Đang tải... (xem toàn văn)
Bạn muốn hoàn thành bài thuyết trình một cách hoàn hảo nhât với những hiệu ứng đẹp mắt, hay cần chèn hình ảnh, video cho bài thuyết trình...
106 thủ thuật với Microsoft Office - PowerPoint Microsoft PowerPoint Giấu slide Trong bản trình diễn Microsoft PowerPoint, đôi khi bạn muốn ẩn đi một slide nào đó – slide thông tin tham khảo hay giải thích thêm làm rõ nghĩa chẳng hạn – và chỉ truy cập đến slide này khi nào cần thiết. Slide được ẩn đi sẽ không được hiện lên trên màn hình trình diễn trừ khi bạn ra lệnh cho PowerPoint truy cập đến slide đó. Để ẩn một slide trước tiên bạn hãy chuyển con trỏ chuột về slide bạn muốn giấu đi rồi vào Slide Show | Hide Slide. Bạn hãy khi nhớ số thứ tự của slide bị ẩn đi đó để trong quá trình trình diễn bạn có thể dễ dàng truy cập đến slide ẩn đó bằng cách nhấn phím số thứ tự của slide ẩn và ấn Enter. Nếu bạn có nhiều slide ẩn và không nằm theo thứ tự nào cả thì bạn có thể dùng phím tắt H để chuyển đến slide ẩn tiếp theo. Để quay trở lại bài trình diễn, bạn hãy nhắp chuột phải vào màn hình trình diễn và chọn Go | Previous Viewed. (Lệnh này có thể khác ở những phiên bản PowerPoint khác nhau). Hoặc bạn có thể tạo ra một nút bấm chuyển đổi slide trên màn hình trình diễn của bạn bằng cách vào Slide Show | Action Settings. Căn chỉnh đối tượng Ảnh minh họa Trong PowerPoint, bạn hoàn toàn có thể tự động đặt vị trí hay căn chỉnh các đối tượng mà không cần phải sử dụng đến lưới (grid) hay hướng dẫn (guide). Để thực hiện tác vụ này bạn hãy thử các sau đây. Trước tiên bạn hãy lựa chọn tất cả các đối tượng cần căn chỉnh vị trí (lưu ý khi lựa chọn nhiều đối tượng bạn hãy giữ phím Ctrl). Sau đó bạn chọn nút Draw – nút này nằm ở góc tận cùng bên tay trái cửa sổ PowerPoint, ngay trên nút Start của Windows – và chọn vào “Align or Distribute” sau đó chọn một mô hình căn chỉnh thích hợp với bạn trong số những mô hình mà PowerPoint đưa ra. Mỗi slide mỗi màu nền khác nhau Nếu bạn muốn bản trình diễn của mình thêm đa dạng phong phú bằng cách đặt màu nền cho mỗi slide hoặc một nhóm slide khác nhau. Để thực hiện tác vụ này bạn hãy thử cách sau đây. Lựa chọn slide hay một nhóm slide bạn muốn đặt màu nền khác với những slide khác, chọn Format | Slide Background. Trong cửa sổ Slide Background, sau khi bạn đã lựa chọn màu nền thích hợp, hãy đánh dấu chọn vào ô “Omit background graphics from master” sau đó chọn Apply. Bạn đã được như ý muốn. Di chuyển đối tượng chính xác hơn Nếu bạn sử dụng chuột để di chuyển đối tượng trong một khoảng nhỏ thì nhiều khi không chính xác và đạt yêu cầu cho lắm. Bạn hãy dùng bàn phím thay thế. Trước tiên hãy lựa chọn đối tượng bạn muốn di chuyển và dùng các phím mũi tên lên-xuống-sang trái-sang phải để di chuyển đối tượng của bạn. Mỗi lần di chuyển như vậy đối tượng sẽ di chuyển Trình diễn từng slide riêng biệt Trong khi bạn soạn thảo và trình bày từng slide của mình, đôi khi bạn muốn xem trước xem slide đó hiện trên màn hình trình diễn như thế nào. Nhưng nếu dùng tính năng xem trước của PowerPoint bạn sẽ lại phải xem tất cả các slide và trên màn hình trình diễn toàn màn hình. Vậy hãy thử ấn và giữ thêm phím Ctrl mỗi khi bạn chọn View Show | Slide Show. Chỉ riêng slide bạn đang chỉnh sửa hiện ra trong một cửa sổ nhỏ và rất thuận tiện cho bạn đó. Để tắt màn hình đó bạn hãy click chuột phải và chọn End Show. Trình diễn biểu đồ 3D trong PowerPoint - 16/9/2005 8h:56 Bạn thường sử dụng biểu đồ ( chart ) trong PowerPoint để trình diễn các thông số nhập liệu. Tuy nhiên, với một biểu đồ dạng 2D có thể làm cho Phần trình diễn của bạn kém phần hấp dẫn, phần nào ảnh hưởng tới phần thuyết trình. Để cho phần trình diễn thêm phần sinh động, bạn có thể sử dụng plug ins Wowchart để chèn nhanh các biểu đồ 3D nhằm tăng thêm phần sinh động. Plug ins này sau khi cài đặt sẽ nằm ngay trên thanh công cụ, bạn chỉ cần click và chọn hình hiển thị tương ứng khi trình diễn bằng cách nhấn phím Esc khi khung biểu đồ quay để có góc nhìn thích hợp. Ngoài ra, khi save , Wowchart sẽ được tích hợp sẵn luôn vào PowerPoint, không cần bạn phải mất công cài đặt lại trên máy tính trình diễn. Khi cần hiển thị biểu đồ 3D thì bạn chỉ cần click phải vào menu WowChart, chọn Animate để trình diễn. Để thay đổi thông số biểu đồ, bạn dùng thẻ Properties. Chương trình có thể nói là rất dễ sử dụng. Tuy nhiên, hiệu quả đem lại của nó hoàn toàn tin tưởng. Ngoài PowerPoint, Wowchart còn tích hợp sẵn vào excel với tính năng tương tự. Bạn có thể download plug ins Wowchart tại địa chỉ www.wowchart.com . Dung lượng 2216KB, tương thích cho PowerPoint 2000 trở lên. Sử dụng video số trong Power Point - 23/6/2005 8h:31 Để tạo một bản trình diễn (slide) hấp dẫn, ngoài việc phải trình bày sao cho đẹp mắt, bạn cần phải kết hợp thêm các yếu tố khác không thể thiếu như âm thanh (audio) và video. Hướng tích hợp video số vào Slide Power Point (PP) sẽ giúp bạn tạo ra một bài trình diễn trực quan và sinh động hơn. Khi video số lần đầu tiên xuất hiện, độ phân giải trung bình của màn hình máy tính mới chỉ ở mức 640x480 pixel. Khi đó mức phân giải của video số là 320x240 là có thể chấp nhận đối với hầu hết người dùng. Tuy nhiên, các loại màn hình máy tính hiện nay có độ phân giải rất cao (thường là 1280x1024 hoặc có thể cao hơn) thì kích cỡ 320x240 đã không còn thích hợp nữa. Nếu bạn đang tạo ra các video để gắn vào PP, thì nên chọn độ phân giải ở mức cao nhất – có nghĩa phải vào khoảng 720x480. Liên quan tới video, thiết nghĩ chúng ta cũng nên tìm hiểu qua về công nghệ nén. Trong nhiều năm qua, chuẩn MPEG-2 vẫn được coi là công nghệ được sử dụng nhiều nhất cho các loại video “màn hình rộng”. Tuy nhiên, nếu sử dụng phần mềm Windows Media Video (MWV) của Microsoft hoặc RealVideo của RealNetworks sẽ cho chất lượng cao hơn mặc dù được phát ở cùng một tỉ lệ bit tương tự. Đối với máy tính để bàn, đã đến lúc tạm quên đi MPEG-2, nhưng nếu vậy thì sẽ sử dụng định dạng nào? Xét về chất lượng, WMP và RealVideo giống nhau, nhưng Windows đòi hỏi ít bộ nhớ hơn. Điều này có nghĩa là WMP sẽ chiếm nhiều lợi thế hơn khi phát lại video trên các PC có tốc độ xử lý không cao. Thêm vào đó, WMV cung cấp các lựa chọn phong phú hơn khi tích hợp video vào PP. Sau khi lựa chọn sau định dạng phát, bạn cần phải tối ưu hoá chất lượng của video trong PP. Độ phân giải được lựa chọn thường là 720x480; tuy nhiên, nếu bạn sử dụng kích cỡ này, máy tính có thể sẽ không hiển thị hết hình ảnh theo chiều dọc (không giống TV). Chính vì vậy, để kích cỡ màn hình của video ở mức 640x480 là thích hợp nhất. Tiếp đến, bạn cần phải chuyển đổi video từ định dạng “Interlaced” (trộn) sang định dạng “Progressive” (rời). TV sử dụng định dạng Interlaced để hiển thị hai chiều cho mỗi khung ảnh. Trong khi đó, máy tính lại sử dụng định dạng Progressive để hiện thị mỗi khung ảnh trong cùng một tổng thể từ cuối màn hình lên trên đỉnh màn hình. Nếu bạn sử dụng video Interlaced trên màn hình Progressive, bạn sẽ thấy các vệt cắt, đặt biệt đối với các màn hình đặt ở độ phân giải cao. Khi đó, bạn cần chỉnh lại theo định dạng Progressive để tránh lỗi này. Rất nhiều trình chỉnh sửa không tự động tách video khi tiến hành chuyển đổi từ định dạng Interlaced sang Progressive. Do vậy, bạn cũng cần phải tách video để tăng chất lượng của chúng. Đây cũng là điểm làm nên sự khác biệt giữa các công cụ chỉnh sửa cao cấp. Khi mã hoá (encode) các tệp WMV để tích hợp vào PP, tốc độ thích hợp sẽ vào khoảng 1,5Mbit/s. Tỉ lệ mã hoá này được xem là phù hợp với nhiều định dạng khác nhau. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tăng thêm tỉ lệ này nếu cảm thấy vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu của bạn. Sau khi mã hoá video, nhất là các đoạn video dài, bạn cũng cần để ý tới một yếu tố tuy nhỏ nhưng không kém phần quan trọng, đó là điểm đánh dấu (marker). Phần mềm chỉnh sửa Windows Media Encoder File Editor cho phép bạn có thể chèn thêm các“marker” vào những vị trí quan trọng trong tệp video. Trong suốt quá trình phát lại, công cụ này có thể giúp bạn chuyển tới các đoạn cần sửa chữa một cách rất tiện dụng. PP có ít nhất 3 lựa chọn để chèn video vào bản trình bày. Lựa chọn tối ưu nhất là lệnh Insert/Movies and Sound. Khi sử dụng các lệnh này, bạn sẽ được tiếp cận với một cửa sổ video mẫu, cho phép kích hoạt và ngừng quá trình phát lại video ngay trong môi trường PP. Một lựa chọn khác là sử dụng lệnh “Object”, phát video trong môi trường WMP. Bạn kích chuột phải vào màn hình Media Player, chọn Properties để tiếp cận với các nút điều chỉnh đối tượng. Kích vào Custom để chọn tệp và cá nhân hoá các thông số phát lại, bao gồm cả khả năng chèn một một đoạn chú thích. Lựa chọn Insert Object có nhiều tính năng phát video hơn như nút điều chỉnh âm lượng, thanh trượt… Trong quá trình phát lại video trong PP, bạn có thể kích chuột phải và Media Player để sử dụng các chức năng điều khiển màn hình. Thật không may là hai lựa chọn trên lại không thể tương tác với các tệp RealVideo và Quick Time. Đối với các định dạng này và một số định dạng file khác không tương thích với lựa chọn cửa sổ gắn kèm, hoặc có nhiều đoạn video cần phát trong cùng một màn hình, bạn cần phải chèn các nút Action Button từ thanh Menu của Slide Show. Khả năng này sẽ cho phép kích hoạt bất cứ một ứng dụng nào trong PP, gồm cả màn hình phát QuickTime và RealVideo. Nhấn vào Action Button để kích hoạt ứng dụng, cụ thể là phát tệp video đã được gắn kèm, giúp người trình bày có thể tiếp cận với các phím chức năng phát lại của nhiều giao diện khác nhau. Văn Hân Truy tìm” slide trong khi đang trình chiếu PowerPoint - 13/3/2007 11h:27 Đang giữa lúc thuyết trình, bỗng nhiên bạn cần mở một slide khác để minh họa hoặc trả lời câu hỏi của người nghe. Tất nhiên, bạn có thể dùng phím mũi tên, nhấp chuột để từng chút một di chuyển tới lui giữa các file như thường lệ. Hoặc quay lại cửa sổ làm việc của PowerPoint và làm người nghe mất tập trung khi “khoe” menu, thứ tự cũng như số lượng các slide. Tuy nhiên, cách làm trên rất thiếu chuyên nghiệp. Trừ trường hợp đã cẩn thận tạo đường dẫn trước, thủ thuật sau sẽ giúp bạn mở nhanh slide mà không để lộ nội dung của các slide khác. Đầu tiên, bạn nhấn phím chữ cái A hoặc di chuyển chuột ngang qua màn hình để mở menu của file trình chiếu rồi tìm đến Go to Slide. Danh sách liệt kê các slide trong file trình chiếu sẽ hiện ra. Phần việc còn lại của bạn là nhớ và chọn chính xác slide cần mở (xem hình). Hoàng Dung Chèn một số đối tượng vào nội dung file - 18/2/2007 10h:22 MS Word: Bạn muốn chèn một số file của những chương trình khác vào file.doc của mình, QuanTriMang.com sẽ hướng dẫn bạn cách làm như sau: 1. Vào Insert / Object… 2. Xuất hiện hộp thoại Object. *Chèn file mới của các chương trình. Chọn thẻ Create New Lựa chọn chương trình muốn chèn trong Object type và bắt đầu chèn bằng file mới của chương trình đó. Tùy theo từng máy tính đã cài đặt các chương trình sẽ hiển thị trong danh sách mục Object type. • Adobe Acrobat 7.0 Document: Chương trình tạo file.pdf - Adobe Photoshop Image: Chương trình tạo và chỉnh sửa ảnh (file.psd) - Bitmap Image: Chương trình vẽ ảnh đơn giản - Calendar Control 11.0: Chèn bảng điều khiển lịch - Flash Document: Chèn file flash - Media Clip - Microsoft Excel Chart: Chèn chương trình vẽ biểu đồ của Excel - Microsoft Equation: Chèn chương trình nhập công thức toán học. - ……………… - Display as icon: Hiển thị biểu tượng của chương trình bạn chọn trong hộp thoại và ở nội dung file văn bản. - Nút Change Icon…: Thay đổi biểu tượng hiển thị. Sau khi kích nút OK để hoàn thành, trên file văn bản sẽ hiển thị đối tượng đã chèn: (Ví dụ hình ảnh chèn một Bitmap Image) Khi kích đúp vào đối tượng (hình vẽ) MS Word sẽ tự động mở chương trình tạo nên đối tượng đó để bạn chỉnh sửa. • Chèn file đã có của các chương trình. Chọn thẻ Create from File • Kích vào nút Browse…: Tìm đường dẫn và lựa chọn file muốn chèn - Link to file: Đặt liên kết đến file được chèn - Display as icon: Hiển thị biểu tượng của chương trình bạn chọn trong hộp thoại và ở nội dung file văn bản. - Nút Change Icon…: Thay đổi biểu tượng hiển thị. Sau khi kích nút OK để hoàn thành, trên file văn bản sẽ hiển thị biểu tượng của đối tượng đã chèn: • Nếu muốn xem đối tượng chèn, bạn chỉ cần kích đúp vào biểu tượng. Màn hình xuất hiện thông báo: Chọn Yes đồng ý mở, màn hình tiếp tục mở hộp thoại Packger: Kích nút Open để mở, đối tượng đó sẽ mở ra cửa sổ mới cho bạn xem. 1.1 Định dạng bảng theo kiểu có sẵn 1. Vào Table / Table AutoFormat… 2. Xuất hiện hộp thoại Table AutoFormat • Category: Chọn là All table styles - Table styles: Lựa chọn các kiểu định dạng bảng có sẵn của MS Word - Apply special formats to: Áp dụng kiểu định dạng đặc biệt cho: Heading rows: Dòng tiêu tiêu đề của bảng First column: Cột đầu tiên của bảng Last row: Dòng cuối cùng của bảng Last column: Cột cuối cùng của bảng • Nút New…: Tạo ra kiểu định dạng bảng mới của riêng bạn. • Name: Tên kiểu định dạng • Style base on: Kiểu định dạng cơ bản • Apply formatting to: Áp dụng những định dạng dưới đây cho: Whole table: Toàn bảng Header row: Dòng tiêu đề Last row: Dòng cuối cùng Left column: Cột trái Right column: Cột phải Odd row stripes: Viền cho dòng lẻ Even row stripes: Viền cho dòng chẵn Odd column stripes: Viền cho cột lẻ Even column stripes: Viền cho cột chẵn • Add to template: Thêm thành một mẫu mới • Chọn nút OK để hoàn thành thêm mới một kiểu định dạng. • Nút Modify… Sửa định dạng kiểu đã chọn. Các tính năng sử dụng giống phần thêm mới kiểu định dạng bảng • Nút Delete: Xóa kiểu định dạng bảng Màn hình xuất hiện thông báo: Bạn có muốn xóa kiểu định dạng Table Style1 không? Để bạn chắc chắn lại là muốn xóa. • Nút Default…: Thiết lập kiểu định dạng mặc định cho các bảng sau: This document only: Chỉ áp dụng cho file hiện tại All documents based on the Normal.dot template? Dùng cho tất cả những file khác có dạng Normal.dot 3. Chọn nút Apply / Close 1.2 Đặt chế độ tự động co giãn bảng 1. Vào Table / AutoFit/ • AutoFit to Contents: Tự động co giãn theo nội dung - AutoFit to Window: Tự động co giãn theo màn hình Window - Fixed Column Width: Đặt cố định chiều rộng của cột. Trường hợp này bạn chỉ cần dùng chuột kéo đường dọc cột theo độ căn chỉnh của mình. - Distribute Rows Evenly: Chia độ cao của các dòng bằng nhau - Distribute Columns Evenly: Chia độ rộng của các cột bằng nhau 1.3 Chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản vào bảng 1. Lựa chọn (bôi đen) các đoạn văn bản muốn đưa vào bảng 2. Vào Table / Convert / Text to Table… 3. Xuất hiện hộp thoại Convert Text To Table • Number of columns: Nhập số cột - Number of rows: Phần nhập số dòng này không phải nhập mà do MS Word tự điều chỉnh theo số cột bạn nhập ở trên. - AutoFit behavior: Tự động co giãn • Fixed column width: Đặt kích thước cột cố định • AutoFit to contents: Tự động co giãn theo nội dung • AutoFit to window: Tự động co giãn theo màn hình window. • Separate text with: Chọn loại ngăn cách giữa các đoạn văn bản là: Paragraph marks: Theo dạng đoạn Tabs: Theo khoảng cách là 1tab = 1.27cm . 106 thủ thuật với Microsoft Office - PowerPoint Microsoft PowerPoint Giấu slide Trong bản trình diễn Microsoft PowerPoint, đôi khi bạn muốn ẩn đi một. minh họa Trong PowerPoint, bạn hoàn toàn có thể tự động đặt vị trí hay căn chỉnh các đối tượng mà không cần phải sử dụng đến lưới (grid) hay hướng dẫn (guide).
