Nghiên cứu xây dựng các quy trình IS0 9001:2008 áp dụng trong công tác lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội

162 19 0
  • Loading ...
1/162 trang
Tải xuống

Thông tin tài liệu

Ngày đăng: 12/11/2019, 21:59

Trong thời gian thực hiện, luận văn của chúng tôi đã đạt được những kết quả sau:Thứ nhất, làm rõ sự cần thiết của việc nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong công tác lưu trữ tại ĐHQGHN.Thứ hai, khảo sát và xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong các nghiệp vụ của công tác lưu tại ĐHQGHN. Thứ ba, phân tích các điều kiện áp dụng các quy trình ISO 9001:2008 trong lưu trữ đã được xây dựng vào thực tế ở ĐHQGHN. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - VŨ THỊ TÂN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH ISO 9001:2008 ÁP DỤNG TRONG CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học Hà Nội-2013 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - VŨ THỊ TÂN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH ISO 9001:2008 ÁP DỤNG TRONG CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Lệ Nhung Hà Nội-2013 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT ĐHQGHN: Đại học Quốc gia Hà Nội CVTLTNN: Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước CVP: Chánh Văn phòng PCVP: Phó Chánh văn phòng TLLT: Tài liệu lưu trữ TTBSTL: Thu thập, bổ sung tài liệu CLTL: Chỉnh lý tài liệu THTL: Tiêu hủy tài liệu KTSDTL: Khai thác, sử dụng tài liệu TCVN: Tiêu chuẩn Việt Nam MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU……………………………………………………………………………………………….4 1.Lý chọn đề tài……………………………………… .4 Phạm vi đối tượng nghiên cứu .5 3.Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu………………………………………………………… …6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề………………………………………………………………………7 Phương pháp nghiên cứu……………………………………………………………………….8 6.Nguồn tài liệu tham khảo……………………………………………………………………… 7.Bố cục đề tài……………………………………………………………………………… 10 CHƯƠNG I: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH ISO 9001:2008 ÁP DỤNG TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở ĐHQGHN………………….11 1.1 Tổng quan tiêu chuẩn ISO 9001:2008 lợi ích việc áp dụng tiêu chuẩn vào công tác lưu trữ ĐHQGHN……………………………………………………………… 11 1.1.1 Tổng quan tiêu chuẩn ISO 9001:2008……………………………………………… 11 1.1.2 Lợi ích việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác lưu trữ ĐHQGHN…………….12 1.2 Các quy định pháp lý việc xây dựng quy trình ISO 9001:2008 áp dụng cơng tác lưu trữ ĐHQGHN…………………………………………………………………………14 1.2.1 Các Quyết định Chính phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt độngcủa quan hành nhà nước……………………………………………………… 14 1.2.2 Quy định công tác Văn thư- Lưu trữ ĐHQGHN 15 1.3 Yêu cầu nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ĐHQGHN 16 1.3.1 Chủ trương đại hóa quản trị đại học cải cách hành ĐHQGHN 16 1.3.2 Yêu cầu nâng cao chất lượng hiệu công tác lưu trữ ĐHQGHN…………… …18 Tiểu kết chương 1……………………………………………………………………………… 25 CHƯƠNG II: NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH ISO 9001:2008 ÁP DỤNG TRONG CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ĐHQGHN…………………………………………… 26 2.1 Khái quát cách xây dựng tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008……………………26 2.1.1 Sổ tay chất lượng…………………………………………………………………………….26 2.1.2 Các quy trình chất lượng……………………………………………………………………26 2.1.3 Hướng dẫn công việc, biểu mẫu…………………………………………………………… 28 2.2 Phương pháp khảo sát xây dựng quy trình ISO 9001:2008 nghiệp vụ lưu trữ ĐHQGHN………………………………………………………………………………………….2 2.2.1 Nghiên cứu hướng dẫn biên soạn quy trình chất lượng…………………………………29 2.2.2 Sưu tầm, hệ thống văn pháp lý nghiệp vụ công tác lưu trữ…………………… 35 2.2.3 Khảo sát việc thực nghiệp vụ lưu trữ thực tế ĐHQGHN…………………36 2.2.4 Lựa chọn chuẩn bị thông tin để viết dự thảo quy trình ………………………………… 37 2.3 Xây dựng quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo ISO 9001:2008…………………………….39 2.3.1 Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ ĐHQGHN…………………….40 2.3.2 Quy trình chỉnh lý tài liệu liệu lưu………………………………………………………… 51 2.3.3 Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị…………………………………………………………67 2.3.4 Quy trình bảo quản tài liệu lưu trữ (theo định kỳ hàng năm)……………………………… 78 2.3.5 Quy trình phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ……………………………………… 83 Tiểu kết chương 2……………………………………………………………………………… 91 CHƯƠNG 3: NHỮNG ĐIỀU KIỆN ĐỂ ÁP DỤNG ISO 9001:2008 VÀO CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ĐHQGHN…………………………………………………………………………… 92 3.1 Những thuận lợi khó khăn áp dụng ISO 9001:2008 vào cơng tác lưu trữ ĐHQGHN .9 3.1.1 Những thuận lợi áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác lưu trữ ĐHQGHN………….92 3.1.2 Những khó khăn áp dụng ISO 9001:2008 vào cơng tác lưu trữ ĐHQGHN………….98 3.2 Những điều kiện để áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác lưu trữ ĐHQGHN .103 3.2.1 Sự thống chủ trương cấp lãnh đạo……………………………………………104 3.2.2 Sự nhận thức thống tâm cao cán ĐHQGHN…………………….104 3.2.3 Điều kiện nhân lực.…………………………………………………………………… 106 3.2.4 Điều kiện sở vật chất…………………………………………………………………107 3.2.5 Điều kiện kinh phí……………………………………………………………………….108 3.2.6 Thời gian áp dụng thử quy trình xây dựng……………………………………… 109 3.2.7 Triển khai đồng việc thực áp dụng ISO 9001:2008 ………………………… 110 Tiểu kết chương 3……………………………………………………………………………….111 KẾT LUẬN…………………………………………………………………………………… 112 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………………… 114 DANH MỤC PHỤ LỤC……………………………………………………………………… 117 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, xã hội phát triển nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ ngày gia tăng Sở dĩ vì, tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, phản ánh trung thực hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu lưu trữ sử dụng vào nhiều mục đích khác như: mục đích trị, mục đích kinh tế, văn hoá, xã hội, quản lý phục vụ nhu cầu đáng cơng dân… Đại học Quốc gia Hà Nội Trung tâm đào tạo đại học, sau đại học nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao khoa học - công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao, đạt trình độ tiên tiến, làm nòng cốt hệ thống giáo dục đại học, đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế xã hội đất nước Thực tế chứng minh, tài liệu lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội chứa đựng thông tin khứ, phục vụ có hiệu cho hoạt động quản lý Đại học Quốc gia Hà Nội Trong năm gần đây, công tác lưu trữ nhận quan tâm cấp lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà Nội đạt số kết đáng kể Tuy nhiên, công tác lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội chưa quản lý cách đồng để phát huy hết hiệu cơng tác hoạt động quản lý Đại học Quốc gia Hà Nội Đứng trước tình hình đó, lãnh đạo ĐHQGHN đặt yêu cầu đẩy mạnh cải cách hành có vấn đề đại hóa cơng tác lưu trữ theo phương pháp quản lý tiên tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 thỏa mãn yêu cầu Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 qua thực tế bước đầu ứng dụng Việt Nam thể cơng nghệ quản lý đại, khoa học, ứng dụng vào nhiều lĩnh vực: Sản xuất, kinh doanh, dịch vụ quản lý hành chính; phù hợp với nhiều loại hình quan Hiện nay, Đại học Quốc gia Hà Nội số trường trực thuộc nghiên cứu, triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN 9001: 2008 nhằm nâng cao hiệu hoạt động Tuy nhiên, hệ thống quản lý chất lượng triển khai lĩnh vực như: đào tạo, nghiên cứu khoa học, nhân sự, tài chính…Trong đó, nội dung công tác lưu trữ chưa nghiên cứu áp dụng Là cán công tác Trường Đại học Kinh tế - đơn vị đầu việc xây dựng áp dụng ISO Đại học Quốc gia Hà Nội, chúng tơi nhận thấy, nghiên cứu xây dựng quy trình ISO áp dụng công tác lưu trữ ĐHQGHN đơn vị trực thuộc giúp công tác lưu trữ ĐHQGHN nói chung Trường Đại học Kinh tế nói riêng quản lý cách đồng thống hơn, góp phần nâng cao suất chất lượng hiệu hoạt động quan Nhận thức tầm quan trọng vấn đề lựa chọn vấn đề : “Nghiên cứu xây dựng quy trình ISO 9001:2008 áp dụng công tác lưu trữ ĐHQGHN” làm đề tài luận văn cao học Phạm vi đối tượng nghiên cứu * Phạm vi nghiên cứu Công tác lưu trữ quan, tổ chức nói chung Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng gồm vấn đề bản: tổ chức, quản lý công tác lưu trữ nghiệp vụ lưu trữ Hiện nay, Đại học Quốc gia Hà Nội xây dựng quy trình ISO 9001:2008 có số quy trình tổ chức, quản lý nói chung tổ chức, quản lý cơng tác lưu trữ nói riêng Tuy nhiên, qua khảo sát thấy ĐHQGHN chưa xây dựng quy trình ISO 9001:2008 áp dụng cho nghiệp vụ cơng tác lưu trữ Do đó, phạm vi nghiên cứu đề tài giới hạn việc nghiên cứu xây dựng quy trình ISO 9001:2008 áp dụng nghiệp vụ công tác lưu trữ Cơ quan ĐHQGHN * Đối tượng nghiên cứu Do hạn chế mặt thời gian quy mô luận văn, đề tài sâu nghiên cứu xây dựng tất quy trình ISO 9001:2008 áp dụng nghiệp vụ lưu trữ ĐHQGHN Các nghiệp vụ lưu trữ ĐHQGHN nghiên cứu xây dựng áp dụng ISO 9001:2008 luận văn bao gồm: Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ; Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ (áp dụng tài liệu lập hồ sơ từ khâu văn thư nộp vào kho lưu trữ ĐHQGHN); Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Quy trình bảo quản định kỳ tài liệu lưu trữ; Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (hình thức phòng đọc) Mục tiêu đối tượng nghiên cứu * Mục tiêu nghiên cứu: Với đề tài này, mong muốn đạt mục tiêu cụ thể sau: - Làm rõ cần thiết việc nghiên cứu xây dựng quy trình ISO 9001:2008 áp dụng cơng tác lưu trữ nói chung nghiệp vụ lưu trữ nói riêng quan ĐHQGHN - Khảo sát xây dựng quy trình ISO 9001:2008 áp dụng nghiệp vụ công tác lưu quan ĐHQGHN - Phân tích điều kiện đảm bảo cho việc áp dụng quy trình ISO 9001:2008 lưu trữ xây dựng vào thực tế ĐHQGHN * Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu nghiên cứu trên, luận văn đặt giải nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu giới thiệu tiêu chuẩn ISO 9001:2008 lợi ích việc áp dụng vào cơng tác lưu trữ ĐHQGHN - Hệ thống quy định pháp luật nhà nước ĐHQGHN việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào hoạt động hành nói chung cơng tác lưu trữ nói riêng - Khảo sát công tác lưu trữ việc thực nghiệp vụ công tác lưu trữ quan ĐHQGHN - Xây dựng quy trình ISO 9001:2008 nghiệp vụ công tác lưu trữ quan ĐHQGHN - Nêu phân tích điều kiện đảm bảo cho việc áp dụng quy trình ISO 9001:2008 nghiệp vụ công tác lưu trữ xây dựng vào thực tế ĐHQGHN Lịch sử nghiên cứu vấn đề Do u cầu đại hóa hành nhà nước nên việc nghiên cứu vấn đề áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào lĩnh vực hành nhiều người quan tâm Thơng qua hình thức khác đề tài nghiên cứu, luận văn thạc sĩ, báo cáo khoa học, khóa luận tốt nghiệp vấn đề nghiên cứu số góc độ sau đây: * Những vấn đề chung áp dụng ISO 9000 lĩnh vực hành Ở nội dung cơng trình nghiên cứu tập trung làm rõ đề lý luận ISO, lợi ích việc áp dụng ISO việc áp dụng ISO vào số quan cụ thể Đáng ý số cơng trình nghiên cứu như: - Nguyễn Ngọc Đồng:“Một số vấn đề xây dựng áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 quan Bộ Cơng nghiệp”.Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số năm 2005 - Cam Anh Tuấn: “Áp dụng ISO 9000 dịch vụ hành – Một giải pháp,nâng cao hiệu phục vụ quan nhà nước”, Khóa luận tốt nghiệp, Năm 2001 * Vấn đề áp dụng ISO công tác văn thư Ở nội dung này, số đề tài nghiên cứu, luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp nghiên cứu để áp dụng ISO vào cơng tác lưu trữ nói chung số nội dung cụ thể công tác văn thư nói riêng Ví dụ: - Nguyễn Trọng Biên: “ Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư quan nhà nước”, Đề tài nghiên cứu cấp ngành, Tư liệu Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Hà Nội, 2005 - Vũ Thị Thu Hồi: “ Tình hình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 vào cơng tác văn thư Bộ Cơng nghiệp” Khóa luận tốt nghiệp năm 2007 - Trịnh Thị Kim Oanh: “Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội”, Luận văn thạc sĩ năm 2008 * Vấn đề áp dụng ISO công tác lưu trữ Vấn đề chưa đề cập nhiều cơng trình nghiên cứu Theo khảo sát chúng tơi, có số cơng trình nghiên cứu sau: - Nguyễn Thị Chinh: “Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác khai thác sử dụng tài liệu Trung tâm lưu trữ Quốc gia”, Luận văn thạc sĩ, Năm 2006 Đề tài sâu nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn ISO 9000 vào nghiệp vụ (khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ) Trung tâm Lưu trữ quốc gia mà chưa đề cập tới tất nghiệp vụ công tác lưu trữ Nguyễn Thị Thùy Linh: “Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử lưu trữ lịch sử nay” Luận văn thạc sĩ, năm 2011 Đề tài đưa vấn đề lý luận quản lý tài liệu điện tử nội dung tiểu chuẩn ISO 15489; khảo sát thực tiễn đề xuất giải pháp áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử vào lưu trữ lịch sử Những kết nghiên cứu giúp có hiểu biết tiêu chuẩn ISO, khả ứng dụng của lĩnh vực hành chính, văn thư sâu nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO số nội dung công tác văn thư, lưu trữ số quan cụ thể Tuy nhiên, theo khảo sát chúng tơi, ngồi vấn đề khái qt trình bày đề tài nói trên, chưa có đề tài đề cập nội dung nghiên cứu xây dựng quy trình ISO áp dụng cơng tác lưu trữ ĐHQGHN Do đó, đề tài chúng tơi có kế thừa khơng trùng lặp với đề tài nghiên cứu trước Phương pháp nghiên cứu 10 Các biểu mẫu quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ĐHQGHN KTSDTL –BM01 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ĐƠN XIN KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU Kính gửi……………………………………………………………………………… Họ tên độc giá …………… Ngày, tháng, năm sinh…………………………………………………………… Quốc tịch; ………………………………………………………………………… Số Chứng minh thư/số hộ chiếu, visa: ………… Cơ quan công tác: ………… Địa chi liên hệ: ………………………………………… Số điện thoại: ………………………………………… Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu:…………………………………………… Đê tài nghiên cứu: …………………………… Thời gian nghiên cứu: ………… Tôi xin cam đoan thực nghiêm túc nội quy, quy chế quan lưu trữ quy định pháp luật hành bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Hà Nội, ngày… tháng….năm… Phê duyệt lãnh đạo ĐHQGHN Người làm đơn (Ký ghi rõ họ tên) 148 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI SỔ ĐĂNG KÝ ĐỘC GIẢ Năm …… 149 STT Ngày, tháng, năm Họ tên độc giả Quốc tịch Số CMT/ Hộ chiếu Cơ quan công tác Mục đích sử dụng Địa /điện thoại 150 KTSDTL-BM03 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày … tháng… năm…… PHIẾU YÊU CẦU KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Họ tên độc giả: ……………………………………Quốc tịch……………… Đơn vị công tác: ……………………………………………………………… Mục đích nghiên cứu: ……………………………………………… Thời gian nghiên cứu: ……………………………………………… STT Ký hiệu hồ sơ Độc giả Tiêu đề hồ sơ Đề nghị Thủ trưởng đơn vị Ghi Xét duyệt Lãnh đạo Văn phòng 151 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI SỔ GIAO NHẬN TÀI LIỆU Năm …… 152 STT Ngày, tháng, năm Họ tên độc giả Cơ quan công tác/ Số CMT địa /Hộ chiếu Ký hiệu HS Tiêu đề hồ sơ Ký nhận Ký trả Ghi 153 154 155 156 157 158 159 STT Ngày, tháng, năm Họ tên độc giả Cơ quan công tác/ Số CMT địa /Hộ chiếu Ký hiệu HS Tiêu đề hồ sơ Ký nhận Ký trả Ghi 160 161 ... đến công tác lưu trữ nghiệp vụ công tác lưu trữ * Các quy định pháp luật cơng tác lưu trữ 11 * Nhóm tài liệu công tác lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội Ví dụ: Các văn quy định công tác lưu trữ ĐHQGHN;... học Quốc gia Hà Nội Trong năm gần đây, công tác lưu trữ nhận quan tâm cấp lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà Nội đạt số kết đáng kể Tuy nhiên, công tác lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội chưa quản lý cách... nội dung yêu cầu quy trình ISO 9001:2008; cần thiết việc nghiên cứu xây dựng quy trình ISO áp dụng công tác lưu trữ ĐHQGHN Chương 2: Nghiên cứu xây dựng quy trình ISO áp dụng nghiệp vụ công tác
- Xem thêm -

Xem thêm: Nghiên cứu xây dựng các quy trình IS0 9001:2008 áp dụng trong công tác lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội, Nghiên cứu xây dựng các quy trình IS0 9001:2008 áp dụng trong công tác lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội, Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30 tháng 9 năm 2009 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng 6 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ quy định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000

Từ khóa liên quan

Mục lục

Xem thêm

Gợi ý tài liệu liên quan cho bạn