TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ VÀ CHĂM SÓC CÁC TRUNG GIAN BÁN LẺ CỦA CÔNG TY TNHH SX VPP & TM HÁN SƠN TẠI ĐÀ NẴNG I- LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY Công ty TNHH Sản Xuất Văn Phòng Phẩm Và Thương Mại Hán Sơn là một trong những công ty sản xuất văn phòng phẩm hàng đầu Việt Nam. Tiền thân của công ty là cơ sở sản xuất Hán Sơn được thành lập vào năm 1980, với số công nhân là 10 người, theo phương thức sản xuất thủ công. Năm 1985, Công ty đổi tên thành Công ty TNHH SX VPP & TM HÁN SƠN theo giấy phép 2634/GP/TLDN - Số đăng ký kinh doanh: 070654. - Tên Công ty: CÔNG TY TNHH SX VPP & TM HÁN SƠN. - Tên giao dịch quốc tế: HAN SON STATIONERY CO., LTD - Ngành nghề kinh doanh: Văn phòng phẩm - Giám đốc: Hà Hán Tuyên - Ðịa chỉ trụ sở chính: 1549/1-3 Đường 3-2, P16, Quận 11, TP HCM - Ðiện thoại: 8561805 - 8556277 - Fax: 8556277 - Email: hanson@hcm.vnn.vn - Website: http://www.hansonvn.com Năm 1988: Đi vào sản xuất bút lông với 2 loại sản phẩm. Năm 1990: Sản xuất bút lông kim, nhằm thay thế bút mực của học sinh. Năm 1992: Bắt đầu sản xuất bút lông dầu. Loại bút lông 12 cây được người tiêu dùng tín nhiệm đến ngày nay. Năm 1995: Sản xuất bút lông bảng, sản phẩm này đạt Huy chương vàng hội chợ Giảng Võ 1996. Năm 1997: Sản xuất bút chì sáp. Năm 1998: Được người tiêu dùng bình chọn hàng Việt Nam chất lượng cao. Huy chương vàng hội chợ Cần Thơ. Năm 1999: Được người tiêu dùng tiếp tục bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao. Trên 20 năm xây dựng và phát triển, công ty Hán Sơn đã đạt được những thành quả như sau: Quy mô sản xuất kinh doanh của công ty tính đến cuối năm 2003 - Năng lực sản xuất: 5.000.000 sản phẩm/tháng. - Số lượng CBCNV: 300 người. - Tốc độ tăng trưởng hàng năm bình quân 20% đến 30%. - Sản phẩm chính: Bút bi các loại, bút lông dầu, bút lông kim, bút dạ quan, bộ lắp ghép kĩ thuật, thước, bộ ghép chữ, bộ lắp ghép thuổi thơ, hộp bút các loại, màu nước, các loại bút lông… - Công nghệ sản xuất: Bán tự động theo quy trình khép kín. - Thị trường trong nước: Toàn quốc. - Thị trường xuất khẩu: Lào và một số nước Đông Âu. - Thương hiệu HANSON đã đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2000. - Doanh thu năm 2003: 26.873.000.000 VND - Thương hiệu HANSON đã được người tiêu dùng trong nước tin dùng. Sản phẩm VPP và dụng cụ học sinh mang thương hiệu HANSON đã được người tiêu dùng bình chọn là Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao liên tục 7 năm liến (từ 1998 đến 2004). Hơn thế nữa, nhiều năm đã lọt vào Top 5 nhãn hiệu Văn phòng phẩm và dụng cụ học sinh được người tiêu dùng bình chọn cao nhất. Đây như là sự ghi nhận của khách hàng đối với công sức của tập thể con người Hanson. Đối tượng tiêu dùng là học sinh, sinh viên, khách hàng có tổ chức là các cơ quan đơn vị, xí nghiệp, công ty… Sản phẩm Hán Sơn gồm nhiều sản phẩm đa dạng và phong phú, một số sản phẩm chủ yếu: Bút bi các loại, bút lông dầu, bút lông kim, bút dạ quan, bút sáp, bộ lắp ghép kĩ thuật, bảng, thước, que tính, bộ ghép chữ, bộ lắp ghép thuổi thơ, hộp bút các loại, màu nước, các loại bút lông…Với mục tiêu đánh đúng thị hiếu người tiêu dùng. Mẫu mã sản phẩm màu sắc rực rỡ phù hợp với tuổi thơ, trang nhã cho sinh viên, lịch lãm cho cán bộ công chức. Đến nay, Công ty có trên 90 mặt hàng văn phòng phẩm phân phối trên 61 tỉnh thành cả nước. Với 5 chi nhánh lớn đặt tại các thành phố trọng điểm vùng của Việt Nam (Tp.Hồ Chí Minh, Cần Thơ, Nha Trang, Đà Nẵng, Hà Nội), công ty đã thiết lập được mạng lưới phân phối sản phẩm HANSON trên phạm vi cả nước. Chi nhánh Tp HCM: (Tổng Đại lý) Quản lý khu vực TP HCM và các khu vực phụ cận. Ðịa chỉ: 23 Tháp Mười, Quận 6 Ðiện thoại: 08.8560383 Chi nhánh Hà Nội: Quản lý khu vực phía Bắc. Ðịa chỉ: 13 Ngõ 19, Liễu Giai, P.Cống Vị, Q.Ba Đình – Hà Nội Ðiện thoại: 04.8326193 Fax:04.8326193 Chi nhánh Đà Nẵng: Quản lý 9 tỉnh miền Trung và Tây Nguyên. Ðịa chỉ: 343 Lê Duẩn, Ðà Nẵng Ðiện thoại: 071834061 Fax: 071834593 Chi nhánh Nha Trang: Quản lý khu vực Duyên Hải miền Trung. Ðịa chỉ: Số 2 Quang Trung, Tp. Nha Trang Ðiện thoại: 058.826041 Fax: 058.826041 Chi nhánh Cần Thơ: Quản lý khu vực miền Nam và Tây Nam Bộ. Ðịa chỉ: 15A Mậu Thân, Phường Xuân Khánh, Tp. Cần Thơ Ðiện thoại: 071.834061 – 834592 Fax: 071.834592 Hiện nay, thị phần của Hán Sơn đã chiếm thị phần người tiêu dùng khoảng 60%. Tuy vậy, công ty vẫn chưa khai thác hết tiềm năng của khách hàng. *Tiêu chí xây dựng thương hiệu của HANSON: MẪU MÃ VÀ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM CUNG CẤP PHỤC VỤ TẬN TÌNH II- HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ VÀ CHĂM SÓC CÁC TRUNG GIAN TRONG KÊNH PHÂN PHỐI CỦA CÔNG TY TNHH SX VPP & TM HANSON TẠI CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG 1. Lịch sử hình thành chi nhánh Công ty TNHH SX & TM VPP HANSON tại Đà Nẵng được thành lập ngày 03/01/1999 với số vốn điều lệ 10.000.000.000, trong đó: - Vốn hiện kim: 1.000.000.000 VND - Vốn hiện vật : 9.000.000.000 VND Chi nhánh được bắt đầu hoạt động vào tháng 08 năm 2000 với giấy phép kinh doanh số 3212000022 và đăng kí lại lần 2 vào tháng 02 năm 2004. Địa chỉ chi nhánh: 343 LÊ DUẨN - ĐÀ NẴNG Điện thoại: (84) 0511 750017 Fax: 071834593 Email: Cuonghq@tnhco.com Số lao động: 15 nhân viên Trang máy móc thiết bị: + 1 chiếc xe vận tải trung chuyển hàng Diện tích: 150 m 2 Diện tích kho: 224 m 3 Dự kiến kế hoạch doanh thu năm 2004: 3.500.000.000 VND Với diện tích 150 m 2 là nơi điều hành toàn bộ hoạt động phân phối của 9 tỉnh miền Trung và Tây Nguyên. Đồng thời, cũng là nơi giao dịch, trưng bày giới thiệu sản phẩm và hệ thống kho bãi, nhà xe. Vị trí nằm ngay tuyến đường Lê Duẩn, ngay tại trung tâm thành phố - nơi dịch chuyển khối lượng hàng hoá dịch vụ lớn nhất - tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động phân phối kinh doanh của Chi nhánh Công ty. 2. Chức năng và nhiệm vụ của chi nhánh 2.1 Chức năng hoạt động - Đầu tư xây dựng hệ thống kênh phân phối các sản phẩm của công ty HANSON tại thị trường 9 tỉnh miền Trung và Tây Nguyên. - Mua bán các loại văn phòng phẩm của công ty. - Làm đại lý tiêu thụ và nhận ủy thác kinh doanh cho các tổ chức kinh doanh chuyên về văn phòng phẩm. 2.2. Nhiệm vụ - Tổ chức hoạt động kinh doanh theo ngành đã đăng ký. - Tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam về chế độ kế toán, thống kê, về việc sử dụng lao động và an toàn vệ sinh lao động, quy định về bảo vệ an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ, vệ sinh công cộng, bảo vệ môi trường và cảnh quan sinh thái… - Hoàn tất các nghĩa vụ về thuế, các khoản phải nộp ngân sách nhà nước theo quy định hiện hành. - Phân công lao động, phân phối thu nhập và chăm lo cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho CB-CNV tại chi nhánh công ty. - Bảo vệ chi nhánh công ty, bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội và hoàn thành nghĩa vụ quốc phòng. - Tạo hình thức kinh doanh phù hợp với quá trình từng bước hiện đại hóa của thành phố và xã hội, làm tăng hiệu quả kinh tế của công ty. 3. Cơ cấu tổ chức tại chi nhánh 3.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức Bộ máy tổ chức quản lý của chi nhánh được tổ chức theo cơ cấu quản lý trực tuyến chức năng. Với chức năng của cơ cấu này, giúp cho các nhân viên chi nhánh có thể hỗ trợ Giám đốc điều hành tốt mà vẫn đảm bảo tính tuân thủ. 3.2. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban Giám đốc chi nhánh: Là người đại diện cho chi nhánh trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về mọi hoạt động của chi nhánh. Điều hành mọi hoạt động hằng ngày của chi nhánh với sự trợ giúp của phó chi nhánh và các phòng ban. Bổ nhiệm CB-CNV, tổ chức bộ máy quản lý và chỉ huy toàn bộ các nghiệp vụ trong công ty. Trưởng bộ phận tiếp thị bán hàng - Có trách nhiệm đặt hàng cung ứng hàng hoá kịp đầy dủ kịp thời, đáp ứng nhu cầu các sản phẩm của công ty, cho người tiêu dùng. Phải biết tính toán dự trữ hàng hoá nhằm đáp ứng nhu cầu đột xuất của khách hàng. - Điều phối kịp thời cho các đại lý theo nhu cầu của thị trường, khai thác hiệu quả trong lĩnh vực kinh doanh, quản lý tổ chức nhắc nhở bộ phận kho, bộ phận kinh doanh, cung ứng nhanh chóng hàng hoá cho đại lý và khách hàng bán lẻ. - Kiểm tra thường xuyên đối chiếu số liệu xuất nhập tại kho phối hợp kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất tình hình tồn kho các mặt hàng bán chậm nhằm giảm lượng tồn kho bất hợp lý, đảm bảo hiệu quả kinh doanh. - Ghi nhận tổng hợp, giải đáp, giải quyết thắc mắc khiếu nại của khách hàng, kiểm tra giám sát và hỗ trợ trong lĩnh vực chuyên môn. - Xử lý báo cáo nhân viên đại diện bán hàng, đi công tác đột xuất do Giám Đốc Chi Nhánh điều động. Kế toán quản trị: Chịu trách nhiệm theo dõi công nợ khách hàng đại lý, và khách hàng lẻ. Báo cáo xuất nhập tồn kho, theo dõi kể toán thuế, kiểm tra chứng từ thu chi hợp lý, báo cáo cho Giám Đốc Chi nhánh từng tháng. Kế toán thuê: Có trách nhiệm báo cáo thuế theo qui định của nhà nước, cân đối hàng hoá xuất hoá đơn phù hợp bằng nghiệp vụ cao. Thủ quỹ - Kiêm thu nợ khách hàng - Có trách nhiệm trực tiếp thu hồi công nợ khách hàng có gối đầu. - Chuyển tiền về Công ty, thu chi phải qua kế toán và lệnh của Giám đốc Chi nhánh (phải có phiếu chi thu). Thủ kho - Sắp xếp hàng hoá ngăn nắp, gọn gàng theo từng nhóm, từng sản phẩm, từng mẫu mã và màu sắc cho phù hợp - Nhập các lô hàng về từ Công ty, hàng trả từ các khách hàng, hàng trả theo bảng kê chi tiết, đảm bảo đúng số lượng và chất lượng. - Xuất hàng theo phiếu xuất kho hợp lệ, xác nhận phiếu xuất hàng theo số lượng thực tế đã xuất. - Thường xuyên duy trì vệ sinh kho sạch sẽ, nắm bắt cách sử dụng các thiếp bị phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an toàn tài sản của công ty. Lái xe - kiêm giao nhận hàng - Nhận hàng và gởi hàng cho các đại lý theo phiếu xuất kho hợp lệ, xác nhận vào phiếu xuất hàng theo số lượng thực tế đã giao nhận tại kho - Nhận đầy đủ các chứng từ hợp lệ (hoá đơn nội bộ, hoá đơn tài chính phiếu xuất kho) - Trước khi vận chuyển hàng tính toán cung đường vận chuyển để giao nhận hàng thuận lợi nhanh chóng và kịp thời. - Thu tiền hàng của khách khi đi giao hàng trực tiếp và nộp lại cho thủ quỹ ngay sau khi trở về công ty. - Tham gia công tác kiểm kê kho định kỳ và đột xuất. - Tập hợp đầy đủ chứng từ quyết toán chi phí sau từng chuyến công tác. - Tuyệt đối chấp hàng nghiêm chỉnh chấp hành luật lệ giao thông. - Thực hiện tốt công tác bảo quản sử dụng xe theo quy định của Công ty kịp thời phát hiện báo cáo để sửa chữa các hư hỏng phát sinh, vệ sinh xe hàng ngày kiểm tra chất lượng xe trước khi đi và về Công ty. Đại diện TTBH khu vực A/ Trách nhiệm 1. Thực hiện các chính sách bán hàng của Công ty được thể hiện qua các quy chế, quy định nội quy của Công ty. 2. Được phép thay mặt Chi nhánh giao dịch với khách hàng các hoạt động nằm trong phạm vi, kế hoạch kinh doanh của Chi nhánh do sự chỉ đạo của Giám đốc chi nhánh. 3. Báo cáo doanh số bán của từng khách hàng (sỉ và lẻ) do mình quản lý. Từng sản phẩm phản hồi của khách hàng chất lượng, mẫu mã và đối thủ cạnh tranh. Đảm bảo chỉ tiêu doanh số - Đề xuất hỗ trợ về Chi nhánh từng tháng (trước ngày 30 trong tháng ) B/ Quyền lợi 1. Được hưởng lương cơ bản phụ cấp, hoa hồng thưởng theo hiệu qủa kinh doanh. 2. Nhân viên bán hàng theo xe: Có trách nhiệm bán hàng lẻ ở các thị trường chưa có đại diện bán hàng (Dự trù doanh số khoảng 35.000.000 đồng / 1 tháng được hưởng 6 % trong đó 5 % chi phí ăn ngủ và 1 % chi phí quảng cáo). 3. Định mức dầu xe hàng: 100km/10 lít dầu tương đương 45.000 đồng. Hình thức bán hàng theo xe sẽ tăng thêm doanh số ở thị trường chưa có đại diện bán hàng và thêm tăng thêm hình thức quảng cáo cho nhên hiệu của Công ty. 4. Hoạt động hỗ trợ và chăm sóc các trung gian trong kênh phân phối tại thị trường Đà Nẵng Hoạt động tiêu thụ sản phẩm trên thị trường thành phố Đà Nẵng dưới sự điều hành của Giám đốc chi nhánh và trưởng phòng kinh doanh, hoạt động tiêu thụ trực tiếp được thực hiện bởi 2 nhân viên kinh doanh: một nhân viên bán lẻ và một nhân viên bán sĩ; quản lý khoảng hơn 100 quầy tạp hóa, quầy VPP và nhà sách. Với phương thức phân phối rộng rãi, nhằm tăng cường phạm vi bao quát thị trường và mức tiêu thụ sản phẩm, Chi nhánh đã tổ chức kênh phân phối theo kiểu 2 cấp, theo cách thức tổ chức truyền thống. Mỗi thành viên của kênh riêng biệt luôn luôn tìm mọi cách gia tăng lợi nhuận hiện tại của mình cho dù có làm giảm lợi nhuận của cả hệ thống hay đi ngược lại với mục tiêu dài hạn của công ty. Không có thành viên nào của kênh có quyền kiểm soát hoàn toàn hay đáng kể đối với thành viên khác. - Dòng vận chuyển hàng hóa: + Dòng di chuyển sản phẩm: Bên cạnh việc vận chuyển tuần tự từ chi nhánh xuống các điểm bán sĩ, bán lẻ, người tiêu dùng thông qua các thành viên của kênh, chi nhánh còn trực tiếp đưa sản phẩm đến các quầy bán lẻ qua nhân viên kinh doanh. + Với cách vận chuyển này, hiện tại công ty đang gặp khó khăn trong việc quản lý, giám sát hoạt động của kênh. Mâu thuẫn trong nội bộ các cấp của kênh, cụ thể là phụ thuộc vào doanh số cũng như khả năng của họ mà công ty áp dụng các chính sách chiết khấu và khuyến mại khác nhau. - Dòng di chuyển thông tin: + Thông tin từ trên xuống: + Thông tin từ dưới lên: Qua thực tế tìm hiểu hoạt động phân phối, nhóm thực tập thấy rằng việc tổ chức kênh phân phối được thực hiện theo 2 cấp, tạo điều kiện cho việc truyền tải đầy đủ thông tin từ chi nhánh đến các thành viên của kênh. Thông tin này thường được thực hiện thông qua các văn bản hướng dẫn hoặc thông tin qua nhân viên kinh doanh về nội dung các chương trình hoạt động cũng như các chính sách mà Chi nhánh sẽ áp dụng trong thời gian tới. Tuy nhiên, chính những thông tin phản hồi được các nhà quản lý của chi nhánh rất quan tâm thì nó chưa được tập hợp một cách đầy đủ có hệ thống, dẫn đến những thông tin này hầu như không tạo điều kiện cho việc đưa ra các quyết định phù hợp, kịp thời trong hoạt động phân phối. Các trung gian bán lẻ đóng vai trò rất quan trọng trong việc đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng, và cũng chính họ có ảnh hưởng rất lớn đối với hành vi mua của người tiêu dùng. Do đó, việc quan tâm chăm sóc họ là điều cần thiết, để Chi nhánh vừa có thể đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm vừa có thể biết được một phần nào nhu cầu của người tiêu dùng. Tuy nhiên, với số lượng hơn 100 quầy bán lẻ như hiện nay thì việc chăm sóc và hỗ trợ các trung gian bán lẻ của Chi nhánh chưa được quan tâm đúng mức. Do đó, Chi nhánh cũng chưa hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của các trung gian bán lẻ về chính sách hỗ trợp và chăm sóc các trung gian, cũng vì thế mà Chi nhánh chưa có được những thông tin phản hồi đầy đủ và nhanh chóng từ họ. Điều này nhóm nghiên cứu biết được là do thông qua tìm hiểu tình hình Chi nhánh Công ty và tìm hiểu thực tế đối với hơn 90 quầy bán lẻ. . TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ VÀ CHĂM SÓC CÁC TRUNG GIAN BÁN LẺ CỦA CÔNG TY TNHH SX VPP & TM HÁN SƠN TẠI ĐÀ NẴNG I- LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG. TẬN TÌNH II- HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ VÀ CHĂM SÓC CÁC TRUNG GIAN TRONG KÊNH PHÂN PHỐI CỦA CÔNG TY TNHH SX VPP & TM HANSON TẠI CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG 1. Lịch sử hình