PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ THÔNG THƯỜNG 6.1. Soạn thảo Quyết định cá biệt *Khái niệm Quyết định cá biệt dùng để tổ chức, điều chỉnh đối tượng cụ thể, là phương tiện thực hiện mệnh lệnh và nội dung quản lý ở một cơ quan, tổ chức cụ thể. *Loại Quyết định cá biệt -Quyết định có nhiều loại, song tựa trung có 4 nhóm Quyết định chính: -Quyết định ban hành chính sách(đặt ra hoặc thay đổi quy định) -Quyết định thành lập tổ chức bộ máy -Quyết định nhân sự -Quyết định điều chỉnh văn bản (sửa đổi, đình chỉ, bãi bỏ văn bản) *Bố cục của Quyết định Quyết định cá biệt được trình bày theo thể văn “điều, khoản” Điều : Nội dung chính Điều khác: Mỗi điều một nội dung hoặc tác động đến đối tượng khác nhau Điều cuối: Là điều thi hành. *Đặc điểm của một số Quyết định cụ thể: + Quyết định thành lập -Phần căn cứ .Nêu quyền hạn và trách nhiệm .Nêu sự phân cấp .Nêu đề xuất(là đơn vị cơ sở hay bộ phận chức năng) -Phần nội dung Điều 1: Thành lập đơn vị (có tên gọi chính xác, đầy đủ và nếu là đơn vị kế thừa về mặt lịch sử thì ghi xuất cứ từ nơi nào) Điều 2: Nêu rõ thứ bậc của đơn vị mới được thành lập trong bộ máy tổ chức Điều 3: Nêu chức năng nhiệm vụ Điều 4: Giao nhiệm vụ(nêu rõ các đối tượng phải thực hiện Quyết định) -Phần thẩm quyền ký Loại văn bản này thông thường là thủ trưởng cơ quan ký. + Quyết định bổ nhiệm Nội dung chính: Quyết định v/v bổ nhiệm cán bộ Tên cơ quan ban hành văn bản -Căn cứ… -Căn cứ… -Xét yêu cầu công tác và khả năng cán bộ; -Xét đề nghị của … Quyết định Điều 1: Nay bổ nhiệm ông… Cán bộ… Giữ chức vụ… Điều 2: Ông… Được hưởng phụ cấp chức vụ bằng… Kể từ… Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Điều 3: Các đơn vị (đối tượng) Cá nhân(đối tượng) chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. + Quyết định điều chuyển văn bản Phải nói rõ tên văn bản điều chỉnh, sau đó nêu cụ thể nội dung cần điều chỉnh(nêu rõ tại điều, khoản nào). Nếu chỉ điều chỉnh một nội dung thì phải nêu: giữ nguyên các nội dung khác của văn bản được điều chỉnh một phần. Điều cuối cùng là trách nhiệm thi hành. Ví dụ: -Nếu điều chỉnh toàn bộ một văn bản Điều 1 ghi: Bãi bỏ (hoặc hủy bỏ) Quyết định số… Ngày…. của… về việc… Điều 2 ghi: Ngày có hiệu lực của Quyết định (chẳng hạn quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký). Điều 3: Trách nhiệm thi hành(trình bày giống như Quyết định bổ nhiệm). -Nếu điều chỉnh một phần văn bản Điều 1 ghi: Nay bổ sung (hoặc sửa đổi) nội dung tại điều… của Quyết định số…ngày…của…về việc… Ở điều cuối của Quyết định (trách nhiệm thi hành, nếu là cá nhân thi ghi đích danh, nếu là cơ quan thì ghi chức danh người đứng đầu). Chẳng hạn: Giám đốc sở… chủ tịch quận và ông Nguyễn Văn A chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. 6.2. Soạn thảo Tờ trình *Khái niệm Tờ trình là loại văn bản đề xuất lên cấp trên có thẩm quyền nhằm được phê chuẩn một chủ trương, một đề án mới hoặc thay thế quy định, quy chế, định mức… Khi cơ quan cấp trên duyệt mới được thực hiện. Cần lưu ý rằng nếu vấn đề trình cấp trên phê duyệt không có tính chất mới thì không lamg Tờ trình mà làm Công văn đề nghị. *Bố cục của Tờ trình + Phần thứ nhất -Nêu lý do đưa ra vấn đề trình -Phân tích thực trạng của vấn đề trình + Phần thức hai -Nêu nội dung của vấn đề trình -Trình bày có lựa chọn tính hiệu quả và khả thi -Nêu bật khó khăn, thuận lợi và đề ra các giải pháp + Phần thứ ba -Nêu ý nghĩa tác dụng của vấn đề trình -Kiến nghị cấp trên phê chuẩn Tờ trình thông thường được trình bày theo thể “văn chương mục” Phần I, II, III… Điểm 1, 2, 3… 6.3. Soạn thảo Công văn *Khái niệm Công văn là lọai văn bản dùng để trao đổi, giao tiếp giữa cơ quan với cơ quan, giữa cơ quan với công dân, giải quyết công việc vì lợi ích chung. *Loại công văn + Công văn cấp trên gửi xuống cấp dưới -Công văn chỉ đạo, yêu cầu -Công văn đôn đốc, nhắc nhở -Công văn trả lời, hướng dẫn -Công văn chấp thuận, cho phép + Công văn cấp dưới gửi lên cấp trên -Công văn đề nghị -Công văn xin ý kiến -Công văn hỏi + Công văn ngang cấp (các cơ quan trao đổi Công văn với nhau) -Công văn đề nghị phối hợp -Công văn trao đổi, giao dịch + Công văn Nhà nước gửi cho công dân -Công văn hướng dẫn, giải thích -Công văn trả lời *Bố cục của một Công văn -Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết Công văn -Phần nội dung: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của cơ quan gửi Công văn -Phần kết thúc: Thể hiện nghi thức (thường bằng lời chào) *Ngôn ngữ sử dụng trong Công văn Công văn là thể hiện văn hành chính, nên có một số đặc điểm chung như sau đối với tất cả các loại Công văn: Cách hành văn: Một Công văn soạn ra là nhằm giải quyết một số vấn đề. Người viết Công văn phải diễn đạt mạch lạc, khúc triết, chính xác. Nội dung chỉ xoay quanh vấn đề đã nêu. Câu văn: Đòi hỏi câu văn phải ngắn gọn. Thông thường diễn đạt bằng các câu đơn có đủ ba thành phần (chủ ngữ, vị ngữ, bổ ngữ). Từ ngữ: Cố gắng dùng từ mang sắc thái hành chính công vụ. Không dùng từ quá “văn hoa”, không dùng từ biểu cảm, ẩn ý hay đa nghĩa. Không dùng từ qua nôm na, quá “bình dân”. Đặc biệt trong Công văn không dùng từ địa phương hay tiếng lóng. Tuy nhiên các loại Công văn cũng cần có những nết đặc thù nên khi soạn thảo cần chú ý những đặc điểm sau về ngôn ngữ: -Công văn đôn đốc + Bảo đảm tính nghiêm túc + Nêu hậu quả của công việc, nếu chậm trễ, quan liêu -Công văn từ chối Nên có túnh động viên, an ủi, song làm bật tính nguyên tắc của công việc. -Công văn thăm hỏi Bảo đảm tính chân thành, đặc biệt tránh khách sao, thờ ơ. -Công văn tiếp thu + Cần chân thành, mềm dẻo + Nêu bật được lý do khách quan, chủ quan. -Công văn hướng dẫn Cần đảm bảo tính logic, hệ thống hướng dẫn rõ ràng, chi tiết, cặn kẽ. Mẫu Công Văn Mẫu Công văn (ký thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố) ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ------------------------------ Số : /UBND- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------------------------------------------------------------------------- Về TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 20 Kính gửi: - ; - …… . … ……………………………………………………………………………… ……./. Nơi nhận: - Như trên; - ; - Lưu: VT, CHỦ TỊCH (hoặc KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH) Họ và tên Ví dụ 1: NỘI DUNG CỦA CÔNG VĂN HƯỚNG DẪN Chấp hành chỉ đạo của UBND thành phố, Sở địa chính – nhà đất đã chỉnh sửa và in mẫu mới quyết định xác lập sở hữu nhà của Nhà nước. Các quận, huyện đã nhận mới và thực hiện hồ sơ trình UBND thành phố đã được hơn một tháng nay. Tuy nhiên, còn một số quận, huyện, việc ghi chép chưa thể hiện đầy đủ nội dung ghi trong Quyết định như tên đường, phường, quận ghi trên Mẫu Quyết định in sẵn nên hồ sơ không trình UBND thành phố được. Để cho việc trình UBND thành phố xác lập hồ sơ của Nhà nước được nhanh chóng, đề nghị phòng quản lý đô thị quận, phòng công nghiệp xây dựng giao thông vận tải huyện khi trình hồ sơ nên kiểm tra và ghi chép đầy đủ theo yêu cầu của Quyết định xác lập hồ sơ nhà của Nhà nước cụ thể. Điều 1: Nay xác lập quyền sở hữu Nhà nước đối với: Nhà số: Nếu không có số nhà thì ghi tên cửa hàng, tên cơ sở sản xuất, bến bãi… Đường (Ấp): Nếu không có tên đường thì ghi tên Ấp; tổ dân phố, hương lộ… Phường (xã, thị trấn): Ghi đầy đủ tên phường hoặc tên xã, thị trấn. Điều 2: (đã in sẵn) Điều 3: Chánh văn phòng UBND thành phố… UBND quận(huyện): đề nghị ghi tên quận, huyện. Nay, Sở địa chính – nhà đất đề nghị phòng quản lý đô thị quận, huyện, phòng công nghiệp xây dựng giao thông vận tải thực hiện đúng tinh thần nội dung hướng dẫn này./. Ví dụ 2: NỘI DUNG CỦA CÔNG VĂN ĐÔN ĐỐC Chấp hành Chỉ thị số:… /CT-UB-TH ngày… Của UBND thành phố… về thực hiện quy chế, chế độ báo cáo, UBND quận đã có Công văn số:…/ UB ngày… về việc chấn chỉnh công tác thực hiện báo cáo đối với các phòng, ban trực thuộc UBND các phường. Đến nay, một số đơn vị đã chấp hành tốt. Tuy nhiên cũng còn tình trạng nộp báo cáo chậm, thực hiện không đầy đủ các loại báo cáo (tuần, tháng, năm) làm ảnh hưởng đến việc tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo quận, cũng như khôn gkịp thời báo cáo cho UBND thành phố. UBND quận biểu dương các đơn vị đã chấp hành nghiêm túc chế độ báo cáo, đồng thời phê bình nhắc nhở đối với đơn vị chưa thực hiện tốt và yêu cầu thủ trưởng đơn vị phải quan tâm theo dõi thực hiện chế độ báo cáo đúng quy định./. Ví dụ 3: NỘI DUNG CỦA CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ Năm học 2000-2001 ngành Giáo dục – Đào tạo quận đã đóng góp nhièu thành tích xuất sắc vào sự nghiệp giáo dục của quận và thành phố. Trong đó có nhiều đơn vị, cá nhân đã nỗ lực phấn đấu vượt qua khó khăn, hoàn thành nhiệm vụ được giao, góp phần quan trọng vào kết quả chung của ngành Giáo dục- Đào tạo. Để đông viên phong trào thi đua của ngành trong những năm tới, UBND quận kính đề nghị UBND thành phố…, thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng thành phố, sở Giáo dục –Đào tạo thành phố xét khen thưởng cho các đơn vị cá nhân thuộc ngành Giáo dục – Đào tạo quận… <có tên theo danh sách đính kèm> Kính mong được sự chấp thuận. Ví dụ 4: NỘI DUNG CỦA CÔNG VĂN CHẤP THUẬN Xét đề nghị của Sở Tư pháp thành phố tại Công văn số 103 /STP- VP ngày 11 tháng 02 năm 1999, UBND thành phố có ý kiến chỉ đạo như sau: 1.Chấp thuận cho Sở Tư pháp thành phố được tổ chức in ấn, phát hành một số loại biểu Mẫu, sổ sách hộ tịch sau đây: -Đơn xin đăng ký khai sinh (dùng trong trường hợp có yếu tố nước ngoài) -Đơn xin đăng ký khai tử -Sổ đăng ký, nhận cha, mẹ, con (in theo số lượng đăng ký của UBND các quận, huyện) -Sổ đăng ký giám hộ 2. Giao cho UBND các quận huyện in ấn và phát hành các loại biểu Mẫu hộ tịch khác do UBND phường, xã sử dụng. Sở Tư pháp thành phố chịu trách nhiệm hướng dẫn cụ thể in ấn các biểu Mẫu này. 3.Việc in ấn, phát hành các loại biểu Mẫu, sổ sách hộ tịch nêu trên đây phải theo đúng quy cách, nội dung và kích cỡ các Mẫu của Bộ Tư pháp đã hướng dẫn. Ví dụ 5: NỘI DUNG CỦA CÔNG VĂN PHÚC ĐÁP UBND quận có nhận được đơn đề ngày… của bà… cư ngụ tại… xin xem xét, giải quyết việc ông… chiếm dụng căn nhà số… Qua xem xét hồ sơ, UBND quận trả lời như sau: Căn nhà bà đã mua cảu Ông… thuộc sở hữu tư nhân, nên không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND quận. Nếu có nhu cầu, bà gửi đơn khởi kiện tại tòa án Nhân dân để được xem xét giải quyết theo đúng thẩm quyền. Trân trọng kính chào. [...]... 6.8 Soạn thảo Thông báo * Thông báo là hình thức văn bản để thông tin về nội dung và kết quả hoạt động của cơ quan quản lý Nhà nước Thông báo dùng để truyền đạt kịp thời các Quyết định, mệnh lệnh của cơ quan có thẩm quyền Một số trường hợp thông báo còn dùng để thông tin nội dung, ý kiên chỉ đạo của cấp trên Cần lưu ý: Thông báo không thay cho Quyết định, Chỉ thị vì Thông báo là hình thức văn bản không... không phải văn bản quản lý của cấp trên đối với cấp dưới Song thực tế diễn văn lại có vai trò, trong một số trường hợp nào đó, như là một sự chỉ đạo, một Chỉ thị, một tháo gỡ cho cấp dưới *Yêu cầu đối với diễn văn Xuất phát từ thực tiễn, một nhà quản lý phải nắm được “thuật diễn thuyết” Quản lý về bản chất mà nói là làm việc với con người và thông qua con người mà đạt được mục tiêu quản lý của mình... trình điều hành quản lý Nhà nước *Yêu cầu của Biên bản Biên bản phải ghi nhận lại sự việc một cách đầy đủ, chính xác, trung thực và khách quan Người lập Biên bản, ở chừng mực nào đó, là người có thẩm quyền và chịu trách nhiệm trước pháp luật khi lập Biên bản *Loại Biên bản: -Biên bản ghi lại sự kiện, sự cố -Biên bản bàn giao, nghiệm thu, kiểm kê tài sản -Biên bản hội nghị 6.5 Soạn thảo Diễn văn hội nghị...6.4 Soạn thảo Biên bản *Khái niệm Biên bản Biên bản là loại văn bản ghi chép lại một sự việc, một hoạt động theo đúng thời gian, không gian, trạng thái mà sự việc, hành động diễn ra Biên bản hội nghị có tác dụng miêu tả diễn biến, ghi lại các ý kiến, ghi lại các kết luận, quyết định của hội nghị Trong quản lý Nhà nước, Biên bản còn là cơ sở pháp lý để cơ quan Nhà nước có thẩm... cách ngắn gọn là : Quản lý, thực ra là bảo người khác làm theo ý mình Mà đọc diễn văn và thông qua diễn văn, nàh quản lý truyền đạt ý tưởng, thu hút lôi cuốn đối tượng nhận thức được ý tưởng và hành động để đạt mục tiêu quản lý Nhà lãnh đạo, với vị trí của mình, trước hết là người đứng đầu hệ thống, người đại diện cao nhất cho mọi lợi ích của hệ thống, và như vậy trong hoạt động quản lý, người lãnh đạo... về diễn văn Diễn văn không phải là văn bản quản lý Nhà nước Diễn văn là bài phát biểu mang tính nghi thức, do cấp trên hay thủ trưởng cơ quan đọc (hoặc nói) Diễn văn biểu thị ý tưởng của nười nói, tác giả chuyển đến người nghe (đối tượng) tình cảm, tư tưởng, nhận định, đánh giá hoạt động của đơn vị, phong trào, giai đoạn… và vạch hướng chỉ đạo *Vai trò của Diễn văn Như đã nói ở trên, diễn văn về mặt... ra không khí động viên, phấn khích vì khung cảnh ở đây là hội nghị Thực tế soạn và đọc diễn văn là công việc không dễ dàng chút nào Khó khăn ở chỗ người quản lý phải: -Có trình độ ngôn ngữ, văn học nhất định -Nắm tâm lý đối tượng cụ thể -Có năng khiếu về “ăn nói” ở mức độ nào đó Và như vậy, để “diễn thuyểt” thành công, nhà quản lý cần phải tậo trung vào những khía cạnh sau: -Xác định được đối tượng (đối... môn mà còn phải là một nhà giáo dục, nhà tâm lý, luôn là trung tâm thu hút mọi người Một trong những điều kiện để đánh giá thể hiện sự thu hút là thông qua các bài phát biểu, thông qua những cuộc diễn thuyết trong tình huống cụ thể Để làm được công tác tư tưởng, nhà quản lý pahỉ am hiểu tâm lý con người, trong công việc không cứng nhắc, khô khan bởi nhà quản lý muốn dẫn dụ con người đến với cái hay, cái... ra lệnh, bắt buộc *Kết cấu của thông báo + Phần mở đầu -Đi thẳng vào nội dung cần thông báo hoặc nhắc lại tên văn bản hay cuộc họp có nội dung cần thông báo -Nếu cần, đưa ra mệnh lệnh, chỉ đạo, quyết định + phần nội dung -Nêu vấn đề cần thông báo -Diễn đạt theo phần, mục để dễ hiểu + Phần kết thúc -Nhắc lại yêu cầu của thông báo để đối tượng liên quan thực hiện Mẫu : THÔNG BÁO Tên cơ quan Cộng hòa... tồn tại cần khắc phục -Phần kết thúc: Biển hiện sợ động viên, bày tỏ sự cảm ơn và kêu gọi sự hợp tác 6.6 Soạn thảo Báo cáo *Khái niệm Báo cáo Báo cáo là loại văn bản để trình bày kết quả đã đạt được trong họat động của cơ quan, để đánh giá kết quả của một công tác lớn, hoặc phản ánh một sự việc bất thường xảy ra lên cấp trên hay ở hội nghị, ở đơn vị, ngành… *Loại báo cáo -Báo cáo sơ kết -Báo cáo tổng . PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ THÔNG THƯỜNG 6.1. Soạn thảo Quyết định cá biệt *Khái niệm Quyết định. -Biên bản hội nghị. 6.5. Soạn thảo Diễn văn hội nghị *Khái niệm về diễn văn Diễn văn không phải là văn bản quản lý Nhà nước. Diễn văn là bài phát biểu mang