Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân MỘT SỐ KIẾN NGHỊ CƠ BẢN NHẰM HỒN THIỆN MƠ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐTPT XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI SƠN HÀ I Những phương hướng nhằm hồn thiện mơ hình tổ chức máy quản lý công ty cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà Theo phân tích phần thực trạng cho nhìn cụ thể cấu tổ chức công ty chức nhiệm vụ cấu lao động, vai trị phận quản lý Tuy nhiên phần nhược điểm cấu nêu rõ thời gian tới, ban lãnh đạo cần có sách bước thích hợp để hồn thiện cấu cho mang lại hiệu nhiều vào phát triển cơng ty Để đạt hiệu theo em máy hoàn thiện phải đạt số mục tiêu sau: Xác định cách cụ thể rõ ràng chức năng, nhiệm vụ cán công nhân viên máy quản lý nhằm tận dụng triệt để lực cá nhân, đồng thời giảm bớt số nhân viên không cần thiết, suất, trình độ hạn chế Xây dựng cấu quản lý gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt song đảm bảo tính hiệu cơng việc chung công ty Đánh giá nhằm thiết lập mơ hình máy quản lý phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh công ty giai đoạn trước mắt lâu dài Thiết lập máy quản lý với kết hợp hài hoà, cân đối hợp lý phận, giao quyền hạn trách nhiệm tương xứng đắn, cơng đóng góp, khả trình độ người Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Có chế tạo động lực cho người lao động nói chung với đội ngũ quản lý nói riêng, có khuyến khích họ tích cực làm việc , nâng cao suất lao động Tóm lại qua phân tích, máy quản lý cần hồn thiện theo hướng nâng cao tính trách nhiệm quyền hạn cho vị trí quản lý, đặc biệt cần rạch ròi mối quan hệ trực tuyến để người hiểu rõ chịu đạo ai, phải chịu trách nhiệm trước Mơ hình sau hoàn thiện phải đảm bảo tinh gọn, hiệu II Một số kiến nghị với công ty nhằm hồn thiện mơ hình cấu máy quản lý Hoàn thiện mặt cấu: Dựa thực trạng phân tích nhận thấy cấu máy chưa hợp lý việc phân tách công việc phân định quyền hạn chức Để khắc phục tình trạng này, theo em nên phân tách chức hai phó giám đốc để họ phụ trách hai mảng khác chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc Theo đó, phó giám đốc tài kinh tế lãnh đạo trực tiếp hai phịng kinh doanh tiếp thị tài kế tốn, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc vấn đề liên quan đến kinh doanh, tài chính, mua sắm cơng ty Phó giám đốc kỹ thuật phụ trách phòng vật tư thiết bị phòng kỹ thuật, chịu trách nhiệm trước giám đốc vấn đề kỹ thuật, thiết kế, vật tư thiết bị Lĩnh vực tổ chức nhân thuộc lĩnh vực riêng ảnh hưởng tới toàn chức khác nên giám đốc lãnh đạo trực tiếp Phòng có chức tham mưu cho giám đốc vấn đề liên quan đến nhân Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân công ty Điều trì quy mơ cơng ty cịn nhỏ, đến có kế hoạch mở rộng cơng ty chức cần có phó giám đốc nhân để chịu trách nhiệm trước giám đốc vấn đề tuyển mộ, tuyển dụng, đào tạo, giám sát, đánh giá nhân lực công ty Bên cạnh đó, giám đốc cần tăng cường thực uỷ quyền cho phó giám đốc, nhiên phải giám sát uỷ quyền có hiệu hay khơng Nếu thực uỷ quyền có hiệu giảm gánh nặng cho giám đốc phó giám đốc, đồng thời tăng tính dân chủ Như mơ hình cấu sau hoàn thiện là: Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Sơ đồ 12: mơ hình cấu tổ chức máy quản lý công ty cổ phần ĐTPT xây dựng thương mại Sơn Hà Giám đốc cơng ty PGĐ phụ trách kinh tế tài Phịng kế tốn tài Xí nghiệp Phịng kinh doanh tiếp thị Xí nghiệp PGĐ phụ trách kỹ thuật Phịng tổ chức hành Phịng vật tư thiết bị Các đội xây dựng dân dụng cơng nghiệp Phịng kế hoạch kỹ thuật Các đội xây dựng bưu viễn thông Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Mơ hình mơ hình hỗn hợp chức năng- địa dư (xét theo phương thức hình thành phận) mơ hình trực tuyến chức (xét theo mối quan hệ) Tuy nhiên mơ hình trước việc phân định chức hai phó giám đốc trách nhiệm rõ ràng phịng ban Như khơng cịn lúng túng việc báo cáo cấp mù mịt việc chịu trách nhiệm có sai sót Mơ hình giảm bớt khối lưọng cơng việc cho phó giám đốc họ phải đảm đương hai phịng thay phải giám sát phòng trước họ sử dụng mạnh cho công việc nhiều hơn, điều đồng nghĩa với việc suất hiệu công việc tăng cao Tuy nhiên, mơ hình khơng thể khơng có hạn chế, phân định chức rạch rịi làm giảm tính phối hợp phận Điều khắc phục điều hành giám đốc Quy mô công ty nhỏ nên giám đốc người kết nối chức cần thiết Các biện pháp để tăng cường phối hợp phận, phòng ban : - Tổ chức họp định kỳ để phịng ban trình bày vướng mắc hay yêu cầu giúp đỡ từ phịng ban khác Giám đốc người chủ trì họp người lắng nghe ý kiến trưởng phòng gợi ý giải vấn đề Điều không mang lại sn sẻ cho cơng việc mà cịn tạo hưng phấn cho nhân viên họ cảm thấy lắng nghe, đồng thời giảm đuợc trùng lắp tăng tính phối hợp - Khi có dự án việc phân cơng mảng cho phịng ban tất yếu có giám sát theo dự án giám đốc tốt hơn, họp trưởng phịng có dự án lớn - Cần có kênh thơng tin dọc ngang tồn cơng ty để tồn nhân viên biết rõ kế hoạch nhiệm vụ tương ứng với phòng ban, qua mà có kết hợp với phịng ban khác q trình thực cơng việc Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Hoàn thiện mặt lao động: 2.1 Đào tạo nhân lực quản lý : Hiện đứng trước cạnh tranh khốc liệt thị trường xây dựng nghành viễn thông, ngày nhiều công ty gia nhập thêm vào thị trường xây dựng xây lắp dịch vụ bưu điện cơng ty cổ phần ĐTPT xây dựng thương mại Sơn Hà cần có kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực đầy đủ hiệu lẽ cấu nhân lực linh hồn cấu tổ chức công ty Trước hết cần đào tạo nhà lãnh đạo gồm Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phịng chức năng, giám đốc xí nghiệp có thêm kinh nghiệm quản lý lẽ theo tình hình đa phần họ ngồi vào vị trí ây khơng thơng qua chế tuyển dụng mà đưa lên họ “lão làng” Các giải pháp cụ thể sau:  Hoàn thiện kỹ lãnh đạo trực tiếp: kỹ làm việc với người nội doanh nghiệp bên liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp  Hoàn thiện kỹ uỷ quyền: kỹ mà người lãnh đạo cho phép cấp có quyền chịu trách nhiệm, quyền định số khâu, số giai đoạn Cần phải nói rõ cấp giao cho cấp định họ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm  Hoàn thiện kỹ tư xây dựng hệ thống: kỹ quan trọng cần phải phối hợp người tổ chức thành khối thống đồng thời phải biết phân tích tổ chức cách hồn hảo định Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Để có kỹ tổ chức lớp đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho cán quản lý Hình thức đào tạo- bồi dưỡng: - Vấn đề đào tạo: có hai hình thức + Đào tạo chỗ: cơng thi mở lớp nghiệp vụ nghiên cứu chuyên môn, thị trường, pháp luật…để tận dụng khả lao động quản lý Thường xuyên mở lớp hội thảo với chuyên gia lĩnh vực hoạt động công ty với cán nhân viên cơng ty Điều địi hỏi ban giám đốc phải ý nhiều tới vấn đề nhân phải dành chi phí định cho cơng tác + Đào tạo ngồi cơng ty: thơng qua sách gửi đào tạo học tập nghiên cứu khuyến khích cán cơng nhân viên tự học, tự đào tạo để nâng cao trình độ tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ kiến thức phục vụ cho công tác quản lý - Vấn đề bồi dưỡng: tổ chức lớp học cử cán sở học tập Tuy nhiên cần có biện pháp khuyến khích họ học như: + Khuyến khích hỗ trợ kinh phí học tập, tạo điều kiện cần thiết để cán quản lý nâng cao trình độ Cụ thể như: cơng ty chịu tồn học phí khố học nâng cao chun mơn nằm danh mục chun mơn cịn yếu nhân viên công ty, hay tăng 2% lương cho nhân viên thời kỳ họ học + Khuyến khích nhân viên khơng nâng cao trình độ chun mơn, quản lý mà cần tăng cường nâng cao trình độ tiếng Anh tin học để phục vụ tốt cho cơng việc Các hình thức hỗ trợ hỗ trợ kinh phí khen thưởng công ty Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân 2.2 Công tác tuyển dụng: Không quan tâm tới việc đào tạo cán quản lý, cấu nhân lực công ty cịn thiếu nhiều vị trí phịng ban, công tác tuyển dụng cần quan tâm nhiều đến mặt chất lượng người tuyển Cần mở rộng chế tuyển lao động quản lý: có chỗ trống cần tuyển vị trí quản lý cần xem xét nội cơng ty bên ngồi cơng ty khơng đề bạt chức danh theo thâm niên công tác Đòi hỏi với đội ngũ quản lý phải là:  Phải có lực lãnh đạo tổ chức quản lý, lãnh đạo có trọng tâm, nhạy cảm với mới, có khả quan sát, có khả làm việc với người  Về tư cách đạo đức phải người có chữ tín, thưởng phạt phân minh, sống trung thực  Am hiểu kiến thức chuyên mơn nghiệp vụ Q trình tuyển dụng phải đáp ứng yêu cầu đây: Tuyển chọn phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh công ty kế hoạch nguồn nhân lực Tuyển chọn người có trình độ chun mơn cần cho công việc để đạt tới suất lao động Tuyển chọn người có kỷ luật, trung thực, gắn bó u nghề Q trình tuyển chọn có ý nghĩa quan trọng chiến lược kinh doanh cơng ty q trình tuyển chọn tốt giúp cho cơng ty có người có kỹ phù hợp với phát triển công ty tương lai Tuyển chọn tốt tránh chi phí tuyển chọn lại rủi ro cơng việc Vì cần có kế hoạch cụ thể q trình sàng lọc thơng tin cẩn thận Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân 2.3 Chế độ đãi ngộ cải thiện điều kiện làm việc lao động quản lý: Chế độ đãi ngộ tốt phát huy hiệu lực cán quản lý, giữ chân họ lại lâu dài với công ty, tránh chảy máu chất xám mà cịn tạo hình ảnh tốt cơng ty thị trường Đãi ngộ biện pháp tạo động lực cho người lao động, biện pháp tài hay phi tài cách cải thiện điều kiện làm việc 2.3.1 Các khuyến khích tài chính: Mục đích khuyến khích tài tác động tới hành vi người lao động, nhằm hồn thiện thực cơng việc họ, nâng cao suất lao động Thiết kế sử dụng chương trình khuyến khích có hiệu vấn đề chiến lược quan trọng việc tăng cường hiệu cấu máy a, Tăng lương tương xứng thực công việc: Tăng lương tương xứng áp dụng thực theo nhiều cách khác Sau vài cách: - Tăng lương khơng có hướng dẫn: phịng tổ chức hành khơng soạn thảo hướng dẫn tỷ lệ tăng lương mà tỷ lệ tăng lương giám đốc ấn định cách tuỳ ỳ, tuỳ theo mức độ thực cơng việc giữ kín cho người Ví dụ: nhân viên đánh giá “ mức yêu cầu”, “đạt yêu cầu”, “tốt”, “xuất sắc” mà có tỷ lệ tăng 0%, 3%, 6%, 9% Các tỷ lệ không kiểm sốt thay đổi thường xun dựa theo tình hình kinh doanh cơng ty - Tăng lương có hướng dẫn: cách sử dụng hướng dẫn tỷ lệ tăng lương ấn định tuỳ theo kết đánh giá thực công việc Chẳng hạn giám đốc ấn định quỹ tăng lương kỳ( ví dụ 5%) phịng tổ chức Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân hành có trách nhiệm xem xét mức tăng lương tối đa tối thiểu báo cáo lên b, Tiền thưởng: Có thể có hình thức thưởng phù hợp: - Thưởng theo mức độ hồn thành cơng việc tình hình kết kinh doanh hàng quý công ty - Thưởng chi trả tiền mặt đột xuất hoàn thành công việc trước thời hạn - Thưởng trúng thầu dự án khó có lợi nhuận lớn c, Các chương trình áp dụng với hai xí nghiệp đội xây lắp: Khuyến khích tài thực hai xí nghiệp đội xây lắp nhằm tiết kiệm vật tư, giảm chi phí lao động để tăng lợi nhuận cho cơng trình đảm bảo chất lượng dự án Chúng ta áp dụng ba chương trình phổ biến: - Chương trình Scanlon: thành lập ban giám sát gồm thành viên xí nghiệp thành viên đội xây lắp nhằm đánh giá tỷ lệ % tiêu chuẩn chi phí lao động so với doanh thu Tỷ lệ tính dựa số liệu cơng ty vịng năm có coi cố định có thay đổi lớn sản phẩm kỹ thuật Mọi người lao động phân chia phần chi phí lao động tiết kiệm tăng suất phận Tỷ lệ phận chia thường 60% đến 70% cho công nhân, sau để phần làm quỹ dự phòng cho giai đoạn có suất - Chương trình Rucker: chương trình Scanlon, khác phương pháp tính tỷ lệ chi phí lao động Tỷ lệ chi phí lao động chương trình Rucker tính cách chia giá trị gia tăng cho 10 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân chi phí lao động Giá trị gia tăng tính tổng doanh thu trừ chi phí nguyên vật liệu - Chương trình Improshare: áp dụng cho tổ/ nhóm Chương trình tiến hành đo lường trực tiếp suất lao động khơng có giá trị sản phẩm tập thể lao động Sản lượng tiêu chuẩn tính theo số liệu thống kê thời kì trước Tăng suất lao động tính sở so sánh số làm việc thực tế số tiêu chuẩn Tiền cho số tiết kiệm chi trả hàng tháng 2.3.1 Cải thiện điều kiện làm việc lao động quản lý: Nói đến máy quản lý cán quản lý phần quan trọng thiếu Các biện pháp để cải thiện điều kiện làm việc: - Sắp xếp th văn phịng rộng để hai phó giám đốc có văn phịng làm việc riêng với điều kiện ánh sáng, độ ồn, nhiệt độ thích hợp phương tiện đầy đủ phục vụ cho trình làm việc - Tạo chế độ khen thưởng lao động quản lý tương ứng với doanh thu gián tiếp - Tạo mối quan hệ tốt lãnh đạo nhân viên chương trình du lịch tham quan năm 11 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân KẾT LUẬN Vận dụng lý thuyết quản lý vào thực tiễn việc không đơn giản, đặc biệt đặt mơi trường cạnh tranh nhiều biến động lại có nhiều khó khăn mà doanh nghiệp phải đối mặt thực Tuy cần phải nhấn mạnh tầm quan trọng việc lựa chọn mơ hình cấu tổ chức phù hợp cho doanh nghiệp định sống doanh nghiệp Qua thời gian thực tập trình tìm hiểu để viết chuyên đề này, em nhận thấy cấu tổ chức cơng ty nên hồn thiện theo hướng bố trí lao động cách hợp lý hơn, tăng tính trách nhiệm quyền hạn cho vị trí, tuyển thêm lao động có trình độ vào vị trí cịn thiếu để giảm gánh nặngcơng việc cho phịng ban Nhất năm 2008, cơng ty có kế hoạch mở thêm chi nhánh Inbuilding khối lượng cơng việc tăng thêm Bên cạnh đó, cần có sách tạo động lực cho lao động để khuyến khích nhân viên làm việc Để hồn thành chun đề này, em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ tận tình thầy giáo hướng dẫn: PGS.TS Mai Văn Bưu anh chị công ty cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà Trong viết hẳn cịn nhiều thiếu sót em mong nhận ý kiến đóng góp thầy cô bạn Em xin chân thành cảm ơn! 12 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Khoa học quản lý 2, TS Đoàn thị Thu Hà- TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 2002 Giáo trình lý thuyết quản trị kinh doanh, PGS Mai Văn Bưu- PGS Phan Kim Chiến, NXB khoa học kỹ thuật, Hà Nội 1999 Giáo trình Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, NXB thống kê, Hà Nội 1998 Giáo trình tâm lý học quản lý kinh tế, GS- TS Đỗ Hoàng Toàn, NXB khoa học kỹ thuật, Hà nội năm2003 Kootz- O’donnell, Những vấn đề cốt yếu quản lý tập 2, NXB khoa học kỹ thuật, Hà Nội 1994 PGS.TS Nguyễn Thành Độ- TS Nguyễn Ngọc Huyền, Chiến lược Kinh doanh phát triển doanh nghiệp, NXB lao động- xã hội, Hà Nội 2002 Nguyễn Công Chát, Tinh hoa quản lý tiếng kỷ XX, NXB Lao động xã hội, Hà nội 2004 Báo cáo kết kinh doanh công ty cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà năm 2004,2005,2006 Quy định chức nhiệm vụ phịng ban quan cơng ty cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà 10 Thông tin Website: www.kinhtehoc.com.vn 13 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A ... hình cấu sau hồn thiện là: Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Sơ đồ 12: mơ hình cấu tổ chức máy quản lý công ty cổ phần ĐTPT xây dựng thương. .. vụ bưu điện cơng ty cổ phần ĐTPT xây dựng thương mại Sơn Hà cần có kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực đầy đủ hiệu lẽ cấu nhân lực linh hồn cấu tổ chức công ty Trước hết cần đào tạo nhà lãnh đạo... hoa quản lý tiếng kỷ XX, NXB Lao động xã hội, Hà nội 2004 Báo cáo kết kinh doanh công ty cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà năm 2004,2005,2006 Quy định chức nhiệm vụ phòng ban quan công ty