TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG  BÁO CÁO MÔN HỌC PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HƯỚNG ĐỐI TƯỢNG Đề tài: Phát triển hệ thống quản lý, kinh doanh mặt hàng sơn TOA Giáo viên hướng dẫn : TS Nguyễn Hữu Đức Sinh viên thực : Nguyễn Anh Tú Bùi Minh Tiến Cao Hoàng Tiến Bùi Thị Hải Yến - 20083069 - 20082633 - 20082635 - 20083245 Nhóm 10 HỆ THỐNG THỐNG TIN K53 HÀ NỘI – 2012 Contents Giới thiệu đề tài 1.1 Mục đích xây dựng Xây dựng hệ thống thông tin quản lý, kinh doanh mặt hàng sơn TOA để hỗ trợ, nâng cao hoạt động quản lý kinh doanh cho cửa hàng 1.2 Phạm vi đề tài 1.2.1 Đơn vị chủ trì Cửa hàng sơn TOA Đại lý phân phối trực tiếp công ty sơn TOA 1.2.2 Đối tượng phục vụ - Chủ cửa hàng - Nhân viên cửa hàng - Khách hàng Tổng quan hệ thống 2.1 Hiện trạng hệ thống 2.1.1 Cơ cấu tổ chức Chủ cửa hàng Thư ký Tổ thu ngân Tổ hàng hóa Tổ chăm sóc khách hàng a Chủ cửa hàng: Người có nhiệm vụ điều phối toàn hoạt động cửa hàng Yêu cầu nắm tình hình mua bán, doanh thu thơng tin khách hàng nhân viên để đưa định điều hành thay đổi để nâng cao doanh thu phát triển cửa hàng b Tổ thư ký: Hỗ trợ chủ cửa hàng việc thống kê tổng kết tình hình bán hàng doanh thu cửa hàng c Tổ thu ngân: Là nhân viên bán hàng thực việc bán hàng lập hóa đơn cho khách hàng d Tổ hàng hóa: Là nhân viên thủ kho thực kiểm kê hàng hóa nhập xuất hàng, có trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng hóa nắm tình trạng hàng hóa khom đảm bảo hàng hóa ln tình trạng tốt đến tay khách hàng e Tổ chăm sóc khách hàng: Là nhân viên tiếp xúc với khách hàng đến mua có trách nhiệm giới thiệu mặt hàng hướng dẫn sử dụng 2.1.2 Các vấn đề phải giải Qua khảo sát thực tế nhận thấy vấn đề sau thực gây cản trở tới việc quản lý kinh doanh cửa hàng: a Vấn đề lưu trữ thông tin Hiện trạng Vấn đề Giải pháp Tồn thơng tin cửa hàng từ thông tin sản phẩm, khách hàng, nhân viên giao dịch lưu trữ sử dụng dạng giấy tờ Khó khăn việc lưu trữ bảo quản lượng thông tin ngày tăng lên Thông tin lưu trữ b Vấn đề báo cáo thống kê Hiện trạng Vấn đề Q trình thực thơng kê hồn tồn tay Chậm, khơng xác khơng đáp ứng đầy đủ nhu cầu thống kê theo tiêu chí khác dẫn đến việc đánh giá, Giải pháp kết luận khó có kết xác Việc thơng kê hồn tồn tự động máy tính mang lại tính xác thống kê đầy đủ theo nhiều tiêu chí khác giúp cho nhà quản lý có nhìn xác tình hình kinh doanh cửa hàng c Vấn đề tra cứu thông tin Hiện trạng Vấn đề Giải pháp Do thông tin lưu trữ nhiều nơi khơng có đồng nên việc tra cứu thông tin khó Tốn nhiều thời gian thơng tin khơng đầy đủ xác có nhu cầu tìm kiếm Hỗ trợ tối đa việc tra cứu thông tin khác hàng, nhân viên hàng hóa cách nhanh chóng xác, tạo tâm lý thoải mái cho người tham gia hệ thống 2.1.3 Các hoạt động nghiệp vụ a Nhập hàng hóa Q trình nhập hàng nhân viên thủ kho thuộc ban hàng hóa chịu trách nhiệm Khi có hàng nhập về, nhân viện phụ trách kiểm tra bảo đảm số lượng chất lượng hàng hóa sau viết hóa đơn nhập hàng chứa thông tin đợt nhập hàng vừa Sau số liệu lưu vào sổ b Bán hàng Sau nhận tư vấn từ phía phận chăm sóc khách hàng định mua hàng, khách hàng phải làm việc trực tiếp với nhân viên bán hàng Lúc khách hàng yêu cầu sản phẩm nhân viên bán hàng phải liên hệ với ban hàng hóa để xác nhận liệu hàng có hay hết Sau đề nghị khách hàng chờ đợt hàng nhập lựa chọn mặt hàng thay Khi thỏa thuận với khách hàng xong, nhân viên bán hàng viết hóa đơn cho khách giữ lại copy để cuối ngày nộp cho thư ký Đối với khách hàng có hóa đơn 50 triệu giảm giá 5% Sau nhân viên thủ kho lập phiếu xuất hàng giao hàng cho khách c Thống kê doanh thu Hàng tuần hàng tháng, nhân viên thư ký tổng hợp hóa đơn bán hàng ngày sau thống kê lại gửi lên cho chủ cửa hàng nắm tình hình kinh doanh cửa hàng 2.1.4 Nhận xét trạng hệ thống - Hệ thống làm việc cửa hàng lỗi thời xử lý công việc tay khiến nhân viên phải xử lý thủ cơng q nhiều dẫn đến thiếu xác khó tránh khỏi - Bên cạnh việc khơng áp dụng tin học hóa doanh nghiệp dẫn đến chậm chạp xử lý thiệt thòi khơng nhỏ cho cửa hàng Khi mà lượng thông tin ngày lớn quản lý thơng tin nhân viên, sản phẩm khách hàng khó khăn - Việc kiểm kê vấn đề không nhỏ chủ cửa hàng có nhu cầu thống kê tình hình mua bán cửa hàng với tiêu chí khác Nhưng nhận báo cáo doanh thu 2.1.5 Nhiệm vụ việc xây dựng hệ thống Xây dựng hệ thống thông tin quản lý, kinh doanh mặt hàng sơn Toa cho cửa hàng để hỗ trợ nâng cao hoạt động quản lý kinh doanh nhu cầu cần thiết cho cửa hàng - Đơn giản hóa việc lưu trữ sử dụng thông tin cửa hàng - Phục vụ trực tiếp công tác quản lý chủ cửa hàng Chủ quản nắm tình hình hoạt động cửa hàng, doanh số bán hàng hàng quí… - Hỗ trợ nhân viên thủ kho việc kiểm kê hàng hóa, xuất nhập kho - Hỗ trợ nhân viên bán hàng tính tiền, lập hóa đơn cho khách hàng - Trợ giúp khách hàng việc tư vấn mua hàng, theo dõi giá, toán đơn giản 2.2 Thiết kế quy trình nghiệp vụ 2.2.1 Nghiệp vụ hệ thống - Chủ cửa hàng quản lý thông tin khách hàng, đối tác Thống kê doanh số cửa hàng sau quý, năm - Khi khách hàng yêu cầu mua hàng, nhân viên kinh doanh xác nhận, lập hóa đơn thánh tốn cho khách hàng gửi yêu cầu xuất hàng cho nhân viên thủ kho xuất hàng Nhân viên thủ kho lập phiếu xuất kho để hàng xuất - Khi có hàng hóa nhập vào, nhân viên thủ kho tạo phiếu nhập hàng để nhập hàng vào kho 2.2.2 Đặc tả quy trình nghiệp vụ 2.2.2.1 Quản lý bán hàng 2.2.2.2 Quản lý nhập hàng 2.2.2.3 Thống kê 2.2.2.4 Quản lý nhân viên 2.2.2.5 Quản lý khách hàng 2.3 Biểu đồ lớp 10 Hệ thống xóa csdl nhân viên f Kịch thay thế: A1 – Chủ cửa hàng điền sai Mã Nhan Viên Bắt đầu từ bước kịch bình thường 5) Hệ thống thông báo lỗi yêu cầu nhập lại 6) Quay trở lại bước 3) A2 – Chủ cửa hàng hủy trình Bắt đầu từ bước 5) kịch 6) Hệ thống hủy tồn q trình 3.3.7 UC Tra cứu giao dịch Tóm tắt định danh: Tiêu đề: Tra cứu hóa đơn, phiếu xuất hàng, phiếu nhập hàng Tóm tắt: Use Case cho phép chủ cửa hàng xem lịch sử giao dịch kinh doanh cửa hàng Actor: Chủ cửa hàng Mô tả kịch a Điều kiện tiên quyết: - Có mã giao dịch muốn kiếm tra có ngày giao dịch b Kịch bình thường: Chủ cửa hàng chọn chức Tra cứu giao dịch Chủ cửa hàng chọn loại tra cứu: Hóa đơn, Phiếu Xuất Hàng, Phiếu nhập hàng Chủ cửa hàng chọn hình thức tra cứu: Mã giao dịch, Ngày giao dịch Chủ cửa hàng điền Mã giao dịch chọn ngày giao dịch tùy theo lựa chọn bước Hệ thống kiểm tính hợp lệ Hệ thống hiển thị kết lên hình c Kịch thay thế: A1 – Chủ cửa hàng điền sai Mã giao dịch Bắt đầu từ bước kịch bình thường 6) Hệ thống thơng báo lỗi yêu cầu nhập lại 7) Quay trở lại bước 3) 18 3.3.8 UC Thống kê Tóm tắt định danh: Tiêu đề: Thống kê doanh thu Tóm tắt: Use Case cho phép chủ cửa hàng thông kê doanh thu siêu thị thời điểm Actor: Chủ cửa hàng Mô tả kịch a Điều kiện tiên quyết: - Khơng có b Kịch bình thường: Chủ cửa hàng chọn chức Thống kê Hệ thống yêu cầu chọn hình thức Thống kê Chủ cửa hàng chọn hình thức thống kê: tháng, quý, thời điểm Hệ thống hiển thị bảng thống kê, doanh thu Hệ thống hỏi chủ cửa hàng có in bảng thống kê khơng Chủ cưa hàng yêu cầu in bảng thống kê Hệ thống in bảng thống kê cho chủ cửa hàng c Kịch thay thế: A1 – Chủ cửa hàng không in bảng thống kê Bắt đầu từ bước kịch bình thường 6) Hệ thống thơng khơng in bảng thống kê 7) Kết thúc UC 3.3.9 UC Quản lý thông tin sản phẩm 3.3.9.1 UC Xem thông tin sản phẩm Tóm tắt định danh: Tiêu đề: Xem thơng tin sản phẩm Tóm tắt: Use Case cho phép chủ cửa hàng nhân viên chăm sóc khách hàng xem thông tin sản phẩm Actor: Chủ cửa hàng, Nhân viên chăm sóc khác hàng Mơ tả kịch a Điều kiện tiên quyết: - Có MaSP b Kịch bình thường: 19 Người dùng chọn chức xem thông tin sản phẩm Hệ thống yêu cầu người dùng nhập MaSP Người dùng nhập MaSP Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ Hiển thị thơng tin sản phẩm cho người dùng c Kịch thay thế: A1 – Người dùng nhập sai MaSP Bắt đầu từ bước kịch bình thường 5) Hệ thống yêu cầu người dùng nhập lại 6) Quay lại bước 3.3.9.2 UC Thêm sản phẩm Tóm tắt định danh: Tiêu đề: Thêm mặt hàng Tóm tắt: Use Case cho phép chủ cửa hàng thêm mặt hàng Actor: Chủ cửa hàng Mô tả kịch d Điều kiện tiên quyết: - Có thơng tin mặt hàng e Kịch bình thường: Chủ cửa hàng chọn chức Quản lý thông tin sản phẩm Chủ cửa hàng chọn chức Thêm sản phẩm Hệ thống đưa form để chủ cửa hàng điền thông tin Chủ cửa hàng điền thông tin mặt hàng Hệ thống kiểm tính hợp lệ Chủ cửa hàng xác nhận thêm sản phẩm Hệ thống tạo csdl f Kịch thay thế: A1 – Chủ cửa hàng điền sai thông tin Bắt đầu từ bước kịch bình thường 6) Hệ thống thơng báo lỗi yêu cầu nhập lại 7) Quay trở lại bước 4) A2 – Chủ cửa hàng hủy trình Bắt đầu từ bước 6) kịch 20 7) Hệ thống hủy tồn q trình 3.3.9.3 UC Sửa thơng tin sản phẩm Tóm tắt định danh: Tiêu đề: Sửa thơng tin sản phẩm Tóm tắt: Use Case cho phép chủ cửa hàng sửa thông tin mặt hàng Actor: Chủ cửa hàng Mô tả kịch a Điều kiện tiên quyết: - Có thơng tin mặt hàng b Kịch bình thường: Chủ cửa hàng chọn chức Quản lý thông tin sản phẩm Chủ cửa hàng chọn chức Sửa thông tin sản phẩm Hệ thống yêu cầu nhập MaSP Chủ cửa hàng nhập MaSP Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ Hệ thống đưa form để chủ cửa hàng sửa thông tin Chủ cửa hàng điền thông tin chỉnh sửa mặt hàng Hệ thống kiểm tính hợp lệ Chủ cửa hàng xác nhận sửa thông tin 10 Hệ thống tạo csdl c Kịch thay thế: A1 – Chủ cửa hàng điền sai MãSP Bắt đầu từ bước kịch bình thường 6) Hệ thống thông báo lỗi yêu cầu nhập lại 7) Quay trở lại bước 4) A2 – Chủ cửa hàng điền sai thông tin Bắt đầu từ bước kịch bình thường 9) Hệ thống thơng báo lỗi yêu cầu nhập lại 10) Quay trở lại bước 7) A3 – Chủ cửa hàng hủy trình Bắt đầu từ bước 9) kịch 10) Hệ thống hủy tồn q trình 21 3.4 Phân tích kiến trúc hành vi 3.4.1 UC Đăng nhập 22 3.4.2 UC Kiểm kê hàng hóa kho 3.4.3 UC Lập Hóa đơn 23 3.4.4 UC Tạo phiếu nhập hàng 3.4.5 UC Tạo phiếu xuất hàng 24 3.4.6 UC Quản lý nhân viên 3.4.6.1 UC Thêm nhân viên 25 3.4.6.2 UC Cập nhật nhân viên 26 3.4.6.3 UC Xóa nhân viên 27 3.4.7 UC Tra cứu giao dịch 28 3.4.8 UC Thống kê 29 3.4.9 UC Quản lý thông tin sản phẩm 3.4.9.1 UC Xem thông tin sản phẩm 30 3.4.9.2 UC Thêm sản phẩm 3.4.9.3 UC Sửa thông tin sản phẩm 31 32 ... trữ thông tin Hiện trạng Vấn đề Giải pháp Tồn thơng tin cửa hàng từ thông tin sản phẩm, khách hàng, nhân viên giao dịch lưu trữ sử dụng dạng giấy tờ Khó khăn việc lưu trữ bảo quản lượng thông. .. yêu cầu xuất hàng cho thủ kho c Kịch thay thế: A1 – Nhập thông tin không hợp lệ Bắt đầu từ bước kịch bình thường 5) Hệ thống thông báo thông tin không hợp lệ Quay trở lại bước kịch bình thường... thông tin vào Phiếu Nhập Hàng Thủ kho điền thông tin vào Phiếu Nhập Hàng Hệ thống kiểm tra thông tin nhập vào Hệ thống cấp mã số Phiếu Nhập Hàng lưu thông tin Hệ thống in Phiếu Nhập Hàng c Kịch