PHẦN I CỞ SỞ PHÁP LÝ VÀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN: “TÀI LIỆU”, “VĂN BẢN” “TÀI LIỆU LƯU TRỮ”, “HỒ SƠ” VÀ “LẬP HỒ SƠ” Khái niệm “Tài liệu” “Văn bản” Hiện có nhiều định nghĩa cách giải thích khái niệm “tài liệu” Theo Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Qc Hội Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam “Lưu trữ”, khái niệm tài liệu đinh nghĩa giải thích sau: Tài liệu: vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân.Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học; nghệ thuật, sổ cơng tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác Tuy nhiên, theo cách hiểu phổ biến số nước tiến tiến, đặc biệt theo Tiêu chuẩn quốc tế (ISO 5489-1 “Thông tin hệ thống tài liệu”), khái niệm“ Tài liệu” (document) định nghĩa sau : Tài liệu “là thông tin ghi lại đối tượng xử lý đơn vị-một thể thống nhất” Định nghĩa sử dụng để quản lý hồ sơ, tài liệu Canada Ví dụ, Báo cáo “Chính sách q trình thu thập, tiêu chuẩn bảng giải thuật ngữ quan Lưu trữ thành phố Toronto-Canada” thuật ngữ “tài liệu -document” định nghĩa sau : “ Là đơn vị thông tin ghi lại không phụ thuộc vào hình thức vật mang” (A unit of recorded information regardless of form and media) Với cách định nghĩa đây, khái niệm tài liệu hiểu rộng Trong giảng này, tác giả dùng theo định nghĩa Luật lưu trữ Việt Nam Để làm sáng tỏ định nghĩa “Tài liệu”, cần làm rõ thêm khái niệm “Văn bản” (Record) Khái niệm “Văn bản” (theo ISO 5489-1 “Thông tin hệ thống tài liệu”), hiểu là: Một tài liệu lập nhận q trình tiến hành cơng việc hợp pháp người tổ chức bảo quản, trì người tổ chức với mục đích làm chứng để tham khảo tương lai” Khái niệm “tài liệu lưu trữ”: Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng gốc, thay hợp pháp Khái niệm “hồ sơ”: Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Các loại hồ sơ bản: Theo khái niệm chung hồ sơ trên, quan, tổ chức có loại hồ sơ sau: - Hồ sơ công việc: tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, có đặc trưng như: tên loại, tác giả hình thành trình giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị - Hồ sơ nguyên tắc: tập văn văn quy phạm pháp luật mặt công tác nghiệp vụ định, dùng để tra cứu, làm pháp lý giải công việc hàng ngày - Hồ sơ nhân sự: tập văn bản, tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ) - Hồ sơ chuyên ngành: hồ sơ chuyên ngành hồ sơ vụ án ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ quan Cơng an, Viện kiểm sát nhân dân Khái niệm “Lập hồ sơ”: Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành lên hồ sơ q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định II VỊ TRÍ, VAI TRỊ CỦA QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU NÓI CHUNG VÀ LẬP HỒ SƠ NÓI RIÊNG Vị trí, vai trò quản lý hồ sơ, tài liệu quan a) Vị trí quản lý hồ sơ, tài liệu quan Trong quan, tổ chức, doanh nghiệp có lĩnh vực cơng tác vơ quan trọng Đó công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Công tác bao gồm tồn cơng việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn phát huy giá trị hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trình hoạt động quan, tổ chức doanh nghiệp bị tiêu hủy lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn lưu trữ lịch sử Xét chất, quản lý hồ sơ, tài liệu quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hành thông tin tài liệu khứ Trong thời đại bùng nổ thông tin, quan, tổ chức, đặc biệt doanh nghiệp muốn tồn phát triển bền vững phải có lực nhanh nhạy xử lý thơng tin nói chung thơng tin tài liệu nói riêng Chính vậy, quản lý hồ sơ, tài liệu có vị trí đặc biệt quan trọng Nó ví huyết quản thân thể người bảo đảm cho dòng máu tốt chảy đều, đúng, xác, đầy đủ kịp thời liên tục thể lên não, khơng để xảy ùn tắc, rò rỉ Về cụ thể, quản lý hồ sơ, tài liệu hệ thống cơng việc đòi hỏi tất cần sử dụng tài liệu phải tham gia thực theo nguyên tắc nghiệp vụ phù hợp Hệ thống cơng việc có khởi đầu thời điểm hình thành tài liệu (xem khái niệm tài liệu văn bản), thời kỳ khai sinh tài liệu, hồ sơ- bắt đầu khâu văn thư (quản lý văn văn đến lập hồ sơ thuộc giai đoạn văn thư) liên tiếp qua khâu lưu trữ quan kết thúc việc thực nghiệp vụ đưa vào lưu trữ lịch sử b) Vai trò quản lý hồ sơ, tài liệu quan Cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu có vai trò, tác dụng lớn Bởi giúp quan, tổ chức doanh nghiệp (nói chung quan) thu thập, xử lý cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn (thông tin tài liệu) phục vụ hoạt động quản lý quan; Là cơng cụ để kiểm sốt việc thi hành quyền lực quan; Góp phần nâng cao hiệu chất lượng công việc công tác nhà quản lý; Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thơng tin văn bản; Giữ gìn chứng pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, tra giám sát; Đảm bảo an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ c) Vị trí, vai trò cơng tác lập hồ sơ quan + Vị trí: - Lập hồ sơ khâu quan trọng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư (công tác văn thư) Sau giải xong công việc chưa xắp xếp hoàn chỉnh hồ sơ coi chưa hoàn thành công việc; - Lập hồ sơ mắt xích gắn liền cơng tác văn thư với cơng tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến cơng tác lưu trữ + Vai trò cđa viƯc lập hồ sơ tốt có tác dụng: - Tra cứu nhanh chóng, làm xác để giải cơng việc kịp thời, mang lại hiệu quả; - Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước, quan, đơn vị; - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu trước mắt lâu dài sau; - Đối với cán bộ, công chức q trình giải cơng việc cần lập đầy đủ hồ sơ để có khoa học đề xuất ý kiến giải công việc, nâng cao hiệu suất chất lượng công tác, tạo tác phong làm việc khoa học ; - Đối với quan, đơn vị làm tốt việc lập hồ sơ quản lý công việc quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật ; - Lập hồ sơ tốt xây dựng nề nếp khoa học công tác văn thư; tránh tình trạng nộp lưu tài liệu bó, gói đưa vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho người lưu trữ tiến hành nội dung nghiệp vụ lưu trữ, nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu lưu trữ quan lưu trữ lịch sử III NỘI DUNG NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu gồm công việc liên tiếp ba giai đoạn: - Quản lý tài liệu (văn bản), lập nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan; - Quản lý tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan; - Giai đoạn Lưu trữ lịch sử Nghiệp vụ lập hồ sơ quan a) Yêu cầu lập hồ sơ + Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị quan, tổ chức Văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị gồm nhiều loại: loại quan, đơn vị sản sinh ra; loại cấp gửi xuống, cấp gửi lên, ngang cấp gửi đến Mục đích loại văn bản, tài liệu khác nhau: loại để thi hành; loại để giải quyết; loại để đạo, hướng dẫn; loại để báo cáo để biết, để tham khảo Vì vậy, cần phải lựa chọn loại tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị để lập thành hồ sơ, nhằm phục vụ cho công tác trước mắt công tác nghiên cứu lâu dài sau Những loại văn bản, tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết khơng cần lập hồ sơ Trước đây, Điều 22 Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ quy định: "Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động quan có giá trị tra cứu, tham khảo phải lập thành hồ sơ" Mục điều 23 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định: "Trong q trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ cơng việc đó" Và đây, theo quy định Điều Luật Lưu trữ trách nhiệm lập hồ sơ qui định sau: “Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc giao” + Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu vấn đề, việc, người cụ thể Khi thu thập đầy đủ tài liệu phải xếp theo trình tự định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh trình phát sinh, phát triển kết thúc vấn đề, việc người Ví dụ: - Lập hồ sơ hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo hội nghị, tham luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc, biên hội nghị, băng ghi âm, ghi hình - Lập hồ sơ cán bao gồm: sơ yếu lý lịch bổ sung lý lịch qua năm; văn bằng, chứng đào tạo, bồi dưỡng, định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu + Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị có nhiều giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn; loại có giá trị lâu dài; loại có giá trị tạm thời; loại có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải xong công việc hết giá trị Vì vậy, lập hồ sơ phải lựa chọn loại văn bản, tài liệu có giá trị để đưa vào hồ sơ, văn bản, tài liệu hết giá trị cần loại để xét hủy Đối với văn bản, tài liệu có nhiều trùng phải chọn để đưa vào lưu giữ, khơng có lưu (phải chọn giấy tốt; chữ rõ ràng thể thức phải đúng) Nếu hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có số lượng lớn (200 tờ) cần chia thành nhiều tập (mỗi tập gọi đơn vị bảo quản) Lưu ý, phân chia thành tập dựa vào giá trị văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản có giá trị tương đối đồng Ví dụ: hồ sơ hội nghị có nhiều văn bản, tài liệu chia thành tập sau: - Tập văn bản, tài liệu hội nghị; - Tập tài liệu tham luận đại biểu; - Tập ảnh, băng ghi âm, ghi hình - Tài liệu phục vụ hội nghị Trách nhiệm lập nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Luật lưu trữ qui định sau : - Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; trước nghỉ hưu, việc chuyển cơng tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm quan, tổ chức - Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ quan b) Phương pháp lập hồ sơ Phương pháp lập danh mục hồ sơ + Khái niệm: danh mục hồ sơ thống kê (dự kiến) hồ sơ mà quan, đơn vị cần phải lập thời gian định (thơng thường năm) có ghi rõ ký hiệu hồ sơ (mã hố sơ); thời hạn bảo quản đơn vị số người phải lập hồ sơ + Tác dụnglập danh mục hồ sơ: - Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, xếp tài liệu lập hồ sơ quan, đơn vị chủ động, hợp lý, khoa học thuận tiện - Giúp cho cán quan lập hồ sơ đầy đủ, xác; giúp cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ công chức, viên chức chuyên môn Giúp cho lãnh đạo quan, đơn vị nắm tồn cơng việc quan công việc công chức, viên chức thừa hành nhiệm vụ - Nêu cao tinh thần trách nhiệm cán bộ, nhân viên quan, đơn vị việc lập hồ sơ sở cho cho việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan + Cách làm: - Cách thứ nhất: cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan dự kiến danh mục hồ sơ đơn vị, tổ chức (tổ, phòng, ban) quan Sau đưa cho cán phụ trách cán nhân viên đơn vị tham gia ý kiến, tổng hợp, bổ sung, hoàn chỉnh lại danh mục hồ sơ quan, trình thủ trưởng quan xem xét ký duyệt Cách làm nhanh khó làm đòi hỏi cán văn thư, lưu trữ phải nắm chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị nhiệm vụ cán bộ, nhân viên yêu cầu nghiên cứu cán lập danh mục hồ sơ xác, phù hợp - Cách thứ hai: cán bộ, nhân viên đơn vị, tổ chức (tổ, phòng, ban) quan, vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch cơng tác năm liên quan đến nhiệm vụ cụ thể để dự kiến hồ sơ cần lập, đưa cho cán phụ trách đơn vị tham gia ý kiến Cán phụ trách đơn vị tập hợp dự kiến cá nhân đơn vị, bỏ hồ sơ trùng không cần lập, bổ sung hồ sơ thiếu thành danh mục hồ sơ đơn vị Cán văn thư, lưu trữ tổng hợp danh mục hồ sơ đơn vị thành danh mục hồ sơ quan, trình thủ trưởng xem xét, ký duyệt Cách dự kiến danh mục hồ sơ xác thời gian thường bị kéo dài Để làm tốt việc này, đòi hỏi cán văn thư, lưu trữ cần phải kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ hướng dẫn cách lập danh mục hồ sơ + Một số điểm cần ý lập danh mục hồ sơ + Khi lập danh mục hồ sơ, việc áp dụng cách làm tùy thuộc vào tình hình thực tế quan, đơn vị Nhưng điều làm cho cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ thấy tác dụng việc lập danh mục hồ sơ để tích cực tham gia ý kiến tham gia xây dựng thực tiện nghiêm túc việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ + Danh mục hồ sơ năm làm lần vào tháng cuối năm để sử dụng cho năm sau Đối với quan có tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ công tác ổn định thay đổi tập trung xây dựng lần đầu năm sau cần bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình kế hoạch tiếp tục sử dụng + Muốn lập Danh mục hồ sơ xác, phù hợp cần nghiên cứu để nắm vững điểm sau: - Nắm chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị công việc cán bộ, nhân viên quan; - Nắm vững chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tác văn thư, quan hệ quan, đơn vị với quan, đơn vị khác; chương trình kế hoạch cơng tác quan, đơn vị ; - Nắm loại văn bản, tài liệu quan làm văn bản, tài liệu quan khác gửi đến, loại hồ sơ lập năm trước ; - Nắm nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản mẫu (nếu có), kinh nghiệm xác định giá trị tài liệu năm trước ; - Việc xây dựng Danh mục hồ sơ cần làm bước, sau năm cần rút kinh nghiệm để Danh mục hồ sơ ngày hoàn chỉnh hơn, sát với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ quan, đơn vị Mẫu danh mục hồ sơ: Tên quan chủ quản CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Tên quan (đơn vị) Độc lập - Tự - Hạnh phúc Ví dụ : Danh mục hồ sơ : Phòng tổng hợp; Năm: 2011 S Số ký hiệu Tiêu Thời hạn Ngư ố hồ sơ đề hồ sơ bảo quản ời lập TT Ghi Bản Danh mục hồ sơ có hồ sơ bao gồm: hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; hồ sơ có thời hạn bảo quản … năm Duyệt Địa danh, ngày tháng năm Thủ trưởng quan (Ký - Đóng dấu) * Hướng dẫn cách ghi cột: - Cột 1: Ghi số thứ tự hồ sơ: số đánh liên tục cho toàn danh mục hồ sơ 01; - Cột 2: Số ký hiệu hồ sơ: số hồ sơ đánh cho đề mục lớn (đơn vị, tổ chức mặt hoạt động) Ký hiệu chữ viết tắt đề mục lớn Cuối đề mục lớn cần dự phòng số hồ sơ, có việc phát sinh bổ sung vào; Ví dụ:Số 01 - TH Số 01 - HC Số 02 - TCCB Cột 3: Ghi tên đề mục lớn, mục nhỏ (nếu có) tên hồ sơ Thứ tự đề mục lớn ghi thành mục I, II Tên đề mục lớn ghi chữ in hoa dòng; Ví dụ: I Phòng tổng hợp Cột 4: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời; Thời hạn bảo quản xác định dựa sở bảng thời hạn bảo quản mẫu vận dụng vào thực tế tài liệu quan Trong hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có giá trị khác thời hạn bảo quản hồ sơ xác định giá trị văn bản, tài liệu có giá trị cao Cột 5: Ghi họ tên người lập hồ sơ; Cột 6: Ghi chú: hồ sơ mật, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, chuyển sang năm sau (nếu hồ sơ chưa giải xong) bổ sung Phương pháp lập hồ sơ công việc a) Khái niệm hồ sơ công việc: tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc có đặc trưng như: tên loại, tác giả , hình thành trình giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị b) Các bước lập hồ sơ cơng việc (có 04 bước) Bước 1: Mở hồ sơ - Đối với quan có Danh mục hồ sơ: vào đầu năm cán bộ, nhân viên vào danh mục hồ sơ xem giao trách nhiệm lập hồ sơ, hồ sơ chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi số, ký hiệu tiêu đề vào bìa Trong q trình giải cơng việc có việc đột xuất phải giải lấy bìa hồ sơ để mở thêm hồ sơ bổ sung tên hồ sơ vào danh mục hồ sơ - Trường hợp quan chưa có Danh mục hồ sơ, cán bộ, nhân viên vào nhiệm vụ giao, công việc phải giải thực tế tài liệu hình thành để mở hồ sơ Bước 2: Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ - Muốn lập hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh có chất lượng, cán bộ, nhân viên trình giải cơng việc cần phải trọng thu thập kịp thời văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ, văn bản, tài liệu nói việc nào, thuộc hồ sơ đưa vào việc đó, hồ sơ đó; tránh đưa nhầm vào hồ sơ khác Cần ý để thu thập loại văn bản, tài liệu khó thu thập phát biểu Lãnh đạo, tham luận đại biểu dự hội nghị, dự thảo gửi xin ý kiến Các ví dụ: + Cán phụ trách công tác đào tạo quan quan tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ phải thu thập tất văn bản, tài liệu lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để lập hồ sơ + Cán phụ trách công tác văn phòng tổ chức Hội nghị phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu Hội nghị để lập hồ sơ + Trong quan có cán vi phạm phải xử lý kỷ luật tất văn bản, tài liệu liên quan đến vụ xử lý kỷ luật phải thu thập đầy đủ để lập hồ sơ Bước 3: Phân chia đơn vị bảo quản xếp văn bản, tài liệu hồ sơ hay đơn vị bảo quản * Phân chia đơn vị bảo quản Sau thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ cần loại bỏ văn nháp, tài liệu tham khảo, văn trùng văn bản, tài liệu hết giá trị khỏi hồ sơ Mỗi loại văn bản, tài liệu cần giữ chính, khơng có dùng có giá trị để thay Sau số lượng văn bản, tài liệu 200 tờ nên chia thành tập, tập đơn vị bảo quản Khi phân chia đơn vị bảo quản cần dựa vào mối liên hệ nội dung, thời gian giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý * Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ đơn vị bảo quản Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ để cố định trật tự văn tài liệu, bảo đảm mối liên hệ văn bản, tài liệu với làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng, giúp cho việc nghiên cứu thuận tiện Lưu ý: tùy theo hồ sơ (đơn vị bảo quản) mà lựa chọn cách xếp cho phù hợp Thơng thường có cách xếp sau: - Sắp xếp theo thứ tự thời gian: thời gian ngày tháng năm văn bản, tài liệu Sắp xếp theo thứ tự thời gian văn bản, tài liệu có ngày tháng năm sớm xếp lên trước; văn bản, tài liệu có ngày tháng năm muộn xếp sau Cách xếp thường áp dụng để xếp hồ sơ vấn đề, vụ, việc mà vấn đề, vụ, việc đơn vị bảo quản, áp dụng để xếp hồ sơ nguyên tắc - Sắp xếp theo số văn bản: vào số thứ tự văn để xếp văn tài liệu có số nhỏ xếp trước số lớn xếp sau Cách xếp thường áp dụng để xếp tập lưu văn theo tên gọi văn thư quan (như tập lưu Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thơng tư ) - Sắp xếp theo q trình giải cơng việc: q trình giải cơng việc từ phát sinh, phát triển đến kết thúc vấn đề Những văn bản, tài liệu đề xuất, đặt vấn đề xếp trước, đến văn bản, tài liệu giải vấn đề cuối văn bản, tài liệu kết thúc vấn đề, vụ việc (ví dụ: xếp hồ sơ thành lập quan, đơn vị ) - Sắp xếp theo mức độ quan trọng văn mức độ quan trọng tác giả: + Nếu hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều loại văn bản, tài liệu khác vào mức độ quan trọng văn để xếp, loại quan trọng xếp trước, loại quan trọng xếp sau (như: Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Chỉ thị ) + Nếu số hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều tác giả tác giả quan trọng xếp trước, loại quan trọng xếp sau (như: Chính phủ xếp trước Bộ; tỉnh xếp trước huyện ) - Sắp xếp theo vần chữ cái: hồ sơ (đơn vị bảo quản), có nhiều tên địa phương tên người xếp theo vần chữ A, B, C Ví dụ: tỉnh: Bắc Cạn, Bắc Giang, Ninh Bình Quyết định tặng khen Chủ tịch UBND tỉnh cho cá nhân xếp Nguyễn Văn A, Lê Văn C Cách xếp thường áp dụng để xếp tập báo cáo nhiều địa phương; tập định nhân nâng lương, khen thưởng, kỷ luật * Một số điểm cần ý xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: - Các kế hoạch, báo cáo cơng tác xếp vào năm mà nội dung kế hoạch báo cáo nói tới Ví dụ: Kế hoạch công tác năm 2000 ký ban hành từ cuối năm 1999 phải xếp vào năm 2000 Báo cáo tổng kết năm 1999 làm vào đầu năm 2000 phải xếp vào năm 1999 Các kế hoạch cơng tác nhiều năm xếp vào năm đầu mà kế hoạch nói tới Các báo cáo nhiều năm xếp vào năm cuối mà báo cáo nói tới Ví dụ: Kế hoạch năm 2010-2011 xếp vào năm 2010 Báo cáo năm 2005-2010 xếp vào năm 2010 Nếu hồ sơ có phim ảnh kèm cho phim, ảnh vào phong bì để vào cuối hồ sơ Nếu có băng ghi âm, ghi hình bảo quản riêng ghi vào mục lục văn nơi bảo quản để tiện cho việc tra tìm Bước 4: Biên mục hồ sơ Hồ sơ biên mục công việc giải xong vụ việc kết thúc Trước biên mục hồ sơ cần phải kiểm tra lại lần cuối văn bản, tài liệu hồ sơ, thiếu thu thập, bổ sung cho đầy đủ Kiểm tra lại cách xếp bảo đảm trật tự khoa học Nội dung việc biên mục gồm việc sau: - Đánh số tờ: + Mục đích việc đánh số tờ để cố định thứ tự văn bản, tài liệu hồ sơ (một hồ sơ gồm nhiều đơn vị bảo quản đánh số liên tục từ tập đến tập cuối Ví dụ: từ số tờ 01 đến số tờ 1.200 hồ sơ gồm 06 tập), bảo đảm khơng bị thất lạc, quản lý tra tìm thuận lợi + Yêu cầu việc đánh số tờ phải rõ ràng, xác + Phương pháp đánh số tờ: văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản dù lớn hay nhỏ đánh số vào góc phải, phía tờ văn chữ số ả Rập, bút chì đen, mềm (loại 2B, 4B), khơng đánh bút mực, bút bi, dùng máy dập số để đánh số tờ * Chú ý đánh số tờ: + Nếu tờ khổ to gấp đơi đóng coi tờ đánh số số Một tờ to gấp khổ giấy bình thường đánh số + Nếu có ảnh đánh mặt sau ảnh cho ảnh vào phong bì đánh số ngồi bì + Nếu tờ giấy có dán nhiều ảnh hay báo coi tờ đánh số + Trường hợp đánh số sót đánh số trùng thêm chữ a, b, c (ví dụ 15, 15a, 15b, 15c ) ghi rõ vào chứng từ kết thúc - Ghi mục lục văn + Mục lục văn thống kê văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản để thuận tiện cho việc quản lý tra tìm nghiên cứu + Mục lục văn dùng cho đơn vị bảo quản có thời hạn bảo quản vĩnh viễn lâu dài Những đơn vị bảo quản có thời hạn bảo quản tạm thời khơng cần ghi mục lục văn + Tờ mục lục in đánh máy khổ giấy A4 (210mm x 297mm), xếp lên đầu hồ sơ in vào bìa hồ sơ + Mẫu tờ mục lục văn S Số Ngà Tác giả Tên loại T G ố ký hiệu y tháng văn trích yếu nội số hi T văn văn dung văn T + Hướng dẫn cách ghi cột: Cột 1: Ghi số thứ tự văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản; Cột 2: Ghi số ký hiệu văn bản; Cột 3: Ghi ngày, tháng, năm văn bản, tài liệu; Cột 4: Ghi tác giả ban hành văn (không ghi tên quan chủ quản); Cột 5: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn (nếu khơng có trích yếu đọc tóm tắt nội dung để ghi); Cột 6: Ghi tờ số (văn tờ số mấy); Cột 7: Ghi điều cần thiết: thiếu dấu, thiếu chữ ký, dự thảo, có bút tích, mật - Viết chứng từ kết thúc + Chứng từ kết thúc nhận xét số lượng, chất lượng trạng thái vật lý văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản, tránh mát, đánh tráo, giả mạo, đồng thời theo dõi trạng thái vật lý văn bản, tài liệu để có biện pháp bảo quản, xử lý kịp thời + Chứng từ kết thúc in sẵn khổ giấy A4 (210mm x 297mm) in vào cánh sau bìa hồ sơ theo mẫu thống + Mẫu chứng từ kết thúc: Chứng từ kết thúc Đơn vị bảo quản gồm có (1) (2) tờ Viết chữ: Mục lục văn có (1) .(2) tờ Đặc điểm trạng thái tài liệu Ngày tháng .năm Người lập hồ sơ (Ký tên ghi rõ họ tên) + Hướng dẫn cách ghi chứng từ kết thúc: - (1) Số lượng tờ: ghi số ả Rập - (2) Số lượng tờ: ghi chữ - Trạng thái vật lý văn bản, tài liệu: từ trang đến trang giấy tốt hay xấu, viết tay, chữ mờ, khó đọc, có bút tích sửa chữa - Viết bìa hồ sơ: + Bìa hồ sơ theo mẫu thống Cục Lưu trữ nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) quy định; + Chữ viết bìa phải đẹp mắt, rõ ràng dễ đọc, thành phần ghi bìa phải đầy đủ, xác, phải viết mực màu đen, khó phai, viết kiểu chữ dáng nghiêng có nét thanh, nét đậm + Mẫu bìa hồ sơ: 30mm .(1) (2) Ký hiệu thông tin: Số (6) .VT Hồ sơ 20mm (3) (Từ ngày đến ngày ) Gồm: tờ Phông số (4) Mục lục số 10 Hồ sơ số Thời hạn bảo quản .(5) 20mm 30mm - Hướng dẫn cách viết bìa hồ sơ: (1) - Ghi tên quan; (2) - Tên đơn vị có hồ sơ; (3) - Tiêu đề hồ sơ: thông thường gồm thành phần: tên loại văn tài liệu, tác giả, vấn đề, việc, thời gian, địa điểm, tiêu đề cần viết ngắn gọn, rõ ràng, xác, khơng viết tắt từ không thông dụng Khi viết tiêu đề cần ý: * Nếu hồ sơ tập văn bản, tài liệu trao đổi, giao dịch hai hay nhiều quan vấn đề dùng từ "cơng văn trao đổi"; * Nếu tập Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị gọi tập Nghị quyết, tập Quyết định, tập Chỉ thị - Ngày, tháng bắt đầu kết thúc: ghi ngày, tháng, năm văn bản, tài liệu sớm ngày, tháng, năm văn muộn hồ sơ - Số lượng tờ: ghi xác số lượng tờ đơn vị bảo quản (không kể tờ mục lục văn tờ chứng từ kết thúc) (4) - Phông số; mục lục số; hồ sơ số: cán lưu trữ ghi; (5) - Thời hạn bảo quản: ghi vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời; (6) - Ghi số, ký hiệu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc a) Khái niệm hồ sơ nguyên tắc: tập văn văn quy phạm pháp luật mặt công tác nghiệp vụ định dùng để tra cứu, làm pháp lý giải công việc hàng ngày b) Trách nhiệm lập hồ sơ nguyên tắc khác hồ sơ nguyên tắc hồ sơ công việc Theo Điều 47 chế độ chi tiết công văn, giấy tờ quan ban hành kèm theo Công văn 6728-PC ngày 02/11/1957 Văn phòng Thủ tướng chế độ cơng văn, giấy tờ quan: "Mỗi cán văn phòng phải lập tập hồ sơ nguyên tắc việc phụ trách Hồ sơ nguyên tắc gồm sao: Luật, sắc luật, sắc lệnh, nghị định, thông tư, định vấn đề phụ trách " Như vậy, cán làm công tác công văn giấy tờ việc lập hồ sơ nguyên tắc cần thiết, thường xuyên Có vậy, giải cơng việc có đầy đủ sở pháp lý, chế độ, sách ban hành Sự khác hồ sơ nguyên tắc hồ sơ công việc: - Hồ sơ cơng việc có giá trị tất loại văn bản, tài liệu hình thành q trình giải cơng việc Hồ sơ công việc thường kết thúc lập hồ sơ theo năm (tuy nhiên có cơng việc kéo dài năm kết thúc) phải nộp lưu vào lưu trữ quan - Hồ sơ nguyên tắc (có thể viết tay, đánh máy, chụp xác từ chính); văn quy phạm pháp luật mặt công tác nghiệp vụ định Hồ sơ nguyên tắc tổng hợp văn nhiều năm, dùng để tra cứu giải công việc, nộp vào lưu trữ quan c) Cách lập hồ sơ nguyên tắc Mỗi cán nhân viên dựa vào nhiệm vụ giao, tùy theo mặt nghiệp vụ cơng tác phụ trách mà thu thập văn quy phạm pháp luật để lập hồ sơ nguyên tắc, phục vụ cho tra cứu giải công việc hàng ngày Số lượng văn hồ sơ nguyên tắc tùy thuộc vào số lượng văn quy phạm pháp luật ban hành 11 Ví dụ: - Một cán phụ trách công việc thi đua phải lập hồ sơ nguyên tắc công tác thi đua khen thưởng Hồ sơ phải có đủ văn quy phạm pháp luật thi đua khen thưởng Cán phụ trách chế độ sách cán bộ, cơng chức, viên chức phải lập hồ sơ nguyên tắc vấn đề lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Sau thu thập văn bản, người lập hồ sơ phải xếp văn theo thời gian tiến hành biên mục hồ sơ Phương pháp lập hồ sơ nhân a) Khái niệm hồ sơ nhân sự: tập văn bản, tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ) b) Cách lập hồ sơ nhân sự: quan, đơn vị tùy theo yêu cầu quản lý nhân dựa vào quy định hành để lập đầy đủ hồ sơ nhân Ví dụ hồ sơ cán bộ: quan có yêu cầu quản lý cán dựa vào quy định hành hồ sơ cán để lập hồ sơ cán bộ, nhân viên - Một hồ sơ cán bao gồm: sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng đào tạo bồi dưỡng, định tiếp nhận, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, cử công tác, bổ sung lý lịch hàng năm - Hồ sơ đảng viên bao gồm: lý lịch đảng viên, giấy tờ liên quan đến việc kết nạp đảng, cơng nhận Đảng viên thức; Quyết định khen thưởng, kỷ luật (nếu có), bổ sung lý lịch đảng viên, giấy tờ chuyển sinh hoạt đảng (nếu có) Tổ chức lập hồ sơ quan a) Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục Để việc lập hồ sơ vào nề nếp, để Danh mục hồ sơ phát huy tác dụng việc lập hồ sơ, cơng tác hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần phải đạo chặt chẽ, thường xuyên Về nghiệp vụ lập hồ sơ phải hướng dẫn cụ thể, tỉ mỉ Mặt khác cần tuyên truyền, vận động để cán bộ, nhân viên xác định trách nhiệm, thực nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ Nhà nước quy định Việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần tiến hành sau: Danh mục hồ sơ sau thủ trưởng quan ký duyệt thành nhiều bản, cán văn thư giữ bản, Thủ trưởng quan, Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) người giữ để theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ quan, đơn vị để lập hồ sơ thuộc trách nhiệm Thủ trưởng, Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) - Mỗi đơn vị tổ chức giữ phần danh mục hồ sơ đơn vị để làm lập hồ sơ thuộc trách nhiệm đơn vị - Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ quan vào danh mục hồ sơ, xem cần phải lập hồ sơ chuẩn bị bìa hồ sơ, trình giải công việc ý thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ - Cán văn thư quan, đơn vị vào Danh mục hồ sơ để đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc lập hồ sơ Cuối năm, cá nhân, đơn vị vào Danh mục hồ sơ để tổng hợp hồ sơ lập, xếp hoàn chỉnh lại chuẩn bị nộp lưu vào lưu trữ quan Những hồ sơ mà cán thừa hành phải nghiên cứu, tham khảo phải tiếp tục giải năm sau cần ghi vào danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế Vì vậy, trình giải cần theo dõi, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thực tế có cơng việc khơng thực ghi rõ vào cột ghi danh mục hồ sơ: "khơng hình 12 thành hồ sơ" Việc hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục tổ chức thực tốt cán bộ, nhân viên thấy tác dụng thiết thực việc lập hồ sơ, người tự giác lập hồ sơ công việc mình, từ trở thành chế độ làm việc bắt buộc, thường xuyên nề nếp quan b) Kiểm tra việc lập hồ sơ quan Định kỳ hàng quý, cán văn thư đến đơn vị kiểm tra việc lập hồ sơ cán bộ, nhân viên quan, xem việc mở hồ sơ theo danh mục hồ sơ đầy đủ chưa Kiểm tra hồ sơ xem việc đưa tài liệu vào hồ sơ xác chưa Nếu chưa mở hồ sơ đầy đủ, chưa đưa tài liệu vào hồ sơ cần hướng dẫn cụ thể, tỉ mỉ cho cán thừa hành Cuối năm cán văn thư cần kiểm tra hướng dẫn việc xếp, thống kê hoàn chỉnh hồ sơ để chuẩn bị nộp lưu Nộp hồ sơ vào lưu trữ quan a) Thời hạn nộp lưu vào lưu trữ quan Hàng năm, quan cần xây dựng chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan tổ chức thực thành nề nếp, thường xuyên + Tài liệu hành chính: sau năm kể từ năm công việc kết thúc; + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức; + Tài liệu xây dựng bản: sau ba tháng kể từ cơng trình tốn; + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crơ-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau ba tháng kể từ công việc kết thúc + Đối với hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải xong chưa nộp lưu; hồ sơ cần tiếp tục nghiên cứu phải làm thủ tục mượn lại Đối với hồ sơ nguyên tắc để lại đơn vị để tra cứu, không cần nộp lưu vào lưu trữ quan - Điều 11 Luật Lưu trữ quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan sau: + Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định điểm b khoản này; + Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình toán hồ sơ, tài liệu xây dựng + Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu quy định khoản Điều để phục vụ cơng việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu b) Tổ chức việc nộp lưu vào lưu trữ quan - Trách nhiệm thủ trưởng quan: Lãnh đạo, đạo công tác nộp lưu hồ sơ; ban hành quy định nộp lưu hồ sơ - Trách nhiệm Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính), Thủ trưởng đơn vị: trực tiếp giúp Thủ trưởng quan theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc nộp lưu hồ sơ Xây dựng kế hoạch nộp lưu tổ chức thực tốt kế hoạch - Trách nhiệm người làm công tác văn thư, lưu trữ : hướng dẫn nghiệp vụ, giúp Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính), Thủ trưởng đơn vị thực kế hoạch nộp lưu - Trách nhiệm cán bộ, viên chức: Cần kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ lập (sắp xếp văn bản, tài liệu, đánh số tờ, viết 13 mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc, viết bìa ), để nộp lưu quy định - Thống kê hồ sơ vào mục lục; - Hồ sơ nộp lưu (thống kê theo đơn vị) - Mẫu Mục lục hồ sơ nộp lưu: Tên quan chủ quản CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Tên quan (đơn vị) Độc lập - Tự - Hạnh phúc Mục lục hồ sơ nộp lưu Năm S S Tiêu đề hồ sơ Ngày Số G ố ố tháng bắt lư hi TT k đầu kết ợng ý hiệu thúc tờ hồ sơ I- Phần hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn II- Phần hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài Trong mục lục có ĐVBQ, có: ĐVBQ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, có thời hạn bảo quản lâu dài Ngày tháng năm Ngày tháng năm Người nhận hồ sơ Người giao hồ sơ (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) + Thủ tục nộp lưu - Khi nộp lưu hồ sơ, cán bộ, vien chức đơn vị xếp hồ sơ theo mục lục hồ sơ nộp lưu Cán lưu trữ quan cần đối chiếu hồ sơ thực tế với mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra xem xét hồ sơ, hồ sơ chưa đạt yêu cầu phải đề nghị đơn vị, cá nhân sửa chữa, hoàn chỉnh - Khi giao nộp hồ sơ cần phải lập "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" "Biên giao nhận tài liệu" Đơn vị cá nhân nộp tài liệu lưu trữ hành quan, tổ chức giữ loại - Bên giao bên nhận cần ký nhận; ghi rõ họ tên vào "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" "Biên giao nhận tài liệu" 14 ... chức lập hồ sơ quan a) Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục Để việc lập hồ sơ vào nề nếp, để Danh mục hồ sơ phát huy tác dụng việc lập hồ sơ, công tác hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần... Hồ sơ nhân sự: tập văn bản, tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ) - Hồ sơ chuyên ngành: hồ sơ chuyên ngành hồ sơ vụ án ngành Tòa án nhân dân, hồ. .. bước lập hồ sơ cơng việc (có 04 bước) Bước 1: Mở hồ sơ - Đối với quan có Danh mục hồ sơ: vào đầu năm cán bộ, nhân viên vào danh mục hồ sơ xem giao trách nhiệm lập hồ sơ, hồ sơ chuẩn bị bìa hồ sơ,