thực trạng về kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng việt nam. I. Quá trình hình thành và phát triển của tổng công ty. Xi măng là một trong những cơ sở công nghiệp được hình thành và phát triển sớm nhất ở Việt Nam. Cái nôi đầu tiên của nghành xi măng Việt Nam là nhà máy xi măng Hải Phòng, được khởi công xây dung ngày 25/12/1899. Sau khi miền bắc dành được hoàn toàn độc lập, nhà máy xi măng Hải Phòng được khôi phục và phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu xi măng phục vụ cho các công trình quốc phòng và phát triển kinh tế miền bắc. Sau ngày 30/4/1975, ngoàI nhà máy xi măng Hải Phòng và một số cơ sở xi măng là đứng, nghành xi măng còn tiếp quản nhà máy xi măng Hà Tiên. Bước vào kế hoạch 5 năm lần thứ II (1976 – 1980) để phục vụ cho công cuộc của đất nước, đảng, chính phủ và bộ xây dựng đã có nhiều chủ trương đầu tư xây dựng mới nhà máy xi măng Bỉm Sơn và nhà máy xi măng Hoàng Thạch. Tháng 10/1976, công trường xây dựng nhà máy xi măng Bỉm Sơn đã được thành lập và triển khai các bước thi công xây dựng với sự giúp đỡ về kỹ thuật, thiết bị và chuyên gia của Liên Xô, cùng các đơn vị xây lắp của nghành xây dựng. Đầu năm 1977, công trương xây dựng nhà máy xi măng Hoàng Thạch được thành lập và tiến hành thi công xây dựng. Cũng trong năm này, chính phủ đã phê duyệt luận chứng kinh tế kỹ thuật xây dựng mở rộng nhà máy xi măng Hà Tiên. Trước nhu cầu cấp bách về xi măng chất lượng cao phục vụ cho công cuộc xây dựng đất nước, ngày 7/9/1979 hội đồng chính phủ đã ban hành quyết định số 308/ CP, về việc thành lập liên hiệp các xí nghiệp xi măng Việt Nam. Ngày 1/4/1980, LHCXN xi măng bắt đầu đi vào hoạt động trong phạm vi cả nước. Ngày 28/12/1981, với sự giúp đỡ kỹ thuật của chuyên gia Liên Xô, lò nung số 1 nhà máy xi măng Bỉm Sơn đã hoạt động và đến ngày 6/11/1983, dây chuyền số 2 nhà máy xi măng Bỉm Sơn chính thức đI vào hoạt động. Dưới sự giúp đỡ của các chuyên gia Đan Mạch ngày 3/12/1983 những tấn xi măng Hoàng Thạch cũng được xuất xưởng. Với kết quả đầu tư đúng hướng, kịp thời của đảng, chính phủ và bộ xây dựng, hai nhà máy này đã nâng công suất thiết kế của toàn LHCXN xi măng từ 0,67 triệu tấn/năm lên gần 3 triệu tấn/năm. Đến năm 1990, LHCXN xi măng đã đát sản lượng 2,406 triệu tấn xi măng, nộp ngân sách 189,957 tỷ đồng.Năm 1990 công trình mở rộng nhà máy xi măng Hà Tiên được hoàn thành và ngày 19/12/1990 những tấn clinker đầu tiên ra là, không cần đội ngũ chuyên gia nước ngoài như trước đây. Năm 1991, công ty xuất nhập khẩu xi măng được thành lập theo quyết định của bộ xây dựng. Năm 1993, bộ xây dựng đã có quyết định đổi tên LHCXN xi măng thành tổng công ty xi măng Việt Nam và đến ngày 14/11/1994, thủ tướng chính phủ đã có quyết định số 670/TTg của chính phủ về việc thành lập tổng công ty xi măng Việt Nam theo quyết định 91/TTg của chính phủ ngày 07/03/1994. Tổng công ty xi măng Việt Nam có ban cán sự đảng, có HĐQT và được chính phủ xếp hạng doanh nghiệp đặc biệt. Kết thúc năm 1995, tổng công ty xi măng Việt Nam đã hoàn thành kế hoạch sản xuất – tiêu thụ 4,8 triệu tấn xi. Từ năm 1996 – 2000 tổng công ty xi măng đã đưa vào hoạt động nhà máy xi măng Bút Sơn, góp vốn liên doanh đầu tư nhà máy xi măng chin Fon (Hải Phòng), nhà máy xi măng Sao Mai (Hòn Chông), nhà máy bê tông tưới, nhà máy xi năng Nghi Sơn (Thanh Hoá), một số trạm nghiền với các địa phương và nâng công suất nhà máy xi măng Bỉm Sơn. Kết thúc kế hoạch 5 năm 1996 – 2000 tổng công ty xi măng đạt tổng doanh thu 30.935 tỷ đồng, nộp ngân sách nhà nước là 3.900 tỷ đồng. Hiện nay sản lượng xi măng sản xuất tiêu thụ của tổng công ty xi măng tương đối ổn định ở mức 18 triệu tấn/năm và đang trong quá trình xây dựng nhà máy xi măng Tam Điệp. Một số kết quả hoạt động kinh doanh của tổng công ty xi măng trong những năm gần đây. chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Doanh thu 7076641 7628000 9575000 Lợi nhuận 614000 620600 598000 Nộp ngân sách 674000 913700 899091 II. Đặc điểm bộ máy kế toán Bộ máy kế toán ở tổng công ty xi măng Việt Nam được tổ chức theo hình thức kế toán nửa tập chung, nửa phân tán và tiến hành công tác hạch toán kế toán theo hình thức sổ nhật ký chung. Sự lựa chọn này phù hợp với quy mô sản của tổng công ty, với trình độ của các nhân viên kế toán vì kết cấu sổ đơn giản, dễ ghi chép và có thể đưa các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào sử dụng trong côn gtác kế toán như máy vi tính. Bộ máy kế toán của tổng công ty có nhiệm vụ tổ chức hướng đãn, kiểm tra đôn đốc thực hiện toàn bộ công tác thu thập và xử lý thông tin kế toán, công tác thống kê trong phạm vi toàn tổng công ty, hướng dẫn và kiểm tra các phòng ban trong tổng công ty thực hiện đầy đủ các chế độ ghi chép ban đầu. Thực hiện chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính, giúp đỡ cơ quan tổng giám đốc tổ chức thông tin kinh tế và phân tích các hoạt động kinh tế. Bộ máy kế toán của tổng công ty xi măng gồm 8 người và được chia thành 2 phòng gồm: trưởng phòng kế toán (kế toán trưởng), 2 phó phòng kế toán và 5 nhân viên kế toán được tổ chức theo mô hình sau: Trưởng phòng kế toán Phó phòng kế toán Phó phòng kế toán Kế toán viên Kế toán viên Kế toán viên Kế toán viên Kế toán viên Mô hình tổ chức bộ máy kế toán. Trong đó: - Trưởng phòng kế toán: là người quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động, kiểm tra toàn bộ công tác tài chính kế toán của tổng công ty, tham mưu giúp tổng giám đốc về các vấn đề liên quan đến tài chính kế toán, đánh giá các phương án kinh doanh. Trưởng phòng kế toán duyệt các báo cáo quyết toán của các đơn vị thành viên. - Hai phó phòng kế toán: giúp trưởng phòng chỉ đạo hoạt động khi trưởng phòng đi công tác, trong đó: phó phòng 1 quản lý việc tổ chức công tác kế toán tại tổng công ty còn phó phòng 2 quản lý theo dõi việc tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị thành viên. - 5 nhân viên kế toán: trong đó 2 nhân viên thuộc sự quản lý của phó phòng 1 thực hiên công tác kế toán tại tổng công ty, còn 3 nhân viên thuộc sự quản lý Hội đồng quản trị Cơ quan tổng giám đốc Phòng kinh tế kế hoạchPhòng thị trường xi măngPhòng thông tin điều độPhòng kế toán thống kê tàI chính Phòng kỹ thuật Phòng tổ chức lao độngPhòng hợp tác quốc tếPhòng đầu tư xây dựngVăn phòng Ban thanh tra của phó phòng 2 thực hiện công việc quản lý công tác kế toán tại các đơn vị thành viên. III. các yếu tố có tính môi trường ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ. 1. Tổ chức bộ máy quản lý. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một bộ phận quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Khi xác lập cơ cấu tổ chức của tổng công ty cũng là lúc hình thành một biện pháp kiểm tra, kiểm soát tự động giữa các bộ phận. Bộ máy quản lý của tổng công ty xi măng được mô tả như sau: Bộ máy quản lý tại tổng công ty xi măng gồm hội đồng quản trị, cơ quan tổng giám đốc và mười phòng ban có chức năng nhiệm vụ như sau: - Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị là hội đồng đại diện pháp nhân của tổng công ty, đứng đầu là chủ tịch hội đồng quản trị, là người đứng đầu chị trách nhiệm toàn bộ về quá trình hoạt động của tổng công ty. - Cơ quan tổng giám đốc. Cơ quan tổng giám đốc gồm 1 tổng giám đốc và 3 phó tổng giám đốc. Tổng giám đốc là người được hội đồng quản trị bổ nhiệm, tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm trước cập trên về toàn bộ hoạt động của tổng công ty mình, đồng thời có quyền quyết định cao nhất trong tổng công ty. Các phó tổng giám đốc vừa có nhiệm vụ là người đứng sau và thừa lệnh giám đốc đồng thời mỗi phó tổng giám đốc đều chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về các nhiệm vụ được giao. - Phòng kinh tế kế hoạch Phòng kinh tế kế hoạch có các nhiệm vụ sau: xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngăn hạn, trung han và dài hạn cho toàn tổng công ty. Theo dõi điều độ kế hoạch sản xuất, đề xuất các phương án phân giao nhiệm vụ cho các đơn vị thành viên. Tổng hợp, thống kê, phân tích số liệu trong công tác sản xuất kinh doanh, phục vụ cho các quyết đinh của các nhà lãnh đạo và đáp ứng nhu cầu của bộ, nghành, chính phủ. Xây dựng giá nội bộ đảm bảo mục tiêu hạ giá thành sản phẩm, cạnh tranh được với cơ chế thị trường, nâng cao hiệu quả kinh tế, tăng tích luỹ cho tổng công ty. - Phòng thị trường xi măng Phòng thị trường xi măng có nhiệm vụ thu thập, phân tích và xử lý các thông tin kinh tế nhằm mục đích khai thác thị trường xi măng trong nước và ngoài nước. - Phòng thông tin điều độ Phòng thông tin điều độ có nhiệm vụ thu thập và cung cấp thông tin giữa các đơn vị thành và tổng công ty đáp ứng nhu cầu của các đơn vị thành viên - Phòng kế toán – thống kê tài chính Phòng kế toán - thống kê tài chính có các nhiệm vụ sau: Quản lý hệ thống tài chính kế toán đối với mọi hoạt động của tổng công ty đảm bảo cân đối chung trong công tác kinh doanh sao cho hiệu quả, dúng pháp luật. Hướng dẫn phân câp quản lý các chứng từ hạch toán kinh doanh theo luật định với các đơn vị thành viên và các phòng nghiệp vụ tổng công ty đáp ứng công tác thanh tra kiểm tra. Tham mưu cho tổng giám đốc về các vấn đề liên quan đến tài chính Thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo hoạch định. - Ban thanh tra Ban thanh tra có nhiệm vụ kiểm tra việc thực thi pháp luật, thi hành các quyết định của tổng công ty đối với các đơn vị thành viên - Phòng kỹ thuật Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ xem xét lập kế hoạch mua sắm thiết bị máy móc. Thực hiên định kỳ công tác kiểm tra máy móc thiết bị, hướng dẫn các đơn vị thành viên trong công tác trùng tu, bảo dưỡng, vận hành theo quy định - phòng tổ chức cán bộ và lao động phòng này có nhiệm vụ tuyển dụng, quản lý và lên kế hoạch sử dụng đội ngũ cán bộ, công nhân trong phạm vi tổng công ty. Hướng dãn phân cấp quản lý cán bộ từ tổng công ty đến các công ty. Theo dõi công tác chế độ trả lương, bảo hiểm, chế độ hưu trí và các công tác nhân sự khác. Thực hiên công tác thống kê, báo cáo diễn biến nhân sự theo ngành dọc và các cơ quan quản lý cấp trên. - Phòng hợp tác quốc tế Có nhiệm vụ giao dịch với các đối tác nước ngoài trong việc liên doanh liên kết - Phòng đầu tư xây dựng. Phòng đầu tư xây dựng có nhiệm vụ nắm bắt tình hình kho tàng và cơ sở vật chất của toàn tổng công ty, tham mưu cho ban giám đốc, trình lên chi phí xây dựng các công trình xây dựng cơ bản. - văn phòng Văn phòng có nhiệm vụ giải quyết công tác hậu cần của tổng công ty, lập sổ sách theo dõi sự luân chuyển của thiết bị văn phòng, thiết bị sinh hoạt văn phòng. Phụ trách nhân sự và xe cộ, điều động giải quyết phương tiện đi lại cho cán bộ tổng công ty, các phòng ban tại tổng công ty theo nhu cầu công việc. Trực tiếp quản lý văn phòng làm việc, kể cả việc trùng tu, sửa chữa hàng năm theo chế độ. Phụ trách công tác giao dịch, tiếp đón khách ra vào, tổ chức các hội nghị, hội thảo, các cuộc họp theo kế hoạch chung của tổng công ty. 2. Chính sách nhân sự. Nhân sự luân là một nhân tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Hiện tại ở tổng công ty có 15 đơn vị thành viên, lực lượng lao động của tổng công ty gồm: - Số lượng lao động: 15832 - Số lượng cán bộ quản lý có trình độ đại học: 573 - Số lượng cán bộ quản lý có trình độ trên đại học: 427 - Số lượng các bộ quản lý có trình độ ngoại ngữ; 312 Tổng công ty có những chính sách rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, bố trí đề bạt khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Đồng thời, tổng công ty đã bố trí các nhân viên phù hợp với năng lực quản lý, năng lực chuyên môn của mỗi người. Hàng năm tổng công ty tiếp tục tuyển chọn những cán bộ có đủ trình độ đáp ứng được yêu cầu của đơn vị. Tổng công ty luôn có những hình thức khen thưởng kịp thời đối với những đơn vị, cá nhân có thành tích hoặc đóng góp tích cực cho tổng công ty. Tuy nhiên tổng công ty cũng có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với các đơn vị cá nhân không tuân theo những quy đinh của tổng công ty. Những chính sách trên đã khuyến khích các bộ công nhân của tổng công ty hăng hái thu đua sản xuất, cùng với mức thu nhập ổn định đã tăng cường ý thức tự giác, ý thức bảo vệ tài sản cho doanh nghiệp, tăng cường vai trò giám sát của nhân viên… 3. kế hoạch và dự toán. Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ , thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa lớn tàI sản cố định… đặc biệt là kế hoạch tài chính ở tổng công ty được giao cho phòng kinh tế kế hoạch thực hiện. Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch của tổng công ty phòng này sẽ lập và thực hiện các kế hoạch và dự toán đó một cách chi tiết. Vì vậy, nó đã trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Quá trình thực hiện kế hoạch được theo dõi sát sao hàng tháng, quý căn cứ vào số liệu do bộ phận thống kê cung cấp, so sánh với kế hoạch để điều chỉnh sao cho phù hợp. Do đó công việc luôn được giám sát chặt chẽ và có thể hoàn thành kế hoạch năm. Tòm lại, công tác kế hoạch được thực hiện một cách chặt chẽ, cả kế hoạch tổng thể và kế hoạch riêng cho từng lĩnh vực, từng bộ phận, từ khâu thu thập thông tin, lập ra kế hoạch và dự toán đến khâu kiểm soát thực hiện. 4. Kiểm toán nội bộ. Tại tổng công ty xi măng chưa thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ do vậy nó đã làm ảnh hưởng đáng kể tới hệ thống kiểm soát nội bộ của tổng công ty. Kiểm toán nội bộ là một nhân tố cơ bản trong môI trường kiểm soát, bộ phận này thực hiện công việc giám sát, đánh giá về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ giúp tổng công ty có những thông tin kip thời chính xác về hoạt động nói chung và hể thống kiểm soát nói riêng để điều chỉnh, bổ sung, để có được một hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp và có hiệu quả. Ngoài ra kiểm toán nội bộ còn góp phần làm giảm chi phí kiểm toán thuê ngoài. Vì vậy vấn đề quan trọng hiện nay của tổng công ty đó là thiết lập một bộ phận kiểm toán nội bộ. 5. Ban thanh tra. Tổng công ty đã xây dựng được một ban thanh tra, có nhiệm vụ kiểm tra các hoạt động của bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên của tổng công ty trong hoạt động chấp hành pháp luật và điều lệ của tổng công ty. Định kỳ ban thanh tra xuống các đơn vị thành viên để kiểm tra công tác quản lý cũng như việc thực thi pháp luật và điều lệ hoạt động của các đơn vị thành viên nhằm phát hiện các mặt yếu kém trong công tác quản lý, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hạn chế các mặt yếu kém giúp cho công tác quản lý ngày càng hoàn thiện hơn. 6. Những yếu tố có tính môi trường khác. Ngoài những yếu tố trên, công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổng công ty còn chịu ảnh hưởng của những yếu tố bên ngoài doanh nghiệp như pháp luật, các chế độ, chính sách của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ… Mặt khác công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổng công ty còn được tăng cường bởi: kiểm toán của kiểm toán nhà nước, kiểm tra của cục quản lý vốn và tài sản nhà nước, thanh tra bộ tàI chính, bộ xây dựng… [...]...Do có ảnh hưởng của một lực lượng kiểm tra dày đặc từ bên ngoài nên những sai phạm hay vi pham các chế độ, chính sách của nhà nước thường được phát hiện và chấn chỉnh kịp thời Và điều quan tròng là cán bộ công nhân viên trong tổng công ty luôn có ý thức rằng việc làm của mình sẽ bị giám sát chặt chẽ nên họ có trách nhiệm và thận trọng trong công việc, đặc biệt là đội ngũ nhân viên kế toán . thực trạng về kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng việt nam. I. Quá trình hình thành và phát triển của tổng công ty. Xi măng là một trong. pháp kiểm tra, kiểm soát tự động giữa các bộ phận. Bộ máy quản lý của tổng công ty xi măng được mô tả như sau: Bộ máy quản lý tại tổng công ty xi măng