Đang tải... (xem toàn văn)
Chương 1. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp Chương 2. Vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Chương 3. Giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập.
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu sử dụng đề tài có nguồn gốc rõ ràng, quy định Các kết thân tự tìm hiểu, phân tích cách trung thực, khách quan, phù hợp với thực tiễn tham khảo mực Nếu có vi phạm, tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm LỜI CẢM ƠN Thơng qua tiểu luận này, em xin chân thành cảm ơn giảng viên mơn Quản trị văn phòng doanh nghiệp nhiệt tình giảng dạy, hướng dẫn, giúp đỡ, hỗ trợ em q trình học tập mơn Do hiểu biết giới hạn, khả hạn chế nhiều nguyên nhân khác, cố gắng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đánh giá, bổ sung, phản hồi từ phía thầy bạn đọc để đề tài hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài .3 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp 1.1.2 Vai trò doanh nghiệp 1.1.3 Các loại hình doanh nghiệp 1.2 Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp 1.2.1 Khái niệm văn phòng 1.2.2 Khái quát văn phòng doanh nghiệp 1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp 1.2.4 Sơ đồ cấu văn phòng doanh nghiệp 1.3 Khái quát chung nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 12 Tiểu kết 13 CHƯƠNG II VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP .14 2.1 Khái quát chung nhà quản trị văn phòng 14 2.1.1 Khái niệm 14 2.1.2 Phân loại cấp quản trị 14 2.2 Vai trò nhà quản trị văn phòng thời thời kỳ 15 2.2.1 Nhà quản trị văn phòng có vai trò hoạch định chiến lược kinh doanh cho phát triển doanh nghiệp 16 2.2.2 Nhà quản trị văn phòng có vai trò thuộc mối quan hệ tương tác cá nhân 16 2.2.3 Nhà quản trị có vai trò truyền thơng xây dựng mạng lưới liên kết 17 2.2.4 Nhà quản trị văn phòng có vai trò thường xun kiểm tra, giám sát hoạt động tổ chức, doanh nghiệp 17 2.3 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 18 2.3.1 Thực trạng xây dựng kế hoạch điều hành hoạt động văn phòng doanh nghiệp .18 2.3.2 Thực trạng tổ chức xây dựng quy chế hoạt động văn phòng doanh nghiệp điều hành theo quy chế .19 2.3.3 Thực trạng phân quyền, ủy quyền điều hành hoạt động văn phòng doanh nghiệp 21 2.3.4 Thực trạng tổ chức quản lý điều hành nghiệp vụ cơng tác văn phòng 22 2.4 Những tiêu chuẩn văn phòng doanh nghiệp nhà quản trị thời kỳ hội nhập 23 2.4.1 Chân dung nhà quản trị kỷ 21 23 2.4.2 Các kỹ quản trị mà nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có 24 2.4.3 Các yếu tố để trở thành nhà quản trị thành công 25 Tiểu kết 27 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 28 3.1 Đánh giá, nhận xét vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp .28 3.1.1 Ưu điểm .28 3.1.2 Nhược điểm .29 3.2 Một số đề xuất giải pháp để nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập 30 3.2.1 Đổi phong cách lãnh đạo 30 3.2.2 Thái độ nhà quản trị đổi 30 3.3.3 Một số giải pháp khác .31 Tiểu kết 32 KẾT LUẬN 33 DANH MỤC TÀI LIỆU TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hội nhập kinh tế quốc tế trở thành xu lớn giới đại diễn mạnh mẽ nhiều lĩnh vực, ngành nghề Với ngành Quản trị văn phòng vậy, ngành mẻ ln phải đổi theo thay đổi giới Đây ngành có tiềm lực lớn, tạo nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, động, cánh tay phải đắc lực cho lãnh đạo quan, doanh nghiệp Không nhân viên phận khác “việc người làm”, nhà quản trị Văn phòng gần phải thâu tóm, nắm bắt hết chuyện xảy doanh nghiệp Đơi nhà quản trị Văn phòng phải người đứng giải quyết, vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ Ngoài việc quản lý giấy tờ, liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị Văn phòng cần phải biết cách dung hoà mối quan hệ nhân viên, tất lợi nhuận cơng ty, doanh nghiệp Trước u cầu đòi hỏi quan trọng đó, nhà quản trị văn phòng cần phải có kỹ để đáp ứng nhanh nhạy thay đổi xã hội, nắm bắt xu hướng mới, giỏi nắm bắt tâm lý quản lý… Là sinh viên ngành Quản trị Văn phòng nhận thấy vai trò người lãnh đạo, nhà quản trị văn phòng vơ quan trọng với tổ chức, động lực thúc đẩy em sâu vào nghiên cứu đề tài: “ Vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng thời kỳ hội nhập” Lịch sử nghiên cứu Hiện có nhiều nghiên cứu vai trò người lãnh đạo, người lãnh đạo văn phòng Nhưng chưa có đề tài nghiên cứu sâu vào đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp, xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng thời kỳ hội nhập Do đó, viết đưa kế thừa phát khả tìm hiểu, khảo sát để đánh giá tình hình vai trò nhà quản trị văn phòng, bên cạnh làm rõ yêu cầu doanh nghiệp nhà quản trị Văn phòng Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Về đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp theo tình hình thực tế hoạt động doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Về giới hạn phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu phạm vi văn phòng doanh nghiệp nước Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài nghiên cứu làm rõ: Vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp từ thực tế hoạt động doanh nghiệp Đề xuất giải pháp chủ yếu để giúp nhà quản trị Văn phòng đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Căn vào tình hình thực tiễn quan Trên sở công việc, nhiệm vụ cụ thể thực hiện, từ thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu dùng phương pháp luận để diễn giải gồm phương pháp: + Phương pháp quan sát + Phương pháp mô tả + Phương pháp phân tích – tổng hợp + Phương pháp thống kê + Phương pháp điều tra, khảo sát Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Thực đề tài điều kiện thuận lợi cho cá nhân thực đề tài nâng cao lực nghiên cứu, hồn thành tốt nhiệm vụ mơn học thân Góp phần nâng cao nhận thức vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh ngiệp xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập Sản phẩm đề tài nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên tìm hiểu học phần “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” học phần có liên quan Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết thúc danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm 03 chương Cụ thể sau: Chương Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp Chương Vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Chương Giải pháp để nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp Trong nghiên cứu có nhiều định nghĩa doanh nghiệp đưa ra, định nghĩa mang nội dung với giá trị định tác giả đứng nhiều quan điểm khác tiếp cận doanh nghiệp Chẳng hạn như: Xét theo quan điểm luật pháp: Doanh nghiệp tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, có dấu, có tài sản, có quyền nghĩa vụ dân hoạt động kinh tế theo chế độ hạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm toàn hoạt động kinh tế phạm vi vốn đầu tư doanh nghiệp quản lý chịu quản lý nhà nước loại luật sách thực thi Xét theo quan điểm chức năng: Doanh nghiệp định nghĩa sau: "Doanh nghiệp đơn vị tổ chức sản xuất mà người ta kết hợp yếu tố sản xuất (có quan tâm giá yếu tố) khác nhân viên công ty thực nhằm bán thị trường sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ để nhận khoản tiền chênh lệch giá bán sản phẩm với giá thành sản phẩm ấy” M.Francois Peroux Xét theo quan điểm phát triển: “Doanh nghiệp cộng đồng người sản xuất cải Nó sinh ra, phát triển, có thất bại, có thành cơng, có lúc vượt qua thời kỳ nguy kịch ngược lại có lúc phải ngừng sản xuất, đơi tiêu vong gặp phải khó khăn khơng vượt qua " - trích từ sách " kinh tế doanh nghiệp D.Larua.A Caillat - Nhà xuất Khoa Học Xã Hội 1992 Xét theo quan điểm hệ thống: Doanh nghiệp tác giả nói xem : Doanh nghiệp bao gồm tập hợp phận tổ chức, có tác động qua lại theo đuổi mục tiêu Các phận tập hợp doanh nghiệp bao gồm phân hệ sau: sản xuất, thương mại, tổ chức, nhân Tuy nhiên, định nghĩa sử dụng rộng rãi khái niệm: “Doanh nghiệp tổ chức kinh tế, có tài sản riêng, có trụ sở giao dịch ổn định , đăng kí kinh doanh theo quy định pháp luật để thực hoạt động kinh doanh thị trường”.( Theo mục điều chương Luật doanh nghiệp 2014) 1.1.2 Vai trò doanh nghiệp - Giải việc làm, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống người lao động - Doanh nghiệp tăng trưởng ổn định phát triển yếu tố định đến tăng trưởng cao kinh tế - Doanh nghiệp phát triển giúp giải vấn đề xã hội - Doanh nghiệp phát triển tác động đến chuyển dịch cấu kinh tế quốc dân nội ngành - Hình thành phát triển đội ngũ nhà kinh doanh động 1.1.3 Các loại hình doanh nghiệp Căn vào luật doanh nghiệp năm 2014, có loại hình doanh nghiệp sau: - Công ty trách nhiệm hữu hạn - Doanh nghiệp nhà nước - Công ty cổ phần - Công ty hợp danh - Doanh nghiệp tư nhân - Nhóm cơng ty (Trong có: Tập đồn kinh tế, tổng công ty) 1.2 Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp 1.2.1 Khái niệm văn phòng Trong quan, tổ chức, văn phòng phận quan trọng, góp phần giúp cho hoạt động đơn vị, tổ chức hoạt động cách hiệu quả, gắn kết với Văn phòng theo nghĩa rộng: bao gồm toàn bộ máy quản lý đơn vị phòng doanh nghiệp Đây coi quy tắc công tác quản lý điều hành văn phòng doanh nghiệp mà tất nhân làm việc văn phòng phải tuân theo Nó sở, thước đo cho việc xử lý công việc, giải vấn đề mâu thuẫn phát sinh giúp cho việc quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát nhà quản trị văn phòng hiệu Bản Quy chế cần xác định đầy đủ nội dung: Đối tượng, phạm vi áp dụng Quy chế Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng (phòng Hành chính) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn lãnh đạo đơn vị nghiệp vụ văn phòng Quy định nghiệp vụ cho lĩnh vực/mặt hoạt động văn phòng Mối quan hệ phối hợp công việc phận nghiệp vụ với đơn vị khác quan, tổ chức – Các quy định về: chế độ họp; đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật; thời gian làm việc, nghỉ ngơi, làm ngồi giờ; quy trình giải khiếu nại, thắc mắc… Chính sách người lao động văn phòng: đào tạo, lễ tết, hiếu, hỉ Quy định trang phục, thái độ, trách nhiệm, phẩm chất đạo đức, an toàn vệ sinh lao động Khi xây dựng quy chế hoạt động làm việc doanh nghiệp Nhà quản trị văn phòng cần ý có loại quy chế mà văn phòng phải trực tiếp thực quy chế chung cho toàn doanh nghiệp quy chế tổ chức hoạt động riêng cho văn phòng Các quy chế làm hoạt động văn phòng doanh nghiệp xây dựng thơng qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền nghĩa vụ cán công nhân viên, quy định mối quan hệ phận văn phòng doanh nghiệp, quy định cách thức phố hợp để hoạt động có hiệu 20 2.3.3 Thực trạng phân quyền, ủy quyền điều hành hoạt động văn phòng doanh nghiệp Phân quyền ủy quyền nhằm giúp doanh nghiệp phản ứng kịp thời, nhanh chóng thích hợp trước biến động thương trường ngày cạnh tranh khốc liệt Nó tác động đến vấn đề quản trị nhân sự, quản trị chiến lược, văn hóa hình ảnh cơng ty Phân quyền sở để thực ủy quyền Về mặt hình thức, nhìn vào sơ đồ tổ chức, doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ thể phân quyền với phòng/ban chức chức danh kèm Tuy nhiên, danh nghĩa Thực tế, nhiều doanh nghiệp tồn không quán thiếu tin tưởng người tiếp nhận ủy quyền thể qua việc ký đề xuất giải pháp, ký xin ý kiến trước thực hiện, ký để giải báo cáo lại Để đánh giá thực chất cần có nhìn rộng sâu qua điều lệ; quy tắc quản trị công ty; hệ thống cấp bậc - chức danh doanh nghiệp Trong đó, quyền hạn (thẩm quyền định nội bộ) phải thích hợp toàn diện với cấp bậc nhiệm vụ nêu mô tả công việc phương diện tài phi tài Các nhân tố phần quan trọng giá trị văn hóa phân quyền doanh nghiệp Hình thức ủy quyền theo việc cụ thể hóa văn phổ biến doanh nghiệp Việt Nam, thường chúng mang tính chất đối ngoại nhiều Theo đó, thẩm quyền cho phép người ủy quyền thay mặt công ty thực giao dịch thực thi cam kết pháp lý bên thứ ba việc ký chứng từ đại diện cho công ty Người ủy quyền thường chủ doanh nghiệp (đại diện pháp lý), văn ủy quyền cấp (hạn chế) cho một/một số cá nhân nhân làm việc công ty giới hạn phạm vi cơng ty Về nguyên tắc, ủy quyền theo việc hiệu lực nhân công ty phê duyệt quyền theo vai trò, chức hệ thống ủy quyền (giao dịch nội bộ) công ty Thẩm quyền cho phép chấp thuận hay từ chối giao dịch giới hạn 21 định, phù hợp với chức nhiệm vụ vị trí cơng tác doanh nghiệp gọi ủy quyền theo chức Điểm khác biệt với hình thức ủy quyền theo việc chủ thể ủy quyền công ty, ủy quyền theo vai trò, chức nhiệm vụ vị trí khơng theo cá nhân Với phương thức ủy quyền này, người ủy quyền cơng ty đảm bảo có điều kiện để thực thi chức năng, nhiệm vụ cách tốt nhất, nghĩa là, nhân ủy quyền thích hợp để thực số cơng việc cụ thể mức giới hạn theo thực tế đòi hỏi công việc, nhân phải thực thi nhiều vai trò khác có hồ sơ ủy quyền riêng biệt Trách nhiệm quyền hạn sử dụng khoa học có ý nghĩa lớn việc nâng cao chất lượng định quản trị, hiệu thực thi nhiệm vụ quản lý điều hành hoạt động doanh nghiệp Mục đích sau phân quyền - ủy quyền nhằm giúp doanh nghiệp phản ứng kịp thời, nhanh chóng thích hợp trước biến động thương trường ngày cạnh tranh khốc liệt Và không phương diện sản xuất kinh doanh, tác động đến vấn đề quản trị nhân sự, quản trị chiến lược, văn hóa hình ảnh cơng ty 2.3.4 Thực trạng tổ chức quản lý điều hành nghiệp vụ cơng tác văn phòng Khi xây dựng quy trình nghiệp vụ hành văn phòng, nhà quản trị văn phòng cần quy định, hướng dẫn nghiệp vụ quan quản lý chuyên ngành từ thực tiễn xử lý cơng việc để có quy trình hợp lý Nhà quản trị văn phòng có nhiệm vụ điều hành hoạt động liên quan đến nghiệp vụ văn phòng nhằm đạt kết tốt Tất nghiệp vụ hành văn phòng cần xây dựng thành quy trình xử lý để giúp cho việc giải công việc nhân viên văn phòng dễ dàng, đồng thời tạo thuận lợi cho cán bộ, nhân viên hay cá nhân, tổ chức bên ngồi có liên hệ giải cơng việc thuận lợi Ví dụ: Quy trình đăng ký lịch cơng tác 22 Quy trình tuyển dụng nhân Quy trình đánh giá nhân viên Quy trình tốn tài Quy trình soạn thảo văn Quy trình quản lý văn đi, quy trình quản lý văn Đến Quy trình lập hồ sơ Quy trình giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Quy trình cấp phát văn phòng phẩm Quy trình điều xe… 2.4 Những tiêu chuẩn văn phòng doanh nghiệp nhà quản trị thời kỳ hội nhập 2.4.1 Chân dung nhà quản trị kỷ 21 Những đặc điểm nhà quản trị chịu chi phối mạnh mẽ văn hóa, văn minh quốc gia, khu vực Đồng thời tình trạng phát triển kinh tế nước ảnh hưởng lớn đến phong cách quản trị Nhà nghiên cứu Henri Claude De Betting Nies tập hợp đưa phác họa chân dung nhà quản trị khu vực Đông Nam Á gồm đặc điểm sau: - Có tầm nhìn quốc tế, có khả giao dịch tầm mức quốc tế - Sử dụng thành thạo tiếng Anh thiết bị tin học - Có trách nhiệm cao với xã hội, có tài quan hệ, giao dịch với quan Nhà nước có liên quan - Có tầm nhìn chiến lược dài hạn quan điểm thể quán định kinh doanh Có phong cách mềm dẻo, linh hoạt thích ứng với mơi trường kinh doanh - Có khả sang tạo hệ thống quản trị, cấu tổ chức hoạt động hữu hiệu để trì hoạt động doanh nghiệp - Theo đuổi đường lối phát huy nhân tố người, quan tâm đến việc đào tạo tài chun mơn, nhìn nhận người tài nguyên chiến lược 23 doanh nghiệp - Nhạy cảm với khía cạnh văn hóa nghề quản trị, với đặc điểm đa văn hóa, dân tộc địa phương, quốc gia khu vực - Là nhà quản trị có óc canh tân, đổi - Khơng ngừng học hỏi để tự hồn thiện, tự đổi kiến thức - Liên kết chặt chẽ với mạng lưới hoạt động doanh nghiệp toàn quốc đồng nghiệp quốc gia, khu vực 2.4.2 Các kỹ quản trị mà nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có Kỹ quản trị lực thực công việc, khả mang tính bẩm sinh chúng phân chia thành nhóm: kỹ kỹ thuật, tương tác qua lại với người khác, nhận thức truyền thông Kỹ kỹ thuật Kỹ kỹ thuật áp dụng phương pháp, quy trình kỹ thuật cụ thể lĩnh vực chun mơn Các kỹ cụ thể thường dạy trường học hay khóa huấn luyện nghề nghiệp Mức độ sử dụng kỹ nhà quản trị khác điều gắn liền với việc nhận rõ phát triển kỹ cần thiết tổ chức Các kỹ tác động qua lại với người khác Các kỹ gồm kỹ lãnh đạo, thúc đẩy, quản trị xung đột làm việc với người khác Đây kỹ quan trọng công việc tất nhà quản trị Một nhà quản trị có kỹ tương tác qua lại với người trình độ cao khuyến khích cấp nhân viên tham gia vào q trình định mà khơng sợ uy tín Nhà quản trị mà làm người coi trọng kính nể Các kỹ nhận thức Kỹ nhận thức khả năng, lực tư hoạch định Những nhà quản trị có ky tư duy, nhận thức tốt người thấy trước mối liên hệ qua lại phận chức tổ chức Rất khó phát triển kỹ chúng liên quan đến phương pháp tư 24 người Để sử dụng hiệu kỹ nhận thức, đòi hỏi người phải tư điều kiện sau: - Không bị buộc mục tiêu tiêu chuẩn cứng nhắc, mà phải có ưu tiên tương xứng - Mọi vấn đề đặt điều kiện có tính may rủi có xác suất giải thành cơng - Có phác thảo mối tương quan mơ hình tổng quát mối quan hệ nguyên nhân kết Nếu nhà quản trị không nhanh chóng thích nghi với thay đổi cách điều chỉnh kịp thời phương pháp tư duy, phương pháp hoạch định, phương pháp định họ khó đạt thành cơng Bởi vậy, nhiều tổ chức kinh doanh lớn tiến hành việc đổi tất cấp hầu hết toàn chức tổ chức Những thay đổi tác động tới nhà cung cấp họ Vì nói, quản trị tiến trình động đổi khơng ngừng, Sự thành công tổ chức, nhà quản trị phụ thuộc phần lớn vào chiến lược đổi hữu 2.4.3 Các yếu tố để trở thành nhà quản trị thành công Nhà quản trị thành cơng hiệu người có tri thức rộng rãi đạt cân giữu tính cách cá nhân kỹ quản trị Sự thành công hiệu phụ thuộc vào phối hợp yếu tố lực, động cơ, thời Nếu thiếu ba yếu tố, hai yếu tố phát huy sức mạnh Năng lực Năng lực quản trị khả điều hành để thực mục tiêu tổ chức cách có hiệu Nhà quản trị cần phải hội tụ đủ lực lực tư duy, lực kỹ thuật, lực tương tác với người Những lực thể tiêu chuẩn phẩm chất khả nhà quản trị tương lai sau: - Là người có tám phẩm chất gồm: nghị lực, óc sáng kiến, khao 25 khát phục vụ người, có tri thức, có nhận thức, có tầm nhìn xa – trơng rộng, có tâm hồn cởi mở linh hoạt có tài thuyết phục người khác Là người có khả tư chiến lược Có khả lãnh đạo doanh nghiệp thích nghi với thay đổi mơi trường Có kiến thức pháp luật Có khả quản trị hiệu nguồn nhân lực doanh nghiệp Để có phẩm chất, lực nhà quản trị cần phải nỗ lực không ngừng Những kiến thức lý thuyết giúp cho việc tư có hệ thống tích lũy chúng thơng qua việc học tập Còn kinh nghiệm tích lũy kinh nghiệm thân, từ người xung quanh Tuy nhiên, để có nghị lực tinh thần đòi hỏi nhà quản trị phải có khát vọng, ham muốn chinh phục khó khăn thử thách Động quản trị Đã có nhiều câu chuyện người phiêu lưu, mạo hiểm vượt qua khó khăn tưởng chừng khơng vượt bí thành công họ thường thể ngắn gọn : khát vọng Tương tự , dù có hiểu tồn kho tàng tri thức nhân loại , nhà quản trị đạt thành công ông ta khơng có khát vọng tiến lên phía trước Trong nghiên cứu khảo sát tâm lý đo lường mục tiêu hành động cá nhân đưa yếu tố động để trở thành nhà quản trị thành công sau : - Có ham muốn đạt địa vị quyền lực - Sẵn sàng chấp nhận cạnh tranh với người ngang hàng trò chơi hay thể thao - Mong muốn tự khẳng định thân dám chịu trách nhiệm - Sẵn sàng chấp nhận cạnh tranh với người ngang hàng nghề nghiệp hay vấn đề liên quan đến công việc - Mong muốn thể quyền hạn quyền lực người khác 26 - Có phong cách đối xử theo cách riêng đám đơng - Có ý thức trách nhiệm thực nhiệm vụ hàng ngày , liên quan đến công việc quản lý Thời Có thể so sánh nhà quản trị tiềm tàng có tài hành động mạnh mẽ với hạt giống tốt , gặp miếng đất mâu mở , thời tiết thuận lợi phát trien nhanh chóng ngược lại Tính thời nhà quản trị tiềm tàng bao gôm hai yếu tố : - Được giao cơng việc quản trị thích hợp - Bầu khơng khí nơi làm việc thuận lợi , thể ủng hộ người xung quanh Trong thời kỳ nay, để đạt thành công nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp phải người có đủ lực, có chí tiến thủ, kiên trì có thái độ chấp nhận thách thức, rủi ro nghề nghiệp Họ người có tri thức khát vọng, ln tự hồn thiện thân hướng tới hiệu tổ chức Tiểu kết Qua nội dung chương 2, người đọc hiểu rõ khái niệm vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Hiểu sâu thực trạng quản lý điều hành hoạt động nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Để trở thành nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cần phải đáp ứng số yêu cầu doanh nghiệp như: có kỹ chun mơn nghiệp vụ, kỹ tổ chức điều hành, kỹ giao tiếp, kỹ ứng xử… 27 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 3.1 Đánh giá, nhận xét vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 3.1.1 Ưu điểm Công tác lãnh đạo điều hành đóng vị trí quan trọng hoạt động doanh nghiệp điều đồng nghĩa với việc vai trò nhà quản trị quan trọng Từ định hướng kết sản xuất kinh doanh đến lập chương trình dự án, tham mưu cho cấp trên, thu thập xử lý thông tin để báo cáo lên cấp Họ người trụ cột doanh nghiệp, lãnh đạo điều hành hoạt động công ty, chịu trách nhiệm hoạt động công ty với cấp Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp người hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin tồn doanh nghiệp cho có hiệu thể qua việc phục vụ phận khác toàn tổ chức Nhà quản trị văn phòng điều hành quản lý cơng việc văn phòng doanh nghiệp cách chặt chẽ hợp lý Họ phối hợp công việc văn phòng với phận khác cách ăn ý Nhà quản trị văn phòng phát huy tốt vai trò doanh nghiệp Thường xun quan tâm, khích lệ đời sống nhân viên cấp dưới, chia sẻ với họ khó khăn cơng việc Nhà quản trị văn phòng thực tốt vai trò nhà quản trị, làm tốt cơng việc ngày văn phòng, hoạch định nhữn cơng việc cụ thể, hợp lý với tình hình hoạt động doanh nghiệp Lên kế hoạch công việc cách rõ ràng hoàn tất Nhà quản trị văn phòng thực tốt vai trò người lãnh đạo tất mối quan hệ tất thành viên văn phòng doanh nghiệp Thường xuyên kiểm tra sở vật chất văn phòng doanh nghiệp, loại 28 bỏ trang thiết bị hư hỏng, không dùng đến Nhà quản trị văn phòng hiểu biết tất cơng việc văn phòng doanh nghiệp, tổ chức đội ngũ lực lượng văn phòng tốt Họ cung cấp thơng tin quan trọng, đề phương pháp phát triển doanh nghiệp phù hợp với tình hình hoạt động thực tiễn doanh nghiệp Họ nắm bắt nhận biết tình hình phát triển kinh tế nay, từ đưa phương pháp hoạt động mới, đổi phương thức sản xuất doanh nghiệp phù hợp với kinh tế thị trường Bên cạnh nhà quản trị văn phòng thực tốt cơng việc hoạt động doanh nghiệp như: Điều hành thủ tục hành Duy trì thường xun liên tục dịch vụ thư từ, điện thoại, tiếp tân Cung cấp kịp thời dịch vụ hành chánh văn phòng doanh nghiệp Duy trì cập nhật cẩm nang hành chánh văn phòng doanh nghiệp Duy trì, theo dõi thủ tục hành chánh có thực đầy đủ khơng Duy trì thường xuyên việc huấn luyện nhân viên hành chánh Kiểm sốt nhân viên hành chánh văn phòng 3.1.2 Nhược điểm Theo số liệu thống điều tra trình độ sử dụng máy vi tính trình độ ngoại ngữ (tiếng Anh) khoảng 500 cán lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp có khoảng 52% biết ngoại ngữ tiếng Anh trình độ A trở lên 48,2% biế sửu dụng thành thạo máy vi tính Nhưng nghiên cứu mối quan hệ trình tin học với độ tuổi thấy 70% cán độ tuổi 45 khơng sử dụng máy tính Còn trình độ ngoại ngữ tiếng Anh cán trình độ C trở lên thấp Do doanh nghiệp phải có chương trình đào tạo bồi dưỡng thêm cho nhà quản trị văn phòng để lãnh đọa công ty chế thị trường theo hướng xã hội chủ nghĩa 29 Về lực lãnh đạo quản lý: Đội ngũ lý điều hành văn phòng doanh nghiệp ngồi mặt mạnh tồn số mặt yếu, thực tế cho thấy họ chưa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lãnh đạo quản lý cách Khi học trường xã hội chủ nghĩa họ đào tạo chuyên ngành hẹp, thiếu cách nhìn bao qt tồng diện, chưa có kinh nghiệm qua công tác sở cấp nên không hiểu rõ sở, cấp phải giải vấn đề cụ thể để thực thi có hiệu Nhưng phần chịu ảnh hưởng chế hành quan liêu, bao cấp cũ nên phương pháp tư thường thụ động, xuôi chiều, nặng nề trạng thái tĩnh, bao quát, thiếu đồng Khả thụ động, sáng tạo, ứng phó trước tình nhằm tìm giải pháp sắc sảo, khả thi tối ưu, nhằm tạo chất lượng hiệu cao lãnh đạo quản lý chưa nhiều Vì cần tìm giải pháp xây dựng đội ngũ quản trị văn phòng chủ chốt cấp người đứng đầu, đủ tiêu chuẩn nhà lãnh đọa điều hành văn phòng doanh nghiệp 3.2 Một số đề xuất giải pháp để nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Trong năm gần đây, nhiều nhà quản trị cho họ phải thực nhiều thay đổi quan trọng cách thức quản lý doanh nghiệp để tồn phát triển Những thay đổi giúp hình thành phong cách lãnh đạo gọi phong cách lãnh đạo đổi 3.2.1 Đổi phong cách lãnh đạo Lãnh đạo đổi lãnh đạo cách thức đẩy nhân viên thơng qua kích thích ý tưởng sáng tạo giá trị tinh thần nhân viên, khuyến khích tìm tòi phương pháp để giải vấn đề Khi nhân viên thúc đẩy, họ cảm thấy tin cậy, khâm phục, trung thành với nhà quản trị nỗ lực cơng việc Nhà quản trị thúc đẩy cấp cách giúp họ nhận thức rõ ràng tầm quan trọng, giá trị công việc tạo điều kiện cho họ thỏa mãn sở thích riêng doanh nghiệp 3.2.2 Thái độ nhà quản trị đổi Thái độ nhà quản trị yếu tố quan trọng góp phần tạo nên thành 30 cơng có đặc trưng: - Nhà quản trị tác nhân đổi - Họ có thái độ chấp nhận thách thức xử lý rủi ro cách nhanh chóng, triệt để - Có tin tưởng vào nhân viên nhạy cảm với nhu cầu cấp - Có khả truyền thơn tin hiệu tin tưởng vào trực giác Những cá tính kết hợp với kỹ lãnh đạo cốt lõi đảm bảo cho thành công nhà quản trị 3.3.3 Một số giải pháp khác Trong công việc gì, điều kiện nào, hồn cảnh nào, nhà quản trị văn phòng ln ln xuất phát từ quan điểm đường lối Đảng, sách pháp luật Nhà nước Phải đặt vào vị trí nhân viên để xem xét, đưa định xây dựng kế hoạch hành động, giải vấn đề, dũng cảm bảo vệ đúng, phê phán không - Tổ chức lại máy, mạnh dạn cắt bỏ phận hiệu quả, cho kiêm nhiệm để nâng cao đời sống cho nhân viên - Lòng trung thành người lãnh đạo quản lý điều kiện chế thị trường phải thể lối tư sáng tạo, phong cách làm việc khoa học đem lại hiệu kinh tế xã hội cao - Xây dựng phong cách làm việc dân chủ tập thể, thường xuyên liên hệ mật thiết với nhân viên, thống nhận thức hoạt động thực tiễn, lời nói phải đơi với việc làm - Vừa có đầu óc sáng tạo, vừa có đầu óc khoa học, vừa có đầu óc thực tế, tự suy nghĩ không dựa vào người khác, dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm trước người - Tránh thói xa hoa xa rời thực tế, tham lam viển vông, đề nhiều việc không phù hợp - Năng động, sáng tạo, dám nhìn thẳng vào thật, dũng cảm cương thay đổi chủ chương sách, biện pháp khơng phù hợp vơi thực tế, khơng có hiệu thiết thực 31 - Người quản trị văn phòng cần phải có phong cách làm việc sâu sác thực tế, dựa vào quần chúng đòi hỏi người quản trị phải tăng cường liên hệ với nhân viên, cần có quy chế yêu cầu người quản trị phải sâu sát quần chúng, lắng nghe ý kiến cấp dưới, giải kịp thời cơng việc trước mắt - Phải có phong cách làm việc khiêm tốn, cởi mở, tiếp thu phê bình tự phê bình, nhà quản trị văn phòng cần phải lắng nghe ý kiến người khác, sẵn sãng phê bình tự phê bình Trong tình hình tự phê bình phê bình phương pháp tốt để đấu tranh chống lại chủ nghĩa cực đoan, chủ nghĩa quan liêu lề thói tệ hại khác Tự phê bình sở đảm bảo cho trình đổi phong cách làm việc có ý nghĩa thiết thực - Nhà quản trị văn phòng cần có phong cách làm việc kết hợp tính nguyên tắc cứng rắn với tính linh hoạt mềm dẻo xử lý công việc Trong bối cảnh nay, cần quan tâm đổi công tác đào tạo Một mặt cần bổ sung lực lượng nhân viên trẻ có lực; mặt khác cần ý tới cơng tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, lực quản lý, ngoại ngữ, kỹ thuyết phục, đàm phán với đối tác… Tiểu kết Chương , em đưa ưu điểm hạn chế nhà quản trị văn phòng việc quản lý điều hành hoạt động doanh nghiệp Từ yêu cầu doanh nghiệp thời kì hội nhập nhà quản trị văn phòng có thay đổi hình ảnh, trau dồi thêm kỹ năng, hiểu biết để thích ứng phát triển đất nước khu vực Đưa doanh nghiệp vào hoạt động đạt hiệu cao 32 KẾT LUẬN Trong thời đại nay, muốn nâng cao hiệu qủa sản xuất kinh doanh doanh nghiệp có nhiều yếu tố then chốt để dẫn tới hiệu chất lượng công việc Một yếu tố tạo nên thành cơng vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Họ người có tầm nhìn xa, trơng rộng, có quan điểm đắn hướng tới sáng tạo, động, chất lượng, hiệu quả, xây dựng sống môi trường xã hội sáng, lành mạnh tảng giới quan khoa học Loại trừ tư tưởng cục bộ, địa phương, bè phái, thực dụng, hẹp hòi, ích kỷ, chủ nghĩa cá nhân, hội, đặc quyền, đặc lợi Trong trình hội nhập kinh tế, nhà quản trị văn phòng cần nâng cao tất tố chất thân, phát huy hết khả làm việc Nâng cao tư sáng tạo, tư phân tích chiến lược, đặc biệt ln học hỏi, nhìn xa trơng rộng, tìm hiểu để đổi phương thức hoạt động doanh nghiệp để đưa doanh nghiệp tiến xa trường quốc tế 33 DANH MỤC TÀI LIỆU TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị hành văn phòng, Nguyễn Hữu Thân NXB Thống kê 2000 Giáo trình Quản trị hành văn phòng, Mike Harvey, NXB Hồng Đức Giáo trình Quản trị văn phòng, Nguyễn Hữu Trí, NXB Khoa học kỹ thuật Giáo trình Quản trị doanh nghiệp, Lê Văn Tâm, NXB Giáo dục Nghệ thuật quản lý, NXB thành phố Hồ Chí Minh Tâm lý học quản lý nhà nước, Học viện trị quốc gia Hà Nội 34 ... văn phòng doanh nghiệp Chương Vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Chương Giải pháp để nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập. .. nhà quản trị văn phòng 14 2.1.1 Khái niệm 14 2.1.2 Phân loại cấp quản trị 14 2.2 Vai trò nhà quản trị văn phòng thời thời kỳ 15 2.2.1 Nhà quản trị văn phòng có vai trò. .. chung nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 12 Tiểu kết 13 CHƯƠNG II VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP .14 2.1 Khái quát chung nhà