách hàng Loại hàng Nhà cung cấp Mặt hàng 17 17 - Thực thể mang tính thống kê: 18 18 2 Sơ đồ thực thể liên kết: E - R Hoá đơn nhập hàng Nhà cung cấp Phiếu bảo hành Mặt hàng Loại hàng Khách hàng Hoá đơn bán hàng 19 19 3 Sơ đồ thực thể liên kết chi tiết:... Mã khách hàng Ngày bán Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Điện thoại Số phiếu Mã khách hàng 20 20 Mã mặt hàng Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Số lần Ngày hẹn 21 21 22 22 C THIẾT KẾ CÁC BẢNG CSDL HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1 Bảng Nhà cung cấp (NhaCungCap): Bảng này lưu trữ các thông tin về nhà cung cấp như sau: 2 Bảng Khách hàng (KhachHang): Bảng này chứa các thông tin về khách hàng như Ma khách hàng, tên... dữ liệu chức năng theo dõi nhập hàng: Nhà cung cấp 1 Theo dõi nhập hàng Mặt hàng Thực hiện hợp đồng Hợp đồng Hoá đơn nhập hàng Báo cáo 2 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng theo dõi xuất hàng: Mặt hàng 2 Theo dõi bán hàng Khách hàng Bán hàng Mua hàng 13 13 Hoá đơn bán 14 Giấy bảo hành 14 3 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng theo dõi hàng tồn 1 Theo dõi nhập hàng 3 Theo dõi hàng tồn Báo cáo 4 Biểu đồ luồng... luồng dữ liệu mức đỉnh: Thực hiện bảo hành 1 Theo dõi nhập hàng 2 Theo dõi bán hàng 3 Theo dõi hàng tồn 4 Theo dõi bảo hành 5 Theo dõi doanh thu Nhà cung cấp Mặt hàng Khách hàng Hợp đồng nhập hàng Hợp đồng thanh toán Trả lời Yc Yc mua hàng Đáp ứng Yc Khách hàng Yc Bảo hành Yêu cầu thanh toán Giấy bảo hành Hoá đơn nhập Hoá đơn bán Báo cáo 11 11 Thanh toán Giấy bảo hành Báo cáo 12 12 II BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU... cập nhật vào cơ sở dữ liệu và mọi thông tin sẽ được thể hiện ở bảng bên dưới 30 30 3 Form cập nhật thông tin về khách hàng: Cho phép bạn cập nhật thông tin về khách hàng 31 31 4 Form cập nhật thông tin về loại hàng: Form này cho phép bạn nhập các thông tin liên quan vê loại hàng 32 32 5 Form cập nhật thông tin về mặt hàng 33 33 6 Form cập nhật hoá đơn bán hàng 34 34 7 Form cập nhật hoá đơn nhập hàng: ... kiếm thông tin về khách hàng - Form tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp - Form tìm kiếm thông tin về hoá đơn Thống kê báo cáo: - Form thống kê theo tiêu trí hàng hoá - Form báo cáo doanh thu chi tiết/ tổng hợp - Form thống kê hàng tồn kho Ngoài ra các form đều có các chức năng như: - Nút Nhập mới, cho phép bạn nhập thông tin mới vào cơ sở dữ liệu - Nút lưu cho phép bạn lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu 29... luồng dữ liệu chức năng theo dõi bảo hành Khách hàng Nhà cung cấp 3 Theo dõi hàng tồn Ghi nhận bảo hành Yc Bào hành Yc Bào hành Thực hiện Bào hành Hạn bảo hành 15 15 2 Theo dõi bán hàng Chấp nhận Báo cáo 16 16 5 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng theo dõi doanh thu: Ghi công nợ Nhà cung cấp 5 Theo dõi doanh thu 1 Theo dõi nhập hàng 2 Theo dõi hàng bán Thanh toán Ghi nhận Công nợ Tiền phải trả Tiền thu được... quan đến những thông tin về nhập hàng 6.Bảng Mặt hàng (MatHang): Chứa các thông tin về mặt hàng được thể hiện như sau: 25 25 7 Bảng loại hàng: Chứa các thông tin về loại hàng như sau: 8.Bảng phiếu bảo hành (PhieuBaoHanh): Lưu trữ các thông tin về bảo hành của khách hàng như sau: 26 26 9 Bảng dòng hoá đơn nhập (DongHDN): Lưu trữ các thông tin sau: 27 27 10 Mối quan hệ giữa các bảng: 28 28 D GIAO DIỆN . PHÂN TÍCH VÀ THẾT KẾ HỆ THỐNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG MÁY TÍNH VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG A. CƠ SỞ LÝ THUYẾT I.KHÁI NỆM VỀ CƠ SỞ. dữ liệu Nhà cung cấp Quản lý bán hàng máy tính, thiết bị văn phòng Khách hàng Yêu cầu cung cấp hàng Mua hàng Cung cấp hàng Cung cấp hàng 10 Tác nhân ngoài